retensi keterangan kode deskripsi series rekod nilai guna...

KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN

AKTIF INAKTIF NO PDP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 01. PDP.00 PENERIMAAN MAHASISWA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: seleksi, registrasi, dan transfer/alih kredit.

PDP. 00.00

SELEKSI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan penyelenggaraan beberapa jenis seleksi penerimaan mahasiswa baru seperti : SNMPTN, SIMAK, KSDI, Jalur Undangan, bipa, dan sejenisnya termasuk daya tampung mahasiswa. Dokumen yang berkaitan meliputi: Surat Keputusan, pembentukan panitia, pembagian tugas, jadwal pelaksanaan kegiatan, sampai dengan pembubaran panitia, seperti: a. Formulir Pendaftaran b. Daftar Hadir c. Berita Acara d. Pengumuman Hasil Ujian e. Kartu Peserta Ujian f. Soal-Soal Ujian Mauk g. Daftar Nilai h. Notulen Rapat

Administrasi Hukum

Keuangan

1 tahun setelah kegiatan selesai 2 tahun

Musnah, Permanen untuk SK Kepanitiaan dan disimpan di

HKP


AKTIF INAKTIF PDP. 00.01

REGISTRASI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan daftar ulang mahasiswa lama, dokumen yang berkaitan meliputi: pengisian SIAK NG, Formulir Rencana Studi (FRS)/IRS dan sebagainya.

Administrasi Keuangan

Student record selama masa

studi mahasiswa dan dalam bentuk

SIAK-NG

2 tahun setelah

mahasiswa lulus

Permanen

PDP. 00.02

TRANSFER/ALIH KREDIT Dokumen yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa, seperti: pindah program studi dan pindah universitas. Dokumen transfer pendidikan meliputi berkas permohonan/pengajuan, persetujuan/penolakan dan pelaporannya.

Administrasi Selama masa

studi mahasiswa

2 tahun

Permanen (student record)

bagi yang disetujui.

Dimusnahkan bagi yang tidak

disetujui

02. PDP. 01

PERKULIAHAN Dokumen yang berisi kegiatan belajar mengajar mahasiswa meliputi: daftar hadir/absensi, kalender akademik/jadwal, kurikulum, bahan ajar, pernyataan kuliah, cuti kuliah, berhenti kuliah, tugas akhir, daftar nilai, dan transkrip.



DAFTAR HADIR MAHASISWA

Dokumen yang berisi tentang daftar kehadiran dosen dan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan antara dosen dengan mahasiswanya, termasuk surat tidak mengikuti perkuliahan, surat keterangan sakit dan sejenisnya.


1 tahun setelah perkuliahan

berakhir

4 tahun (persiapan

BAN)

Dimusnahkan setelah proses

akreditasi selesai

PDP. 01.01

KALENDER AKADEMIK/JADWAL

Dokumen yang berisi tentang jadwal kegiatan akademik selama satu tahun (semester ganjil dan genap), mulai dari registrasi sampai dengan ujian akhir. Jadwal akademik berisi dokumen yang berhubungan dengan waktu perkuliahan, bobot SKS, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang bersangkutan.

Administrasi 1 tahun setelah

perkuliahan berakhir

4 tahun

Permanen (master copy)

Hardcopy dimusnahkan



KURIKULUM Dokumen yang berhubungan dengan garis-garis besar materi perkuliahan (SAP) yang berlaku di setiap departemen, jurusan, program studi, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, kriteria penilaian evaluasi (EDOM), bahan ajar wajib, buku pedoman serta pendukung lainnya yang berasal dari terbitan fakultas atau lembaga penerbit lain.

Administrasi Kebuktian / Informasi

Selama kurikulum

berlaku - Permanen

PDP. 01.03

PERNYATAAN KULIAH Dokumen yang berhubungan dengan surat keterangan mahasiswa, seperti: status mahasiswa terdaftar, lintas fakultas, pertukaran pelajar, KITAS, SKLD, STM, surat pengantar dan sejenisnya. Mulai dari surat permohonan, sampai surat pernyataan kuliah diterbitkan.

Administrasi 1 tahun - Musnah



CUTI KULIAH

Dokumen yang berhubungan dengan cuti kuliah mahasiswa, mulai permohonan, persetujuan dari koordinator program studi, penolakan, sampai dengan surat cuti diterbitkan.

Administrasi Hukum

Keuangan

Selama masa studi

mahasiswa -

Permanen (masuk student

record)

PDP. 01.05

BERHENTI KULIAH

Dokumen yang berhubungan dengan pemberhentian kuliah, mulai dari pemrosesan usulan dan pertimbangan dari jurusan/program studi sampai dengan surat keputusan fakultas, termasuk yang terkena drop out (DO) diterbitkan.

Administrasi Hukum

1 tahun setelah SK keluar -

Permanen (masuk student

record)



TUGAS AKHIR

Dokumen yang berhubungan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik, meliputi praktik kerja lapangan/magang, KKN, (program diploma/vokasi dan sarjana), skripsi (program sarjana), tesis dan disertasi (program pascasarjana). Mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan pelaksanaan presentasi/seminar/ujian.

Administrasi Kebuktian Student record -

Soft copy Skripsi/ tesis desertasi Permanen di Perpustakaan

PDP. 01.07

DAFTAR NILAI

Dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian tengah dan akhir semester, meliputi: jadwal ujian, soal-soal ujian, berita acara, hasil ujian, daftar peserta ujian, tata tertib, dispensasi, ruangan, waktu dan pengawas, dan sebagainya.

Administrasi Kebuktian

Selama menjadi mahasiswa

2 tahun stelah lulus Permanen

KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI

KETERANGAN AKTIF INAKTIF

PDP. 01.08

TRANSKRIP

Dokumen yang berisi tentang pemrosesan transkrip nilai mahasiswa mulai dari permohonan sampai dengan transkrip nilai mahasiswa diterbitkan.


1 tahun setelah pengajuan

transkrip terbit (student record)

- Permanen

02. PDP. 02

KESEJAHTERAAN DAN FASILITAS

Dokumen yang berhubungan dengan kesejahteraan mahasiswa di lingkungan fakultas seperti : beasiswa, keringanan spp/dpkp, bimbingan dan konseling bursa kerja, dan fasilitas mahasiswa.

PDP. 02.00

BEASISWA

Dokumen yang berkenaan dengan dana bantuan bagi mahasiswa, meliputi: Surat penawaran, persyaratan, permohonan usulan, seleksi, hasil keputusan, pengumuman, pencairan dana, sampai dangan pelaporannya.


1 tahun setelah mahasiswa lulus

1 tahun setelah

mahasiswa lulus (masuk

ke student Records

Permanen

PDP. 02.01

KERINGANAN

Dokumen yang berhubungan dengan

keringanan/cicilan/pembebasan spp/dpkp

mahasiswa di lingkungan fakultas,


Selama masa studi mahasiswa

1 tahun setelah

mahasiswa lulus (masuk

ke student Records)

Permanen

meliputi: surat permohonan,

persetujuan/penolakan, sampai hasil

akhir/pelaporan.



PDP. 02.02

BIMBINGAN DAN KONSELING Dokumen yang berkenaan dengan proses pemberian bimbingan dan konseling kepada mahasiswa.

Administrasi Masuk student

Records

1 tahun setelah

mahasiswa lulus

Permanen

PDP. 02.03

BURSA KERJA Dokumen yang berkenaan dengan peluang kerja untuk mahasiswa, informasi kesempatan kerja yang ditawarkan oleh berbagai perusahaan atau lembaga pemerintahan.

Administrasi 6 bulan setelah masa berlaku

berakhir - Musnah

PDP. 02.04

FASILITAS MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan sarana dan fasiltas mahasiswa, seperti: asrama, kesehatan, fasilitas transportasi dalam kampus (bis kampus), anggota perpustakaan, dan asuransi. Berkas fasilitas mahasiswa mulai dari permohonan, persetujuan/penolakan, sampai pelaporannya.


1 tahun setelah kegiatan berakhir

- Musnah, kecuali laporan tahunan


AKTIF INAKTIF 03. PDP. 03

SARANA PERKULIAHAN Dokumen yang berhubungan dengan sarana penunjang dengan proses belajar mengajar seperti: laboratorium dan perpustakaan.

PDP. 03.00

LABORATORIUM

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan laboratorium, mulai dari pengadaan barang sampai dengan operasional penggunaan peralatan laboratorium, seperti: jadwal, berkas peminjaman alat dan lain sebagainya.




PDP. 03.01

PERPUSTAKAAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan mulai dari pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan sampai dengan kerja sama dalam maupun luar negeri, meliputi surat permohonan, pelaksanaan kegiatan sampai laporannya.





AKTIF INAKTIF 04. PDP. 04

EKSTRAKURIKULER MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan fakultas, meliputi: organisasi kemahasiswaan, mahasiswa berprestasi, karya tulis ilmiah, pelatihan, studi banding, bakat dan minat dari permohonan, pemrosesan hingga hasil akhir/pelaporannya.

PDP. 04.00

KEORGANISASIAN MAHASISWA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan Fakultas, seperti: Senat Mahasiswa (SM), dan Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM), meliputi : Surat keputusan pendirian keorganisasian, AD/ART, program kerja dan lain sebagaianya.

Administrasi Hukum

Keuangan


4 tahun Musnah

PDP. 04.01

MAHASISWA BERPRESTASI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemilihan mahasiswa berprestasi, meliputi: berkas pengumuman, persyratan, pendaftaran, seleksi, dan hasil pemilihan (laporan).

Administrasi Hukum

Keuangan


4 tahun Ditinjau kembali



PDP. 04.02

KARYA TULIS ILMIAH MAHASISWA Dokumen yang berkenaan dengan karya tulis ilmiah yang diikuti mahasiswa, seperti: lomba karya ilmiah antar mahasiswa, dan lomba-lomba lainnya, meliputi pengumuman, persyaratan, pelaksnaan dan laporan kegiatan.


kegiatan berakhir

4 tahun Musnah

PDP. 04.03

PELATIHAN Dokumen yang berkaitan dengan pelatihan mahasiswa, meliputi: berkas permohonan, pembentukan kepanitiaan, makalah, pertanggungjawaban keuangan dan laporan kegiatan.

Administrasi, Keuangan


4 tahun Musnah

PDP. 04.04

STUDI BANDING Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan studi banding mahasiswa, mulai dari surat izin instansi sampai dengan pelaporan kegiatan.



4 tahun Musnah



PDP. 04.05

BAKAT/MINAT MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan berbagai kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan, sampai dengan pelaporannya.



4 tahun Musnah

05. PDP. 05

PENYERAHAN IJAZAH/SERTIFIKAT Dokumen yang berhubungan dengan proses wisuda dan pembuatan ijzah/sertifikat.

PDP. 05.00

WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan upacara wisuda, mulai dari pembentukan panitia sampai dengan laporan pelaksanaan wisuda, termasuk persyaratan dan pendaftaran peserta wisuda, undangan, waktu, tempat, dan susunan acara.

Administrasi Hukum

Keuangan

1 tahun setelah pelaksanaan

wisuda -

Musnah, kecuali buku wisudawan permanen

PDP. 05.01

IJA iii IJAZAH/SERTIFIKAT

Dokumen yang berhubungan dengan permohonan ijazah dan sertifikat, mulai dari proses permohonan sampai dengan pembuatan ijasah hingga ijazah/sertifikat diterbitkan.

Administrasi Keuangan Kebuktian

Hukum

Student record - Permanen



06. PDP. 06

DATA DAN ALUMNI Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa dan persatuan orang tua mahasiswa.

PDP. 06.00

DATA DAN ALUMNI

Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa.

Administrasi Keuangan Kebuktian

Hukum

Student record - Permanen

PDP. 06.01

PERSATUAN ORANG TUA MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan persatuan orang tua mahasiswa, mahasiswa dan alumni.


kegiatan berakhir

4 tahun Musnah

07. PDP. 07

PERSONIL FILE MAHASISWA Dokumen yang berkenaan dengan personil file mahasiswa : a. Berkas pendaftaran (terdiri: foto copi

ijazah SMU, kartu ujian, dst) b. Isian Rencana Studi (IRS) dan atau

Form Rencana Studi (FRS) c. Permohonan (keringanan, beasiswa

dan seterusnya)

Administrasi Hukum,

Kebuktian

1 tahun setelah mahasiswa lulus / DO

- Permanen

d. Surat keterangan e. Daftar nilai semester (DNS) f. Fotocopy transkrip akademik g. Fotocopy ijasah akademik

FUNGSI : PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT


AKTIF INAKTIF

NO PPM PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

01. PPM. 00

PENELITIAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penelitian , meliputi peraturan yang berlaku dalam kontrak/perjanjian dalam pelaksanaaan penelitian, usulan penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan evaluasi dan laporan hasil penelitian baik secara materi, maupun keuangan serta hasil yang telah dipublikasikan maupun tidak.

Penelitian Keuangan

Hukum Administrasi

1 tahun setelah pembuatan

laporan 4 tahun

Permanen, laporan yang

telah dipublikasikan

PPM. 01

PENGABDIAN/PELAYANAN PADA MASYARAKAT Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat, meliputi: kelembagaan (pendirian lembaga kajian atau pusat studi), pendidikan pada masyarakat (kursus, pelatihan mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan), pelayanan pada masyarakat (misalnya: pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga, termasuk penyuluhan, penerangan, dan bakti sosial bagi masyarakat), penerapan hasil penelitian teknologi, seni dan budaya, serta pengembangan wilayah terpadu. Termasuk juga kuliah kerja nyata dan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri, misalnya: dengan lembaga profesi, seperti: Masyarakat Linguistik Indonesia, Himpunan Sarjana Kesusastraan Indonesia, dan sebagainya.



PPM 01.00

KELEMBAGAAN Dokumen yang berkaitan dengan pendirian lembaga kajian atau pusat studi, laporan kegiatan operasional, dan sejenisnya.

Kebuktian Administrasi

1 tahun setelah SK diterbitkan 5 tahun Permanen

PPM 01.01

PELATIHAN/SEMINAR Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan kursus atau pelatihan, mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan pembicara/instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan.

Administrasi Keuangan, dan

Hukum

1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah

PPM 01.02

KONSULTASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan operasional para konsultan atau pengajar yang memberikan pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga, termasuk permintaan lembaga pendidikan lain untuk memberikan konsultasi dan pengajaran tentang keahlian tertentu, meliputi : berkas permohonan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan.


Hukum




PPM 01.03

PENYULUHAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyuluhan, penerangan dan bakti sosial kepada masyarakat, mulai dari surat izin, surat tugas, undangan pelaksanaan kegiatan sampai dengan pelaporan dan sertifikat.


Hukum


PPM 01.04

KERJA SAMA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negri, termasuk dengan lembaga profesi.


Hukum

1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah, kecuali

hasil kerja sama

PPM 01.05

BANTUAN SOSIAL Dokumen yang berkaitan dengan bantuan kepada atau dari pihak lain, misalnya: bantuan tenaga ahli, keuangan, sumbangan, dan lain-lain.


Hukum


FUNGSI : KEUANGAN



NO KEU KEUANGAN

01. KEU. 00

RENCANA ANGGARAN BELANJA Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan rencana anggaran, antara lain daftar usulan kegiatan (DUK) dan daftar usulan proyek (DUK), meliputi: usulan program masing-masing unit kerja, dan lembar kerja, sedangkan daftar usulan projek (DUP) meliputi: petunjuk penyusunan DUP, usulan program kerja masing-masing unit kerja, usulan projek lembar kerja TOR, revisi DUP dan petunjuk pelaksanaan DUP.


Hukum

2 tahun setelah perhitungan

anggaran Negara (PAN) diundangkan

3 tahun setelah

perhitungan anggaran Negara (PAN)

diundangkan

Dinilai kembali

02. KEU. 01

PENERIMAAN Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi: registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan registrasi ulang bagi mahasiswa lama antara lain: Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa (DKFM), Dana Peningkatan Kwalitas Pendidikan (DPKP), denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan sumber lain (bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk biaya pembuatan dan penerjemahan transkrip maupun ijazah, dana titipan bantuan dalam dan luar negeri, sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil kerjasama, dan bunga bank).



KEU 01.00

PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.


1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahun Musnah

KEU 01.01

BIAYA KULIAH Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa.

Keuangan 1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahun Musnah

KEU 01.02

BIAYA WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda.

Keuangan 1 tahun setelah wisuda 1 tahun Musnah

KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF

KEU 01.03

SUMBER LAIN Dokumen yang berkaitan dengan bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk hasil kerjasama dan bunga bank.

Administrasi Hukum

Keuangan

3 tahun setelah berakhir

kerjasama

2 tahun setelah tahun

laporan keuangan

terbit

Musnah, kecuali laporannya

03. KEU 02

REALISASI ANGGARAN Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran antara lain: daftar isian kegiatan (DIK) dan daftar isian projek/petunjuk operasional (DIP/PO). DIK meliputi: konsep DIK, NET DIK, Revisi DIK. Sedangkan DIP/PO meliputi: petunjuk penyusunan DIP, konsep DIP, hasil pembahasan, NET DIP/PO, dan revisi DIP/PO.

KEU 02.00

BELANJA PEGAWAI Dokumen yang berhubungan dengan belanja pegawai meliputi : bukti pengeluaran gaji/remunerasi, insentif, tunjangan jabatan, dan tunjangan hari raya/THR.

Keuangan 3 tahun setelah tahun anggaran


laporan keuangan

terbit

Dinilai kembali



KEU 02.01

BELANJA PERJALANAN Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran untuk operasional di bidang akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan, mulai dari berkas permohonan/pengajuan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporannya, termasuk surat perintah perjalanan dinas (SPPD), pembuatan paspor atau visa serta pembebasan biaya viskal dan sejenisnya.


2 tahun setelah tahun anggaran


laporan keuangan

terbit

Dinilai kembali

KEU 02.02

BELANJA BARANG Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran untuk pembelian barang, seperti: a. kendaraan bermotor, g. komputer, b. sound system, h. OHP, c. recording, i. kamera, d.fotokopi, j. AC, e. termasuk air minum k. konsumsi rapat f. ATK, l.Biaya percetakan Meliputi: berkas penawaran, ermohonan, pertanggungjawaban dan pelaporannya.




laporan keuangan

terbit

Musnah



KEU 02.03

BELANJA PEMELIHARAAN Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti pengeluaran untuk pengadaan sarana dan prasarana, seperti: pembangunan gedung dan ruangan, pembelian kendaraan, pembelian komputer, ATK, genteng bocor, servis mobil, dan lain-lain.




laporan keuangan

terbit

Musnah

KEU 02.04

PEMELIHARAAN SARANA Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti pengeluaran untuk pemeliharaan sarana dan prasarana, termasuk pengadaan dan pengembangan sarana dan prasarana, seperti: rehabilitasi gedung dan ruangan, penambahan ruang kuliah, dan lain-lain.


2 tahun setelah kegiatan selesai

dilaksanakan


laporan keuangan

terbit

Musnah

KEU 02.05

PAJAK Dokumen yang berhubungan dengan pembayaran restribusi dan penyetoran pajak, meliputi: bantuan pajak, pajak penghasilan, pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.

Administrasi, dan Keuangan

2 tahun setelah laporan

diterbitkan 3 tahun

Musnah, kecuali laporan pajak organisasi



04. KEU 03

LAPORAN KEUANGAN Dokumen yang berkaitan dengan laporan dan hasil evaluasi keuangan, baik yang dilakukan secara internal maupun akuntan publik, termasuk rekening koran dari bank.

Administrasi 2 tahun setelah laporan dibuat


laporan keuangan

terbit

Musnah, kecuali laporan tahunan

fakultas/universitas

FUNGSI : SUMBER DAYA MANUSIA



NO SDM SUMBER DAYA MANUSIA

01. SDM.00 PENGADAAN PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan pegawai, meliputi : analisa/ perencanaan kebutuhan, penerimaan dan pengangkatan.

SDM. 00.00

ANALISA/PERENCANAAN KEBUTUHAN Dokumen yang berkaitan dengan analisa kebutuhan pegawai (dosen dan karyawan), mulai dari perencanaan sampai dengan pengangkatan (pegawai tetap, tidak tetap, honorer, dsb).

Administrasi 2 tahun setelah realisasi 3 tahun Musnah

SDM. 00.01

PENERIMAAN Dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan pegawai, mulai dari pengumuman, surat lamaran dan pemanggilan peserta tes, pelaksanaan ujian tertulis/lisan, keputusan hasil ujian, usul pengangkatan dari unit kerja, nota usul ke BAKN/Presiden, dan SK Presiden. a. Surat lamaran dan panggilan b.Surat pernyataan presetujuan (SPP/lolos butuh) c. Usul pengangkatan dari unit kerja

Administrasi Hukum

2 tahun setelah realisasi 3 tahun

Musnah, kecuali yang

diterima masuk ke Personal File

d. Nota usul ke BAKN/Presiden e. SK Presiden

SDM 00.02

PENGANGKATAN Dokumen yang berkaitan dengan proses pengangkatan pegawai, mulai dari usulan permohonan pengangkatan pegawai, usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) atau pegawai negeri sipil (PNS), surat keterangan hasil penelitian khusus/litsus/screening, perintah pemeriksaan kesehatan, SK pengangkatan CPNS, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat golongan atau jabatan. a. Usul permohonan pengangkatan pegawai b. Usul permohonan pengangkatan CPNS c. Penelitian khusus/litsus/screening d. Perintah pemeriksaan kesehatan e. SK pengangkatan CPNS f. Kenaikan gaji berkala g. Kenaikan pangkat/golongan/jabatan h..Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional

Administrasi Hukum

1 tahun setelah realisasi - Personal File

Pegawai



02. SDM 01

PENEMPATAN PEGAWAI

Dokumen berkenaan dengan penempatan pegawai, pemindahan/mutasi pegawai dan sejenisnya.

SDM 01.00

PENEMPATAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan proses penempatan pegawai di lingkungan Universitas Indonesia.

Administrasi Hukum 1 tahun

1 tahun setelah SK diterbitkan

Personal File Pegawai

SDM 01.01 PEMINDAH/MUTASI Dokumen yang berkaitan dengan proses pemindahan tugas jabatan antar unit kerja, termasuk tenaga yang diperbantukan atau dipekerjakan dari atau keluar organisasi, baik bersifat tetap maupun sementara, mulai dari usulan/permohonan, persetujuan, pelantikan, sampai surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan. Termasuk mutasi keluarga, seperti: nikah , anak, dan cerai dan lain sejenisnya.

Administrasi Hukum 1 tahun

1 tahun setelah SK diterbitkan

Personal File Pegawai



03. SDM 02

PEMBINAAN Dokumen yang berkenaan dengan pembinaan bagi pegawai fakultas, meliputi: peninjauan masa kerja, disiplin pegawai (seperti daftar hadir, rekap hadir, catatan pelanggaran), penilaian dan penetapan angka kredit, DP3, tugas belajar, ujian dinas pegawai, kesempatan pendidikan, daftar urutan kepangkatan dan pemberian penghargaan untuk pegawai. Catatan pelanggaran meliputi: sanksi dan rehabilitasi. Sanksi meliputi: teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, pembebasan jabatan sampai dengan scorsing. Sedangkan rehabilitasi meliputi pemulihan status kepegawaian apabila yang bersangkutan terbebas dari pelanggaran.

SDM 02.00

PENINJAUAN MASA KERJA Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/pemrosesan peninjauan masa kerja pegawai.

Administrasi 2 tahun setelah SK terbit 3 tahun Personal File

Pegawai

SDM 02.01 DISIPLIN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan disiplin pegawai, antara lain: tata tertib pegawai, daftar hadir/absensi dan catatan pelanggaran.

Administrasi 2 tahun 3 tahun Personal File Pegawai

SDM 02.02 PENILAIAN/PENETAPAN ANGKA KREDIT Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan penilaian/penetapan angka kredit pegawai.

Administrasi Hukum

1 tahun setelah penetapan angka

kredit 4 tahun Personal File

Pegawai



SDM 02.03

DAFTAR PENILAIAN PEKERJAAN (DP3) Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan daftar penilaian pekerjaan pegawai.

Administrasi 2 tahun 3 tahun Musnah

SDM 02.04

TUGAS BELAJAR Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan tugas belajar seperti : tugas belajar program diploma, strata satu, stratas dua, mulai dari surat permohonan, persetujuan/penolakan, izin belajar, hasil akhir, fotokopi ijazah, sampai dengan pelaporannya.

Administrasi Hukum

1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Personal File

Pegawai

SDM 02.05

DIKLAT/KURSUS/WORKSHOP/STUDI BANDING Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan/kursus pegawai, seperti diklat persiapan kerja, penyesuaian tugas, kenaikan golongan, penyesuaian ijazah, manajemen, kearsipan, komputer, akuntansi, penataran, simposium dan lain sejenisnya, mulai dari berkas usulan/permohonan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi dan penyusunan laporan.

Administrasi Hukum


Pegawai



SDM 02.06

UJIAN DINAS PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/pemrosesan ujian dinas pegawai.

Administrasi Hukum


Pegawai

SDM 02.07

DAFTAR URUT KEPANGKATAN Dokumen yang berkaitan dengan daftar urut kepangkatan pegawai.

Administrasi 1 tahun setelah diperbaharui - Ditinjau kembali

SDM 02.08

SANKSI/HUKUMAN Dokumen yang berkaitan dengan catatan pelanggaran sampai hukuman pegawai, mulai dari teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, penurunan pangkat, penurunan jabatan dan pencabutan jabatan.

Administrasi Hukum

Keuangan

1 tahun setelah keputusan ditetapkan

2 tahun Personal File Pegawai

SDM 02.09

REHABILITASI Dokumen yang berkenaan dengan proses penyelesaian keberatan pegawai sampai usulan dan pelaksanaan pemulihan status kepegawaian

Administrasi Hukum

1 tahun setelah pelaksanaan

kegiatan 2 tahun Personal File

Pegawai


AKTIF INAKTIF SDM 02.10

PENGHARGAAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengurusan penghargaan pegawai, meliputi: tanda jasa/penghargaan dan piagam penghargaan.

Administrasi Hukum

1 tahun setelah penghargaan

diberikan 4 tahun Personal File

Pegawai

04. SDM 03

KESEJAHTERAAN Dokumen yang berkenaan dengan bantuan kesejahteraan bagi dosen dan karyawan, meliputi: pelayanan, pemeliharaan kesehatan pegawai, pelayanan asuransi pegawai, bantuan dinas/sosial, pelayanan tabungan perumahan, termasuk tunjangan dan cuti bagi dosen dan karyawan. Tunjangan meliputi: tunjangan transport, tunjangan profesional, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, dan tunjangan lembur. Sedangkan cuti meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti besar, dan cuti alasan penting, serta cuti di luar tanggungan negara (CTLN).

SDM 03.00

CUTI PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan cuti pegawai, seperti: cuti tahunan, sakit, cuti bersalin, cuti besar (umroh dan menunaikan ibadah haji), cuti alasan penting (keluarga sakit keras, keluarga meninggal dunia, melangsungkan perkawinan yang pertama), cuti sakit dan cuti di luar tanggungan negara, mulai dari permohonan/pengusulan sampai dengan pelaksanaan cuti.

Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan - Musnah kecuali

cuti CLTN



SDM 03.01

IZIN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan izin pegawai, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.

Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan - Musnah

SDM 03.02

TABUNGAN PERUMAHAN Dokumen yang berkaitan dengan tabungan perumahan untuk pegawai.


1 tahun setelah terbit buku 4 tahun Personal File

Pegawai

SDM 03.03

KESEHATAN/ASURANSI PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan kesehatan/asuransi pegawai, seperti: program Jamsostek, askes, dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.


Hukum

1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah

SDM 03.04

BANTUAN SOSIAL Dokumen yang berkaitan dengan bantuan sosial bagi pegawai, seperti : tunjangan pernikahan, melahirkan, baju dinas, dan kematian dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.





05. SDM 04

PENGHASILAN PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan penghasilan pegawai, meliputi gaji, tunjangan, dan lembur pegawai.

SDM 04.00

GAJI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan gaji pegawai, kenaikan gaji berkala, penyesuaian tunjungan keluarga dan sejenisnya.



SDM 04.01

TUNJANGAN Dokumen yang berkaitan dengan tunjangan pegawai seperti: tunjangan jabatan, tunjangan resiko pekerjaan, remunerasi pegawai dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan.



SDM 04.02

LEMBUR Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan lembur.





06. SDM 05

ADMINISTRASI PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan berbagai kegiatan yang menyangkut kegiatan administratif pegawai, seperti: perjalanan dinas, baik dalam maupun luar negeri, pembuatan kartu pegawai dan bukti pegawai, data atau identitas kepegawaian, dan keanggotaan organisasi profesi atau kedinasan pegawai.

SDM 05.00

PERJALANAN DINAS Dokumen yang berhubungan dengan perjalanan dinas pegawai, meliputi: permohonan paspor, dan sejenisnya.

Administrasi, kuangan, dan

hukum


SDM 05.01

KARTU PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kartu pegawai/tanda pengenal.

Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan Musnah Musnah

SDM 05.02

IDENTITAS PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan identitas pegawai


SDM 05.03

KEANGGOTAAN ORGANISASI/PARTAI POLITIK Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan keanggotaan organisasi/partai politik pegawai.




07. SDM 06

PEMBERHENTIAN PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian atau pengunduran diri sebagai pegawai dengan alasan dan pertimbangan tertentu seperti: atas permintaan sendiri, tidak atas permintaan sendiri, baik dengan hormat maupun tidak hormat, pensiun, dan wafat.

SDM 06.00

ATAS PERMINTAAN SENDIRI Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai atas permintaan sendiri, termasuk diberhentikan dengan hormat.

Administrasi, Hukum, dan Keuangan

1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Personal File

Pegawai

SDM 06.01

TIDAK ATAS PERMINTAAN SENDIRI

Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena pemutusan hubungan kerja, termasuk diberhentikan dengan hormat dan tidak dengan hormat.

Administrasi, Hukum, dan Keuangan

1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Personal File

Pegawai

SDM 06.02

PENSIUN Dokumen yang berkaitan dengan proses pemberhentian pegawai karena pensiun, meliputi pensiun pegawai, pensiun janda/duda dan pensiun anak.


1 tahun anggaran 4 tahun Personal File

Pegawai

SDM 06.03

WAFAT Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena wafat.


1 tahun anggaran 4 tahun Personal File

Pegawai



08. SDM 07

PERSONIL FILE PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan personal file pegawai meliputi : a. Lamaran, b. Nota persetujuan, c. BAKN, d. SK pengangkatan, e. CPNS, f. Hasil pengujian kesehatan, g. SK pengangkatan PNS, h. SK kenaikan pangkat, i. Surat pernyataan melaksanakan tugas atau menduduki jabatan, j...SK pengangkatan dalam dan atau ....pemberhentian dari jabatan struktural/ ....fungsional, k. SK pengangkatan wilayah kerja, l. SK perpindahan antar instansi, m.SK peninjauan masa kerja, n. SK cuti CTLN, o. Berita acara pemeriksaan, p..SK hukuman jabatan/hukuman disiplin ....PNS, q..SK perbantuan kepala daerah otonomi ....atau instansi lain, r. SK pemberian tanda jasa,

Administrasi, Keuangan dan

Hukum

1 tahun setelah pensiun atau

berhenti

1 tahun setelah hak

pensiun habis

Musnah, kecuali pimpinan

fakultas/universitas, tokoh, atau orang penting

dalam peristiwa nasional

s. SK penarikan kembali dari perbantuan, t. Kartu induk PNS, u. Fotokopi ijazah/sertifikat, v. SK penempatan atau penarikan pegawai, w. SK pengangkatan pada jabatan kedinasan .....di luar instansi, x. SK persetujuan/penugasan kembali, y. cuti CTLN. z. pensiun/meninggal

FUNGSI : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA



NO OTL ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

01. OTL.00 ORGANISASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan organisasi fakultas mulai dari akte pendirian, kelembagaan (seperti: sejarah pendirian fakultas, termasuk SK pendirian universitas/jurusan, program studi, statuta, dan sebagainya) rencana induk pengembangan (rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti: rencana strategi dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi/lokakarya), dan akreditasi (tiap-tiap jurusan dan program studi, termasuk borang yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN)).

OTL. 00.00

PEMBENTUKAN/PERUBAHAN/PENGHAPUSAN Dokumen yang berkaitan dengan masalah pembentukan/perubahan/penghapusan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: akta pendirian/perubahan/penghapusan, mulai dari usulan/permohonan, pelaksanaan, sampai surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan.

Administrasi Hukum

Kebuktian

1 tahun setelah SK terbit

4 tahun Permanen

OTL. 00.01

RENCANA INDUK PENGEMBANGAN Dokumen yang berhubungan dengan rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti: rencana strategis dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi.

Administrasi Hukum

Kebuktian


5 tahun setelah tidak

berlaku Musnah



OTL 00.02

AKREDITASI Dokumen yang berhubungan dengan Borang Akreditasi Nasional tiap-tiap jurusan dan program studi, mulai dari pengusulan, persyaratan, kelengkapan berkas sampai dengan hasil akhirnya.

Administrasi Hukum

Kebuktian


4 tahun Ditinjau kembali

02. OTL 02

TATA LAKSANA Dokumen yang berisikan tata laksana universitas, meliputi: pembakuan sistem, program kerja, standarisasi, tata ruang, protokoler, tata persuratan, pengurusan surat, penggandaan, dan unit kearsipan.

OTL 02.00

PEMBAKUAN SISTEM Dokumen yang berkaitan dengan proses penetapan sistem ketatalaksanaan di lingkungan universitas/fakultas, seperti:

a. Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan,

b. ORACLE, c. Pedoman/ panduan universitas/

fakultas, d. Tata persuratan e. Sistem Manajemen Kearsipan, f. Pola Klasifikasi Dokumen, g. Jadwal Retensi Arsip (JRA), h. Sistem Keuangan, i. Sistem Akademik (SIAK), j. Sistem Informasi Kepegawaian

(SIPEG) k. LONTAR

Administrasi 1 tahun 4 tahun Ditinjau kembali

l. Dokumen Manajemen Sistem (DMS) m. Sistem Pelayanan Hak Kekayaan

Intelektual (SIYANKI) n. Sistem Informasi Riset dan Pengabdian

Masyarakat (SIRIP) o. Pedoman Operasional Baku (POB)

OTL 02.01

PROGRAM KERJA Dokumen yang berhubungan dengan daftar usulan rencana kegiatan dari masing-masing unit kerja yang disusun secara periodik, termasuk: a. bahan rapat pimpinan,

b. rapat kerja, c. rapat koordinasi,

d. risalah rapat pimpinan


OTL 02.02

STANDARISASI Dokumen yang berkaitan dengan standarisasi, antara lain: standarisasi sarana dan prasarana (peralatan kerja dan formulir), standarisasi anggaran dan sejenisnya.


OTL 02.03

TATA RUANG/LAY OUT

Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan tata ruang/lay out.




OTL 03

PROTOKOL Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler, meliputi: undangan baik yang berakibat langsung, maupun tidak langsung terhadap operasional organisasi, termasuk ucapan terima kasih, ucapan selamat, permohonan maaf, belasungkawa, dan pengumuman atau pemberitahuan.

OTL 03.00

UPACARA/ACARA Dokumen/sambutan/makalah yang berkaitan dengan kegiatan upacara/acara, meliputi: a. upacara hari besar nasional, b. HUT fakultas/universitas, c. acara-acara pimpinan, d. pelantikan e. serah terima jabatan

Administrasi 1 tahun - Ditinjau kembali

OTL 03.01

KUNJUNGAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kunjungan, baik dari dan ke luar instansi/fakultas/universitas, meliputi surat permohonan/pengajuan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.




OTL 04

PENGURUSAN SURAT Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan dan pencatatan dokumen masuk dan keluar, seperti: buku agenda, lembar surat pengantar dan formulir.

OTL 04.00

BUKU AGENDA/ DATA BASE

Dokumen yang berisi tentang pengurusan

buku agenda surat masuk dan surat keluar. Administrasi

1 tahun setelah diperbarui

4 tahun Musnah

OTL 04.01

LEMBAR SURAT PENGANTAR Dokumen/lembar surat pengantar yang berisi penerimaan surat.


diterima - Musnah

OTL 04.02

FORMULIR Dokumen yang berkaitan dengan bukti permintaan dan pengeluaran barang, seperti: a. lembar dispensasi, b. formulir permintaan/pengeluaran barang, c..bukti penggunaan peralatan dan ....perlengkapan kantor.


diterima - Musnah

OTL 04.03

PENGGANDAAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penggandaan, meliputi: fotokopi, reproduksi dan percetakan/penjilidan.


diterima - Musnah

KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF

OTL 05

UNIT KEARSIPAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan di unit kearsipan, meliputi: pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, peminjaman, dan pelayanan informasi. Termasuk berita acara pemusnahan dan pembinaan terhadap pelaksanaan di fakultas.

OTL 05.00

PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemindahan arsip mulai dari berkas permohonan, persyaratan (daftar pertelaan rekod (DPR) berita acara (BA), pelaksanaan, sampai dengan laporan kegiatan.

Administrasi Hukum

1 tahun - Permanen

OTL 05.01

PEMINJAMAN ARSIP Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan peminjaman arsip, mulai dari permohonan, persetujuan/penolakan sampai pelaporannya.

Administrasi 1 tahun 2 tahun

Musnah, kecuali Daftar Retensi

Rekod dan Berita Acara

OTL 05.02

PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyusunan arsip mulai dari permohonan dan persetujuan penyusutan serta berita acara daftar pertelaan arsip, sampai dengan pelaporannya.

Administrasi Hukum

1 tahun 2 tahun

Musnah, kecuali Daftar Retensi

Rekod dan Berita Acara



OTL 05.03

PEMBINAAN Dokumen yang berkaitan dengan penyuluhan dan pemantauan pelaksanaan kearsipan di lingkungan universitas/fakultas.




NO HKP HUKUM DAN PENGAWASAN

HKP HUKUM DAN PENGAWASAN Dokumen yang berhubungan dengan hukum dan pengawasan. Dokumen yang berhubungan dengan hukum meliputi: undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, instruksi presiden, surat edaran, peraturan menteri, keputusan menteri, instruksi menteri, keputusan dan peraturan pimpinan Universitas Indonesia, tentang kontrak kerja dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri. Sedangkan pengawasan meliputi pengawasan internal dan eksternal.

01. HKP. 00

UNDANG-UNDANG Dokumen yang berhubungan dengan terbitan undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Hukum Selama masih

berlaku 1 tahun Permanen

02. HKP. 01

PERATURAN-PERATURAN Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, universitas, dan fakultas.

HKP. 01.00

PERATURAN PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh pemerintah.

Hukum Selama masih


HKP. 01.01

PERATURAN UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh universitas.

Hukum Selama masih




HKP 01.02

PERATURAN FAKULTAS Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh fakultas.

Hukum Selama masih


03. HKP 02

KEPUTUSAN-KEPUTUSAN Dokumen yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh lembaga resmi pemerintah, universitas dan fakultas.

HKP 02.00

SURAT KEPUTUSAN PEMERINTAH Dokumen yang berkenaan dengan keputusan presiden/pemerintah, termasuk keputusan menteri, gubernur dan lain sejenisnya.

Hukum Administrasi

1 tahun 1 tahun Permanen

HKP 02.01

SURAT KEPUTUSAN UNIVERSITAS Dokumen yang berkenaan dengan keputusan universitas, seperti keputusan, Rektor, MWA, SAU, DGB dan lain sejenisnya, mulai dari pemrosesan sampai dengan surat keputusan diterbitkan.

Hukum Administrasi

Selama masih berlaku

1 tahun Permanen



HKP 02.02

KEPUTUSAN FAKULTAS Dokumen yang berkenaan dengan pemrosesan keputusan dekan, surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian, skripsi/tesis/desertasi, kepanitiaan, kesejahteraan pegawai, kemahasiswaan, kepegawaian dan lain sejenisnya.

Hukum Administrasi


1 tahun Permanen

04. HKP 03

INSTRUKSI-INSTRUKSI Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, universitas, dan fakultas.

HKP 03.00

INSTRUKSI PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, menteri, dan lain sejenisnya yang dikeluarkan oleh pemerintah

Hukum Administrasi


1 tahun Permanen



HKP 03.01

INSTRUKSI UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang dikeluarkan /diterbitkan oleh Universitas Indonesia.

Hukum Administrasi


1 tahun Permanen

HKP 03.02

INSTRUKSI UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan instruksi lembaga resmi dikeluarkan/diterbitkan oleh Universitas Indonesia, misalnya: instruksi Rektor, MWA dan sejenisnya.

Hukum Administrasi


1 tahun Permanen

05. HKP 04

SURAT EDARAN Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah, universitas dan fakultas.

HKP 04.00

SURAT EDARAN PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Hukum Administrasi


1 tahun Permanen



HKP 04.01

SURAT EDARAN UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh universitas.

Hukum Administrasi


1 tahun Dinilai Kembali

HKP 04.02

SURAT EDARAN FAKULTAS Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh fakultas di lingkungan UI.

Hukum Administrasi



06. HKP 05

KERJASAMA Dokumen yang berhubungan dengan perikatan/perjanjian/kontrak dengan pihak intern maupun ekstern di lingkungan fakultas, meliputi:

a. perjanjian sewa/kontrak/beli,

b. kerjasama surat perintah kerja (SPK),

c. surat kuasa

d. pengertian bersama (MOU).

Hukum Administrasi





07. HKP 06

PENGAWASAN Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan, baik yang dilakukan secara internal dan eksternal di lingkungan Universitas Indonesia.

HKP 06.00

PENGAWASAN INTERNAL Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan yang dilakukan oleh unit fungsional pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan laporan akhir pengawasan, meliputi: a. pendidikan, b. sumber daya manusia, c. keuangan, d. sarana dan prasarana, e. laporan akhir tahunan f. laporan tengah tahunan g. laporan akhir jabatan

Hukum Administrasi


HKP 06.01

PENGAWASAN EKSTERNAL Dokumen yang berkaitan dengan proses pengawasan yang dilaksanakan oleh lembaga pengawasan/pemeriksaan dari luar fakultas, mulai dari penunjukan, persiapan sampai dengan laporan hasil, umpamanya: pemeriksaan oleh akuntan publik.

Hukum Administrasi




08. HKP 07

PELANGGARAN Dokumen yang berhubungan dengan jenis kegiatan pelanggaran akademik dan non akademik.

HKP 07.00

AKADEMIK Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan kegiatan akademik, misalnya

a. plagiat,

b. pemalsuan tanda tangan ijasah

Hukum Administrasi

2 tahun - Permanen

HKP 07.01

NON AKADEMIK Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan di luar kegiatan akademik, misalnya: a. pelanggaran keuangan (manipulasi) b. meninggalkan tugas dinas.

Hukum Administrasi

2 tahun - Permanen

HKP 07.02

KASUS PIDANA Dokumen yang berkaitan dengan tindak pidana yang melibatkan pegawai, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.

Hukum Administrasi

2 tahun - Permanen



HKP 07.03

KASUS PERDATA Dokumen yang berkaitan dengan sengketa keperdataan yang melibatkan lembaga dengan pihak lain, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.

Hukum Administrasi Kebuktian

2 tahun - Permanen

FUNGSI : HUBUNGAN MASYARAKAT



NO HMI HUMAS DAN INFORMATIKA

01. HMI. 00

HUMAS (HUBUNGAN MASYARAKAT) Dokumen yang berhubungan dengan hubungan masyarakat, meliputi:, pemberitaan (meliputi: radio, pers, TV), pameran (meliputi: pembangunan, pendidikan, mitra kerja/partisipasi), publikasi/penerbitan (meliputi: majalah, booklet/leaflet, sponsor dan lain-lain), informatika, dan dokumentasi.


HMI. 01

PEMBERITAAN

Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas melalui radio, pers dan televisi.

HMI. 01.00

RADIO

Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas kepada pihak luar melalui radio, pers, television, internet, dan sejnisnya mulai dari pemberitahuan, sampai pelaporannya



AKTIF INAKTIF HMI 01.01

PAMERAN

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pameran terhadap segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: pameran pembangunan, pendidikan dan mitra kerja/partisipasi.


HMI 01.02

PUBLIKASI/PENERBITAN

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan publikasi/penerbitan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: majalah, booklet/leaflet dan sponsor.


HMI 02

INFORMATIKA

Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan informatika, meliputi: statistik, pengumpulan, pengolahan dan penyajian, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.

Administrasi Selama masih

berlaku 3 tahun Dinilai Kembali

HMI 03

DOKUMENTASI

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan fakultas/universitas, meliputi: kliping, foto dan audio visual, mulai dari permohonan, pelaksanaan dan pelaporannya.

Administrasi 2 tahun 4 tahun Ditinjau Kembali



NO LOG LOGISTIK 01. LOG. 00

PERENCANAAN/ANALISA KEBUTUHAN

Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan kebutuhan barang bergerak maupun barang tidak bergerak.


2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali

02. LOG. 01

PENGADAAN Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak dan tidak bergerak. Barang-barang

bergerak meliputi: ATK, kendaraan dinas, telepon, listrik, meja, kursi, komputer, laptop, overhead projector (OHP), infokus, pesawat televisi, mesin fotokopi, whiteboard, brangkas, kamera, wireless, dan lain-lain. Sedangkan barang-barang tidak bergerak seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan sebagainya.

LOG. 01.00

BARANG BERGERAK Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak, seperti: perabotan kantor, komputer, kendaraan, mesin kantor, ATK, peralatan lainya termasuk barang cetakan.



LOG. 01.01

BARANG TIDAK BERGERAK Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang tidak bergerak, seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan sebagainya, mulai dari pengusulan/permohonan, pelaksanaan dan pelaporannya.

Administrasi Hukum

Kebuktian 1 tahun 3 tahun

Permanen (Akta dan kuitansi

jual beli tanah)



03. LOG. 02

DISTRIBUSI Dokumen yang berkaitan dengan proses pendistribusian pendistribusian barang-barang bergerak, meliputi: perlengkapan kantor, mesin kantor, ATK, komputer, barang cetakan dan sejenisnya di lingkungan universitas.


04. LOG. 03

INVENTARISASI BARANG Dokumen yang berkaitan dengan inventarisasi barang yang dimiliki universitas/fakultas, baik barang bergerak maupun yang tidak bergerak.



05. LOG. 04

PENGHAPUSAN/ PENYUSUTAN Dokumen yang berkaitan dengan penghapusan/penyusutan aset fakultas/universitas, baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, mulai dari usulan/permohonan, persetujuan/penolakan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.





NO RTK RUMAH TANGGA KANTOR

01. RTK. 00

PENGGUNAAN SARANA KANTOR Dokumen yang berkaitan dengan peminjaman dan penggunaan sarana di lingkungan fakultas, antara lain: ruangan, peralatan, perlengkapan, fasilitas kendaraan, dan ruangan rapat.


2 tahun 3 tahun Musnah

02. RTK. 01

PEMELIHARAAN SARANA KANTOR Dokumen yang berkaitan dengan sarana pemeliharaan antara lain:tanah milik fakultas/universitas, bangunan, perabotan, kendaraan, mesin kantor, kerusakan peturasan, lampu mati, gambar teknik, kebersihan dan pertamanan (cleaning service untuk ruangan, lantai dan gedung), keamanan dan ketertiban.

RTK. 01.00

TANAH Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/perawatan tanah milik fakultas/universitas.



RTK. 01.01

BANGUNAN Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/perawatan bangunan, gedung, dan ruangan.





RTK. 01.02

PERABOTAN Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan perabotan.


RTK. 01.03

KENDARAAN Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan kendaraan


RTK. 01.04

MESIN KANTOR Dokumen yang berhubungan dengan pemeliharaan/perawatan mesin kantor.


RTK. 01.05

PERALATAN LAINNYA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/perawatan peralatan kantor.


RTK. 01.06

KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan kebersihan di lingkungan fakultas/universitas, antara lain: a. cleaning service, b. kebersihan ruang, c. lantai d. gedung.




RTK. 01.07

KEAMANAN DAN KETERTIBAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan

pemeliharaan dan ketertiban, meliputi:

a. keamanan parkir,

b. bantuan keamanan,

c. bencana alam,

d. banjir,

e. kebakaran.


RTK. 01.08

PELAYANAN/FASILITAS KANTOR

Dokumen yang berkaitan dengan

pengurusan fasilitas kantor, meliputi:

pelayanan pengurusan fasilitas kantor,

seperti:

a. listrik,

b. telepon,

c. faksimile,

d. pelayanan rapat-rapat




03. RTK. 02

PENGELOLAAN KANTIN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan kantin di lingkungan fakultas/universitas, termasuk penawaran tender pengadaan kantin sampai dengan keluarnya surat izin pengelolaan dari fakultas/universitas.

Administrasi Hukum


Musnah, kecuali sertifikat pendirian

04. RTK. 03

PENGELOLAAN KOPERASI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan koperasi baik yang dikelola pegawai maupun mahasiswa. Kegiatannya meliputi: a. izin pendirian, b. susunan kepengurusan, c. kegiatan operasional, sampai dengan laporan ....pertanggungjawaban keuangan dan ....pembagian sisa hasil usaha (SHU).

Administrasi Hukum



05. RTK. 04

PENGELOLAAN MUSHOLA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan mushola di lingkungan fakultas, termasuk penggunaan/peminjaman, dan pemeliharaan, mulai dari permohonan sampai pemrosesan.

Administrasi Hukum



retensi keterangan kode deskripsi series rekod nilai guna...

Documents