1. Strategi Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan PositifKebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.Keunggulan: a. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan b. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan c. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.Kelemahan:a. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya b. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.1.1 Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.1.2Startegi Penulisan Pesan-pesan Positif

Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca. Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif yaitu :a. Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif.b. Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok.c. Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.