Standar Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1).Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dibuat sebagai sarana untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia kegiatan.

2).Standardisasi dibuat untuk menciptakan keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami, diperbandingkan, dan dapat digunakan untuk memudahkan prosedur audit oleh pihak-pihak berkepentingan.

3).LPJ harus dibuat setelah selesainya acara dan harus sudah diterima oleh Satuan Pengendali Internal BEM UI selambat-lambatnya 15 hari kerja terhitung setelah hari pelaksanaan kegiatan.

4).Yang dimaksudkan hari kerja adalah Hari Senin-Jum'at, tidak termasuk hari libur nasional.

5).Denda untuk keterlambatan adalah Rp. 5.000,00/hari kerja.

6).LPJ harus memuat hal-hal berikut:

Pendahuluan

Tujuan Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Waktu dan tempat kegiatan

Susunan kepanitiaan

Agenda kegiatan lengkap, mulai dari bidding PO sampai pelaksanaan kegiatan

Analisis SWOT terhadap kegiatan

LPJ per seksi, dengan ketentuan sebagai berikut:

Job Description

Susunan staf (Data investasi staf, berisi: nama, NPM, tingkat kehadiran, dan penilaian kualitatif)

Agenda kegiatan per seksi lengkap

Analisis SWOT terhadap kegiatan

Evaluasi pelaksanaan kegiatan (pra, hari H, dan pasca kegiatan) Saran/rekomendasi untuk kepanitiaan berikutnya

Lampiran per seksi Lampiran: Notulensi rapat BPH, hearing, pleno dan koordinasi, presensi rapat, dokumen bukti transaksi sesuai dengan standar terkait, Memorandum of Understanding (MoU), dokumentasi kegiatan, materi publikasi (contoh poster, flyer, tiket, dll), proposal kegiatan, dll.

Laporan keuangan

7).Format pengetikan

Ukuran kertas A4 (menggunakan Kop Surat kepanitiaan), Arial 11, line spacing 1, margin (left 4; top rigth bottom 3), bahasa formal.

8).Sistematika penulisan:

a.Untuk Steering Committee

Pendahuluan berisi latar belakang kegiatan dan deskripsi singkat kegiatan

Evaluasi kesesuaian konsep kegiatan dengan pelaksanaan

Evaluasi kepanitiaan

Evaluasi acara (pra, pelaksanaan, dan pasca)

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

b.Untuk Project Officer

Pendahuluan berisi latar belakang kegiatan, deskripsi singkat kegiatan (nama, tema, tujuan, dan waktu kegiatan)

Struktur kepanitiaan beserta evaluasi job description Evaluasi kepanitiaan

Evaluasi acara (pra, pelaksanaan, dan pasca)

Evaluasi parameter keberhasilan kegiatan

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

c.Untuk Koordinator dan Penanggung Jawab bidang

Pendahuluan berisi job description, nama-nama staf

Evaluasi staf

Evaluasi kerja bidang (pra, pelaksanaan, dan pasca).

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

d.Untuk Bendahara, susunan LPJ adalah :

Pendahuluan

Evaluasi keuangan

Laporan keuangan yang menyertakan data-data keuangan.

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

e.Lampiran

Berisi data-data yang mendukung. Lampiran minimal berupa:

Proposal kegiatan

Nota-nota pengeluaran

Memorandum of Understanding (MoU)/surat perjanjian kerja sama

Presensi (daftar hadir) peserta dan panitia

Notulensi rapat (BPH, Bidang, pleno, hearing, dan koordinasi)

Rundown acara

Materi publikasi

Dokumentasi kegiatan

Surat masuk dan surat keluar

Daftar surat masuk dan keluar

Khusus untuk surat keluar hanya 1 surat untuk setiap jenis surat yang sudah dikeluarkan.

9).LPJ dibuat 3 salinan untuk diserahkan kepada DPM, BEM UI, dan rektorat apabila diperlukan.

10).Rentang waktu penyelesaian:

LPJ dikumpulkan maksimal tiga minggu setelah kegiatan (15 hari kerja setelah kegiatan), jika terjadi keterlambatan maka ada mekanisme denda, yaitu Rp. 5.000,00 per hari kerja. Pembayaran denda diluar anggaran kepanitiaan.11).Pengumpulan

LPJ dikumpulkan dalam 2 bentuk:

1.Softcopy (CD) untuk dokumentasi BEM UI dibuat sebanyak 2 rangkap (2 CD).

2.Hardcopy (printed out LPJ) sebanyak 3 rangkap (untuk DPM UI, BEM UI, dan Rektorat).

12).SPI berhak melakukan hearing tentang LPJ kepada panitia pelaksana kegiatan sebelum dan sesudah LPJ dibuat.

13).Pengecualian dari standar ini dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan SPI BEM UI.

14).SPI memfasilitasi perangkat administrasi yang dibutuhkan dalam pembuatan LPJ.