LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

AKSI DONOR DARAH

UIN SUNAN KALIJAGA 26-28 OKTOBER 2011

A. Pendahuluan

WHO menetapkan rasio ideal cadangan kantung darah siap pakai yang harus

dimiliki setiap negara adalah 2% dari total populasi. Indonesia yang memiliki lebih dari

230 juta jiwa penduduk berarti idealnya memiliki 4,6 juta kantung darah. Data Palang

Merah Indonesia (PMI) menyebutkan jumlah ketersediaan kantung darah siap pakai

nasional baru tersedia sebesar 2 juta kantung darah, yang berarti belum mencapai

setengah dari kebutuhan ideal yang telah ditetapkan WHO. Kebutuhan darah nasional

yang dibutuhkan masyarakat Indonesia cukup besar, terutama bagi Ibu hamil siap

melahirkan. Dari data di atas dapat diketahui bahwa persediaan kantung darah yang

dimiliki oleh PMI masih belum tercukupi.

Sebagai langkah awal untuk menindaklanjuti masalah tersebut, maka dilaksanakan

Aksi Donor Darah. Acara tersebut dilaksanakan oleh Sahabat Donor Darah (SADONDA)

yang bekerja di bawah naungan LK ESQ DIY dan bekerjasama dengan KSR UIN Sunan

Kalijaga, PMI, serta didukung oleh beberapa sponsor yaitu,, Kedaulatan Rakyat, Kedai

Digital, Galang Press, Harian Jogja, Geronimo, Retjo Buntung, 107,8 FM Rasida FM,

Radio Q 88,3 FM, Manajemen Qolbu 102,7 FM. Aksi Donor Darah ini dilaksanakan

selama 3 hari yaitu pada tanggal 26-28 Oktober 2011 yang bertempat di Poliklinik UIN

Sunan Kalijaga.

Jumlah pendonor yang melebihi target & cuaca yang cerah, membuat acara ini

dapat dikatakan berjalan dengan baik. Para mahasiswa UIN, staf UIN, dan juga para

panitia pelaksana ikut serta mendonorkan darahnya dalam acara ini. Laporan

Pertanggungjawaban Kegiatan ini kami bagi menjadi beberapa bagian, yaitu

Pendahuluan, Persiapan, Pelaksanaan, Kendala dan Solusi serta Saran untuk kegiatan ke

depan.

Gambar 1. Pembukaan Aksi Donor Darah

B. Persiapan

Pada tanggal 26 September 2011 dibentuk satu tim kepanitiaan dari SADONDA

yang akan merancang, mempersiapkan, dan melaksanakan kegiatan Aksi Donor Darah.

Sesuai dengan rapat koordinasi tim tersebut untuk pertama kalinya dibentuk dan

disepakati struktur tim ini terdiri atas :

Ketua : Agung Nur Hidayat

Sekretaris : Diah Aprilliasari

Bendahara : Dyah Rakhmawati dan Annisa Aulia Firdani

Koordinator Acara : Nurul Hidayati

Koordinator PubDekDok : Ginong Pratidhina

Koordinator Sponsorship : Afrizal Setia Budi

Koordinator Humas : Dhanang Iswardhana

Koordinator Konsumsi : Novita Praci Putri

Fungsi dari masing-masing elemen dari kepanitiaan ini adalah :Ketua,

mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas masing-masing stafnya. Sekretaris, mencatat

setiap hasil rapat dan membuat laporan. Bendahara, bertugas menyimpan dan

mengeluarkan serta membuat catatan atas adanya arus masuk dan keluarnya kas.

Koordinator Acara, mengatur setiap acara yang dilakukan pada hari pertama sampai

hari terakhir. Koordinator PubDekDok, bertindak dalam mempublikasikan acara pada

para calon pendonor. Koordinator Sponsorship, melakukan tugas untuk mencari massa

yang akan berpartisipasi dalam acara. Koordinator Humas, menghubungi pihak-pihak

yang bekerjasama dalam kegiatan ini. Koordinator Konsumsi, mengatur suplai

konsumsi untuk panitia penyelenggara.

Selain pembagian tugas, dari pertemuan pertama ini dibuat juga daftar rancangan

tugas yang ingin dicapai untuk pertemuan berikutnya. Di pertemuan pertama ini

ditetapkan tema kegaiatan acara tersebut yaitu “ Dengan Semangat Sumpah Pemuda,

Donorkan Darah Kita”.

Pada minggu pertama sudah dimulai pembuatan proposal, akan tetapi karena

adanya revisi dan perlunya tandatangan serta stempel dari LK ESQ DIY maka proposal

baru selesai pada minggu ketiga. Oleh karena itu, maka proposal baru bisa diedarkan

beberapa hari kemudian. Media komunikasi berupa poster, pamflet, leaflet sudah mulai

didesain pada minggu pertama, akan tetapi dengan adanya beberapa revisi maka baru

mulai dipublikasikan lima hari sebelum kegiatan aksi donor darah dimulai.

Kegiatan ini akan dilaksanakan di kampus UIN Sunan Kalijaga, agar

mempermudah dalam hal perijinan tempat dan hal-hal yang berhubungan dengan internal

UIN, oleh karena itu kami dari pihak SADONDA membutuhkan kerjasama dengan salah

satu organisasi internal kampus UIN. Dikarenakan beberapa dari anggota SADONDA

adalah mahasiswa UIN Sunan Kalijaga dan disaat yang sama KSR UIN juga akan

melaksanakan program donor darah ditempat yang sama, sehingga hal tersebut

mempermudah pihak SADONDA dalam menggandeng rekan kerjasama, yaitu KSR UIN

Sunan Kalijaga. Kerjasama dengan pihak KSR baru mulai dipastikan satu minggu

sebelum acara dilaksanakan, dikarenakan dari pihak KSR masih sulit untuk dihubungi

pada hari-hari sebelumnya. Setelah adanya kepastian dari pihak KSR, kami mengadakan

rapat bersama dengan pihak KSR. Rapat dengan KSR diadakan pertemuan sebanyak dua

kali.

Dua hari sebelum hari pelaksanaan, diadakan rapat internal SADONDA. Pada

rapat ini dibahas tentang kesiapan dari masing-masing divisi. Setiap divisi melaporkan

semua rancangan yang telah disiapkan sebelumnya.

Persiapan pelaksanaan acara dilaksanakan pada tanggal 25 Oktober 2011 mulai

pukul 16.30 dan selesai pukul 18.00 WIB di depan poliklinik UIN Sunan Kalijaga. 60%

persiapan acara diselesaikan pada sore itu, meliputi pemasangan panggung, pemasangan

spanduk, mengambil peralatan yang dibutuhkan dan bisa diambil pada sore itu.

Dilanjutkan rapat internal sadonda untuk melaporkan perkembangan dari masing-masing

divisi dimulai pukul 18.30 sampai pukul 19.30. Diputuskan bahwa esok harinya,

berkumpul di Poliklinik UIN Sunan Kalijaga pukul 06.00 WIB.

Gambar 2.Persiapan panggung hiburan

C. Pelaksanaan

Pada hari H, tepatnya tanggal 26 Oktober 2011 pukul 06.00 WIB, sebagian panitia

sudah hadir di lokasi. Dikarenakan sebagian panitia mengikuti perkuliahan, maka dari

jumlah panitia sebanyak 30 orang, hanya berkumpul 15 orang pada pagi itu untuk

mempersiapkan keperluan acara, mengambil peralatan sound system, dan mengatur tata

letak serta merapikan panggung. Dari jadwal yang sudah ditetapkan, acara seharusnya

dimulai pukul 08.00 WIB, tetapi dikarenakan masalah pada terminal listrik, maka acara

mundur sekitar 30 menit. Untuk menghangatkan suasana, acara dimulai dengan

penampilan dari saintek music yang membawakan 3 lagu.

Selang beberapa menit, Indah dan Yedi sebagai pembawa acara menyapa tamu

undangan dan para calon pendonor yang ada di sekitar panggung. Susunan acara yang

pertama yaitu pembukaan, dilanjutkan dengan sambutan-sambutan, sambutan yang

pertama dari Bapak Akhmad Khurun selaku Direktur LK ESQ DIY, dan untuk sambutan

yang kedua dari saudari Sita Fitriana selaku Ketua unit KSR UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta. Selanjutnya peresmian SADONDA sekaligus pembukaan acara donor darah

pada hari itu dengan simbolis pemukulan jimbe oleh Bapak Akhmad Khurun yang

didampingi Ibu Mutafiqoh Hasanah selaku kepala dari Poliklinik UIN Sunan Kalijaga,

Saudari Sita Fitriyana, Relawan Muda LK ESQ DIY, dan Prama-Prami SADONDA.

Dengan dipukulnya jimbe maka SADONDA diresmikan dan acara donor darah

dibuka. Untuk menarik perhatian para pejalan kaki di sekitar poliklinik UIN Sunan

Kalijaga, prama-prami menyebarkan leaflet dengan harapan mereka ikut mendonorkan

darahnya. Acara donor darah diiringi dengan Saintek music, dilanjutkan dengan YO band,

Ginong band, dan pembagian doorprice berupa buku dari sponsor.

- Mengisi Buku Tamu- Pendaftaran

- Mengisi Formulir - Ruang Tunggu

- Konseling Pradonasi- Pemeriksaan Darah dan Hemoglobin

- Pemeriksaan Tekanan Darah-Pengambilan Darah

- Mendapat Menu Gizi - Selesai

Gambar 3. Alur donor darah

Pada hari pertama, calon pendonor yang terdaftar sebanyak 235 orang. Jumlah

tersebut melebihi target awal yaitu sebanyak 150 calon pendonor. Dari jumlah calon

pendonor tersebut, 79 orang berhasil mendonorkan darahnya.

Aksi Donor Darah hari kedua dimulai pukul 08.30 WIB. Pada hari kedua ini,

calon pendonor yang pada hari pertama belum sempat mendonorkan darahnya, datang

kembali pada hari kedua ini untuk mendonorkan darahnya. didapatkan hasil pendaftar

yaitu 193 calon pendonor, dan terhitung yang memenuhi syarat sebagai pendonor dan

sudah mendonorkan darahnya sebanyak 80 orang pada saat aksi donor darah selesai

pukul 13.30 WIB.

Pada hari ketiga, acara dimulai pukul 08.00 WIB. Didapatkan 124 pendaftar dan

106 orang yang berhasil mendonorkan darahnya. Aksi donor darah selesai pukul 13.30

pada hari ketiga/terakhir ini.

Gambar 4.Pemeriksaan dan pengambilan darah

Gambar 5. Hiburan

Gambar 6. Pengecekan dan Pengambilan Darah

Gambar 7. Pengambilan Kantung Darah oleh PMI

Gambar 8. Spanduk Aksi Donor Darah

D. Kendala, Solusi dan Saran

Dalam pelaksanaan dan persiapan acara donor darah ini, panitia mengalami

beberapa kendala. Kendala tersebut dimulai dari ketidak hadiran beberapa panitia

disetiap rapat yang diadakan. Setelah diadakan beberapa kali rapat dan acara telah

disusun ternyata terdapat kendala di penyusunan proposal. Setelah proposal selesai

dicetak panitia mengedarkan proposal tersebut ke berbagai instansi yang telah

direncanakan sebelumya. Setelah proposal selesai diedarkan kami mengalami kendala

dalam keuangan, dana yang diperoleh dari donatur ternyata tidak sesuai dengan

kebutuhan anggaran dana yang sebelumnya telah diperkirakan. Akhirnya panitia

menyusun kembali semua kebutuhan dan meminimalkan semua biaya pengeluaran.

Kendala yang dialami oleh konsumsi adalah kurangnya komunikasi dengan

pihak kedua (KSR), tentang pengadaan konsumsi untuk makan siang, yang

menyebabkan beberapa panitia dari pihak sadonda tidak mendapatkan jatah makan

siang. Saran untuk kendala tersebut adalah lebih diutamakan dalam hal komunikasi

antara kedua belah pihak agar pada saat pelaksanaan acara hal tersebut tidak terjadi

kembali.

Hambatan dari acara ini yaitu listrik yang mati tiba-tiba, dari pukul 10.00

sampai pukul 11.00 WIB, sehingga acara dihentikan untuk sementara waktu. Dan

untuk kedepannya sebaiknya dilakukan pengecekan kembali tentang kelistrikan.

Kendala yang lainnya adalah adanya alat musik yang rusak, yaitu tiang mic yang

patah, sehingga dari pihak SADONDA berkewajiban untuk mengganti tiang mic yang

patah tersebut,

Kendala dari pihak humas adalah klarifikasi terhadap berita Aksi Donor Darah

yang terbit pada tanggal 29 November pada media cetak Kedaulatan Rakyat. Pihak

KSR UIN tidak berkenan terhadap isi dari publikasi pada media cetak tersebut.

Sehingga SADONDA melakukan klarifikasi terhadap isi berita di media cetak

tersebut. (dokumentasi media cetak terlampir)

E. Penutup

Secara umun acara yang telah kita laksanakan berjalan dengan baik, bahkan

diluar dugaan panitia sebelumnya, yaitu jumlah calon pendonor yang melebihi target.

Pendonor yang ditargetkan oleh panitia adalah sebanyak 150 orang, ternyata

pendonornya mencapai 265 orang. Terimakasih kami sampaikan kepada Lembaga

Kemanusiaan ESQ DIY, KSR Unit VII Yogyakarta, PMI, para pendonor, dan para

sponsor yang telah ikut bekerjsama. Semoga kerjasama yang telah berjalan antar

berbagai lembaga ini dapat terus meningkat pada program-program selanjutnya.

Yogyakarta, 04 November 2011

Ketua Penyelenggara Sekretaris

Agung Nur Hidayat Diah Aprilliasari

PenanggungJawab,

Direktur Program LK ESQ DIY

Mohammad Kurniawan

Lampiran 1

Dokumentasi Media

PANDUAN KODE KEUANGAN

I. Beban konsumsiII. TransportIII. Beban lain-lain IV. Beban bangunanV. Beban penunjang

I. Konsumsia. Makan siang panitia donor

darahb. Snack panitia donor darahc. Air minerald. Makan siang panitiae. Air mineralf. Air mineralg. Makan siang panitiah. Konsumsi evaluasi panitia

II. Transporta. Uang bensin mobilb. Uang bensin motorc. Uang bensin motord. Uang bensin motore. Uang bensin motorf. Uang bensin motor

III. Beban Cetaka. Proposalb. Stempelc. Amplopd. Tinta stempele. Kertas HVSf. Formulirg. Formulirh. Poster

i. Pamflet j. Spanduk k. Pinl. Stikerm. Bannern. Stikero. Cetak laporan

IV. Beban bangunana. Panggung dan tendab. Sewa alat music

V. Beban Lain-laina. Beli tiang micb. Balonc. Kertas kado dan pitad. DVD

LAPORAN KEUANGAN AKSI DONOR DARAH

TANGGAL 26-28 NOVEMBER 2011

Lokasi : Poliklinik UIN Sunan Kalijaga

Tanggal No. Keterangan Kode Rincian Debet Kredit Saldo

  A. PEMASUKAN        9/28/2011   LK   ` Rp 100,000    10/6/2011   Donasi Relawan Muda     Rp  150,000    

10/13/2011   Donasi Bpk. Agus     Rp  400,000    10/20/2011   LK     Rp   1,000,000    10/20/2011   Donasi Ibu Supardi     Rp        25,000    10/24/2011   LK     Rp       900,000    10/24/2011   Donasi Kipo Bu Djito     Rp         53,500    10/26/2011   Donasi PemKot DIY     Rp       500,000    

               Total Pemasukan   Rp 3,128,500 Rp 3,128,500           B. PENGELUARAN        1 Beban konsumsi I    

10/26/2011  Makan siang panitia donor darah I a 60 orang  Rp  240,000   

10/26/2011   Snack I b 50 orang  Rp  100,000   

10/26/2011   Air mineral I c 2 dus  Rp    23,800   

10/27/2011  Makan siang panitia donor darah I d 10 orang  Rp    50,000   

10/26/2011   Air mineral I e 1 dus  Rp    20,400   

10/27/2011   Air mineral I f 2 dus  Rp    40,000   

10/28/2011  Makan siang panitia donor darah I g 8 orang  Rp    40,000   

11/4/2011   Konsumsi evaluasi panitia I h 25 orang  Rp  150,000   

             

    Total   Rp 664,200

           

  2 Beban transportasi II    

10/26/2011   Bensin mobil  II a 10 lt  Rp   50,000   

10/26/2011   Bensin motor II b 5 lt  Rp    25,000   

10/26/2011   Bensin motor II c 4 lt  Rp    20,000   

10/27/2011   Bensin motor II d 4 lt  Rp    20,000   

10/27/2011   Bensin motor II e 4 lt  Rp    20,000   

10/28/2011   Bensin motor II f 4 lt  Rp    20,000   

             

  Total   Rp 155,000

         

  3 Beban cetak III  

10/7/2011   Proposal III a 20 bendel  Rp  334,500   

10/9/2011   Stempel III b 1 buah  Rp    25,000   

10/10/2011   Amplop III c 20 biji  Rp    11,000   

10/10/2011   Tinta stempel III d 1 buah  Rp      5,000   

10/10/2011   Kertas HVS III e 1 rim  Rp    28,000   

10/26/2011   Formulir III f 200 lembar  Rp    30,000   

10/26/2011   Formulir III g 150 lembar  Rp     18,800   

10/20/2011   Pamflet III h 50 lembar  Rp   132,500   

10/20/2011   Poster III i 30 lembar  Rp     84,000   

10/24/2011   Spanduk III j 2 buah  Rp   160,000 

10/24/2011   Pin III k 30 buah  Rp     50,000   

10/24/2011   Stiker  III l 100 lembar  Rp     50,000   

10/24/2011   Banner III m 1 buah  Rp     40,000   

10/27/2011   Stiker  III n 3 lembar A4  Rp     51,000   11/7/2011   Cetak laporan III o 5 bendel  Rp   150,000   

Total  Rp.1.169.800     

4 Beban Bangunan  IV  10/24/2011   Panggung dan tenda IV a  1 unit  Rp   170,000   10/26/2011   Sewa alat music IV b 1 unit  Rp   200,000   

 Total   Rp 370,000  

 5 Beban lain-lain  V  

10/24/2011   Ganti rugi tiang mic V a 1 buah  Rp     75,000   10/26/2011   Balon V b 7 buah  Rp     25,000   10/26/2011   Kertas kado dan pita V c 1 set  Rp     20,000   11/5/2011   DVD  V d 1 buah  Rp       2,800   

             Total   Rp 122.800              Total Pengeluaran   Rp 2,481,800 Rp 2,481,800

     

Saldo   Rp  646,700