PanduanPerencanaanEventuntukTimdi

Prepared by Micheline Blanger for the CIPSED Project

DaftarIsi Pengantar................................................................................................................3

Elemen elemen utama untuk menghasilkan sebuah event yang berhasil:

Management Anggaran...........................................................................................4

Management Program.............................................................................................4

Materi Pemasaran / Promosi...................................................................................4

Event Website .........................................................................................................4

Management Registrasi dan Informasi....................................................................4

Program Sponsor ....................................................................................................5

Management Exhibition (Trade Show) ...................................................................5

Logistik 5 a. Batas Waktu .............................................................................................6

b. Hubungan dengan Venue (Tempat) dan Caterer (Supplier F&B) ............6

c. Persyaratan Audio-Visual dan Interpretasi yang Simultan........................6

d. Skenario ...................................................................................................6

e. Fotografi ...................................................................................................7

f. Evaluasi ....................................................................................................7

g. Lain lain ....................................................................................................7

Management On-Site Event ....................................................................................6

Kegiatan Kegiatan Setelah Event (Post-Event).......................................................6

2

Pengantar SMEsCO Indonesia memiliki kapasitas fisik dan kebutuhan sumber daya manusia untuk menawarkan pelayanan sebagai event organizer kepada klien mereka dan klien yang potensial. Pada saat ini, event event yang diadakan di SMEsCO ditangani oleh para event organizer yang dikontrak oleh para klien yang menyewa tempat di SMEsCO. SMEsCO bisa mendapatkan keuntungan secara finansial jika menawarkan pelayanan dari tim event kepada para klien anggap sebagai one-stop shopping. Fasilitas fasilitas anda dapat dipromosikan sebagai fasilitas meeting / konvensi/ exhibition dengan staff yang memiliki kualifikasi untuk mengorganisir jenis event apapun. Sebagai event organizer, anggota tim SMEsCO akan bertanggung jawab untuk beragam tugas yang berhubungan dengan mengorganisir dan mengelola event. Penting adanya dimana semua anggota tim memiliki pengetahuan untuk menyediakan informasi yang jelas dan akurat kepada para klien seperti: tempat meeting, kapasitas, food and beverage (makanan dan minuman), teknologi dan jika diperlukan, untuk menyediakan para klien dengan sebuah daftar dari para supplier untuk semua pelayanan ini. Anggota tim, di bawah arahan Manager mereka, seharusnya mampu untuk merencanakan sebuah event dari permulaan hingga akhir mereka harus menjadi penghubung dengan klien untuk semua aspek dari event termasuk menyajikan sebuah anggaran dari biaya biaya berhubungan dengan event, merekomendasikan tempat penyewaan tempat yang tepat, memesan makanan dan minuman dan mengkonfirmasi jumlah orang, mengkonfirmasi persyaratan audio-visual, mengatur listrik, untuk stan pameran, dll. Pada intinya, mereka menjadi orang yang menangani semua persyaratan event. Tim event seharusnya bertemu secara berkala, biasanya setiap bulan, untuk merencanakan dan meninjau semua event yang diselenggarakan dan untuk melihat kemajuan dan membuat penyesuaian sebagaimana diperlukan. Penting adanya bahwa walaupun tidak semua orang bekerja pada event yang sama, dimana semua anggota menyadari semua kegiatan yang diadakan di SMEsCO. Berikut ini adalah sebuah daftar elemen elemen utama untuk dipertimbangkan dan diterapkan untuk menghasilkan sebuah event yang sukses. ElemenelemenutamauntuksebuahEventyangBerhasil Ada sejumlah elemen utama yang mana penting, dan beberapa sangat penting, dalam pengembangan, pemasaran dan penyampaian event yang sukses. Semua ini termasuk: 1. Management Anggaran 2. Management Program 3. Materi Pemasaran/Promosi 4. Event Website 5. Management Registrasi dan Informasi 6. Program Sponsor 7. Management Trade Show

3

8. Logistik a. Batas Waktu b. Hubungan denga para caterer atau para supplier F&B / tempat c. Persyaratan audio-visual dan interpretasi yang simultan d. Skenario e. Fotografi f. Evaluasi g. Lain lain

9. Management On-Site Event 10. Kegiatan kegiatan Setelah Event (Post-Event) Silakan lihat Lampiran A untuk daftar rincian tugas tugas yang berhubungan dengan elemen elemen yang tercantum di atas. 1.ManagementAnggaranSebuah anggaran konprensi seharusnya dikembangkan pada tahap tahap awal perencanaan. Jika event diadakan untuk pertama kali, penting untuk mempertimbangkan semua biaya biaya dan mendapatkan penawaran dari para supplier untuk memastikan anda mengembangkan sebuah anggaran yang akurat. Anda harus menentukan tujuan tujuan untuk semua sumber pendapatan (biaya registrasi, pendapatan sponsor, dll) dan cantumkan semua ini dalam bagian pendapatan dari anggaran anda. Jika event adalah event yang berulang, disarankan anggaran berdasarkan aktual dari tahun sebelumnya dan pertimbangan tersebut diberikan terhadap semua perubahan yang mana anda akan terapkan dan untuk biaya inflasi sejak event terakhir diselenggarakan. Seluruh pendapatan dan biaya biaya harus dilacak dengan ketat dan setiap penyimpangan harus segera dibawa menjadi perhatian klien. 2.ManagementProgram Sebelum menentukan tanggal untuk event anda, penting untuk melakukan beberapa riset untuk mencari tahu jika event lainnya yang mungkin bersaing dengan anda juga sedang direncanakan untuk waktu/tanggal yang sama sebagai contohnya, Event event lainnya yang mana akan mencoba menarik peserta yang sama. Anda ingin memberikan diri anda peluang untuk menarik delegasi sebanyak mungkin. Tema event dan tujuan seharusnya ditentukan setidaknya 12 bulan di muka. Setelah anda memiliki sebuah tema, anda dapat mengidentifikasikan topik yang anda ingin diskusikan dan mengembangkan sebuah daftar dari para pembicara/presenter yang ingin anda undang ke event anda. Anda seharusnya mengembangkan sebuah draft agenda dan menjadwalkan semua kegiatan yang akan diadakan selama event. Sebagaimana individu diundang untuk berpartisipasi, seharusnya anda menaruh mereka di dalam daftar draft agenda dan mengidentifikasikan mereka sebagai undangan hingga mereka menerima atau

4

menolak undangan anda. Surat undangan seharusnya dikirimkan kepada para pembicara utama setidaknya 8-10 bulan sebelum event sementara para pembicara sesi atau workshop dapat diundang antara 3-4 bulan sebelum event anda. 3.MateriPemasaran/Promosi Konprensi harus dipromosikan dengan kuat melalui beberapa alat, termasuk flyer dan brosur yang mana dikirim atau diantarkan kepada fokus pada kelompok prospektif para peserta, promosi melalui email, event di website, iklan, outlet media sosial seperti Facebook, Twitter, YouTube, dll, dan jika diperlukan, telemarketing. 4.EventWebsite Sebuah event website adalah alat marketing yang sangat penting..Menawarkan sebuah jalan mudah menyediakan informasi yang terkini tentang event anda dan mudah untuk mengarahkan orang orang kepada sebuah site. Website harus sering di-update dengan informasi program yang paling terkini. Untuk sebuah website menjadi berguna, anda harus memastikan bahwa semua informasi terkini dan ini mungkin mencakup meng-update beberapa halaman setiap hari, contohnya halaman program. 5.ManagementRegistrasidanInformasi Sebagai sebuah event organizer, kantor anda akan bertanggung jawab untuk menerima registrasi dan merespon semua pertanyaan pertanyaan tentang event. Benar benar dapat diterima untuk mengarahkan pertanyaan pertanyaan di luar pengetahuan anda atau mendapatkan informasi dan kembali kepada orang yang mengajukan pertanyaan. Jika anda menanyakan para individu untuk melakukan registrasi lebih awal untuk sebuah event, mereka seharusnya ditawarkan kemungkinan untuk melakukan registrasi dengan telepon, fax, email atau melalui formulir on-line di website. Data yang anda kumpulkan dari para individu melalui proses registrasi akan memungkinkan anda untuk melakukan follow up dengan para peserta setelah event dan menghubungi mereka di masa yang akan datang untuk mengundang mereka ke event event lainnya. 6.ProgramSponsor Sebuah event dapat secara finansial berkelanjutan dan pada dasarnya berhasil jika program sponsor dikembangkan dan dikelola dengan baik. Ini adalah kontributor besar terhadap pendapatan dari event . Sebelum anda dapat memulai proses ini,anda perlu untuk mengidentifikasikan peluang dan kegiatan yang mana anda dapat identifikasikan sebagai peluang sponsor dan taruh semua ini di dalam daftar pada sebuah flyer yang menarik yang dapat anda distribusikan kepada daftar target anda yang potensial. Juga penting mengambil waktu untuk mengembangkan daftar target rekrutment sponsor yang terfokus ini adalah sebuah daftar organisasi dan departemen publik dan swasta yang dapat mendukung event anda secara finansial. Bagian yang paling sulit dari tugas ini seringkali mencari orang yang tepat yang dapat dihubungi di dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk mengalokasikan dana bagi program

5

program sponsor. Meskipun kegiatan ini dapat mengkonsumsi waktu, dengan daftar yang tepat,event anda dapat berhasil secara finansial. Setelah para sponsor direkrut dan dikonfirmasikan, adalah penting sekali dimana hubungan dikembangkan, dimana perjanjian ditandatangani dan anda memberikan semua manfaat yang telah anda setujui untuk disediakan bagi sponsor.. 7.ManagementPameran(TradeShow) Sebagaimana anda akan lakukan untuk para peserta dan sponsor, anda perlu untuk mengembangkan sebuah daftar target dari para peserta yang potensial. Apakah mereka merupakan bagian dari kegiatan sebuah event atau sebuah stand tersendiri, pameran merupakan elemen penting dan memerlukan pendekatan penuh. Pameran /Exhibition memungkinkan organisasi untuk mempromosikan produk dan pelayanan mereka dan perusahaan perusahaan yang mendaftar untuk pameran mengeluarkan uang untuk mempersiapkan dan mengirimkan barang barang mereka ke event anda. Pada event , area pameran menjadi pusat dari semua kegiatan jaringan dan dapat menjadi peningkatan pendapatan bagi para klien anda dan juga semua vendor. Area pameran seharusnya dipromosikan bersamaan dengan pameran dan anda juga dapat memulai kegiatan marketing yang tersendiri seperti melakukan penyebaran email kepada vendor yang prospektif. 8.LogistikAda banyak aspek logistik dalam perencanaan dan pelaksanaan sebuah event. Berikut ini beberapa detil tentang elemen logistik: a.Ketepatanwaktu Ketepatan waktu sebuah proyek penting untuk memastikan semua elemen dari event anda direncanakan dan dilaksanakan pada waktunya. Ini akan memungkinkan anda untuk melacak setiap elemen dan dengan segera mengambil tindakan jika sesuatu tertunda. Ketepatan waktu seharusnya mencakup semua kegiatan yang memandu hingga konprensi, dalam urutan kronologis. Cetak dan pasang waktu tersebut di kantor anda untuk memberikan tim sebuah gambaran sekilas setiap hari untuk tujuan pelacakan. Salinan yang dipasang juga akan memungkinkan anggota tim untuk melihat kemajuan dari setiap aktivitas. Lihat Appendix B untuk sebuah contoh perencanaan ketepatan waktu secara umum. b.HubungandenganVenue/TempatdanCaterer(supplierfoodandbeverage) Satu orang pada tim anda seharusnya diidentifikasikan sebagai penghubung dengan caterer dan tempat dimana event akan diadakan. Jika event diadakan di SMEsCO, identifikasikan satu anggota tim untuk menjadi penghubung dengan klien. Klien anda seharusnya hanya perlu berhubungan dengan satu orang dan selalu orang yang sama jika benar benar memungkinkan.

6

Setelah anda mengidentifikasikan keperluan catering anda, anda akan perlu untuk mencari seorang supplier yang dapat mengakomodir persyaratan anda. Penting bagi anda menyediakan supplier anda dengan informasi detil tentang keperluan anda dan anda tetap berhubungan dan menyediakan mereka informasi yang tepat waktu tentang event anda. c.PersyaratanAudioVisualdanTerjemahanYangSimultanPenting untuk mengkonfirmasi persyaratan audio-visual (a-v) dengan pembicara/presenter untuk memastikan bahwa anda memiliki semua perlengkapan yang diperlukan untuk penyampaian presentasi mereka. Informasi ini harus dibagi dengan supplier dari perlengkapan audio visual anda lebih awal untuk memastikan pemasangan yang tepat di ruang meeting. Anda seharusnya mendapatkan salinan dari semua presentasi satu minggu sebelum event dan meneruskannya kepada teknisi audio visual untuk diisi dan diuji di ruang meeting sebelum sesinya. Jika anda merencanakan sebuah event internasional, mutlak diperlukan untuk menawarkan penterjemah yang simultan dari Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris. Anda perlu membuat pengaturan untuk perlengkapan dan untuk para penterjemah/ translator. d.Skenario Skedul detil menit ke menit dari semua kegiatan konprensi termasuk tanggal, waktu, nama ruang (ruang) meeting, pengaturan (pengaturan) ruangan, persyaratan audio-visual, food and beverages (makanan dan minuman), nama orang yang bertanggung jawab, daftar para supplier dengan informasi kontak mereka, dan instruksi khusus lainnya harus dituliskan dan dicantumkan dalam dokumen ini. Anda dapat mulai menulis skenario kira kira tiga hingga empat minggu sebelum event anda dan anda akan menambahkannya hampir setiap hari sebagaimana detil dikonfirmasi. Skenario didistribusikan kepada setiap orang yang terlibat dalam event sehingga mereka memiliki pengertian yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka selalu sepanjang event berlangsung. e.Fotografi Mengambil foto selama event anda menyenangkan tapi yang penting, ini menyediakan anda, peserta anda dan para pembicara/presenter anda dengan cendera mata dari event. Foto foto juga dipakai sebagai sebuah alat dan sebuah referensi untuk membantu anda dalam merencanakan event event di masa yang akan datang. Mereka dapat digunakan pada brosur marketing di masa depan dan dipakai sebagai yang mengingatkan apa yang telah dilakukan untuk event ini. Simpan foto foto anda dalam sebuah arsip dan berikan mereka nama untuk memungkinkan anda dengan mudah mengaksesnya di kemudian hari. Jika foto foto diambil pada saat event, kirimkan pilihan berkas kepada para pembicara, sponsor dan peserta pameran anda dengan surat terima kasih anda. f.Evaluasi Untuk meningkatkan pelayanan dan event kita, penting untuk mendapatkan feedback dari para peseta. Pada akhir dari setiap event, undang para delegasi untuk memberikan feedback tertulis dalam formuliir evaluasi.Sebuah evaluasi dapat diberikan kepada setiap peserta dalam bentuk hard copy pada saat event dan para

7

peserta mengembalikannya ke meja registrasi sebelum mereka pergi. Alternatif lainnya adalah untuk memasang evaluasi secara online dengan format sebuah survey dan untuk mengirimkan email kepada semua peserta sehari setelah event untuk meminta mereka melengkapi evaluasi. Penting untuk memberikan para peserta sebuah tenggat waktu yang mana waktu anda ingin menerima feedback mereka jika tidak mereka akan menunda mengirimkan respons mereka. Evaluasi perlu ditabulasi dan anda akan perlu menuliskan sebuah laporan tentang evaluasi untuk menilai kekuatan dan kelemahan dari event dan mulai membentuk dasar untuk event tahun berikutnya. g.Lainlain Kegiatan lain yang anda mungkin perlukan untuk dilakukan termasuk pemilihan dan pembelian hadiah, pengaturan perjalanan untuk para tamu VIP, pencarian dan pengaturan untuk perlengkapan kantor untuk dipasang di kantor untuk konprensi, mendesign dan produksi dan pemasangan signage dan banner, koordinasi dari program dan kegiatan sosial di malam hari, koordinasi para sukarelawan, pengiriman material, membuat pengaturan transportasi, dll. Semua tergantung klien anda untuk mengidentifikasikan yang mana dari tugas tugas ini yang mereka inginkan anda lakukan. 9.ManagementOnSiteEventEvent Organizer berasumsi tanggung jawab management dan mewujudkan sebuah event yang berhasil. Merupakan tugas dari event organizer untuk mengawasi semua persiapan, untuk berhubungan secara konstan dengan venue dan menangani semua persyaratan pada tempat diadakannya. Penting untuk memiliki sebuah tim yang professional dan memberi penuh perhatian terhadap detil untuk mendukung anda selama event berlangsung. Ini akan memungkinkan anda untuk mengawasi dan menangani semua permintaan yang tiba tiba dengan perilaku yang tepat dan efisien dan untuk memastikan bahwa event berkembang seperti yang direncanakan.10.KegiatanSetelahEvent Penting adanya untuk menulis dan mengirimkan surat mengucapkan terima kasih untuk semua yang telah memberikan waktu dan keahlian mereka untuk event anda, contohnya para sponsor, peserta pameran, para pembicara dan presenter anda, dan para tamu VIP. Surat seharusnya dikirimkan tidak lebih dari 8 hingga 10 hari setelah event berlangsung, cantumkan beberapa foto yang diambil pada saat event berlangsung.. Meeting pamungkas kelompok seharusnya diadakan dalam 4 hingga 5 hari dari event untuk memungkinkan setiap orang dalam tim perencanaan untuk menyediakan feedback mereja tentang event tersebut dan untuk anda merayakan keberhasilan event tersebut dan belajar dari kesalahan kesalahan.. Setelah event, anda juga akan perlu untuk memastikan bahwa semua invoice yang diterima dari para supplier dan semua diproses dan dibayarkan. Budget harus diupdate sebagaimana mestinya. Mungkin akan memerlukan empat hingga enam minggu untuk melakukan finalisasi budget anda pastikan bahwa semua penghasilan dan pengeluaran telah dicantumkan. Tidak lebih dari tiga minggu

8

setelah konprensi, kirinkan kepada klien anda sebuah binder post-conference yang mencakup :

Salinan dari semua material pemasaran, flyer sponsorship, formulir registrasi, program onsite, program final, skenario, dan salinan dari dokumen dokumen lainnya yang dihasilkan untuk konprensi.

Daftar registrasi dan statistik registrasi yang terakhir Daftar terakhir para peserta pameran, sponsor dan pembicara Salinan dari formulir evaluasi dan laporan tentang evaluasi Semua database dikembangkan termasuk para peserta, pembicara, peserta

pameran, sponsor dan database marketing apapun yang dikembangkan, dalam format elektronik

9

Pengantar 3 Management Anggaran 4 Management Program 4 Management Registrasi dan Informasi 4 Program Sponsor 5 Management Exhibition (Trade Show) 5 d. Skenario 6 f. Evaluasi 7 g. Lain lain 7 Ada sejumlah elemen utama yang mana penting, dan beberapa sangat penting, dalam pengembangan, pemasaran dan penyampaian event yang sukses. Semua ini termasuk: 5. Management Registrasi dan Informasi

6. Program Sponsor 8. Logistik

a. Batas Waktu 10. Kegiatan kegiatan Setelah Event (Post-Event) 5. Management Registrasi dan Informasi 7. Management Pameran (Trade Show)