sk51-external.pdf

7/21/2019 SK51-External.pdf

1/67

MANAJEMEN PENGADAANBARANG/JASA

PT PERTAMINA (Persero)

(dikutip sesuai Surat Keputusan Direksi PT PERTAMINA(Persero) No. Kpts-51/C00000/2010-S0 Revisi ke-2 tanggal 25Februari 2013 tentang Manajemen Pengadaan Barang/Jasa)


2/67

ii of 49

DAFTAR ISI

BAB I UMUM .......................................................................................................... 1

A.TUJUAN .................................................................................................. 1

B.

RUANG LINGKUP ................................................................................... 1

C.PENGERTIAN ......................................................................................... 1

D.REFERENSI ............................................................................................ 6

BAB II PRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA ......... 7

A.PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA ................................... 7

B.ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA ..................................................... 7

C.KEBIJAKAN UMUM ................................................................................. 8

BAB III KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB .................... 10

A.KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN .........10

B.TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG .10

C.TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA ......10

D.TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN ....10

E.TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN ....10

F.TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT ...........10

G.PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA .........................10

H.PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA ........................................11

BAB IV

SERTIFIKASI, PRAKUALIFIKASI DAN PENGGOLONGANPENYEDIA BARANG/JASA ......................................................................13

A.SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA.............................................13

B.PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA .....................................16

C.PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA ....................................17

BAB V SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA ................................................... 18

A.TAHAPAN PROSES PENGADAAN .......................................................18

B.METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA ...............................18

C.

PENGADAAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERTAMINA e-PROCUREMENT ...................................................................................24

D.SWAKELOLA .........................................................................................25

E.PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS ............................................26

F.METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN ..........................26

G.METODE EVALUASI PENAWARAN ......................................................27

H.PENETAPAN PEMENANG ....................................................................29

I. OWNERS ESTIMATE(OE)/HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) ......29

J. NEGOSIASI ............................................................................................30

K.

SANGGAHAN .........................................................................................31


3/67

iii of 49

BAB VI PERJANJIAN/KONTRAK .......................................................................... 33

A.PRINSIP KONTRAK ...............................................................................33

B.SISTEM KONTRAK ................................................................................33

C.BENTUK DAN DISTRIBUSI DOKUMEN KONTRAK ..............................36

D.PERSYARATAN KLAUSUL KONTRAK .................................................36

E.

PEKERJAAN TAMBAH/KURANG (ADDENDUM KONTRAK) ................41

BAB VII PENGADAAN BARANG/JASA YANG TIDAK DIATUR OLEHPEDOMAN INI ............................................................................................43

A.PENGADAAN BARANG/JASA YANG PROSESNYA BERSIFATKHUSUS.................................................................................................43

B.PENGADAAN BARANG/JASA DARI SUMBER GLOBAL (GLOBALSOURCING) ...........................................................................................43

C.PENGADAAN BARANG/JASA OLEH PERWAKILAN DI LUARNEGERI ..................................................................................................43

BAB VIIIPENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ................................. 44

A.PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ................................44

B.PENGELOMPOKAN PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN SANKSI .....45

C.SISTEM PERHITUNGAN POIN PENGHARGAAN DAN SANKSI .........45

D.PEMBERIAN PENGHARGAAN ..............................................................45

E.KOMITE SANKSI ....................................................................................46

F.PEMBERIAN SANKSI ............................................................................46

G.PENGATURAN TERHADAP PENERIMA SANKSI ................................46

H.

KOREKSI POIN PENGHARGAAN / PELANGGARAN TERKAIT STATUSSANKSI PENYEDIA BARANG/JASA .....................................................46

I. KETERKAITAN PEMBERIAN SANKSI KELOMPOK MERAH DANKELOMPOK HITAM KEPADA PEYEDIA BARANG/JASA LAIN ............46

BAB IX PENGAWASAN ......................................................................................... 48

A.PENGAWASAN MELEKAT ....................................................................48

B.PENGAWASAN FUNGSIONAL ..............................................................48

C.TINDAK LANJUT PENGAWASAN .........................................................48

BAB X

LAIN-LAIN .................................................................................................. 49

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 - Klasifikasi Pekerjaan

Lampiran 2 - Pakta Integritas untuk Penyedia Barang/Jasa (per proses pekerjaan)

Lampiran 3 - Pakta Integritas untuk Penyedia Barang/Jasa (Sertifikasi)

Lampiran 4 - Perhitungan SKK

Lampiran 5 - Tabel Penghargaan & Sanksi


4/67

1 of 49

BAB IUMUM

Pertamina sebagai badan usaha perlu melakukan Pengadaan Barang/Jasa secaracepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang

dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan pedoman pelaksanaanPengadaan Barang/Jasa yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetapmemerhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar,serta akuntabel.

Optimalisasi proses Pengadaan Barang/Jasa perlu dilakukan sebagai upayapeningkatan profit Perusahaan dari aspek penurunan biaya Pengadaan Barang/Jasadengan tetap menunjang kegiatan operasi Perusahaan dalam kualitas, ketersediaandan pengiriman.

Dalam proses pengadaan barang/jasa, Perusahaan mengupayakan sinergiPertamina Incorporated dan sinergi BUMN.

A. TUJUAN

Pedoman ini dimaksudkan untuk menyamakan pola pikir dan pengertian, sertamerupakan pedoman pelaksanaan teknis dan administratif yang jelas, sehinggamemudahkan bagi para perencana, pelaksana, serta pengawas dalam prosesPengadaan Barang/Jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban serta peranmasing-masing, dengan tujuan untuk:

1. Memperoleh Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga, waktudan tempat yang tepat, secara efektif dan efisien dengan persyaratan dankondisi kontrak yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan;

2. Mendukung penciptaan nilai tambah bagi Perusahaan;

3. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan;

4. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme;

5. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.

B. RUANG LINGKUP

Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa ini mengatur antara lain tentang kualifikasi,tugas pokok dan tanggung jawab, sertifikasi, prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa,sistem Pengadaan Barang/Jasa, perjanjian kontrak, penilaian dan pengawasan,yang pelaksanaannya berlaku untuk Pengadaan Barang/Jasa di lingkunganPertamina yang keseluruhannya dibiayai oleh Pertamina.

C. PENGERTIAN

Pengertian ini hanya berlaku untuk pedoman ini,

1. Approved Brand adalah merek barang/jasa tertentu yang berkualitas sesuaikebutuhan operasional dan kehandalan peralatan yang dikeluarkan olehFungsi Pengguna;

2. Agen/distributor adalah perusahaan yang mempunyai perjanjian keagenan

dan/atau distributor dengan pabrikan/prinsipal dan/atau Surat Terdaftarsebagai Agen/Distributor pada Departemen Perdagangan;


5/67

2 of 49

3. Anak Perusahaanadalah:

1) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki Pertamina.

2) Perusahaan patungan Pertamina dan BUMN lain dengan jumlah gabungankepemilikan saham Pertamina dan BUMN lain minimum 90%.

4. Anak Perusahaan BUMN adalah:

1) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN yangbersangkutan.

2) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain.

3) Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMNminimum 90%.

5. BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnyadimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal darikekayaan negara yang dipisahkan;

6. Barangadalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan

baku, bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh fungsi pengguna;

7. Barang/Jasa Spesifik adalah Barang/Jasa, yang sifat kebutuhannya hanyadapat dipenuhi oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa;

8. Barang/Jasa Tertentu adalah Barang/Jasa, yang sifat kebutuhannya hanyadapat dipenuhi oleh beberapa Penyedia Barang/Jasa secara terbatas;

9. Bidder List adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syaratkualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha) untuk diundangmengikuti pengadaan;

10. E-catalog Online Buying adalah pengadaan menggunakan sarana elektronik/

teknologi informasi (online), yang pembeliannya dilakukan berdasarkanpemilihan dalam katalog berisi daftar barang beserta harganya yang disediakan dan di updateoleh Penyedia Barang/Jasa;

11. Contractor Safety Management System(CSMS)adalah sistem pengelolaanaspek keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL) untukPenyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan pekerjaannya;

12. FTA (Free Trade Agreement) adalah kesepakatan antar negara dikawasantertentu untuk mewujudkan kawasan perdagangan bebas dengan menghilangkan atau mengurangi hambatan-hambatan perdagangan barang baik tarifataupun non tarif, peningkatan akses pasar jasa, peraturan dan ketentuaninvestasi, sekaligus peningkatan aspek kerjasama ekonomi untuk mendoronghubungan perekonomian para negara anggota dalam rangka meningkatkankesejahteraan masyarakatnya;

13. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing adalah Fungsi Pengadaan yang khususmenangani proses pengadaan melalui metode Strategic Sourcing;

14. Fungsi Pengguna adalah pemilik pekerjaan yang mempunyai wewenangdalam tahapan perencanaan kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa,mengajukanpermintaan Barang/Jasa, pengawasan pelaksanaan kontrak (monitor kinerjadan biaya) dan penerimaan jasa.

15. Fungsi Pengadaan adalah unit/satuan kerja dalam Perusahaan yangbertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses pengadaan (pemilihan


6/67

3 of 49

Penyedia Barang/Jasa) berdasarkan permintaan yang diajukan oleh FungsiPengguna, juga bertindak sebagai perencana dan penerima untuk pengadaanmaterial stock item.

16. Fungsi Manajemen Risikoadalah fungsi di Perusahaan yang dapat dimintaibantuan untuk melakukan kajian risiko kegagalan atas pelaksanaan pekerjaan.

17. Fungsi Pooler adalah fungsi/unit/satuan kerja yang bertindak sebagaiperencana dan/atau pengumpul/koordinator kebutuhan Barang/Jasa tertentu(misal ATK, sarana TI, tenaga outsourcing, dll) dari Fungsi Pengguna;

18. Jasa adalah jasa konstruksi dan jasa lainnya termasuk jasa konsultansi non-konstruksi;

19. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaankonstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasakonsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi;

20. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesionaldalam bidangnya dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya

tersusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja dari fungsipengguna;

21. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan selain Pengadaan Barang, JasaKonstruksi dan Jasa Konsultansi non-konstruksi;

22. Join Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang diprosessecara bersama-sama oleh 2 (dua) atau lebih Fungsi Pengadaan di lingkunganPerusahaan;

23. Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segera diambil tindakandapat mengakibatkan kerugian yang lebih besar bagi Perusahaan,mengganggu kelangsungan operasi Perusahaan, serta membahayakan

keselamatan jiwa manusia atau kelestarian lingkungan hidup, yang secarakhusus diakibatkan oleh:

a. Terjadinya Keadaan Kahar (force majeure); dan/ataub. Kendala teknis operasional perusahaan yang terjadi mendadak dan/atau

tidak dapat diperkirakan sebelumnya yang berakibat terhentinya aktifitaspekerjaan setempat, namun tidak termasuk kondisi yang disebabkan tidaktersedianya stock itematau insurance item material.

24. Komite Sanksi adalah komite ad-hoc yang terdiri dari sekurang-kurangnyaFungsi Pengguna, Fungsi Pengadaan dan Fungsi Hukum yang bertugas untukmemberikan konsultasi dan rekomendasi kepada Pejabat Berwenang atas

permasalahan dan sanksi terkait kinerja Penyedia Barang/Jasa yang tidakdiatur dalam pedoman ini;

25. Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasayang berisikan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dalam bentuk Surat Perjanjian dan/atau Surat Pesanan;

26. Kekayaan Bersihadalah nilai total aktiva dikurangi dengan total kewajiban;

27. Masa Kontrak adalah jangka waktu pelaksanaan pekerjaan termasuk jangkawaktu pemeliharaan dan/atau jangka waktu garansi bila ada, atau jangkawaktu yang disepakati dan tertuang di dalam kontrak;

28. MaterialDirect Chargeadalah material yang diadakan untuk digunakan dandibebankan langsung kepada pemakai tanpa dicatat didalam rekeningpersediaan dan tidak disimpan sebagai persediaan;


7/67

4 of 49

29. Material Stock adalah material persediaan, yaitu sejumlah material standaryang diadakan untuk disimpan, dirawat dan dicatat menurut aturan tertentudalam gudang (warehouse), yang belum dibebankan ke dalam biayapengusahaan dan disediakan untuk menjamin kelangsungan kegiatanPerusahaan;

30. Metode Hybrid adalah metoda Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukanterpusat menggunakan strategi pengadaan dan kontrak payung (outlineagreement) sesuai cakupan kegiatannya, baik secara per-direktorat maupunsecara korporat, sedangkan eksekusi pengadaannya tetap dilakukan difungsi/unit terkait;

31. Owners Estimate(OE)/Harga Perhitungan Sendiri (HPS)adalah perkiraanharga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang digunakan sebagai acuandalam menilai kewajaran harga;

32. Perusahaanadalah PT Pertamina (Persero);

33. Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatanperencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakuppekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan ataubentuk fisik lain;

34. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yangdiperlukan Perusahaan, meliputi pengadaan: barang, jasa konstruksi, jasakonsultansi dan jasa lainnya yang pembiayaannya tidak menggunakan danalangsung dari APBN/APBD;

35. Penghargaan adalah pemberian apresiasi kepada Penyedia Barang/Jasayang melakukan prestasi atas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnyadalam pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina sesuai tingkat prestasi

yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa;

36. Produk dan Layanan Utamaadalah produk dan layanan yang tertuang dalamAnggaran Dasar dan/atau Surat Ijin Usaha Anak Perusahaan atau PerusahaanTerafiliasi Pertamina atau BUMN atau Anak Perusahaan BUMN atauPerusahaan Terafiliasi BUMN. Khusus untuk Anak Perusahaan atauPerusahaan terafiliasi Pertamina daftar produk dan layanan utama akandikeluarkan oleh Fungsi SJV;

37. Pejabat Berwenang adalah pejabat sesuai kewenangan yang diatur sesuaiSurat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku;

38. Pendapat wajar tanpa pengecualian adalah pendapat auditor yangmenyatakan bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar, dalam semuahal yang material, posisi keuangan , hasil usaha, perubahan ekuitas dan aruskas telah sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum di Indonesia(Sumber: Standar Profesional Akuntan Publik 2001).

39. Pendapat wajar dengan pengecualian adalah pendapat auditor yangmenyatakan bahwa laporan keuangan menyajikan secara wajar, dalam semuahal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas tertentusesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, kecualiuntuk dampak halhal yang berhubungan dengan yang dikecualikan. Pendapatini dinyatakan bilamana:

a. Ketiadaan bukti kompeten yang cukup atau adanya pembatasan terhadaplingkup audit yang mengakibatkan auditor berkesimpulan bahwa ia tidak


8/67

5 of 49

dapat menyatakan pendapat wajar tanpa pengecualian dan iaberkesimpulan tidak menyatakan tidak memberikan pendapat.

b. Auditor yakin, atas dasar auditnya, bahwa laporan keuangan berisipenyimpangan dari prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, yangberdampak material, dan ia berkesimpulan untuk tidak menyatakanpendapat tidak wajar (Sumber: Standar Profesional Akuntan Publik 2001).

40. Perusahaan Terafiliasi Pertamina adalah Perusahaan yang sahamnyaminimum 90% dimiliki oleh Anak Perusahaan Pertamina dan/atau gabunganAnak Perusahaan Pertamina;

41. Penyedia Barang/Jasaadalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum,atau orang perseorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakanBarang/Jasa;

42. Panitia Pengadaan adalah panitia yang dibentuk untuk melaksanakantahapan proses pengadaan melalui Pelelangan/Pemilihan Langsung;

43. Panitia Sertifikasiadalah panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan

evaluasi terhadap kualifikasi dan klasifikasi Penyedia Barang/Jasa;44. Poin Pelanggaran adalah poin yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa

karena melakukan pelanggaran-pelanggaran yang diatur dalam Pedoman iniyang bersifat kumulatif;

45. Poin Penghargaan adalah poin yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa karena melakukan prestasi yang diatur dalam Pedoman ini yang bersifatkumulatif;

46. Sanksi adalah pemberian tindakan (berupa poin pelanggaran ataupengelompokan status) kepada Penyedia Barang/Jasa yang melakukanpelanggaran atas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya dalam

pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina sesuai tingkat pelanggaran/kesalahan yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa;

47. Sole Source adalah Penyedia Barang/Jasa Tunggal yang merupakan satu-satunya sumber pengadaan yang dapat diakses di Indonesia (Pabrikan, AgenTunggal, atau Distributor Tunggal);

48. Strategic Sourcing adalah suatu proses pengadaan barang/jasa yangmengandalkan strategi pengadaan (sourcing strategy) yang disusun/ditetapkan melalui proses pengumpulan & analisa data, penyusunan analisa industri,penyusunan sourcing strategyguna memenuhi kebutuhan barang/jasa secaraefektif dan efisien dalam hal kualitas, harga dan waktu;

49. Surat Keterangan Terdaftar (SKT)adalah surat keterangan yang berisi datadan nomor vendor yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa, apabila yangbersangkutan lulus dalam proses sertifikasi dan/atau lulus prakualifikasi CSMS.Untuk selanjutnya surat keterangan lulus prakualifikasi CSMS adalah salah satubagian dari kelengkapan SKT dengan masa berlaku selama 2 (dua) tahun.


9/67

6 of 49

D. REFERENSI

1. UU No.18 tahun 1999 tanggal 7 Mei 1999 tentang Jasa Konstruksi;

2. PP No.29 tahun 2000 tanggal 30 Mei 2000 tentang Penyelenggaraan JasaKonstruksi;

3. Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman

Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa BUMN.4. Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-15/MBU/2012 tentang Perubahan

Atas Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-05/MBU/2008 tentangPedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa BUMN.


10/67

7 of 49

BAB IIPRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA

A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA

1. Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia

Barang dan Jasa yang memenuhi syarat;

2. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawab-kan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan;

3. Berwawasan HSE, berarti memenuhi dan memerhatikan aspek-aspekkesehatan dan keselamatan kerja serta lindungan lingkungan yang mengacupada Contractor Safety Management System(CSMS).

4. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yangtelah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuaidengan sasaran yang ditetapkan Perusahaan;

5. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untukmendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat denganmenggunakan dana, daya, fasilitas seminimal mungkin secara wajar danbukan hanya didasarkan pada harga terendah serta dapat dipertanggungjawabkan;

6. Integritas, berarti pelaksana Pengadaan Barang/Jasa harus berkomitmenpenuh untuk memenuhi etika pengadaan;

7. Kehati-hatian, berarti senantiasa memerhatikan atau patut menduga terhadapinformasi atau tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untukmenghindari kerugian material dan imaterial terhadap Perusahaan selama

proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan paska pelaksanaanpekerjaan;

8. Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana Pengadaan Barang/Jasa dikelolasecara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan daripihak manapun;

9. Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehatdiantara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteriatertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

10. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan

Barang/Jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata caraevaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa, sifatnyaterbuka bagi Penyedia Barang/Jasa;

B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA

Pejabat berwenang, Fungsi Pengguna, Panitia Pengadaan, Panitia Sertifikasi,Fungsi Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan para pihak yang terkait dalampelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa harus mematuhi etika PengadaanBarang/Jasa, yaitu:

1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi

kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa;


11/67

8 of 49

2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandiriandan menjaga informasi yang bersifat rahasia;

3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung dalampelaksanaan proses pengadaan atau penetapan pemenang, yangmengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas prosespengadaan dan hasil pekerjaan;

4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengankewenangannya;

5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan;

6. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian Perusahaan;

7. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengantujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secaralangsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan;

8. Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja dari siapapun yangdiketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa;

9. Tidak melakukan praktek penipuan yaitu menghilangkan dan memalsukansuatu fakta dengan tujuan memengaruhi jalannya suatu proses pengadaanatau penentuan penetapan pemenang;

10. Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat suatu skema atau pengaturanantara dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa, dengan atau tanpasepengetahuan pelaksana pengadaan, dengan tujuan untuk mengatur hargapenawaran yang tidak kompetitif atau tidak mencerminkan harga pasar;

11. Tidak mencelakakan atau mengancam untuk membuat celaka, secaralangsung atau tidak langsung, orang/pelaksana pengadaan, atau kepemilikan(properti) untuk memengaruhi keikutsertaan peserta lainnya dalam suatuproses pengadaan, atau penentuan penetapan pemenang.

C. KEBIJAKAN UMUM

1. Mengutamakan penggunaan metoda hybrid dalam proses PengadaanBarang/Jasa dengan pertimbangan keekonomian terbaik (mengutamakanpabrikan, skala keekonomian, Total Cost of Ownership, dll), melaluisinkronisasi Fungsi Pengadaan seluruh fungsi/unit operasi/direktorat;

2. Memastikan bahwa perencanaan kebutuhan disiapkan secara matang olehsetiap fungsi/unit operasi dengan cara mengelola RKAP yang disusun dalambentuk rencana Pengadaan Barang/Jasa (TOR) yang siap diproses dan dapatdikonsolidasikan secara direktorat dan/atau korporat sesuai cakupannya;

3. Memastikan bahwa proses Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan denganmengikuti prinsip dasar dan etika Pengadaan Barang/Jasa;

4. Memastikan bahwa proses Pengadaan Barang/Jasa mengikuti pedoman/prosedur Pengadaan Barang/Jasa dan tidak bertentangan dengan ketentuanlainnya yang lebih tinggi;

5. Dilarang memecah paket pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket

dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan;


12/67

9 of 49

6. Memastikan bahwa Pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh PenyediaBarang/Jasa yang telah dievaluasi secara teknikal, HSE dan finansial sertadapat dipertanggungjawabkan dalam hal biaya dan kualitas;

7. Memastikan bahwa HSE plan menjadi bagian yang dievaluasi dalampersyaratan HSE yang ditawarkan oleh Penyedia Barang/Jasa padapengadaan barang/ jasa yang memiliki risiko terhadap aspek HSE berkategorimenengah dan tinggi;

8. Memastikan HSE plan yang telah disepakati dalam proses pengadaan barang/jasa diimplementasikan oleh Penyedia Barang/Jasa pada tahap pelaksanaanpekerjaan dan dievaluasi kinerja HSE-nya sesuai dengan ketentuanmanajemen kinerja penyedia barang/jasa yang berlaku;

9. Bila hasil evaluasi akhir kinerja Penyedia Barang/Jasa tidak sesuai denganHSE Plan yang telah disepakati (kinerja HSE Plan


13/67

10 of 49

BAB IIIKUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB

A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN

1. Mampu melaksanakan kebijakan umum Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana

tercantum dalam Bab II bagian C;2. Memahami dan menguasai prosedur pengadaan;

3. Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan serta bagian-bagianpekerjaan yang akan diadakan, atau jenis pekerjaan tertentu yang menjaditugas yang bersangkutan;

4. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan bidang Pengadaan Barang/Jasa.

5. Untuk Fungsi Pengadaan, pekerjanya telah mendapatkan pelatihan prosespengadaan barang/jasa dan khusus untuk pelaksana strategic sourcing, telahmengikuti pelatihan strategic sourcing.

B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG

Ketentuan internal Pertamina, berisi :

Tugas pokok dan tanggung jawab Pejabat Berwenang.

C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA


Tugas pokok dan tanggung jawab Pejabat Fungsi Pengadaan.

D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN



E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN



F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT


Tugas pokok dan tanggung jawab Fungsi Terkait (Fungsi Hukum, FungsiKeuangan, Fungsi Manajemen Resiko, Fungsi HSE, Tenaga Ahli, dll).

G. PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA


Pengaturan pelaksana pemilihan Penyedia Barang/Jasa masing-masingDirektorat/Unit Operasi/Unit Bisnis/Area/Region/Lokasi di Pertamina.


14/67

11 of 49

H. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA

1. Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalah badan usaha dalamnegeri maupun luar negeri, termasuk Perusahaan Joint Venture, Consortium,BUMN, Anak Perusahaan, Pabrik, Bengkel, Agen Tunggal/Agen/Distributor,Ahli Khusus, UKM, Koperasi, Usaha Perorangan, Lembaga Ilmiah/Pendidikan/Penelitian Negeri/Swasta dan Lembaga/Badan Pemerintah sejenisnya,Lembaga Nirlaba/Non Profit serta Lembaga lainnya yang ditetapkanPemerintah;

2. Sudah memiliki Surat Keterangan Terdaftar (SKT), surat keterangan lulusCSMS (untuk pekerjaan jasa kategori risiko tinggi, menengah dan rendah) atautelah lulus sertifikasi/prakualifikasi, dan apabila Penyedia Barang/Jasa LuarNegeri mengajukan penawaran melalui Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri,maka Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri harus telah lulus sertifikasi/prakualifikasi, disertai Surat Kuasa dari Penyedia Barang/Jasa Luar Negeritersebut khusus untuk mengikuti proses pengadaan.

3. Menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) untuk setiapPengadaan Barang/Jasa;

4. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankanusaha/kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jasa antara lain peraturanperundang-undangan di bidang jasa konstruksi, kesehatan, perhubungan,perindustrian;

5. Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis dan manajerialberdasarkan pengalaman tertentu, sumber daya manusia (SDM), modal,peralatan dan fasilitas lain yang memadai;

6. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak (Surat

Perjanjian/Surat Pesanan);

7. Bagi agen/distributor harus dibuktikan dengan perjanjian keagenan denganpabrikan/prinsipal dan/atau Surat Terdaftar sebagai Agen/Distributor padaDepartemen Perdagangan;

8. Bagi Penyedia Barang/Jasa terekomendasi (recommended service company)harus mempunyai kompetensi yang terbukti/diketahui baik;

9. Menandatangani surat pernyataan di atas materai yang menyatakan:

1) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidaksedang dihentikan, dan/atau Direksi yang berwenang menandatangani

kontrak atau kuasanya tidak sedang menjalani hukuman (sanksi) pidana;

2) Tidak dalam sengketa dengan Perusahaan;

3) Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya belumpernah dihukum berdasarkan keputusan pengadilan atas tindakan yangberkaitan dengan kondite profesional Perusahaan atau profesionalperorangan untuk bidang Pengadaan Barang/Jasa;

4) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses Pengadaan Barang/Jasayang sedang diikuti adalah benar, dan apabila di kemudian hari pernyataantersebut tidak benar maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang

diatur dalam BAB VIII;


15/67

12 of 49

5) Tidak termasuk dalam kelompok yang sedang menjalani sanksi sesuaiketentuan yang diatur dalam BAB VIII;

6) Tidak termasuk dalam kelompok Penyedia Barang/Jasa yang kepemilikanmodalnya mayoritas dimiliki oleh orang/pemilik yang sama untuk mengikutisuatu proses pengadaan yang sama;

7) Tidak memiliki afiliasi yaitu hubungan antara 2 (dua) atau lebih PenyediaBarang/Jasa dimana terdapat 1 (satu) atau lebih dari pemegang sahammayoritas/pemilik modal mayoritas, anggota Direksi atau Komisaris yangsama untuk mengikuti satu proses pengadaan yang sama.

10. Penyedia barang/jasa yang mengikuti proses pengadaan barang/jasa tidakdiperkenankan menggunakan/berpartner (mensub-kontrakkan) denganPenyedia barang/jasa lain yang masuk dalam daftar kelompok merah danhitam sesuai ketentuan yang diatur dalam BAB VIII.

11. Dilarang ikut serta sebagai peserta pengadaan untuk:

1) Pegawai negeri, pegawai Badan Usaha Milik Negara/Daerah dan pegawaibank milik Pemerintah/Daerah;

2) Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya akan bertentangan dengantugasnya sesuai dengan peraturan Perusahaan yang berlaku (conflict ofinterest);

3) Penentuan penyedia Barang/Jasa yang termasuk daftar Kelompok Merahdan Kelompok Hitam sesuai peraturan Perusahaan;

4) Penyedia jasa konstruksi yang dari hasil prakualifikasi CSMS tidak mampumengelola klasifikasi risiko HSE rendah.

12. Persyaratan bagi penyedia barang/jasa dari luar negeri pada prinsipnya samadengan persyaratan penyedia barang/jasa. Untuk persyaratan dokumen yangdikeluarkan oleh pemerintah Indonesia (contoh: SIUP, TDP, NPWP) digantikanoleh dokumen hukum sejenis yang diterbitkan oleh pemerintah negara asal.Apabila dokumen tersebut tidak dalam bahasa Inggris maka wajib dilengkapidengan terjemahan dari penerjemah tersumpah.

Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapat dicantumkan dalampengumuman/undangan/dokumen pengadaan/website Pertamina e-procurement.


16/67

13 of 49

BAB IV

SERTIFIKASI, PRAKUALIFIKASI DAN PENGGOLONGAN PENYEDIABARANG/JASA

A. SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

1. Panitia Sertifikasi dibentuk berdasarkan Surat Perintah yang ditandatanganioleh Pejabat minimal setingkat GM/VP dari lini Fungsi Pengadaan, yanganggotanya minimal terdiri dari wakil:

1) Fungsi Pengadaan;

2) Fungsi Hukum;

3) Fungsi Keuangan;

4) Fungsi K3LL/HSE.

2. Calon Penyedia Barang/Jasa yang akan melakukan kegiatan Pengadaan

Barang/Jasa di Perusahaan wajib melakukan pendaftaran dengan mengikutitahapan sertifikasi untuk mengetahui kualifikasi dan klasifikasi serta tingkatpemahaman perundangan, kebijakan HSE serta implementasi HSE pada calonPenyedia Barang/Jasa;

3. Tahapan sertifikasi meliputi evaluasi biodata/dokumen administrasi, penentuantingkat kesehatan keuangan, peninjauan lapangan (bila diperlukan), penetapanhasil, penerbitan Surat Keterangan Terdaftar (SKT), Surat Keterangan LulusCSMS dan pengumuman hasil sertifikasi melalui papan pengumuman dan/atauwebsitePerusahaan. Bagi calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulussertifikasi akan dimasukkan dalam sistem vendor master data SAP/Daftar

Penyedia Barang/Jasa Mampu (DPM) sesuai kualifikasi dan klasifikasinyamenurut bidang dan lingkup pekerjaannya.

4. Persyaratan sertifikasi yang harus dipenuhi oleh calon Penyedia Barang/Jasaterdiri dari:

1) Surat permohonan dilengkapi dengan alamat Perusahaan dan kode posserta harus mencantumkan nomor telepon, fax dan alamat e-mail;

2) CopySurat Ijin Tempat Usaha/Asli Surat Keterangan Domisili Perusahaandari instansi yang berwenang;

3) CopyNomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

4) Copy Bukti pembayaran pajak tahun terakhir untuk Wajib Pajak Dalam

Negeri/BUT (Badan Usaha Tetap) berupa Surat Pemberitahuan Tahunan(SPT) dan Surat Setoran Pajak (SSP) pasal 25 dan 29;

5) CopySurat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);

6) CopyTanda Daftar Perusahaan (TDP);

7) CopySurat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) atau Surat Persetujuan BadanKoordinasi Penanaman Modal (SP BKPM);

8) Asli Referensi Bank;

9) CopyNeraca Perusahaan untuk:

1) Kualifikasi Menengah dan Besar, melampirkan neraca 1 (satu) tahun

terakhir yang sudah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik serta ada opiniauditor dengan pendapat wajar tanpa pengecualian atau pendapat


17/67

14 of 49

wajar tanpa pengecualian dengan bahasa penjelasan yangditambahkan dalam laporan auditor bentuk baku atau pendapat wajardengan pengecualian. Neraca audited KAP tahun sebelumnya sudahbisa tersajikan tmt 01 April tahun berjalan. Apabila belum tetapidibutuhkan sebagai salah satu syarat / dokumen pendukung, makakepada Perusahaan tersebut dapat diminta untuk melampirkan surat

keterangan yang dikeluarkan oleh KAP yang menerangkan bahwaneraca tahun terakhir sedang dalam proses audit, serta melampirkanneraca auditedutk 2 (dua) tahun sebelumnya;

2) Kualifikasi Kecil, melampirkan neraca 3 (tiga) tahun terakhir.

10) Copy Akte Pendirian/Anggaran Dasar Penyedia barang/jasa besertaperubahannya dilengkapi dengan Lembar Pengesahan dari KementerianHukum untuk PT, dari Pengadilan Negeri untuk CV dan dari KementerianKoperasi untuk Koperasi;

11) CopyKartu Tanda Pengenal Pengurus;

12) Copy Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK), khusus untuk jasakonstruksi;

13) Copy Surat Ijin Operasional dari DISNAKER, khusus untuk jasa tenagakerja;

14) CopySurat Ijin Industri dari DEPERINDAG, khusus untuk percetakan danpenjilidan;

15) Copy Surat Ijin/Sertifikasi khusus sesuai permohonan bidang dan sub-bidang

16) Copy Surat Perjanjian Keagenan/Distributor dan/atau Surat Terdaftar sebagaiAgen/Distributor pada Departemen Perdagangan;

17) Daftar pengalaman kerja 2 (dua) tahun terakhir sesuai permohonan bidangdan sub-bidang yang diajukan dengan dilengkapi informasi antara lainmengenai pemberi kerja, lokasi, waktu dan nilai pekerjaan;

18) Asli surat pernyataan di atas meterai bahwa semua informasi yangdisampaikan adalah benar, apabila ditemukan ketidaksesuaian atasinformasi yang disampaikan, dikenakan sanksi administrasi pencabutan/pembatalan SKT;

19) Asli Pakta Integritas (letter of undertaking) yang ditandatangani di atasmaterai;

20) Copy Surat Keterangan Lulus CSMS yang menyatakan mampu mengelolakategori risiko HSE tinggi / menengah / rendah berdasarkan isian formulirprakualifikasi CSMS dan lampiran bukti penerapan CSMS dari PenyediaBarang/Jasa.

Proses penentuan tingkat kesehatan keuangan diatur lebih lanjut berdasarkanperaturan yang berlaku di Perusahaan.

Khusus tenaga ahli yang akan ditugaskan dalam melaksanakan pekerjaankonsultansi atau bila sebagai konsultan perseorangan, maka diperlukanpersyaratan sebagai berikut antara lain namun tidak terbatas pada:

1) Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

2) Lulus perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulusujian negara atau yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar negeri


18/67

15 of 49

yang telah diakreditasi, dibuktikan dengan copy ijazah dan/atau memilikisertifikasi keahlian dari badan yang berkompeten;

3) Mempunyai pengalaman dibidangnya yang dituangkan dalam daftar riwayathidup (curriculum vitae)yang harus ditulis dengan teliti dan benar, ditandatangani oleh yang bersangkutan, diketahui oleh pimpinan Perusahaan,kecuali konsultan perorangan;

4) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok(team work) untuk penyelesaiannya;

5) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuhyang berdiri sendiri;

6) Pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang sangat ahli dibidangnya melalui referensi dari usersebelumnya;

7) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus Perusahaan dalammemberikan masukan/nasehat dalam pelaksanaan proyek/kegiatan;

8) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikanpenugasannya ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga;

9) Tenaga ahli asing harus mengikuti ketentuan perundangan yang berlaku dibidang ketenagakerjaan dan keimigrasian.

5. SKT berlaku di seluruh Perusahaan, tidak mempunyai masa berlaku danmenjadi tidak berlaku bila ada dokumen yang sudah kadaluwarsa dan tidakdiperbarui oleh Penyedia Barang/Jasa. Apabila dalam jangka waktu 3 tahunpenyedia barang/jasa tidak pernah menerima penunjukan pelaksanaanpekerjaan (mendapatkan PO), maka sistem dimungkinkan melakukan blockingsecara otomatis terhadap nomor vendor yang telah diberikan;

6. Pelaksanaan sertifikasi:

1) Minimal setahun sekali oleh Panitia Sertifikasi pada waktu yang telahditentukan tanpa harus langsung diikuti dengan proses Pengadaan Barang/Jasa.

2) Bersamaan dengan proses Pengadaan Barang/Jasa oleh Panitia Sertifikasiatas permintaan Panitia Pengadaan atau Fungsi Pengadaan yang mana halini bisa disatukan dengan proses prakualifikasi bila persyaratannyadisesuaikan dengan kebutuhan pengadaan tertentu;

7. Prinsip-prinsip sertifikasi:

1) Dalam proses sertifikasi sesuai butir 6.1) dan 6.2) di atas, Panitia Sertifikasi/Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan tidak boleh melarang, menghambatdan membatasi keikutsertaan calon peserta Pengadaan Barang/Jasa;

2) Proses sertifikasi calon Penyedia Barang/Jasa tidak dikenakan pungutanbiaya;

3) Pemberitahuan kelulusan dikirim melalui e-mail ke Penyedia Barang/Jasa,kemudian SKT dapat dicetak dari website Pertaminae-Procurement tanpaditandatangani oleh Panitia Sertifikasi.


19/67

16 of 49

B. PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

Prakualifikasi dilakukan untuk evaluasi dan verifikasi dokumen/persyaratantambahan yang terkait langsung dengan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasadiluar persyaratan proses sertifikasi. Prakualifikasi tersebut dilakukan untukmendapatkan daftar pendek calon peserta melalui penilaian kompetensi dankemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu, antara lain namun tidakterbatas pada :

1. Daftar pengalaman sejenis 4 (empat) tahun terakhir dalam melaksanakanpekerjaan sesuai dengan jenis Barang/Jasa yang akan diadakan, dengandilengkapi informasi antara lain mengenai pemberi kerja, lokasi, waktu, dannilai pekerjaan;

2. Untuk Perusahaan yang belum memiliki pengalaman sejenis, dimungkinkanuntuk mengikuti proses prakualifikasi dengan melakukan kajian yang mendalam atas pengalaman dari para personil Perusahaannya (minimalpengalaman personil 5 tahun) yang dipersyaratkan dalam pekerjaan serta

adanya dukungan dari induk Perusahaan;3. Dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman

menyediakan Barang/Jasa di lingkungan industri perminyakan, pemerintahatau swasta baik sebagai pelaksana maupun sebagai mitra;

4. Sertifikasi badan usaha yang masih berlaku sesuai yang dipersyaratkan,misalnya Sertifikat Manajemen Mutu ISO, Sertifikat Sistem Manajemen K3(Keselamatan & Kesehatan Kerja) atau OHSAS 18001, dan Sertifikat SistemManajemen Lingkungan (ISO 14001);

5. Dukungan dari prinsipal/pabrikan;

6. Memenuhi persyaratan aspek HSE sesuai dengan kategori risiko HSE;7. Memiliki fasilitas, peralatan khusus dan tenaga ahli spesialis yang dibutuhkan

dalam melaksanakan pekerjaan;

8. Dalam hal Penyedia Barang/Jasa akan melakukan kemitraan (consortium/jointventure), Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai perjanjian kerja samaoperasi/kemitraan yang memuat antara lain tanggung jawab para pihak,persentase kemitraan dan pihak yang mewakili kemitraan (lead firm) tersebut;

9. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memilikilaporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu;

10. Prakualifikasi CSMS ulang bagi Penyedia Barang/Jasa yang melakukanklarifikasi atas insiden fatality terkait pelaksanaan pekerjaannya, dengan syarathasil verifikasi dokumen dan lapangan mendapatkan skor minimal 80, untukmelakukan koreksi poin/status Penyedia Barang/Jasa menjadi SanksiPercobaan, Pengurangan Sanksi atau Penghapusan Sanksi (sesuai ketentuanyang diatur dalam BAB VIII).

Khusus untuk Perusahaan yang melakukan kemitraan (consortium):

1) Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai kerjasama operasi/kemitraanyang memuat antara lain tanggung jawab para pihak, persentase

kemitraan, dan pihak yang mewakili kemitraan (lead firm);


20/67

17 of 49

2) Surat perjanjian kerjasama operasi ditandatangani oleh seluruh anggotakemitraan;

3) Prakualifikasi dilakukan kepada semua Perusahaan yang tergabung dalamkemitraan tersebut namun untuk sertifikasi hanya diberlakukan kepadaPerusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm) sesuai perjanjianconsortium.

Persyaratan prakualifikasi tersebut di atas ditetapkan sesuai kebutuhan.

C. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA

Penggolongan (kualifikasi dan klasifikasi) Penyedia Barang/Jasa sebagai berikut:

Kualifikasi

KekayaanBersih

(Rp.)

Nilai Pengadaan (ekivalen Rp.) per Klasifikasi (P-Q-R-S)

(tidak termasuk PPN)

Barang (P)

Jasa Konstruksi (Q)Jasa

Lainnya

(R)

JasaKonsultansi

Non-Konstruksi (S)Pelaksana

Konsultansi

Perencanaan /Pengawasan

PerseoranganTidak

disyaratkans/d 50 Juta s/d 50 Juta s/d 200 Juta s/d 200 Juta

Kecil (K) s/d 1 Miliar s/d 500 Juta

s/d 1 Miliar s/d 500 Juta s/d 500 Juta

s/d 500 Juta

Menengah (M)> 1 s/d 10

Miliar500 Juta s/d

5 Miliar>1 s/d 10

Miliar500 Juta

s/d 2 Miliar500 Juta

s/d 5 Miliar500 Juta s/d 2

Miliar

Besar (B) > 10 Miliar > 5 Miliar > 10 Miliar > 2 Miliar > 5 Miliar > 2 Miliar

Penetapan perubahan kualifikasi penyedia barang/jasa (kenaikan kualifikasi

secara bertahap) dimungkinkan untuk dapat dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaanpada saat perpanjangan masa pendaftaran. Penetapan perubahan inidilaksanakan apabila tidak terdapat calon peserta yang mendaftar atau jumlahpeserta yang mendaftar kurang dari jumlah minimum yang dipersyaratkan.

Penggolongan (kualifikasi dan klasifikasi) CSMS Penyedia Barang/Jasa sebagaiberikut:

Kualifikasi CSMSPenyedia

Barang/Jasa

Klasifikasi Risiko Pekerjaan

High Risk Medium Risk Low Risk

High

Medium

Low

Untuk proses pengadaan melalui metode Strategic Sourcing, kualifikasi PenyediaBarang/Jasa menyesuaikan dari hasil sourcing(tidak mengacu pada tabel diatas).

Khusus untuk penyedia barang/jasa asing atau dari manufacture/galangankapal/pabrikan/agen/distributor dalam maupun luar negeri, tidak berlaku ketentuan

kualifikasi dan batasan nilai pengadaan.


21/67


22/67

19 of 49

Persyaratan/Kriteria Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa:

1. Pelelangan

1) Dilakukan untuk:

a. Pengadaan jasa konstruksi yang bersifat kompleks yaitu yang memiliki:

a) Teknologi tinggi; dan/ataub) Risiko tinggi terhadap kegagalan pekerjaan; dan/atau

c) Nilai pekerjaan diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus milyar Rupiah).

b. Pengadaan selain butir a. di atas, apabila berdasarkan professionaljudgement, Bidder List belum mencukupi persyaratan kompetisi sertaterdapat Penyedia Barang/Jasa yang mampu melaksanakan pekerjaantersebut namun belum terdaftar di Perusahaan.

2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan.

Apabila diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang menjalankan

Pelelangan, yang melibatkan beberapa wakil dari:

a. Fungsi Pengadaan (sebagai Ketua dan Sekretaris);

b. Fungsi User;

c. Fungsi Hukum;

d. Fungsi Keuangan (bila diperlukan);

e. Fungsi HSE (bila diperlukan);

f. Tenaga Ahli (bila diperlukan).

Fungsi Internal Audit/Tenaga Ahli eksternal dapat diminta untuk membantuPanitia Pengadaan sebagai narasumber diluar proses pengadaan biladiperlukan.

Panitia Pengadaan dibentuk dengan Surat Perintah yang ditandatangani olehPejabat minimal setingkat GM/VP dari Pejabat Berwenang, dibuat untuksetiap proses Pelelangan (per pekerjaan) atau dalam periode tertentu.

3) Pengumuman dilakukan melalui websitePerusahaan. Dapat juga diumumkanmelalui media cetak nasional. Apabila dipandang perlu pemberitahuan dapatdikirim langsung melalui facsimile dan/atau e-mail kepada PenyediaBarang/Jasa yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan;

4) Dapat diikuti oleh calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah memiliki SKTmaupun yang belum memiliki SKT sesuai dengan persyaratan kualifikasi danklasifikasi serta persyaratan CSMS yang telah ditentukan;

5) Kepada semua calon penyedia jasa konstruksi yang bersifat kompleksdilakukan prakualifikasi secara ketat dengan mengutamakan pengalamansejenis; dan kualifikasi tenaga ahli yang dimiliki serta dilakukan klarifikasi /negosiasi baik teknis maupun harga. Apabila diperlukan penyedia jasakonstruksi dapat diminta untuk melampirkan surat keterangan SisaKemampuan Keuangan (SKK). SKK dibuat sesuai format pada lampiran.

Sedangkan kepada semua calon Penyedia Barang/Jasa selain jasa

konstruksi bersifat kompleks dapat dilakukan prakualifikasi apabiladiperlukan.


23/67

20 of 49

2. Pemilihan Langsung

1) Dilakukan untuk:

a. Pengadaan jasa konstruksi yang bersifat kompleks yang hanya dapatdilaksanakan dengan teknologi baru dan penyedia jasa yang mampumengaplikasikannya sangat terbatas;

b. Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat kompleks;c. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;

d. Pengadaan barang;

e. Pengadaan Barang/Jasa terkait approved brand dalam rangkastandarisasi.

Kepada semua calon Penyedia Barang/Jasa seperti tersebut di atas dapatdilakukan prakualifikasi apabila diperlukan.

2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan.

Apabila diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang menjalankanPemilihan Langsung, yang melibatkan beberapa wakil dari:

a. Fungsi Pengadaan (sebagai Ketua dan Sekretaris);

b. Fungsi User;

c. Fungsi Hukum;

d. Fungsi Keuangan(bila diperlukan);

e. Fungsi HSE (bila diperlukan);

f. Tenaga Ahli (bila diperlukan).

Fungsi Internal Audit/Tenaga Ahli Eksternal dapat diminta untuk membantuPanitia Pengadaan sebagai narasumber diluar proses pengadaan biladiperlukan.

Panitia Pengadaan dibentuk dengan Surat Perintah yang ditandatangani olehPejabat minimal setingkat GM/VP dari Pejabat Berwenang, dibuat untuksetiap proses Pemilihan Langsung (per pekerjaan) atau dalam periodetertentu.

3) Dilakukan dengan cara:

a. Mengundang sekurang-kurangnya 5 (lima) calon Penyedia Barang/ Jasayang terdaftar dalam bidder listMySAP (memiliki SKT) dan dimungkinkanmengundang Penyedia Barang/Jasa yang belum terdaftar sesuai denganpersyaratan kualifikasi, klasifikasi dan persyaratan CSMS yang telah

ditentukan, serta dilengkapi dengan justifikasi yang berisikan informasimengenai reputasi/kinerja sebelumnya yang diketahui. Bila memungkinkandiupayakan mengundang sebanyak-banyaknya jumlah PenyediaBarang/Jasa;

b. Bila menggunakan aplikasi e-Procurement, mengundang semua PenyediaBarang/Jasa yang terdaftar dalam aplikasi e-Procurement sesuai denganpersyaratan kualifikasi, klasifikasi CSMS dan kinerja yang telah ditentukan;

c. Pemilihan Langsung dapat tetap dilaksanakan apabila diyakini/diketahuisecara luas bahwa Penyedia Barang/Jasa yang tersedia untuk diundangkurang dari 5 (lima);

d. Khusus untuk sinergi Pertamina Incorporated dan/atau sinergi BUMN,proses Pemilihan Langsung dapat diikuti oleh Anak Perusahaan/


24/67

21 of 49

Perusahaan Terafiliasi Pertamina dan/atau BUMN/Anak PerusahaanBUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang sesuai dengan bidangnya.

3. Penunjukan Langsung

1) Dapat dilakukan apabila memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut:

a. Penanganan keadaan darurat berdasarkan pernyataan dari Pejabat

Tertinggi setempat;

b. Barang dan jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perusahaan dantidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);

c. Pekerjaan yang bersifat spesifik karena alasan tertentu (kompleksitas,teknologi, availability) yang karena sifatnya tersebut, maka hanya dapatdilaksanakan oleh satu Penyedia Barang/Jasa.

d. Barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atau hak ataskekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dariOriginal Equipment Manufacture (OEM) dan/atau untuk memenuhi

kebutuhan standarisasi operasional sehingga dibutuhkan merk / brandtertentu;

e. Pekerjaan yangbersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakandan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsunganpengetahuan dari penyedia barang dan/atau jasa serta diperlukan untuktransfer pengetahuan atau alih teknologi;

f. Pekerjaan lanjutan/tambahan yang secara teknis merupakan satukesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yangsudah dilaksanakan sebelumnya dan sedapat mungkin menggunakansatuan harga menurut harga yang berlaku pada kontrak sebelumnya,

sepanjang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.g. Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan menggunakan metode

Pelelangan atau Pemilihan Langsung telah dua kali dilakukan namunpeserta tetap tidak memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang mengikutiPelelangan atau Pemilihan Langsung, sekalipun ketentuan dan syarat-syarat telah memenuhi kewajaran;

h. (i) Apabila Penyedia Barang/Jasa adalah Anak Perusahaan Pertaminaatau Perusahaan Terafiliasi Pertamina, sepanjang barang dan/atau jasayang dibutuhkan merupakan produk atau layanan utama dari AnakPerusahaan atau Perusahaan Terafiliasi Pertamina;

(ii) Apabila tidak ada Anak Perusahaan Pertamina atau PerusahaanTerafiliasi Pertamina yang dapat ditunjuk langsung sesuai ketentuanbutir h.(i) diatas, maka dapat dilakukan penunjukan langsung kepadaBUMN atau Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan TerafiliasiBUMN, sepanjang barang dan/atau jasa yang dibutuhkan merupakanproduk atau layanan utama dari BUMN atau Anak Perusahaan BUMNatau Perusahaan Terafiliasi BUMN.

Apabila penyedia barang/jasa seperti dimaksud dalam butir (i) dan (ii)diketahui lebih dari satu, maka harus tetap dilakukan Pemilihan Langsung.


25/67

22 of 49

i. Penyedia Barang/Jasa perguruan tinggi/unit usaha yang sahamnya dimilikiminimal 90% oleh perguruan tinggi untuk bidang usaha penelitian, desaindan engineeringatau lembaga penelitian lainnya, baik dalam maupun luarnegeri;

j. Penyedia Barang/Jasa lembaga pemerintah;

k. Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) setelahmelalui kajian yang komprehensif dengan ketentuan sbb:

a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik;

b) Spesifikasi dan kualitas Barang/Jasa yang sama, apabila tidak dapatterpenuhi, dapat digantikan dengan Barang/Jasa sejenis denganspesifikasi dan kualitas yang lebih baik dan/atau lebih tinggi;

c) Volume Barang/Jasa yang dibutuhkan kurang atau sama denganvolume pengadaan sebelumnya;

d) Harga Barang/Jasa lebih rendah atau paling tinggi sama dengan

pengadaan sebelumnya, apabila tidak dapat terpenuhi hargaBarang/Jasa dapat lebih tinggi maksimal 10% dari harga sebelumnya;

e) Merupakan Barang/Jasa yang bersifat operasional;

f) Bukan merupakan pekerjaan yang dilaksanakan untuk jangka waktulebih dari setahun (multiyears);

g) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapatdilaksanakan paling banyak 2 (dua) kali pengadaan dengan membuatkontrak baru, dilakukan untuk pekerjaan yang sebelumnya diprosesdengan kompetisi oleh Fungsi Pengadaan yang sama.

l. Apabila penyedia barang/jasa yang ditunjuk memiliki kontrak yang sedang

berjalan, dimana proses pengadaan sebelumnya diproses dengankompetisi melalui Fungsi Pengadaan lain, sepanjang terdapat excesscapacity dari kontrak yang sudah ada di lingkungan Perusahaan ataupenyedia barang/jasa sepakat dengan harga yang sudah ada. Apabiladiterbitkan kontrak baru maka nilai kontrak maksimal sama dengan nilaikontrak sebelumnya.

m. Pengadaan barang kepada perseorangan sesuai dengan batasankualifikasi dan klasifikasi yang terdapat pada BAB IV butir C denganmempertimbangkan faktor kewajaran harga dan barang merupakan hasilproduksi sendiri (home industry).

n. Pengadaan jasa konsultan perseorangan sesuai dengan batasan

kualifikasi dan klasifikasi yang terdapat pada BAB IV butir C denganmempertimbangkan faktor kewajaran harga serta memenuhi persyaratansebagai berikut:

a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerjakelompok (team work)untuk penyelesaiannya;

b) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secarautuh yang berdiri sendiri;

c) Pekerjaan hanya memungkinkan dilakukan oleh seorang yang sangatahli di bidangnya;

d) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus Perusahaan

dalam memberikan masukan / nasehat dalam pelaksanaan proyek/kegiatan;


26/67

23 of 49

e) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikanpenugasannya ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga.

2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan, dengan cara:

Mengundang calon Penyedia Barang/Jasa terdaftar atau belum terdaftarsesuai dengan persyaratan kualifikasi, klasifikasi dan persyaratan CSMS

yang telah ditentukan;3) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa tersebut harus dapat dipertanggung

jawabkan dari sisi harga, kualitas dan ketersediaan pasokan yangdibutuhkan.

4. Strategic Sourcing

1) Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasa, kecuali pengadaan yangdidalamnya ada kegiatan jasa konstruksi dan engineering.

2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan yang mempunyai kompetensi melakukanpengadaan secara Strategic Sourcing.

Terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa dengan metode Strategic Sourcingsecara lengkap diatur dalam peraturan internal Pertamina.

5. Cash & Carry

1) Cash & carry dapat dilaksanakan sampai dengan nilai Rp50.000.000 (limapuluh juta rupiah) atau ekivalen per paket pengadaan, dengan demikiannilainya berdasarkan harga pasar dan pelaksanaannya dapat dilakukan tanpakontrak. Batasan nilai cash & carry adalah batasan nilai belum termasukpajak (PPN & PPh).

2) Cash & carry dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan melalui sistem panjarkerja atau aplikasi online buying untuk membeli langsung Barang/Jasa yangterdapat di pasar. Tempat pembelian dapat berupa toko, supermarket,bengkel, online buying, websitebelanja di Internet, dll.

3) Cash & Carry dilakukan untuk pekerjaan yang membutuhkan waktupenyelesaian tidak lebih dari waktu pertanggungjawaban cash & carry sesuaiketentuan, yaitu selama 10 (sepuluh) hari kerja.

4) Pembelian cash & carrydiusahakan hanya dilakukan pada tempat pembelianyang merupakan Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Perusahaan berhakmenerima Faktur Pajak Standar yang dikeluarkan oleh PKP tersebut.

5) Dalam hal pembelian cash & carrydilakukan bukan dengan PKP, maka PPNsudah termasuk dalam harga barang.

6) Bukti pembelian yang sah antara lain invoice atau slip cash register atau

kuitansi yang dibubuhi meterai secukupnya harus dilampirkan sebagai bagiandari pertanggungjawaban cash & carry.

7) Pelaksanaan cash & carry melalui aplikasi e-catalog online buying berlakuketentuan sebagai berikut:

a. Pengadaan Barang/Jasa secara e-catalog online buyingdigunakan untukpengadaan seperti alat-alat kantor dan Barang/Jasa lainnya yang bersifatumum bukan custom-madesampai dengan nilai Rp50.000.000 (lima puluhjuta rupiah).


27/67

24 of 49

b. Apabila harga yang ditawarkan Penyedia Barang/Jasa melalui e-catalogonline buying lebih tinggi dari last POatau sumber harga yang dijadikanreferensi Perusahaan/Penyedia Barang/Jasa lain maka pembelian cashand carry dapat dilakukan melalui sistem panjar kerja kepada PenyediaBarang/Jasa lain.

c. Pada dasarnya pelaksanaan e-catalog online buying dilakukan secara

elektronik, namun demikian tetap diperlukan hard document sebagaipendukung keabsahan soft document.

d. Data dan/atau penawaran harga yang dikirimkan oleh PenyediaBarang/Jasa melalui e-catalog online buying merupakan data dan/ataupenawaran yang sah.

e. Penyampaian harga penawaran dan negosiasi dilakukan secara periodik.Harga hasil negosiasi yang di approve kemudian dimasukkan ke dalamsystem e-catalog online buyingoleh Fungsi Pengadaan, merupakan hargayang akan digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa secara onlinepadaperiode berikutnya.

f. Untuk belanja melalui website/ internet dapat dilakukan dengan one-timevendorpekerja menggunakan kartu kredit.

8) Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Rp50.000.000 (lima puluh jutarupiah) apabila diinginkan pengadaannya dapat juga dilakukan melaluiPemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung.

C. PENGADAAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERTAMINA e-PROCUREMENT

1. Aplikasi Pertamina e-Procurement harus digunakan untuk pengadaan barangoleh Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan di Kantor Pusat/Unit Operasi/UnitBisnis yang sudah go-liveaplikasi Pertamina e-Procurement. Namun demikian

dengan pertimbangan tertentu ternyata pelaksanaannya tidak memungkinkandilakukan melalui aplikasi Pertamina e-Procurement, maka Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan dapat melakukan proses pengadaan barang secarakonvensional/manual.

2. Apabila dimungkinkan, pengadaan jasa dapat juga dilaksanakan melalui aplikasiPertamina e-Procurement.

3. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat atau tidak memungkinkandilaksanakan sepenuhnya menggunakan aplikasi Pertamina e-Procurement,maka Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan mengupayakan semaksimalmungkin pemanfaatannya untuk mengumumkan atau mengundang peserta.

4. Data dan/atau penawaran yang dikirimkan oleh Penyedia Barang/Jasa, sebagaipemilik user-ID dan password, melalui aplikasi Pertamina e-Procurement danterekam (recorded) di dalam server aplikasi Pertamina e-Procurementmerupakan data-data dan/atau penawaran yang sah secara hukum.

5. Persetujuan atau approval melalui aplikasi Pertamina e-Procurementmerupakan pengganti tanda tangan basah dari pejabat Penyedia Barang/Jasayang memiliki user-IDdan password.

6. Ketentuan yang berkaitan dengan batasan waktu pengumuman, pendaftarandan pemasukan dokumen penawaran secara elektronik adalah sesuai denganketentuan dan peraturan yang berlaku, serta tertera dan diatur secara otomatis

melalui aplikasi Pertamina e-Procurement.


28/67

25 of 49

7. Setiap perubahan tata waktu proses pengadaan yang telah ditetapkansebelumnya di dalam aplikasi Pertamina e-Procurementharus mencantumkanalasan perubahannya dan pada setiap akhir dari suatu tahapan prosespengadaan, dibuatkan Berita Acara.

8. Surat Penawaran dalam bentuk hard document sebagai pendukung keabsahansoft document yang terdapat pada server aplikasi Pertamina e-Procurementwajib disampaikan oleh 3 (tiga) calon pemenang atau kurang bila peserta yangmemenuhi syarat kurang dari 3 (tiga) berdasarkan hasil negosiasi sebagai dasarverifikasi dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Hard document surat penawaran dibuat dengan melakukan print-out softdocument dari sistem Pertamina e-Procurement di atas kertas yang diberimeterai cukup (kecuali Perusahaan asing), bertanggal, ditandatangani olehPimpinan Perusahaan yang berwenang sesuai akte pendirian/perubahan dandibubuhi cap Perusahaan serta diajukan dalam sampul tertutup.

Apabila dalam surat penawaran terdapat rincian harga maka untuk penawarterbaik ke-1, surat penawaran hasil negosiasi dilampirkan rincian harga hasilnegosiasi, sedangkan untuk penawar terbaik ke-2 dan ke-3, surat penawaranhasil negosiasi tanpa dilampirkan rincian harga hasil negosiasi.

Harga penawaran hard document harus sesuai dengan harga penawarandalam soft documentyang di-submit terakhir kali pada sistem Pertamina e-Procurement.

2) Penyedia barang dinyatakan gugur apabila:

a. Tidak mengirimkan hard document surat penawaran.

b. Terdapat perbedaan isi surat penawaran antara hard document dengansoft document.

D. SWAKELOLA

Swakelola adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang direncanakan,dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri,atau upah borongan tenaga. Swakelola tidak melibatkan Penyedia Barang/Jasasecara langsung. Swakelola dilakukan untuk memperlancar operasional dengantetap mempertimbangkan harga karena tidak memungkinkan atau dipandang lebihefektif dibandingkan jika diproses melalui Fungsi Pengadaan. Pekerjaan yangdilaksanakan secara swakelola harus tetap memperhatikan aspek HSE selamapelaksanaan pekerjaannya.

Contoh pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola antara lain:

1. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasimasyarakat setempat, antara lain bantuan/sumbangan kepada pihak ketigaterkait kegiatan Corporate Social Responsibility.

2. Pekerjaan yang secara rinci tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu,sehingga tidak efektif dan efisien bila ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa.

3. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi dan pembiayaannya,tidak perlu dilakukan dengan cara Pelelangan, Pemilihan Langsung danPenunjukan Langsung dan/atau tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa,seperti :

1) Barang/jasa yang sifatnya memenuhi kebutuhan operasional, antara lain :

a. Penggantian sparepart kendaraan operasional langsung ke bengkel;


29/67

26 of 49

b. Pembayaran general goods/services, seperti :

-Listrik, telepon, air

-Layanan pos, jasa ekspedisi, benda-benda pos (seperti materai,perangko, dll)

-Water dispenser

-Tenda dan perlengkapannya-Dan lain-lain.

2) Penyelenggaraan acara / eventyang berkaitan langsung dengan Fungsi yangbersangkutan, seperti: Pameran, Gathering, Outbond, Jamuan tamu,Kegiatan keagamaan, Sponsorship, dan lain-lain.

4. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, kursus, penataran, seminar,lokakarya, in-house training, honorarium pengajar, workshop;

5. Pengadaan/pembebasan tanah untuk kepentingan Perusahaan;

6. Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk

pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan olehPenyedia Barang/Jasa;

7. Pekerjaan khusus yang bersifat penelitian, pemprosesan data, perumusankebijakan Perusahaan, pengujian di laboratorium, pengembangan sistimtertentu;

8. Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi fungsi pengguna jasa yang bersangkutan;

9. Khusus untuk Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), hanya dapat diikutsertakan dalam pelaksanaan jasa pengembangan lingkungan dan masyarakat(community development),peningkatan partisipasi masyarakat dalam kegiatan

pembangunan di bidang pendidikan dan penyuluhan;Administrasi pekerjaan swakelola menggunakan Panjar Kerja /Uang Muka Kerjaatau penggantian biaya sesuai dengan otorisasi.

Tanggung jawab terkait administrasi pembayaran pekerjaan swakelola dilakukanlangsung oleh pekerja di Fungsi Pengguna kepada Fungsi Keuangan disertaidengan rincian biaya, tanpa melalui Fungsi Pengadaan serta tidak melibatkanPenyedia Barang/Jasa.

E. PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS


Ketentuan pelaksanaan pengadaan pada lokasi khusus.

F. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

Penyampaian dokumen penawaran dapat dilakukan secara langsung, melaluipos/kurir atau melalui sistem e-procurement. Apabila dokumen penawaran dikirimmelalui sistem e-procurement,maka dokumen fisik tidak perlu dikirim kecuali yangdipersyaratkan dalam sistem e-procurement.

1. Metode Satu Sampul

1) Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul,

yang mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan persyaratan


30/67

27 of 49

administrasi, teknis, HSE plan dan perhitungan harga serta dokumenlainnya yang diperlukan;

2) Metode ini biasanya dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa denganspesifikasi teknis pekerjaan yang sudah jelas dan diperkirakan sebagianbesar penawar yang diundang untuk memasukkan penawaran akan mampumelaksanakan pekerjaan tersebut dilihat dari segi teknis;

3) Dalam metode ini persaingan terutama terletak pada segi harga penawaran.

2. Metode Dua Sampul

1) Sampul I (pertama) hanya berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknisserta HSE plan yang disyaratkan, sampul II (kedua) berisi data perhitunganharga penawaran. Sampul I dan II dimasukkan ke dalam satu sampul(disebut sampul penutup);

2) Metode ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan pemborongan (jasakonsultansi dan kontruksi) yang meskipun Term of Reference danspesifikasi teknisnya sudah jelas namun karena sifat pekerjaannyamemerlukan evaluasi teknis yang mendalam sebelum dilakukan evaluasiharga.

3. Metode Dua Tahap

Pada prinsipnya metode ini bisa diterapkan di seluruh tipe pekerjaan.Pemasukan dokumen penawaran pada metode ini dilakukan dalam dua tahapdengan dua sampul.

1) Pada tahap I, persyaratan administrasi dan teknis serta HSE plandimasukkan ke dalam sampul tertutup I, sedangkan pada tahap II, hargapenawaran dimasukkan ke dalam sampul tertutup II. Penyampaiannya

dilakukan dalam waktu yang berbeda.2) Metode ini lebih tepat dilakukan dalam Pengadaan Barang/Jasa yang

karena sifat pekerjaannya berkaitan dengan penggunaan teknologi canggihdan kompleks, sistem disain yang tidak/belum standar, sehinggakemungkinannya akan banyak terdapat deviasi dan penyesuaian teknisyang mengakibatkan adanya penyesuaian harga terhadap OE/HPS.

3) Dalam metode ini lebih mengutamakan tercapainya pemenuhan kriteriaoutput performance, spesifikasi teknis peralatan utama, serta garansikehandalan operasi keseluruhan sistem, disamping cost effectiveness. Olehkarena itu pada tahap pertama, perlu dilakukan evaluasi dan negosiasi

teknis untuk menyetarakan teknis performance dan spesifikasi teknis daripenawaran yang dianggap memenuhi syarat. Sehingga dalam evaluasiharga (tahap II) tinggal memilih harga terendah, tidak perlu evaluasi secaradetail.

G. METODE EVALUASI PENAWARAN

1. Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkan penawaran yang sahdan memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan dalam Kerangka AcuanKerja (KAK)/penjelasan umum, serta yang paling menguntungkan Perusahaandan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya.


31/67


32/67

29 of 49

Usulan penentuan pemenang berdasarkan harga terbaik denganmemerhatikan biaya selama umur ekonomis atau berdasarkan hargaterendah untuk Pengadaan Barang/Jasa yang sifatnya umum.

c. Evaluasi Kualitas/Teknis dan HSE Plan Terbaik

Evaluasi dilakukan berdasarkan nilai penawaran teknis dan HSE Plan

terbaik serta di atas batas lulus terendah (passing grade), dimana kualitasteknis & HSE Plan merupakan faktor yang menentukan terhadap hasil(outcome) secara keseluruhan. Pembukaan penawaran harga dannegosiasi dilakukan berdasarkan urutan kualitas terbaik (baik teknismaupun HSE Plan), dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknisserta harga. Metode evaluasi ini dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasayang kompleks, menggunakan teknologi tinggi, memerlukan inovasi ataupekerjaan konsultansi yang permasalahannya kompleks di mana lingkuppekerjaanya sulit ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja.

Pemenang tender diharuskan memenuhi semua persyaratan HSE Plan yang

diatur dalam dokumen TOR / RKS termasuk gap HSE Plan yang belumdipenuhi dalam dokumen HSE Plan Penyedia Barang/Jasa di prosespengadaan tersebut.

2) Metode Evaluasi Non-scoring

Metode ini digunakan dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumenpenawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalamdokumen Pengadaan Barang/Jasa dengan urutan proses evaluasi dimulaidari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis, persyaratan HSEPlan dan kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yang tidak lulus penilaianpada setiap tahapan dinyatakan tidak lulus. Usulan penentuan pemenang

berdasarkan harga terbaik.

H. PENETAPAN PEMENANG

Untuk keperluan penetapan calon pemenang Penyedia Barang/Jasa kepadaPejabat Berwenang, Fungsi Pengadaan dapat mengusulkan calon pemenang hasilnegosiasi/renegosiasi:

1. Single winner dilakukan apabila 1 (satu) pemenang sudah cukup memenuhikebutuhan.

2. Multi winner dilakukan apabila terdapat lebih dari 1 (satu) pemenangberdasarkan pertimbangan jaminan suplai (security of supply) atau keterbatasan

kapasitas produksi/layanan jasa Penyedia Barang/Jasa.

I. OWNERS ESTIMATE(OE)/HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

1. OE/HPS merupakan perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yangdigunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.

2. Tanggung jawab penyusunan OE/HPS Pengadaan Barang/Jasa (termasukOE/HPS yang disesuaikan) beserta pengesahannya berada di FungsiPengguna, khusus untuk material stockdan pengadaan secara hybrid, OE/HPSdisusun oleh Fungsi Pengadaan.

3. Fungsi Pengguna dalam menyusun OE/HPS dapat meminta bantuan fungsi

terkait lainnya (seperti Fungsi Engineering dan Fungsi Pengadaan) yangpelaksanaannya dapat dilakukan melalui tim lintas fungsi sesuai kebutuhan,


33/67

30 of 49

termasuk meminta bantuan dari tenaga ahli/konsultan. Apabila penyusunanOE/HPS dilakukan oleh konsultan maka konsultan tersebut dilarang mengikutiproses pengadaan yang terkait dengan OE/HPS yang disusun.

4. Harga-harga yang di-publishdan diketahui secara umum (media massa, jurnal,internet) dapat dijadikan sebagai pengganti OE/HPS.

5. Pembelian langsung (cash & carry) tidak memerlukan OE/HPS.6. Untuk pembelian langsung ke prinsipal/pabrikan sole sourcetidak memerlukan

OE/HPS.

7. Untuk pembelian langsung softwareke prinsipal/agen tunggal pemegang merktidak memerlukan OE/HPS.

8. OE/HPS bersifat rahasia, dengan demikian semua pihak yang terlibat dalamproses Pengadaan Barang/Jasa wajib menjaga kerahasiaannya.

J. NEGOSIASI

1. Tata cara negosiasi harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan.2. Tata cara negosiasi disesuaikan dengan metode pengadaan dan tata cara

evaluasi.

3. Negosiasi dapat dilakukan secara manual (tertulis atau tatap muka) atau e-ReverseAuction (Bidding roomatau remote).

4. Negosiasi untuk metode Pelelangan dan Pemilihan Langsung :

1) Apabila dari hasil evaluasi penawaran telah terdapat harga penawaran yangsama atau kurang dari OE/HPS maka negosiasi tidak wajib dilakukan.Apabila dilakukan negosiasi maka negosiasi hanya dilakukan kepada peserta

dengan urutan penawar terbaik (dimungkinkan lebih dari satu penawar)atausesuai yang diatur dalam dokumen pengadaan.

2) Apabila harga penawaran yang dinilai terlalu rendah (lebih kecil dari 80%OE/HPS) maka diperlukan klarifikasi kewajaran terhadap harga yangditawarkan dengan ketentuan dalam pelaksanaannya nilai jaminanpelaksanaan dapat dinaikkan sampai dengan 20% dari OE/HPS, berdasarkanhasil klarifikasi kewajaran harga penawaran.

3) Apabila dari hasil evaluasi penawaran semua harga penawaran di atasOE/HPS maka negosiasi wajib dilakukan. Negosiasi dapat dilakukan secaramanual kepada semua peserta atau menggunakan e-ReverseAuction kepada

5 (lima) penawar terbaik atau kurang bila peserta yang memenuhi syarat(lulus administrasi dan teknis serta penawaran harga dinyatakan sah) kurangdari 5 (lima) sesuai metode evaluasi yang digunakan. Dalam hal prosesevaluasi menggunakan kualitas dan harga (kombinasi), negosiasi dilakukansesuai urutan scoring kombinasi terbaik, dan apabila negosiasi dilakukanbeberapa tahap karena belum didapatkan penawaran sama atau dibawahOE/HPS maka urutan negosiasi disesuaikan dengan scoring kombinasiterbaru.

4) Khusus untuk metode evaluasi kualitas, negosiasi hanya dilakukan terhadappenawaran yang mempunyai nilai kualitas terbaik/tertinggi. Apabila tidakdidapatkan kesepakatan maka dapat melakukan pembukaan penawaranharga urutan berikutnya yang masih dapat diterima secara teknis dandilakukan negosiasi.


34/67

31 of 49

5) Proses pengadaan dihentikan setelah melewati negosiasi secara maksimalnamun harga penawaran tetap masih diatas OE/HPS. Selanjutnya hal inidilaporkan kepada pejabat berwenang untuk ditetapkan, apakah proses inigagal atau dilanjutkan dengan adjustmentOE/HPS.

5. Negosiasi dengan tata cara Strategic Sourcing:

1) Negosiasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi spesifikasi teknisyang telah ditetapkan dalam RFQ atau yang telah Lulus dalam evaluasi tahappertama dengan tujuan mencari Penyedia Barang/Jasa yang potensial dandapat memenuhi requirement Perusahaan dengan melakukan negosiasisecara detail terhadap struktur biaya Barang/Jasa.

Clean sheet, Linear Performance Pricing (LPP), Total Cost Ownership(TCO)maupun Lowest Based Price(LBP) dapat digunakan sebagai referensi dalammelakukan negosiasi.

Metode Negosiasi;

a. Negosiasi secara tertulis melalui media elektronik:

a) Buat surat permintaan penurunan harga kepada penawar terbaik.

b) Lakukan evaluasi terhadap surat jawaban permintaan penurunanpenawaran harga.

b. Negosiasi secara tatap muka :

a) Buat panggilan kepada penawar terbaik untuk pelaksanaan negosiasi,surat panggilan berisi ketentuan waktu dan tempat negosiasi.

b) Laksanakan negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa yang diundang.

c) Buat Berita Acara Hasil Negosiasi.

d) Lakukan evaluasi terhadap hasil negosiasi.

2) Negosiasi dapat dilakukan lebih dari sekali dan dihentikan jika dianggapsudah memperoleh nilai penawaran yang terbaik dan wajar.

3) Isi Berita Acara Hasil Negosiasi adalah sebagai berikut :

a. Waktu dan tempat dilaksanakan negosiasi.

b. Semua hasil kesepakatan dalam negosiasi.

c. Nama-nama wakil yang hadir dan menandatangani Berita Acara darikedua belah pihak.

K. SANGGAHAN

1. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equaltreatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka pada saatpengumuman pemenang, peserta yang kalah berhak untuk mengajukansanggahan namun terbatas hanya untuk hal-hal yang berkaitan dengan:

1) Kesesuaian pelaksanaan Pelelangan/Pemilihan Langsung dengan proseduratau tata cara Pelelangan/Pemilihan Langsung, termasuk yang ditetapkandalam dokumen pengadaan;


35/67

32 of 49

2) Adanya praktek atau unsur korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) di antarapeserta atau dengan anggota Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaandan/atau dengan pejabat yang lain.

2. Sanggahan dapat diterima apabila:

1) Diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sejakdiumumkannya pemenang. Batasan waktu pengajuan sanggahan tersebutdapat dipercepat sesuai kesepakatan yang dituangkan dalam Berita AcaraPenjelasan/Aanwijzing dan disampaikan kepada seluruh pesertaPelelangan/Pemilihan Langsung;

2) Disertai dengan surat jaminan dari Bank Umum sebesar 0.2% (nol koma duapersen) dari harga penawaran atau maksimal Rp 50.000.000 (lima puluh jutarupiah);

3) Disertai bukti otentik yang mendukung.

3. Keputusan atas sanggahan tersebut harus disampaikan oleh PanitiaPengadaan/Fungsi Pengadaan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja daritanggal diterimanya pengajuan sanggahan dan keputusan tersebut bersifat finalserta proses pengadaan dapat dilanjutkan. Apabila sanggahan ternyata benar,maka keputusan yang ada akan dianulir.

4. Dalam menangani dan memeriksa sanggahan, Panitia Pengadaan/FungsiPengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung dengan prosesPengadaan Barang/Jasa yang bersangkutan.

5. Surat jaminan sanggahan dikembalikan kepada penyanggah apabilasanggahannya terbukti benar secara hukum atau dicairkan oleh Perusahaanapabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.


36/67

33 of 49

BAB VIPERJANJIAN/KONTRAK

A. PRINSIP KONTRAK

Penyusunan kontrak tetap harus memperhatikan ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan tata kelola Perusahaan yang baik (Good CorporateGovernance) serta prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis(bussiness judgement rule).

B. SISTEM KONTRAK

Perikatan kerjasama antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang telahditetapkan sebagai pemenang melalui proses pengadaan barang/jasa dapatberupa kontrak per mata pekerjaan dengan jangka waktu pendek (setahun ataukurang) atau kontrak payung (outline agreement) dengan mempunyai jangka waktupanjang (multi years), atau kombinasinya sesuai kebutuhan.

Sistem kontrak dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu berdasarkan perikatan harga dandelivery, sebagai berikut :

1. Sistem kontrak berdasarkan perikatan harga

1) Lump Sum Contract

Sistem kontrak lump sum(Lump Sum Contract) adalah kontrak PengadaanBarang/Jasa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dalam jangkawaktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti.

Semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaantersebut, sepanjang sesuai gambar dan spesifikasi termasuk gambar dan

spesifikasi perubahannya sepenuhnya ditanggung oleh PenyediaBarang/Jasa.

Sistem kontrak ini lebih tepat digunakan untuk jenis pekerjaan boronganyang perhitungan volume dan harga untuk masing-masing unsur/jenispekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar rencanadan spesifikasi teknisnya. Harga yang mengikat dalam sistem lump sum iniadalah total penawaran harga.

Data volume dan harga (bill of quantities/BoQ) wajib dilampirkan dalamdokumen penawaran, tetapi tidak mempengaruhi harga lump sum yangdisepakati dalam kontrak dan tidak dapat dijadikan dasar perhitungan untuk

melakukan pembayaran.Pembayaran dilakukan berdasarkan pencapaian penyelesaian pekerjaanyang kriterianya ditetapkan dalam kontrak yang bersangkutan.

2) Kontrak Harga Satuan (Unit Price Contract)

Kontrak harga satuan adalah kontrak Pengadaan Barang/Jasa ataspenyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu atau volume tertentuberdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsurpekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu.

Tahapan pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas

volume pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.


37/67

34 of 49

Kontrak ini digunakan untuk jenis pekerjaan yang volume pekerjaannyamasih bersifat perkiraan sementara.

3) Kontrak Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan

Pada dasarnya kontrak ini mirip dengan Kontrak Lump Sum, namun hasilpekerjaan akan disesuaikan dengan Bill of Quantities (BOQ) atau Bill of

Material (BOM) yang disepakati. Apabila ditemukan atau terjadi perbedaanBOQ atau BOM dengan realisasi pekerjaan, dimungkinkan untuk pekerjaantambah/kurang.

4) Kontrak Payung(Outline Agreement)

Merupakan Kontrak Harga Satuan dalam periode waktu tertentu antaraPerusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan olehseluruh Fungsi Pengguna, dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien,ketersediaan Barang/Jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan secaraberulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang belum dapatditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan

b. Ketentuan pelaksanaan kontrak payung wajib diatur di dalam kontrak.

2. Sistem kontrak berdasarkan delivery

1) Kontrak Terima Jadi (Turn Key Contract)

Kontrak terima jadi adalah kontrak Pengadaan Barang/Jasa pemboronganatas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu denganjumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh konstruksi/peralatan/pabrik danjaringan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuaidengan kriteria kinerja (output performance) yang telah ditetapkan.

Penyedia Barang/Jasa melaksanakan seluruh jenis pekerjaan meliputi: surveilokasi, desain, membuat/menyediakan mesin-mesin, alat-alat, mengangkut kelokasi, memasang, mengawasi, mengadakan uji coba pengoperasian,pemberian pelatihan operasi dan pemeliharaan.

2) Kontrak Pengadaan Bersama (Join/Sharing Contract)

Kontrak Pengadaan Bersama adalah kontrak antara beberapa unit kerja ataubeberapa proyek dengan Penyedia Barang/Jasa tertentu untuk menyelesai-kan pekerjaan sesuai program dengan pendanaan bersama, yang dituangkandalam kesepakatan.

Kontrak Pengadaan Bersama dituangkan apabila ada kesamaan kepentinganbeberapa unit kerja atau beberapa proyek untuk mendapatkan layananteknis, penggunaan peralatan dengan cara sewa dan/atau pengadaan baranguntuk mempercepat proses dan penghematan biaya;

Kontrak dapat bersifat jangka panjang atau lebih dari 1 (satu) tahun.

3) Kontrak Persentase/Success Fee

Kontrak Persentase/success feeadalah perjanjian/kontrak pelaksanaan jasakonsultansi dimana konsultan yang bersangkutan menerima imbalan jasaberdasarkan persentase/success fee tertentu menurut perhitungan yang

disepakati.


38/67

35 of 49

4) Kontrak Stockless Purchasing System

Kontrak Stockless Purchasing System terdiri dari :

a. Kontrak Call Of Order adalah kontrak untuk jangka waktu yang relatifpanjang (satu tahun atau lebih), dengan tujuan menekan inventory, danhanya membayar sejumlah Barang yang telah diterima.

Salah satu jenis kontrak Call Of Orderadalah e-catalog online buyingyangmenggunakan daftar barang dan harga melalui teknologi informasi yanghanya akan dilakukan pembayaran jika dipesan.

Tidak ada kewajiban Perusahaan untuk melakukan pemesanan apabiladidapatkan harga yang lebih baik di pasar.

b. Kontrak Consignment/Konsinyasi adalah kontrak pengadaan barang yangbarangnya telah tersedia dilokasi Pengguna, sehingga kecepatanketersediaan barang terjamin.

Perusahaan hanya membayar sejumlah barang yang telah digunakan,sehingga Perusahaan terhindar dari holding cost.

Perusahaan tidak berkewajiban untuk membeli sisa barang pada akhirkontrak yang masih ada pada Penyedia Barang.

c. Kontrak Vendor Operated Warehouse pada prinsipnya sama dengankontrak call of order namun derajat pelimpahan tanggung jawab kepadaPenyedia Barang semakin besar, karena bukan Barang saja yangpenanganan persediaannya diserahkan kepada Penyedia Barang tetapijuga termasuk pengelolaan gudang/yardberikut administrasinya.

Selain keuntungan seperti yang diperoleh di dalam kontrak call of order,maka biaya overhead atas gudang/yard dilimpahkan kepada PenyediaBarang.

Kontrak ini diatur dengan pengaturan pembatasan volume dan unit price.

Pengambilan/penyerahan barang dilakukan secara bertahap (parsial),sesuai kebutuhan nyata, sehingga pembayaran hanya dilakukan atasBarang yang telah digunakan atau telah diterima dengan baik.

Keuntungan yang dapat diperoleh berupa penurunan biaya pengadaan(ordering cost), biaya penyimpanan (holding cost) dan menghilangnyarisiko barang rusak serta surplus material.

5) Kontrak On Call Basis

Kontrak On Call Basis adalah kontrak untuk jangka waktu yang relatif panjang(satu tahun atau lebih), hanya membayar sejumlah jasa yang telahdigunakan.

Dimungkinkan peralihan dari sistem kontrak tertentu menjadi sistem kontraklainnya. Peralihan ini harus sejak awal dicantumkan dalam dokumenpengadaan dan ketentuan rincinya harus diatur dalam kontrak.


39/67

36 of 49

C. BENTUK DAN DISTRIBUSI DOKUMEN KONTRAK

Perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang berisikan hakdan kewajiban dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dibuat dalam bentukdokumen Kontrak yang dapat terdiri dari:

1. Untuk pengadaan barang, kontrak berupa Purchase Order/PO (print-out

dokumenyang dihasilkan dari sistem MySAP) ditandatangani oleh para pihakdan bermeterai cukup.

2. Untuk pengadaan jasa, kontrak berupa Surat Perjanjian, yaitu bentuk kontrakantara Perusahaan dengan penyedia jasa, ditandatangani oleh para pihak danbermeterai cukup. Sedan

sk51-external.pdf

Documents