RINGKASAN MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

OLEH : KELOMPOK 11

Nurul Islamiah R 1115351140

Kartika Adiputra 0906305165

A.A.Istri Dewi Rharasati 0906305167

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS UDAYANA

2011

SISTEM INPUT

SISTEM INPUT BERBASIS-KERTAS

Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen

sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan

dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses.

Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang

mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan

mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodik dikumpulkan dan

dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan ke dalam sistem komputer.

Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas

transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya

atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke

departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan.

Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang ke

dalam sistem pengolahan.

Perhitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang paling

sederhana. Selain penghitungan dokumen atau record, batch total juga dapat dihitung untuk

setiap field numeric yang ada di dalam file data orisinil. Total ini dapat digunakan di sepanjang

siklus pengolahan data untuk memonitor kelengkapan pengolahan data.

Kelompok entry data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut disertai dengan

formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti dan referensi penyerahan data. Formulir

pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam, dan batch harus dicek untuk

memastikan bahwa btach tersebut lengkap dan sesuai dengan prosedur pengendalian.informasi di

dalam formulir pengendalian dokumen input biasanya direkam ke dalam log transfer data

(register) sebagai wujud pengendalian disposisi dan penggunaan data. Batch control total

merupakan dasar dari proses tersebut.

Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi

kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor

rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah

mengartikan karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.

Teknik Program Editing Data. Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur

data, karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk

memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Sebagai contoh, data

numerik mestinya hanya berisi data angka. Data alphabet mestinya tidak diisi dengan data

numerik.

SISTEM INPUT TANPA KERTASDalam sistem input tanpa kertas (paperless), sering disebut sistem input online, transaksi

direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen

sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan

dengan sistem berbasis kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk melakukan

pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalam sistem berbasis-kertas, persiapan dokumen

sumebr dan entry data biasanya dipisahkan, sama seperti yang terjadi dalam sistem manual. Pada

sistem tanpa kertas, kedua fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak

ada keterlibatan manusia sama sekali.

Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi.

Log transaksi atau register transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus

yang secara otomatis memuat tanda (tag) untuk mengidentifikasi transaksi.

Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas di mana pengguna memasukkan transaksi

langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup, sebagai contoh, sistem entry data manual

online dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem point-of-sales (POS).

Dalam sistem entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan transaksi ke

dalam sistem komputer. Transaksi di dalam sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi

manusia biasanya diproses melalui dua fase : (1) input data dan editing data, dan (2) pengiriman

data ke sistem aplikasi host.

Entri Data dan Editing Data. Program pengeditan data secara utuh pada sistem input

tanpa kertas sering dijalnkan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi telah

diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti. Jika

transaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat

dijalankan.

Pengiriman Data ke Sistem Aplikasi Host. Dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,

transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam

sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam

salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

Sistem Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia

Dalam beberapa sistem, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan

intervensi manusia. Ini merupakan pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis. Salah satu

aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM). Pompa

bahan bakar POS merupakan salah satu contoh teknologi NVM. Aplikasi pengolahan transaksi

yang sepenuhnya otomayis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI). Dengan

EDI dan server database, order pembelian yang diterima dan order penjualan yang diterima dapat

ditangani tanpa intervensi manusia.

SISTEM PEMROSESAN

SISTEM PEMROSESAN BERBASIS-KERTASSecara virtual, semua sistem berbasis-kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi

biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch, transaksi direkam ke

dalam komputer secara per kelompok. Batch ini diproses secara periodik. Pemrosesan batch

ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak

perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodik.

Kelemahan utama dari sistem pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up-to-date dalam

rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya.

Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan

Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan

file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam sistem seperti itu biasanya

mencakup beberapa tahap :

1. Mempersiapkan file transaksi : pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian

record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.

2. Memperbarui master file : record di dalam file transaksi dan master file (buku pembantu)

dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk

mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

3. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam

master file.

4. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

Menyiapkan File Transaksi. Sekolompok dokumen diinputkan (1), diproses sehingga

menghasilkan file transaksi (2), dan dicocokkan degan pengendalian batch (3) untuk memastikan

bahwa tidak ada dokumen yang tidak diproses. File transaksi hasil proses disimpan dalam disk

(4). File ini diproses dengan program edit (5) untuk mnyeleksi data sebelum pemrosesan lebih

lanjut. Selain menyeleksi data, program edit (5) juga harus mengakumulasi batch control total

data input setelah revisi. Hal ini penting karena data input dikelompokkan menjadi dua

kelompok, yaitu data yang baik – data yang telah melewati program edit – dan data yang ditolak.

File data transaksi yang telah diedit (6) diurutkan sesuai dengan urutan data di dalam master file

(7) untuk memfasilitasi proses pencocokkan data yang diperlukan dalam upaya melakukan

pemrosesan file berurutan yang efisien.

Memperbarui Master File. Sekali data transaksi telah diedit dan diurutkan (8), data tersebut

diproses ke master file yang ada (9) dengan menggunakan program aplikasi piutang dagang (10).

Program pembaruan master file mem-posting detail transaksi piutang dagang ke master file

piutang dagang. Master file yang baru (11) merupakan master file yang akan digunakan untuk

membuat laporan dan informasi yang lain. Data transaksi (12) dan master file yang lama

disimpan untuk pengendalian backup. Laporan pengendalian (13), yang dicetak setelah semua

proses selesai, direkonsiliasi (14) dengan laporan batch control total yang dihasilkan oleh

program editing. Control total dari kedua laporan ini harus direkonsiliasi juga dengan batch

control total yang dibuat oleh pengguna, sebelum laoran yang dihasilkan dikirimkan ke

pengguna. Laporan pengendalian (13) biasanya mencakup satu daftar rincian transaksi yang

diproses ke master file. Master file yang lama dan file transaksi harus disimpan untuk backup

(15).

Memperbarui Buku Besar. Setiap organisasi harus memiliki sistem akuntansi buku besar. Data

harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan, dan dimasukkan ke dalam catatan yang sesuai untuk

memudahkan pembuatan laporan keungan. Sistem buku besar merupakan batu penjuru dari

sistem akuntansi. Ada dua aspek utama pada operasi sistem buku besar yang etrkompterisasi.

Aspek pertama adalah pemrosesan langsung program buku besar, yang biasanya dijalnkan sekali

dalam sebulan. Aspek kedua adalah pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lain untuk

menyediakan input bagi sistem buku besar.

Memperbarui File Buku Besar. Ayat jurnal diterbitkan oleh departemen buku besar. Ayat

jurnal digunakan untuk membuat file ayat jurnal (file transaksi). File ini diedit dengan program

untuk mengecek kelayakan jurnal dan nomor rekening dan untuk menentukan apakah rekening

tersebut sudah benar terkait dengan jenis jurnal tersebut. Data yang tidak valid dilaporkan

sebagai perkecualian dan dikembalikan ke sumber semula untuk dibetulkan dan diinputkan ulang

ke dalam sistem. File ayat jurnal yang telah diedit akan diurutkan dan disusun untuk

menghasilkan berbagai bentuk laporan.

Line coding. Adalah langkah prosedural yang biasanya dilaksanakan dengan membuat tabel

lookup antara file buku besar yang telah diperbaharui dengan file line-coding. File tabel

berfungsi sebagai file referensi. File table memuat item atau catatan yang bukan bagian dari file

data tetapi merupakan bagian untegral fungsi pemrosesan. Tabel pajak dan line coding

merupakan contoh file tabel yang disimpan dalam perangkat penyimpanan akses langsung dalam

aplikasi akuntansi. Hasil prosedur line-coding adalah file laporan yang akan dicetak dan

didistribusikan kepada pengguna.

Laporan buku besar . Selain laporan keuangan dan jadwal, laporan sistem buku besar akan

mencakup kelima item berikut ini :

Ayat jurnal dalam urutan tertentu

Ayat jurnal dalam rekening umum

Buku besar per nomor rekening

Ringkasan buku besar

Neraca saldo

Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Pemrosesan batch juga dapat dilakukan dengan pembaruan akses-acak. Pada banyak

sistem-khususnya sistem akuntansi berorientasi sistem manajemen database, dan bukannya

sistem akuntansi yang berorientasi file-indeks dibuat untuk file buku pembantu maupun file buku

besar. Indeks memungkinkan pengguna mengakses suatu rekening dengan cepat. Pembaruan

dengan file akses-acak lebih sederhana dibandingkan pembaruan akses-berurutan. Pembaruan

akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang sama seperti urutan data

di dalam transfer file, juga tidak perlu membuat file file master baru.

Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Aplikasi Faktur Baru. Aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting

secara periodik ke dalam file piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk dapat

merefleksikan adanya tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang.laporan ringkasan

pengendalian dibuat, dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan

pengolahan bukti penerimaan kas harian.

Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas. Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak

pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan

meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima.

Pada saat cek dibawa dari Kantor Pos, cek diserahkan ke bagian pengendalian, karyawan di

bagian tersebut member cap pada cek tersebut. Karyawan menjumlahkan seluruh cek yang

diterima dengan mesin penjumlah dan membuat slip setoran. Pada saat cek disetorkan ke bank,

slip setoran yang telah divalidasi oleh bank dan tape dari mesin penjumlah diarsip untuk nantinya

direkonsiliasi dalam laporan ringkasan kas. Demi kemudahan penanganan, pengendalian dan

rekonsiliasi, cek dikelompokkan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.

Aplikasi keamanan, yang mengendalikan akses ke seluruh aplikasi, mengecek apakah operator

tersebut memang pengguna yang berwenang untuk mengakses sistem dan karyawan tersebut

memang memiliki hak untuk mengakses transaksi yang dia minta. Operator terminal

memasukkan data nomor faktur dan jumlah cek dari bukti dan jumlah cek pembayaran baris

demi baris, sebanyak yang dapat ditampilkan dalam layar monitor. Jika pembayaran direkam atas

catatan faktur yang belum lunas di dalam file piutang dagang, record faktur akan diperbarui

untuk merefleksikan tanggal pembayaran, kode aktivitas, dan sistem akan menghasilkan nomor

cek secara unit. Operator terminal dibatasi dengan pengendalian aplikasi oleh sistem untuk

menerapkan bukti pembayaran kas hanya untuk satu rekening pelanggan. Semua bukti

pembayaran cek dalam batch harus diaplikasikan ke rekening pelanggan, kecuali untuk cek yang

salah kirim. System balanching, semua aktivitas pembayaran kas di-log di dalam file aktivitas

untuk menyediakan jejak audit atas semua transaksi kas yang telah diproses. Setelah sekelompok

cek dibebankan pada rekening pelanggan yang sesuai, sistem akan memperbarui nilai dollar

sekelompok cek tersebut dalam file ringkasan bank. Setiap hari, setelah aplikasi piutang dagang

selesai dijalankan, sistem piutang dagang akan mencetak sebuah laporan ringkasan kas dari file

ringkasan bank. Setiap hari, file aktivitas diringkas dan dibandingkan dengan total di dalam file

ringkasan bank. File aktivitas dibandingkan dengan file ringkasan bank untuk memastikan bahwa

semua kas yang telah disetorkan telah dicatat dalam file aktivitas. Laporan bank diterima setiap

bulan dan direkonsiliasi dengan laporan yang dibuat dari file ringkasan bank.

SISTEM PEMROSESAN TANPA KERTASPemrosesan batch maupun real-time dapat digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa

kertas. Pada pemrosesan real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi

diproses pada saat transaksi itu ddiinputkan ke dalam sistem. Baik pemrosesan batch maupun

real-time akan didiskusikan dalam konteks sistem pemrosesan tanpa kertas.

Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem

basis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan

buku besar diperbarui secara otomatis pada saat dijalankan secara periodik. Pembaruan file

berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.

Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah menungkinkan pemrosesan dijalankan real-time.

Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung stelah transaksi diinputkan ke

dalam sistem dan dapat langsung menghsilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak

diakumulasi per kelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan

untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.

Tipe Pemrosesan pada OLRS. Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para

pengguna pada sistem respons/inquiry, tidak menginput data untuk pemrosesan, mereka hanya

meminta informasi. Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi secara aktif dengan data

input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok.

Pengguna pada sistem pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input,

sebagaimana yang mereka lakukan di dalam sistem data entry. Perbedaan sistem pemrosesan file

dengan sistem data entry adalah sistem pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung

memproses ke dalam master file yang relevan. Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem

pemrosesan transaksi, pengguna juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem

pemrosesan penuh dengan sistem pemrosesan file adalah sistem pemrosesan penuh satu tahap

lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat transaksi diinputkan ke dalam

sistem.

Tingkat Ekonomis OLRS. Banyak dari atribut OLRS, seperti pemrosesan transaksi secara

langsung dan respons yang cepat dari terhadap inquiry, merupakan kelebihan OLRS

dibandingkan dengan sistem pemrosesan batnch. Dalam banyak situasi, diperlukan OLRS.

Sistem reservasi online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan file rekening konsumen

di sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan OLRS. Kekurangan OLRS

dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi sistem

yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras dan

perangkat lunak, juga lebih rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya

kesalahan atau kecurangan input data. Pengendalian terhadap pemrosesan transaski harus lebih

digiatkan di dalamn OLRS dibandingkan di dalam sistem batch. File sistem aplikasi diintegrasi

dan transaksi direkam langsung oleh pengguna melalui terminal jaringan (terminal POS) atau PC

yang terdapat di berbagai lokasi yang berbeda untuk dapat segera diproses.

SISTEM PENJUALAN REAL-TIMESistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk

memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real time, order pembelian atas item

persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level

persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan).

Sistem penjualan real-time merupakan sentral straegi dari bersaing sebagian besar pengecer

besar seperti Sears, Wal-Mart, dan J.C.Penney. sistem ini juga merupakan pusat strategi bersaing

bagi para pemasok perusahaan eceran, seperti Levi, Haggar, dan Wrangler (semua pemasok

dengan merek terkenal terkait dengan pakaian laki-laiki). Sebagian besar pemasok pengecer

besar juga mengoperasikan sistem penjualan.

Diperlukan tingkat kerja sama yang tinggi antarmitra dagang untuk mengimplementasikan

sistem penjualan real-time. Perusahaan, pemasok, dan pembeli sering terlibat dalam kesepakatan

kerja sama dagang tanpa persaingan. Dalam beberapa kasus, pelanggan dan pemasok

mengkoordinasikan jadwal produksi mereka sehingga produk dapat diproduksi just in time.

Sebelum sistem real-time, mitra dagang biasanya bekerja sama secara objektif , saling berbagi

sedikit informasi yang dibutuhkan untuk membuat kesepakatan. Pengembangan sikap saling

percaya antarmitra dagang penting demi terciptanya sistem penjualan eceran real-time.

Perusahaan eceran harus percaya kepada pemasok karena perusahaan akan memberikan data

kepada pemasok melalui terminal POS.

Komponen Sistem Penjualan Real-Time

1. Sistem POS (Point-of-Sales)

UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS di counter checkout

suatu toko eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada

saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehingga

persediaan baru tersebut dapat dijual kembali.

2. Teknologi Bar-coding

Identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal yang esensial bagi sistem

real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner

menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time.

3. Sistem pemesanan EDI

EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui

jaringan komunikasi. Hubungan EDI dengan sistem komputer pengecer dan sistem komputer

pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara

instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat.

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

1. Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan

Pelanggan secara berkala dikirimi katalog elektronik (melalui EDI) yang memuat produk

yang ditawarkan pemasok.

2. Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan

Dalam banyak kasus, perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan

memprediksi kebutuhan di masa yang akan datang.

3. Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima

Pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan beberapa fase, seperti :

Penerimaan pesanan secara fisik : pesanan dapat berupa pesan e-mail melalui sistem

mail internal perusahaan atau melalui sistem EDI (mail pihak ketiga).

Validasi, deskripsi, dan pengecekan keaslian : entah bagaimana caranya pesanan

diterima, pesanan tersebut harus divalidasi, didekripsi, dan dicek keasliannya. Sekalipun

pesanan tersebut dienkripsi, amplop elektronik pesanan kemungkinan tidak dienkripsi.

4. Mengirim Surat Pemberitahuan Bahwa Pesanan Telah Diterima

Berikutnya, perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim pesan. Surat

pemberitahuan transmisi hanya memuat infromasi bahwa pesan telah diterima.

5. Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi

Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk diproses

lebih lanjut.

6. Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim

Pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan dikirim berguna agar konsumen tahu

tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima.

7. Mengirim Barang

Departemen pengiriman barang akan men-scan item persediaan saat persediaan tersebut

dikemas.

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time.

Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya,

pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan karena order penjualan dihasilkan secara

otomatis pada saat order pembelian EDI yang valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan

tugas ala-tradisonal benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal

sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis- EDI.

SISTEM OUTPUTSistem output dapat berbasis-kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem

yang berorientasi batch dan berbasis-kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya

menghasilkan banyak output. Di sisi lain, sistem tanpa kertas yang online dan real-time

cenderung menghasilkan hanya sedikit output. Sistem semacam ini penting di perusahaan besar

karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau bahkan

ribuan record.

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output

yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh

supervisor di dalam departemen pengguna untuk mngecek kewajaran dan kualitas laporan jika

dibandingkan dengan laporan periode lalu.

Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP.

Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal. Harus

dibuat satu prosedur untuk memastikan bahwa semua kesalahan dalam sistem dilaporkan ke

kelompok tersebut.

Peranan Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam Menunjang Pelaksanaan

Prosedur Pelayanan Automated Teller Machine (Atm)

            Sistem pengolahan data elektronik adalah serangkaian kegiatan dengan menggunakan

komputer yang mengubah informasi yang masih mentah menjadi informasi yang sesuai dengan

tujuannya. Rangkaian kegiatan tesebut terdiri dari proses pemasukan, penyimpanan, pengolahan,

menghasilkan keluaran dan pengendalian. Manfaat yang akan diperoleh menajamen dari sistem

pengolahan data elektronik adalah adanya fungsi pengumpulan data, fungsi manifulasi data yang

berupa klsifikasi data, penyusunan data, transfer data, perhitungan data, dan pengikhtisaran data,

fungsi penyimpanan data, dan persiapan laporan data. Walaupun manfaat tersebut terdapat juga

di dalam sistem pengolahan data manual, akan tetapi dalam sistem  pengolahan data elektronik

fungsi-fungsi diatas akan menjadi lebih cepat, akurat, serta dapat lebih dijamin keandalannya.

            Dengan adanya kelebihan-kelebihan yang ada dalam sistem pengolahan data elektronik

apabila dikaitkan dengan pelaksanaan prosedur pelayanan ATM, maka sistem pengolahan data

elektronik sangat menunjang kegiatanm pelayanan ATM sebagaimana pendapat Nugroho bahwa

”ATM berkomunikasi dengan pusat komputer dan menangani transaksi ke bank yang sesuai

dengan jenis transaksi yang dibutuhkan nasabah”.

Stephen Liestyo dalam makalahnya menjelaskan bahwa prinsip kerja mesin ATM hanya

menyampaikan pesan (pass through request) nasabah ke sistem komputer bank bersangkutan.

www.kompas.co.id

Dari pengertian tersebut ATM tidak dapat menyimpan data nasabah, melainkan

diteruskan ke sistem komputer bank atau sistem pengolah data elektronik perbankan. Sistem

pengolahan data elektronik di dalam memproses data khususnya transaksi ATM hanya

memerlulan waktu yang relatif singkat, karena komputer dapat memperoses ratusan transaksi

dalam suatu waktu tertentu, sehingga dengan sistem pengolahan data elektronik terdapat

penghematan waktu yang mengakibatkan terjadinya peningkatan efesiensi dan efektivitas operasi

perusahaan.

            Sistem pengolahan data elektronik tidak hanya dapat melakukan perhitungan-perhitungan

dengan kecepatan tinggi, tetapi juga merupakan proses yang sangat akurat, sehingga dengan

demikian kekayaan dan catatan organisasi khususunya data transaksi nasabah akan lebih terjaga

keandalannya. Dengan sistem pengolahan data elektronik dapat lebih memudahkan proses

pelayanan di ATM.

            Dengan timbulnya  permasalahan dalam masyarakat maju yang semakin sedikit memiliki

waktu luang serta permasalahan yang kompleks, maka menuntut bank untuk memberikan

pelayanan yang dapat memudahkan nasabah dalam bertransaksi. Oleh karena itu, bank

memberikan layanan ATM sebagai peningkatan dari pelayanan yang diberikan oleh bank kepada

nasabahnya.

Waktu merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam pengolahan data, maka

harus digunakan suatu alat untuk mempercepat jalannya proses beserta staf yang mampu

melaksanakan seluruh prosedur dalam rangka pengolahan data untuk menunjang pelaksanaan

prosedur pelayanan ATM. Pengolahan data di sini yaitu dengan menggunakan perangkat

komputer yang memiliki kemampuan yang berbeda dengan kemampuan manusia.

Manfaat yang diperoleh dengan digunakannya komputer ini selain disebut di atas adalah

efisiensi operasional yang dapat memproses transaksi dengan kecepatan tinggi tetapi tidak terlalu

memboroskan sumber daya, sehingga biaya dapat ditekan dibandingkan jika transaksi diolah

dengan sistem manual.

Perkembangan perbankan yang semakin pesat menjadikan konsep pengolahan data

elektronik mempunyai peranan penting dalam dunia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan

aktivitas dari perusahaan sudah semakin luas dan kompleks. Mengenai perlunya pengolahan data

elektronik karena bertambah luasnya ruang lingkup perusahaan, seperti yang dikemukakan oleh

La Midjan dan Azhar Susanto, dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi I” memberikan

pernyataan sebagai berikut :

“Dengan mesin komputer dapat diolah secara elektronik (elektronic data processing)

berdasarkan berbagai data yang diolah untuk kemudian disajikan dalam bentuk

berbagai informasi yang diperlukan.” (La Midjan dan Azhar Susanto, 1999, 97)