SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pertemuan Ke-9Disusun untuk memenuhi tugas kuliah “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN”

Dosen Pengampu : Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si

Oleh :

Khurotul Iftikha (43217110070)

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

2018

Informasi dalam PraktikManajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja,

yang di sebut sebagai faktor keberhasilan kritis (critical success factor - CSF), yang

memiliki pengaruh sangat besar pada keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Sistem

pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari

- hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem -

sisten lain di dalam perusahaan. sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang

bergerak dalam bisnis distribusi.

Sistem informasi lainnya di dalam perusahaan di maksudkan untuk mendukung unit - unit

organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi pemasaran, sistem informasi budaya manusia,

sistem informasi manufaktur, dan sitem informasi keuangan dibuat sesuai dengan

kebutuhan informasi dari masing - masing area bisnis tersebut, dan sistem informasi

eksekutif mengakui adanya kebutuhan - kebutuhan informasi yang unik dari pada

pengguna di tingkat atas organisasi.

Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki

nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna

menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini

telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer-manajemen

hubungan pelanggan atau costumer relationship management (CRM). Data warehouse

lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan

dalam pengambilan keputusan.

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang

menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang

sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi

antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini

digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi

dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi

ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang

berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis

1. Klasifikasi Sistem Informasi

Ada berbagai cara untuk mengelompokkan sistem informasi. Klasifikasi yang umum

dipakai antara lain didasarkan pada :

a. Hirarki

b. level organisasi,

c. area fungsional,

d. dukungan yang diberikan, dan

e. arsitektur sistem informasi.

Beberapa istilah sistem informasi lain juga sering dijumpai dalam literatur, seperti sistem

informasi strategis dan sistem informasi geografi.

2. Hirarki Sistem Informasi

Berdasarkan hirarki, sistem informasi bisa di bagi menjadi :

a. Transaksional Sistem Informasi : merupakan sistem informasi dimana proses di

dalamnya berupa transaksi data(CRUD) secara berulang-ulang ke dalam database.

Biasanya level ini dilakukan oleh staff EDP(Electronik Data Processing)

b. Managerial Sistem Informasi : pada level ini dalam sistem informasi sudah ada fitur

untuk melihat rekapitulasi data berupa pelaporan. Informasi yang dihasilkan SI

pada sistem ini dimanfaatkan oleh staff pada level manager.

c. Ekskutif Sistem Informasi : pada level ini, sistem informasi sudah bisa menjadi

acuan dalam mengambil keputusan(Decision Support System). Fitur SI ini

dimanfaatkan oleh level ekskutif(Direktur Utama)

3. Sistem Informasi Menurut Level Organisasi

Berdasarkan level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi:

a. Sistem Informasi Departemen.

b. Sistem Informasi Perusahaan, Dan

c. Sistem Informasi Antarorganisasi.

a. Sistem Informasi Departemen (departmental information system) adalah sistem

informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Sebagai contoh,

departemen SDM (Sumber Daya Manusia) memiliki sejumlah program (aplikasi).

Misalnya, saiah satu aplikasi digunakan untuk memantau kinerja pegawai dan

aplikasi yang lain digunakan untuk menangani peiamar. Kumpulan aplikasi ini

membentuk sebuah sistem yang disebut sistem informasi SDM (human resource

information system atau HRIS).

b. Sistem Informasi Perusahaan (enterprise information system) merupakan sistem

informasi yang tidak terletak pada masing-masing departemen, melainkan berupa

sebuah sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara

bersama-sama. Sebagai contoh, sistem infor¬masi perguruan tinggi

mengintegrasikan bagian-bagian seperti peng-ajaran, keuangan, dan

kemahasiswaan.

c. Sistem Informasi Antarorganisasi (interorganizational information system atau

terkadang disebut IOS / interorganization system) merupakan jenis sistem

informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih. Sebagai gambaran,

sistem informasi reservasi pesawat terbang adalah contoh sistem informasi yang

memungkinkan biro perjalanan yang menjual tiket dan maskapai penerbangan bisa

berbagi informasi. Contoh yang lain yaitu sistem para pemasok yang dapat

dihubungkan ke sistem infor-masi Wal-Mart (www.walmart.com), retailer

terkemuka di Amerika, yang memungkinkan pihak pemasok dapat segera

mengetahui sediaan yang berada di bawah level minimum sehingga pemasok dapat

segera mengirimkan produk mereka ke Wal-Mart (Ebert dan Griffin, 2003). Pada

awal 1990-an, perusahaan IBM, Apple, dan Motorola membentuk aliansi strategis

yang dimaksudkan untuk mematahkan dominasi Intel ter-hadap pasar CPU (central

processing unit). Ketiga perusahaan ini meng-gunakan IOS sebagai sarana berbagi

informasi dalam pengembangan produk. Chip yang disebut PowerPC merupakan

hasil dari kolaborasi ter-sebut (Haag, 1999). Kini, model seperti ini banyak

diimplementasikan dalam perdagangan elektronis (e-Commerce) yang

menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih dikenal dengan sebutan B2B

atau . Business to Business.

Serupa dengan pembagian menurut level organisasi, Kroenke mengklasifikasikan sistem

informasi dalam sebuah organisasi menjadi tiga kelompok:

Sistem Informasi Pribadi,

Sistem Informasi Kelompok Kerja (Workgroup Information System), Dan

Sistem Informasi Perusahaan (Enterprise Information System

Tabel Karakteristik sistem informasi pribadi, grup kerja, dan perusahaan

Jenis Jumlah Pemakai Perspektif

Pribadi 1 Individual

Kelompok kerja

Banyak, umumnya kurang Departemen – Pemakai berbagi

dari 25 orang perspektif yang sama

Perusahaan Banyak, sering kali ratusan

Perusahaan – Pemakai memiliki

banyak perspektif

4. Sistem Informasi Fungsional

Sebagaimana diketahui, sebuah organisasi memiliki sejumlah area fungsional seperti

Akuntansi, Pemasaran, Produksi, dan sebagainya.

Tabel berikut menunjukkan masing-masing area fungsional yang umum terdapat pada

perusahaan.

Tabel. Area fungsional dalam perusahaan

Area Fungsional Tugas

Penjualan dan Pemasaran

Menangani penjualan dan pemasaran produk/jasa yang

dihasilkan perusahaan

Manufaktur (Produksi) Menghasilkan produk

Keuangan Mengelola aset-aset keuangan perusahaan

Akuntansi

Memelihara

rekamnan-

rekaman transaksi keuangan dalam

perusahaan

Berdasarkan area fungsional seperti ini, dikenal sejumlah sistem infor¬masi fungsional.

Jadi, sistem informasi fungsional adalah sistem infor¬masi yang ditujukan untuk

memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam

perusahaan. Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah sebagai berikut:

Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System)

1. Sistem Informasi Keuangan (Finance Information System)

2. Sistem Informasi Manufaktur (Manufacturing/Production InforMation System)

3. Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System Atau MKIS)

4. Sistem Informasi SDM (Human Resources Information System atau HRIS)

Tentu saja, macam-macam sistem informasi fungsional yang tersedia antara satu

perusahaan dengan perusahaan lain berbeda-beda. Sebagai contoh, perusahaan distribusi

tidak memiliki sistem informasi produksi.

Perlu diketahui bahwa sistem-sistem informasi fungsional tidak berciri sendiri secara fisik.

Sistem-sistem informasi ini berbagai sumber daya dalam organisasi. Dalam sistem

informasi perusahaan, sistem-sistem informasi fungsional ini berkedudukan sebagai

subsistem-subsistem.

JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI

Transaction Processing System (TPS) berfungsi pada level organisasi; Office Automation

System (OAS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level

knowledge. Sistem-sistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi

Manajemen (SIM), dan Decision Support System(DSS). Sistem ahli menerapkan keahlian

pembatasan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan

terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System

(ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan sebagai

Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat

keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur.

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi

yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi

bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat

melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih

harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.

Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan

organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-

data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai

apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis

dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa

interupsi sama sekali.

2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak

menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian

rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara

tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan

organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal

seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan

komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.

Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan,

insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan

memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing

Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem

informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara

manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program

komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi

dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari

Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan

keputusan.

Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data

menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan

menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan

untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi

informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur

tunggal.

4. Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision

Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-

sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM

tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di

seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat

keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya

daripada SIM tradisional.

5. Sistem Ahli Dan Kecerdasan Buatan

Kecerdasan Buatan (AI) bisa dianggap bidang yang arsitek tingkat tinggi untuk sistem

ahli. Daya tolak/dorongan umum dari AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-

mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah

memahami bahasa alamiahnya serta menganalisis kemampuannya untuk berpikir

melalui problem sampai ke kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-

pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan permasalahan serta memberikannya

lewat pengguna bisnis (dan lain-lain).

Sistem ahli adalah suatu kelas yang sangat spesial yang dibuat sedemikian rupa

sehingga bisa dipraktikkan untuk digunakan dalam bisnis sebagai akibat dari semakin

banyaknya perangkat keras dan parengkat lunak seperti komputer pribadi (PC) dan

shell sistem ahli. Suatu sistem ahli (juga disebut sebagai knowledge-based system)

secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk

menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Ditegaskan bahwa tidak

seperti DSS, yang meninggalkan keputusan terakhir bgi pembuat keputusan, sistem ahli

menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah atau suatu kelas masalah khusus.

Komponen dasar suatu sistem ahli adalah knowledge base, yakni suatu mesin

interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan

pertanyaan lewat bahasa semacam SQL ( structured query language), dan antarmuka

pengguna. Orang menyebut knowledge engineering manangkap keahlian pakar,

membangun sebuah sistem komputer yang mencakup expert knowledge ini, dan

kemudian mengimplementasikannya. Secara keseluruhan sangat mungkin membangun

dan mengimplementasikan sistem ahli yang akan menjadi pekerjaan para penganalisis

6. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported Collaboration

Work Systems (CSCWS)

Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-

terstruktur dan tak-terstruktur, maka group Decision support System membuat suatu

solusi. Group Decision Support System (GDSS), yang digunakan di ruang khusus yang

dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota

kelompok berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk

perangkat lunak khusus-dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan

untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi

bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak

GDSS dirancang untuk meminimalkan perilaku kelompok negatif tertentu seperti

kurangnya partisipasi berkaitan dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk

menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal, domonasi oleh anggota kelompok

vokal, dan pembuatan keputusan ‘group think’. Kadang-kadang GDSS dibahas menurut

istilah yang lebih umum Computer Supported Collaborative Work (CSCW), yang

mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut ‘groupware’ untuk kolaborasi tim

melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support System (ESS)

Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara yang bisa

membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive Support

System (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan

eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-

tempat yang bisa di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang

dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan

yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus, dengan menciptakan lingkungan

yang kondusif untuk memikirkan problem -problem strategis. ESS memperluas dan

mendukung kemampuan eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan

tampak masuk akal.

A. Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah

ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :

Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,

permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan

organisasi,

Untuk meraih kesempatan-kesempatan.

Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya

pemerintah).

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu

yang lama untuk menyelesaikannya.

B. Peranan Analis Sistem

Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara

mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk

membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem

mempunyai tiga peranan penting, yaitu :

1. Sebagai konsultan

2. Sebagai ahli pendukung

3. Sebagai agen perubahan

C. Tugas Analis Sistem

Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :

n Mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan

pada sistem yang telah berjalan.

n Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-

kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan

tersebut kepada pemakai sistem.

n Merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.

n Menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang

baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari

pemakian sistem yang baru tersebut.

n Mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru

tersebut.

D. Informasi Untuk Organisasi

Pihak manajemen sangat membutuhkan informasi yang sangat berguna untuk

mengambil keputusan. Setiap tingkatan manajemen, membutuhkan informasi yang

berbeda-beda. Terdapat 3(tiga) tipe informasi untuk tingkatan manajemen, yaitu :

1. Manajemen Tingkat Atas

Manajemen tingkat atas merupakan manajemen tingkat strategi, informasi

yang dibutuhkan lebih tersaring atau lebih ringkas.

Sebagai contoh : Informasi mengenai grand total penjualan yang terjadi

2. Manajemen Tingkat Menengah

Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang

dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen

Sebagai contoh : Informasi mengenai semua total penjualan yang terjadi

untuk tiap-tiap daerah.

3. Manajemen Tingkat Bawah

Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen tingkat teknis yang

membutuhkan laporan yang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan

operasi.

Sebagai contoh : Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk

tiap-tiap daerah.

4. Top Manager (Manajer Tingkat Atas)

Informasi yang didapatkan digunakan sebagai pendukung perencanaan dan

perumusan kebijaksanaan.

5. Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)

Informasi yang didapatkan sebagai alat bantu perencanaan (planning) dan

pembuatan keputusan (decision maker).

6. Low Manager (Manajer Tingkat Bawah)

Informasi yang didapatkan sebagai pendukung operasi manajemen sehari-hari

didalam organisasi.

7. Staffing (Tingkat Pekerja)

Informasi yang didapatkan digunakan untuk melakukan proses suatu transaksi

Gambar : Tipe Informasi Untuk Tingkat Manajemen

E. TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi informasi merupakan satu dari sekian banyak alat bantu yang

digunakan para manajer untuk menjembatani perubahan.

Perangkat keras komputer menjadi alat fisik yang digunakan untuk aktivitas

input, pemrosesan, dan output pada suatu sistem informasi.

Terdiri dari: komputer yang memproses unit; beragam output, dan perangkat

penyimpanan; dan media fisik untuk menghubungkan semua alat ini.

Peralatan komunikasi dan komputer dapat dihubungkan melalui jaringan untuk

berbagi suara, data, gambar, bunyi, atau bahkan video. Jaringan

menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagi sumber daya atau data

misalnya printer.

Semua teknologi ini menampilkan sumber-sumber daya yang bisa dibagikan di

keseluruhan organisasi dan dengan demikian ikut membangun infrastruktur

teknologi informasi (TI).

Infrastruktur TI yaitu perangkat keras dan lunak komputer serta teknologi

penyimpanan data, dan jaringan yang menjadi portofolio dari pembagian

sumber daya-sumber daya teknologi informasi untuk organisasi.

Agar suatu sistem informasi dapat berjalan optimal dan mampu beradaptasi

dengan perkembangan teknologi maka diperlukan adanya teknologi informasi.

Teknologi informasi artinya memanfaatkan teknologi untuk memperoleh dan

mengelola informasi

F. Peranan SI dan TI Dalam Organisasi

Sistem teknologi informasi memberikan empat peran utama di dalam organisasi

yaitu untuk meningkatkan:

1) Efisiensi.

Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi

sehingga memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan.

2) Efektivitas.

Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan

keputusan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat

waktu, relevan, mudah, murah dan handal.

3) Komunikasi.

Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu

keputusan dapat digunakan email atau teleconference.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi

mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi

informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam

maupun di luar perusahaan. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data

processing -EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini

kurang populer. Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memeliki arti penting. Sistem

pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab

untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi

memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan

selain pesaing.

Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo

kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan

tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.

Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang

digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi. Perusahaan yang mendistribusikan

produk atau jasa kepada para pelanggannya. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai

suatu sistem distribusi (distribution system). Sistem distribusi juga dapat ditemukan pada

organisasi - organisasi jasa seperti united way dan rumah sakit serta pada badan - badan

pemerintahan seperti militer dan perpajakan. semua organisasi, dalam satu bentuk dan

lainnya bergerak dalam bidang bisnis distribusi.

Tinjauan Sistem

Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label "Sistem distribusi" yang berada

ditengah. Unsur - unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh

kotak - kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah - panah yang disebut arus data.

Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan - laporan

akuntansi standar. Semua kecuali dua arus data seperti gambar di atas terdiri atas sumber

- sumber daya daya maya (virtual).

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

1) Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

· Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke

dalam sistem.

· Sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan.

· Sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan

· Sistem piutang dagang (account receivable system) penagihan uang dari

pelanggan.

2) Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

· Sistem Pembelian (Purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada

pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.

· Sistem Penerimaan (Receiving system) menerima persediaan.

· Sistem Utang Dagang (Account Payable system) melakukan pembayaran

3) Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

· Sistem Buku Besar (General Ledger System) adalah sistem akuntansi yang

menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk

menyajikan gambaran keuangan perusahaan secara gabungan.

· Buku Besar (General Ledger) adalah file yang memuat data akuntansi yang telah

digabungkan

· Sistem Memperbaharui buku besar (Updated general ledger system)

membukukan catatan-catatan yang mendeskripsikan berbagai tindakan dan

transaksi ke dalam buku besar

· Sistem Pembuatan laporan Manajemen (Prepare Management report system)

menggunakan isi buku besar untuk pembuatan neraca dan laporan laba rugi serta

laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem ini mengambil bentuk basis data yang mendokumentasikan semua hal yang penting

dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan

lingkungan.

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi,

manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem

pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan

informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan

memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis

sistem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan-sistem

informasi eksekutif.

Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi

(organizational information systems). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan

untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian

tertentu dari organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System – MKIS) memberikan

informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

Subsistem Output. Setiap subsism output memberikan informasi mengenai unsur-unsur

penting di dalam bauran pemasaran. Bauran Pemasaran (marketing mix) terdiri atas

empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan

pelanggan dengan mendapat keuntungan. Subsistem Produk (product subsystem)

memberikan informasi mengenai produk-produk perusahaan. Subsistem promosi

(promotion subsystem) memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan

pribadi perusahaan. Subsistem Harga (Price subsystem) membantu manajer meengambil

keputusan harga. Selain itu, masih terdapat subsistem kelima, subsistem bauran integrasi

(integrated mix subsystem). Yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi

yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur di atas. Satu contoh dari

informasi yang diberikan oleh subsistem bauran terintegrasi adalah ramalan penjualan,

yang memperhitungkan interaksi dariseluruh unsur.

Masing-masing subsistem output terdiri atas program-program yang terdapat di dalam

koleksi peranti lunak. Program-program ini memungkinkan pengguna mendapatkan

informasi dalam bentuk laporan-laporan berkala dan khusus. Hasil dari simulasi

matematis, komuniksi elektronik, dan saran sistem berbasis pengetahuan. Pengguna

meliputi manajer-manajer perusahaan yang memiliki kepentingan dengan aktivitas

pemasaran perusahaan.

Basis Data : Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data

dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.

Subsistem Input : sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber

internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data. Kita telah mengamati

pengumpulan data ini dalam pembahasan mengenai sistem diatribusi. Subsistem riset

pemasaran (marketing research subsystem) juga mengumpulkan data internal dan

lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus. Subsistem Inteligensi Pemasaran

(marketing intelligence subsystem) mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk

menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan

perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapt mempengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem-HRIA)

memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan

sumber daya manusia perusahaan. Dengan menggunakan format yang sama seperti MKIA.

Sistem pemrosesan transaksi memberikan data input, sama seperti subsistem riset

sumber daya manusia yang melakukan studi-studi khusus dan subsistem intelegensi

sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung

permasalahan-permasalahan SDM.

Masing-masing subsistem output dari HRIA akan menangani aspek-aspek tertentu dari

manajemen SDM: Perencanaan, rekrutmen, penglolaan tenaaga kerja, kompensasi

karyawan, memberikan tunjangan kepada karyawan, dan membuat banyak laporan SDM

yang diminta oleh lingkungan, terutama badan-badan pemerintah. Ini adalah cara

bagaimana subsistem output iklan ditentukan-mereka mencerminkan area-area

kepentingan utama bagi para penggunanya.

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi Manufaktur (Manufacturing Information System) memberikan informasi

kepada kepada seluruh manaje perusahaan yang berkaitan dengan operasi manfuaktru

perusahaan. Sebagaimana diilustrasikan sistem informasi manufaktur, dengan

mengunakan format yang sama seperti HRIA dan MKIA. Subsistem rekayasa industry

terdiri atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh para tekhnisi industry (industrial

engineering –IE) yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan

keefesiensiannya. Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek-subjek yang

sangat besar kepentingannya dalam manufacturing-produksi, persediaan, mutu, dan biaya.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) memeberikan informasi

kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan

perusahaan. Dalam menggunakan format yang sama seperti sistem informasi untuk area-

area bisnis yang lain. subsistem audit internal terdiri atas aktivitas-aktivitas oleh auditor

internal perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas-aktivitas

output sering meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana

yang melalui perusahaan, dan mengendalikan keuangan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (executive information system – EIA) adalah suatu sistem yang

memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja

perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif

(executive support system-ESS).

EIA perusahaan biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung

melalui jaringan ke komputer pusat. Konfigurasi stasiun kerja terdiri dari atas sebuah

komuter pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis data

eksekutif. Basis data ini dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer

pusat perusahaan. Eksekutif akan memasukkan permintaan informasi untuk

mengeluarkan tampilan informasi format awal atau untuk menjalankan pemrosesan dalam

jumlah minimum. Laporan format awal ini bertindak sebagai “dashboard” bagi eksekutif

untuk memonitor faktor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi.

Model EIS juga menunjukkan komposisi komputer pusat yang berhubungan dengan EIS.

Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber-sumber

eksternal, dan berita-berita penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru akan dapat

dimasukkan oleh anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-

masing. Selain basis data korporat. EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan

koleksi pranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif.

Meskipus sudah menjadi pendapat umum bahwa para eksekutif lebih menyukai ringkasan

informasi, terdapat beberapa pengecualian. Beberapa eksekutif lebih menyukai detail.

Para perancang EIS membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi

keinginan semua eksekutif, apa pun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan

kemampuan drill-down (perincian). Dengan pendekatan ini, eksekutif dapat

mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menampilkan detail

dari tingkat yang lebih rendah. Drill-down ini akan terus dilakukan sampai eksekutif

merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah

manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai

maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka

panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan

pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan

baru. Oleh karena itu perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para

pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap

setia kepada perusahaan.

DATA WAREHOUSING

Karakteristik Data Warehouse

Istilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan

data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

Kapasitas penyimpanan sangat besar

Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga

tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan

informasi yang baru

Data dapat diambil dengan mudah

Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam

operasi perusahaan sehari-hari

Membuat suatu data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar dan memegang

demikian adanya. Bahkan pada kenyataannya, tantangannya begitu besar sehingga

beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana-

mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan

ini, akan digunakan istilah data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart

adalah suatu basis data yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi

perusahaan. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut

data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke

dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut

kepada para pengguna.

Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan

data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan.

Ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan, maka

data tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.

Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan

pemuatan. Suatu proses yang sering kali disingkat menjadi ETL, proses ekstraksi

(extraction) menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses transformasi

(transformation) membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format terstandar,

dan membuat ringkasan. Data akan disimpan dalam format rinci maupun ringkas guna

memberikan fleksibilitas maksimal dalam memenuhi berbagai kebutuhan informasi dari

para pengguna. Proses pemuatan (loading) melibatkan entri data ke dalam tempat

penyimpanan data warehouse.

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam

satu lokais, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data

pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan) dan

data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Dalam tempat penyimpanan data warehouse,

terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalm tabel-tabel terpisah. Tabel data akan

digabung untuk menghasil suatu paket informasi.

Tabel Dimensi, data pengidentifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi

(dimension tabels)

Tabel Fakta, tabel-tabel terpisah yang disebut tabel fakta (fact tables) berisi ukuran-

ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek atau aktivitas.

Paket Informasi (information package), mengidentifikasi semua dimensi yang akan

digunakan dalam analisis aktivitas tertentu.

Skema Bintang, karena memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang, maka struktur ini

disebut skema bintang (star schema). Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya

informasi seperti ;

Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu

Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal

terakhir.

Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan samapai dengan saat ini

PENYAMPAIAN INFORMASI

Untuk terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi,

yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi,

dan menjadikan informasi tersebut bagi para pengguna.

Drill down-proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian

Roll up-memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian

meringkas rincian-rincian tersebut menjadi tingkat yang lebih tinggi.

Drill across-dengan cepat bergerak dari satu hirarki data ke hirarki yang lainnya.

Drill through-berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

OLAP

On-line analytical processing (OLAP) memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi

dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web dan dengan cepat

menghasilkan informasi dalam berbagai bentuk termasuk grafik.

Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line

analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional

standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu

sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

DATA MINING

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui

pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas di aliran sungai

pegunungan. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan

menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut dapat

menjadi dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data

mining: verifikasi hipotesis (hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan

(knowledge discovery).

► Hypothesis verification dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data

saling terhubung.

Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh pengguna

Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data.

Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.

► Knowledge discovery sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data

warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama.

KESIMPULAN

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi

mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi

informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam

maupun di luar perusahaan.

Subsistem-subsistem utama dari sistem distribusi, yaitu:

1) Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan

2) Sistem yang memesan persediaan pengganti

3) Sistem yang menjalankan proses buku besar

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem-HRIA)

memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan

sumber daya manusia perusahaan. Sistem informasi eksekutif (executive information

system – EIA) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di

tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah

manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai

maksimum dari hubungan ini. Data warehouse adalah bagian utama dari data

warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi

informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.

Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line

analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional

standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu

sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui

pengguna. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining: verifikasi hipotesis

(hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge discovery).

Daftar Pustaka

Putra, Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Implementasi Sistem

Informasi. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta.)

Suprapto. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Implementasi Sistem Informasi. FEB -

Universitas Mercu Buana: Jakarta.)