Pengantar

Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis

(SIKD)

Universitas Jember

Disampaikan dalam acara Bimtek aplikasi SIKD

Oleh:

Trayo Sasti Hardiani, S.E.

UPT. Kearsipan

Universipan Jember

Jember, 12 Mei 2016

TARGET YANG INGIN DICAPAI UPT. KEARSIPAN UNIVERSITAS JEMBER

Dalam pengelolaan arsip digitalnya sudah menggunakan sistem :

1. TAHUN 2016 SIKD = PENCIPTA ARSIP = (Pendistribusian-Pendisposisian-Pemberkasan-

Penyimpanan)

2. TAHUN 2017 SIKS = UPT. KEARSIPAN = PENYIMPANAN

SIKN : Universitas Jember bergabung dg ANRI

3. TAHUN 2017 – 2019 = SKN

JIKN : agar arsip mudah diakses publik sehubungan dengan KIP

Keterangan:

1. SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)

2. SIKS ( Sistem Informasi Kearsipan Statis)

3. SKN (Sistem Kearsipan Nasional)

4. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional)

5. JIKN ( Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) menjadi anggota simpul jaringan

KETERANGAN.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh instansi pemerintah dan swasta.

ARSIP MANUAL adalah arsip yang disimpan dalam lembar arsip secara fisik

ARSIP DIGITAL adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format yang telah dikonversi dalam bentuk file

1. ARSIP AKTIF adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus

2. ARSIP INAKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

3. ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

4. ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki

nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh lembaga kearsipan

5. ARSIP VITAL adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui , dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

6. ARSIP TERJAGA adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

SIKD

Sistem Pengolahan Arsip berbasis

Teknologi Informasi yang dirancang untuk

menangani pengelolaan arsip dinamis

dikembangkan oleh Arsip Nasional

Republik Indonesia.

Aplikasi ini adalah web based application

dan bersifat multi user. Bahasa

pemrograman yang dipergunakan dalam

aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan

database MYSQL

VISI Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa

M I S I

Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan

Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah

Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia

Memberikan akses kepada publik untuk kepentngan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa

Mengapa perlu SIKD

Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal

akses dan proses temu-kembali informasi arsip

Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan

keputusan yang lebih cepat terkait dengan akses arsip yang

cepat dan tepat;

Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih

cepat diketahui;

Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau

organisasi

Spesifikasi Software Server

Item Spesifikasi

Sistem Operasi Linux MS Windows Server 2000 keatas

Database My SQL 5.1

Program Pendukung

Acrobat Reader MS Office 2007

Web Service Apache

Web Browser Mozilla Firefox Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan

Spesifikasi Hardware Server

Item Spesifikasi

Prosessor Dual Processor Xeon 2.4 GHz cacheL2/L3 8MB

RAM Min 1 GB

Ruang Hard Disk Min 500 GB

Resolusi Layar 1024 x 768 Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan

Spesifikasi Software-Hardware Client

Item Spesifikasi

Sistem Operasi Linux Microsoft Windows XP keatas

Browser Mozilla Firefox

Item Spesifikasi

Prosessor Intel Pentium III keatas RAM Min 1 GB ResolusiLayar 1024 x 768

Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan

Prasyarat Implementasi Aplikasi SIKD

Pedoman Tata Naskah Dinas

Klasifikasi Arsip

Jadwal Retensi Arsip

Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip

Pedoman Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi

dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam

kedinasan.

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit

informasi kearsipan.

Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi senkurang-kurangnya

jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang

berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai

kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan arsip

Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses

terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait

dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.

Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem

Penentuan berapa lama arsip harus disimpan

Registrasi

Klasifikasi ◦ Klasifikasi arsip (bussiness classification scheme) ◦ Klasifikasi keamanan dan akses (security and access class.

Scheme)

Penyimpanan dan penanganan

Pengaksesan

Pelacakan

Penyusutan

ISO/TR 15489 : Records Management

Caraka / Pos

E-mail

(masuk)

Digitalisasi

Penyimpanan Arsip Konvensional

UNIT

KEARSIPAN

SATUAN KERJA

TU

UNIT PENGOLAH

UNIT PENGOLAH

komunikasi

kedinasan

elektronik

Registrasi

Caraka / Pos

E-mail

(keluar)

Kontrol Operasi

Penyimpanan

Arsip Elektronik

PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF

Aplikasi

SIKD

Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan

Arsip Statis

UPT.

Kearsipan

FUNGFSIONALITAS SIKD

1.PENGATURAN KLASIFIKASI DAN JRA

2.PENGATURAN UNIT KERJA DAN PENGGUNA

3.PENGATURAN UMUM UPT. Kearsipan

4.REGISTRASI NASKAH MASUK/KELUAR

5.MEMBUAT/MEMBALAS DISPOSISI

6.LAPORAN

7.PEMBERKASAN ( BUAT/HAPUS/TUTUP/EDIT)

8.PENCARIAN ARSIP

9. INFORMASI PENYUSUTAN ARSIP

10.LAPORAN

Administrator Pusat/

Administrator Sistem (System Administrator) ◦ Unit TI Instansi

Administrator Pusat

Unit Kearsipan Instansi

Pejabat Struktural (administrator Unit & Satuan Kerja)

◦ Pimpinan Unit Kerja

Pencatat Surat Unit Persuratan / Tata Usaha

Sekretaris ◦ Staf Pejabat Struktural

Administrator Sistem (System Administrator)

◦ Memelihara Sistem

◦ Mengatur account pengguna baru

◦ Mem-backup data secara rutin

◦ Helpdesk sistem aplikasi

Administrator

Admin Pusat

◦ Pengaturan struktur organisasi dan pengguna

◦ Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip

◦ Pengaturan berkas

◦ Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker)

◦ Mengelola penyusutan arsip

◦ Mengatur Isi pesan disposisi

◦ Mengatur Grup Jabatan

◦ Mengatur Pengaturan Umum

◦ Helpdesk penggunaan aplikasi

Administrator

Pejabat Struktural / Sekretaris ◦ Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya.

◦ Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan.

◦ Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri

◦ Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain

◦ Menggunakan

Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip

Pemberkasan

Pencatat Surat ◦ Merigistrasi Surat masuk eksternal

◦ Mengirim surat ke tujuan surat

Pengguna

RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU

Tampilan Halaman Depan SIKD

Simulasi Penggunaan Aplikasi

SIKD

>>>>>

Sekian dan Terima Kasih