sistem informasi akuntansi rumah makan ayam lepas
TRANSCRIPT
1
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
RUMAH MAKAN AYAM LEPAS
KELOMPOK 2:
Ahmad Ulul Azmi (04)
Denis Mei Harmonis (09)
Khairunnisa Ratih Islami (20)
Nafizdya Maharani (27)
Rofiatul Mahmudah (33)
Yokka Febriola Daussy (39)
2
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................1
DAFTAR ISI ........................................................................2
I. PENDAHULUAN ........................................................................3
I.1 Latar Belakang ........................................................................3
I.2 Metodologi Penelitian ........................................................................3
I.3 Landasan Teori ........................................................................4
II. ISI ........................................................................10
II.1 Siklus Pendapatan ........................................................................10
II.2 Siklus Pengeluaran ........................................................................12
II.3 Siklus Produksi ........................................................................21
II.4 Siklus Penggajian ........................................................................27
II.5 Siklus Aktiva Tetap ........................................................................33
II.6 Siklus pelaporan dan Buku Besar.......................................................................37
III. PENUTUP ........................................................................43
III.1 Simpulan ........................................................................43
III.2 Saran ........................................................................44
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................45
LAMPIRAN ........................................................................46
3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Makan Ayam Lepaas merupakan salah satu bentuk usaha yang
bergerak di bidang kuliner. Beraneka menu olahan dari ayam disajikan di rumah
makan yang terletak di daerah Bintaro, tepatnya di Jalan Bintaro Utama No 37.
Semua perusahaan yang berorientasi pada profit berusaha untuk memaksimalkan
keuntungannya, tak terkecuali Rumah Makan Ayam Lepaas. Dalam menjalankan
bisnisnya diperlukan sistem informasi akuntansi yang baik.
Sistem informasi akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan teknologi.
Saat ini teknologi komunikasi dan informasi terus-menerus berkembang dan
mempengaruhi bagaimana perusahaan dalam mengendalikan, mengelola dan
mengembangkan bisnis yang mereka miliki. Teknologi ini dapat menjadi penentu
kemenangan dalam persaingan bagi yang memilikinya dan dapat menjadi kekalahan
bagi yang tidak memiliki ataupun memiliki namun tidak secara baik dikelola. Hal ini
menunjukan bagaimana informasi tersebut dihasilkan yang berrti bahwa system
informasi memegang peranan penting dalam menghasilkan informasi secara cepat,
efektif dan efisien.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan
pengendalian terhadap prosedur pendapatan, pengeluaran, produksi, penggajian,
aktiva tetap dan pencatatan buku besar dan pelaporan agar pelaksanaannya dapat
berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya
Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi di perusahaan.
Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan
yang erat dengan sistem pendapatan, pengeluaran, produksi, penggajian, aktiva tetap
dan pencatatan buku besar dan pelaporan.
B. Metodologi Penelitian
1. Objek Kajian
Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi titik
perhatian (Arikunto, 1998: 99). Objek kajian dalam penelitian ini adalah siklus
4
pendapatan, pengeluaran, produksi, penggajian, aktiva tetap dan buku besar dan
laporan pada Rumah Makan Ayam Lepaas.
2. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dalam penyusunan Laporan ini dilaksanakan di Rumah
Makan Ayam Lepaas di Jl. Bintaro Utama no 37, Tangerang Selatan.
3. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah:
3.1 Observasi
Observasi adalah pengamatan secara langsung kepada suatu objek yang akan
diteliti (Keraf, 2001: 162). Dalam hal ini observasi dilakukan langsung pada
Rumah Makan Ayam Lepaas. Metode ini digunakan untuk mengetahui kegiatan
usaha yang dijalankan oleh pengusaha. dalam pelaksanaannya peneliti mengamati
kegiatan usaha yang ada pada Rumah Makan Ayam Lepaas.
3.2 Dokumentasi
Dokumentasi adalah suatu usaha yang dilakukan dalam penelitian untuk
mengumpulkan data dengan cara menggunakan data yang tersedia sebagai sumber
informasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Dalam pelaksanaannya metode
ini digunakan untuk mengambil dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam
penelitian.
3.3 Wawancara
Wawancara atau interview adalah suatu cara untuk mengumpulkan data
dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada seorang informan atau seorang
autoritas (seorang ahli atau yang berwenang dalam suatu masalah) (Keraf, 2001:
161). Metode ini digunakan untuk mengajukan pertanyaan kepada bagian
menejemen rumah makan untuk memberikan informasi mengenai siklus
pendapatan, pengeluaran, produksi, penggajian, aktiva tetap serta buku besar dan
laporan.
C. Landasan Teori
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah system yang mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk membuat
keputusan.’’(romney, 2006:6).
5
1. Tujuan sistem informasi akuntansi (M. Fakhri, 2004:5) adalah
Untuk mendukung operasi harian.
2. Untuk mendukung pembuatan keputusan oleh manager perusahaan
3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pengelolaan perusahaan.
Komponen-Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2009, p.28-29), terdapat enam komponen
sistem informasi akuntansi, yaitu:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi
2. Prosedur dan instruksi, baik manual dan otomatis, termasuk di dalamnya
mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan data aktivitas organisasi
3. Data tentang organisasi dan proses bisnis
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, perangkat jaringan,
dan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan,
mengolah, dan mengirimkan data dan informasi
6. Pengendalian internal dan keamanan dalam menjaga data sistem informasi
Akuntansi
Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
Siklus Pendapatan (RC)
RC adalah seperangkat berulang kegiatan usaha dan operasi informasi terkait
pemrosesan yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan
mengumpulkan uang tunai dalam pembayaran bagi penjualan (Romney & Steinbart
2006, p. 354). Tujuan penting dari RC adalah untuk menyediakan produk yang tepat
di tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk harga yang tepat (Romney dan
Steinbart 2006, p. 355). Menurut Sarosa, (2009, h.18-19), aktivitas yang harus dicatat
adalah
penerimaan order dari konsumen, penjualan, dan penerimaan kas. Pengiriman barang
juga harus dicatat bersamaan dengan penjualan. Laporan yang dihasilkan oleh siklus
pendapatan antara lain:
• Order penjualan
• Faktur penjualan
• Dokumen pengiriman barang
• Remittance advices, yaitu pemberitahuan pembayaran tagihan oleh konsumen
6
• Ringkasan penerimaan kas
• Analisa penjualan
• Saldo piutang setiap konsumen
Siklus Pengeluaran (EC)
Romney dan Steinbart (2006, p. 410) mendefinisikan EC sebagai seperangkat
berulang kegiatan bisnis dan data terkait pengolahan operasi yang terkait dengan
pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa. Tujuan utama di EC adalah untuk
meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan,
dan berbagai layanan organisasi perlu fungsi (Romney & Steinbart 2006, p. 410).
Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:
Jenis Transaksi Dokumen yang Digunakan
Pembelian Kredit Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
Voucher
Pengeluaran Kas Check
Retur Pembelian Memo Debit
Siklus Pengeluaran dibagi menjadi 5 subsistem,yaitu prosedur permintaan
barang,prosedur pemesanan barang,prosedur penerimaaan barang,prosedur pencatatan
uang,dan prosedur pengeluaran kas.
Sistem akuntansi aktiva tetap
Sistem akuntansi aktiva tetap dirancang untuk menangani transaksi yang
bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap. sistem ini terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
-Prosedur pengadaan aktiva tetap
-Prosedur penghetiaan pemakaian aktiva tetap
-Prosedur depresiasi aktiva
-Prosedur penempatan aktiva tetap
Tujuan Sistem Aktiva Tetap
• Memudahkan perusahaan melacak aktiva tetap yang saat ini di miliki perusahaan.
• Memudahkan perusahaan untuk menghitung beban depresiasi.
• Memudahkan perusahaan untuk merekam transaksi yang terkait dengan aktiva tetap.
7
• Memasrikan bahwa perusahaan merekam harga perolehan yang benar pada saat
pembelian aktiva tetap.
• Memastikan bahwa perusahaan merekam harga perolehan yang benar pada saat
membuat atau membangun sendiri aktiva tetap.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani
transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya.
Aktivitas Siklus Penggajian :
• Perbarui File Induk Penggajian
• Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
• Validasi Data Waktu dan Kehadiran
• Mempersiapkan Penggajian
• Membayar Gaji
• Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
• Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
Sistem akuntansi Buku Besar dan Laporan
Sistem akuntansi buku besar merupakan organisasi formulir, catatan, dan
laporan. Sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur terdiri atas formulir atau
dokumen(business papers, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan. Unsur-
unsur sistem akuntansi ini dirancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi
keeuangan bagi kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggung jawaban
keuangan kepada pihak luar perusahaan ( seperti investor, kreditur, dan kantor
pelayanan pajak).
Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain :
• Informasi mengenai transaksi regular (siklus
pendapatan, pengeluaran, sistem produksi,akuntansi biaya, dan sistem persediaan).
• Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi
• Departemen anggaran (berupa data anggaran)
• Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)
Tujuan sistem buku besar :
• Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat
• Untuk memposting pada rekening yang tepat
• Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit
8
• Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian
• Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat
Siklus produksi
Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data
terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. aktivitas siklus
produksi dilakukan secara efisien dan efektif.
Adapun tujuan siklus produksi :
• Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
• Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
• Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.
• Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.
• Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan.
• Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif.
Terdapat empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu :
1. Desain Produk
2. Perencanaan dan penjadwalan
3. Operasi produksi
4. Akuntansi biaya
Pengendalian Intern
Pada tahun 1992,COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk mengembangkan
definisi pengendalian intern yaitu pengendalian intern sebagai proses yang
diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada
di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan
pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut:
· Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
· Keandalan pelaporan keuangan
· Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku,
Berdasarkan COSO pengendalian internal adalah proses karena hal tersebut
menembus kegiatan operasional organisasi dan merupakan bagian integral dari
kegiatan manajemen dasar.
Pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar, bukan yang absolute, karena
kemungkinan kesalahan manusia, kolusi, dan penolakan manajemen atas
pengendalian, membuat proses ini menjadi tidak sempurna.
9
Lima komponen Model Pengendalian Internal COSO yang Saling berhubungan :
1. Lingkungan pengendalian inti dari bisnis apapun adalah orang-orangnya – ciri
perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika, dan kompentensi - serta
lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan
organisasi dan dasr tempat segala hal terletak.
2. Aktivitas pengendalian, Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan
dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi
oleh pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organsasi,
secara efektif dijalankan.
3. Penilaian risiko, Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan risiko yang
dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan, yang terintegrasi dengan
penjualan, produksi, pemasaran, keuangan, dan kegiatan lainnya, agar organisasi
beroperasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme unuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait.
4. Informasi dan komunikasi, disekitar aktivitas pengendalian terdapat system
informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam
organisasi untuk mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.
5. Pengawasan, Seluruh poses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai
dengan dengan kebutuhan. Melalui cara ini, sistem dapat beraksi secara dinamis,
berubah sesuai tuntutan keadaan.
10
BAB II
ISI
A. SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemerosesan
informasi terkait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada
pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.
1. Entri pesanan penjualan
- Mengambil pesanan pelanggan
RM Ayam Lepas mengambil pesanan pelanggan dengan cara manual,
yaitu pelanggan memesan di tempat pemesanan kemudian dilayani. Pelanggan
juga dapat melakukan pesanan melalui telpon yang kemudian pesanan akan
diantar.
11
- Persetujuan kredit
RM Ayam Lepas tidak menerapkan sistem kredit bagi pelanggannya, RM
Ayam Lepas lebih memilih untuk pembayaran secara tunai.
- Pengecekan ketersediaan barang
RM Ayam Lepas menyiapkan persediaan barang dengan menggunakan
perkiraan berdasarkan hari-hari sebelumnya, ketika persediaan habis RM
Ayam Lepas segera menghubungi supplier penyedia bahan baku yang berupa
ayam.
- Merespon permintaan pelanggan
RM Ayam Lepas menyediakan nomor telpon customer service untuk
merespon permintaan pelanggan.
2. Pengiriman
- Mengambil dan mengepak pesanan
RM Ayam Lepas mengambil persediaan yang kemudian dicatat dan
dilakukan pengemasan dengan rapi menggunakan kotak makanan berbahan
kertas kardus beruliskan merek Ayam Lepas.
- Mengirim persediaan ke pelanggan
RM Ayam Lepas mengirim persediaan ke pelanggan menggunakan
kendaraan sepeda motor yang diantar sendiri oleh pekerjanya.
3. Penagihan
- Penagihan Faktur
RM Ayam Lepas melakukan penagihan faktur pada saat pelanggan
memesan pesanan atau ketika pelanggan telah selesai makan di tempat.
- Pemeliharaan piutang
RM Ayam Lepas tidak menerapkan sistem kredit.
4. Penerimaan Kas
RM Ayam Lepas melakukan penerimaan kas langsung ketika faktur tagihan
telah diberikan kepada pelanggan, RM Ayam Lepas tidak menerapkan sistem
kredit sehingga kas langsung diterima ketika makanan sudah disajikan atau
dimakan.
Ancaman yang dapat terjadi pada RM Ayam Lepas yaitu pencurian uang oleh pekerja,
namun sudah dapat teratasi dengan memberlakukan sistem pencatatan yang baik.
Selain itu ketidak akuratan pemesanan, dapat teratasi juga dengan menyertakan bukti
pemesanan dari pelanggan.
12
Data Pembelian
dan Pembayaran Penerimaan
barang
Kebutuhan
Pembelian
Kebutuhan
Pembelian
Penerimaan
Barang
Back
B. SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran( Expenditure Cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis
dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran baran dan jasa. Siklus peneluaran di Rumah Makan
ayam lepas adalah perolehan bahan baku, barang jadi, dan perlengkapan.
Tujuan siklus pengeluaran adalah Memastikan bahwa semua barang atau jasa
dipesan sesuai kebutuhan. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan
barang tsb dalam kondisi baik. Mengamankan barang hingga diperlukan. Memastikan
bahwa faktur berkaitan dg barang atau jasa sah dan benar. Mencatat dan
mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dg cepat dan akurat. Mem-
posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada buku
besar dan buku pembantu hutang. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai
dengan pengeluaran yg telah diotorisasi.
Diagram konteks siklus pengeluaran RM AYAM LEPAS
Siklus
Pendapatan
Siklus
Pengeluara
n
Pemasok
Sistem buku
besar dan
Siklus
Produksi
Bagian
Perlengkapan
Pesanan
Pembelian
Barang
Pembayaran
Penerimaan
Barang
13
Buku besar
Umum
Catatan Pesanan
Telepon/BBM
Back order
Pembayaran
Kebutuhan
bahan baku
Kebutuhan Barang
Laporan
Penerimaan
Barang
Diagram Arus Data Tingkat 0 dari Siklus Pengeluaran RM Ayam Lepas
Siklus Produksi
Gudang
Siklus
Pendapatan
Bagian
Perlengkapan
Pemasok
3.0
Pengeluaran
kas
2.0
Penerimaan
1.0
Pemesanan
14
Telepon/BBM
Back order
AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN DI AYAM LEPAS
Dalam menjalankan proses bisnisnya, RM Ayam Lepas memiliki tiga aktivitas utama
yaitu :
1. Memesan bahan baku dan perlengkapan
2. Menerima bahan baku dan perlengkapan
3. Pengeluaran kas
Apabila dibandingkan dengan siklus pengeluaran perusahaan-perusahaan
besar, terdapat satu aktivitas yang terjadi di perusahaan besar namun tidak terjadi di
RM Ayam Lepas, aktivitas ini adalah Menyetujui faktur pemasok.Tidak adanya
aktivitas ini karena RM Ayam Lepas membeli bahan penolong dan perlengkapan
secara tunai/kas.Hal ini karena nilai bahan dan perlengkapan yang dibeli tidak terlalu
besar. Bahan yang dibeli oleh RM AyamLlepas di Bintaro hanya beras, sayur-
sayuran, dan bumbu dapur. Untuk bahna baku ayamnya dikirim oleh Rumah
Produksi yang berada di Tangerang Kota setiap hari. Ayam yang dikirim oleh rumah
produksi sudah dalam keadaan dipresto, sehingga RM Ayam Lepas Bintaro tinggal
memberi bumbu dan menggorengnya.
Berikut ini adalah penjelasan dari tiap-tiap aktivitas RM Ayam Lepas
1. Memesan bahan baku
1.1
Menentukan
apa yang
dipesan
1.2 Memilih
Pemasok
Siklus
Pendapatan
Siklus
Pengeluaran
Bagian
Perlengkapan
Bagian
Penerimaan Catatan
pesanan
Catatan
15
• Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk pembelian
Seperti telah dijelaskan di atas bahwa RM Ayam Lepas tidak membeli sendiri
ayamnya, tetapi dikirim oleh Rumah Produksi yang berada di Tangerang kota.
Setiap hari Ayam Lepas Bintaro memesan ayam dari rumah produksi, pemesanan
dilakukan sore hari sejumlah perkiraan penjualan yang dapat dilakukannya. Dalam
pemesanan ini tidak ada arus pengeluaran kas karena Ayam Lepas Bintaro adalah
outlet penjualan Rumah Produksi Tangerang Kota.
Selain memesan ayam dari Rumah Produksi, RM Ayam Lepas juga memesan
bahan-bahan penolong seperti beras, sayur-sayuran,minyak goreng, bumbu-
bumbu,LPG,dan perlengkapan Rumah makan seperti tisu, gallon, dll.
Pemesanan bahan-bahan selain bahan baku dilakukan setiap dua minggu sekali,
namun apabila sebelum dua minggu persediaan sudah habis, maka akan segera
dilakukan pemesanan lagi.
Dalam sistem pemasarannya, RM Ayam Lepas berupaya untuk menarik
pelanggan dengan membuat menu secara paketan, satu paket terdiri dari satu porsi
ayam dan segelas minuman. Minuman yang disajikan adalah produk dari Nestle
seperti milo, Nestea, dll. Seperti pemesanan bahan-bahan yang lain, RM Ayam Lepas
juga memesan produk Nestle setiap dua minggu sekali, dan dapat menyesuaikan
apabila dalam dua minggu produk sudah habis.
Jumlah bahan yang dipesan dihitung berdasarkan perkiraan penjualan yang
dapat dilakukan oleh RM Ayam Lepas. Bahan baku ayam dihitung berdasarkan
perkiraan penjualan dalam satu hari, Sedangkan untuk bahan yang lainnya
diperkirakan berdasarkan penjualan dalam dua minggu.Supervisor RM Ayam Lepas
memperkirakan dapat menjual 50 porsi dalam sehari, maka dia memesan 50 potong
ayam setiap harinya. Dia juga harus memperkirakan bahan penolong yang dibutuhkan
untuk menjual 700 porsi selama dua minggu. Perkiraan ini dilakukan berdasarkan
pengalaman minggu-minggu sebelumnya.
Dalam hal ini RM Ayam Lepas memilih pendekatan MRP (Materials
Requirements Planning). Mereka berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang
dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan
pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Jadi system ini
mengurangi ketidakpastian mengenai kapan bahan baku dibutuhkan dan dengan
demikian memungkinkan perusahaan untuk menyimpan persediaan lebih sedikit.
16
MRP memang pendekatan yang paling cocok untuk RM Ayam Lepas karena
persediaannya merupakan bahan-bahan yang mudah busuk, sehingga tidak bisa
disimpan lama-lama dalam jumlah banyak.
Selain menggunakan system MRP, RM Ayam Lepas juga menggunakan
system JIT untuk situasi tertentu, misalkan ada pembeli yang memesan makanan
dalam jumlah yang banyak. RM Ayam lepas tidak dapat memenuhi pesanan ini
karena pemesanan ini di luar perkiraan penjualan, sehingga persediaan yang ada tidak
mencukupi untuk memenuhi pesanan. Oleh karena itu, dalam situasi seperti ini, RM
Ayam Lepas menggunakan sistem JIT, yaitu pembelian dilakukan hanya sebagai
respon terhadap penjualan aktual, bukan yang diperkirakan. Sistem ini jarang dipakai
oleh Ayam lepas karena jarak dengan Rumah Produksi agak jauh, dan akan
menghabiskan banyak biaya untuk pengiriman. Jika biasanya Ayam Lepas hanya
memesan 50 potong ayam setiap harinya, maka apabila ada yang pesan dalam jumlah
yang lumayan banyak, bagian pemesanan segera melakukan pemesanan sejumlah
pesanan pelanggan.
Sistem lainnya seperti formula EOQ kurang cocok apabila diterapkan di Ayam Lepas.
Sistem EOQ akan memaksimalkan jumlah persediaan di gudang untuk
mengurangi jumlah biaya pemesanan, prnyimpanan, dan kehabisan stok. Sistem ini
kurang cocok kalau diimplementasikan di RM Ayam Lepas karena persediaan Ayam
lepas kebanyakan adalah bahan yang tidak tahan lama sehingga akan busuk kalau
disimpan lama-lama.
Pemesanan bahan dilakukan dengan cara Telepon ataupun chatting via BBM
tanpa menggunakan dokumen formal yang dikirim ke pemasok. RM hanya
menggunkan catatan pesanan sebagai dokumen internal.
• Memilih Pemasok
Beberapa faktor yang dipertimbangkan oleh Ayam Lepas dalam memilih pemasok :
1. Harga
2. Kualitas bahan baku
3. Keandalan pengiriman
Ayam lepas akan memilih pemasok yang menawarkan harga rendah dan
kualitas bagus. Keandalan pengiriman, seperti kecepatan dan kesesuian dengan yang
dipesan juga diperrtimbangkan oleh Ayam Lepas.
17
Pemilihan pemasok ini dimulai dengan mencoba beberapa pemasok, kemudian
memilih pemasok yang sesuai kriteria dan mempertahankannya.
Dalam aktivitas pemesanan, pemilihan pemasok dilakukan setelah barang
yang akan dipesan telah ditentukan. Misalkan RM Ayam Lepas memutuskan untuk
memesan air mineral, maka yang dipilih adalah pemasok air mineral yaitu AQUA.
Pemasok minuman di RM Ayam Lepas adalah Nestle. Dalam bisnisnya,
Ayam lepas bekerja sama dengan Nestle. Ayam Lepas menjual produknya secara
paketan, yaitu satu porsi ayam dan satu gelas minuman dari Produk Nestle. Ayam
Lepas memilih Nestle karena produk Nestle berkualitas dan juga telah dikenal
masyarakat luas. Kerja sama ini akan menguntungkan kedua belah pihak. Keuntungan
bagi Nestle yaitu penjualan mereka meningkat dan produk Nestle akan semakin
dikenal oleh masyarakat luas. Sedangkan keuntungan bagi RM Ayam Lepas adalah
mendapat pasokan minuman yang berkualitas dan meningkatkan minat pelanggan
untuk membeli secara paketan.
Ancaman dan Pengendalian
1. Kekurangan dan kelebihan persediaan
Ayam lepas kadang mengalami kekurangan/kelebihan persediaan. Hal ini
dapat terjadi karena persediaan ditentukan berdasarkan perkiraan penjualan. Kadang-
kadang apa yang diperkirakan tidak sesuai dengan realisasinya.
Pengendalian atas ancaman ini adalah peningkatan keakuratan dalam
memprediksi penjualan. Perkiraan disesuaikan dengan keadaan yang sedang
berlangsung.
2. Membeli barang pada harga melambung
Hal ini dapat terjadi karena RM Ayam Lepas memilih satu pemasok untuk
suatu barang dan mempertahankannya. Harga ditentukan di awal perjanjian dan RM
langsung membayar barang sesuai dengan harga yang disepakati di awal. Sehingga
jika terjadi penurunan harga pasar, RM Ayam Lepas tetap membeli pada harga
kesepakatan, padahal lebih tinggi dari harga pasar. Pemasok tidak memberi tahu dan
RM Ayam Lepas juga tidak tahu harga di pasar.
18
Pengendalian untuk ancaman ini adalah RM Ayam Lepas selalu mencari tahu
harga pasar, sehingga pada saat terjadi penurunan harga, dia tidak membeli sesuai
harga kesepakatan, tetapi sesuai harga pasar.
2. Penerimaan dan Penyimpanan
2.1.
Menerima
Barang
2.2
Menyimpa
n Barang
Pemasok
Siklus
Pendapatan
Barang
Barang dan
laporan
Barang
Pemberitahua
Catatan
Siklus
Produksi
Bagian
Perlengkapan
19
Aktivitas bisnis yang kedua adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang
yang dipesan.RM Ayam Lepas mempunyai pegawai yang bertugas menerima barang
yang dipesan dari pemasok dan memeriksanya.
Ketika pengiriman tiba, petugas membandingkan antara catatan jumlah
pesanan dengan barang yang dikirim oleh pemasok. Apabila cocok, barang segera
disimpan di gudang dan membuat laporan penerimaan barang yang sangat sederhana
berupa catatan pesaanan yang telah dichecklist.
Apabila petugas menemukan barang yang diterima tidak sesuai pesanan, yaitu :
• Kuantitas yang dipesan tidak sama dengan yang diterima
• Barang yang diterima rusak
• Barang tidak memenuhi kualitas
Maka RM Ayam Lepas berhak untuk mengurangi jumlah uang yang harus
dibayar saat itu juga, karena sistem pembeliannya adalah kas.
Dalam hal barang yang diterima adalah barang dari Rumah Produksi, barang
yang rusak langsung dikembalikan tanpa mengurangi kas yang harus dibayar karena
memang tidak ada transaksi pembayaran.
Ancaman dan Pengendalian
1. Menerima barang tidak sesuai pesanan
Biasanya hal ini terjadi karena adanya miss komunikasi antara petugas RM
ayam Lepas dengan pemasok. MIsskomunikasi ini terjadi karena Pemesanan
dilakukan lewat telepon sehingga kemungkinan besar apa yang diucapkan oleh
pegawai tidak sesuai dengan yang didengar oleh pemasok.
Pengendalian untuk ancaman ini adalah Pemesanan barang dilakukan lewat
BBM, kemudian dicatat dalam catatan pesanan. Penggunaan BBM ini mengurangi
resiko terjadinya salah pendengaran/komunikasi kurang efektif. Kemudian petugas
mencatat barang yang telah dipesan lewat BBM ke dalam buku catatan pesanan
sebagai bukti transaksi. Kemudian, saat barang diterima dari pemasok, petugas
mencocokkan barang yang diterima dengan catatan pesanan dan mencentangnya
apabila sesuai. Catatan pesanan yang telah dicentang ini sebagai bukti penerimaan
barang.
20
2. Pencurian Persediaan
Kemungkinan terjadinya pencurian persediaan ini adalah saat barang baru
diterima dari pemasok. Bagian yang menerima barang mungkin saja mengambil
barang untuk keperluan pribadi dan mengatakan kepada supervisor bahwa barang
yang diterima sama dengan yang dipesan.
Pengendalian untuk ancaman ini adalah membedakan petugas yang menerima
barang dengan petugas yang membuat laporan penerimaan barang.
3. Pengeluaran kas
Setelah barang diterima dan diperiksa, bagian kasir langsung melakukan
pembayaran saat itu juga senilai barang yang diterima dan menerima kuitansi dari
pemasok. Kuitansi tersebut diserahkan ke bagian pembukuan sebagai bukti
pengeluaran kas. Seperti yang telah dibahas di awal bahwa RM Ayam Lepas
melakukan semua transaksi pengeluaran kas secara tunai/kas hingga tidak ada faktur
dari pemasok. Ayam Lepas hanya menerima bukti transaksib berupa kuitansi dari
pemasok.
Ancaman dan Pengendalian
1. Selisih kas
Kas menurut catatan bisa jadi berbeda dengan kas secara fisik, hal ini dapat
terjadi karena kesalahan pembayaran kepada pemasok (kasir salah menghitung).
Misalkan, Kasir menerima kuitansi senilai Rp550.000, tetapi membayar kepada
pemasok sebesar Rp650.000,00.
Pengendalian untuk ancaman ini adalah memilih kasir yang jujur, teliti dan
professional. Cara lain adalah membebankan sekisih kas kurang kepada
kasir,maksudnya adalah apabila uang yang ada di brankas lebih kecil dari catatan
3.1
Membayar
pemasok
Pemasok
Kas
Kuitansi Kuitansi
Sistem buku besar
dan Pelaporan
21
maka atas kekurangan itu menjadi tanggungan kasir. Dengan hal ini kasir akan lebih
berhati-hati dalam menghitung uang dan resiko selisih kas kurang dapat dihindari.
2. Pencurian kas
Pencurian kas dapat dilakukan oleh para pegawai RM Ayam Lepas itu sendiri.
Hal ini dapat terjadi karena kurangnya pengwasan dari supervisor.
Oleh karena itu ancaman ini dapat dikendalikan dengan cara melakukan
pengawasan sesering mungkin. Pengawasan ini dilakukan secara mendadak tanpa
pengetahuan kasir sehingga dia tidak punya persiapan untuk menutupi kecurangannya.
C. SIKLUS PRODUKSI
Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan
data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-
menerus. Tidak semua perusahaan mengalami siklus produksi. Salah satu perusahaan
yang melakukan produksi adalah RM Ayam Lepas. RM tersebut mengubah bahan
baku menjadi makanan siap saji. Dalam siklus ini RM Ayam Lepas melakukan 4
aktivitas diantaranya:
22
1. Desain produk
1. Desain Produk
Siklus
Pendapatan
Siklus
Pengeluara
Siklus
Penggajian
Siklus Buku
besar &
Pelaporan
Manajemen
1.0
Design
Produk
3.0
Operasi
Produksi
2.0
Perencanaan dan
Penjadwalan
4.0
Akuntans
i Biaya
Barang jadi Perkiraan penjualan
Pesanan pelanggan
Kebutuhan
bahan baku
Biaya
Biaya
tenaga kerja
Keb.
Tenga
kerja
Tenaga
kerja
tersedi
Catatan kebthan Bahan baku
Biaya bahan baku dan
overhead laporanHarga pokok
pnjualan
Bahan
baku
23
RM Ayam Lepas mengawali siklus produksi dengan merancang plating dari
makanan yang disajikan oleh RM tersebut, dimana palting dari menu makanan yang
disajikan bisa menggugah dan menarik selera pelanggan.
Dalam melakukan aktivitas ini, mereka mempunyai divisi khusus yang
bertujuan merancang plating dari menu yang disajikan oleh RM tersebut. Hal itu
membuktikan bahwa plating menu sangat diperhatikan oleh RM Ayam Lepas. Ketika
mendesign plating menu yang disajikan, RM Ayam Lepas memilih menggunakan
cara manual.
Ancaman yang dialami RM Ayam Lepas yaitu desain produk yang buruk.
Desain produk bisa memengaruhi selera pelanggan dan biaya yang digunakan desain
produk yang baik bisa menarik pelanggan sekaligus mengurangi biaya produksi. Oleh
karena itu, untuk menangani ancaman tersebut RM Ayam Lepas membentuk divisi
khusus yang bertanggung jawab atas hal itu, sehingga ancaman tersebut tidak terjadi.
2. Perencanaan dan penjadwalan
Setelah melakukan design produk maka RM Ayam Lepas membuat rencana
dan jadwal produksi dilakukan. Hal ini sangat penting karena dengan membuat
perencanaan dan penjadwalan maka operasi produksi yang dilaksanakan lebih
efektif dan efisien.
Terdapat dua metode umum untuk merencanakan produksi yaitu dengan
manufacturing resource planning (MRP II) dan produksi ramping (lean
manufacturing). MRP II adalah perpanjangan dari perencanaan sumber daya bahan
baku yang berupaya menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dengan kebutuhan
bahan baku untuk memenuhi permintaan penjualan yang direncanakan. Dalam sistem
ini barang yang diproduksi dalam ekspektasi dari permintaan pelanggan. Sedangkan
produksi ramping adalah perpanjangan prinsip-prinsip sistem persediaan just-in-time
untuk seluruh proses produksi. Tujuan dari produksi ramping untuk meminimalkan
atau mengeliminasi persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi.
Barang diproduksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan.
Dalam hal ini RM Ayam Lepas menggunakan dua metode tersebut, ketika
hari-hari biasa mereka menggunakan MRP II karena setiap harinya RM Ayam Lepas
memesan bahan baku sesuai perkiraan penjualan yang dapat dilakukannya. RM Ayam
Lepas memperkirakan penjualan dalam sehari yaitu 50 porsi. Sehingga dia akan
memesan 50 potong ayam dari rumah produksi. Namun , apabila terdapat pesanan
24
tiba-tiba dalam jumlah yang banyak RM Ayam Lepas mengggunakan metode
produksi ramping. Hal itu terbukti ketika ada pesanan mendadak dalam jumlah yang
besar RM Ayam Lepas memesan bahan baku yang memang benar-benar akan diolah
menjadi barang jadi sesuai pesanan karena mereka tidak menyiapkan bahan baku
cadangan. Jadi, persediaan yang ada di RM Ayam Lepas hanya berupa bahan baku
saja tidak ada barang jadi. Bahan baku yang tersedia pun terbatas jumlahnya
(berdasarkan perkiraan penjualan harian)
Selain merencanakan setiap bulan RM Ayam Lepas juga menjadwalkan
estimasi produksi yang akan dilakukan setiap harinya. Artinya, menentukan kira-kira
berapa banyak target produksi selama periode perencanaan dan berapa banyak
produksi minimal yang harus terjadi. Penjadwalan produksi untuk perusahaan belum
tentu sama bisa berbeda-beda hal ini tergantung dari kesepatakan menejemen
perusahaan. Dalam hal ini perusahaan Ayam lepas mendasarkan penjualan hari
sebelumnya untuk menjadwalkan produksi hari yang bersangkutan. Sehingga mereka
membuat jadwal produksi setiap hari dengan dasar penjualan hari sebelumnya.
Dengan begitu mereka tidak akan terlalu banyak kekurangan atau kelebihan bahan
baku dimana bahan baku utama dalam RM Ayam Lepas adalah potongan ayam yang
sudah dipresto dan tidak bisa bertahan terlalu lama.
Ancaman yang mungkin yaitu ketika terjadi pesanan tiba-tiba maka
perusahaan ayam lepas menelepon rumah produksi dan tidak mengirimkan kartu
permintaan bahan baku untuk mengirim potongan ayam sesuai pesanan yang tiba-tiba
kemudian menjelaskan ke pelanggan bahwa dalam waktu beberapa jam baru bisa
mengirim pesanan karena stok potongan ayam habis.
3. Operasi produksi
Operasi adalah kegiatan yang paling utama di siklus produksi dimana operasi
ini merupakan eksekusi bahan baku menjadi makanan siap saji. Cara aktivitas ini
dicapai berbeda-beda di berbagai perusahaan, perbedaan berdasarkan jenis produk
yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Di
RM Ayam Lepas sendiri, mereka memproduksi berbagai menu masakan dengan
bahan baku utama ayam. Dalam proses produksi, RM Ayam Lepas masih secara
manual dalam mengolah bahan baku, mereka tidak menggunakan berbagai bentuk
teknologi yang bisa mengurangi biaya produksi seperti computer-integrated
manufacturing (CIM). CIM adalah sebuah pendekatan manufaktur dengan banyak
25
proses manufaktur yang dijalankan dan diawasi dengan peralatan terkomputerisasi,
sebagian melalui penggunaan robot dan pengumpulan data real-time dari aktivitas
manufaktur.
Ancaman pertama yang sering terjadi di RM Ayam Lepas untuk aktivitas operasi
produksi adalah pencurian bahan baku yang di lakukan karyawan atau pihak lain.
Untuk ancaman ini RM Ayam Lepas belum bisa mengatasi karena hal itu masih
sering terjadi. Untuk menangani masalah tersebut sebaiknya RM Ayam Lepas
melakukan pengendalian fisik, dokumentasi dari semua pergerakan persediaan,
pemisahan tugas antara penyimpanan aset dari pencatatan dan otorisasi penghapusan ,
pembatasan akses terhadap data induk serta perhitungan persediaan fisik secara
periodik dan rekonsiliasi dari perhitungan tersebut terhadap kuantitas yang dicatat.
Ancaman kedua yang sudah diatasi oleh RM Ayam Lepas adalah kinerja
karyawan yang buruk. Agar kinerja karyawan tidak buruk maka kinerja karyawan di
jam kerja diawasi oleh supervisor. Di sana, apabila supervisor mendapati kinerja
karyawannya yang kurang baik maka supervisor akan mencatat kinerja karyawan
tersebut , yang nantinya karyawan yang bersangkutan akan dipanggil untuk ditanyai
ada masalah apa sehingga kinerjanya menurun dan diberi peringatan sehingga hal
tersebut tidak terulang lagi.
4. Akuntansi biaya
Akuntansi biaya ini sangat berguna untuk suatu perusahaan termasuk RM
Ayam Lepas karena akuntansi biaya ini (1) menyediakan informasi untuk
perencanaan, pengendalian, dan pengevaluasian kinerja operasi produksi (2)
menyediakan data yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam penetapan
harga da keputusan bauran produk (3) mengumpulkan dan memproses informasi yang
digunakan untuk menghitung nilai-nilai persediaandan hpp yang muncul dalam
laporan keuangan perusahaan.
Metode akuntansi biaya yang dilakukan RM Ayam Lepas menggunakan job
order costing. Hal ini terlihat dalam Standard Manufacturing Cost Sheet, dimana
perusahaan mengakumulasikan biaya berdasarkan masing-masing job yang
dilakukan perusahaan. Ini adalah keputusan yang tepat karena perusahaan
memproduksi produk yang beragam. Hal itu ditunjukkan dengan adanya beberapa
paket menu makanan yang disediakan RM Ayam Lepas sehingga perusahaan tidak
26
cocok menggunakan process costing yang baik digunakan bila perusahaan
memproduksi barang yang seragam dengan kuantitas massal.
Analisis data entri biaya :
1. Data penggunaan bahan baku
Ketika RM Ayam Lepas melakukan produksi, maka mereka menggunakan
bahan baku yang tersedia. Apabila bahan baku digunakan maka bahan baku akan
berkurang, berkurangnya bahan baku tersebut harus dicatat dalam catatan internal.
Dalam pembaharuan daftar bahan baku ini warung makan ayam lepas belum
melakukan automatisasi dalam metode pengumpulan data penggunaan bahan baku
karena mereka hanya mencatat di catatan internal untuk perusahaan saja dan belum
berinvestasi dalam teknologi RFID. Pengumpulan data yang selama ini telah
dilakukan perusahaan sesungguhnya bisa dijalankan dengan lebih cepat, efisien, dan
akurat bila perusahaan menggunakan RFID.
2. Biaya tenaga kerja langsung
RM Ayam Lepas dalam mengumpulkan data biaya tenaga kerja langsung masih
menggunakan metode pengamatan manual (Time keeping) yang dilakukan oleh
supervisor yang bertugas di RM Ayam Lepas tersebut, sehingga akurasi dari data man
hour bergantung kepada supervisor yang melakukan pengamatan tersebut, selain itu
supervisor hanya melakukan pengamatan pada jam kerjanya saja. Selain itu RM
Ayam Lepas juga tidak membuat time card sehingga aktivitas tenaga kerja tidak bisa
didokumentasikan. Supervisor hanya mendokumentasikan kinerja tenaga kerja yang
kurang baik untuk dievaluasi.
3. Penggunaan mesin dan peralatan
Perusahaan belum menggunakan sistem terkomputerisasi dalam mengambil data
mengenai penggunaan mesin dan peralatan sehingga bisa disimpulkan bahwa
pengumpulan data mengenai penggunaan mesin dan peralatan belum dilakukan
secara efektif dan akurat oleh RM Ayam Lepas.
4. Biaya overhead pabrik
Biaya overhead pabrik adalah seluruh biaya manufaktur yang secara ekonomis
tidak bisa untuk dilacak secara langsung terhadap pekerjaan atau proses tertentu..
27
Biaya overhead ini mencakup bermacam-macam seperti biaya listrik, sewa, asuransi
dan biaya-biaya lain. Dalam menentukan biaya overhead pabrik RM Ayam Lepas
menggunakan sistem biaya tradisional dimana mereka mengalokasikan biaya
overhead ke dalam biaya produksi tiap produk. Penggunaan sistem biaya tradisional
kurang efektif dalam menentukan biaya overhead pabrik karena mereka tidak bisa
merinci secara tepat biaya overhead pabrik tiap produk, mereka menyamaratakan
biaya overhead pabrik untuk tiap produk padahal sebenernya biaya overhead pabrik
tiap produk belum tentu sama.
Ancaman pertama yang bisa terjadi pada aktivitas akuntansi biaya ini adalah data
biaya yang tidak akurat, hal itu bisa terjadi karena pengambilan data yang dilakukan
oleh RM Ayam Lepas masih manual sehingga bisa dimanipulasi oleh pihak yang
terkait dalam penganbilan data, agar hal tersebut tidak terjadi sebaiknya segera
dilakukan otomatisasi sumber dan pengendalian integritas pengolahan data.
Ancaman kedua yang mungkin terjadi adalah alokasi yang tidak tepat dari biaya
overhead. Hal itu sangat mugkin terjadi di RM Ayam Lepas karena RM Ayam Lepas
masih menggunakan sistem biaya tradisional. Sebaiknya RM Ayam Lepas
menggunakan sistem activity based costing (ABC) karena Sistem ABC
memperhitungkan faktor aktivitas yang akan dapat membuat pengalokasian dari biaya
overhead menjadi lebih terinci dan akurat, dan dengan data yang lebih akurat tersebut
perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat untuk menentukan harga maupun
mengurangi biaya overhead produksi.
D. Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan,
pemindahan, pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu
pegawai yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan
yang diproses dengan modus dengan modus batch.
· Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi
Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan
biro hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari
28
produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan
dalam menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana
baiaya tenaga kerja langsung hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung,
para pegawai adalah pemicu biaya utama yang kualitas pekerjaannya memengaruhi
produktivitas secara keseluruhan mapun tingkat cacat produk.
Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem
MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan
para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai
rencana strategisnya?
2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya
berlebih ?
4. Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan
meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau
ketidakhadiran?
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih
efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem
manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola
keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat
dibagikan dan digunakan oleh yang lain.
Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang
serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan
kemungkinan para konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap
masalah tertentu dalam sebuah database yang dibagikan.
Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu pada
kesempatan di masa depan akses terhadap database yang dibagikan juga
29
memungkinkan para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang tersebar secara
geografis yang telah memiliki pengalaman sebekumnya dalam mengatasi suatu
permasalahan tertentu.
Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan
(pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula
biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih
para pegawai baru dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka
sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5
kali gaji tahunan. Akibatnya, organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover)
pegawai dibawah rata-rata industri memperoleh penghematan biaya yang memadai
dibandingkan para pesaing dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi.
Sebagai contoh, organisasi-organisasi konsultan profesional biasanya telah
menyarankan beberapa level perputaran karena mereka percaya hal tersebut
memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru. Kuncinya adalah
mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami
kelebihan.
Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya dinancial ketika dihasilkan
dalam perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai
yang tinggi memberikan manfaat finansial.
· Ancaman dan Pengendalian
Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf
yang berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisIenan yang
berkaitan dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya
dikuasainya. Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan
pada pembayaran pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang
signifikan. Sebagai tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk
kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada data
mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang
tidak akurat dan kekeliruan dalam perhitungan biaya produk dan jasa organisasi.
Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak
validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan
30
yang didiskusikan. Penting juga untuk membatasi akses terhadap data tersebut dan
mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi yang dapat membuat
perubahan terhadap data induk. Pembatasan ini memerlukan perubahan pada
pengaturan dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk membagi tugas yang
tidak sesuai dengan tepat.
Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya
membaca, tetapi juga mengubah informasi gaji pada file induk penggajian pegawai.
Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam
paket-paket perangkat luank yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang
sebaiknya dilakukan hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan
tugas secara tepat terhadap proses bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian,
pengendalian preventif tidak pernah 100% efektif.
Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan
yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk
pegawai individu. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko
pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasi
multifaktor dan pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses data induk
MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut
untuk menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula untuk mengatur sistem agar
membatasi pegawai dalam penggunaan build-in query milik sistem yang secara tidak
langsung mengakses informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang
atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini
adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah
mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya
produksi dan mempekerjaan seorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat
menimbulkan pencurian aset. Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangi
dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para kandidat harus diminta untuk
menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja yang menegaskan
tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat serta memberikan
31
persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas surat
keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran
atas hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat.
Pemerintah memberikan sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar
ketentuan hukum ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan
sipil oleh orang yang dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan.
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalah-masalah potensial tersebut
adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh tindakan terkait pemberitahuan
untuk tujuan perekrutan dan proses memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan
pegawai.
B. SIklus Penggajian pada Rumah Makan Ayam Lepaas
Rumah makan Ayam Lepaas yang kami observasi terletak di seberang Gereja Kristen
Indonesia di kawasan Bintaro sector 5. Siklus SDM/Penggajian adalah aktivitas bisnis yang
berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas
tenaga kerja.
Beberapa aktivitas yang lebih penting adalah tugas berikut :
– Perekrutan dan Kontrak kerja
– Pelatihan
– Penugasan pekerjaan
– Kompensasi (penggajian)
– Evaluasi Kinerja
– Pemutusan hubungan kerja
Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan
pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian
seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, ata perubahan
dalam pengurangan diskresi. Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua
32
perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam
periode pembayaran berikutnya.
Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah
memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Perubahan tersebut
terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak
dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Untuk masalah porsi penggajian para pegawainya, Rumah Makan Ayam Lepaas di
bintaro ini dikembalikan kepada kantor pusat. Jadi, Rumah Makan yg berada di depan GKI
ini hanya memegang petty cash untuk keperluan sehari-hari. Pasokan pun dikirim atau
didapat dari pusat. Omset atas penjualan yang didapat akan dikirim ke pusat dan selanjutnya
masalah kompensasi/penggajian tergantung kebijakan pusat pada penilain kinerja atau
berdasarkan besar omset masing-masing cabang.
33
E. Siklus Aktiva Tetap
Pengertian Aktiva Tetap
Pengertian aktiva tetap adalah aktiva yang diperoleh dalam bentuk siap pakai
atau aktiva yang dibangun terlebih dahulu dengan kriteria:
1. Digunakan dalam operasi normal perusahaan.
2. Barang-barang tersebut tidak dimaksudkan untuk dijual.
3. Mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun
Jenis-Jenis Aktiva Tetap
Jenis-jenis aktiva tetap pada Rumah Makan Ayam Lepaas Bintaro
dikelompokkan ke dalam:
1. Tanah dan Penyempurnaan Tanah
Perkiraan ini dibukukan semua pengeluaran dalam rangka perolehan suatu
areal tanah / hak atas tanah termasuk biaya-biaya untuk penyempurnaan tanah
sampai siap digunakan.
2. Bangunan / Gedung
Adalah semua bangunan yang termasuk sebagai satu kesatuan dengan Rumah
Makan Ayam Lepaas Bintaro.
3. Mesin, Peralatan Dan Perlengkapan
Adalah semua peralatan yang digunakan untuk kegiatan operasional rumah
makan seperti memasak, mesin minuman dan lain-lain.
a. Alat-Alat Memasak
Adalah peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengelola bahan mentah
atau setengah jadi menjadi hidangan siap santap di Rumah Makan Ayam Lepaas.
Peralatan ini berupa kompor, penggorengan atau wajan, sutil dan rice cooker
b. Alat-Alat Perhubungan / Telekomunikasi
Adalah semua peralatan komunikasi milik Rumah Makan Ayam Lepaas
sepeerti telepon.
c. Mesin Minuman
Adalah semua mesin pembuat minuman otomatis yang digunakan oleh Rumah
Makan Ayam Lepaas. Seperti mesin minuman dari Nestea.
4. Meubel
34
Adalah semua perabot seperti kursi, meja dan lemari yang digunakan di
Rumah Makan Ayam Lepaas. Di Rumah Makan Ayam lepas terdapat 20 kursi
plastik tanpa sandaran, 20 kursi plastik bersandar dan 30 meja yg terbuat dari granit.
5. Kendaraan
Adalah semua alat transportasi yang digunakan oleh Rumah Makan Ayam
Lepaas untuk mengantar pesanan, berupa motor dan mobil box.
Cara Perolehan Aktiva Tetap
Perolehan aktiva tetap pada Rumah Makan Ayam Lepaas dapat dibedakan menjadi:
1. Dibeli Dalam Bentuk Siap Pakai
Aktiva yang dibeli dalam bentuk siap pakai atau yang langsung bisa digunakan,
proyeksi investasinya didasarkan pada rencana kebutuhannya. Contoh aktiva yang
langsung bisa digunakan adalah kendaraan, peralatan dan inventaris.
2. Aktiva Yang Dibangun Terlebih Dahulu
Aktiva yang dibangun pihak ketiga (kontraktor) termasuk pula aktiva yang
siap digunakan, tetapi yang dibangun sendiri dikategorikan sebagai aktiva yang
perlu dibangun / dikerjakan terlebih dahulu.
Perolehan aktiva tetap pada Rumah Makan Ayam Lepaas diperoleh dengan
cara aktiva dibeli dalam bentuk siap pakai dan aktiva yang dibangun terlebih dahulu.
Perolehan aktiva tetap Rumah Makan Ayam Lepaas sudah sesuai dengan teori yang
ada. Pada Rumah Makan Ayam Lepaas Bintaro aktiva tetap didapat dari investor, jadi
ada 3 investor yang masing-masing menginvestasikan tanah, bangunan dan
operasional.
Metode Beban Penyusutan
Penyusutan adalah proses untuk mengalokasikan harga perolehan dari aktiva tetap
menjadi beban pada satu periode. Proses ini digunakan untuk memadukan beban dengan
pendapatan yang dihasilkan selama jangka waktu pemakaian aktiva tetap. Tujuan utama
akuntansi penyusutan adalah untuk menentukan berapa keuntungan yang diperoleh
perusahaan. Rumah Makan Ayam Lepaas menggunakan metode straight-line dalam
menghitung beban penyusutan untuk bangunan dan alat transportasi nya dengan masa
manfaat selama 15 tahun untuk bangunan dan 10 tahun untuk transportasi berupa mobil box,
sedangkan untuk peralatan seperti meja, kursi, kompor, Rumah Makan Ayam Lepaas tidak
menghitung beban penyusutannya.
35
Ini tentu tidak sesuai dengan teori sistem informasi akuntansi aktiva tetap dimana
penyusutan aktiva harus dibebankan setiap periode akuntansi. Tidak dicatatnya beban
penyusutan membuat daftar aktiva tetap yang tidak valid, karena apabila Terdapat aktiva
tetap yang sudah rusak atau telah diberhentikan dari pemakaian tetapi bagian akuntansi tidak
tahu, sehingga aktiva tetap rusak tersebut masih saja terpampang didalam daftar aktiva tetap.
Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok
aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap pada Rumah Makan
Ayam Lepaas adalah order pembelian, kuitansi, surat perintah kerja, laporan penerimaan
barang. Secara umum dokumen yang digunakan pada Rumah Makan Ayam Lepaas kurang
sesuai dengan teori menurut Mulyadi (2001: 92) surat permintaan otorisasi investasi, surat
permintaan reparasi, surat permintaan transfer aktiva tetap, surat permintaan penghentian
pemakaian aktiva tetap, surat perintah kerja, surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, daftar depresiasi aktiva tetap dan bukti
memorial. Pada Rumah Makan Ayam Lepaas tidak ada surat otorisasi investasi, surat
permintaan reparasi, surat permintaan transfer aktiva tetap, surat permintaan penghentian
pemakaian aktiva tetap, daftar depresiasi aktiva tetap dan bukti memorial. Reparasi aktiva
tetap dilakukan dengan menghubungi langsung tenaga ahli tanpa ada prosedur menggunakan
dokumen dokumen tertentu. Misal pada mesin minuman yang diperoleh dari kerjasama
dengan Nestea, dilakukan checking setiap bulan dan jika ada kerusakan maka akan langsung
diperbaiki. Tidak adanya surat otorisasi investasi, surat permintaan reparasi menimbulkan
tingginya kemungkinan manipulasi atau penyelewengan oleh pihak tidak bertaggung jawab.
Catatan Akuntansi Aktiva Tetap
Catatan akuntansi merupakan salah satu unsur dari suatu sistem akuntansi pokok yang
terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu. (Mulyadi, 2001: 3). Catatan akuntansi
yang digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap dan akumulai depresiasi
aktiva tetap. (Mulyadi, 2001: 608)
1. Kartu Aktiva Tetap
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk
mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.
2. Jurnal Umum
36
Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap
yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva
tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.
3. Register Bukti Kas Keluar
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan
pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.
Catatan akuntansi yang digunakan pada Rumah Makan Ayam Lepaas kurang
sesuai dengan teori. Menurut Mulyadi (2001: 141) yaitu kartu aktiva tetap jurnal
umum dan register bukti kas keluar. Rumah Makan Ayam Lepaas tidak mencatat
transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa kas.
Fungsi Yang Terkait Dalam Akuntansi Aktiva Tetap
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan
akumulasi depresiasi aktiva tetap (Mulyadi, 2001: 610-611) adalah:
1. Fungsi pemakai
Dalam sistem akuntansi aktiva tetap, fungsi pemakai bertanggungjawab
mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan
otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti yang tercantum
dalam anggaran investasi yang telah disetujui oleh rapat umum pemegang saham. Unit
organisasi pemakai aktiva tetap berfungsi mengelola pemakaian aktiva tetap.
2. Direktur Yang Bersangkutan
Pejabat ini berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan
surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di
bawah wewenangnya.
3. Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggungjawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order
pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.
4. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggungjawab melakukan pemerikasaan terhadap aktiva tetap
yang diterima dari pemasok. Hasil pemeriksaan terhadap aktiva tetap tersebut
dicantumkan dalam laporan penerimaan barang.
5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas
keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan
buku pembantu aktiva tetap. Di samping itu, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas
37
penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap (register bukti kas
keluar dan bukti memorial).
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap pada Rumah Makan
Ayam Lepaas adalah pihak pemakai, Direktur yang bersangkutan, unit pembelian,
bagian penerimaan dan petugas pembukuan. Fungsi yang terkait pada Rumah Makan
Ayam Lepaas belum efektif, karena di Rumah Makan Ayam Lepaas belum ada fungsi
aktiva tetap yang bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap. Selain itu fungsi
riset dan pengembangan juga tidak ada, fungsi ini bertanggungjawab mengajukan
usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi
dan memperkirakan kelayakan setiap usulan investasi dari berbagai fungsi lain dalam
perusahaan.
F. SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN KEUANGAN RUMAH
MAKAN AYAM LEPAS
A. PENGERTIAN
Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang
berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan
pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini
berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.
Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain :
a. Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem
produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan).
b. Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi
c. Departemen anggaran (berupa data anggaran)
d. Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)
Tujuan sistem buku besar :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit
d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat
38
B. AKTIVITAS BUKU BESAR RUMAH MAKAN AYAM LEPAS
Pada Rumah Makan Ayam Lepas, aktivitas buku besar dan pelaporan keuangan
dilakukan di bidang finansial atau bidang keuangan. Dalam melakukan aktivitasnya,
bidang ini nantinya akan menerima semua laporan dari bidang yang lain seperti bidang
pengeluaran, bidang penerimaan, dan bidang lainnya yang berhubungan dengan keluar
masuknya modal perusahaan.
Berikut ini akan dijelaskan lebih rinci mengenai aktivitas buku besar dan
pelaporan keuangan.
1. Dari bidang pengeluaran.
Bidang finansial akan menerima bukti kas keluar dan segala nota pengeluaran
yang diperlukan oleh Rumah Makan Ayam Lepas untuk menjalankan bisnis.
Biasanya, bidang finansial akan meminta bukti kas keluar atau nota pembelian
dari hasil tranksaksi yang dilakukan. Kemudian, bidang finansial akan
mencatat jurnal pengeluaran kas pada buku besar perusahaan. Biasanya jurnal
yang sering dibuat adalah jurnal ketika membeli bahan baku seperti daging
ayam.
2. Dari bidang penerimaan.
Dari bidang penerimaan tentu saja Rumah Makan Ayam Lepas hanya
mencatat jurnal penerimaan dari hasil penjualan makanan mereka. Umumnya
mereka akan mencatatnya dengan sisi debit sebagai kas dan sisi kredit sebagai
penjualan karena tranksaksi penjualan dengan menerima uang pembayaran
secara langsung. Namun, ada saatnya Rumah Makan Ayam Lepas akan
mencatat di sisi debit sebagai kas dan sisi kredit sebagai pendapatan diterima
dimuka apabila ada suatu orderan besar dari pembeli seperti pemesanan
catering.
3. Dari bidang penggajian
Bidang finansial tentu saja hanya menerima laporan dari bidang penggajian
berupa beban upah dan gaji para karyawan. Penjurnalan akan dilakukan oleh
bidang finansial setiap terjadi tranksaksi pembayaran gaji ke karyawan yang
umumnya dibayar sebulan sekali.
4. Dari bidang produksi
Penjurnalan dari bidang ini nantinya berhubungan dengan harga pokok
penjualan yang akan ditetapkan oleh Rumah Makan Ayam Lepas terhadap
39
menu yang disediakan. Bidang produksi akan memberi rincian cost untuk
produksi yang nantinya akan diposting ke buku besar.
5. Dari bidang asset tetap
Dari bidang ini, bidang finansial akan membuat jurnal ketika ada pembelian
asset seperti meja, kursi, dan asset rumah makan lainnya yang berguna dalam
bisnis rumah makan.
C. PEMBUATAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN
Bidang Kontrolling Rumah Makan Ayam Lepas di akhir tahun biasanya akan
membuat semacam jurnal penyesuaian secara sederhana. Hal ini dilakukan untuk
mengupdate informasi dari buku besar.
Berikut akun yang biasa dilakukan penyesuaian:
1. Akrual
Mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan
berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.
Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.
2. Pembayaran di muka
Mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan
pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa, asuransi.
3. Perkiraan
Mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama
beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan
beban piutang tak tertagih.
4. Penilaian ulang
Jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan
yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.Contohnya :
perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai
persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan untuk
mencerminkan hasil yang di dapat selama perhitungan fisik persediaan.
5. Perbaikan
Mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan
dalam buku besar.
D. PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN
40
Tujuan utama dari kegiatan-kegiatan diatas tentu adalah dihasilkannya suatu laporan
keuangan untuk melihat kinerja Rumah Makan Ayam Lepas. Rumah Makan Ayam
Lepas sendiri hanya membuat dua laporan keuangan, yaitu laporan laba rugi dan
laporan mengenai asset dan kewajiban mereka atau yang biasanya disebut dengan
balance sheet.
1. Laporan Laba Rugi
Seperti pada umumnya, secara sederhana Rumah Makan Ayam Lepas
membuat laporan laba rugi dengan cara membandingkan semua
pendapatan yang diterima dengan semua beban yang ditanggung untuk
menjalankan aktivitas bisnis. Hasil dari laporan ini biasanya digunakan
oleh Rumah Makan Ayam Lepas untuk meninjau kinerja mereka dan
mengkaji keputusan yang aan diambil selanjutnya.
2. Balance Sheet
Laporan ini tidak terlalu dibuat detil oleh Rumah Makan Ayam Lepas.
Yang terpenting perusahaan tahu bagaimana keadaan asset dan kewajiban
mereka agar pengendalian bisa terjaga.
E. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN DALAM SISTEM BUKU BESAR DAN
PELAPORAN
Proses/Aktivitas
Ancaman
Prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
Memperbarui buku besar
Kesalahan-kesalahan
Pengendalian input dan
pemrosesan, laporan
rekonsiliasi dan
pengendalian, jejak audit
Akses ke buku besar
Kehilangan data rahasia
dan/atau penyembunyian
pencurian
Pengendalian akses,
jejak audit
Kehilangan atau kehancuran
buku besar
Kehilangan data dan
asset
Prosedur pembuatan
cadangan dan pemulihan
41
dari bencana
Ancaman 1:
Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar
Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada
pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam
laporan kinerja keuangan.
Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:
- Pengendalian edit input dan pemrosesan
- Laporan rekonsiliasi dan pengendalian
- Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi;
Pengendalian 1 :
Edit Input dan Pemrosesan
Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:
- Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA
- Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.
Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat
selama proses pembaruan buku besar. Termasuk contoh : Pembuatan neraca saldo
Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku
pembantu yang terkait.
Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem
akuntansi. Jejak audit khusunya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :
Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan
ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.
Ancaman 2: Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar
Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :
- ID dan pasword pemakai
- Hanya membaca akses ke buku besar
- Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk
setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku
besar.
-
Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar
42
Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk
melindungi aset ini.
Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:
- Penggunaan label file internal dan eksternal
- Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin
F. DFD SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN KEUANGAN
Penjualan Harga Pokok Produksi
Penerimaan Kas
Pengeluaran Kas
Beban Upah dan Gaji
Pembelian
Ayat Jurnal Penyesuaian
Laporan Keuangan
Bidang
Pendapatan
Bidang
Pengeluaran
Sistem
Buku
Besar dan
Bidang Produksi
Bidang
Penggajian
Bidang
Kontroller
Bidang
Kontroller
Bidang
Kontroller
43
BAB III
PENUTUP
A. SIMPULAN
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan pihak internal ( manajemen,
karyawan, pemilik).
Dalam mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi, RM Ayam Lepas mempunyai 6
sistem utama, yaitu :
A. Siklus Pendapatan
Aktivitas dasar pada siklus pendapatan
1. Entri Pesanan Penjualan
2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Penerimaan Kas
B. Siklus Pengeluaran
Aktivitas dasar Siklus Pengeluaran
1. Memesan bahan baku dan perlengkapan
2. Menerima bahan baku dan perlengkapan
3. Pengeluaran kas
C. Siklus Produksi
1. Desain produk
2. Perencanaaan dan Penjadwalan
3. Operasi Produksi
4. Akuntansi Biaya
D. Sistem Aktiva Tetap
E. Siklus Penggajian
F. Sistem Buku Besar dan Pelaporan
RM Ayam Lepas mengaplikasikan keenam sistem tersebut secara manual dan
sangat sederhana. Hal ini kareana RM Ayam Lepas merupakan usaha yang tidak
terlalu besar sehingga mereka berpikir tidak membutuhkan sistem yang terlalu rumit.
Dalam bertransaksi dengan supplier dan customer RM Ayam Lepas tidak terlalu
44
banyak menggunakan dokumen formal. RM hanya menggunakan catatan internal
perusahaan untuk keperluan pembuatan laporan keuangannya.
Tiap-tiap sistem mempunyai ancaman, apalagi RM Ayam Lepas
menggunakan sistem yang sangat sederhana. Oleh karena itu diperlukan pengendalian
untuk mengatasi ancaman tersebut. Beberapa ancaman sudah dikendalikan ,namun
ada beberapa ancaman lain yang perlu diwaspadai oleh Supervisor Ayam Lepas.
Pengembangan system akuntansi sangat diperlukan demi kemajuan usaha RM Ayam
Lepas.
B. SARAN
Rumah Makan Ayam Lepas harus terus menjaga agar keenam system tersebut selalu
terintegrasi satu sama lain. Hal ini untuk mengantisipasi kemungkinan terjadi Resiko
yang tidak diinginkan. Pengembangan dalam system akuntansi pun perlu dilakukan
oleh Rumah Makan Ayam Lepas walaupun usaha yang dilakukan tidak terlalu besar.
RM Ayam Lepas juga dapat meninjau ulang kinerja usahanya melalui laporan
keuangan yang telah dibuat dan melakukan koreksi terhadap system yang dikiranya
tidak sesuai dengan yang semestinya.
Pengembangan dalam hal teknologi pun juga dapat dilakukan oleh Rumah Makan
Ayam Lepas agar kinerja usaha semakin efektif dan efisien sehingga menambah daya
kinerja usaha serta profit yang akan dihasilkan kedepannya.
45
DAFTAR PUSTAKA
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart.2014.Sistem Informasi Akuntansi edisi
13.Jakarta:Salemba Empat
Sumber lain
http://www.academia.edu/10239580/SISTEM_BUKU_BESAR_DAN_PELAPORAN
lib.ui.ac.id/file?file=digital/20351099-TA-Wirabhama%20Kirana.pdf
http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html
http://www.academia.edu/10239580/SISTEM_BUKU_BESAR_DAN_PELAPORAN
http://monicaganda.blogspot.co.id/2012/04/normal-0-false-false-false-in-zh-cn-x.html
http://thegreatestpage.blogspot.co.id/2014/12/siklus-produksi.html
http://monicaganda.blogspot.co.id/2012/04/normal-0-false-false-false-in-zh-cn-x.html
http://www.academia.edu/10236176/SIKLUS_MANAJEMEN_SDM_DAN_PENGGAJIAN
http://sovi70-ovi.blogspot.co.id/2010/06/bab-ii-landasan-teori.html
http://bakeryririn.blogspot.co.id/2013/03/analisis-pengendalian-internal-terhadap.html
http://akutansi-akuntansi.blogspot.co.id/2012/03/sia-sistem-pengendalian-intern.html
46
LAMPIRAN
Pertanyaan yang diajukan untuk supervisor RM Ayam Lepas:
1. Bagaimana proses desain produk makanan dari RM Ayam Lepas ini?
2. Ancaman apa yang mungkin terjadi ketika proses desain produk dan bagaimana cara
mengendalikan?
3. Apakah ada dokumen daftar bahan baku dan daftar operasi?
4. Apakah metode yang digunakan untuk perencanaan produksi?
5. Ancaman apa yang mungkin terjadi dan bagaimana cara mengendalikan di prosses
perencanaan dan penjadwalan ini?
6. Ancaman apa yang mungkin terjadi dan bagaimana cara mengendalikan di operasi
produksi?
7. Bagaimana sistem pengumpulan data dan cara menentukan HPP?
8. Bagaimanakah sistem pengeluaran?
9. Jika memesan, siapa pemasoknya?
10. Apa kriteria yang harus dipenuhi pemasok?
11. Bagaimana cara memesan?
12. Kapan dilakukan pemesanan? Apa yang dipesan?berapa banyak?
13. Pendekatan apa yang digunakan untuk mengelola persediaan?
14. Ancaman yang mungkin terjadi dan bagaimana cara mengendalikan?
15. Bagaimana cara mengurangi biaya pembelian?
16. Apa yang dilakukan ketika menerima barang?
17. Menyetujui faktur pemasok, sistemnya bagaimana?
18. Apakah ada pemisahan fungsi antr bagian?
19. Ancaman apa yang mungkin terjadi dalam siklus pengeluaran?
20. Berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan?
21. Apa yang menjadi dasar penentuan gaji?
22. Apakah RM Ayam Lepas ini membuat semacam buku besar atau penjurnalan dan
pelaporan keuangan?
23. Dari bidang pengeluaran, penerimaan, produksi, penggajian, dan asset tetap, apakah
yang saya sebutkan semua itu ada dalam buku besar yang dibuat? Dan bagaimana
rinciannya?
47
24. Apakah bapak tahu diakhir periode perusahaan biasanya membuat semacam jurnal
penyesuaian?
25. Untuk laporan keuangan sendiri, Rumah Makan Ayam Lepas biasanya membuat
laporan apa saja?
26. Apa saja aktiva yang dimiliki RM Ayam Lepas?
27. Metode apa yang digunakan dalam menghitung beban penyusutan?
28. Bagaimana cara memperoleh aktiva tetap tersebut?
29. Dokumen-dokumen apa saja yang harus disiapkan saat ingin membeli atau
memberhentikan aktiva tetap?
30. Funfsi-fungsi apa saja yang terkait dengan aktiva tetap?