SISTEM DOKUMENTASI

Pengertian Dokumen Pengertian Dokumen 1

Pengertian DokumentasiPengertian Dokumentasi2 Perbedaan Dokumen & Perbedaan Dokumen & 3

Materi Presentasi

Perbedaan Dokumen & Perbedaan Dokumen & DokumentasiDokumentasi3

JenisJenis--jenis Dokumenjenis Dokumen44

Ruang Lingkup DokumenRuang Lingkup Dokumen55

Kegunaan, Peranan & Kegiatan Kegunaan, Peranan & Kegiatan DokumentasiDokumentasi

66

DokumenDokumenDokumenDokumen DokumentasiDokumentasiDokumentasiDokumentasi

Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain :1. Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyebutkan :

menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut : Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk

dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

DokumenDokumenDokumenDokumen DokumentasiDokumentasiDokumentasiDokumentasi

3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut : Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapiketerangan dengan fakta-fakta. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan,pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atautesis.tesis.

4. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi,dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keteranganuntuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suaraatau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai buktiketerangan. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadianpembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telahdidaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan

Berdasarkan UU No.8 tahun 1997 (tentang dokumen perusahaan)

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuatdan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk

DokumenDokumenDokumenDokumen DokumentasiDokumentasiDokumentasiDokumentasi

baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar .

Berdasarkan UU No.43 tahun 2009 (tentang dokumen perusahaan)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasiyang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara-katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.

Rekaman kegiatanRekaman kegiatanRekaman kegiatanRekaman kegiatan ArsipArsipArsipArsipdikatakan jika mengalami proses :

dibuat

dikirim

diterima

dan yang menimbulkanefek dari tujuan arsip

itu dibuat

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapatdigunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrimmelalui pos.melalui pos.

3. Rekaman suara atau gambar dalam film dansebagainya yang dapat dijadikan sebagai buktiketerangan.

4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagisidang pengadilan.

5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah,perusahaan dan lain-lain.

Pngertaian dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain :1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalahkepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengankeperluan perpustakaan khusus.

2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksidokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnyadokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnyadalam bentuk microfilm.

3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalahsuatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi denganmenyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yangbermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminarkementrian pada tanggal 28 Februari s/d Maret 2005)

4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation)dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, danpenyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitasmanusia.

5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor DocomentatieRegistratur), Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor DocomentatieRegistratur), Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yangdidasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuantentang literature.

Beberapa pemgertian tentang Dokumentasi dari sumber lainnya

Dokumentasi adalah : Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang

pengetahuan. kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan se-bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau laporan dalam perusahaan.

penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berarti

pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pema-kaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan refe-rensi yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Persusahaan.

Dokumen Dokumentasi

1. Di fokuskan pada benda/informasinya 1. Di fokuskan pada kegiatannya

2. Tidak merupakan unit kerja 2. Merupakan unit kerja

3. Bersifat pasif 3. Bersifat aktif

4. Digunakan sebagai alat bukti 4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru

5. Menunjang penelitian 5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya a. Dokumen pribadi

Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.

b. Dokumen niagaDokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.

c. Dokumen pemerintahc. Dokumen pemerintahDokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.

2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknyaa. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)

Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.

b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno.

c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan

3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinyaa. Dokumen dinamis

Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis : Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus

dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. statisDokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumen Menurut Sifatnyaa. Dokumen Tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.

b. Dokumen NontekstualDokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks.misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

5. Dokumen Menurut Jenisnyaa. Dokumen Fisik

Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.

b. Dokumen IntelektualDokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasia. Dokumen Primer

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

b. Dokumen SekunderAdalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c. Dokumen TersierAdalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

Ruang Lingkup Dokumen meliputi :1) Dokumen literal

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain

a. Buku-buku e. majalah b. Laporan f. koranb. Laporan f. koranc. Disertasi g. brosurd. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporalYang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya

seperti : fosil-fosil, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privatYang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang

memerlukan.b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.

c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para

ilmuwan.f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan

bangsa dan Negarag. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi

yang termuat dalam dokumen.

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut

:

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau

seminar ilmiah

d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog

perkembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1) Mencari dan mengumpulkan dokumen

2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

4) Memproduksi dokumen

5) Menyortir

6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen

7) Menyimpan dan memelihara dokumen

TRIMAKASIH ...!