Perancangan Sistem Informasi Dokumentasi Hasil Audit

Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel

(Studi Kasus : Dinas Komunikasi dan Informasi Salatiga)

Artikel Ilmiah

Peneliti:

Roy Fernando Suhartono (672015190)

Suprihadi, S.Si., M.Kom

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Februari 2019

Perancangan Sistem Informasi Dokumentasi Hasil Audit

Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel

(Studi Kasus : Dinas Komunikasi dan Informasi Salatiga)

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi

untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Peneliti:

Roy Fernando Suhartono (672015190)

Suprihadi, S.Si., M.Kom

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Februari 2019

1. Pendahuluan

Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi

bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan

kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara

pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta

penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan [1]. Dalam

melaksanakan pemeriksaan, ada beberapa jenis audit yang dilakukan oleh para

auditor sesuai dengan tujuan pelaksanaan pemeriksaan yaitu [2] : Manajemen

Audit (Operational Auditing), Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Auditing),

Pemeriksaan Intern (Internal Auditing), dan Computer Auditing. Internal Auditing

adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik

terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan

terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.

Dinas Komunikasi dan Informasi (Kominfo) Salatiga merupakan salah satu

instansi pemerintah yang dalam kegiatannya akan melakukan proses audit sistem

informasi walaupun proses audit itu sendiri belum dilaksanakan pada Dinas

Kominfo. Audit ini bertujuan untuk mengukur sejauh mana mutu pelayanan yang

telah dicapai oleh dinas Kominfo Salatiga sehingga Dinas Kominfo menyadari

bahwa kegiatan audit ini akan dilakukan dalam waktu yang akan ditetapkan.

Mengingat bahwa proses audit yang akan dilakukan suatu saat oleh Dinas

Kominfo maka Dinas Kominfo sendiri membutuhkan suatu sistem informasi

dokumentasi hasil audit yang akan dilakukan. Berdasarkan kegiatan audit yang

dilakukan pada Dinas lainnya maka Dinas Kominfo menyadari bahwa setiap

dokumen audit yang ada akan disimpan dalam bentuk file dan cetakan sehingga

dalam proses pencarian dokumen audit pihak instansi akan mengalami kesulitan

dikarenakan harus mencari secara manual file maupun cetakan yang telah dibuat

sebelumnya.

Berdasarkan latar belakang tersebut maka perlu dibangun sebuah sistem

informasi dokumentasi yang bertujuan untuk menyimpan setiap hasil dokumentasi

audit yang telah dilakukan. Proses komputerisasi dokumen audit ini bertujuan

untuk mengatur dan mengelola dokumen audit dengan waktu apabila sewaktu-

waktu dokumen tersebut akan digunakan kembali. Aplikasi yang dirancang

berbasis web dapat digabungkan menjadi satu kesatuan dengan web company

profile yang sudah dimiliki sebelumnya oleh Dinas Kominfo sehingga setiap

bagian dari Dinas Kominfo dapat mengakses sistem informasi dokumentasi hasil

audit tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Tujuan dari penelitian yang dilakukan

adalah merancang sistem pengolahan dokumentasi hasil audit pada Dinas

Kominfo Salatiga, mengimplementasikan sistem pengolahan dokumen hasil audit

pada Dinas Kominfo Salatiga menggunakan framework Laravel serta menerapkan

sistem pengolahan dokumen hasil audit yang dapat mengolah dokumen audit

berupa data gambar dan data teks. Batasan masalah pada penelitian ini adalah

aplikasi ini hanya menyimpan dokumen hasil audit yang dilakukan secara internal

oleh Dinas Komunikasi dan Informasi Salatiga, aplikasi dirancang menggunakan

PHP dan framework Laravel, aplikasi ini tidak membahas mengenai sistem

keamanan data dan sistem keamanan jaringan pada web, data gambar yang

disimpan pada sistem ini adalah semua gambar dengan ekstensi .JPEG atau .JPG,

serta ata teks yang disimpan pada sistem ini adalah semua dokumen teks dengan

ekstensi .PDF.

2. Tinjauan Pustaka

Penelitian yang berjudul "Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian

Dokumen Dan AMI Pada BPM Kampus MDP" membahas tentang sistem

informasi pengendalian dokumen audit. Dalam sebuah perguruan tinggi baik

negeri maupun swasta memiliki pengendalian dan peningkatan mutu tidak

terkecuali MDP. Kampus MDP mempercayakan peningkatan mutu tersebut dan

kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) kepada Badan Penjaminan Mutu (BPM).

Dalam melakukan pendistribusian dokumen sering tidak tepat waktu karena

terkadang unit yang terkait tidak berada ditempat. Selain itu, sering terjadinya

kehilangan dokumen karena dokumen tersebut diletakkan di atas meja atau

tertumpuk dengan berkas lainnya. Masalah lain yang dihadapi adalah mengalami

kesalahan dalam pemberian nomor dokumen karena masih menggunakan word

atau excel dan penamaan harus dilakukan satu persatu sehingga nomor dokumen

terakhir tidak terlacak. Dalam menghitung dan merekap hasil temuan audit sering

mengalami kesulitan karena harus dihitung satu persatu temuan yang didapatkan.

Untuk mengatasi hal tersebut akan dirancang suatu sistem informasi pengendalian

dokumen dan AMI pada BPM Kampus MDP berbasis website menggunakan

bahasa pemograman PHP serta MySQL sebagai basis datanya. Metodologi yang

digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah metodologi iterasi. Hasil dari

dibangunnya sistem informasi pengendalian dokumen dan AMI diharapkan dapat

membantu BPM dalam pengendalian dokumen dan kegiatan AMI sehingga dapat

meminimalisir kesalahan [3].

Penelitian lain yang berjudul "Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem

Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjamin Mutu Perguruan

Tinggi". Perguruan tinggi dan pendidikan saat ini memerlukan penjamin mutu

guna memastikan mutu pendidikan. Penerapan sistem penjaminan mutu yang

sudah berjalan memerlukan proses audit internal guna memastikan proses mutu

tetap berjalan. Internal audit memiliki peran penting dalam suatu manajemen,

dimana pelaksanaan audit internal dilakukan dengan form-form audit dalam

bentuk kertas maupun secara elektronik. Sehingga permasalahan di atas

membutuhkan alat bantu dengan sedikit melakukan isian dan secara otomatis

sistem akan menyalin semua kode yang sama berbasis paper list, mengolah dalam

bentuk file presentasi (grafik), analisis data dan lainnya. Auditor dapat

menambahkan atau mengurangi data dengan pengisian langsung pada menu

klausa pertanyaan. Selain itu, auditor dapat langsung memberikan catatan temuan

serta kapan departemen atau unit kerja dapat memberikan tanggapan terhadap

temuan itu untuk diselesaikan dari segi manajemen historikal hasil audit yang

akurat dan tersaji secara cepat, serta dapat dibandingkan antara hasil audit setiap

departemen, setiap klausul maupun atas waktu. Hasil audit juga menyajikan

performance setiap departemen dalam bentuk angka (ukuran kuantitatif). Selain

itu, perangkat lunak dapat menyajikan record audit per auditor untuk membantu

evaluasi, dan meningkatkan kompetensi auditor [4].

Kedua penelitian yang telah dilakukan sebelumnya menunjukkan bahwa

proses audit yang dilakukan secara komputerisasi dapat membantu user dalam

mengelola hasil audit yang dilakukan. Berbeda dengan penelitian yang telah

dilakukan, penelitian yang dikembangkan saat ini lebih berorientasi pada proses

dokumentasi semua proses audit yang telah dilakukan dan bukan berfokus pada

satu kegiatan audit seperti pada penelitian sebelumnya. Selain itu kedua penelitian

terdahulu tidak menggunakan framework dalam pembuatan aplikasi sistem

informasi berbasis web. Penelitian yang dilakukan saat ini menggunakan

framework Laravel.

Audit sistem informasi merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian

bukti untuk menentukan apakah sistem informasi ela menetapkan dan menerapkan

sistem pengendalian intern yang memadai, semua aset dilindungi dengan baik dan

tidak disalahgunakan serta terjaminnya integritas data, keandalan serta efektifitas

dan efisiensi penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer [5].

Organisasi perlu melakukan audit sistem informasi sebagai evaluasi dan

pengendalian terhadap sistem informasi yang digunakan oleh organisasi, hal ini

dilakukan dengan alasan untuk [6] : 1) Pencegahan terhadap biaya organisasi bila

terjadi data yang hilang. 2) Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi

yang salah. 3) Penyalahgunaan komputer untuk kebutuhan diluar organisasi. 4)

Adanya nilai dari yang berharga dari perangkat keras komputer, perangkat lunak

dan personel. 5) Biaya yang tinggi untuk kerusakan komputer. 6) Kerahasiaan

data atau informasi yang dimiliki perusahaan. 7) Pengontrolan pengembangan

atau evolusi komputer.

Beberapa persyaratan dalam audit sistem informasi berbasis komputer

adalah [7]: 1) Dokumen sumber tersedia dalam bentuk kertas (bahasa non-mesin),

artinya masih kasat mata dan dilihat secara visual. 2) Dokumen-dokumen

disimpan dalam file dengan cara yang mudah ditemukan. 3) Keluaran dapat

diperoleh dari daftar yang terinci dan auditor mudah menelusuri setiap transaksi

dari dokumen sumber kepada keluaran dan sebaliknya.

Dokumen audit yang disimpan pada sistem dokumentasi hasil audit ini

adalah dokumen yang berekstensi *.pdf serta dokumen dalam bentuk gambar yang

berekstensi *.JPG atau *.JPEG. Format file .pdf merupakan salah satu format file

yang sering digunakan dalam kegiatan operasional Dinas Kominfo. Selain itu

format file pdf juga sangat didukung oleh Laravel sehingga mempermudah user

dalam mengakes file pdf secara langsung melalui sistem informasi dokumentasi

yang akan dibuat. Keluaran dari sistem dokumentasi audit ini adalah daftar

seluruh dokumen audit yang telah disimpan pada sistem sehingga mempermudah

user dalam mencari dan menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan tanpa

dibatasi oleh ruang dan waktu.

Laravel adalah framework MVC pengembangan web yang ditulis

menggunakan bahasa pemrograman PHP. Laravel telah dirancang untuk

meningkatkan kualitas perangkat lunak dengan mengurangi biaya, baik biaya

pengembangan awal dan biaya pemeliharaan, serta memberikan sintaks ekspresif

yang jelas dan set fungsi inti yang akan menghemat waktu pengerjaan [8].

Laravel adalah salah satu dari beberapa kerangka bahasa pemrograman PHP yang

menawarkan code modular. Hal ini dicapai melalui kombinasi driver dan sistem

bundle-nya. Driver memungkinkan kita untuk dengan mudah mengubah dan

memperluas caching, session, database, dan fungsi otentikasi. Penggunaan bundle

mampu mengemas hingga segala jenis kode untuk digunakan kembali atau untuk

memberikan kepada seluruh pengguna Laravel.

Keunggulan Laravel daripada framework lain antara lain [9]: 1) Coding

yang simple. 2) Tersedia generator yang canggih dan mudah digunakan. 3) Fitur

Schema Builder untuk berbagai database. 4) Fitur Migration & Seeding untuk

berbagai database. 5) Fitur Query Builder yang memadai. 6) Eloquent ORM yang

luar biasa. 7) Fitur pembuatan package dan bundle. Selain kelebihan yang dimiliki

oleh Laravel, maka terdapat beberapa kekurangan yang dimiliki oleh framework

Laravel, yakni [10] : 1) Ukuran file besar. 2) Membutuhkan koneksi Internet

untuk instalasi dan mendownload library. 3) Tidak semua hosting cocok

dengan Laravel.

Berikut ini adalah struktur file laravel yakni: 1) Folder APP, merupakan

folder yang paling banyak mendapat perhatiuan karena hampir semua skrip

aplikasi tersimpan di folder ini. 2) Folder BOOTSTRAP, merupakan folder yang

berisi app.php yang berfungsi mengendalikan framework dan file autoload.php

yang berfungsi meengkonfigurasi auto loading. 3) Folder CONFIG, berisi file-file

konfigurasi aplikasi. 4) Folder RESOURCES, berisi database migration. 5)

Folder PUBLIC, berisi file index.php yang merupakan file utama aplikasi. 6)

Folder ROUTES merupakan folder yang berisi semua routes yang didefinisikan

pada aplikasi. 7) Folder STORAGE, berisi kumpulan file-file yang dibuat oleh

framework. 8) Folder TEST, merupakan folder yang berisi file-file pengetesan. 9)

Folder VENDOR, berisi file-file dependency yang diperoleh melalui composer.

Folder APP merupakan direktori yang dibuat secara khusus untuk

menyimpan seluruh file-file yang berkaitan dengan proses request dan response

Http. Direktori ini memiliki tiga buah sub direktori yang diantaranya adalah

"Controllers", "Middleware" dan "Requests". 1) app/http/Controllers: Direktori ini

digunakan untuk menyimpan seluruh class Controller yang dibuat. 2)

app/http/Middleware: Direktori ini digunakan untuk menyimpan seluruh class

yang berhubungan dengna middleware PHP. Secara umum middleware adalah

sebuah class yang akan dieksekusi sebelum HTTP request yang masuk diberikan

kepada Controller. Tujuan dari class Middleware adalah untuk melakukan filter

seperti misalnya menolak akses dari user yang belum login. 3) app/http/ Requests:

Direktori ini hanya berisikan sebuah class yaitu Request.php yang dapat

digunakan untuk mendapatkan data dari form request yang dikirim oleh web

browser.

3. Metode dan Perancangan Sistem

Tahapan penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan penelitian ini,

terbagi ke dalam 4 (empat) tahapan, yaitu: (1) tahap identifikasi masalah, (2)

tahap perancangan sistem, (3) tahap implementasi sistem, (4) tahap pengujian

sistem seperti ditunjukkan dalam bentuk diagram pada Gambar 1.

Gambar 1 Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian dapat Gambar 1, dijelaskan sebagai berikut, Langkah

pertama dalam tahapan penelitian adalah identifikasi masalah. Pada Tahap

identifikasi masalah dilakukan analisis kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh

Dinas Komunikasi dan Informasi dalam melakukan proses audit dan proses

penyimpan dokumen hasil audit yang telah dilakukan. Hasil akhir dari tahap ini

adalah informasi mengenai kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh dinas

Kominfo dalam mengelola dokumen hasil audit.Langkah kedua adalah

perancangan sistem. Pada tahap ini dilakukan proses perancangan sistem

menggunakan UML seperti use case diagram, activity diagram dan class

diagram. Hasil akhir dari tahap perancangan adalah blueprint sistem yang dibuat

dalam aplikasi yang dibuat sesuai dengan use case diagram, activity diagram dan

class diagram yang telah dikembangkan sebelumnya. Langkah ketiga adalah

implementasi sistem. Tahap ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari tahap

perancangan sistem. Pada tahap ini dilakukan proses pembangunan sistem atau

aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat. Hasil akhir dari tahap ini adalah

aplikasi sistem dokumentasi hasil audit yang siap untuk diuji. Langkah keempat

adalah pengujian sistem. Pada Tahap ini dilakukan pengujian sistem apakah

sistem sudah berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya yakni

apakah sistem dapat menyimpan dokumentasi hasil audit dengan baik ataukah

tidak.

Metode pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah

menggunakan metode prototype seperti yang terlihat pada Gambar 2.

Gambar 2 Metode Pengembangan Sistem Prototype [11]

Metode pengembangan sistem dimulai dengan listen to customer dimana

pada tahapan ini dilakukan pengumpulan semua kebutuhan sistem yang didapat

melalui hasil wawancara dengan user maupun hasil pembelajaran dari setiap

dokumen yang telah dikumpulkan selama proses pengumpulan data. Pada tahap

ini peneliti melakukan pengumpulan data berupa informasi dokumen apa saja

yang akan disimpan pada sistem. Selain itu dilakukan wawancara dengan user

mengenai bagaimana proses penyimpanan hasil audit yang telah dilakukan

sebelumnya.

Setelah itu dilakukan proses perancangan dan evaluasi prototype (build or

revise mock-up) apakah sudah sesuai dengan hasil yang dikumpulkan ataukah

belum. Pada tahap ini dilakukan perancangan desain sistem dalam bentuk UML

untuk mengetahui user apa saja yang dapat menggunakan sistem yang akan dibuat

serta apa saja yang menjadi hak dari user yang bersangkutan dalam mengakses

sistem yang akan dibangun.

Apabila sudah selesai maka langkah selanjutnya adalah pengkodean sistem

dimana hasil evaluasi prototype dibuat dalam bentuk kode pemrograman yang

mudah dibaca oleh komputer. Pada tahap ini penulis mulai membangun aplikasi

menggunakan framework Laravel. Setelah program selesai dibuat maka akan

dilanjutkan dengan proses pengujian dan evaluasi sistem (customer test drives

mock-up) apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh user ataukah belum.

Tahap terakhir dalam metode penelitian ini adalah penggunaan sistem yang telah

dirancang.

Setelah melakukan wawancara yang dilakukan sebagai langkah awal

perancangan sistem maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai bahan

evaluasi dalam perancangan sistem, yakni: 1) Dinas Kominfo Salatiga telah

melakukan proses audit terhadap dinas-dinas lainnya di Salatiga sekarang ini. 2)

Proses audit yang dilakukan oleh dinas Kominfo terhadap dinas-dinas lainnya

yang ada di pemerintahan adalah proses audit sistem informasi yang ada pada

masing-masing instansi pemerintahan di kota Salatiga. 3) Dinas Kominfo

membutuhkan sebuah sistem informasi penyimpanan dokumen audit yang mudah

diakses oleh dinas lainnya sehingga mempermudah akses informasi audit apabila

sewaktu-waktu sistem audit telah dilaksanakan pada dinas Kominfo Salatiga. 4)

Guna memenuhi kebutuhan tersebut maka diusulkan untuk membuat sistem

informasi dokumentasi hasil audit berbasis web menggunakan framework Laravel

yang mana framework tersebut telah digunakan pada website dinas Kominfo

sehingga dapat dintegrasikan dengan web yang telah dibuat sebelumnya.

Prototype yang dilakukan pada penelitian ini adalah sebanyak dua tahap.

Hasil prototype tahap pertama adalah adanya prototype sistem dalam bentuk

sistem informasi dokumentasi yang dapat menyimpan file gambar dan dokumen.

Sedangkan hasil pada prototype tahap kedua adalah adanya penambahan laporan

hasil dokumen audit yang dipisahkan berdasarkan kategori dokumen dan instansi.

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari

sebuah sistem yang menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar

dengan merepresentasikan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat serta

memberikan gambaran fungsi-fungsi (nilai balik) yang diberikan sistem kepada

pengguna (user) [12]. User pada perancangan aplikasi terdiri dari 2 aktor yakni

admin dan user. Admin petugas pada dinas Kominfo yang bertugas untuk

melakukan dokumentasi hasil audit pada sistem yang tersedia. Sedangkan user

adalah perwakilan instansi lainnya yang diaudit oleh dinas Kominfo Salatiga.

Admin mempunyai hak untuk mengakses sistem secara keseluruhan

meliputi pengolahan data dokumen, pengumuman, user, serta pengolahan laporan.

Admin mempunya hak akses tambah, hapus, edit, dan search data pada setiap use

case yang tersedia. Sedangkan user hanya mempunya hak untuk melihat data pada

sistem. Use case diagram sistem ditunjukan pada Gambar 3.

Gambar 3 Use Case Diagram Sistem

Admin

Pengolahan Dokumen

Pengolahan Pengumuman

User

Lihat DataTambah DataHapus Data

Edit Data

Pengolahan User

Pengolahan Data User

<<extend>>

<<include>>

<<include>>

Pengolahan Laporan

<<include>>

Pengolahan Data Admin

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>><<extend>> <<include>>

<<include>>

<<include>><<include>>

Class diagram merupakan diagram yang membantu dalam visualisasi

struktur kelas-kelas dari suatu sistem. Dalam diagram ini, diperlihatkan hubungan

antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas [12].

Gambar 4 Class Digram Sistem

Gambar 4 merupakan class diagram yang digunakan oleh sistem. Derajat

relasi antar kelas menggunakan derajat one to many. Pada Gambar 4 terlihat

bahwa terdapat tiga kelas yang digunakan pada aplikasi. Atribute pada masing-

masing class kemudian akan dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan tabel yang

akan dipakai pada aplikasi. Operation pada class dapat digunakan sebagai acuan

untuk pembuatan fungsi yang akan dipakai pada aplikasi berbasis web.

4. Pembahasan dan Hasil Pengujian

Padatahap ini akan dibahas hasil daripembangunan sistem berdasarkan

rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Uji coba yang

dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat berjalan dengan

baik ataukah tidak.

Pada uji coba aplikasi yang dibuat, dilihat kemampuan aplikasi dalam

melakukan layanan yang baik dan tepat pada user maupun administrator. Untuk

memulai proses yang ada di dalam aplikasi maka masing-masing user harus

melakukan login terlebih dahulu seperti yang terlihat pada Gambar 5.

Gambar 5Tampilan Login Pada Aplikasi

Gambar 5 merupakan tampilan login pada aplikasi. Sistem akan melakukan

verifikasi username dan menampilkan halaman utama sesuai dengan hak akses

dari user yang bersangkutan. Halaman utama dari user admin dapat dilihat pada

Gambar 6.

Gambar 6 Halaman Utama Admin

Admin berhak untuk menyimpan dokumen audit dari instansi pemerintah

lainnya yang telah diaudit oleh dinas Kominfo. Dokumen ini dapat disimpan

dengan menggunakan menu dokumen seperti yang terlihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Halaman Pengolahan Dokumen

Gambar 7 merupakan halaman pengolahan dokumen. Admin dapat

memasukkan dokumen audit yang disimpan dengan cara melengkapi semua

informasi yang tersedia ada halaman ini serta mengunggah file dokumen yang

akan disimpan pada sistem. File yang dapat disimpan pada sistem adalah file yang

berekstensi .pdf, .jpg, dan .bmp. Proses filter dokumen pada sistem dapat dilihat

pada Kode Program 1.

Kode Program 1 Proses Filter Dokumen

Kode Program 1 merupakan perintah yang diimplementasikan kedalam

aplikasi untuk melakukan filter dokumen apa saja yang dapat dimasukkan ke

dalam sistem yang dibuat. Selain melakukan filter dokumen, Laravel juga dapat

menyimpan informasi dokumen yang disimpan kedalam sistem.

Gambar 8 Flowchat Proses Simpan Dokumen

Gambar 8 merupakan flowchat proses simpan dokumen yang terjadi pada

sistem. Proses diawali dengan pengisian data pada form dokumen yang akan

diinput. Setelah itu user memilih dokumen yang akan disimpan ke dalam sistem.

Sistem akan melakukan pengecekan data yang telah diisi sebelumnya. Apabila ada

yang belum lengkap maka sistem akan kembali ke proses pengisian data

dokumen. Apabila data lengkap maka sistem akan melakukan proses validasi

format file yang akan disimpan. Langkah selanjutnya adalah proses penyimpanan

dokumen ke sistem.

1. if($req->file('dokumen') != '')

2. {

3. $validate = $req->validate([ 'dokumen'=>'mimes:jpeg,bmp,pdf,jpg']);

4. $generated_filename = 'doc_'.Carbon::now()->format('dmYHis').'.'.

5. $req->file('dokumen')->clientExtension();

6. $path = $req->dokumen->storeAs('public',$generated_filename);

7. }

Selain menyimpan dokumen hasil audit, sistem ini juga menyediakan

fasilitas untuk admi dalam melakukan proses pengisian data pengumuman yang

dapat dilihat oleh user lainnya. Menu pengumuman digunakan apabila admin

mempunyai informasi terkait kegiatan audit dan hasil audit yang dapat dilihat oleh

instansi lainnya. Halaman pengolahan pengumuman dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9 Halaman Pengolahan Pengumuman

Gambar 9 merupakan halaman pengolahan pengumuman. Admin

mempunyai hak untuk melakukan proses tambah, hapus, maupun edit data

pengumuman. Seluruh informasi yang dimasukkan admin pada halaman ini dapat

dilihat oleh user lainnya. User lainnya hanya dapat melihat informasi

pengumuman dan tidak dapat melakukan proses tambah maupun hapus

pengumuman yang ada pada sistem.

Admin juga mempunyai hak untuk melakukan proses penambahan user

yang dapat mengakses sistem yang dibuat. Halaman pengolahan data user dapat

dilihat pada Gambar 10.

Gambar 10Halaman Pengolahan User

Gambar 10 merupakan halaman pengolahan data user. User adalah setiap

instansi pemerintah yang diaudit oleh dinas Kominfo. Setiap instansi pemerintah

akan mendapatkan satu userid yang dapat digunakan untuk mengakses sistem

yang dibuat. User dapat melihat status dokumen miliknya yang telah diaudit oleh

dinas Kominfo. Status dokumen audit dapat dilihat oleh user melalui halaman

laporan hasil audit seperti yang terlihat pada Gambar 11.

Gambar 11 Laporan Dokumen Hasil Audit

Gambar 11 merupakan laporan hasil audit yang tersedia pada sistem.

Laporan ini dapat diakses oleh user maupun admin. Informasi yang ditampilkan

pada laporan ini tergantung dengan parameter report yang dimasukkan oleh user

maupun admin. Apabila admin mengakses laporan ini maka sistem akan

menampilkan informasi dokumen audit untuk semua instansi yang diaudit.

Berbeda dengan admin, sistem hanya menampilkan dokumen audit dari instansi

user yang bersangkutan apabila laporan ini diakses oleh user.

Implementasi framework Laravel pada sistem ini dapat dilihat pada Gambar

12.

Gambar 12Struktur File Laravel

Gambar 12 merupakan struktur file yang digunakan pada framework

Laravel. Struktur file ini dapat diakses pada folder Laravel yang ada pada folder

aplikasi seperti yang terlihat pada Gambar 12. Hasil pengujian aplikasi untuk

setiap proses yang diuji dapat dilihat dalam bentuk black box seperti yang terlihat

pada Tabel 1.

Tabel 1Black Box Testing Proses Output

No Point

Pengujian

Validasi

Input Data Input Hasil Uji

Status

Uji

1 Pengujian

Halaman

Login.

Verifikasi

username

dan

password.

Username

dan

password.

Sistem akan memberikan

peringatan kepada user

apabila tidak mengisi

username atau password.

Selain itu apabila password

dan username sama dengan

yang terdaftar pada database

maka user dapat mengakses

halam utama.

OK

2

Pengujian

Halaman

Master

Data.

Pengujian

Data User

Data-data

yang harus

diisi

karena

merupakan

primary

key pada

masing-

masing

tabel yang

ada di

dalam

database.

Sistem akan memberikan

peringatan bahwa data yang

diisi tidak lengkap dan data

tersebut tidak akan disimpan

dalam database apabila ada

data yang tidak valid.

Sebaliknya sistem akan

menyimpan data yang valid

ke dalam database.

OK

Pengujian

Data

Pengumuman

3 Pengujian

Halaman

Dokumen

Data yang

dibutuhkan

untuk

halaman

dokumen

FilterFile Dokumen yang dapat

disimpan hanya berekstensi

.pdf, .jpg, dan .bmp

OK

Data

Dokumen

Data dokumen dapat

tersimpan dengan baik. OK

4 Pengujian

Halaman

Reportin.

Parameter

yang

dimasukan

untuk

menghasilkan

report yang

dibutuhkan.

Data

Periode

Tanggal

Sistem dapat menampilkan

laporan sesuai dengan

parameter periode yang

diinput oleh user.

OK

Download

Dokumen

Sistem dapat mengunduh

dokumen yang disimpan

dengan baik.

OK

Berdasarkan status uji dari masing-masing proses seperti pada Tabel 1 maka

dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat telah berjalan dengan baik. Setelah

masing-masing proses uji coba dijalankan secara berulang kali sesuai dengan

keinginan user maka sistem akan dievaluasi apakah telah sesuai dengan prosedur

ataukah tidak. Aplikasi yang dibuat dapat diimplementasi ke dalam sistem

jaringan yang memungkinkan user untuk dapat mengakses aplikasinya dari tempat

yang berbeda. Selain itu aplikasi juga dapat digunakan oleh banyak user sehingga

pekerajaan masing-masing user untuk mengakses data dengan cepat.

Berdasarkan wawancara dengan user (Staf Seksi Sistem Informasi Kominfo

Salatiga) maka diketahui bahwa aplikasi ini dapat membantu dinas Kominfo

untuk mengelola dokumen audit yang dilakukan oleh dinas Kominfo terhadap

dinas lainnya di Kota Salatiga. Selain menampilkan hasil perancangan sistem

dalam bentuk black box, maka penulis pun melakukan analisa aplikasi melalui

wawancara langsung dengan user. Adapun hasil analisa berdasarkan wawancara

yang dilakukan adalah sistem dapat digunakan untuk menyimpan dokumen audit

dengan baik sehingga user dapat mengurangi penggunaan kertas untuk

menyimpan setiap dokumen audit yang ada. Proses penyimpanan dokumen

berbasis web juga dapat membantu dinas Kominfo Salatiga dalam melakukan

penyebaran informasi kepada dinas lainnya mengenai dokumen yang telah diaudit

sehingga dinas lainnya dapat mengetahui hasil audit dengan cepat dan tepat.

5. Simpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan analisa aplikasi pada dinas Kominfo Kota

Salatiga maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1) Proses

perancangan sistem informasi pengolahan dokumen hasil audit pada Dinas

Kominfo Salatiga dapat dilakukan dengan cara membuat sebuah aplikasi web

yang dapat membantu proses pengolahan dokumen audit yang dapat diakses

kapan saja tanpa dibatasi ruang dan waktu. 2) Implementasi framework Laravel

pada sistem pengolahan dokumentasi hasil audit dapat digunakan sesuai dengan

hasil perancangan aplikasi yang berbasis web sehingga aplikasi ini dapat

digabungkan dengan aplikasi yang telah dibuat sebelumnya oleh Dinas Kominfo

Salatiga sehingga menjadi satu kesatuan sistem. 3) Sistem ini dapat mengelola

dokumen dengan baik hal ini dapat dilihat dengan adanya pembatasan dokumen

yang dapat disimpan kedalam sistem. Pembatasan ini dilakukan agar user tidak

dengan bebas menyimpan segala jenis file kedalam sistem sehingga

meminimalkan user menyimpan file yang tidak ada hubungannya dengan sistem

pengolahan dokumentasi hasil audit.

Aplikasi ini dapat dikembangankan dengan menambahkan beberapa fitur

yang terkait dengan tindakan audit yang dilakukan oleh Dinas Kominfo Salatiga

sehingga menjadi satu sistem yang utuh yang dimulai dengan proses audit hingga

penyimpanan hasil audit.

6. Daftar Pustaka

[1] Mulyadi, 2014. Audit 1, Edisi ke-6. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

[2] Agoes, Sukrisno., 2012, Auditing (Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan

Oleh Akuntan Publik). Edisi ke-4. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

[3] Elvin, 2014, Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Dokumen

Dan AMI Pada BPM Kampus MDP, STMIK MDP Jurusan Sistem

Informasi, Palembang.

[4] Abdi., Darmawan, 2014, Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem

Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjamin Mutu Perguruan

Tinggi, Jurnal Generic Vol.9 No.2 September 2014 pp. 324-347 ISSN:1907-

4093, Lampung.

[5] Wahono, B., 2015, Audit Peningkatan Layanan Sistem Informasi Kesehatan

(Studi Kasus Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara), Jurnal SIMETRIS

volume 6 hal 101–110.

[6] Prayitno, Deden., 2017, Dasar Kebutuhan Pelaksanaan Audit Sistem

Informasi Bagi Organisasi, Diakses melalui https://dosen.perbanas.id/dasar-

kebutuhan-pelaksanaan-audit-sistem-informasi-bagi-organisasi/ pada

Tanggal 10 Juli 2018.

[7] Nughroho., Heru, 2017, Jenis dan Teknik Audit SI, Telkom University

Jakarta, diakses melalui

herunugroho.staff.telkomuniversity.ac.id/files/2016/08/Jenis-dan-Teknik-

Audit.pptx pada Tanggal 19 Juli 2018.

[8] McCool, S., 2012, Laravel Starter, Packt Publishing, Birmingham.

[9] Admin, 2014, Pengenalan Framework Laravel, diakses melalui

http://lea.si.fti.unand.ac.id/2014/09/pengenalan-framework-Laravel/ pada

Tanggal 8 Juli 2018.

[10] Nugroho., Cahyo, 2018, Pengertian Laravel : Fitur, Kelebihan, dan

Kekurangan, diakses melalui http://www.ayongoding.id/pengertian-Laravel/

pada Tanggal 9 Juli 2018.

[11] Mulyanto., Agus, 2009, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka

Pelajar, Yogyakarta.

[12] Nugroho, Adi., 2010,Mengembangkan Aplikasi Basis Data Menggunakan

C# + SQL Server, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.