SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI

KABUPATEN BANJARNEGARA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Muhammad Zaki Afandi

08.12.3050

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2013

ii

iii

ADMINISTRATION SYSTEM IN PUSKESMAS WANADADI BANJARNEGARA REGENCY

SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI

KABUPATEN BANJARNEGARA

Muhamad Zaki Afandi

Kusnawi

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOK YOGYAKARTA

ABSTRACT

Wanadadi Health Center is a health institution that is responsible for organizing the first-level health services are comprehensive, integrated and sustainable. Wanadadi health centers have an important role in providing health services to communities, especially communities that exist in the working area.

With a high level of patient visits, administration system that runs on wanadadi

health center today it is less optimal in doing its job because it still uses a manual system, especially at the registration counter, examination and administration. So that when performing a search of patient data, medical recap, recapitulation of traffic data and other reports to be constrained. Therefore we need an administration system that can overcome these problems.

In this thesis, researcher tried to analyze and design computer-based information

system that can overcome the problem in the administrative system, by focusing on the process input, data searching and reporting to facilitate decision making. Keywords: Administration System, Information System, Health Center.

1

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi pada sekarang ini sudah semakin pesat, hal ini juga

diimbangi dengan pekembangan sistem informasi yang semakin fleksibel, sehingga

dapat menyajikan informasi yang cepat, akurat dan efisien bagi setiap orang.

Perkembangan teknologi yang pesat ini menuntut diubahnya sistem manual menjadi

sistem yang terkomputerisasi. Sistem yang terkomputerisasi juga dapat diterapkan

dimana saja, tidak terkecuali dibidang kesehatan seperti Puskesmas.

Puskesmas adalah lembaga kesehatan yang bertanggung jawab

menyelenggarakan layanan kesehatan kepada masyarakat yang ada di daerah kerjanya.

Dengan tingkat kujungan pasien yang tinggi setiap harinya, Puskesmas dituntut untuk

mampu memberikan pelayanan yang baik kepada setiap pasiennya. Hal ini ditunjukan

dengan digunakannya komputer untuk membatu para pegawai dalam mengolah data,

seperti pada Puskesmas Wanadadi.

Puskesmas Wanadadi memang telah memberikan pelayanan yang baik bagi

setiap pasiennya terutama pada sistem administrasinya karena telah dilengkapi dengan

komputer. Namun demikian sistem administrasi yang berjalan saat ini dirasa kurang

mampu memberikan hasil yang optimal. karena komputer yang tersedia hanya digunakan

untuk memasukan data kedalam aplikasi spreadsheet saja. Hal ini justru akan

memperlambat tugas para pegawai didalam melakukan pengolahan data. Misalnya

dalam melakukan pencatatan data pasien yang akan mendaftar di Puskesmas, pencarian

rekap medis pasien dan pembuatan laporan bulanan untuk mengetahui jumlah

pengunjung di Puskesmas tersebut.

Atas dasar itu penyusun mengusulkan untuk dibuatnya sistem administrasi yang

berbasis komputer yang dapat mengatasi permasalahan pada sistem administrasi yang

ada pada Puskesmas Wanadadi.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem

Secara etimologi sistem berasal dasi kata system yang berarti susunan atau

cara. Sistem dapat dikelompokan kedalam dua pendekatan yaitu sistem yang ditekankan

pada pendekatan prosedur dan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen.

Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyeleseikan suatu sasaran yang tertentu.

2

2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu

mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkunagan

luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),

pengolahan (proces) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

2.3 Definisi Informasi

Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu

organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para

manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat sehingga para manajer tidak

dapat bekerja dengan efektif dan efisien.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.

2.4 Definisi Sistem informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan.

2.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management information system) merupakan

penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi

yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan oleh George M. Scott sebagai

kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi

baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

2.6 Definisi Administrasi

Dari segi etimologis, administrasi berasal dari bahasa yunani yaitu administrare

yang berarti melayani atau membantu. Sedangkan dalam bahasa inggris, menggunakan

istilah administration yang sebenarnya berasal dari kata Ad (intensif) dan ministrare (to

serve) yang berarti melayani, akhirnya diartikan melanyani dengan baik.

2.7 Metode-metode System Development Life Cycle (SDLC Waterfall)

Model rekayasa piranti lunak yang diuraikan oleh Roger S. Pressman (1992: 24)

salah satunya adalah waterfall model. Model ini memberikan pendekatan-pendekatan

3

sistematis dan berurutan bagi pengembangan piranti lunak. Berikut merupakan gambar

pengembangan sistem perangkat lunak dengan proses SDLC (System Development Life

Cycle) dengan model waterfall.

Gambar 2.1 SDLC Waterfall

3. Analisis Sistem

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisiskan sebagai penguraian dari

suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud

untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan bagian penting dalam kelancaran proses kerja dalam suatu

perusahaan atau instansi. Analisis kinerja dimaksudkan untuk mendatangkan

peningkatan terhadap kinerja (hsil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif.

3.1.2 Analisis Informasi (Information)

Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan.

Informasi yang dihasilkan sering tidak dapat langsung digunakan sebagai dasar

pengambilan keputusan. Oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat

waktu dan relevan.

SISTEM ENGINERING

ANALYSIS

TESTING

MAINTENANCE

DESIGN

CODE

4

3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)

Dalam pembuatan laporan secara manual sering terjadi kesalahan dalam

pencatatan sehingga dapat menigkatkan biaya operasional seperti alat tulis dan kertas.

3.1.4 Analisis Pengendalian (Control)

Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk

menghindari dan mendeteksi secara dini penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta

untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka sistem

yang mengalami gangguan bias diperbaiki.

3. 1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Dengan analisis ini ada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan

menggunakan sumberdaya yang tersedia.

3. 1.6 Analisis Pelayanan (Service)

Peningkatan pelayanan terhadap para pasien merupakan tujuan utama. Proses

pelayanan yang baik diharapkan dapat meningkatkan mutu dan kualitas puskesmas.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi

antara lain:

1. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pasien

2. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pendaftaran

3. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data poli

4. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data jadwal dokter

5. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pegawai

6. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data obat

7. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data suplier

8. Sistem dapat melakukan input data pemeriksaan

9. Sistem dapat melakukan input data resep

10. Sistem dapat melakukan input data transaksi pembayaran

11. Sistem dapat melakukan input data pembelian obat

12. Sistem dapat melihat data detail pendaftaran

13. Sistem dapat melihat data detail pemeriksaan

14. Sistem dapat melihat data detail obat masuk

15. Sistem dapat melihat data detail obat keluar

5

16. Sistem dapat membuat laporan pendaftaran

17. Sistem dapat membuat laporan pemeriksaan

18. Sistem dapat membuat laporan pembayaran

19. Sistem dapat membuat laporan obat

3.2.2 Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat Keras

Server

Motherboard Disesuaikan dengan processor

Processor 3GHz Quad Core Processor

RAM DDR3 4 GB

Harddisk 320 GB

VGA DDR3 64Bit

Monitor 15"

Mouse PS/2 /USB

Keyboard PS/2 /USB

UPS 700 VA

Switch 8 Ports

Client

Motherboard Disesuaikan dengan processor

Processor 2 GHz core Processor

RAM DDR2 512 MB

Harddisk 80 GB

VGA DDR3 64Bit

Monitor 15"

Mouse PS/2 /USB

Keyboard PS/2 /USB

UPS 700 VA

Printer Ink Jet

6

3.2.3 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat Lunak

Server

Sistem Operasi Windows XP Profesional SP3

Server Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition (25 client)

Client

Sistem Operasi Windows XP Profesional SP3

3.2.4 Kebutuhan Pengguna

1. Admin

User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Dalam sistem

ini tidak semua pengguna memiliki hak yang sama, hal ini dilakukan untuk

keamanan sistem.

2. UPT

User ini bertugas untuk melakukan input data pegawai, data poli dan data jadwal

dokter.

3. Loket

User ini bertugas untuk melakukan input data pasien yang melakukan

pendaftaran pada Puskesmas.

2. Dokter

User ini bertugas untuk malakukan input data pemeriksaan yang dilakukan

terhadap pasien dan membuat resep obat untuk pasien.

3. Apoteker

User ini bertugas untuk menangani pengambilan obat, data suplier, data obat

dan obat masuk.

4. Kasir

User ini bertugas untuk menangani transaksi pembayaran.

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

3.3.1 Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hokum jika tidak melanggar

peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh

menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hokum yang berlaku, terutama

dalam menggunakan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem.

Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakansoftware resmi dan berijin

sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari.

7

3.3.2 Kelayakan Operasional

Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat

mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses

pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui

penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu

sebelum sistem dioperasikan, sehingga akan memudahkan operator untuk

menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.

3.3.3 Kelayakan Ekonomi

No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan

1 Payback Period 1 tahun 1 bulan < 3 tahun Layak

2 Return of Ivestment 165,418% > 0 Layak

3 Net Present Value 98.993.172 > 0 Layak

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 Data Flow Diagram Level 0

8

4. Implementasi

4.1 Uji Coba Sistem dan Program

Pengujian sistem merupakan proses mengeksekusi sistem perangkat lunak

untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi

sistem dan berjalan sesuai dengan lingkungan yang diinginkan. Pengujian sering

diasosiasikan dengan pencarian bug (kesalahan baris program yang menyebabkan

kegagalan mengeksekusi sistem perangkat lunak).

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari

kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program dites untuk tiap-tiap modul

dan dilanjutkan dengan untuk semua modul yang telah dirangkai.

1. Black Box Testing

Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement)

yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara menguji

hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul,

kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis

yang diinginkan.

2. White Box Testing

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul

untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada

kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak

sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program,

variable dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu per

satu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang.

4.2 Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap

untuk digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem,

salah satunya adalah pendekatan konversi paralel yaitu pendekatan yang dilakukan

dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama

selama satu periode tertentu. Kebaikan pendekatan ini menyediakan proteksi tinggi

kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.

Sistem Administrasi ini memakai konversi paralel dengan pertimbangan

apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai yang diharapkan, maka masih ada

sistem lama sehingga pelayanan dapat berjalan baik.

9

4.3 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan sistem merupakan suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang

dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki suatu sistem, hal ini bertujuan untuk

memperpanjang usia kegunaan asset dari sistem tersebut dan menjamin kesiapan

operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan walaupun dalam keadaan darurat.

Berikut merupakan langkah-langkah pemeliharaan sistem:

1. Penggunaan Sistem

Maksud dari penggunaan sistem yaitu menggunakan sistem sesuai dengan

fungsi tugasnya masing-masing untuk pengoperasian rutin atau sehari-hari.

2. Audit Sistem

Audit sistem yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk

menentukan seberapa baik sistem baru dapat memenuhi kriteria kinerja.

3. Penjagaan Sistem

Penjagaan sistem yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin

sehingga sistem tetap beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga

kemutakhiran sistem jika sewaktu-waktu terjadi perubahan lingkungan sistem

atau modifikasi rancangan software.

4. Perbaikan Sistem

Perbaikan sistem yaitu melakukan perbaikan jika dalam pengoperasian terjadi

kesalahan atau bugs dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak

terdeteksi saat tahap pengujian sistem.

5. Peningkatan Sistem

Peningkatan sistem yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat

potensi peningkatan sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu.

4.4 Pembahasan Basis Data

Database pada sistem administrasi pada puskesmas wanadadi ini dibuat

berdasarkan rancangan yang telah diterapkan pada saat tahap perancangan sistem.

Berikut ini adalah table-tabel yang dibuat dalam database yang diberi nama “project1”.

10

Gambar 4.1 Relasi table

11

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem

administrasi pada Puskesmas Wanadadi dapat diambil kesimpulan antara lain:

1. Analisis pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi dapat

menggunakan beberapa pendekatan yaitu analisis kelemahan pada sistem lama,

analisis kebutuhan sistem yang akan dirancang dan analisis kelayakan. Analisis

kelemahan sistem menggunakan metode PIECES untuk melihat sistem lama dari

aspek kinerja, informasi, ekonomi pengendalian, efisiensi dan pelayanan.

Analisis kebtuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional, kebutuhan perangkat

keras, kebutuhan perangkat lunak dan kebutuhan pengguna yang diperlukan

untuk sistem baru yang akan dibangun. Analisis kelayakan meliputi kelayakan

hokum, kelayakan operasional dan kelayakan ekonomi dari sistem baru.

2. Perancangan pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi meliputi

perancangan proses yang menggunakan flowchart sistem dan DFD,

perancangan basis data yang menggunakan normalisasi dan bagan relasi table,

serta perancangan tatap muka untuk merancang tampilan program.

3. Komputerisasi pada proses-proses di dalam manajemen SDM dilakkukan

dengan menentukan terlebih dahulu kebutuhan fungsional sistem yang

berdasarkan pada proses bisnis sebenarnya, kemudian merancang proses

tersebut menggunakan flowchart sistem dan DFD, lalu diimplementasikan

menjadi baris-baris program untuk membentuk kesatuan sistem informasi yang

utuh.

12

DAFTAR PUSTAKA

Fatta Hanif Al. 2007. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi-Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi Kusrini dan Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

Negara dengan Visual Basic dan Microsoft sql Server. Yogyakarta: Andi Sunyoto Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Andi http://bangded.blogspot.com, diakses tanggal 20 Juni 2012 http://bi.go.id, diakses tanggal 20 Juni 2012 http://bhinneka.com, diakses tanggal 20 Juni 2012 http://rakitan.com, diakses tanggal 20 Juni 2012