BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem informasi manajemen (SIM) (management information sistem, MIS)

adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan

manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk

memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi

bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa

karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan

pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya

digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang

bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan

manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem

informasi eksekutif.

Kemampuan untuk melakukan pengolahan informasi dalam suatu organisasi

akan membawa dampak langsung maupun tidak langsung bagi perkembangan

organisasi itu sendiri. Untuk dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan

akurat serta efisien, tidak terlepas dari bagaimana kegiatan tentang suatu data

masukan atau input diolah dalam suatu sistem untuk menghasilkan output yang

disebut informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat mempunyai

peranan yang sangat penting, terutama dalam bidang pendidikan. Kecepatan

komunikasi untuk mendapatkan informasi sangatlah diperlukan untuk

menggantikan sistem manual yang akan memperlambat pekerjaan dan

memungkinkan terjadinya banyak kesalahan dalam mengolah data. Informasi

telah menjadi kritis dan harus cepat disampaikan agar orang yang tepat bisa

mengambil keputusan yang tepat.

Dengan latar belakang tersebut diatas maka pada kesempatan ini penulis

melakukan kegiatan penelitian pada Fakultas Tenik Universitas Udayana tentang

pengolahan data pada kemahasiswaan, keuangan, kepegawaian, akademik,

office, perlengkapan dan pengelolaan kegiatan. Adapun alasan yang menjadi latar

belakang perlunya dibuat atau dikembangkan sistem yang sudah ada adalah

karena beberapa faktor sebagai berikut : sistem yang sudah ada adalah sistem

yang bersifat semi-manual. Segala kegiatan yang dilakukan tidak secara

keseluruhan dilakukan menggunakan komputer dan memiliki beberapa kelemahan

diantaranya adalah :

1. Sistem yang telah ada sekarang belum seluruh nya menggunakan sistem

informasi, hanya sistem informasi akademik dan sistem informasi

kepegawaian. Sedangkan sistem informasi lain masih menggunakan

masih menggunakan excel sebagai tempat penyimpanan data

2. Data yang disimpan kurang effisien dan aman. Ini dikarenakan karena data

tersebut banyak yang masih disimpan dalas file dan bukan dalam database.

Sehingga dapat di akses oleh banyak user dan kemungkinan kehilangan

data menjadi riskan.

Berdasarkan permasalahan yang timbul maka perlu dibuat suatu rancangan

sistem informasi yang tepat dan sesuai di Fakultas Teknik Universitas Udayana

yang terdiri dari 7 (tujuh) modul yaitu modul kemahasiswaan, modul keuangan,

modul kepegawaian, modul akademik, modul front office, modul perlengkapan

dan modul pengelolaaan kegiatan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka didapatkan bebrapa rumusan masalah

sebagai berikut :

1. Bagaimana SOP rancangan sistem informasi administrasi kampus di

Fakultas Teknik Universitas Udayana ?

2. Bagaimana rancangan sistem informasi administrasi kampus di Fakultas

Teknik Universitas Udayana ?

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana

rancangan sistem informasi administrasi di Fakultas Teknik Universitas Udayana

dan memperbaiki bentuk rancangan sistem informasi administrasi Fakultas Teknik

yang sudah ada.

1.4 Manfaat

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu memberikan informasi mengenai

bagaimana bentuk sistem informasi administrasi Fakultas Teknik Universitas

Udayana. Dimana mahasiswa juga dapat belajar merancang sistem informasi

administrasi dari sumber-sumber yang didapat.

1.5 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang kami rancang seperti diatas dan untuk

menghindari perluasan pembahasan, maka hal yang akan dirancang dalam Sistem

Informasi Manajeman di Fakultas Teknik Universitas Udayana ini terdiri dari

modul kemahasiswaan, modul keuangan, modul kepegawaian, modul akademik,

modul front office, modul perlengkapan, dan modul pengelolaan kegiatan.

Dimana setiap modul-modul ini akan dibagi lagi secara menjadi modul yang lebih

rinci.

BAB II

GAMBARAN UMUM SISTEM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI KAMPUS

2.1 Gambaran Umum

Pada umumnya disetiap fakultas memiliki beberapa sistem informasi yang

digunakan untuk menjalankan beberapa kegiatan baik akademik maupun non

akademik yang dilakukan pada fakultas tersebut.Biasanya fakultas memiliki

rancangan sistem informasi yang dirancang untuk mempermudah para pegawai

didalam menggerjakan management datanya. Pada sistem informasi administrasi

disini terdiri dari beberapa subsistem, yaitu : front office, akademik, kepegawaian,

kemahasiswaan, keuangan, dan perlengkapan. Dimana tidak semua subsistem

pada sistem informasi ini memiliki rancangan subsistem yang baik sehingga

masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki disetiap subsistemnya agar dapat

mempermudah pegawai didalam melakukan management data.

Sistem informasi administrasi kampus yang digunakan oleh fakultas teknik

masih tergolong semi otomatis, sistem ini merupakan gabungan antara sistem

manual dan sistem yang berbasis komputer.Dimana pegawai disini masih

menggunakan langkah – langkah manual dalam melakukan management data,

seperti menggunakan Microsoft Excel, Microsoft Word, dan lainnya. Pembuatan

surat – surat, LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban), Rancangan Anggaran Biaya

(RAB), dan lain sebagainya rata – rata masih menggunakan sistem manual di

dalam penerapannya. Sedangkan sistem yang berbasis komputer yang baru

dimiliki oleh sistem informasi administrasi kampus ini adalah hanya merupakan

sistem informasi managemen administrasi akademik (simak), sistem kepegawaian

(simpeg), dan sistem pennelitian dan pengembangan.

2.2 Desain Alur Simpanan Dokumen Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kampus

Gambar 2.1 Alur Simpan Dokumen

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KAMPUS

Front Office Akademik Kepegawaian Kemahasiswaan Keuangan Perlengkapan

DataBase

Data Surat

Menyurat

Data

Mahasiswa

Data

Pegawai

Data

Organisasi

Mahasiswa

Data

Penelitian

Data

Inventori

Kampus

Simpanan Manual

2.3 Struktur Organisasi Fakultas Teknik

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kampus

FAKULTAS

TEKNIK

Kepegawaian

(SIMPEG)

Akademik

(SIMAK)

Penelitian dan

Pengembangan

Front Office

Keuangan Pengelolaan

Kegiatan

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KAMPUS

Kemahasiswaan

Senat Beasiswa

Perlengkapan

2.4 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kampus

FRONT

OFFICEAKADEMIK

LITBANG

KEPEGAWAIAN

KEUANGAN

KEMAHASISWAAN

PENGELOLAAN

KEGIATAN

BEASISWA

SENAT

PERLENGKAPAN

MAHASISWA

REKTORATTAMU

TIM

EKSPEKTORATBANK

TU

JURUSAN

PENYEDIA

BEASISWA

PD III

DEKAN

MAHASISWA BARU

DOSEN

ALUMNI

35

17

3

2

KPKN23

28

29

31

18

19

9

5

33

21

12

32

413

6

8

1110

30

27

26

17

25

24

34

20

15

16

3622

14

Gambar 2.3 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kampus

Adapun keterangan mengenai gambaran umum diatas, adalah sebagai berikut :

1. Mahasiswa diterima dari rektorat, pembuatan kalender akademik

2. Pendaftaran ulang mahasiswa (registrasi)

3. Nilai hasil ujian, data dosen

4. KHS, transkrip nilai, penawaran mata kuliah, daftar PA, jadwal proposal,

jadwal TA, penentu penguji, pembimbing TA

5. Registrasi KRS, data mahasiswa

6. Laporan akademik

7. acc surat sebelum memasuki akademik atau tujuan surat

8. Daftar mahasiswa yang sudah bayar SPP

9. Dana

10. Pengadaan PKKMB dan studentday fakultas

11. Pemberian nilai dan piagam PKKMB dan studentday

12. Data pengajuan kegiatan

13. Menyetor hasil penelitian dan pengembangan (TA/skripsi)

14. Penggajian pegawai

15. Pengajuan proposal jurusan

16. Pengajuan proposal kemahasiswaan

17. Pengajuan proposal kegiatan

18. Proposal

19. Laporan keuangan

20. Disposisi proposal

21. Register tenaga kerja dan pengajuan mutasi

22. Perekrutan panitia kegiatan fakultas

23. Data pegawai

24. Informasi beasiswa dan hasil penyeleksian penerima beasiswa, transkrip

nilai

25. Informasi beasiswa

26. Penginputan SKP

27. Hasil point SKP, formulir SKP yang sudah di acc

28. Data alumni

29. Laporan pertanggungjawaban kemahasiswaan

30. Laporan data penerima beasiswa, laporan penyediaan beasiswa, laporan

pendaftaran beasiswa

31. Memberikan informasi beasiswa dan memberikan bantuan beasiswa

32. Permintaan pengadaan barang dan jasa

33. Permohonan permintaan atau peminjaman barang dan jasa

34. Penyaluran sarana dan jasa

35. Pelaporan kunjungan

36. Gaji

2.5 Penjelasan Masing-Masing Subsistem

Adapun penjelasan dari masing-masing subsistem yang ada di dalam Sistem

Informasi Manajemen Administrasi Kampus Teknik adalah sebagai berikut :

2.5.1 Subsistem Front Office

Sistem fron office pada fakultas teknik masih mengandalkan pencatatan

secara manual. Hal-hal yang diurus pada bagian front office ini adalah sebagai

berikut : mengurus data tamu-tamu yang datang ke fakultas teknik, mengurus

surat-surat keluar dan masuk, permintaan tanda tangan ke para petinngi kampus,

serta mengurus pemberian nomer surat. Semua hal-hal tadi masih dilakukan

secara manual karena pada bagian front office belum di fasilitasi dengan

komputer.

2.5.2 Subsistem Akademik

Subsistem akademik pada fakultas teknik bertugas untuk menangani tugas-

tugas berikut : melakukan penerimaan mahasiswa baru untuk program regular dan

non regular, mengurus registrasi mahasiswa baru dan mahasiswa lama, menangani

perubahan registrasi akademik(penggantian/penambahan mata kuliah), mengatur

kalender akademik, mengurus masalah pengambilan cuti akademik, semester

pendek, administrasi ujian serta administrasi ujian akhir. Subsistem ini juga telah

dilengkapi dengan sebuah aplikasi yang disebut dengan SIMAK(Sistem Informasi

Management Administrasi Akademik), dimana sistem ini terintegrasi dengan

seluruh fakultas di universitas Udayana.

2.5.3 Subsistem Kepegawaian

Staf pegawai pada fakultas teknik universitas udayana masing-masing

terdiri dari Staf Dosen, Staf Teknisi, Staf Administrasi dan Pendukung.

Tugas dari subsistem kepegawaian ini adalah memproses keluar masuknya

staf pegawai fakultas teknik. Dimana kegiatan dari masing - masing staf akan

dilaporkan dan dipelajari langsung oleh Pembantu Dekan II.Tugas umum dari

Pembantu Dekan II disini adalah menangani bidang keuangan dan

kepegawaian.Bidang kepagawaian ini juga terdiri dari bagian keuangan dan

pengelolaan kegiatan. Dimana pada bagian keuangan ini terjadi proses keluar

masuknya dana yang akan digunakan nantinya pada setiap kegiatan fakultas,

sedangkan bidang pengelolaan kegiatan disini mengatur setiap kegiatan yang

dikerjakan oleh setiap sub sistem yang ada di fakultas teknik.

2.5.4 Keuangan

Keuangan merupakan bagian dari subsistem kepegawaian, dimana

keuangan memiliki beberapa peranan didalam menjalankan sistem informasi

administrasi kampus karena pada bagian keuangan ini terjadi perputaran uang atau

dana yang diperoleh dan akan memberikan renja pada masing – masing kegiatan

yang ada pada fakultas. Disetiap pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan oleh

fakultas baik kegiatan akademik maupun non akademik pasti akan melibatkan

keuangan, dimana keperluan dana dan pembiayaan yang akan dikeluarkan

diperoleh dari keuangan. Sebelumnya untuk mengeluarkan atau mencairkan dana

tersebut diperlukan adanya perancangan anggaran biaya yang akan digunakan

sebagai gambaran untuk mengetahui seberapa besar anggaran yang akan

dikeluarkan.

2.5.5 Pengelolaan Kegiatan

Bagian pengelolaan kegiatan ini gunayanya adalah untuk melakukan

manajemen mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan di lingkungan fakultas

teknik. Berikut ini adalah beberapa penjabaran kegiatan-kegiatan yang dimaksud :

2.5.5.1 Organisasi kemahasiswaan :

1. Pembentukan organisasi kemahasiswaan

2. Setiap organisasi dinyatakan sah apabila pembentukanya telah

mendapat persetujuan dekan

3. Setiap organisasi kemahasiswaan diwajibkan untuk membuat rencana

kerja dan anggaran tahunan

4. Fakultas daapat memberikan dana untuk kegiatan mahasiswa

5. Kegiatan yang tidak tercantum tidak akan mendapat ijin kegiatan dan

pendanaan

2.5.5.2 Ruang lingkup kegiatan kemahasiswaan :

1. Kegiatan kemahasiswaan meliputi kegiatan ekstrakurikuler, soft skill,

kepedulian social, dan pengabdian kepada masyarakat

2.5.5.3 Ijin kegiatan kemahasiswaan :

1. Seluruh kegiatan harus mendapat ijin dekan

2. Kegiatan yang melibatkan universitas harus mendapat ijin dari dekan

3. Kegiatan organisasi fakultas atas undangan pihak luar harus seijin

dekan

4. Kegiatan kemahasiswaan yang menggunakan fasilitas fakultas harus

mendapat ijin dari dekan

2.5.5.4 Teknis pelaksanaan kegiatan

1. Teknis pelaksanaan PKKMB diatur dalam pedoman umum dan

pedoman teknis

2. Teknis pelaksanaan student day diatur dalam pedoman teknis student

day unud

3. Kegiatan KIM hanya dapat dilaksanakan jika perkuliahan sudah

berjalan satu semester

2.5.5.5 Sanksi

1. Setiap menyelenggarakan kegiatan harus memperhatikan ketertiban,

keamanan dan norma-norma sosial yang berlaku secara umum

2. Bagi mahasiswa yang terbukti melanggar akan dikenakan sanksi

pemberhentian sementara dan atau pemecatan sebagai mahasiswa

universitas udayana

2.5.6 Kemahasiswaan

Subsistem kemahasiswaan pada fakultas teknik bertugas untuk menangani

kegiatan kemahasiswaan antara lain mengurus tentang beasiswa, Organisasi

Senat Mahasiswa, Musyawarah Mahasiswa Teknik, BPM Fakultas Teknik,

Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik. Menyangkut bidang kegiatan

kemahasiswaan yang dilakukan oleh organisasi mahasiswa di lingkungan Fakultas

Teknik sangat beragam diantaranya PKKMB, Student Day, KIM, BKFT,

Kegiatan Ilmiah, Kegiatan Olahraga dan Seni serta kegiatan lainnya. Bidang

kemahasiswaan pada Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih

manual, dalam arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum

menggunakan sistem online seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus

sesuatu masih menggunakan tenaga pegawai untuk mengurusnya.

2.5.7 Beasiswa

Modul beasiswa pada fakultas teknik bertugas untuk menangani tugas-

tugas berikut : mengurus mahasiswa yang ingin memperoleh beasiswa, melakukan

seleksi terhadap mahasiswa yang ingin mendapatkan beasiswa, memberika

informasi beasiswa-beasiswa yang tersedia, seperti beasiswa PPA, BBBM,

Supersemar, Gudang Garam, Sampoerna, Bank Mandiri, dan lain-lain. Pada

subsistem beasiswa Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih

manual, dalam arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum

menggunakan sistem online seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus

sesuatu masih menggunakan tenaga pegawai untuk mengurusnya.

2.5.8 Senat

Modul Senat Mahasiswa Fakultas Teknik bertugas untuk menangani

tugas-tugas berikut : mengurus kegiatan-kegiatan kemahasiswaan di lingkungan

fakultas teknik, mengurus mahasiswa yang ingin menginput SKP, menangani

kepanitiaan di setiap kegiatan di lingkungan fakultas teknik. Pada subsistem

beasiswa Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih manual, dalam

arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum menggunakan sistem online

seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus sesuatu masih menggunakan

tenaga pegawai untuk mengurusnya.

2.5.9 Perlengkapan

Pada bidang perlengkapan di fakultas teknik universitas udayana berfungsi

sebagai pengelola perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan dalam segala

kegiatan yang berlangsung di fakultas teknik universitas udayana.Bidang

perlengkapan ini juga menggunakan sistem manajemen perlengkapan yang

terstruktur dan terorganisasi secara sistematis. Dengan adanya sistem

perlengkapan yang terstruktur dan terorganisasi, sehingga akan dapat terbentuk

suatu bidang yang mampu bekerja secara cepat dan tepat.

Ada dua jenis inventaris yang dikelola oleh bidang perlengkapan fakultas

teknik universitas udayana, yaitu :

a. Alat Tulis Kantor (ATK), yaitu Inventaris yang digunakan untuk

proses operasional dalam bidang administrasi perkantoran.

Contoh : Kertas, printer, laptop, komputer, alat tulis, dll.

b. Benda Perlengkapan, yaitu Inventaris yang digunakan untuk proses

operasional dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan di fakultas teknik

universitas udayana.

Contoh : Kursi, meja, net.

2.6 Hirarki Chart Sistem Secara Umum 0

SIM Administrasi Kampus

1.0

Kemahasiswaan

3.0

Kepegawaian

4.0

Akademik

6.0

Perlengkapan

5.0

Front Office

1.1

Beasiswa

1.2

Alumni

4.1

Penerimaan Mahasiswa Baru

4.2

KRS

4.3

Penjadwalan Mata Kuliah

4.4

Manipulasi Data Pengajar

4.5

Penilaian

4.6

Manipulasi Data Mahasiswa

4.7

Laporan Akademik

6.1

Pemasukkan Barang

6.2

Pengeluaran Barang

4.6.1

Update Data Mahasiswa

4.6.2

Update Data Dosen

4.4.1

Update pengajar

4.4.2

Delete Pengajar

4.2.1

Pengajuan KRS

4.2.2

Registrasi KRS

4.2.3

Perubahan KRS

3.1

Penerimaan

3.2

Absensi

4.8

Surat Menyurat

5.1

Penerimaan Tamu

5.2

Pencatatan nomor surat

6.2.1

Insert

6.2.2

Update

6.2.1

Insert

6.2.2

Update

3.3

Penerimaan Penilaian Dosen

1.1.1

Penginformasian Beasiswa

1.3.1

Input SKP

1.1.2

Pendaftaran Beasiswa

2.1

Penerimaan Beasiswa

1.3.2

Penghitungan Poin SKP

4.9

Cuti mahasiswa

3.4

Penggajian

7.0

Pengelolaan Kegiatan

7.1

Kegiatan Mahasiswa Baru

7.2

Proposal Kegiatan

2.0

Keuangan

2.1

Penggajian

2.2

Cek Pembayaran SPP

2.3

Laporan Keuangan

2.4

Permintaan Dana

3.5

Mutasi

3.6

Laporan Kepegawaian

3.1.1

Penerimaan Dosen

3.1.2

Penerimaan Pegawai

3.2.1

Proses Absensi

3.2.2

Proses Lembur

3.3.1

Input Data Penerimaan Penilaian

Dosen

3.3.2

Update Data Penerimaan Penilaian

Dosen

3.3.3

Delete Data Penerimaan Penilaian

Dosen

3.4.1

Proses THR

3.4.2

Proses Penggajian

3.5.1

Kenaikan pangkat

3.5.2

Penurunan pangkat

3.5.3

Pensiun

3.5.4

Pindah department

1.4

Laporan Kemahasiswaan

1.3

SKP

1.2.1

Pendataan Alumni

1.2.2

Laporan data alumni

1.3.3

Laporan SKP

3.4.3

Laporan Penggajian

3.1.3

Laporan penerimaan pegawai

3.2.2

Proses cuti

3.2.3

Rekap absensi

3.2.4

Pelanggaran

3.2.5

Jadwal Kerja

3.2.6

Laporan absensi

3.5.5

Laporan mutasi

Gambar 2.4 Hirarki Chart Umum

2.7 Konteks Diagram SIM Administrassi Kampus

Mahasiswa Baru

Mahasiswa

Dekan

Tamu

Dosen

Jurusan

KPKN

Data registrasi

Informasi jadwal kuliah

Registrasi KRS, data mahasiswa

KHS/transkrip, penawaran mata kuliah, jadwal proposal TA, penentu penguji, pembimbing TA, informasi jadwal

kuliah

Kalender akademik, daftar mahasiswa baru yang diterima

Laporan akademik, kemahasiswaan, perlengkapan

Daftar registrasi tenaga kerja, pengajuan mutasi, pengajuan keiatan

Pelaporan kunjungan

Nilai hasil ujian

Data konfirmasi gaji, informasi jadwal kuliah

Permohonan permintaan barang masuk, pengajuan proposal jurusanData mata kuliah, data pengajar, jadwal mata kuliah perjurusan

Data penyaluran sarana dan jasa

Data alumni

Laporan pertanggung jawaban kemahasiswaan

Informasi beasiswa

Data penerima beasiswa

Data pembayaran

Laporan keuangan

Data pegawai

L

A

K

N

J

I

F

SIM Administrasi Kampus

***

**

****

*****

O

Litbang

P

Pegawai

Data pengajuan kenaikan Pangkat, pengajuan cuti,

data absensi

Data Penelitian dan Pengembangan Dosen

Q

PD IILaporan Kepegawaian

Rektorat

D

Kepala

Kepegawaian

R

Data Jadwal kerja

Alumni

C

PD III

B

Penyedia beasiswa

H

Bank

G

BKN

E

Gambar 2.5 Konteks Diagram SIM Administrasi Kampus

2.8 DFD Level 0 SIM Administrassi Kampus

Data alumni

Data keuangan

B

PDIII

C

Alumni

A

Mahasiswa

**

D

Rektorat

***

J

Dosen

****

K

Dekan

A

Mahasiswa

**

Mahasiswa

Baru

tb_tpengajuan_proposalD7

tb_alumniD9

tb_pegawaiD8

tb_penggajianD6

tb_mahasiswaD1

tb_KRSD3

tb_dosenD5

tb_tamuD10

tb_inventoryD11

data pegawai

data krs, data nilai

data dosen

laporan pertanggung jawaban

kemahasiswaan

data alumni

informasi beasiswa, SKP

yang sudah di acc

laporan beasiswa

Data pegawai, data

dosen

Data dosen pengajuan cuti, data

kenaikan pangkat, pensiun

Data Pengajuan kenaikan pangkat, pensiun,

cuti

data reistrasi krs, data mahasiswa, jadwal

kuliah

data registrasi

informasi jadwal kuliah, dan mata kuliah

nilai hasil ujian, data dosen,

informasi jadwal kuliah

kalender akademik, daftar mahasiswa yang

diterima

laporan akademik

Laporan kunjungan

data gaji

data

mahasiswa

informasi jadwal kuliah,

dan mata kuliah

jadwal proposal TA, penentu

penguji TA, pembimbing TA

data tamu

data permohonan permintaan atau

peminjaman barang dan jasa

Data barang masuk dan

keluar

Data penyaluran barang dan jasa

Permintaang pengadaan barang dan jasa

data disposisi

proposal

Data m

hs

sudah

bay

ar spp

AC

C

surat

tb_tugas_akhirD4

Permintaan barang dan jasa

diterima

Jadwal TA

H

penyedia

beasiswa

Data informasi

beasiswa

Data penerima

beasiswa

0.1

Kemahasiswaan

0.3

Kepegawaian

0.4

Akademik

0.5

Front Office

0.6

Perlengkapan

J

Dosen

****

D

Rektorat

***

D

Rektorat

***

I

Jurusan

*****

L

Data nilai

Tb suratD12Data surat

Tb_SKPD16Data penginputan SKP

Tb_pengajuan_beasiswaD15Data pengajuan beasiswa

G

Bank

I

Jurusan

*****

Data keuangan

data pembayaran

pengajuan proposal jurusan

O

Litbang

Data penelitian dan

pengembangan dosen

tb_dosenD5data dosen

data pengajuan proposal

jurusan

0.2

Keuangan

0.7

Pengelolaan Kegiatan

P

Pegawai

Data pengajuan kenaikan

Pangkat, pengajuan cuti, data

absensi

Q

PD IILaporan Kepegawaian

Tamu

M

Tb_absensiD20Data absensi

Tb_cutiD21Data cuti

Tb_kegiatanD18

Data kegiatan

Tb_keuanganD17

Tb_pelanggaranD19Data pelanggaran

Tb_pensiunD24Data pensiun

Tb_organisasiD26Data organisasi

K

Dekan

N

senat

Memberi ijin laporan

Menerima laporan

Mengajukan laporan

Sk kenaikan pangkat, penurunan pangkat,

cuti, pensiun,

D2

7Tb_informasi_beasiswa

D28 Tb_penerima_beasiswaData Penerima beasiswa

Data Informasi Beasiswa

D29 Tb_poin_SKP

E

BKN

F

KPKN

Tb_jadwalD30

Tb_jadwal_proposalD31

Tb_userD32

Data jadwal

Data user

Data jadwal proposal

I

Jurusan

*****

Data mata kuliah, data pengajar, jadwal

mata kuliah perjurusan

tb_matakuliahD2

Tb nilaiD13

Kepala

Kepegawaian

R

Data Jadwal kerja

Sk kenaikan pangkat, penurunan

pangkat, pindah department

cuti, pensiun

Data absensi, lembur

dosen

Kebijakan SK

Tb_jadwal kerjaD32Data jadwal kerja

Data poin SKP

Gambar 2.6 DFD Level 0 SIM Administrasi Kampus

2.9 Disain Jaringan SIM Administrassi Kampus Secara Umum

Front OfficeAkademik

KeuanganKemahasiswaan

kepegawaian

Pengelola

kegiatan

Rektorat

JurusanRouter

Fakultas

server

useruseruser

Radio TowerGDLN

Router

perlengkapan

Kabel fiber optik

Kabel UTP

Gambar 2.7 Disain Jaringan SIM Administrasi Kampus

Desain jaringan dari system yang kami buat, secara umum dapat dilihat dari

gambar 2.6 diatas, yang memusatkan semua sistem di sebuah tempat yang itu

pada ruang server tersendiri. Sub sistem akan dipusatkan pada ruang tersebut dan

diakses dari bagian-bagian yang mempergunakan dan memerlukan sistem

informasi sesuai bidang-bidangnya masing-masing.

BAB III

PERANCANGAN SISTEM

DI MASING-MASING SUBSISTEM

Sistem yang kami rancang ini terdiri dari 7 subsistem besar yang nantinya

akan di pecah lagi secara lebih rinci. Subsistem-subsistem tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Subsistem Kemahasiswaan

2. Subsistem Keuangan

3. Subsistem Kepegawaian

4. Subsistem Akademik

5. Subsistem Front Office

6. Subsistem Perlengkapan

7. Subsistem Pengelolaan Kegiatan

Subsistem yang kami rancang diatas nantinya akan kami bagi mekanisme

pengerjaannya dengan semua anggota kelompok kami. Jadi setiap subsistem akan

ditangani oleh 2 orang anggota. Berikut ini adalah pembahasan mengenai masing-

masing subsistem pada sistem yang kami rancang :

SUB SISTEM

KEMAHASISWAAN

Oleh :

Dwi Ade Riandayani (0904505021)

AA Md Dian Krisnandari (0904505037)

3.1 Subsistem Kemahasiswaan

Subsistem kemahasiswaan pada fakultas teknik bertugas untuk menangani

kegiatan kemahasiswaan antara lain mengurus tentang beasiswa, alumni, dan

penghitungan poin SKP oleh senat mahasiswa fakultas teknik. Bidang

kemahasiswaan pada Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih

manual, dalam arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum

menggunakan sistem online seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus

sesuatu masih menggunakan tenaga pegawai untuk mengurusnya.

3.1.1 SOP Kemahasiswaan

Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Informasi

Kemahasiswaan, Sistem Informasi Fakultas Teknik dapat dilihat pada SOP yang

kami rancang berikut ini :

3.1.1.1 Penginformasian Beasiswa

Penyedia

Beasiswa

Bagian Kemahasiswaan

fakultasi

Start

Penyaringan

informasi

beasiswa

Pembuatan syarat

dan ketentuan

beasiswa

Informasi dan

persyarata

beasiswa

Informasi dan

persyarata

beasiswa

diterima

Data informasi

beasiswa yang

disetujui diinputkan

kedalam sistem

Diterima

Informasi dan

persyarata

beasiswa

diteruskan ke

mahasiswa

Informasi

beasiswa

yang

disetujui

End

Informasi

dicetak

Informasi

ditempel di

papan

pengumuman

Y

T

Mahasiswa Keterangan

· Informasi beasiswa dimulai dari

proses pembuatan syarat dan

ketentuan beasiswa dari pihak

penyedia beasiswa.

· Dokumen informasi beasiswa

kemudian di kirim kebagian

kemahasiswaan fakultas.

· Kemudian dikkukan penyaringan

informasi beasiswa tersebut oleh

bagian kemahasiswaan fakultas.

· Jika informasi beasiswa tersebut

tidak dapat diterima, maka informasi

tersebut tidak akan diteruskan ke

mahasiswa.

· Sebaliknya, jika informasi tersebut

dapat diterima, maka data nformasi

beasiswa yang disetujui terlebih

dahulu diinputkan ke sistem.

· Lalu informasi beasiswa dicetak dan

ditempel di papan pengumuman

sehingga informasi dapat dterima

oleh mahasiswa.

Gambar 3.1 Alur Proses Sistem penginformasian beasiswa yang direncanakan

3.1.1.2 Pendaftaran Beasiswa

Mahasiswa Bagian Kemahasiswaan

fakultas

Start

Mengambil

Formulir

pendaftaran

beasiswa

Mengisi dan

Melengkapi

syarat dan

ketentuan

beasiswa

Lengkap ?

Y

T

End

Mengumpulkan

berkas

pendaftaran

beasiswa

Penginputan

Mengecek

kelengkapan

berkas

pengajuan

beasiswa

Data

pendaftaran

beasiswa yang

sudah lengkap

Data

Pendaftaran

diterima

Penyedia Beasiswa Keterangan

· Pendaftaran beasiswa

dimulai dari pengambilan

formulir pendaftaran

beasiswa oleh mahasiswa di

bagian kemahasiswaan

fakultas.

· Setelah itu mahasiswa wajib

untuk mengesi dan

melengkapi semua

persyaratan dan ketentuan

beasiswa.

· Setelah formulir terisi,

berkas-berkas pendaftaran

tersebut kemudian

diserahkan kembali

kebagian kemahasiswaan.

· Bagian kemahasiswaan

mengecek kembali berkas

pengajuan beasiswa tadi.

· Jika tidak lengkap, maka

mahasiswa harus

melengkapinya kembali.

· Jika sudah lengkap,

kemudian dilakukan

penginputan data-data

pendaftaran ke sistem.

· Selanjutnya bagian

kemahasiswaan

mengirimkan data

pendaftaran tadi kepada

pihak penyedia beasiswa,

Gambar 3.2 Alur Proses Sistem pendaftaran beasiswa yang direncanakan

3.1.1.3 Proses Penerima beasiswa

Bagian

KemahasiswaanSistem Kemahasiswaan

Start

Pembuatan

laporan

Pihak Rektorat

Cetak Laporan

Laporan Data

Mahasiswa

Penerima Beasiswa

Penandat

anganan

Memilih laporan

yang akan

ditampilkan

Laporan Data

Mahasiswa

Penerima Beasiswa

Laporan Data

Mahasiswa

Penerima Beasiswa

yang sudah

ditandatangani

End

Penyedia

Beasiwa

Penyeleksian

Pendaftaran

Beasiswa

Data mahasiswa

yang lolos

seleksi

beasiswa

Data mahasiswa

penerima

beasiswa

Data

mahasiswa

penerima

beasiswa

PD III

Laporan Data

Mahasiswa

Penerima Beasiswa

yang sudah fix

Keterangan

· Setelah dilakukan

penyeleksian oleh pihak

penyedia beasiswa, maka

didapat data mahasiswa

penerima beasiswa.

· Data mahasiswa yang

penerima beasiswa yang

berasal dari fakultas Teknik

Udayana kemudian

diserahkan ke bagian

kemahasiswaan.

· Data ini kemudian disimpan

ke dalam database sistem

sebagai arsip.

· Sistem kemahasiswaan

kemudian memilih data

yang akan ditampilkan

sebagai laporan.

· Laporan kemudian diproses

untuk selanjutanya dicetak

dan diserahkan ke PDIII.

· PDIII menandatangani

laporan tersebut.

· Laporan yang telah fix lalu

di serahkan kerektorat

sebagai arsip.

Gambar 3.3 Alur Proses Sistem penerima beasiswa yang direncanakan

3.1.1.4 Pengajuan SKP

Mahasiswa Jurusan Senat

Start

Sertifikat PKKMB,

studentday, KIM

dan piagam

penghargaan

Mengumpulkan

sertifikat

PKKMB,

studentday, KIM

dan piagam

penghargaan

Mencari Surat

Rekomendasi

Himpunan dilengkapi

dengan tanda tangan

pembina

Mengumpulkan surat

rekomendasi

himpunan dan

sertifikat PKKMB,

studentday, KIM dan

piagam penghargaan

End

Surat

Rekomendasi

Himpunan

Surat

Rekomendasi

Himpunan

Keterangan

· Untuk mengajukan penginputan

SKP, maka mahasiswa harus

mengumpilkan sertifikat PKKMB,

studentday, KIM dan piagam

penghargaan yang dimilikinya.

· Kemudian mahasiswa harus

mencari surat rekomendasi

himpunan dilengkapi dengan tanda

tangan pembinanya.

· Setelah surat rekomendasi didapat,

kemudian mahasiswa

mengumpulkan surat rekomendasi

tersebut kepada Senat beserta

dengan sertifikat PKKMB,

studentday, KIM, dan piagam

penghargaan sebagai bukti autentik

Gambar 3.4 Alur Proses Sistem pengajuan SKP yang direncanakan

3.1.1.5 Pembuatan Transkrip SKP

Senat PD IIIBagian Kemahasiswaan

Fakultas

SKP>=200?

Y

End

Menyerahkan

Surat SKP

yang sudah

dilegalisir

Pengiriman

permohonan

legalisir surat

SKP

Legalisir Surat

SKP dengan

tanda tangan PD

IIIMengumpulkan Buku SKP

yang sudah terisi disertai

dengan sertifikat PKKMB,

studentday, KIM dan

piagam penghargaan

Start

Surat SKP yang sudah

ditandatangani ketua

senat dan kabid.

kesekretariatan

Surat SKP yang

sudah dilegalisir

Menyerahkan

Surat SKP

yang sudah

dilegalisir

T

Penginputan SKP

Keterangan

· Pertama senat melakukan pengumpulan buku

SKP yang sudah terisi dan disertai dengan

sertifikat PKKMB, studentday, KIM dan piagam.

· Kemudian dilakukan penginputan data SKP ke

sistem.

· Lalu sistem melakukan pengecekkan apakah

SKP yang dimiliki telah memenuhi point standar

minimal?

· Jika syarat tidak memenuhi maka kegiatan

penginputan dihentikan.

· Jika Y, maka Surat SKP ditandatangani ketua

senat dan kabid. kesekretariatan

· Kemudian meminta surat permohonan legalisir

surat SKP ke bagian Kemahasiswaan Fakultas.

· Setelah itu surat SKP dilegalisir dan

ditandatangani oleh PD III.

· Surat SKP yang telah disahkan oleh PDII

keudian diserahkan kembali ke bagian

kemahasiswaan.

· Dokumen SKP yang telah dilegalisir juga

disimpan di bagian Senat sebagai arsip.

Gambar 3.5 Alur Proses Sistem pembuatan transkrip SKP yang direncanakan

3.1.1.6 Pendataan Alumni

Mahasiswa Pegawai

Apakah sudah

alumni

Y

End

Start

T

Keterangan

· Sistem ini akan memeriksa apakah

mahasiswa sudah menjalani wisuda atau

belum, apabila mahasiswa sudah menjalani

wisuda, berarti mahasiswa tersebut sudah

bisa dikatakan sebagai alumni

· Pegawai akan memasukkan data alumni

tersebut yang sudah diambil melalui sistem

simak

· Data akan diperiksa, apakah data sudah

benar, jika benar maka data akan langsung

masuk ke dalam tb_alumni, tetapi jika tidak,

maka data akan diperbarui sehingga data

tersebut akan selalu terupdate.

· Data alumni tersebut akan tersimpan

didalam tb_alumni, dimana sistem yang

digunakan disini sudah menggunakan suatu

proses yang menggunakansistem informasi

manajemen.

Input data alumni

Input benar

Memperbaharui

data alumni

Data alumni

Y

T

Gambar 3.6 Alur Proses Pendataan Alumni

3.1.2 Hirarki Chart Subsistem Kemahasiswaan

0

Kemahasiswaan

3.0

SKP

2.0

Alumni

1.0

Beasiswa

4.0

Laporan

Kemahasiswaan

1.1

Informasi

Beasiswa

1.2

Pendaftaran

Beasiswa

1.3

Penerimaan

Beasiswa

1.4

Laporan

beasiswa

1.1.1p

Insert

1.1.2p

Update

1.1.3p

Delete

1.1.4p

Searching

1.1.5p

Cetak Informasi

1.2.1p

Insert

1.2.2p

Update

1.2.3p

Delete

1.2.4p

Searching

1.3.1p

Insert

1.3.2p

Update

1.3.4p

Searching

1.3.3p

Cetak

Pengumuman

Penerima

3.1

Pencatatan Poin

SKP

3.2

Penghitungan

Poin SKP

3.3

Laporan SKP

3.1.1p

Insert

3.1.2p

Update

3.1.3p

Delete

3.1.4p

Searching

2.1

Pendataan

Alumni

2.2

Laporan

2.1.1p

Insert

2.1.2p

Update

2.1.3p

Delete

2.1.4p

Searching

Level 0

Level 1

Level 2

94

3.1.3 Konteks Diagram Subsistem Kemahasiswaan

Berikut ini adalah konteks diagram untuk subsistem kemahasiswaan. Pada

konteks diagram ini terdapat 6 entitas yang terlibat, diantaranya yaitu :

mahasiswa, alumni, jurusan, penyedia beasiswa, rektorat, PD III.

Entitas mahasiswa dan penyedia beasiswa melakukan proses pendaftaran

beasiswa yang kemudian data tersebut di laporkan ke entitas rektorat. Sementara

entitas alumni melakukan pendataan data alumni ke sistem.

mahasiswa

alumni

Penyedia

beasiswa

A H

C

Data pengajuan beasiswa

Info beasiswa & penerima

beasiswa

Informasi beasiswa &

penerima beasiswa

Data alumni

Data laporan

kemahasiswaan

0

Kemahasiswaan

surat rekomendasi

skp

**

jurusan

I

*****

PD III

rektorat

D

Laporan SKP

B

Gambar 3.8 Konteks Diagram Subsistem Kemahasiswaan

95

3.1.4 DFD Level 0 Subsistem Kemahasiswaan

Pada DFD level 0 subsistem kemahasiswaan ini terdapat 4 buah modul

yang bekerja di dalamnya. Modul-modul tersebut diantaranya yaitu : modul

beasiswa, modul alumni, modul SKP, dan modul laporan kemahasiswaan.

Modul beasiswa mengurus masalah penginformasian beasiswa dari

penyedia beasiswa, pendaftaran dan pengumuman penerima beasiswa. Modul

alumni mengurus pendataan informasi dari alumni fakultas teknik. Modul SKP

merupakan modul untu mengurus pencatatan poin SKP.

0.3

SKP

0.2

Alumni

0.1

Beasiswa

0.4

Laporan Kemahasiswaan

09 Tb_kegiatan_mahasiswa

Sertifikat Ospek, KIM

dan piagam

penghargaan

Data input SKP

SKP yang telah

dilegalisir

Mahasiswa

A

**

Penyedia beasiswa

H

Alumni

C

***

Rektorat

D

Jurusan

I

Data pendaftaran

Beasiswa

Data informasi

beasiswa dan penerima

beasiswaD15 Tb_pengajuan_beasiswa

Data

pendaftaran

falid

Informasi beasiswa,

data penerima

beasiswa

Data pendaftar

beasiswa

Data alumni

Data pendaftar

beasiswa

09 Tb_alumniData alumni

Laporan penerima

beasiswa dan

alumni

Data alumni

Data Beasiswa

Mahasiswa

A

**

D27 Tb_informasi_beasiswa

D28 Tb_penerima_beasiswa

Informasi beasiswa

Data penerima

beasiswa

Surat rekomendasi

D29 Tb_poin_SKP

Data poin SKP

Data SKP

Laporan data SKP dan

legalisir SKP

PD III

B

Gambar 3.9 DFD Level 0 Subsistem Kemahasiswaan

96

3.1.5 DFD Level 1 Kemahasiswaan

3.1.5.1 DFD Level 1 Subsistem Beasiswa

Pada DFD level 1 subsistem beasiswa ini terdapat 4 buah modul yaitu :

modul informasi beasiswa, pendaftaran beasiswa, penerimaan beasiswa dan

laporan beasiswa, dengan dua entitas yang terlibat didalamnya. Entitas-entitas

tersebut adalah penyedia beasiswa dan mahasiswa.

1.1.1

Informasi Beasiswa

Data informasi beasiswa

Data informasi beasiswa

1.1.2

Pendaftaran Beasiswa

Data pengajuan beasiswa

Data mahasiswa penerima

beasiswa

D15 Tb_pengajuan_beasiswa

Data pendaftaran

1.1.3

Penerimaan Beasiswa

Data penerima

beasiswa

Data penerima

beasiswa

D27 Tb_informasi_beasiswa

Mahasiswa

A

**

Penyedia beasiswa

H

D28 Tb_penerima_beasiswa

Data penerima

beasiswa

Penyedia beasiswa

H

1.1.3

Laporan beasiswa

Data penerima

beasiswa

Data pendaftar beasiswa

Data informasi beasiswa

Gambar 3.10 DFD Level 1 Subsistem Beasiswa

3.1.5.2 DFD Level 1 Subsistem Alumni

Pada subsistem alumni ini terdapat dua buah modul yaitu modul pendataan

alumni yang gunanya untuk mendata segala informasi dari alumni fakultas teknik,

dan modul laporan alumni yang gunanya untuk membuat laporan dari data alumni

yang ada.

97

Alumni

1.2.1

Pendataan Alumni

1.2.2

Laporan Alumni

09 Tb_alumni

Data alumni

Data Alumni

Data alumniC

Rektorat

D Laporan alumni

Gambar 3.11 DFD Level 1 Subsistem Alumni

3.1.5.3 DFD Level 1 Subsistem SKP

DFD level 1 subsistem SKP adalah alur yang menjelaskan tentang proses

penginputan, penghitungan dan pembuatan laporan SKP.

1.3.1

Pencatatan Poin SKP

Sertifikat Ospek, KIM

dan piagam

penghargaanData kegiatan

1.3.2

Penghitungan Poin SKP

SKP yang telah

dilegalisir

D29 Tb_SKPData point SKP

1.3.3

Laporan SKP

Mahasiswa

A

**

09 Tb_kegiatan_mhs

Data kegiatan

Data point SKP

Laporan data poin

SKP dan legalisir

PD IIIB

Gambar 3.12 DFD Level 1 Subsistem SKP

98

3.1.6 DFD Level 2 Kemahasiswaan

3.1.6.1 DFD Level 2 Subsistem Informasi Beasiswa

DFD Level 2 subsistem informasi beasiswa ini menggambarkan alur

pemberian informasi beasiswa mulai dari penyedia beasiswa yang memberikan

informasi ke sistem, lalu informasi disimpan ke sistem dan kemudia dicetak.

Hingga informasi tersebut sampai ke tangan mahasiswa.

2.1.1.1p

Insert

2.1.1.2p

Update

2.1.1.3p

Delete

2.1.1.4p

Searching

Data Informasi

Beasiswa

Penyedia beasiswa

H

D27 Tb_informasi_beasiswa

Mahasiswa

A

**

2.1.1.5p

Cetak Informasi

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Data Informasi

Beasiswa

Laporan

Laporan pendaftaran

Beasiswa

Gambar 3.13 DFD Level 2 Subsistem Informasi Beasiswa

3.1.6.2 DFD Level 2 Subsistem Pendaftaran Beasiswa

Alur pada DFD level 2 subsistem pendaftaran beasiswa ini dimulai dari

entitas mahasiswa yang menyerahkan data pendaftaran beasiswa sesuai dengan

syarat dan ketentuan yang ditetapkan oleh penyedia beasiswa. Data kemudian

diinpukan ke sistem dan disimpan kedalam tabel tb_pengajuan_beasiswa.

99

2.1.2.1p

Insert

2.1.2.2p

Update

2.1.2.3p

Delete

Data pendaftaran

Beasiswa Penyedia beasiswa

H

D15 Tb_pengajuan_beasiswa

Data pendaftar

beasiswaMahasiswa

A

**

2.1.2.4p

Searching

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

Beasiswa

Data pendaftaran

BeasiswaLaporan

Laporan pendaftaran

Beasiswa

Gambar 3.14 DFD Level 2 Subsistem Pendaftaran Beasiswa

3.1.6.3 DFD Level 2 Subsistem Penerimaan Beasiswa

DFD Level 2 subsistem penerimaan beasiswa ini menggambarkan alur

pemberian informasi mengenai para mahasiswa yang lolos seleksi besiswa dan

mendapatkan beaiswa tersebut. Mulai dari penyedia beasiswa yang memberikan

informasi para penerima ke sistem, lalu informasi penerima disimpan ke sistem

dan kemudia dicetak. Hingga informasi penerima tersebut sampai ke tangan

mahasiswa. Dan informasi tadi juga diproses untuk dilaporkan ke rektorat.

2.1.3.1p

Insert

2.1.3.2p

Update

2.1.3.4p

Searching

Penyedia beasiswa

H

Mahasiswa

A

**

2.1.3.3p

Cetak Pengumuman Penerima

Data penerima

Beasiswa

Laporan

Data penerima

Beasiswa

D28 Tb_penerima_beasiswa

Data penerima

Beasiswa

Data penerima

Beasiswa Data penerima

Beasiswa

Data penerima

Beasiswa

Data penerima

Beasiswa

Data penerima

Beasiswa

Data penerima

Beasiswa

Data penerima

Beasiswa

Gambar 3.15 DFD Level 2 Subsistem Penerimaan Beasiswa

3.1.6.4 DFD Level 2 Subsistem Pencatatan Poin SKP

100

Alur pada DFD level 2 subsistem pencatatan poin SKP ini dimulai dari

entitas mahasiswa yang menyerahkan data kegiatan yang pernah diikuti dengan

menyertakan surat pengantar dari jurusan. Data kemudian diinpukan ke sistem

untuk disimpan kedalam tabel tb_kegiatan_mhs untuk kemudian dihitung

pencapaian poinnya pada proses penghitungan poin SKP(yang dalam hali ini

bertindak sebagai entitas.

2.3.1.1p

Insert

2.3.1.2p

Update

2.3.1.3p

Delete

Penghitungan Poin SKP

Data kegiatan

Mahasiswa

A

**

2.3.1.4p

Searching

Data kegiatan

09 Tb_kegiatan_mhs

Data kegiatan

Data kegiatan

Data kegiatan

Data kegiatan

Data kegiatan

Data kegiatan

Data kegiatan

Data kegiatan

Gambar 3.16 DFD Level 2 Subsistem Pencatatan Poin SKP

3.1.6.5 DFD Level 2 Subsistem Pendataan Alumni

DFD Level 2 subsistem pendataan alumni ini menggambarkan alur

pendataan informasi dari mahasiswa yang telah menjadi alumni di Fakultas

Teknik. Mulai dari alumni yang memberikan informasi mengenai data dirinya ke

sistem, lalu data alumni tersebut disimpan ke sistem. Dan data tersebut disimpan

ke dalam tabel tb_alumni.

101

09 Tb_alumni

Data alumni

2.2.1.1p

Insert

2.2.1.2p

Update

2.2.1.3p

Delete

Laporan Data Alumni

Data alumni

2.2.1.4p

Searching

Alumni

C

***

Data alumni

Data alumni

Data alumni

Data alumni

Data alumni

Data alumni

Data alumni

Gambar 3.17 DFD Level 2 Subsistem Pendataan Alumni

3.1.7 Desain I/O Subsistem Kemahasiswaan

3.7.1.1 Disain Form pada Subsistem Beasiswa

Form-form yang kami rencanakan dalam subsistem beasiswa ini ada

beberapa diantaranya yaitu :

a. Form Pendaftaran beasiswa

Form pendaftaran beasiswa ini gunanya adalah untuk mendata para mahasiswa

yang melakukan pendaftaran beasiswa. Data yang dicatatat ke sistem adalah nama

mahasiswa, NIM, semester saat ini, jurusan/prodi, IPK terakhir yang digunakan

sebagai syarat beasiswa, nomor telepon yang bias dihubungi, alamat terakhir, foto

mahasiswa, nama penyedia beasiswa yang dituju, jenis beasiswanya, tahun ajaran

pemberian beasiswa, dan status kelengpakan persyaratan.

Kami mendisain beberapa form pada subsistem pendaftaran beasiswa ini

diantaranya adalah form-form yang bisa dilihat pada gambar dibawah ini yang

merupakan Form Penginputan data Pendaftar Beasiswa.

102

Gambar 3.18 Form Pendaftaran Beasiswa

Gambar di bawah ini merupakan Form Update Pendaftaran Beasiswa yang

gunanya untuk menginputkan perubahan data pendaftar yang sudah tersimpan ke

sistem sebelumnya.

Gambar 3.19 Form Update Pendaftaran Beasiswa

103

Gambar di bawah ini merupakan Form Pencarian Pendaftaran Beasiswa

yang gunanya untuk mencari data pendaftar yang sudah tersimpan ke sistem. Pada

Form ini juga terdapat proses untuk penghapusan data dan tombol untuk masuk ke

form update.

Gambar 3.20 Form Pencarian Pendaftar Beasiswa

b. Form Penyedia beasiswa

Form penyedia beasiswa ini gunanya adalah untuk mendata para penyedia

beasiswa yang berkenan untuk memberikan layanan beasiswa bagi mahasiswa

Fakultas Teknik. Data yang dicatatat ke sistem adalah nama penyedia,

intansi(negeri atau swasta), nomor telepon yang bias dihubungi, alamat e-mail,

alamat kantor, alamat website(jika ada), nama besiswa yang diberikan, jenisnya,

tahun ajaran pemberian beasiswa tersebut, batas pendaftaran dan yang terakhir

adalah persyaratan yang ditetapkan untuk pendaftaran beasiswa tersebut.

Kami mendisain beberapa form pada subsistem penyedia beasiswa ini,

diantaranya adalah form-form yang bisa dilihat pada gambar dibawah ini yang

merupakan Form Penginputan data Penyedia Beasiswa.

104

Gambar 3.21 Form Penyedia Beasiswa

Gambar di bawah ini merupakan Form Pencarian Penyedia Beasiswa yang

gunanya untuk mencari data pendaftar yang sudah tersimpan ke sistem. Pada

Form ini juga terdapat proses untuk penghapusan data dan tombol untuk masuk ke

form update, serta terdapat tombol proses untuk mengeksekusi laporan data para

penyedia beasiswa.

Gambar 3.22 Form pencarian Penyedia Beasiswa

105

Gambar di bawah ini merupakan Form Update data Penyedia Beasiswa

yang gunanya untuk menginputkan perubahan data penyedia beasiswa yang sudah

tersimpan ke sistem sebelumnya.

Gambar 3.23 Form Update Penyedia Beasiswa

c. Form Penerima Beasiswa

Form penerima beasiswa ini gunanya adalah untuk mendata para

mahasiswa yang lolos seleksi beasiswa dan menerima beasiswa tersebut. Data

yang dicatatat ke sistem adalah nama mahasiswa, NIM, Semester, jurusan/prodi,

nama penyedia beasiswa, jenis beasiswanya, tahun ajaran pemberian beasiswa,

dan tanggal terima beasiswa tersebut.

Kami mendisain beberapa form pada subsistem penerima beasiswa ini,

diantaranya adalah form-form yang bisa dilihat pada gambar dibawah ini yang

merupakan Form Penginputan data Penerima Beasiswa.

106

Gambar 3.24 Form Penyedia Beasiswa

Gambar di bawah ini merupakan Form Pencarian Penerima Beasiswa yang

gunanya untuk mencari data pendaftar yang sudah tersimpan ke sistem. Pada

Form ini juga terdapat proses untuk masuk ke form update, serta terdapat tombol

proses untuk mencetak data para penerima beasiswa.

Gambar 3.25 Form Pencarian Penyedia Beasiswa

107

3.7.1.2 Disain Form pada Subsistem SKP

Form-form yang kami rencanakan dalam subsistem SKP ini ada beberapa

diantaranya yaitu : form input poin SKP ini gunanya adalah untuk mendata para

mahasiswa yang akan melakuan penginputan data kegiatan kepanitiaan yang

pernah diikutinya untuk dikonversikan menjadi poin SKP yang berguna sebagai

syarat yudisium. Data yang dicatatat ke sistem adalah nama mahasiswa, NIM,

Semester, jurusan/prodi, nama kegiatan, jabatan, dan poinnya.

Kami mendisain beberapa form pada subsistem input poin SKP ini,

diantaranya adalah form-form yang bisa dilihat pada gambar dibawah ini yang

merupakan Form Penginputan data mahasiswa penginput poin SKP.

Gambar 3.26 Form Input Poin SKP

108

Gambar di berikut ini merupakan Form Update data Penginput Poin SKP

yang gunanya untuk menginputkan perubahan data penyedia beasiswa yang sudah

tersimpan ke sistem sebelumnya.

Gambar 3.27 Form Update Poin SKP

Gambar di bawah ini merupakan Form Pencarian Penginput Poin SKP

yang gunanya untuk mencari data mahasiswa penginput poin yang sudah

tersimpan ke sistem. Pada Form ini juga terdapat proses untuk masuk ke form

update, serta terdapat tombol proses untuk mencetak data para penginput poin

SKP.

109

Gambar 3.28 Form Pencarian Data SKP

3.7.1.3 Disain Form pada Subsistem Alumni

Form-form yang kami rencanakan dalam subsistem SKP ini ada beberapa

diantaranya yaitu Form pendataan alumni ini gunanya adalah untuk mendata para

mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya di Fakultas Teknik(alumni). Data

yang dicatatat ke sistem meliputi data diri : nama mahasiswa, jeis kelamin,

tanggal lahir, status perkawinan, nomor telepon, alamat email, alamat tempat

tinggal, dan foto. Sementara data informasi akademik yang dicatat ke sistem

adalah : NIM, angkatan,judul TA, tahun kelulusan, dan riwayat kepanitiian yang

pernah diikuti.

Kami mendisain beberapa form pada pendataan alumni ini, diantaranya

adalah form-form yang bisa dilihat pada gambar dibawah ini yang merupakan

Form Penginputan data Alumni.

110

Gambar 3.29 Form Pendataan Alumni

Gambar di bawah ini merupakan Form Update data Alumni yang gunanya

untuk menginputkan perubahan data alumni yang sudah tersimpan ke sistem

sebelumnya.

Gambar 3.30 Form Update Data Alumni

111

Gambar di bawah ini merupakan Form Pencarian Data Alumni yang

gunanya untuk mencari data alumni yang sudah tersimpan ke sistem. Pada Form

ini juga terdapat proses untuk penghapusan data dan tombol untuk masuk ke form

update, serta terdapat tombol proses untuk mengeksekusi laporan data para

alumni.

Gambar 3.31 Form Pencarian Data Alumni

112

SUB SISTEM

KEUANGAN

Oleh :

Komang Triyanta Gunawan (0904505039)

Sri Ambar Pratiwi (0904505046)

113

3.2 Subsistem Keuangan

Keuangan merupakan bagian dari subsistem kepegawaian, dimana

keuangan memiliki beberapa peranan didalam menjalankan sistem informasi

administrasi kampus karena pada bagian keuangan ini terjadi perputaran uang atau

dana yang diperoleh dan akan memberikan renja pada masing – masing kegiatan

yang ada pada fakultas. Disetiap pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan oleh

fakultas baik kegiatan akademik maupun non akademik pasti akan melibatkan

keuangan, dimana keperluan dana dan pembiayaan yang akan dikeluarkan

diperoleh dari keuangan. Sebelumnya untuk mengeluarkan atau mencairkan dana

tersebut diperlukan adanya perancangan anggaran biaya yang akan digunakan

sebagai gambaran untuk mengetahui seberapa besar anggaran yang akan

dikeluarkan.

3.2.1 SOP Keuangan

Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Keuangan, Sistem

Informasi Fakultas Teknik dapat dilihat pada SOP yang kami rancang berikut ini :

3.2.1.1 Proses Cek Pembayaran

Mahasiswa Bank Keuangan

mulaiPembayaran

SPP

Proses pembayaran

Data

pembayaran

Data pembayaran

mahasiswa

Data pembayaran

diproses di distem

Data pembayaran

mahasiswa

Selesai

Keterangan

Alur proses :

· Mahasiswa melakukan

pembayaran SPP di bank

· Bank memproses pembayaran

mahasiswa

· Data pembayaran disimpan

dalam sistem Bank

· bank melaporkan data

pembayan mahasiswa ke

bagian keuangan

· bagian keuangan memproses

data pembayaran

· data pembayaran disimpan

dalam sistem

· selesai

Gambar 3.32 SOP Proses Cek Pembayaran

114

3.2.1.2 Proses Laporan Keuangan

Keuangan BKN

Mulai

Data keuangan

Data keuangan

diinputkan ke dalam

sistem

Laporan

keuangan

Laporan keuangan

Laporan keuangan

Laporan

keuangan Fak

Teknik

selesai

Keterangan

Alur Proses :

· mulai

· keuangan mengumpulkan data

keuangan

· data keuangan diinputkan ke

dalam sistem

· data keuangan disimpan ke

dalam sistem menjadi laporan

keuangan

· laporan keuangan dilaporkan

ke BKN

· BKN memproses laporan

keuangan ke dalam sistem

BKN

· selesai

Gambar 3.33 SOP Proses Laporan Keuangan

3.2.1.3 Proses Permintaan Dana

Pengelolaan

KegiatanKeuangan

Mulai

Pembuatan proposal

permintaan dana

Proposal

permintaan dana

Pemeriksaan

proposal

Data proposal

permintaan

dana

selesai

Keterangan

Alur Proses :

· mulai

· Pengelolaan kegiatan

membuat proposal permintaan

dana

· Proposal diterima di bagian

keuangan

· Bagian keuangan memerikasa

proposal permintaan dana tsb

· Proposal yang sesuai kriteria,

disimpan dalam database

sistem

· Pihak pengelola kegiatan

mendapatkan konfirmasi

pemberian dana

· selesai

Data konfirmasi

pemberian dana

115

Gambar 3.34 SOP Proses Permintaan Dana

3.2.2 Hirarki Chart

0

Keuangan

3.0

Permintaan

Dana

2.0

Laporan

Keuangan

1.0

Cek

Pembayaran

SPP

3.1

Insert

Permintaan

Dana

3.2

Update

Permintaan

Dana

2.1

Insert Laporan

Keuangan

2.2

Update Laporan

Keuangan

Level 0

Level 1

Gambar 3.35 Hirarki Chart Subsistem Keuangan

3.2.3 Konteks Diagram Subsistem Keuangan

Berikut ini adalah konteks diagram untuk subsistem kemahasiswaan. Pada

konteks diagram ini terdapat 4 entitas yang terlibat, diantaranya yaitu : BKN,

BANK, Akademik, dan Pengelolaan Kegiatan.

Entitas BKN menerima laporan keuangan dari subsistem keuangan,

Entitas BANK memberikan data pembayaran SPP mahasiswa ke subsistem

keuangan. Subsistem keuangan membeikan data mahasiswa yang telah membayar

SPP ke bagian Akademik. Subsistem keuangan juga memberikan data

pengelolaan ke bagian pengelolaan kegiatan.

3.2

KEUANGAN

BKN

E

BANK

G

AKADEMIK

PENGELOLAAN KEGIATAN

Laporan Keuangan Data Pengelolaan Kegiatan

Data Pembayaran Data Mahasiswa sudah

membayar SPP

Gambar 3.36 Konteks Diagram Subsistem Keuangan

116

3.2.4 DFD Level 0 Subsistem Keuangan

Pada DFD level 0 subsistem keuangan ini terdapat 3 buah modul yang

bekerja di dalamnya. Modul-modul tersebut diantaranya yaitu : modul cek

pembayaran SPP, modul laporan keuangan, modul permintaan dana.

Modul cek pembayaran SPP mendapat data pembayaran SPP dari Bank

kemudian modul cek pembayaran SPP bertugas untuk mengecek pembayaran SPP

yang sebelumnya telah dilakukan oleh mahasiswa, setelah mendapat data,

kemudian data mahasiswa yang telah membayar SPP ke kirim ke bagian

Akademik. Modul laporan keuangan bertugas untuk mencatat laporan keuangan

dan melaporkannya ke BKN. Modul permintaan dana bertugas memberikan

laporan permintaan dana ke modul laporan keuangan, dan dana yang didapat oleh

modul permintaan dana digunakan dalam mengelola kegiatan.

Tb_keuanganD17

Tb_keuanganD17

Tb_keuanganD17

Da

ta P

em

ba

ya

ran

Laporan Keuangan

Da

ta M

ah

asis

wa

su

da

h b

aya

r SP

P

Data Pembayaran Dana

3.2.1

CEK PEMBAYARAN SPP

3.2.2

LAPORAN KEUANGAN

3.2.3

PERMINTAAN DANA

BKNE

BANKG

AKADEMIK

PENGELOLAAN KEGIATAN

BANKG

Data Pembayaran

SPPData Pembayaran

SPP

Laporan Keuangan

Data Permintaan

Dana

La

po

ran

Pe

rmin

taa

n

Da

na

Gambar 3.37 DFD Level 0 Subsistem Keuangan

117

3.2.5 DFD Level 1 Subsistem Keuangan

3.2.5.1 DFD Level 1 Laporan Keuangan Subsistem Keuangan

Permintaan Dana

Laporan Keuangan

3.2.2.1

INSERT LAPORAN KEUANGAN

Tb_keuanganD17

3.2.2.2

UPDATE LAPORAN KEUANGAN

BKNE

PERMINTAAN

DANA

Permintaan Dana

La

po

ran

Ke

ua

ng

an

Da

ta L

ap

ora

n K

eu

an

ga

n

Gambar 3.38 DFD Level 1 Laporan Keuangan Subsistem Keuangan

3.2.5.2 DFD Level 1 Permintaan Dana Subsistem Keuangan

Permintaan Dana

Laporan Keuangan

3.2.3.1

INSERT PERMINTAAN DANA

Tb_keuanganD17

3.2.3.2

UPDATE PERMINTAAN DANA

PENGELOLAAN

KEGIATAN

Permintaan Dana

La

po

ran

Ke

ua

ng

an

LAPORAN

KEUANGAN

Da

ta P

erm

inta

an

Da

na

Gambar 3.39 DFD Level 1 Permintaan Dana Subsistem Keuangan

118

3.2.6 Disain I/O Subsistem Keuangan

3.2.6.1 Form Master Keuangan

Pada form master keuangan ini berfungsi sebagai master form yang

menghubungkan setiap button yang tersedia di dalam program. Pada form master

subsistem keuangan ini, terdapat 2 button, yaitu Permintaan Dana dan Laporan

Keuangan. Pada Permintaan Dana, berisi segala data proposal atau surat yang

akan diinputkan ke dalam sistem. Pada Laporan Keuangan, befungsi untuk

menampilkan laporan keuangan berupa report.

Gambar 3.40 Form Master Subsistem Keuangan

119

3.2.6.2 Form Permintaan Dana

Pada form permintaan dana, berfungsi untuk mencatat data proposal atau

surat yang masuk ke bagian keuangan. Pada form ini berisi, nomor surat, tanggal

masuk surat, nama kegiatan, jenis kegiatan, jumlah dana dan tanggal acc.

Gambar 3.41 Form Permintaan Dana

120

3.2.6.3 Form Laporan Keuangan

Pada Form Laporan Keuangan berfungsi untuk menampilkan laporan

keuangan pada subsistem keuangan. Laporan ini sangat penting untuk

mengetahui jumlah dana yang dikeluarkan oleh Subsistem Keuangan. Pada Form

ini berisi beberapa field yaitu Nomor surat, Tanggal masuk proposal, nama

kegiatan, jenis kegiatan, jumlah dana dan tanggal konfirmasi/ acc.

Gambar 3.42 Form Laporan Keuangan

121

SUB SISTEM

KEPEGAWAIAN

Oleh :

Gusti Ayu Theresia Krisanthi (0904505003)

Robert Latamaosadi (0904505019)

122

3.3 Subsistem Kepegawaian

Subsistem kepegawaian bertugas menangani masalah kepegawaian dosen dan

pegawai. Dimana dari proses-proses yang ada tersebut akan dilaporkan ke

Pembantu Dekan II. Pada Sub Sistem Kepegawaian ini terdapat beberapa modul,

antara lain :

Modul Penerimaan Kepegawaian

Modul ini dirancang untuk menyimpan data penerimaan pegawai dan dosen

baru. Dimana data pegawai dan dosen baru tersebut didapat dari BKN (Badan

Kepegawaian Negara). Aplikasi ini dirancang untuk dapat menyimpan, meng-

update dan menghapus data pegawai dan dosen.

Modul Absensi Kepegawaian

Modul ini dirancang untuk menyimpan data absensi dari dosen dan pegawai.

Modul absensi ini terdiri dari proses absensi, absensi lembur, proses cuti,

proses rekap absensi harian, mingguan, bulanan, proses jadwal kerja dan

proses pelanggaran dosen dan pegawai. Nantinya data absensi ini akan

mempengaruhi dosen dan pegawai saat akan mengajukan cuti dan lain-lain.

Modul Penilaian Dosen

Modul penilaian dosen ini dirancang untuk menyimpan data penilaian dosen

dari entittas litbang. Data penilaian dosen ini nantinya akan disimpan di data

dosen, dan akan menjadi point lebih untuk kenaikan pangkat.

Modul Penggajian

Modul penggajian ini dirancang untuk menyimpan data penggajian. Dimana

data penggajian ini akan diperhitungkan juga dengan data lembur dosen dan

pegawai, dan data THR yang diberkan kepada pegawai dan dosen.

Modul Mutasi

Modul mutasi ini dirancang untuk dapat memproses kenaikan dan penurunan

pangkat, pensiun, dan pindah department. Dimana data dari proses-proses

tersebut akan masuk pada modul laporan.

Modul Laporan

Modul laporan ini dirancang untuk memproses laporan dari masing-masing

modul, dan menjadi satu laporan kepegawaian.

3.3.1 SOP Subsistem Kepegawaian

123

Ada beberapa alur sistem yang direncanakan dari sub sistem informasi

kepegawaian Fakultas Teknik, diantaranya sebagai berikut :

3.3.1.1 SOP Penerimaan Dosen

BKN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

Data dosen baru

Data dosen sudah

lengkap ?

File data

dosen

selesai

Y

a. KPKN menyiapkan berkas data

dosen baru

b. KPKN menyerahkan data dosen

baru ke kepegawaian

c. Kepegawaian mengecek

kelengkapan berkas data dosen baru,

jika tidak lengkap maka akan

dikembalikan ke KPKN, jika sudah

lengkap maka akan diproses.

d. data dosen baru disimpan pada

database

Penerimaan data

dosen baru

N

Gambar 3.48 SOP Penerimaan Dosen

124

3.3.1.2 SOP Penerimaan Pegawai

BKN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

Data pegawai

baru

Data pegawai

sudah lengkap ?

File data

pegawai

selesai

Y

a. KPKN menyiapkan berkas data

pegawai baru

b. KPKN menyerahkan data pegawai

baru ke kepegawaian

c. Kepegawaian mengecek

kelengkapan berkas data pegawai

baru, jika tidak lengkap maka akan

dikembalikan ke KPKN, jika sudah

lengkap maka akan diproses.

d. data pegawai baru disimpan pada

database

Penerimaan data

pegawai baru

N

Gambar 3.49 SOP Penerimaan Pegawai

3.3.1.3 SOP Absensi dosen

JURUSAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

a. jurusan mengumpulkan absensi

dosen secara manual

b. jurusan menyerahkan data absensi

dosen ke bagian kepegawaian

c. bagian kepegawaian merekap

absensi dosen

d. bagian kepegawaian memproses

data absensi ke dalam sistem

e. data absensi dosen disimpan pada

database

Berkas absensi

dosenMengumpulkan

absensi dosen

File data

absensi dosen

Data absensi diinputkan

dalam sistem

Merekap absensi

dosen

selesai

Gambar 3.50 SOP Absensi Dosen

125

3.3.1.4 SOP Absensi Pegawai

PEGAWAI KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

a. pegawai melakukan absensi secara

manual

b. pegawai menyerahkan data absensi

pegawai ke bagian kepegawaian

c. bagian kepegawaian merekap

absensi pegawai

d. bagian kepegawaian memproses

data absensi pegawai ke dalam sistem

e. data absensi pegawai disimpan

pada database

Berkas absensi

pegawaiMelakukan

absensi

pegawai

File data

absensi

pegawai

Data absensi diinputkan

dalam sistem

selesai

Merekap absensi

pegawai

Gambar 3.51 SOP Absensi Pegawai

126

3.3.1.5 SOP Cuti Dosen

DOSEN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

a. Dosen membuat surat pengajuan cuti

b. Dosen mengajukan surat cuti ke bagian

kepegawaian untuk diproses

c. Data dosen tersebut diolah pada database

untuk dicek riwayat cuti dosen tersebut

d. Dari data yang didapat, apakah dosen

tersebut berhak cuti, jika iya, maka bagian

kepegawaian akan memeriksa kelengkapan

surat pengajuan cuti, jika tidak maka surat

pengajuan cuti dikembalikan ke dosen

e. Bagian kepegawaian memeriksa

kelengkapan surat pengajuan cuti dosen, jika

sudah lengkap, maka surat pengajuan cuti

akan diserahkan ke dekan, jika tidak maka

akan dikembalikan ke dosen

f. Dekan akan menyeleksi surat pengajuan

cuti dosen, dan memberikan kebijakan cuti

g. Jika dosen tersebut berhak cuti, maka

dekan akan memberikan SK cuti, jika tidak

maka akan dikembalikan ke bagian

kepegawaian

h. Dekan memberikan SK cuti dosen ke

bagian kepegawaian, dan menginputkan ke

dalam sistem

i. Data cuti dosen disimpan dalam database

j. Bagian memberikan SK cuti kepada dosen

DEKAN

Membuat

surat

pengajuan

cuti

Menyerahkan

surat

pengajuan cuti

Surat pengajuan

cuti dosen

Surat pengajuan

cuti dosen

memeriksa

surat

pengajuan

cuti

Menyeleksi

surat

pengajuan

cuti

Berhak cuti

atau tidak ?

Tb_cuti_dosen

Mengecek data

cuti dosen

Dosen berhak

cuti ?

Berkas sudah

lengkap ?

Membuat

SK cuti

SK cuti dosen

Menginputkan

ke dalam sistem

Y

File data cuti

dosen

SK cuti dosen

selesai

Y

Y

Berkas

dikembalikan

ke dosen

Berkas

dikembalikan

ke dosen

N

N

Berkas

dikembalikan

ke

kepegawaian

N

Gambar 3.52 SOP Cuti Dosen

127

3.3.1.6 SOP Cuti Pegawai

PEGAWAI KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

a. Pegawai membuat surat pengajuan cuti

b. Pegawai mengajukan surat cuti ke bagian

kepegawaian untuk diproses

c. Data pegawai tersebut diolah pada database

untuk dicek riwayat cuti dosen tersebut

d. Dari data yang didapat, apakah pegawai

tersebut berhak cuti, jika iya, maka bagian

kepegawaian akan memeriksa kelengkapan

surat pengajuan cuti, jika tidak maka surat

pengajuan cuti dikembalikan ke pegawai

e. Bagian kepegawaian memeriksa

kelengkapan surat pengajuan cuti pegawai,

jika sudah lengkap, maka surat pengajuan cuti

akan diserahkan ke dekan, jika tidak maka

akan dikembalikan ke pegawai

f. Dekan akan menyeleksi surat pengajuan

cuti pegawai, dan memberikan kebijakan cuti

g. Jika pegawai tersebut berhak cuti, maka

dekan akan memberikan SK cuti, jika tidak

maka akan dikembalikan ke bagian

kepegawaian

h. Dekan memberikan SK cuti pegawai ke

bagian kepegawaian, dan menginputkan ke

dalam sistem

i. Data cuti pegawai disimpan dalam database

j. Bagian memberikan SK cuti kepada

pegawai

DEKAN

Membuat

surat

pengajuan

cuti

Menyerahkan

surat

pengajuan cuti

Surat pengajuan

cuti pegawai

Surat pengajuan

cuti pegawai

memeriksa

surat

pengajuan

cuti

Menyeleksi

surat

pengajuan

cuti

Berhak cuti

atau tidak ?

Tb_cuti_

pegawai

Mengecek data

cuti pegawai

Pegawai

berhak cuti ?

Berkas sudah

lengkap ?

Membuat

SK cuti

SK cuti dosen

Menginputkan

ke dalam sistem

Y

File data cuti

pegawai

SK cuti pegawai

selesai

Y

Y

Berkas

dikembalikan

ke pegawai

Berkas

dikembalikan

ke pegawia

N

N

Berkas

dikembalikan

ke

kepegawaian

N

Gambar 3.53 SOP Cuti Pegawai

128

3.3.1.7 SOP Pelanggaran Dosen

JURUSAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai a. jurusan mengumpulkan pelanggaran

dosen secara manual

b. bagian kepegawaian mengurus

pelanggaran dosen dari jurusan

c. bagian kepegawaian merekap

pelanggaran dosen

d. bagian kepegawaian memproses data

pelanggaran ke dalam sistem

e. data pelanggaran dosen disimpan

pada database

Berkas pelanggaranMengumpulkan

pelaanggaran

dosen

File data

pelanggaran

Data pelanggaran

diinputkan dalam sistem

Merekap pelanggaran

dosen

Memproses banyak

pelanggaran yg

dilakukan

Apakah sudah

melebihi batas ?

Memberikan

peringatanY

selesai

N

Gambar 3.54 SOP Pelanggaran Dosen

129

3.3.1.8 SOP Pelanggaran Pegawai

PEGAWAI KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai a. jurusan mengumpulkan pelanggaran

pegawai secara manual

b. bagian kepegawaian mengurus

pelanggaran pegawai

c. bagian kepegawaian merekap

pelanggaran pegawai

d. bagian kepegawaian memproses data

pelanggaran ke dalam sistem

e. data pelanggaran pegawai disimpan

pada database

Data pelanggaranMembuat

pelaanggaran

pegawai

File data

pelanggaran

Data pelanggaran

diinputkan dalam sistem

Merekap

pelanggaran pegawai

Memproses

banyak

pelanggaran yg

dilakukan

Apakah sudah

melebihi batas ?

Memberikan

peringatanY

selesai

N

Gambar 3.55 SOP Pelanggaran Pegawai

130

3.3.1.9 SOP Jadwal Kerja Pegawai

KEPALA

KEPEGAWAIANKEPEGAWAIAN KETERANGAN

A. Bagian kepegawaian membuat

jadwal kerja

B. Bagian kepegawaian menyerahkan

data jadwal kerja ke Kepala

Kepegawaian untuk di periksa dan di

setujui

C. Kepala kepegawaian memeriksa

jadwal kerja yang telah dibuat

D. Jika jadwal sudah dianggap fix,

maka jadwal akan diserahkan kembali

ke bagian kepegawaian, jika belum

maka akan dikembalikan untuk dibuat

ulang

E. Bagian kepegawaian menyimpan

jadwal kerja ke dalam sistem dan

menyimpan ke database

F. Bagian kepegawaian memberikan

jadwal kerja ke pegawai

PEGAWAI

mulai

Membuat

jadwal kerja

Menyerahkan

data jadwal

kerja

Memeriksa

jadwal

kerja

Jadwal kerja

sudah fix

Jadwal kerja

N

Y

Menyimpan data

jadwal kerja ke

dalam sistem

File data

jadwal kerja

Jadwal kerja

selesai

Gambar 3.56 SOP Jadwal Kerja Pegawai

131

3.3.1.10 SOP Penilaian Dosen

LITBANG KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai a. bagian litbang mengumpulkan hasil

penilaian dan pengembangan dosen

b. bagian kepegawaian mengurus

berkas penilaian dari litbang

c. bagian kepegawaian merekap hasil

penilaian dosen

d. bagian kepegawaian memproses data

penilaian ke dalam sistem

e. data penilaian dosen disimpan pada

database

Berkas penilaian

dosen

Mengumpulkan

hasil penilaian

dan

pengembangan

dosen

File data

penilaian

dosen

Data penilaian

diinputkan dalam sistem

Merekap penilaian

dosen

selesai

Gambar 3.57 SOP Penilaian Dosen

3.3.1.11 SOP Penggajian

Dosen/Pegawai Keterangan

Mulai

File data dosen/

pegawai

Memproses

penggajian

Data gaji dosen/

pegawai

Gaji

diterima

Selesai

Kepegawaian

a. bagian keuangan mencari

data dosen/pegawai, data

lembur, data, data THR

b. bagian keuangan

memproses gaji dosen/pegawai

dari data yang ada

c. dosen/pegawai menerima

slip gaji

File THR

File Lembur

Gambar 3.58 SOP Penggajian

132

3.3.1.12 SOP Kenaikan Pangkat Dosen

DEKAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulaiA. Bagian kepegawaian membuat

daftar dosen yang berhak naik

pangkat

B. Dosen yang berhak naik pangkat

membuat surat pengajuan kenaikan

pangkat

C. Dosen menyerahkan berkas

kenaikan pangkat ke bagian

kepegawaian

D. Bagian kepegawaian memeriksa

kelengkapan berkas, jika berkas sudah

lengkap maka akan diserahkan ke

dekan, jika belum lengkap maka akan

dikembalikan ke dosen

E. Dekan akan memeriksa berkas

pengajuan kenaikan pangkat dan

memberikan kebijakan kenaikan

pangkat.

F. Dekan memberikan SK kenaikan

pangkat pada dosen

G. Dekan menyerahkan SK kenaikan

pangkat pada bagian kepegawaian

H. bagian kepegawaian menginputkan

ke dalam sistem dan menyimpan di

database

i. Bagian kepegawaian memberikan

SK kenaikan pangkat pada dosen

DOSEN

Membuat

daftar dosen

yang berhak

naik pangkat

Membuat

surat

pengajuan

naik pangkat

Berkas pengajuan

naik pangkat

Memeriksa

kelengkapan

berkas

Berkas sudah

lengkap

Mengemba

likan

berkas

Surat pengajuan

naik pangkat

Memeriksa

berkas

pengajuan

naik pangkat

Memberikan

SK kenaikan

pangkat

SK kenaikan

pangkat dosen

Menginputkan SK

kenaikan pangkat

dalam sistem

File data

kenaikan

pangkat dosen

SK kenaikan

pangkat

selesai

Y N

Gambar 3.59 SOP Kenaikan Pangkat Dosen

133

3.3.1.13 SOP Kenaikan Pangkat Pegawai

DEKAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulaiA. Bagian kepegawaian membuat

daftar pegawai yang berhak naik

pangkat

B. Pegawai yang berhak naik pangkat

membuat surat pengajuan kenaikan

pangkat

C. Pegawai menyerahkan berkas

kenaikan pangkat ke bagian

kepegawaian

D. Bagian kepegawaian memeriksa

kelengkapan berkas, jika berkas sudah

lengkap maka akan diserahkan ke

dekan, jika belum lengkap maka akan

dikembalikan ke pegawai

E. Dekan akan memeriksa berkas

pengajuan kenaikan pangkat dan

memberikan kebijakan kenaikan

pangkat.

F. Dekan memberikan SK kenaikan

pangkat pada pegawai

G. Dekan menyerahkan SK kenaikan

pangkat pada bagian kepegawaian

H. bagian kepegawaian menginputkan

ke dalam sistem dan menyimpan di

database

i. Bagian kepegawaian memberikan

SK kenaikan pangkat pada pegawai

PEGAWAI

Membuat

daftar

pegawai

yang berhak

naik pangkat

Membuat

surat

pengajuan

naik pangkat

Berkas pengajuan

naik pangkat

Memeriksa

kelengkapan

berkas

Berkas sudah

lengkap

Mengemba

likan

berkas

Surat pengajuan

naik pangkat

Memeriksa

berkas

pengajuan

naik pangkat

Memberikan

SK kenaikan

pangkat

SK kenaikan

pangkat pegawai

Menginputkan SK

kenaikan pangkat

dalam sistem

File data

kenaikan

pangkat pegawai

SK kenaikan

pangkat

selesai

Y N

Gambar 3.60 SOP Kenaikan Pangkat Pegawai

134

3.3.1.14 SOP Penurunan Pangkat

DEKAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulaiA. Bagian kepegawaian membuat

daftar dosen atau pegawai yang akan

turun pangkat

B. Dosen atau pegawai yang akan

turun pangkat membuat surat

pengajuan penurunan pangkat

C. Dosen atau pegawai menyerahkan

berkas penurunan pangkat ke bagian

kepegawaian

D. Bagian kepegawaian memeriksa

kelengkapan berkas, jika berkas sudah

lengkap maka akan diserahkan ke

dekan, jika belum lengkap maka akan

dikembalikan ke dosen atau pegawai

E. Dekan akan memeriksa kembali

berkas pengajuan penurunan pangkat

F. Dekan memberikan SK penurunan

pangkat pada dosen atau pegawai

G. Dekan menyerahkan SK

penurunan pangkat pada bagian

kepegawaian

H. bagian kepegawaian menginputkan

ke dalam sistem dan menyimpan di

database

i. Bagian kepegawaian memberikan

SK penurunan pangkat pada dosen

atau pegawai

DOSEN/PEGAWAI

Membuat

daftar dosen

yang akan

turun

pangkat

Membuat

surat turun

pangkat

Berkas pengajuan

turun pangkat

Memeriksa

kelengkapan

berkas

Berkas sudah

lengkap

Mengemba

likan

berkas

Surat pengajuan

turun pangkat

Memeriksa

berkas

pengajuan

turun pangkat

Memberikan

SK

penurunan

pangkat

SK penurunan

pangkat

Menginputkan SK

penurunan pangkat

dalam sistem

File data

penurunan

pangkat

SK penurunan

pangkat

selesai

Y N

Gambar 3.61 SOP Penurunan Pangkat

135

3.3.1.15 SOP Pensiun Dosen

DEKAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai a. Bagian kepegawaian membuat data

dosen yang akan pensiun

b. Bagian kepegawaian memberikan

surat pemberitahuan agar dosen yang

bersangkutan mengajukan

permohonan pensiun

c. Dosen membuat surat permohonan

pensiun dan menyerakan ke bagian

kepegawaian

d. Bagian kepegawaian mengecek

kelengkapan berkas permohonan

pensiun, jika sudah lengkap maka

akan diajukan ke dekan, jika belum

lengkap maka akan dikembalikan ke

dosen

e. Dekan memeriksa berkas

permohonan pensiun, dan memeberi

kebijakan pensiun. Jika layak pensiun,

maka dekan akan memberikan surat

keputusan pensiun

f. Dekan menyerahkan SK pensiun

dosen ke kepegawaian.

g. Kepegawaian menginputkan SK

pensiun dosen ke dalam sistem dan

disimpan di database

h. Bagian kepegawaian membrikan

SK pensiun ke dosen yang

bersangkutan

DOSEN

Membuat

data dosen

yang akan

pensiun

Daftar dosen yang

akan pensiun

Memberikan

surat

pemberitahuan

agar mengajukan

permohonan

pensiun

Membuat

surat

permohonan

pensiun

Berkas surat

permohonan

pensiun

Mengecek

kelengkapan

berkas

Berkas sudah

lengkap ?

Berkas pengajuan

pensiun

Memerikasa

berkas

pensiun

dosen

SK pensiun dosen

SK pensiun dosen

dimasukkan dalam

sistem

File data

pensiun dosen

Surat keputusan

pensiun dosen

Y

selesai

Memberikan

SK pensiun

Mengemba

likan

berkas

N

Gambar 3.62 SOP Pensiun Dosen

136

3.3.1.16 SOP Pensiun Pegawai

DEKAN KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai a. Bagian kepegawaian membuat data

pegawai yang akan pensiun

b. Bagian kepegawaian memberikan

surat pemberitahuan agar pegawai

yang bersangkutan mengajukan

permohonan pensiun

c. Pegawai membuat surat

permohonan pensiun dan menyerakan

ke bagian kepegawaian

d. Bagian kepegawaian mengecek

kelengkapan berkas permohonan

pensiun, jika sudah lengkap maka

akan diajukan ke dekan, jika belum

lengkap maka akan dikembalikan ke

pegawai

e. Dekan memeriksa berkas

permohonan pensiun, dan memeberi

kebijakan pensiun. Jika layak pensiun,

maka dekan akan memberikan surat

keputusan pensiun

f. Dekan menyerahkan SK pensiun

pegawai ke kepegawaian.

g. Kepegawaian menginputkan SK

pensiun pegawai ke dalam sistem dan

disimpan di database

h. Bagian kepegawaian memberikan

SK pensiun ke pegawai yang

bersangkutan

PEGAWAI

Membuat data

pegawai yang

akan pensiun

Daftar pegawai yang

akan pensiun

Memberikan surat

pemberitahuan agar

mengajukan

permohonan

pensiun

Membuat surat

permohonan

pensiun

Berkas surat

permohonan pensiun

Mengecek

kelengkapan

berkas

Berkas sudah

lengkap ?

Berkas pengajuan

pensiun

Memerikasa

berkas

pensiun

pegawai

SK pensiun pegawai

SK pensiun pegawai

dimasukkan dalam

sistem

File data

pensiun

pegawai

Surat keputusan

pensiun pegawai

Y

selesai

Memberikan

SK pensiun

Mengembali

kan berkasN

Gambar 3.63 SOP Pensiun Pegawai

137

3.3.1.17 SOP Pindah Department

REKTORAT KEPEGAWAIAN KETERANGAN

mulai

A. Rektorat membuat SK pindah

department, lalu memberikan SK

pindah department ke bagian

kepegawaian Fakultas Teknik

B. Bagian Kepegawaian memproses

pegawai yang akan pindah department

C. Bagian kepegawaian memberikan

surat pemberitahuan kepada pegawai

agar mengisi berkas pindah

department

D. Pegawai membuat surat pengajuan

pindah department

E. Pegawai menyerahkan berkas

pengajuan pindah department ke

bagian kepegawaian

F. Bagian kepegawaian memeriksa

kelengkapan berkas pegawai

G. Jika berkas tidak lengkap, maka

berkas akan dikembalikan ke

pegawai, jika sudah lengkap maka

berkas akan diproses ke dalam sistem

H. Data SK pindah department

dimasukkan dalam sistem dan

menyimpan dalam database

PEGAWAI

SK Pindah

Department

SK pindah

department

Memproses

pegawai yg

akan pindah

department

Membuat

pengajuan

pindah

department

Menyerahkan

berkas

pengajuan

pindah

department

Memeriksa

kelengkapan berkas ?

Memberikan

surat

pemberitahuan

agar mengisi

berkas pindah

department

Mengembali

kan berkasN

Berkas pengajuan

pindah department

Y

Menginputkan SK

pindah department

dalam sistem

File data

pindah

department

SK pindah

department

selesai

Gambar 3.64 SOP Pindah Department

138

3.3.2 Hierarki Chart Subsistem Kepegawaian

0

Kepegawaian

1.0

Penerimaan

Kepegawaian

2.0

Absensi

3.0

Penilaian Dosen

4.0

Penggajian

5.0

Mutasi

6.0

Laporan

Kepegawaian

1.1

Penerimaan

Dosen

1.2

Penerimaan

Pegawai

2.1

Proses Absensi

2.2

Proses Lembur

4.1

Proses THR

4.2

Penggajian

5.1

Kenaikan

Pangkat

5.2

Penurunan

Pangkat

5.3

Pensiun

1.1.1 p

Penginputan

data dosen

1.1.2 p

Update data

dosen

1.1.3 p

Hapus data

dosen

1.2.1 p

Penginputan

data pegawai

1.2.2 p

Update data

pegawai

1.2.3 p

Hapus data

pegawai

2.1.1 p

Penginputan

absensi

2.1.2 p

Update

Absensi

2.1.3 p

Hapus

Absensi

4.1.1 p

Penginputan

THR

4.1.2 p

Update THR

4.1.3 p

Hapus THR

4.2.1 p

Penginputan

Gaji

4.2.2 p

Update Gaji

4.2.3 p

Hapus Gaji

3.1 p

Insert Penilaian

3.2 p

Update

Penilaian

3.3 p

Delete Penilaian

2.3

Proses Cuti

2.4

Rekap Absensi

2.2.1 p

Penginputan

lembur

2.2.2 p

Update

lembur

2.2.3 p

Hapus

Lembur

2.3.1 p

Penginputan

cuti

2.3.2 p

Update cuti

2.3.3 p

Hapus cuti

2.4.1 p

Penginputan

rekap absensi

2.4.2 p

Update rekap

absensi

2.4.3 p

Hapus rekap

absensi

5.1.1 p

Penginputan

Kenaikan

Pangkat

5.1.2 p

Update

Kenaikan

Pangkat

5.1.3

Hapus

Kenaikan

Pangkat

5.3.1 p

Penginputan

Pensiun

5.3.2 p

Update

Pensiun

5.3.3 p

Hapus Pensiun

5.2.1 p

Penginputan

Penurunan

Pangkat

5.2.2 p

Update

Penurunan

Pangkat

5.2.3 p

Hapus

Penurunan

Pangkat

Level 0

Level 1

Level 2

1.3

Laporan

Penerimaan

Pegawai

2.7

Laporan

Absensi

4.3

Laporan

Penggajian

5.4

Laporan Mutasi

1.1.4 p

Search data

dosen

1.2.4 p

Search data

pegawai

2.1.4 p

Search absensi

2.4.4 p

Search rekap

absensi

2.2.4 p

Search lembur

2.3.4 p

Search cuti

4.1.4 p

Search THR

4.2.4 p

Search

penggajian

5.3.4 p

Search pensiun

5.4

Pindah

Department

5.4.1 P

Penginputan

Pensiun

5.4.2 P

Update

Pensiun

5.4.3 P

Hapus Pensiun

5.4.4 P

Search pensiun

2.5

Pelanggaran

2.6

Jadwal Kerja

2.5.1 P

Penginputan

pelanggaran

2.5.2 P

Update

pelanggaran

2.5.3 P

Hapus

pelanggaran

2.5.4 P

Search

pelanggaran

2.6.1 P

Penginputan

jadwal kerja

2.6.2 P

Update jadwal

kerja

2.6.3 P

Hapus jadwal

kerja

2.6.4 P

Search jadwal

kerja

Gambar 3.65 Hierarki Chart Subsistem Kepegawaian

139

3.3.3 Diagram Konteks Subsistem Kepegawaian

Pada diagram konteks subsistem kepegawaian ada 9 (Sembilan) entitas,

diantaranya yaitu jurusan, dosen, pegawai, litbang, BKN, dekan, rektorat, kepala

kepegawaian dan PD II. Berikut merupakan bentuk diagram konteks subsistem

kepegawaian.

0

Kepegawaian

Jurusan

Dosen

Pegawai

Litbang

BKN

Dekan

Rektorat

PD II

I

J

E

K

D

*****

****

P

O Q

Data pengajuan kenaikan

pangkat,pengajuan cuti,

pengajuan pensiun, data

absensi

Data pengajuan kenaikan

Pangkat,pengajuan cuti,

pengajuan pensiun,

SK Kenaikan pangkat,

penurunan pangkat

pensiun, cuti, pindah

department

SK Kenaikan pangkat,

penurunan pangkat

pensiun, cuti

SK kenaikan

Pangkat, penurunan

pangkat, pensiun, cuti

SK pindah

department

Laporan kepegawaian

Data penilaian &

pengembangan dosen

Data absen, lembur,

pelanggaran dosen

Data Pegawai, dosen

Data pengajuan pangkat,

pensiun, cuti

Kepala

Kepegawaian

RData jadwal kerja

Gambar 3.66 Diagram Konteks Subsistem Kepegawaian

140

3.3.4 DFD Level 0 Subsistem Kepegawaian

Pada dfd level 0 subsistem kepegawaian ada beberapa 6 modul utama,

yaitu modul penerimaan kepegawaian, modul absensi, modul penilaian dosen,

modul penggajian, modul mutasi kepegawaian dan modul laporan. Pada level 0

ini berisi entitas dan penyimpanan data secara keseluruhan yang akan

digunakan. Berikut merupakan bentuk dfd level 0 subsistem kepegawaian.

1.0

Penerimaan

Kepegawaian

BKN

Jurusan

Pegawai

Litbang

Rektorat

PD II

2.0

Absensi

3.0

Penilaian Dosen

4.0

Penggajian

5.0

Mutasi

Kepegawaian

6.0

Laporan

tb_dosenD5

tb_pegawaiD8

tb_absensiD20

tb_dosenD5

Dosen

Pegawai

Dosen

Pegawai

tb_dosenD5

tb_pegawaiD8

E

I

J

J

D

****

*****

****

P

O

P

P

Q

Data slip gaji

pegawai

Data slip

gaji dosen

Data dosen

Data pegawai

SK pindah department

SK kenaikan pangkat,

penurunan pangkat, pensiun

SK kenaikan pangkat,

penurunan pangkat, pensiun

Data dosen,pegawai

Data absensi,lembur dosen

Data absensi, lembur,

pengajuan cuti

pegawai

Data Penilaian dan

pengembangan dosen

Laporan kepegawaian

Data dosen

Data pegawai

Data absensi

Data ab

sensi

Data

Penilaian dosen

Dosen

J

****

Data pengajuan cuti

SK cuti

Tb_cutiD21Data cuti

Tb_penggajianD6Data gaji

tb_dosenD5

tb_pegawaiD8

tb_pensiunD24

Data dosen

Data pegawai

Data pensiun

Data mutasi

Data penerimaan pegawai

Data absensi

Data penilaian dosen

Data penggajian

Tb_lemburD25Data lembur

SK cuti

tb_pelanggaranD19

Tb_jadwal_kerjaD32

Dekan

K Kebijakan SK kenaikan

pangkat, pensiun, cuti

Data pengajuan pensiun, cuti,

kenaikan pangkat

Pengajuan kenaikan

pangkat, pensiun, cuti

Pengajuan kenaikan pangkat,

pensiun cuti

Gambar 3.67 Level 0 Subsistem Kepegawaian

141

3.3.5 DFD Level 1 Susbsistem Kepegawaian

Dari modul-modul yang ada pada level 0 subsistem kepegawaian,

dibentuk menjadi lebih rinci pada level 1. Berikut merupakan bentuk-bentuk level

1 subsistem kepegawaian.

3.3.5.1 Level 1 Penerimaan Kepegawaian

Level 1 penerimaan kepegawaian ini terdiri dari 3 modul, yaitu

penerimaan dosen, penerimaan pegawai, dan masuk pada modul laporan.

Berikut merupakan bentuk level 1 penerimaan kepegawaian.

1.1

Penerimaan

Pegawai

BKN

1.2

Penerimaan

Dosen

tb_dosenD5

tb_pegawaiD8

E

Data diri pegawai

Data diri dosen

1.3

Laporan

Penerimaan

pegawai

Data pegawai

Data dosen

Gambar 3.68 Level 1 Penerimaan Kepegawaian

142

3.3.5.2 Level 1 Absensi

Level 1 absensi ini meliputi proses absensi dosen dan pegawai, proses

lembur dosen dan pegawai, proses cuti dosen dan pegawai, rekap absensi dan

laporan. Berikut merupakan bentuk level 1 absensi.

Jurusan2.1

Proses Absensi

Pegawai

2.2

Proses Lembur

2.4

Rekap Absensitb_absensiD20

I

****

P

Data absensi

dosen

Data absensi

Pegawai

Jurusan

Pegawai

I

****

P

Data lembur

dosen

Data lembur

pegawai

2.3

Proses CutiDosen

Dekan

J

K

****

Data Pengajuan

cuti

Data Pengajuan cuti

Data pengajuan cuti

dosen, pegawai

Kebijakan cuti

SK cuti

SK cuti

Data ab

sensi

Tb_cutiD21Data cuti

Data rekap

absensi

tb_absensiD20

Data

absensi

Tb_lemburD25Data

lembur

2.7

Laporan absensi

Data cutiData lembur

Data absensi

2.5

Pelanggaran

2.6

Jadwal Kerja

Jurusan

Pegawai

I

****

P

Data pelanggaran dosen

Data pelanggaran

pegawai

Peringatan pelanggaran

Peringatan pelanggaran

Dosen

J

****

tb_pelanggaranD19

Data

pelanggaran

Kepala

Kepegawaian

RData jadwal kerja

Dosen

J

****

Informasi jadwal kerja

Informasi jadwal

kerja

tb_jadwal_kerjaD32

Data jadwal

kerja

Data rekap absensiData pelanggaran

Data jadwal kerja

Kebijakan

penyetujuan jadwal

kerja

Gambar 3.69 Level 1 Absensi

143

3.3.5.3 Level 1 Penilaian Dosen

Level1 penilaian dosen ini berisi modul penginputan, update dan hapus

data penilaian dosen, dengan 1 entitas litbang. Berikut bentuk level 1 penilaian

dosen.

3.1 P

Penginputan

data penilaian

Litbang tb_dosenD5

3.2 P

Update data

penilaian

3.3 P

Hapus data

penilaian

O

Data penilaian

dosen

Data perubahan

Penilaian dosen

Data hapus

Penilaian dosen

Data penilaian

dosen

3.4 P

Search data

penilaian

Data penilaian dosen

Data penilaian

dosen

Data penilaian dosen

Data penilaian dosen

Data penilaian

dosen

Data penilaian dosen

Data penilaian

dosen

Gambar 3.70 Level 1 Penilaian Dosen

3.3.5.4 Level 1 Penggajian

Level 1 penggajian terdiri dari 3 modul yaitu modul THR, penggajian dan

laporan penggajian. Bentuk level 1 penggajian adalah seperti gambar berikut.

4.2

PenggajianPegawai

tb_dosenD5

tb_pegawaiD8P Data slip gaji

pegawai

Data slip gaji

dosen

Data dosen

Data pegawai

Dosen

J

****

4.1

THRDekan

K Data jumlah THR

dosen, pegawai

Tb_penggajianD6Data gaji

4.3

Laporan

Penggajian

tb_jabatanD22Data gaji

Data

penggajianTb_lemburD25

Data THR

Data lembur

Gambar 3.71 Level 1 Penggajian

144

3.3.5.5 Level 1 Mutasi

Level 1 mutasi ini terdiri dari 5 proses yaitu kenaikan pangkat, penurunan

pangkat, pensiun, pindah department dan laporan.

5.3

Pensiun

5.2

Penurunan

Pangkat

5.1

Kenaikan

Pangkat

Dekan

Pegawai

P

DosenJ

DosenJ

***

Data kenaikan pangkat

SK kenaikan

pangkat dosen

Data pengajuan

kenaikan pangkat

SK kenaikan pangkat

pegawai

Data pengajuan kenaikan

pangkat

Data penurunan pangkat

SK penurunan

pangkat

Data diri penurunan

pangkat

Pegawai

P

Pegawai

PSK penurunan pangkat

Data diri penurunan

pangkat

SK pensiun

Data pengajuan

pensiun

Dekankebijakan pensiun

pegawai,dosen

Data pengajuan pensiun

pegawai,dosen

K

K

DosenJ

***Data pengajuan pensiun

SK pensiun

tb_dosenD5

Data kenaikan

pangkat

tb_absensiD3Data absensi

Data pegawai, dosen yg berhak

naik pangkat

tb_pegawaiD8

Data dosenData kenaikan

pangkat

Data pegawai

tb_pensiunD24

Data pensiun

tb_dosenD5Data kenaikan

pangkat

5.4

Pindah

Department

Dekan

K

Kebijakan pensiun

Pengajuan pensiun pegawai

Rektorat

D

Pegawai

P

SK pindah department

SK pindah department

Data pengajuan

pindah department

tb_pegawaiD8Data pegawai

5.5

Laporan Mutasi

Data pindah department

Data pensiun

Data penurunan pangkat

Data kenaikan pangkat

Gambar 3.72 Level 1 Mutasi

145

3.3.6 DFD Level 2 Subsistem Kepegawaian

Dari modul-modul yang ada pada level 1 subsistem kepegawaian, dibentuk

menjadi lebih rinci pada level 2. Berikut merupakan bentuk-bentuk level 2

subsistem kepegawaian.

3.3.6.1 Level 2 Penerimaan Dosen

Berikut merupakan bentuk level 2 penerimaan dosen. Terdiri dari proses

penginputan, update, penghapusan dan pencarian data dosen.

1.1.2 P

Update data

dosen

BKN tb_dosenD5

1.1.1 P

Penginputan

data dosen

1.1.3 P

Hapus data

dosen

E

Data penerimaan

dosen

Data perubahan

Penerimaan dosen

Data penghapusan

Penerimaan dosen

Data dosen

1.1.4 P

Search data

dosen

Data dosen

Data dosen

Data dosen

Data dosen

Data dosen

Data dosen

Data dosen

Gambar 3.73 Level 2 Penerimaan Dosen

3.3.6.2 Level 2 Penerimaan Pegawai

Berikut merupakan bentuk level 2 penerimaan pegawai. Terdiri dari proses

penginputan, update, penghapusan dan pencarian data pegawai.

1.2.2 P

Update data

pegawai

BKN tb_pegawaiD8

1.2.1 P

Penginputan

data pegawai

1.2.3 P

Hapus data

pegawai

E

Data penerimaan

pegawai

Data perubahan

Penerimaan pegawai

Data penghapusan

Penerimaan pegawai

Data pegawai

Data pegawai

Data pegawai

1.2.4 P

Search data

pegawai

Data pegawai

Data pegawai

Data pegawai

Data pegawai

Data pegawai

Gambar 3.74 Level 2 Penerimaan Pegawai

146

3.3.6.3 Level 2 Proses Absensi

Berikut merupakan bentuk level 2 absensi. Terdiri dari proses

penginputan, update, penghapusan dan pencarian data absensi.

2.1.2 P

Update absensi

Jurusan

tb_absensiD20

2.1.1 P

Penginputan

absensi

2.1.3 P

Hapus absensi

I

****

*

Data absen dosen

Pegawai

P

Data absen

pegawai

Data perubahan

absen

Data penghapusan

absen

Data absensi

2.1.4 P

Search absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Gambar 3.75 Level 2 Proses Absensi

3.3.6.4 Level 2 Proses Lembur

Level 2 proses lembur terdiri dari proses penginputan, update,

penghapusan dan pencarian data lembur. Berikut merupakan bentuk level 2 proses

lembur.

2.2.2 P

Update data

Jurusan

tb_lemburD25

2.2.1 P

Penginputan

data lembur

2.2.3 P

Hapus data

lembur

I

*****

Data lembur dosen

Pegawai

P

Data lembur

pegawai

Data perubahan

lembur

Data penghapusan

lembur

Data lembur

2.2. 4 P

Search data

lembur

Data lembur

Data lembur

Data lembur

Data lembur

Data lembur

Data lembur

Gambar 3.76 Level 2 Proses Lembur

147

3.3.6.5 Level 2 Proses Cuti

Level 2 proses cuti terdiri dari proses penginputan, update, penghapusan

dan pencarian data cuti. Berikut merupakan bentuk level 2 proses cuti.

2.3.2 P

Update data cuti

Dekantb_cutiD21

2.3.1 P

Penginputan

data cuti

2.3.3 P

Hapus data cuti

K

Data SK cuti dosen,

pegawai

Data perubahan

SKCuti dosen, pegawai

Data penghapusan

SK Cuti dosen,pegawai

Data Cuti

Data Cuti

Data Cuti

2.3.4 P

Search data cuti

Data Cuti

Data Cuti

Data Cuti

Data Cuti

Data Cuti

Gambar 3.77 Level 2 Proses Cuti

3.3.6.6 Level 2 Rekap Absensi

Level 2 proses rekap absensi terdiri dari proses penginputan, update,

penghapusan dan pencarian data rekap absensi. Berikut merupakan bentuk level 2

rekap absensi.

2.4.2 P

Update rekap

absensi

Jurusan

tb_absensiD20

2.4.1 P

Penginputan

rekap absensi

2.4.3 P

Hapus rekap

absensi

I

****

*

Data absen dosen

Pegawai

P

Data absen

pegawai

Data perubahan

absen

Data penghapusan

absen

Data absensi

2.4.4 P

Search rekap

absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Data absensi

Gambar 3.78 Level 2 Rekap Absensi

148

3.3.6.7 Level 2 Pelanggaran

Level 2 proses pelanggaran terdiri dari proses penginputan, update,

penghapusan dan pencarian data pelaggaran. Berikut merupakan bentuk level 2

pelanggaran.

2.5.2 P

Update rekap

pelanggaran

Jurusan

Tb_pelanggaranD19

2.5.1 P

Penginputan

pelanggaran

2.5.3 P

Hapus

pelanggaran

I

*****

Data pelanggaran

dosen

Pegawai

P

Data

pelanggaran

pegawai

Data perubahan

pelanggaran

Data penghapusan

pelanggaran

Data pelanggaran

2.5.6 P

Search

pelanggaran

Data pelanggaran

Data pelanggaran

Data pelanggaran

Data pelanggaran

Data pelanggaran

Data

pelanggaran

Gambar 3.79 Level 2 Pelanggaran

3.3.6.8 Level 2 Jadwal Kerja

Level 2 jadwal kerja terdiri dari proses penginputan, update, penghapusan

dan pencarian data jadwal kerja. Berikut merupakan bentuk level 2 proses jadwal

kerja.

2.6.2 P

Update jadwal

kerja

tb_jadwal_kerjaD32

2.6.1 P

Penginputan

jadwal kerja

2.6.3 P

Hapus jadwal

kerja

Data jadwal kerja

2.6.4 P

Search jadwal

kerja

Data jadwal kerja

Data jadwal kerja

Data jadwal kerja

Data jadwal kerja

Data jadwal kerja

Data jadwal

kerja

Kepala

Kepegawaian

R

Data jadwal kerja

Data perubahan

jadwal kerja

Data penghapusan

jadwal kerja

Gambar 3.80 Level 2 Jadwal Kerja

149

3.3.6.9 Level 2 Proses THR

Level 2 proses THR terdiri dari proses penginputan, update, dan

penghapusan data THR. Berikut merupakan bentuk level 2 proses THR.

4.1.2 P

Update THRDekan

4.1.1 P

Penginputan

THR

4.1.3 P

Hapus THR

K

Data THR

Data perubahan

THR

Data penghapusan

THR

Data THR

Data THR

Data THR

Tb_penggajianD6

Gambar 3.81 Level 2 Proses THR

3.3.6.10 Level 2 Penggajian

Level 2 proses penggajian terdiri dari proses penginputan, update,

penghapusan dan pencarian data penggajian. Berikut merupakan bentuk level 2

proses penggajian.

4.2.2 P

Update gajiDekan

4.2.1 P

Penginputan

gaji

4.2.2 P

Hapus

penggajian

K

Data Gaji

Data gaji

Data gaji

Data gaji

Data gaji

Data gaji

Tb_penggajianD6

4.2.4 P

Search

penggajianData gaji

Data gaji

Data gaji

Data gaji

Data gaji

Gambar 3.82 Level 2 Penggajian

150

3.3.6.11 Level 2 Kenaikan Pangkat

Level 2 proses kenaikan pangkat terdiri dari proses penginputan, update,

dan penghapusan data kenaikan pangkat. Berikut merupakan bentuk level 2 proses

kenaikan pangkat.

5.1.2 P

Update data

kenaikan

pangkat

Dekan tb_dosenD5

5.1.1 P

Penginputan

kenaikan

pangkat

5.1.3 P

Delete data

kenaikan

pangkat

K

Data penghapusan

SK kenaikan

pangkat dosen, pegawai

Data perubahan

SK kenaikan

pangkat dosen, pegawai

SK kenaikan pangkat

dosen, pegawai

Data kenaikan

pangkat

tb_pegawaiD8Data kenaikan

pangkat

Da

ta k

en

aik

an

pa

ng

ka

t

Gambar 3.83 Level 2 Kenaikan Pangkat

3.3.6.12 Level 2 Penurunan Pangkat

Level 2 proses penurunan pangkat terdiri dari proses penginputan,

update, dan penghapusan data penurunan pangkat. Berikut merupakan bentuk

level 2 proses kenaikan pangkat.

5.2.2 P

Update

penurunan

pangkat

Dekan tb_dosenD5

5.2.1 P

Penginputan

penurunan

pangkat

5.2.3 P

Hapus

penurunan

pangkat

K

Data penghapusan

SK penurunan

pangkat dosen, pegawai

Data perubahan

SK penurunan

pangkat dosen, pegawai

SK penurunan pangkat

dosen, pegawai

Data

penurunan

pangkat

tb_pegawaiD8Data penurunan

pangkat

Data penurunan

pangkat

Gambar 3.84 Level 2 Penurunan Pangkat

151

3.3.6.13 Level 2 Pensiun

Level 2 proses pensiun terdiri dari proses penginputan, update,

penghapusan dan pencarian data pensiun. Berikut merupakan bentuk level 2

proses pensiun.

5.3.2 P

Update data

pensiun

Dekan Tb_pensiunD24

5.3.1 P

Penginputan

data pensiun

5.3.3 P

Hapus data

pensiun

K

Data SK Pensiun

dosen,pegawai

Data perubahan

SK Pensiun

dosen,pegawai

Data penghapusan

SK Pensiun

dosen,pegawai

Data Pensiun dosen,

pegawai

Data Pensiun dosen,

pegawai

Data Pensiun

dosen, pegawai

5.3.4 P

Search data

pensiun

Data Pensiun dosen,

pegawai

Data Pensiun dosen,

pegawai

Data Pensiun dosen,

pegawai

Data Pensiun dosen,

pegawai

Data Pensiun dosen,

pegawai

Gambar 3.85 Level 2 Pensiun

3.3.6.14 Level 2 Pindah Department

Level 2 proses pindah department terdiri dari proses penginputan,

update, penghapusan dan pencarian data pindah department. Berikut merupakan

bentuk level 2 proses pindah department

.

5.4.1 P

Penginputan

pindah

department

Rektorat Tb_pegawaiD8

5.4.2 P

Update data

5.4.3 P

Hapus data

D

SK pindah department

Data perubahan SK

pindah department

Data penghapusan SK

pindah department

5.4.4 P

Search data

Data pindah

department

Data pindah

department

Data pindah

department

Data pindah

department

Data pindah

department

Data pindah

department

Data pindah

department

Data pindah

department

Gambar 3.86 Level 2 Pindah Department

152

3.3.7 Desain I/O Subsistem Kepegawaian

3.3.7.1 Desain Form Home Penginputan Data Baru

Bentuk desain form input data dosen dan pegawai baru adalah seperti pada

gambar berikut ini. Terdapat 2 pilihan untuk menambahkan data pegawai baru dan

dosen baru.

Gambar 3.87 Desain Form Home Penginputan Data Baru

3.3.7.2 Desain I/O Data Dosen

Bentuk desain form input data dosen adalah seperti pada gambar berikut

ini. Hasil dari penginputan ini, nantinya akan disimpan di tabel dosen.

Gambar 3.88 Desain I/O Data Dosen

153

3.3.7.3 Desain I/O Data Pegawai

Bentuk desain form input data pegawai adalah seperti pada gambar berikut

ini. Hasil dari penginputan ini nantinya disimpan di tabel pegawai.

Gambar 3.89 Desain I/O Data Pegawai

3.3.7.4 Desain Form Home Manipulasi Data Kepegawaian

Bentuk desain form manipulasi data kepegawaian adalah seperti pada

gambar berikut ini. Ada 2 pilihan, yaitu manipulasi data pegawai dan dosen.

Gambar 3.90 Desain Form Home Manipulasi Data

154

3.3.7.5 Desain Form Manipulasi Data Dosen

Data dosen yang sudah ada, dapat diperbaharui dengan menu ini. Bentuk

desain form manipulasi data dosen adalah seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 3.91 Desain Form manipulasi data dosen

3.3.7.6 Desain Form Manipulasi Data Pegawai

Bentuk desain form manipulasi data pegawai adalah seperti pada gambar

berikut ini.

Gambar 3.92 Desain Form manipulasi data pegawai

155

3.3.7.7 Desain Form Pencarian Data Kepegawaian

Bentuk desain form pencarian data kepegawaian adalah seperti pada

gambar berikut ini. Pada form terdapat penginputan nama, nip dan status. status

merupakan status kepegawaian, apakah dia pegawai atau dosen. Setelah data yang

dicari ditemukan, maka akan ditampilkan pada output : nama, NIP, Jenis kelamin,

alamat.

Gambar 3.93 Desain Form pencarian data pegawai dan dosen

3.3.7.8 Desain I/O Rekap Absensi

Bentuk desain form input rekap absensi adalah seperti pada gambar

berikut ini.

Gambar 3.94 Desain I/O RekapAbsensi

156

3.3.7.9 Desain I/O Pelanggaran

Bentuk desain form input pelanggaran adalah seperti pada gambar

berikut ini. Pada form terdapat penginputan nama, nip, status dan jenis

pelanggaran. status merupakan status kepegawaian, apakah dia pegawai atau

dosen.

Gambar 3.95 Desain I/O Pelanggaran

3.3.7.10 Desain Form Pencarian Pelanggaran

Bentuk desain form pencarian pelanggaran adalah seperti pada

gambar berikut ini. Pada form terdapat penginputan nama, nip dan status. status

merupakan status kepegawaian, apakah dia pegawai atau dosen.

Gambar 3.96 Desain Form pencarian pelanggaran yang dilakukan dosen/pegawai

157

3.3.7.11 Desain I/O Penggajian

Bentuk desain form input penggajian adalah seperti pada gambar

berikut ini.

Gambar 3.97 Desain I/O Penggajian

3.3.7.12 Desain I/O Kenaikan Pangkat

Bentuk desain form input kenaikan pangkat adalah seperti pada

gambar berikut ini.

Gambar 3.98 Desain I/O Kenaikan Pangkat

158

3.3.7.13 Desain I/O Penurunan Pangkat

Bentuk desain form input penurunan pangkat adalah seperti pada

gambar berikut ini.

Gambar 3.99 Desain I/O Penurunan Pangkat

3.3.7.14 Desain I/O Pensiun

Bentuk desain form penginputan data pensiun adalah seperti pada gambar

berikut ini.

Gambar 3.100 Desain I/O Pensiun

159

3.3.7.15 Desain Form Pencarian Pensiun

Bentuk desain form pencarian data pensiun adalah seperti pada gambar

berikut ini.

Gambar 3.101 Desain Form Pencarian Pensiun

160

SUB SISTEM

AKADEMIK

Oleh :

Pratiwi Kusuma Putri (0904505040)

Hendrika Jaya (0904505042)

161

3.4 Subsistem Akademik

Subsistem Akademik merupakan subsistem yang menangani masalah

akademik seperti penerimaan mahasiswa baru, mahasiswa, registrasi KRS,

pengajar matakuliah, jadwal matakuliah dan tugas akhir

3.4.1 SOP (Standard Operating Procedure) Akademik

Merupakan satu set pedoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan

prosedur kegiatan rutin.

3.4.1.1 Alur Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses

penerimaan mahasiswa baru

Mulai

Memproses data mahasiswa

Maba menerima NIM dan

KTM

Data Mahasiswa

Selesai

Mahasiswa Akademik MIS

File mhs

mendaftar

File data

mahasiswa

Keterangan

Alur Proses :

-mulai

-Rektorat memberikan

data mahasiswa yang

diterima

-sistem memproses

daftar mahasiswa

-sistem memproses

data mahasiswa yang

terdaftar

-Akademik

mengadakan

pendaftaran kembali di

fakultas

-mahasiswa baru

menerima NIM dan

KTM

-akademik mendata

mahasiswa

-menyimpan dalam

data mahasiswa

-selesai

Manual Pembeian

data mahasiswa ke

fakultas

Rektorat

Pendaftaran kembali

mahasiswa baru

Gambar 3.100 Alur Proses Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru yang direncanakan

162

3.4.1.2 Alur Proses Jadwal kuliah

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses jadwal

kuliah

Manual

pengiriman

surat edaran

Alur proses :

-mulai

-akademik mengirim surat

edaran ke jurusan

-jurusan menerima surat

edaran

- dosen memberikan beban

pengajar

-jurusan membuat beban

pengajar

-akademik menyusun draft

jadwal kuliah

-apabila perlu di koreksi

kembali meyusun draft

jadwal

-jika tidak

mendistribususikan ke

jurusan

-jadwal matakuliah di

proses oleh sistem

-kemudian akademik

memperbanyak jadwal

matakuliah

-akademik

mendistribusikan jadwal

yang telah fix ke jurusan

-jurusan mendistribusikan

kepada mahasiswa baru,

mahasiswa, dan dosen

-selesai

Manual

menerima

surat edaran

Manual

menginfokan

beban jadwal

Manual

pembuatan

beban

pengajar

Mulai

Manual

penyusunan

draft

perkuliahan

Mendistribusikan draft

jadwal perkuliahan ke

jurusan untuk dikoreksi

Perlu

Koreksi?

Memperbanyak

jadwal kuliah

Mendistribusikan

ke jurusan

Selesai

Tidak

Ya

Memproses data mahasiswa

File mhs

mendaftar

Memperbanyak

jadwal kuliah

KeteranganMISAkademikJurusanDosenMahasiswa BaruMahasiswa

Jadwal matakuliahJadwal matakuliahJadwal matakuliah

Gambar 3.101 Alur Proses Sistem Jadwal Kuliah yang direncanaka

163

3.4.1.3 Alur Proses Matakuliah

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses

matakuliah

Jurusan Akademik MIS

Mulai

Memproses mata kuliah

Selesai

File data

matakuliah

Data matakuliah

Manual proses

matakuliah

Daftar mata kuliah

Keterangan

Alur proses :

-mulai

-akademik

menginputkan data

matakuliah dari

matakuliah yang di

proses jurusan

- akademik

memproses

matakuliah

-file tersimpan dalam

sistem

-akademik membuat

daftar matakuliah

-selesai

Gambar 3.102 Alur Proses Sistem Matakuliah yang direncanakan

3.4.1.4 Alur Proses Mahasiswa

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses

mahasiswa

Akademik MIS Keterangan

Alur Proses :

-mulai

-sistem memproses / edit

data mahasiswa

-file di simpan di data

mahasiswa dalam sistem

-akademik menyimpan

dokumen daftar mahasiswa

-sistem menyimpan daftar

mahasiswa dalam dokumen

-selesai

Mulai

Memproses/edit data

mahasiswa

Selesai

Daftar mahasiswa

File data

mahasiswa

Daftar mahasiswa

Gambar 3.103 Alur Proses Sistem Mahasiswa yang direncanakan

164

3.4.1.5 Alur Proses Pengajar

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses

pengajar

Akademik MIS

Mulai

Memproses/edit data dosen

Selesai

Daftar dosen

File data dosen

Daftar dosen

Keterangan

Alur proses

-mulai

-sistem memproses / edit

data dosen

-file di simpan di data dosen

dalam sistem

-akademik menyimpan

dokumen daftar dosen

-sistem menyimpan daftar

dosen dalam dokumen

-selesai

Gambar 3.104 Alur Proses Sistem Dosen yang direncanakan

3.4.1.6 Alur Proses Penilaian

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses

penilaian

Mulai

Memberikan jadwal

ujian

Rekap data nilai

Memproses data nilai

Selesai

Mahasiswa Akademik MIS

File Nilai

Penilaian hasil ujian Ujian Akhir Semester

Penginputan data nilai

Dosen Keterangan

-mulai

-akademik memberikan

jadwal ujian

-mahasiswa melakukan

ujian akhir semester

-dosen melakukan

penilaian hasil ujian

-dosen menginputkan

data nilai

- sistem memproses

data nilai

-data nilai disimpan di

dalam database

-akademik melakukan

rekap data nilai

-selesai

Gambar 3.105 Alur Proses Sistem Penilaian yang direncanakan

165

3.4.1.7 Alur Proses KRS

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses KRS

Memproses data KRS

Selesai

Penginputan data KRS

Manual form

perencanaan KRS

Manual pemberian

form perencanaan

KRS

File KRS

Mulai

Rekap data KRS

semester

Pengesahaan KRS

oleh pembimbing

akademik

Dosen Mahasiswa Akademik MIS Keterangan

-mulai

-akademik memberikan

form perencanaan

KRS

-mahasiswa negisi

form perencanaan

KRS

-form di sahkan oleh

dosen pembimbing

akademik

-mahasiswa

menginputkan data

KRS

-Data KRS di proses

oleh sistem

-sistem menyimpan

data KRS

-rekap data KRS

semester di akademik

-selesai

Gambar 3.106 Alur Proses Sistem KRS yang direncanakan

166

3.4.1.8 Alur Proses Tugas Akhir

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses Tugas

Akhir

Jurusan Dosen MISmahasiswa

Mulai

Memilih dosen

pembimbing

Menungaskan dosen

pembimbing/

membuat surat tugas

SK Pembimbing

Mengambil surat

tugas/SK dan

memberikan kepada

pembimbing

Mengajukan judul

tugas akhir ke

pembimbing utama

Apakah judul

TA disetujui

Membuat proposal TA

Proposal TAMenyerahkan

proposal ke jurusan

Registrasi proposal

Apakah proposal

disetujui?

Apakah setuju

untuk diujikan?

Ujian tugas akhir

Melakukan proses

bimbingan tugas

akhir

Apakah lulus

ya

Mengikuti yudisium

Selesai

File data TA

Proses input data

TA

ya

tidak

tidak

ya

tidak

ya

Alur Proses :

· mulai

· Mahasiswa memilih

dosen pembimbing,

kemudian jurusan

menugaskan dosen

pembimbing/membuat

surat tugas

· Mahasiswa mengambil

surat tugas/SK dan

memberikannya kepada

dosen pembimbing

· Mahasiswa memberikan

SK Pembimbing ke

dosen,

· Mahasiswa mengajukan

judul tugas akhir ke

pembimbing utama

· Jika judul TA disetujui,

maka dilanjutkan dengan

membuat proposal TA,

· Jika judul TA tidak

disetujui, maka kembali

mengajukan judul tugas

akhir ke pembimbing

utama

· -mahasiswa menyerahkan

proposal ke jurusan

· Registrasi proposal

· jika proposal TA

disetujui, maka

dilanjutkan dengan

melakukan bimbingan TA

Jika proposal TA tidak

disetujui, maka kembali

membuat proposal TA

· jika dosen menyetujui

untuk proposal diujikan,

maka dilanjutkan dengan

ujian TA, jika tidak, maka

kembali melakukan

bimbingan TA

· Jika lulus, berhak

mengikuti yudisium,

jika tidak lulus, maka

kembali melakukan

bimbingan TA

· setelah lulus, dilakukan

proses input data TA di

jurusan, dan

penyimpanan file data TA

ke database di MIS

· mahasiswa berhak

mengikuti wisuda

· Selesai

Keterangan

Mengikuti wisuda

Gambar 3.107 Alur Proses Sistem Tugas Akhir yang direncanakan

167

3.4.1.9 Alur proses Pencatatan Surat

Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses

pencatatan surat

Akademik MIS KeteranganFront Office

Mulai

Menerima surat atau

proposal

Mengecek kembali

surat atau proposal

Manual penyerahan

surat atau proposal

disetujui

Selesai

Alur Proses :

· mulai

· Front Office menerima

surat atau proposal

· Front office mengecek

kembali surat atau

proposal

· Front office menyerahkan

proposal atau surat yang

perlu di ACC

· Akademik menerima

surat

· Akademik memeriksa

surat

· Apabila tidak memenuhi

persyaratan akan di

kembalikan ke front

office untuk di cek

kembali

· Apabila memenuhi

persyaratan di ACC oleh

akademik

· Pencatatan surat-surat

yang sudah di ACC oleh

akademik

· Data surat di proses dan

di simpan oleh sistem

· Selesai

meerima surat atau

proposal

Memeriksa surat

atau proposal

Pencatatan surat atau

proposal

Data surat

ACC surat atau

proposal

Y

T

Gambar 3.108 Alur Proses Sistem Pencatatan surat

168

3.4.2 Konteks Diagram Subsistem Akademik

Konteks diagram subsistem akademik mempunyai 6 (enam) buah entitas

luar yaitu Mahasiswa, Rektorat, Mahasiswa Baru, Dosen, Front Office dan

Jurusan.

Mahasiswa memberikan input berupa data registrasi KRS, data

mahasiswa, dan memberikan output KHS, Transkrip nilai dan penawaran

matakuliah, dan informasi jadwal kuliah. Rektorat memberikan input data

mahasiswa yang di terima, dan mendapatkan output berupa laporan akademik.

Jurusan memberikan data matakuliah, data pengajar, dan jadwal matakuliah.

Dosen memberikan input data nilai hasil ujian, data dosen dan di berikan output

informasi jadwal kuliah. Front office memberikan input berupa data surat yang di

acc. Mahasiswa baru memberikan input informasi jadwal kuliah, penawaran

matakuliah dan di berikan output berupa data registrasi.

0

Akademik

Mahasiswa

A

**

Data registrasi KRS, Data Mahasiswa

Data mahasiswa yang

diterima

Laporan akademik

Dosen

J

****

Mahasiswa

Baru

L

Rektorat

D

***

KHS, transkip nilai dan penawaran mata

kuliah, informasi jadwal kuliah

Nilai hasil ujian, data

dosen

Data registrasi

Informasi jadwal kuliah,

mata kuliah

Front office

RData surat

yang di

ACC

Informasi jadwal kuliah

Jurusan

I

*****

Data matakuliah, data

pengajar, jadwal

matakuliah perjurusan

Gambar 3.109 Konteks Diagram Subsistem Akademik

169

3.4.3 Hierarki Chart Subsistem Akademik

Berikut merupakan bentuk hierarki dari subsistem akademik

Subsistem

akademik

0

2.0

Manajemen

Jadwal

5.0

Manipulasi data

pengaar

2.1

MatakuliahJadwal

matakuliah

3.1

Registrasi KRS

3.2

Perubahan KRS

Diagram konteks

DFD level 0

2.1.1 p

Inser matakuliah

2.2

3.0

KRS

2.1.2 p

Update

matakuliah

2.1.3 p

Delete

matakuliah

7.0

Pencatatan

surat

10.0

Laporan

akademik

1.0

Penerimaan

mahasiswa baru

2.3

Pencatatan Kalender

Perkuliahan semester

2.2.1 p

Insert jadwal

2.2.2 p

Update Jadwal

2.2.3 p

Delete jadwal

4.0

Penilaian

4.1 p

Insert Nilai

4.2 p

Update Nilai

4.3 p

Delete

Nilai

6.0

Manipulasi data

mahasiswa

8.0

Tugas akhir

DFD level 1

5.1 p

Insert Pengajar

5.2 p

Update

Pengajar

5.3 p

Delete Pengajar

6.1 p

Update

mahasiswa

6.2 p

Delete

Mahasiswa

DFD level 2

4.4 p

Pembuatan

Transkrip nilai

9.0

User

2.1.4 p

Search

Matakuliah

5.4 p

Search Pengajar

6.3 p

Search

Mahasiswa

Gambar 3.110 hierarki Chart Subsistem Akademik

3.4.4 DFD Level 0 Subsistem Akademik

Berikut merupakan DFD level 0 dari subsistem akademik. Subsistem ini

mempunyai 10 (sepuluh) buat proses yaitu penerimaan mahasiswa baru,

manajemen jadwal, KRS, penilaian, manipulasi data pengajar, manipulasi data

mahasiswa, pencatatan surat, tugas akhir, user dan laporan akademik.

Proses penerimaan mahasiswa baru bertujuan untuk melakukan input data

mahasiswa baru, proses manajemen jadwal bertujuan untuk melakukan pembuatan

jadwal matakuliah semester dari matakuliah yang ada, kemudian dilakukanya

proses pembuatan kalender perkuliahan. Proses KRS merupakan proses untuk

meregistrasi KRS dan melakukan perubahan KRS. Proses penilaian merupakan

proses untuk melakukan penilaian hasil ujian dosen. Proses manipulasi data

pengajar merupakan proses untuk memanipulasi data dosen yang mengajar

matakuliah pada setiap semester Proses manipulasi data mahasiswa merupakan

proses yang dilakukan untuk mengubah atau menghapus data mahasiswa yang

ada, proses penginputan di lakukan di prose penerimaan mahasiswa baru. Proses

pencatatan surat merupakan proses yang di lakukan utuk mencatat surat yang telah

di ACC. Proses Tugas Akhir merupakan proses yang dilakukan untuk melakukan

pencatatan tugas akhir, proses pemberian informasi jadwal tugas akhir dan juga

proses pemberian informasi pembimbing dan penguji TA. Proses user merupakan

proses yang digunakan untuk penyimpanan data user baik itu mahasiswa, dosen

ataupun staff akademik. Proses laporan akademik merupakan proses yang

dilakukan untuk melakukan pelaporan dari masisng-masing proses.

125

Data matakuliah

Data mahasiswa

Data KRS

10.0

Laporan

akademik

8.0

Tugas akhir

6.0

Manipulasi

Data mahasiswa

7.0

Pencatatan

Surat

Absensi/data

mahasiswa

yang

mengiluti

matakulliah

3.0

KRS

5.0

Manipulasi

Data Pengajar

4.0

Penilaian

1.0

Penerimaan

mahasiswa baru

2.0

Manajemen

Jadwal

Mahasiswa

Baru

L

Rektorat

D

***

Data registrasi

Informasi

jadwal kuliah

Data mahasiswa

yang di terima

Data pengajar, data

matakuliah, jadwal

matakuliah

perjurusan

Data mahasiswa

Mahasiswa

A Data KRS

Penawaran matakuliah

KRS, transkip nilai

Persyaratan IPK, data

nilai

Nilai hasil ujianDosen

J

****Data dosen

Data mahasiswa

Mahasiswa

A

Front Office

RSurat yang di ACC

D14 Tb_surat

mahasiswa

A

**

Jadwal proposal TA, penentu

penguji TA, pembimbing TAD4 tb_tugas_akhir

penentu penguji TA,

pembimbing TA

Data dosen

Rektorat

D

***Laporan akademik

D13 tb_nilai

D14 tb_PA

D4 tb_PAData PA

Data dosen

D5 tb_dosen

D13 tb_nilai

D5 tb_dosen

Data nilai

Data dosen

Laporan akademik

**

**

Informasi

jadwal kuliah

Informasi

jadwal kuliah

Data mahasiswa

Data surat

Data TA

Data nilai

Data KRS

Data surat

Data mahasiswa

tb_jadwal_proposalD31

Data jadwal proposal Data jadwal proposal

Jurusan

I

*****

Kalender

akademik

Data matakuliah

Data jadwal Data jadwal

9.0

User

mahasiswa

A

**

Dosen

J

****

Data mahasiswa

Data dosen

tb_userD32Data userData user

tb_mahasiswaD1

tb_mahasiswaD1

tb_mahasiswaD1

tb_matakuliahD2

tb_matakuliahD2

tb_matakuliahD2

tb_dosenD5

tb_jadwalD30

tb_KRSD3

Gambar 3.111 DFD Level 0 Subsistem Akademik

126

3.4.5 DFD level 1 Subsistem Akademik

Berikut merupakan DFD level 1 dari masing-masing proses

3.4.5.1 DFD level 1 Manajemen Jadwal

Berikut merupakan DFD level 1 manajemen jadwal, terdapat 3 (tiga) buah

proses dalam manajemen jadwal yaitu proses matakuliah, proses jadwal

matakuliah, dan proses pencatatan kalender perkuliahan semester.

2.1

Matakuliah

2.2

Jadwal Matakuliah

Mahasiswa

A

**

D2 tb_matakuliah

D5 tb_dosen

Mahasiswa

Baru

Dosen

Informasi Jadwal Kuliah

Informasi Jadwal Kuliah

Informasi Jadwal Kuliah

Jurusan

I

*****

Data matakuliah , data pengajar

Jadwal matakuliah perjurusan

D30 tb_jadwal

Data matakuliah , data

pengajar

Rektorat

D

***

2.3

Pencatatan kalender

perkuliahan semester

Kalender AkademikD30 tb_jadwal

Jadwal

Matakuliah

D2 tb_matakuliah

D5 tb_dosen

Gambar 3.112 DFD Level 1 Manajemen Jadwal

127

3.4.5.2 DFD Level 1 KRS

Berikut merupakan DFD level 1 dari sistem KRS, terdapat 2 (dua) buah

proses yaitu registrasi KRS dan perubahan KRS. Dalam proses ini mahasiswa

menginputkan data KRS untuk melakukan registrasi, dan perubahan KRS

kemudian di simpan dalam tb_KRS

3.1

Registrasi KRS

Data KRS

3.2

Perubahan KRS

Data KRS

Data yang terupdate

Mahasiswa

A

**

D2 tb_matakuliah

D3 tb_krs

D13 tb_nilai

D14 tb_PA

D1 tb_mahasiswa

Gambar 3.113 DFD Level 1 KRS

128

3.4.5.3 DFD Level 1 Penilaian

Berikut merupakan DFD level 1 dari sistem KRS, terdapat 4 (empat) buah

proses yaitu insert nilai, update nilai, dan delete nilai. dosen memberikan nilai

hasil perkuliahan kemudian tersimpan dalam tb_nilai. Pembuatan KHS/ Transkrip

nilai dapat dilakukan pada proses ini, yang berumber dari tb_nilai dan kemudian

dapat di akses oleh mahasiswa

4.1

Insert Nilai

Nilai hasil ujian

4.2

Update Nilai

Nilai hasil ujian

Mahasiswa

A

**

KHS / transkrip nilai

Dosen

J

****

4.3

Delete Nilai

Nilai hasil ujian

D2 tb_matakuliah

D13 tb_nilai

D1 tb_mahasiswa

D5 tb_dosen

D5 tb_dosen

4.4

Pembuatan KHS/

transkrip nilai

Data niai

yang

terhapus

Data nilai

yang di

masukan

Data nilai

yang di

update

Gambar 3.114 DFD Level 1 Penilaian

129

3.4.5.4 DFD Level 1 Manipulasi Data Pengajar

Berikut merupakan DFD level 1 manipulasi data pengajar. Terdapat 4

(empat) buah proses, yaitu proses insert data pengajar, prosea update data

pengajar, proses delete data pengajar, dan proses search data pengajar.

5.2

Update data pengajar

Data Dosen

5.3

Delete data pengajar

Data Dosen

Dosen

J

****

D5 tb_dosen

5.1

Insert data pengajar

Data Dosen

5.4

Search data pengajar

Data Dosen

Data Dosen

Data Dosen

Data Dosen

Data Dosen

Data Dosen

Data Dosen

Gambar 3.115 DFD Level 1 Manipulasi Data Pengajar

3.4.5.5 DFD Level 1 Manipulasi Data mahasiswa

Berikut merupakan DFD level 1 manipulasi data pengajar. Terdapat 3

(tiga) buah proses, yaitu proses update data mahasiswa, proses delete data

mahasiswa, dan proses search data mahasiswa.

6.1

Update data

mahasiswa

Mahasiswa

A

**

Data Mahasiswa

6.2

Delete data

mahasiswaData Mahasiswa

D1 tb_mahasiswa

6.3

Search data

mahasiswa

Data

Mahasi

swa

Data Mahasiswa

Data Mahasiswa

Data Mahasiswa

Gambar 3.116 DFD Level 1 Manipulasi Data Mahasiswa

130

3.4.6 DFD Level 2 Subsistem Akademik

Berikut merupakan DFD level 2 dari masing-masing proses

3.4.6.1 DFD Level 2 Matakuliah

Berikut merupakan DFD level 2 manipulasi data pengajar. Terdapat 4

(empat) buah proses, yaitu proses insert matakuliah, prosea update matakuliah,

proses delete matakuliah, dan proses search data matakuliah

2.1.1 p

Insert

MatakuliahD2 tb_matakuliah

D5 tb_dosen

Jurusan

I

*****

Data matakuliah , data pengajar

2.2.2 p

Update Matakuliah

2.2.3 p

Delete Matakuliah

Data matakuliah , data pengajar

Data matakuliah , data pengajar

2.2.4 p

Search Matakuliah

Data matakuliah , data pengajar

Data matakuliah , data

pengajar

Data

matakuliah ,

data pengajar

Data matakuliah ,

data pengajar

Data matakuliah ,

data pengajar

Data matakuliah ,

data pengajar

Gambar 3.117 DFD Level 2 Matakuliah

131

3.4.6.2 DFD Level 2 Jadwal kuliah

Berikut merupakan DFD level 2 manipulasi jadwal kuliah. Terdapat 3

(tiga) buah proses, yaitu proses insert jadwal matakuliah, prosea update jadwal

matakuliah dan proses delete jadwal matakuliah.

2.2.2

Update Jadwal

Matakuliah

Mahasiswa

A

**

Mahasiswa

Baru

Dosen

Informasi Jadwal Kuliah

Informasi Jadwal Kuliah

Informasi Jadwal Kuliah

Jurusan

I

*****

Jadwal matakuliah perjurusan

D30 tb_jadwal

D2 tb_matakuliah

D5 tb_dosen

2.2.1

Insert Jadwal

Matakuliah

2.2.3

Delete Jadwal

Matakuliah

Gambar 3.118 DFD Level 2 Jadwal Kuliah

3.4.7 Form I/O Subsistem Akademik

Berikut merupakan form I/O dari subsistem akademik

132

3.4.7.1 Form Login Mahasiswa

Berikut merupakan form login mahasiswa dari subsistem akademik.

Terdapat username yang telah di buat oleh masing-masing mahasiswa, dan

password sebagai otentifikasi login

Gambar 3.119 Form login mahasiswa

3.4.7.2 Form Login Dosen

Berikut merupakan form login dosen dari subsistem akademik. Terdapat

username yang telah dibuat oleh masing-masing dosen dan password sebagai

ottentifikasi login

133

Gambar 3.120 Form login dosen

3.4.7.3 Form Login Staf Akademik

Berikut merupakan form login staff akademik dari subsistem akademik.

Terdapat username yang telah di buat oleh masing-masing staff dan password

sebagai ottentifikasi login.

Gambar 3.121 Form login staff akademik

3.4.7.4 Form Input Data Mahasiswa

Berikut merupakan form input data mahasiswa dari subsistem akademik.

Form ini digunakan untuk menginputkan data dari mahasiswa.

134

Gambar 3.122 Form input data mahasiswa

3.4.7.5 Form Input Data Pengajar

Berikut merupakan form input data pengajar dari subsistem akademik.

Form ini digunakan untuk menginputkan data dari pengajar.

Gambar 3.123 Form input data pengajar

135

3.4.7.6 Form Input Matakuliah

Berikut merupakan form input matakuliah dari subsistem akademik. Form

ini digunakan untuk menginputkan matakuliah yang ada.

Gambar 3.124 Form input matakuliah

3.4.7.7 Form Registrasi KRS

Berikut merupakan form registrasi KRS dari subsistem akademik. Form

ini digunakan untuk melakukan registrasi KRS

136

Gambar 3.125 Form registrasi KRS

3.4.7.8 Form Jadwal Matakuliah

Berikut merupakan form pengiputan jadwal matakuliah dari subsistem

akademik. Form ini digunakan untuk menginputkan jadwal matakuliah

persemester di tiap jurusan

137

Gambar 3.126 Form jadwal matakuliah

3.4.7.9 Form Pencatatan Tugas Akhir Mahasiswa

Berikut merupakan form pencatatan tugas akhir dari subsistem akademik.

Form ini digunakan untuk mencatat tugas akhir yang telah di buat oleh

mahasiswa.

138

Gambar 3.127 Form Tugas Akhir

3.4.7.10 Form Pencatatan Surat

Berikut merupakan form pencatatan surat dari subsistem akademik. Form

ini digunakan untuk mencatat surat yang telah di acc di akademik.

139

Gambar 3.128 Form pencatatan surat

3.4.7.11 Form Laporan

Berikut merupakan form laporan dari subsistem akademik. Form ini

digunakan untuk melakukan pelaporan.

Gambar 3.129 Form Laporan

140

SUB SISTEM

FRONT OFFICE

Oleh :

Agus Adi Suarnaya (0904505068)

141

3.5.1 Subsistem Front Office

3.5.2 SOP (Standar Operating Procedure) Subsistem Akademik

Berikut alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Informasi Front

Office, Sistem Informasi Fakultas Teknik yaitu:

Start

Laporan tamuBerkepentingan

DATA

Laporan

Penerimaan Tamu

End

Tamu Staf FO

Start

Surat

DATA

End

Proses Mencatat

Nomer Surat

Staf FOTamu

Y

N

Gambar 3.130 Alur Proses Sistem Pengelolaan Kegiatan yang direncanakan

3.5.2 Konteks Diagram Subsistem Front Office

Berikut merupakan konteks diagram subsistem front office.

5.0

Front OfficeTamu Staf Front Office

Gambar 3.131 Konteks diagram subsistem front office

3.5.3 Hierarki Chart Subsistem Front Office

Berikut hierarki chart subsistem front office dari sistem administrasi

kampus

142

Pencatatan

Nomer Surat

5.2

FRONT

OFFICE

5.0

Pencatatan

Buku Tamu

5.1

Insert Buku

tamu

5.1.1

Update Buku

Tamu

5.1.2

Delete Buku

Tamu

5.1.3

Gambar 3.132 Hierarki chart subsistem front office

3.5.4 DFD Level 0 Subsistem Front Office

Berikut merupakan DFD Level 0 subsistem front office, terdapat 1 (satu)

buah entitas luar yaitu tamu. Terdapat 2 (dua) buah proses yaitu pencatatan buku

tamu dan proses pencatatan nomer surat.

5.1

Pencatatan Buku Tamu

Tamu tb_tamuD1Pelaporan Tamu Data tamu

5.2

Pencatatan Nomer Surat

tb_suratD14

Memberi Surat

Data surat

Gambar 3.133 DFD Level 0 subsistem Front Office

3.5.5 DFD Level 1 Pencatatan Buku Tamu

143

Berikut merupakan DFD Level 1 Pencatatan Buku Tamu. Terdapat 3 (tiga)

buah proses yaitu insert buku tamu, update buku tamu dan delete buku tamu

5.1.1

Insert Buku tamuTamu tb_tamuD1

Pelaporan tamu Data tamu

5.1.2

Update Buku Tamu

5.1.3

Delete Buku Tamu

Gambar 3.134 DFD Level 0 subsistem Front Office

3.5.6 Form I/O Subsistem Front Office

Berikut merupakan Form Input atau Output dari subsistem front Office.

Form ini merupakan from pencatatan data tamu.

144

Form TitleForm Title

FORM PENCATATAN DATA

TAMU

Nama Tamu

Alamat

No. Telp

Keperluan

Tanda Tangan

Catat Batal

Gambar 3.135 Forrm pencatatan tamu

145

SUB SISTEM

PERLENGKAPAN

Oleh :

I Gd Ronny Pardalos Pranata (0904505047)

I Putu Cahya Prawira (0904505051)

146

3.6 Subsistem Perlengkapan

3.6.1 SOP (Standar operation Procedure)

Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Informasi Perlengkapan,

Sistem Informasi Fakultas Teknik yaitu:

a) Permintaan barang

Start

pengajuan

surat

Insert

Pemasukan

Barang

Surat

Disposisi

Update

Pemasukan

Barang

Stop

tb_inventory

Pegawai Rektorat Sistem

Y

N

Keterangan

pegawai membuat

surat disposisi

proses penyetujuan

surat disposisi

Proses penginputan

pemasukan barang

Proses pengupdatean

pemasukan barang

Simpan di tb_inventory

Selesai

Gambar 3.136 Alur Proses Sistem permintaan barang yang direncanakan

b) Pengadaan barang

Start

Apakah ada pengadaan barang ?

Membuat surat pengadaan barang

Menerima Surat pengadaan barang

dari jurusan

Menerima surat pengadaan barang

dari front office

Apakah barang ada ?Menerima surat

pengadaan barang dari perlengkapan

Meminta persetujuan dari PD

II

Menerima surat pengadaan barang

dari front office

Apakah di setujui ?

Surat pengadaan barang di setujui

Menerima surat pengadaan barang

yang telah di setujui

Pengeluaran barang

Menerima barang

end

Informasi pengadaan barang

yang di tolak

Jurusan Front Office Perlengkapan PD II Keterangan

Y

N

Y

N

N

Y

Alur sistem :

· Jurusan membuat surat pengadaan barang

· Surat pengadaan yang telah di buat di

serahkan kepada petugas pada front office

· Petugas front office menerima surat

pengadaan barang yang kemudian di serahkan kepada bagian perlengkapan

· Pada bagian perlengkapan mengecek barang

sesuai dengan surat pengadaan yang diterima dari front office

· ika barang yang ada pada surat pengadaan

itu tersedia surat di serahkan kembali kepada front office untuk proses selanjutnya

· Jika barang yang ada pada surat pengadaan

itu tidak tersedia surat di serahkan kembali kepada front office untuk memberikan konfirmasi kepada jurusan bahwa surat pengadaan barang ditolak.

· Pada front office membawa surat pengadaan

itu kepada PD II untuk meminta persetujuan untuk pengeluaran barang sesuai isi pada surat pengadaan barang tersebut

· Jika surat pengadaan barang disetujui oleh

PD II, surat pengadaan barang akan di ACC dan di berikan kembali ke bagian front office untuk proses selanjutnya.

· Jika surat pengadaan barang tidak disetujui

oleh PD II, surat pengadaan barang akan langsung diberikan ke bagian front office untuk memberikan konfirmasi kepada jurusan bahwa surat pengadaan barang ditolak.

· Pada bagian front office yang menerima surat

yang telah disetujui oleh PD II akan bibawa ke bagian perlengkapan untuk mengeluarkan barang sesuai isi dari surat pengadaan barang tersebut.

· Barang yang telah dikeluarkan dari

perlengkapan akan langsung diberikan kepada petugas jurusan yang diberi amanat untuk mengambil barang yang sesuai dengan isi dari surat pengadaan barang yang di kirim sebelumnya.

Gambar 3.137 Alur Proses Sistem pengadaan barang yang direncanakan

3.6.2 Hierarki Chart Subsistem Perlengkapan

0

Perlengkapan

2.0

Pengadaan

Barang

1.0

Peminjaman

Barang

1.1

Stok Barang

1.2

Peminjaman

Barang

1.3

Pengembalian

Barang

1.4

Laporan

Peminjaman

1.1.1p

Insert

1.1.2p

Update

1.1.3p

Delete

1.1.4p

Searching

1.2.1p

Insert

1.2.2p

Update

1.2.3p

Delete

1.2.4p

Searching

1.3.1p

Insert

1.3.2p

Update

1.3.4p

Searching

1.3.3p

Cetak

Pengumuman

Penerima

2.1

Pendataan

Pengadaan

Barang

2.2

Laporan

Pengadaan

Barang

2.1.1p

Insert

2.1.2p

Update

2.1.3p

Delete

2.1.4p

Searching

Level 0

Level 1

Level 2

Gambar 3.138 Hierarki Chart Subsistem Perlengkapan

3.6.3 Konteks Diagram Subsistem Perlengkapan

PerlengkapanJurusan

Rektorat

Pengelolaan Kegiatan

ID

Data penyaluran barang dan jasa

Permintaan pengadaan barang dan jasa

Dis

po

sisi

pro

po

sal

Data permohonan barang dan jasa

Data penyaluran barang dan jasa

0.6

***** ***

Gambar 3.139 Konteks Diagram Level 1 Subsistem Perlengkapan

3.6.4 DFD Level 0 Subsistem Perlengkapan

Pada DFD level 0 subsistem perlengkapan ini terdapat 1 buah modul yang

bekerja di dalamnya. Modul tersebut diantaranya yaitu : perlengkapan.

Modul perlengkpan mengurus masalah penginformasian perlengkapan dari

penyedia perlengkapan, pengajuan dan pengeluaran perlengkapan. Pada

subsistem terdapat 4 proses yaitu kepegawaian, jurusan, rektorat serta

penyimpanan data pada tb_inventory.

PerlengkapanJurusan

Rektorat

Kepegawaian

I

P

DData penyaluran barang

dan jasa

Permintaan pengadaan barang dan jasa

Dis

po

sisi

pro

po

sal

Data permohonan barang dan jasa

Data penyaluran barang dan jasa

1.6.0

***** ***

tb_inventoryD11

tb_pegawaiD8

Gambar 3.140 DFD Level 0 Subsistem Perlengkapan

3.6.5 DFD Level 1 Subsistem Perlengkapan

Pada DFD level 1 subsistem perlengkapan ini terdapat 1 buah modul yang

bekerja di dalamnya. Modul tersebut diantaranya yaitu : perlengkapan.

Modul perlengkpan mengurus masalah penginformasian perlengkapan dari

penyedia perlengkapan, pengajuan dan pengeluaran perlengkapan. Pada

subsistem terdapat 4 proses yaitu kepegawaian, jurusan, rektorat serta

penyimpanan data pada tb_inventory.

PerlengkapanJurusan

Rektorat

Pengelolaan Kegiatan

ID

Data penyaluran barang dan jasa

Permintaan pengadaan barang dan jasa

Dis

po

sisi

pro

po

sal

Data permohonan barang dan jasa

Data penyaluran barang dan jasa

1.6.0

***** ***

tb_inventoryD11

tb_pegawaiD8

Gambar 3.141 DFD Level 1 Subsistem Perlengkapan

3.6.6 DFD Level 2 Subsistem Perlengkapan

Pada DFD level 2subsistem perlengkapan ini terdapat 2 bagian yaitu

pemasukan pan pengeluaran. Terdapat masing-masing 2 buah modul yang

bekerja di dalamnya. Modul tersebut diantaranya yaitu : insert data pengeluaran,

update data pengeluaran, insert pemasukan barang dan update data pengeluaran

barang.

Pada bagian pemasukan jurusan mengirimkan data penyaluran barang dan data

pemohonan barang

Jurusan tb_inventoryD11

data permohonan barang

data penyaluran barang

data penyaluran

barang data barang

update pengeluaran

pegawai tb_inventoryD11

disposisi proposal

disposisi proposaldata ketersediaan

barang

update data pemasukan

rektorat

permintaan pengadaan

barang

data pengadaan

barang

2.6.1.1

Insert data

pengeluaran

2.6.1.2

Update data

pengeluaran

2.6.2.1

Insert pemasukkan

barang

2.6.2.2

Update pemasukkan

barang

Gambar 3.142 DFD Level 2 Subsistem Perlengkapan

3.6.7 Disain I/O

Ada beberapa form-form yang kami rencanakan dalam subsistem

keuangan ini, diantaranya yaitu seperti gambar dibawah ini :

Dibawah ini adalah form utama pada system perlengkapan, dimana

terdapat tiga menu untuk melakukan peminjaman barang, pengembalian arang,

dan stok barang.

Gambar 3.143 Form Utama Subsistem Perlengkapan

Tampilan dibawah ini merupakan tampilan dari form peminjaman barang

yang gunanya untuk menginputkan data barang-barang dekanat yang dipinjam

oleh pihak lain.

Gambar 3.144 Form Peminjaman Barang

Dan gambar dibawah merupakan tampilan form stok barang yang gunanya

untuk menginputkan data barang yang masuk ke bagian perlengkapan dekanat.

Gambar 3.145 Form Stok Barang

SUBSISTEM

PENGELOLAAN KEGIATAN

Oleh :

Putu Erick Pursana (0904505044)

3.7 PENGELOLAAN KEGIATAN

3.7.1 SOP Pengelolaan Kegiatan

Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem pengelolaan kegiatan, Sistem

Informasi Fakultas Teknik dapat dilihat pada SOP yang kami rancag berikut ini :

3.7.1.1 SOP Pembentukan Organisasi

Senat Dekan

Persetujuan

laporanStart

Pembentukan

organisasiTb_organisasi

Perijinan

pembentukan

organisasi

Pembentukan

organisasi

End

Y

N

Keterangan

* pembentukan organisasi

di senat

* laporan di ajukan ke

dekan lalu di setujui atau

tidak oleh dekan, jika di

setujui maka di simpan di

tb_organisasi

* lalu di lanjutkan dengan

perijinan pembentukan

organisasi dari senat

* pembentukan organisasi

Gambar 3.143 alur proses pembentukan organisasi

3.7.1.2 SOP Pembuatan Kegiatan

Senat Dekan

Persetujuan

laporanStart

Pembentukan

kegiatanTb_kegiatan

Konfirmasi

pembuatan

kegiatan

Pembentukan

kegiatan

End

Y

N

Keterangan

* senat melakukan

pembentukan kegiatan

* laporan di ajukan ke Dekan ,

jika laporan telah di setujui lalu

laporan di simpan di

tb_kegiatan

* lalu di lanjutkan dengan

konfirmasi pembuatan

kegiatan oleh senat

* pembentukan kegiatan

Gambar 3.144 alur proses pembuatan kegiatan

3.7.2 Hirarki Chart Subsistem Pengelolaan Kegiatan

Pelaksanaan

kegiatan

0

Pembentuka

n organisasi

1.0

Pencatatan

organisasi

1.1

laporan

1.2p

Searching

1.1.4p

Delete

1.1.3p

Update

1.1.2p

Input

1.1.1p

Pembuatan

kegiatan

2.0

Pencatatan

kegiatan

2.1

Laporan

2.2p

Delete

2.1.3p

Update

2.1.2p

Input

2.1.1p

Searching

2.1.4p

Gambar 3.145 hirarki chart subsistem pengelolaan kegiatan

3.7.3 Diagram Konteks Pengelolaan Kegiatan

Berikut ini adalah konteks diagram untuk subsistem pengelolaan kegiatan.

Pada konteks diagram ini terdapat 3 entitas yang terlibat, diantaranya yaitu :

Dekan, senat, dan Panitia.

Entitas senat melakukan proses penyetoran laporan ke dekan yang meberikan

izin pengelolaan kegiatan.

0

Pelaksanaan kegiatan

Panitia

Dekan

Senat

K

N

Gambar 3.146 Diagram konteks pengelolaan kegiatan

3.7.4 Dfd level 0 Pengelolaan Kegiatan

Pada DFD level 0 subsistem pengelolaan kegiatan ini terdapat 2 buah modul

yang bekerja di dalamnya. Modul-modul tersebut diantaranya yaitu :

pembentukan organisasi dan pembuatan kegiatan.

Modul pembentukan organisasi mengurus masalah pembentukan kegiatan

yang nantinya senat mengajukan laporan ke dekan untuk di persetujui. Modul

pembuatan kegiatan mengurus masalah pembuatan kegiatan seperti KIM, student

day dan PKKMB.

Dekan

Senat D26 Tb_organisasi

Mengajukan

laporan

Menerima

laporan

Memberi ijin

laporan

Data masuk

ke database

1.0

Pembentukan organisasi

2.0

Pembuatan kegiatan

Dekan

Senat D18 Tb_kegiatan

Mengajukan laporan

pembuatan kegiatan

Penyimpanan

pembuatan kegiatan

Menerima laporan

pembuatan kegiatan

Memberi ijin laporan

pembuatan kegiatan

K

K

N

N

Gambar 3.147 Dfd level 0 pengelolaan kegiatan

3.7.5 Dfd level 1 Pengelolaan Kegiatan

3.7.5.1 Dfd level 1 Pembuatan organisasi

Pada DFD level 1 subsistem pembuatan organisasi ini terdapat 2 buah

modul yaitu : pencatatan organisasi dan laporan dengan dua entitas yang terlibat

didalamnya. Entitas-entitas tersebut adalah senat dan dekan

1.1

Pencatatan organisasi

Senat

Data pemberian

kegiatan

Pemberian izin

kegiatanD18 Tb_kegiatan

Data kegiatan di

simpan

1.2p

LaporanDekan

Pemberian

laporan

Pemberian izin

N

K

Gambar 3.148 Dfd level 1 Pembuatan organisasi

3.7.5.2 Dfd level 1 Pembuatan kegiatan

Pada DFD level 1 subsistem pembuatan kegiatan ini terdapat 2 buah

modul yaitu : pencatatan kegiatan dan laporan dengan dua entitas yang terlibat

didalamnya. Entitas-entitas tersebut adalah senat dan dekan

2.1

Pencatatan kegiatan

Senat

Data pemberian

kegiatan

Pemberian izin

kegiatanD26 Tb_organisasi

Data kegiatan di

simpan

2.2p

LaporanDekan

Pemberian

laporan

Pemberian izin

N

K

Gambar 3.149 Dfd level 1 Pembuatan kegiatan

3.7.6 Dfd level 2 pengelolaan kegiatan

3.7.6.1 Dfd level 2 pencatatan organisasi

DFD Level 2 subsistem informasi pencatatan organisasi ini

menggambarkan alur pemberian data dari senat yang bisa di input, update, delete

maupun searching.

1.1.1p

Input

1.1.2p

Update

1.1.4p

Delete

1.1.3p

Serching D26 Tb_organisasi

Senat N

Gambar 3.150 Dfd level 2 pencatatan organisasi

3.7.6.2 Dfd level 2 pencatatan kegiatan

DFD Level 2 subsistem informasi pencatatan organisasi ini

menggambarkan alur pemberian data dari senat yang bisa di input, update, delete

maupun searching.

2.1.1p

Input

2.1.2p

Update

2.1.4p

Delete

2.1.3p

Serching D26 Tb_organisasi

Senat N

Gambar 3.151 Dfd level 2 pencatatan kegiatan

3.7.7 Desain IO

Form pengelolaan ini berfungsi untuk menginputkan data suatu kegiatan yang

di lingkungan fakultas teknik . data yang di catat berupa nama kegiatan, jenis

kegiatan, tanggal kegiatan , ketua kegiatan

FORM PENGELOLAAN

KEGIATAN

NAMA KEGIATAN

JENIS KEGIATAN

TANGGAL

KETUA KEGIATAN

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Gambar 3.152 form pengelolaan kegiatan

BAB IV

PENUTUP

4.1 Simpulan

Dari hasil analisis dan pembahasan yang telah kami paparkan dalam laporan

ini, maka dapat kami tartik beberapa kesimpula sebagai berikut :

1. Sistem informasi manajemen yang kami rancang terdiri dari tujuh buah

sub sistem yaitu : Subsistem Kemahasiswaan, Subsistem Keuangan,

Subsistem Kepegawaian, Subsistem Akademik, Subsistem Front Office,

Subsistem Perlengkapan dan Subsistem Pengelolaan Kegiatan.

Keterkaitan antar modul didasari atas keperluan data dari modul-modul

yang ada.

2. Sistem informasi ini memiliki beberapa kelemahan diantaranya:

a) Biaya yang besar untuk pembelian hardware, software dan instalasi

jaringan di Fakultas Teknik.

b) Perlu penyesuaian bagi para pegawai untuk memakai sistem yang

baru.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.