SEKILAS DATA DAN INFORMASI

Data (input) :Fakta-fakta yang berhubungandengan kejadian yang dapat di-kenal dan diatur untuk menerang-kan (deskripsi) sesuatu (kenyata-an) secara kualitatif maupun kuan-titatif

Informasi (ouput) :Data yang telah diproses menjadi bentukyang berarti (kejadian) bagi penerima danmempunyai nilai untuk pengambilan ke-putusan (pilihan), bila memenuhi persyarat-an : ketepatan, waktu, jenis kegunaan danbiaya.

OPERASI DASAR(Pengambilan data, pengujian data, pengklasifikasian, penyusunan data, pering-kasan, perhitungan, penyimpanan, pengambilan kembali, reproduksi dan diseminasi).Ilustrasi, laba penjualan barang didapatkan = harga jual – biaya yang dikeluarkan(bukti terhadap sesuatu). Pengolahan data elektronik (PDE) : kegiatan manipulasidari data ke dalam bentuk lebih berarti berupa suatu informasi dengan alatelektronik (komputer).

SIKLUS INFORMASI

1. Dasar Data2. Proses (Model)3. Output (Informasi)4. Penerima5. Keputusan Tindakan6. Hasil Tindakan7. Data (Ditangkap)8. Input (Data)

Nilai InformasiDikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biayamendapatkannya.

Yes/No(also called

Boolean)—only the values Yes or No (or

True or False)

HyperlinkWeb address that links to document or Web page

Object(also called BLOB for binary large object)—photograph, audio, video,

or document created in other application such as word processing or spreadsheet

• Common data types

Currencydollar and cent amounts or

numbers containing decimal values

Datemonth, day, year, and

sometimes time

Memolengthy text entries

Text(also called

alphanumeric)—letters, numbers, or special

characters

Numericnumbers

only

AutoNumberunique number automatically assigned to each new record

Contoh Data :

1. Data penjualan produk dalam perusahaan : volume, harga penjualan dan bahan baku.

2. Data pegawai perusahaan : nama, alamat, posisi jabatan, nomor telepon, dll.

Kesimpulan

1. Data : angka-angka dan fakta-fakta kasar yang mencerminkan satu aspek realitas (gambaran) yang dikena dan diatur untuk menjelaskan hal secara kuantitatif atau kualitatif.

2. Penyajian Data : diolah, diperiksa ulang, diperbaiki dan disusun dalam suatu urutan yang logis (cara dan bentuk).

Add, change,

and delete data

Createdatabase

Sort and

retrieve data

Createforms and

reports

• Database

Database softwareallows you to

Collection of data organized so

you can access, retrieve, and

use it

Database software also called database management system

(DBMS)

Database contains files, file contains records, record contains fields, field contains characters

Contoh Informasi :

1. Dari hasil laporan data penjualan produk dapat digunakan untuk me-mutuskan hal : perluasan usaha produksi, evaluasi mutu produk, meren-canakan strategi pemasaran produk dan memprediksi masalah kebutuh-an bahan baku.

2. Dari data pegawai dapat digunakan untuk memutuskan hal : posisi jabat-an baru, ataupun lainnya.

Kesimpulan

1. Informasi : data yang disajikan sedemikian rupa, sehingga memiliki arti (suatu gagasan, gambaran, suatu variabel, ataupun hubungan/pengaruh antar variabel) bagi pengguna dan memiliki nilai untuk pengambilan ke-putusan sesuai persyaratan (ketepatan, waktu, jenis kegunaan dan biaya).

2. Penyajian informasi : diolah, diperiksa ulang, diperbaiki dan disusun da-lam suatu urutan yang logis (cara dan bentuk : tabel, kurva, diagram, dll).

UsefulAccessible

Organized

• The qualities of valuable information

Timely

Verifiable

Accurate

Cost-effective

C. SEKILAS TEKNOLOGI INFORMASI (TI)

• Menjawab dengan cepat perubahan kebutuhan pasar (peningkatan mutu dan percepatan ekonomi)

• Model sistem manajemen : sumber daya untuk mengelola infor-masi yang diperlukan untuk mewujudkan misi.

Perusahaan (sistem riil)

Perencanaan dan model manajemen (portofolio hubungan utama)Perencanaan dan koordinasi (sistem pengambilan keputusan)Implementasi (arah dan sistem prosedur)Kontrol (pengukuran kinerja dan sistem kontrol)

Tujuan

Informasi, perencanaan dan kontrol dalam sistem manajemen

1. Rasional TI

Era Perkembangan TI

1. ERA KOMPUTERISASI : efisiensi kerja, administrasi backoffice dan problem teknis operasional.

2. ERA TEKNOLOGI INFORMASI : proses kerja efektif, pengolahan data dan keuntungan kompetitif.

3. ERA MANAJEMEN PERUBAHAN : manajemen organisasi, menang berbisnis dan penguasaansistem.

4. ERA GLOBALISASI INFORMASI : internet/virtual world dan aplikasi berbasis obyek.

TI diterapkan untuk pengelolaan informasi, karena :1. Meningkatnya kompleksitas dari tugas manajemen2. Pengaruh ekonomi internasional3. Perlunya waktu tanggap yang lebih cepat4. Tekanan akibat dari persaingan bisnis

Prinsip , Tujuan dan Fungsi TITujuan : Memecahkan masalah, membuka kreativitas dan meningkatkan

dan efisien dalam melakukan pekerjaan.Prinsip : ”High-Tech-High-Touch”, yaitu semakin bergantung pada tekno-

logi maju, seperti TI, maka semakin penting untuk mempertim-bangkan aspek “High-Touch”, yaitu sisi manusianya.

Fungsi : Menangkap, Mengolah, Menghasilkan, Menyimpan, Mencari kem-bali dan Transmisi.

Keuntungan Penerapan TI : Kecepatan, Konsistensi, Ketepatan dan Keandalan.

a. Fokus TIPenggunaan dan pengembangan infrastruktur piranti keras (hardware)dan jaringan (network) yang terkait dalam mengintegrasikan data (sum-ber dan processor/database) menjadi informasi

b. Mengapa TI dibutuhkan ?- Informasi adalah aset penting perusahaan, baik planning, organizing

dan controlling (bagian dari POAC)

- Diperlukan manajemen terhadap informasi (sistem telekomunikasi →efisiensi dan efektivitas)

- Manajemen informasi membutuhkan dukungan TI (kumpulkan, simpan,olah, tampilkan dan sebarkan) atau sistem komputer

c. Peran TI-Mendukung solusi internal perusahaan, karena masih ada manajemen

yang digunakan dalam menghadapi kesulitan-Penunjang pengambilan keputusan dalam solusi usaha

Sistem Informasi Manajemen (SIM) : volume data (kompleksitas), hal berulang (peristiwa), keteraturan (sistem), alternatif (pengembangan) dan modern (efisien, efektif, produktif dan nilai tambah).

- Promosi adalah komunikasi pemasaran- Tanpa Promosi tingkat pembelian rendah- Kebutuhan Media Komunikasi yang efektif- Kecenderungan Pemasaran dengan Media Internet

- Media komunikasi global (up to date)- Jangkauan Luas dan tidak terbatas (wawasan)- Media bersifat massal- Akses tidak dibatasi waktu- Biaya terjangkau/murah- Menimbulkan dampak yang kuat (peluang bisnis, kerja lebih

efektif dan efisien, serta distance learning)- Dapat ditanggapi segera/cepat

c. Pemanfataan media internet dengan membangun website :Mengenalkan profil usaha dan perusahaan, Penawaran produk/jasa dan e-commerce. Bentuk jaringan atas cakupan geografis :

a. Media Pemasaran Efektif2. Justifikasi TI

b. Internet sebagai Media Komunikasi (Information and Commu-nication Technology atau ICT)

Operational/Data Processing

MANAGE-MENT

Strategic planning

Management/Decision Making

Leve

l of

soph

isti

cati

on

Num

ber

of u

sers Research on IT

IT as field of problem

Supporting other fields

BUSINESS

Wide Area Networks (WAN), Metropolitan Area Networks (MAN)dan Local Area Networks (LAN), serta sistem lainnya (WiFi danWimax dan selular dengan GPRS, EDGE, 3G dan 3,5G).

Jaringan komputer (workstation) didasarkan arsitektur : tata le-tak fisik (topologi) dan kumpulan protokol komunikasi (perangkat fisik dan lunak) seperti Tranmission Control/Internet Protocol atau TCP/IP

Perbandingan TI dengan Sistem Informasi (SI)

TI hanya merupakan salah satu komponen kecil dalam format per-usahaan.Komponen lainnya proses dan prosedur, struktur organi-sasi, sumber dayamanusia, produk, pelanggan, pemasok, rekanan, dan sebagainya.

Secara teori, suatu SI yang baik belum tentu harus memiliki kompo-nen TI Keandalan suatu SI dalam perusahaan, atau organisasi terletak pa-da

keterkaitan antar komponen yang ada. SI merupakan sisi demand, sementara TI merupakan sisi supply.

ASPEK KOMPUTERISASI1. Aspek Teknis : Hardware, Software dan Brainware.2. Aspek Non Teknis : Dukungan Manajemen dan Disiplin baru.

To share

• The reasons to network

Resources

Hardware devices Software

programsData

To save time and

moneyInformation

- Mengetahui perkembangan berbagai kegiatan secara se-rentak

- Memungkinkan pengolahan dan penyajian data/informasi se-cara rinci

- Memantau dan evaluasi secara efektif

Tahapan 1) Proposal dan studi kelayakan2) Definisi3) Desain4) Pengembangan5) Evaluasi6) Implementasi

d. Manfaat - Mengintegrasikan berbagai informasi yang tercecer (kompak,

relevan dan komprehensif) : Manufaktur 33%, Jasa Perbankan 26%, Properti 18%, Jasa Asuransi 13%, Perhotelan dan Tele-komunikasi, serta lainnya 10%.

- Memperoleh informasi akurat dan cepat- Pendekatan pemecahan lintas sektoral

Perpustakaanmedia cetak (buku, ensiklopedia, laporan, koran ,dll) merupakan alat menyimpan dan menyebarkan informasi

Perkembangan TI• Harga personal computer (PC)

murah• Peningkatan kapasitas media

penyimpan (storage) dalam bentuk file komputer

PC• Informasi cepat, dapat diperbarui

dan dilengkapi (update)• Informasi dapat didapat kapanpun

dan dimanapun (on line & real time)

• Informasi paling mutakhir (up to date)

Storage Communications

• The advantages of using computers*

Speed Reliability Consistency

Peralatan (device) yang bekerja di bawah kontrol program yang tersimpan yang secaraotomatis menerima, menyimpan dan memproses data untuk menghasil-kan informasiyang merupakan hasil dari pemrosesan tersebut.

Teknologi Informasi *bermanfaat secara optimal

Ada kemauan untuk berubah ( willingness to change), walaupun people do not like to change

MakaJika

* Seperangkat alat yang membantu bekerja dengan informasi dan melaku-kantugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (tidak terbatas padateknologi komputer/komputasi berupa perangkat keras dan perangkat lunak untukmemproses dan menyimpan informasi, juga men-cakup teknologi komunikasiuntuk mengirimkan data, informasi, suara dan video).

3. Sekilas PC

1) PC (Data Processing atau DP dan meningkatkan efisiensi), serta Minicomputer dan Mainframe.

2) PC + Informasi, atau perpaduan dari teknologi digital dengan tele-komunikasi (Management Information System atau MIS untuk organisasi/ group yang bersifat umum : disk filles dan terminal; Decision Support Systems atau DSS untuk individu yang bersifat spesifik) diawal tahun 1970-an.

3) PC + Informasi + Komunikasi (Office Automation atau OA dan Artificial Intelligence atau AI/Expert Systems atau ES dengan investasi tinggi)

4) PC + Informasi + Komunikasi + Mobile (GPRS)

b. Era Penggunaan1) 10 tahun pertama (1980 – 1990 : end-user computing).

Era peningkatan produktivitas (Aplikasi pengolah kata, spread-sheet database sederhana, software pendidikan dan aplikasipublishing pertama)

2) Awal 1990-an : era SI yang menekankan penciptaan proses.Multimedia (masuknya entertainment seperti sound card speak-er dan CD-ROM Drive; penggabungan suara, tulisan dan gambar)

a. Evolusi : era komputerisasi mulai 1960-an s/d sekarang.

• Computer

Produces and stores results

Electronic device operating under the control of instructions stored in its own memory

Processes data into information

Data that is organized, meaningful, and useful

Accepts dataRaw facts, figures, and symbols

3) Pertengahan dekade 1990-an : era globalisasi informasi.Penggunaan internet (jaringan global sebagai sarana menjelajahdunia) dalam dunia industri telah menghilangkan garis-garis batasantar negara dalam konteks flow of information.

4) Extended PCPergantian abad 20 (2001) fungsi PC digabung dengan kamera digit-al, perekaman video digital, pemutar MP3, pemutar DVD, Scanner,e-book, telepon selular, dsb)

PC for every one (peer to peer) : Business Client & Personal Digital Assistant (PDA)

c. Kemampuan PC1) Tahap awal : tidak memiliki hard disk, floppy disk tunggal

5,25 inci, Central Processing Unit (CPU) 4,77 MHz danMonitor tidak berwarna

Era TI : suatu fasilitas yang memberikan keuntungan kompetitif bagi per-usahaan, terutama yang bergerak di bidang pelayanan, atau jasa.

Control Unit

Arithmetic and Logic Unit

Primary Storage Unit

Central Processing Unit(CPU)

TheComputerSchematic

Input Data OutputInformation

SecondaryStorage

Unit

2) Tahap perkembangan : kemampuan semakin besar, diberlakukan plat-form terbuka pada pengembangan PC (tidak tergantung 1 penjual)dan ketersediaan yang makin mudah (beragamnya aplikasi, banyakinovasi dan beragam jenis penggunaan)

Komunikasi elektronik /internet : email, mailing list, World Wide Web(WWW), File Transfer Protocol (FTP), Internet Phone (IP), Chat, Games, Internet-Fax, Net Meeting, Facebook (FB) dan Forum Internet.Nilai informasi (Electronic data interchange atau EDI dalam transaksi bisnisdan sejenisnya/perdagangan melalui cyberspace, pembayaran melalui electro-nic payment).

Penyediaan informasi riset (penelusuran pustaka melalui Uniform Resource Locator atau URL yang disediakan Internet Service Provider atau ISP).

Pengembangan network , termasuk homepage/web (Perusahaan : www.kompas. com; Pemerintahan : www.indonesia.go.id; Pendidikan/edukasi/ akademik(edu/ac) : www.ncsu.edu, www.ipb.ac.id; Organisasi (org/or) : www. opensource.or.id; dan tidak terdefinisi (net) melalui perangkat lunak (Brow-ser : Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, dll) dengan protokolHypertext Transfer Protocol atau HTTP untuk mengakses file Hypertext Markup Language atau HTML).

Jasa informasi on line (ICT)memungkinkan seseorang mengakses informasidari pusat data kapan saja dan dari tempat manasaja melalui sarana telekomunikasi untuk menge-tahui perkembangan yang terjadi

Keterampilan pencarian informasi : EFISIEN DAN CEPAT

(perlu pengetahuan spesifik tentang data/informasi apa yang akan dicari)

Sistem komputer dan penerapannya yang didukung oleh Manajemen

Pemanfaatan TI merupakan hal yang tidak bisa dihindari oleh setiap lembaga yang ingin bersaing di pasar yang semakin

KOMPETITIF DAN PENUH KETIDAKPASTIAN, SERTA BERISIKO

Hubungan SI* dan TI

Peran Utama : Efisiensi, Efektivitas, Komunikasi dan Kompetitif.

* suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksiharian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, sertadan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

a. Pengembangannya didasarkan pada : Pertumbuhan organi-sasi, Berkembangnya TI dan Hal baru (permasalahan dan per-aturan)

Sistem yang ada (manual)

Pengembangan sistem

S I M

Keputusan

- Memecahkan masalah- Meraih peluang- Memenuhi trend- Strategi kompetitif untuk organisasi

sukses- Strategis- Taktis- Teknis/operasional

4. Sekilas SIM

b. Pengembangan konsep (SDM, Data, Proses dan ICT) :

Speed, Flexibility dan Power

SDI

SDM SDF

SDK

Keterangan :Sumber daya informasi (SDI), Sumber daya manusia (SDM), Sumber daya keuangan (SDK) dan Sumber daya fisik (SDF)

c. Pola Pikir

Keterangan :System Development Life Cycle (SDLC) Entity Relationship Diagram (ERD) Data Flow Diagram (DFD)

ORGANISASI

INTERNAL EKSTERNALDATA

SDM Prosedur(PC)

INFORMASI

SDLC, ERD & DFD

Peningkatan Daya Saing Strategi kompetitif

(Efisiensi, SDI dan inovasi)SIM

1) SDLC atau Water Fall methodSistem Investigasi*

↓Sistem Analisis*

↓Sistem Perancangan

↓Sistem Implementasi*

↓Sistem Pemeliharaan

- Memahami masalah dan peluang

- Pengembangan SIM

- Penerapan SIM

Siklus uji coba

Siklus pemeliharaan

*) Hal kritis

Sistem investigasi/perencanaan: sasaran dan ruang lingkup, pembentukan timbeserta tugasnya (studi kelayakan, prioritas proyek/aplikasi, jadwal kerja dananggaran), input dan output untuk sistem.

Sistem : himpunan atau kombinasi bagian-bagian yang saling berhubungan (jaringan kerja) danterorganisir (prosedur) dalam suatu kesatuan kompleks untuk mencapai suatu tujuan tertentu :analisa kebutuhan, identifikasi sistem, formulasi masalah, pembentukan alternatif, determinasidari realisasi (fisik, sosial dan politik), penentuan kelayakan eknomi dan keuangan. KarakteristikSistem : Komponen Sistem, Batasan Sistem, Lingkungan luar Sistem, Penghubung Sistem, MasukanSistem, Keluaran SistemPengolahanData dan Sasaran Sistem.

- Input : interview end user, review terhadap dokumen dan proses sistemberjalan.

- Output : dokumen studi (nama kegiatan/proyek, deskripsi permasalah-an), asumsi-asumsi kritis, pernyataan tentang kebutuhan kinerja sistem,deskripsi umum tentang alternatif solusi (modifikasi atau bangun sistemyang baru) dan evaluasi solusi sistem yang ditawarkan.

Sistem analisis : apa yang harus dilakukan sistem, yaitu data modelling,process modelling, interface dan volume requirement. Tahap ini paling lamadan sulit, karena terkait ketelitian dan transaksi yang ditangani sistem, sertaperbedaan persepsi personil TI dengan personil unit kerja tertentu. Dengankata lain bagaimana memenuhi functional requirement.

Sistem perancangan : tahap penerjemahan functional requirement yangdihasilkan analisis sistem dengan end user dan proses akuisisi (pengadaansistem yang terkait dengan waktu, SDM, hasil dan risiko) menjadi kodeprogram (coding). Sebagai ilustrasi, disajikan tiga metode pembiayaan dalamperancangan sistem :

Understand the business problem

or opportunity

Develop an information

system solution

Implement the information

system solution

• Determine whether a business problem or opportunity exists• Conduct feasibility study to determine whether a new or

improved information system is needed• develop a project management plan and obtain management

approval

• Analyze in detail the information needs of end users, theorganizational environment, and any system presently used

• develop the logical input, processing, output, storage, andcontrol requirements of a system that can meet the needs ofend users

• Develop specifications for the hardware (machines andmedia), software (programs and procedures), people (spe-cialists and end users), data resources, and informationproducts that will satisfy the information needs of end users

• Acquire (or develop) and install hardware and software• Test and document the system• Train people to operate and use the system• Convert to the new system

• Use a post implementation review process to monitor, eva-uate, and modify the system as needed

Mai

nten

ance

Cyc

le

Test

ing

Cyc

le

i. The traditional information systems development cycle

Systems investigation

Product :Feasibility study

Systems analysisProduct :

System requirement

Systems design

Product : System specifications

Systems Implementation

Product :Operational system

Systems maintenance

Product :Improved system

Daur Hidup Sistem : Mengenali adanya kebutuhan, Pembangunan Sistem,Pemasangan Sistem, Pengoperasian Sistem dan Sistem menjadi Usang.

A. A Flowchart

Sales Orders

Sales Orders Report

Sales Orders

Sales Orders

Edit Sales Orders

Enter Sales Order Data

Prepare Sales Order Report

Sales Order History

File

B. A Data Flow Diagram

Customers

1.

2.

3.

Sales Orders

Sales Order Data

Sales Order Report

Enter Sales Orders

Edit Sales Orders

1. Edit

Sales Orders2.

Enter Sales Order Data

3. Prepare Sales Order Report

Sales Order History File

Sales Manager

ii. SDLC (licensed programs)

iii. SDLC (prototyping)

Needs DefineProblem Requirement Evaluation Design Implementation

Post-Implementation

Audit

Needs DefineProblem

Classify Problem

Build System Platform

Design Prototype Implementation Post-Implementation

Audit

Evaluate Design

Refine Prototype

SURVEI SISTEM YANG

ADA

d. Siklus Umur SIM

ANALISIS SISTEM

SINTESA

DESAIN SISTEM

IMPLEMENTASI SISTEM

OPERASI SISTEM*

PEMELIHARAAN DAN MODIFIKASI

- Monev- Informasi pendukung

penyusun program- Informasi pendukung

kebijakan*) - Pengolah data terpusat- Pengolah data tersebar- Pengolah data batch- Pengolah data on line

Desain

Pembuatan

Implementasi

Pemeliharaan

Survei

AnalisaPerencanaan Evaluasi

Manajemen & User Konsultan/EDP Dept Manajemen & User

Siklus Hidup SIM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

e. Siklus Hidup Pengembangan SIM

Executives

MIS SteeringCommittee

Project leader -Warehouse location model team

Project leaderMRP 11 team

Project leaderISDN

system team

Project leaderHRIS team

Marketing

Manufacturing

Finance

HumanResources

Project leaderCredit approvalsystem team

Managers of Systems Life Cycles are Arranged in a Hierarchy

Kualitas Pelaporan Informasi : Dimensi Atribut Informasi

• Timeliness : tersedia pada saat diperlukan• Currency : data senantiasa up-to-date• Frequency : informasi diberikan sesering yang dibutuhkan• Time periode : dapat memberikan informasi pada masa lalu,

sekarang dan akan datang

• Accuracy : bebas dari kesalahan• Relevance : kebutuhan pengguna dan situasi tertentu• Completeness : semua informasi yang dibutuhkan tersedia• Conciseness : ringkas dan sesuai dengan kebutuhan• Performance : gambaran kinerja (produktivitas dan progres)• Scope : berorientasi luas dan spesifik

1) Time Dimension

2) Content Dimension

3) Form Dimension• Clarity : penyajian menarik dan mudah dimengerti• Detail : informasi tersedia secara rinci atau ringkasan• Order : disusun dengan kriteria urutan tertentu secara mudah