BAB IISIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN

SISTEM INFORMASI

2.1. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DAN

DETEKSI MASALAH SISTEM

2.1.1. Siklus Hidup Sistem Informasi

Siklus hidup pengembangan sistem informasi merupakan suatu bentuk yang

digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan

tersebut dalam proses pengembangan sistem . Siklus hidup pengembangan sistem informasi

menyajikan metodologi atau proses yang diorganisasikan guna membangun suatu sistem

informasi . Dengan demikian dalam membangun sistem informasi maka sejumlah tugas yang

harus diselesaikan.

Suatu pengembangan sistem akan terlalu besar untuk dikerjakan bila tanpa

sistem pengendalian. Pengendalian ini diperlukan terhadap bidang-bidang seperti fungsi,

anggaran, jadwal kegiatan dan kualitas. Untuk menjamin agar suatu sistem dapat dibangun

berdasarkan fungsi yang dipersyaratkan, dalam batas anggaran yang sudah disediakan dan

memenuhi jadwal waktu yang telah ditentukan serta mencapai kualitas yang diinginkan,

maka sejumlah titik pengecekan amat diperlukan, dimana titik pengecekan ini menjamin agar

pekerjaan dapat dievaluasi dan keputusan dapat diambil pada saat yang tepat, dengan kata

lain titik pengecekan merupakan kunci pengendalian di dalam pembangunan atau

pengembangan sistem informasi. Keputusan manajemen dilakukan oleh steering committee

atau oleh seorang manejer senior di dalam lingkup pemakai sistem.

Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, fase pengembangan

(investigasi atau survey, analisa, desain, pembuatan dan implementasi, pemeliharaan) dan

dievaluasi secara terus-menuerus untuk menetapkasn apakah sistem informasi tersebut masih

layak diaplikasikan, jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan

dimulai dari perencanaan kembali. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar yang ada

dibawah ini:

Siklus Hidup Sistem Informasi

Siklus Hidup pengembangan Sistem

Manajemen&User Konsultan/EDP Dept Manajemen & User

Gambar 3.1. Siklus Hidup Sistem Informasi

1. Fase / Tahap Perencanaan

Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan

sestem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai,

jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa

yang melaksanakan.

Tahap perencanaan menjadi penting karena:

Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara rinci.

Misalnya, pada pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang

melingkupinya didefinisikan, seperti penciptaan alur data dan informasi yang

efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunatif pada layar

Desain

Analisa Pembuatan

Survei Implementasi

Pemeliharaan

Perencanaan Evaluasi

monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus bisnis yang ingin

diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah itu,perlu

disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-aplikasi yang

dibutuhkan, pembangunan dan penyebarannya

Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.

Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam

organisasi.

Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di

dalam organisasi.

Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:

Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.

Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan

oleh individu maupun departemen.

Mendukung proses evaluasi.

Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka

panjang.

Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim

yang terdiri dari manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut

ada yang berfungsi sebagai tim pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk

menyetujui atau menolak suatu proyek pengembangan system informasi.

Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern maupun

ekstern , kemudian dilanjutkan dengan keputusan manajemen.

Bila manajemen menyetujui rencana atau usulan tersebut akan disusun suatu

kerangka acuan kerja dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja dan anggaran

telah ditetapkan, akan ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk

mengajukan proposal. Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah

proyek tersebut layak atau tidak untuk dilanjutkan.

a. Usulan

Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi:

- Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti biaya operasional

yang tinggi.

- Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak up to date.

- Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau kontrol.

b. Keputusan Manajemen

Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen karena

menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab),

keamanan data, hubungan dengan pelanggan .

c. Kerangka acuan kerja

Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan dibentuk tim

yang dapat terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan

kerja yang menyangkut :

- latar belakang

- Maksud dan tujuan

- Sasaran proyek

- Ruang lingkup pekerjaan

- Jangka waktu pelasanaan

- Prioritas pekerjaan

d. Anggaran (Dana)

Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas , disusunlah anggaran / dana untuk

hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk keperluan

yang tidak terduga.

e. Penunjukan tim pelaksana

Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah

pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak

konsultan. Setelah menetapkan pelaksana, diminta untuk memasukkan proposal

pelaksanan sistem informasi sesuai dengan kerangka acuan kerja. Proposal tersebut

akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau

tidak.

f. Menilai kelayakan proyek

Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis dan ekonomis.

Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).

Kelayakan Operasional

Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat dilaksanankan

dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training yang

ditawarkan, pelayanan purna jual / pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas

system baru.

Kelayakan Teknis

Menyangjut apakah radware / software yang akan dikembangkan tersedia,

jadwal pelaksanaan serta sistem keamanan data.

Kelayakan ekonomis

Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta

keuntungannya yang akan diperoleh dari sistem tersebut.

2. Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Tahap pengembangan sistem informasi disebut juga Siklus Hudup

Pengembangan Sistem Informasi yang tahapannya terdiri dari enam

langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam melaksanakan tidak harus kaku namun

dapat disesuaikan kebutuhan .

Tahapan utama pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

Survei, bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.

Analisis, bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah

dan mencari solusinya.

Desain, bertujuan mendesain system baru yang dapat menyelesaikan masalah-

masalah yang dihadapi perusahaan.

Pembuatan, membuat sistem yang baru (hardware dan software).

Implementasi, bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru.

Pemeliharaan, bertujuan agar sistem yag dapat berjalan secara optimal.

Penerapan tahapan pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan

cara yaitu secara berurut (waterfall), iterasi dan spiral.

Waterfall, Suatu tahapan yang harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh

sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya. Dengan tujuan menghindari

terjadinya pegulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan

dalam pengembangan “mass product”.

Iterasi/ Spiral, Suatu tahapan yang dilaksanakan dengan memakai tehnik

iteration/ pengulangan dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang

sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan

untuk pembuatan “Tailor Made Product”.

Produk

Gambar 3.2. Proses Waterfall/ Staircase

Produk

Gambar 3.3. Iterative

Survei Sistem

Analisa Sistem

Desain Sistem

Pembuatan Sistem

Implementasi Sistem

Pemeliharaan Sistem

Survei Sistem

Analisa sistem

Desain Sistem

Pembuatan Sistem

Implementasi Sistem

Pemeliharaan sistem

Produk

Gambar 3.4. Proses Spiral / Incremental

3. Tahap Evaluasi

Evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan

pengembangan sistem sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi

waktu, biaya maupun secara teknis. Eavluasi yang dimaksudkan disini adalah

evaluasi yang dilakukan oleh user / manajemen, sedangkan evaluasi yang dilakukan

tim koordinasi / analis bersifat lebih teknis dan sering disebut dengan walkthrough.

Evaluasi (inspeksi) yang dilakukan pada oleh user / manajemen dimulai saat

pengembangan sistem, saat penyerahan dan saat pengoperasian. Penjelasannya

adalah sebagai berikut:

Saat Pengembangan, Pada saat pengembangan sistem informasi perlu

dievaluasi apakah sesuai dengan rencana, jadwal dan sebagainya. Dengan

demikian setiap penyimpangan dapat diatasi sedini mungkin.

Saat Penyerahan, sistem yang telah selesai dikembangkan, perlu dites

( testing penerimaan ) apakah dapat berfungsi sebagai

mana yang diharapkan seperti efisiensi sistem baru, waktu, respon,

kelengkapan informasi yang disajikan dan sebagainya. Setelah semua di

evaluasi, dan system tersebut dinyatakan dapat diterima sebegai bukti telah

selesainya pengembangan sistem tersebut.

Survei

Analisis Desain

Implementasi Penbuatan

Pemeliharaan

Saat Pengoperasian, Dalam pengoperasian sistem tersebut masih perlu

dievaluasi, tetapi tidak perlu seintensif pada saat pengembangan ataupun pada

saat penyerahan. Evaluasi dapat dilakukan setengah tahun, satu tahun atau

sesuai dengan kebutuhan. Hasil dari proses evaluasi ini menjadi masukkan bagi

manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan harus

dipertahankan, diperbaiki (upgrade) atau diganti dengan yang baru.

2.1.2. Deteksi Masalah Sistem

2.1.2.1. Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan

seberapa baiknya system tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi

mempunyai masalah, antara lain sebagai berikut:

a. Waktu ( overtime ).

b. Lingkungan system yang berubah

c. Perubahan prosedur operasional

Masalah sistem berhubungan dengan karakterisitik sistem informasi yakni sebagai

berikut:

1. Relevansi ( Relevancy )

Hasil dari system informasi harus dapat digunakan untuk kegiatan manajemen ditingkat

operasional, taktis dan strategic. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak

untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain sebagai berikut:

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

Permintaan informasi tidak tersedia dalam sistem informasi.

Banyak laporan yang isiya terlalu panjang.

2. Kelengkapan ( Completteness )

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah

sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80 % dari kebutuhan

informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan

yakni antara lain:

Sebagaian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian

formulirnya tidak lengkap.

Bagian pemasukan data menelpon ke pemakai untuk mengklarifikasi data dari sumber

– sumber dokumennya.

3. Kebenaran ( Correcteness )

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakurtan. Semua data dari field harus dimasukkan

secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran yakni antara lain:

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibandingkan kualitasnya.

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

4. Keamanan ( Security )

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan

keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitive

ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

5. Ketepatan Waktu ( Timelines )

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu diantaranya sebagai

berikut:

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staf

pemeliharaan program dan staf operasinya.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

6. Ekonomi ( Economy )

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu.

Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik.

Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya seperti konsultan pemeliharaan hardware

dan software dan lainnya.

7. Efisiensi ( Eficiency )

Efisiensi adalah beberapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya

dalam proses produksinya. Berikut beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisis

yaitu antara lain:

Keluaran / nilai uang

Transaksi tanpa kesalahan / waktu

Biaya kertas / transaksi

8. Kegunaan ( Usabilitiy )

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan ( poor usability syste), antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

Tingginya rata- rata kesalahan yang terjadi.

Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai computer

9. Dapat Dipercaya ( Reliability )

Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah

reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabililtasnya antara lain sebagai

berikut:

Biaya, yaitu tingginya varian rata – rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata – rata kesalahan, yaitu rata – rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi,

sehingga perlu menguranginya.

2.1.2.2. Information System Backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi di mana transaksi yang dating

tidak langsung dimasukan ( posted ) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan utama

dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya , sehingga kegagalan

memperbaruhi sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.

Sebagai analis adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi

tumpukan ( backlog ) dan masalah – masalah yang menyebabkan sistem backlogs. Berikut ini

dikemukakan lima alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi

yaitu antara lain:

a. Volume transaksi mengalami kenaikan.

b. Penurunan kerja.

c. Pergantian karyawan yang tinggi.

d. System downtime.

e.Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan yakni

menumpuknya record – record, kenaikan rata – rata kesalahan, kenaikan biaya, dan kenaikan

pergantian karyawan.

2.1.2.3. Laporan Awal Masalah

Banyaknya catatan – catatan ( logs ) masalah – masalah laporan dapat digunakan

oleh system analis untuk study awal ( preliminary study ). Untuk menjamin perhatian lebih

lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan

awal masalah yang mencakup empat elemen sebagai berikut:

a. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

b. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

c. Detailed analisis, Pengembangan secara teknis dari masalah ( problem nature ).

d. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

2.2. TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk

mengantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah

ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal yaitu antara lain:

1. Munculnya problem pada sistem yang lama

Permasalahan yang timbul dapat berupa:

Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi

sesuai dengan harapan. Ketidakberesan ini dapat berupa:

- Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta

kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang menyebabkan kebenaran dari

data kurang terjamin.

- Tidak efisiennya operasi.

- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Pertumbuhan dalam kebutuhan organisasi yang menyebabkan sebuah system

baru yang harus disusun. Kebutuhan organisasi diantaranya adalah pada

informasi yang semakin luas sehingga volume pengolahan data menjadi semakin

meningkat.

2. Untuk meraih kesempatan

Teknologi berkembang degan cepat sihingga organisasi mulai merasakan bahwa

teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi

agar dapat meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung

proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manjemen.

3. Adanya instruksi-instruksi(derectives)

Sistem baru dibuat karena adanya suatu instruksi dari pimpinan ataupun kekuatan

dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah. Jadi sistem baru dikembangkan

untuk memecahkan permasalahan yang timbul, agar dapat meraih kesempatan atau

untuk memenuhi instruksi yang diberikan.

Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru

perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,

dikembangakan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,

meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.

Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan

dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang

lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-

indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut:

Keluhan dari langganan

Pengiriman barang yang sering tertunda

Pembayaran gaji yang terlambat

Laporan yang tidak tepat waktu

Isi laporan yang salah

Tanggung jawab yang tidak jelas

Waktu kerja yang berlebihan

Ketidakberesan kas

Produktivitas tenaga kerja yang rendah

Banyaknya pekerja yang menganggur

Kegiatan yang tumpang tindih

Tanggapan yang lambat terhadap langganan

Biaya operasi yang tinggi

Persedian barang yang terlalu tinggi

Keluhan dari supplier karena tertundaya pembayaran.

Bertumpuknya back – order (tertundanya pengiriman karena kurangnya

persediaan barang)

Investasi yang tidak efisien

Peramalan penjualan dan produksi tidak tipat

Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru

perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih

kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.

PermasalahanKesempatanInstruksi

Memecahkan masalahMeraih kesempatanMemenuhi instruksi

Gambar 3.5. Contoh perlunya pengembangan sistem

Dengan telah dikembangkan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi

peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu:

Performance ( Kinerja )

Yaitu peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga

menjadi lebih efektif. Dimana kinerja dapat diukur dari Throughput dan respon

time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat

tertentu. Sedangkan Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara

dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan response untuk menanggapi

pekerjaan tersebut.

Information ( Informasi )

Yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

Economy ( Ekonomis)

SistemYang ada

PengembanganSistem

SistemYang baru

Yaitu penigkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau

penurunan –penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi berhubungan degan jumlah

sumber daya yang digunakan.

Control ( Pengendalian )

Yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki

kesalahan-kesalahan dan kecurangan yang dan akan terjadi.

Efficiency ( Efesiensi )

Yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi, dimana berhubungan dengan

bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling

minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

Service ( Pelayanan )

Yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Proses Pembangunan atau pengembangan sistem informasi mulai dari konsep

sampai dengan implementasinya disebut dengan istilah System Development

Life Cycle (SDLC).

2.2.1. Sytem Development Life Cycle ( SDLC )

Daur hidup pengembangan system / SDLC berfungsi untuk menggambarkan

tahapan –tahapan utama dan langkah – langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar

terbagi dalam tiga kegiatan yaitu sebagi berikut:

1. Analisis

Tahapan analisis digunakan oleh analis sistem untuk membuat keputusan. Apabila sistem

saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik, dan hasil analisisnya

digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. Seorang analis perlu mengetahui

dasar untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditanganinya, perlu

memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan dapat melakukan identifikasi

terhadap masalah yang muncul dan mencari solusinya dengan professional.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis iniadalah sebagai berikut:

a. Deteksi masalah ( Problem Detection ).

b. Penelitian / investigasi awal ( Initial Investigation ).

c. Analisa kebutuhan system ( Requrement Analysis)

d. Mensortir Kebutuhan Sistem ( Generation of System Alternatives)

e. Memilih system yang baik ( Selection of Proper System )

2. Perancangan / Desain

Tahapan perancangan atau design memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang

dapat menyelesaikan masalah – masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari

pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap

perancangan ini meliputi perancangan output, input dan file.

a. Perancangan Keluaran

Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran – keluaran yang akan

digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan – tampilan layer, dan juga

format dan frekuensi laporan yang diperlukan.

b. Perancangan Masukan

Perancangan masukan bertujuan untuk menetukan data – data masukan, yang akaan

digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data – data masukan tersebut dapat berupa

formulir – formulir, faktur, dan lain – lain yang berfungsi memberikan data masukan

bagi pemrosesan sistem. Pada tahapan ini juga perlu ditentukan format data masukan

agar sesuai dengan kebutuhan sistem.

c. Perancangan File

Perancangan file masuk dalam bahagian perancangan basis data yang diawali dengan

merancang diagram hubungan antara entitas ( bisa dengan menggunakan ERD).

Setelah itu melakukan uji normalisasi dari 1-NF sampai dengan 5-NF, minimal

sampai ke bentuk normalisasi ke- 3 ( 3-NF). Seluruh file yang telah lulus uji

normalisasi yang harus dibuatkan spesifikasi datanya.

3. Implementation

Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan yaitu untuk melakukan kegiatan

spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenrnya dari sistem informasi

yang akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem yang

baru tersebut ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini

juga harus dijamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang

dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah pembuatan program dan test data,

pelatihan dan penggantian system.

Ada 2 aspek penting di dalam proses pembangunan / pengembangan sistem

informasi yaitu:

1. Data tentang masalah-masalah yang ada saat itu

2. Data tentang kemungkinan penyelesaian untuk masalah-masalah tersebut diatas.

data tentang Metodologikemungkinan penyusunanPenyelesaian sistem

Data tentang masalah-masalah

Peralatan danTeknik-teknikPenyusunan sistem

Penyelesaian: Sistem baru atau

Deliverable: Sistem yang diperbaikiDokumentasi Sistem

Gambar 3.6. Mengisyaratkan Tujuan Penyusunan Sistem

Tujuan utama dari pembangunan / pengembangan sistem informasi adalah sebagai

berikut:

1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan

kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.

2. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.

3. Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru yang dapat menangani semua

problem yang terjadi di dalam organisasi.

Adapun tahap- tahap pembentukan sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Membangun system pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor

elektronik seoptimal mungkin.

Artinya perusahaan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan

komputerisasi, khususnya prosedur-prosedur rutin dan data transaksi agar semua

data dapat disimpan dalam sistem database perusahaan.

2. Membangun SIM berbasis jaringan komputer.

Yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan dan

grafik-grafik serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di

dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. SIM ini akan menyehatkan aliran

Penyusunan system:Menyelesaikan masalah

Sistem informasi

informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh

aliran inforamsi secara langsung dan otomatis.

3. Membangun system pendukung keputusan (SPK)

Untuk mengolah database yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para

pemimpin dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial.

4. Mengembangkan system informasi yang bersifat lintas platform

Yaitu sistem informasi yang mampu menjebatani perbedaan antar platform SI

bisnis yang akan bergabung satu sama lain. Perbedaan platform tersebut

meliputi hal teknis seperti perbedaan sistem operasi, pewaktuan, mata uang dan

apliaksi-aplikasi yang digunakan oleh penjual dan pembeli.

2.2.2. Pendekatan Pengembangan Sistem

Pendekatan pengembangan sistem informasi merupakan suatu filsafat atau

persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi

dalam suatu organisasi atau system dengan cara yang efisien dan efektif. Menurut pendapat

seorang pakar atau ahli system, dalam pendekatan pengembangan sistem informasi terdapat 3

(tiga) konsepsi penting yaitu sebagai berikut:

1. Falsafah keistimewaan ( system philosophy ), yaitu cara berfikir mengenai

fenomena menurut totalitas yang terdiri dari bagian-bagian yang saling

mengadakan interaksi.

2. Pembinaan kesisteman ( system management) , yaitu cara mendesain atau

merancang dan mengimplementasikan organisasi sebagai sistem dengan cara

menggambarkannya sebagai hubungan input-proses-output.

3. Analisis kesisteman ( system analysis ), yaitu teknik dalam pemecahan masalah

yang timbul untuk memperoleh suatu efiseinsi dan ekonomis.

Pendekatan sistem informasi mempunyai ciri-ciri pokok dalam teori

kesisitemannya, yaitu sebagai berikut:

1. Output yang terbaik dari setiap bagian sistem dan yang kemudian dapat diukur

secra relatif terhadap tujuan sistem, apabila dipadukan belum tentu meghasilkan

output terbaik dari sistem tersebut.

2. Hal tersebut diatas adalah akibat dari kenyataan bahwa jumlah output pada

bagian-bagian sistem pada umumnya tidak sama dengan output sestem secara

keseluruhan.

3. Jadi secara korelatif, apabila suatu sistem bekerja dengan baik, maka pada

umumnya ada kemungkinan bagian dari masing-masing sistem tidak memberikan

output yang maksimum.

4. Output sistem secara keseluruhan tergantung pada posisi bagian system dan

bagaimana bagian-bagian tersebut saling berinteraksi.

Pendekatan pengembangan sistem digunakan baik untuk pemecahan masalah

maupun untuk pengembangan sistem informasi. Ada beberapa petunjuk yang dapat

diterapkan untuk memanfaatkan pendekatan pengembangan sistem tersebut yaitu sebagai

berikut:

1. Integrasi

Bermacam-macam subsistem dari suatu sistem harus diintegrasikan dengan cara

sedemikian rupa untuk mendapatkan keuntungan dari antar hubungan dan hal

yang saling bergantung antar masing-masing unsur.

2. Komunikasi

Saluran komunikasi harus lebih selalu terbuka diantara subsistem-subsistem.

3. Metode Ilmiah

Harus diterapkan metode ilmiah dengan menggunakan bermacam-macam teknik

ilmu manajemen.

4. Berorientasi keputusan

Untuk menjadikan fungsi perencanaan dan pengawasan lebih efektif, maka

mungkin dapat dikembangkan pengambilan keputusan yang dapat diprogram.

5. Teknologi

Dimana seorang analisis sistem harus menggunakan teknologi modern untuk

membantu pelaksanaan teknik-teknik yang timbul dari ke-4 petunjuk di atas.

2.2.3. Prinsip Pengembangan Sistem

Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan-tujuan penyusunan

atau pembangunan atau pengembangan sistem informasi , yaitu antara lain:

1. Kekurangan dukungan dari manajemen dalam penyusunan sistem informasi.

Banyak manejer senior mengabaikan keberadaan sumber daya sistem informasi

yang tersedia, atau organisasi tidak mempunyai komite pengarah sistem informasi.

Jika ada komite pengarah sistem infomasi tersebut berada dalam tidak formal

sehingga komite pengarah tidak dapat bekerja secara efisien dan efektif. Jika ada

rencana strategis sistem informasi tersebut tidak berhubungan dengan rencana

strategis jangka panjang organisasi.

2. Perubahan Kebutuhan pemakai

Sementara manajemen tingkat atas menjadi semakin kompleks, manejer-manejer

senior menuntut sistem informasi untuk memberikan keuntungan kompetitif

strategis. Semakin strategis nilai sebuah sistem informasi, semakin besar resiko

kegagalan mencapai tujuan-tujuan system informasi tersebut.

3. Kehadiran Teknologi Baru

Ketika organisasi menggunakan teknologi yang ada, organisasi dapat dengan lebih

mudah mencapai tujuan-tujuan penyusunan atau pengembangan sistem, karena

personel-personel telah menguasai teknologi tersebut. Sebaliknya, ketika

organisasi berusaha membuat keuntungan kompetitif dengan menggunakan

teknologi yang baru atau yang lebih canggih, organisasi tidak dapat dengan mudah

mencapai tujuan-tujuan penyusunan sistem, karena personel-personel tidak

menguasai penggunaan teknologi tersebut.

4. Kekurangan Standard Metodologi Pengembangan Sistem

Beberapa organisasi tidak mempunyai standard metodologi pengembangan sistem.

Jika ada, maka organisasi tidak menjaga ke-up-to-date-an manual standard

metodologi pengembangan sistem.

5. Kelebihan Beban Kerja atau Kekurangan keahlian untuk Personel

Personel dalam Pengembangan Sistem

Sebuah survey memperkirakan bahwa personel-personel dalam tim

pengembangan sistem menghadapi keterlambatan dalam pengembangan sistem

mulai dari enam bulan samapi dengan lima tahun . Selain dari kelebihan beban

kerja, personel-personel dalam tim pengembangan sistem sering mengalai

kekurangan keahlian, karena organisasi tersebut tidak mempunyai rencana

training

Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembangkan suatu sistem

informasi, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Prinsip – prinsip tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi

dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat memenuhi

kebutuhan manajemen.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak

sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. Sistem yang

dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Maka setiap investasi

modal harus mempertimbangkan 2 hal yaitu:

Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses

pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang

terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang

yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi

akan apa yang akan dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas yang dilakuakn dalam pengembangan sistem

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan

melibatkan beberpa personil daalm bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.

5. Proses pengembangan system tidak harus urut

Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus

dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara

bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output

merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini

tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu dan

baru dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak.

Sewaktu proses perancangan output dilakukan , hasil

perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.

6. Takut membatalkan proyek

Pada umumnya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang

berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang

harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu dimana proyek

terpaksa dibatalkan atau dihentikan karena sudah tidak layak lagi, maka

pemabatalan itu harus dilakukan dengan tegas.

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal

yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analisis

sistem.

2.3. SISTEM ANALIS DAN DESAIN

Berhubungan dengan proses analisa dan desain sistem informasi yang terdiri dari

hardware, software, data, prosedur dan manusia. Sistem analis dan desain dapat dipandang

dari dua kegiatan utama yaitu:

1. Sistem analis adalah suatu proses untuk memahami sistem yang ada, termasuk

mendiagnosa masalah / inefisiensi dan memberikan solusi penyelesaian.

2. Sistem desain yaitu suatu proses mencakup perencanaan desain dan

implementasi sistem yang baru.

Ada beberapa pengertian Analis Sistem, yaitu:

1. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem.

Analisa tersebut meliputi mempelajari masalah-masalah yang timbul dan

menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem.

2. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi komputer yang

digunakan untuk memecahkan masalah-masalah bisnis dan masalah-masalah

lainnya.

3. Sesorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan

masalah yang paling tepat.

4. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk merencanakan dan menerapkan

rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.

Adapun tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang Analis sistem adalah

sebagai berikut:

1. Mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen-dokumen, file-file, formulir-

formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.

2. Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan

- kekurangan apa saja yang ada pada sistem tersebut dan

3. Selanjutnya melaporkan segala kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.

4. Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem

yang baru.

5. Menganalisa dan menyususn perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang

baru dan memberikan argumen tentang keuntungan-keuntungan apa saja yang

dapat diperoleh dari pemakain sistem yang baru.

6. Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan dengan penerapan

sistem yang baru.

Pengetahuan yang harus dimiliki seorang sistem analis antara lain adalah:

1. Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan

pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software),

teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utilities dan

paket-paket perangkat luank lainnya.

2. Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis meliputi

akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem

pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia,

keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek

lainnya.

3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai

kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang

dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah

masalah tersebut kedalam bagian-bagiannya, menganalisisnya kemudian harus

dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi

permasalahan terebut.

4. Keahlian dalam komunikasi antar personel, Analisis harus memepunyai

kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara

lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara,

presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

5. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi.

Adapun unsur yang terlibat dalam pengembangan sistem antara lain:

A. Pengguna Sistem

User, dapat dikatagorikan sebagai end-user (operator) dan user-manager

yang mengawasi pekerjaan end-user.

Manajemen, memegang peranan penting dalam suatu sistem informasi

termasuk menyetujui rencana pengembangan dan penyediaan dana.

B. Perancangan Sistem

Project Coordinator, merupakan orang yang bertanggung jawab agar suatu

tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar

pelaksanaan sesuai dengan rencana.

System analyst & design, ialah orang yang memberikan solusi dan

mendesain system yang baru.

Programmer, ialah orang membuat program berdasarkan rancangan dari

system analis.

Network Designer, ialah bertanggung jawab terhadap desain suatu jaringan

seperti LAN, MAN, WAN.

Technician (hardwre), menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang

tepat agar dapat bekerja secara optimal.

Database Administrator, orang yang bertanggung jawab terhadap suatu

sistem database , mencakup pola struktur data , integritas

data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan

mengoptimalkan performa databse.

Documenter, ialah orang yang membuat dokumentasi sistem mencakup buku

operasi aplikasi , teknis dan sistem.

Software tester, ialah menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat

programmer telah sesuai dengan spesifikasi

Graphic Designer, seseorang yang memiliki keahlian dalam mendesain,

misalnya icon atau user interface lainnya.

Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu

aplikasi berdasarkan rancang bangun yan telah dibuat oleh seorang analis sistem.

Adapun perbandingan tugas dan tanggung jawab dan analis sistem adalah

sebagai berikut:

Pemrogram Analis system

4. Tanggung jawab pemrogram

terbatas pada pembuatan program.

5. Pengetahuan program komputer

cukup terbatas pada teknologi

komputer, sistem komputer, utilitas

dan bahasa-bahasa program yang

diperlukan.

6. Pekerjaan pemrogram sifatnya

1. Tanggung jawab analis sistem

tidak hanya pada pembuatan

program komputer saja, tetapi

pada system secara keseluruhan.

2. Pengetahuan analis system harus

luas, tidak hanya pada teknologi

komputer,tatapi juga pada bidang

aplikasi yang ditanganinya.

3. Pekerjaan analist sistem dalam

teknis dan harus tepat dalam

pembuatan instruksi-instruksi

program.

7. Pekerjaan pemrogram tidak

menyangkut hubungan dengan

banyak orang, terbatas pada sesame

pemrograman dan analis sistem

yang mempersiapkan rancang

bangun (spesifikasi)programnya

pembuatan program terbatas pada

pemecahan masalah secara garis

besar.

4. Pekerjaan analist sistem

melibatkan hubungan banyak

orang , tidak terbatas pada sesama

analis , pemrogram , tetapi juga

pemakai sistem dan manajer.

Tabel 3.1. Tugas dan Tanggungjawab Analist Sistem dan Programmer

2.3.1. Pengetahuan dan Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem

1. Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan

pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software),

teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, system operasi, utilities

dan paket-paket perangkat luank lainnya.

2. Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis

meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem

pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia,

keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek

lainnya.

3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai

kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang

dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut kedalam bagian-

bagiannya, menganalisisnya kemudian harus dapat merangkainya kembali

menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan terebut.

4. Keahlian dalam komunikasi antarpersonel, Analisis harus memepunyai

kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara

tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan

pembuatan laporan-laporan.

5. Memahami metodologi pengembangan system informasi.

2.3.2. Team Pengembangan Sistem

Team pengembangan sistem secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai

berikut:

1. Manejer analisis system (manager of system analysis)

Disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung

jawab sebagai berikut:

Sebagai ketua / koordinator team pengembangan sistem

Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota team pengembangan sistem

yang lainnya.

Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan

dilakukan.

Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desain

sistem dan penerapannya.

Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

Mewakili team untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian nasihat kepada manajemen dan

pemakai system.

Membuat laporan-laporan kemajuan proyek.

Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari team.

2. Ketua analis system (lead system analyst)

Biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah

membantu tugas dari manajer analist sistem dan mewakilinya bila manajer analist

sistem berhalangan.

3. Analist sistem senior (senior system analyst)

Merupakan analist sistem yang sudah berpengalaman.

4. Analist system (System analist)

Merupakan analist sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri

tanpa bimbingan dari analist sistem senior.

5. Analist system junior ( junior system analist)

Merupakan analist sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan

bimbingan dari analist sistem yang lebih senior. Analist syistem junior ini juga

sering disebut dengan analist syistem yang masih dilatih.

6. Pemrogram aplikasi senior ( senior applications programmer)

Merupakan program komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas

merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari

pemrogram yang lainnya.

7. Pemrogram aplikasi (applicarions programmer)

Merupakan pemrogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat

melakukan tugasnya tanpa harus bimbingan secara langsung lagi.

8. Pemrogram aplikasi junior (junior applications programmer)

Merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah

bimbingan dari pemrogram yang lebih senior.

Latihan:

1. Apa yang dimaksud dengan pengembangan system informasi?

2. Gambarkan dan Jelaskan Siklus Hidup Sistem Informasi.

3. Sebutkan dan jelaskan mengapa system yang lama perlu diperbaiki?

4. Jelaskan istilah PIECES?

5. Sebutkan dan jelaskan langkah – langkah dalam SDLC?