Studi Interaksi Simbolik Kualitatif mengenai Implementasi Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing) di Perpustakaan Lembaga Penelitian

Yayasan Pelangi Indonesia

Arman Kurniadi

Latar Belakang Penelitian

Yayasan Pelangi Indonesia sebagai salah satu lembaga riset independen, melakukan penerapan Knowledge Management sebagai usaha di dalam meningkatkan kualitas penelitian yang dihasilkan.

Pengetahuan yang terdapat pada Yayasan Pelangi, baik dalam bentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge merupakan aset dari Yayasan Pelangi yang perlu dikelola dengan baik. (orang boleh pergi, pengetahuan harus tetap tinggal)

Proses berbagi pengetahuan (Knowledge Sharing) harus dipastikan

berjalan secara berkesinambungan sehingga Knowledge Management dapat terus terjaga keberlangsungannya

Penerapan Knowledge Management ini ternyata masih mengalami kendala terutama pada budaya masyarakat yang sulit untuk berbagi pengetahuan.

Maksud dan tujuan Maksud penyusunan tesis ini adalah untuk mengetahui Implementasi berbagi pengetahuan (knowledge sharing) pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia.

Tujuan penyusunan tesis ini adalah untuk:

Mengetahui implementasi berbagi pengetahuan (knowledge sharing) oleh kontributor, peserta, dan fasilitator pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia.

Mengetahui media yang digunakan dalam melakukan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia

Mengetahui trust (kepercayaan) antara kontributor dan peserta dalam melakukan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia.

Manfaat PenelitianManfaat penelitian ini meliputi dua aspek yakni aspek teoritis dan aspek praktis, sebagai berikut:

Manfaat Teoretis

Memberikan kontribusi dalam pengembangan ilmu informasi dan perpustakaan.

Memberikan kontribusi bagi pengembangan penelitian di bidang Knowledge Management.

Manfaat Praktis

Manfaat praktis dari penelitian ini adalah Yayasan Pelangi mendapatkan informasi dari eksplorasi mengenai implementasi berbagi pengetahuan (knowledge sharing) pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia.

Jenis PenelitianJenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif.

Penelitian kualitatif merujuk kepada prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif, yakni apa yang dituturkan orang, baik lisan maupun tulisan, apa yang dilakukan orang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri (Bogdan dan Taylor, 1971: 4).

Kajian LiteraturReview Hasil Penelitian sejenis

No Item Suhitarini Soemarto Putri

Rini Muliahati Natalia Kosasih Arman Kurniadi

1 Judul Knowledge Management System: Knowledge Sharing Culture di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Model Knowledge Sharing Berbasis Kompetensi: Studi Kasus Biro Kepegawaian dan Organisasi Departemen Komunikasi dan Informatika

Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Karyawan: Studi Kasus Departemen Front Office Surabaya Plaza Hotel

Implementasi Knowledge Sharing di Perpustakaan Lembaga Penelitian

2 Tahun 2009 2009 2007 2010

3 Tujuan Untuk mengetahui bagaimana membangun budaya Knowledge Sharing antar pegawai Dinas Sosial dalam rangka peningkatan kinerja dan konsep KMS untuk meningkatkan keunggulan pada Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Untuk mengidentifikasi keadaan jejaring knowledge dan Knowledge Sharing pada biro kepegawaian dan organisasi (Rowai) Departemen Komunikasi dan Informatika Jakarta

Untuk mengukur pengaruh dari knowledge management terhadap kinerja karyawan dengan studi kasus pada departemen front office di Surabaya Plaza Hotel

Untuk mengetahui bagaimana implementasi Knowledge Sharing di Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia Jakarta

4 Hasil Portal Jejaring Knowledge -

5 Penelitian Knowledge Management System memudahkan untuk mengelola pengetahuan tacit dan eksplisit karena pengetahuan tersimpan berbentuk digital dan lebih terstruktur

knowledge dan Knowledge Sharing di Rowai Kedua-duanya dalam keadaan cukup baik, selain itu, pegawai Rowai yang kompeten yaitu pegawai yang memiliki knowledge dan menjadi referensi knowledge bagi banyak pegawai, juga dapat diketahui

management secara tidak langsung mempengaruhi kinerja karyawan, ada pengaruh yang signifikan antara personal knowledge terhadap job procedure, dan faktor yang paling dominan mempengaruhi kinerja karyawan adalah technology

6 Perbedaan Penelitian ini membuat sebuah portal sebagai sebuah sistem knowledge management yang memudahkan untuk mengelola pengetahuan pada organisasi tersebut.

Penelitian ini menganalisis bagaimana keadaan Knowledge Sharing pada suatu organisasi dengan menggunakan Social Network Analysis (SNA)

Penelitian ini hanya mengukur pengaruh penerapan knowledge management terhadap kinerja karyawan.

Penelitian ini direncanakan untuk mengetahui bagaimana proses implementasi Knowledge Sharing berdasarkan elemen pengembangan Knowledge Sharing.

7 Kritik Penelitian ini membuat portal dengan tujuan untuk mengelola pengetahuan pada organisasi tersebut. Pengelolaan pengetahuan pada organisasi sangat bergantung pada kelancaran proses Knowledge Sharing pada organisasi tersebut.

Penelitian ini menganalisi keadaan jejaring knowledge dan keadaan Knowledge Sharing berdasarkan pada SNA. Knowledge Sharing disini lebih dipandang sebagai sebuah hubungan sosial antar orang dan dapat dimodelkan sebagai hubungan jejaring.

Penelitian ini hanya mengukur pengaruh penerapan knowledge management terhadap kinerja karyawan.

Landasan Teoritis

Paradigma Interaksi SimbolikSetiap orang membawa bidang pengalaman yang unik dalam tiap episode komunikasi dan pengalaman-pengalaman tersebut sering kali memengaruhi komunikasi yang terjadi. (West & Turner, 2008: 13)

Teori interaksionisme simbolik memandang bahwa makna-makna (meanings) dicipta dan dilanggengkan melalui interaksi dalam kelompok-kelompok sosial. Interaksi sosial memberikan, melanggengkan dan mengubah aneka konvensi, seperti peran, norma, aturan dan makna-makna yang ada dalam suatu kelompok sosial.

Landasan KonsepsiManajemen Pengetahuan

Knowledge management menurut Amrit Tiwana,“management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage”. (Tiwana, 2000:5).

Data, Informasi dan PengetahuanData menurut Amrit Tiwana, “Data is a set of particular and objective facts about an event or simply the structured record of a transaction.” (Tiwana, 2000: 59)

Informasi menurut Peter Drucker dalam Amrit Tiwana, “Information is data endowed with relevance and purpose”. (Tiwana, 2000: 61).

Pengetahuan menurut Davenport dan Prusak dalam Tiwana, Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, expert insight and grounded intuition that provides an environment and framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices, and norms. (Tiwana, 2000: 57).

Landasan KonsepsiBerbagi pengetahuan (Knowledge Sharing).

Berbagi pengetahuan (Knowledge Sharing) adalah tahapan diseminasi dan penyediaan knowledge pada saat tepat untuk karyawan yang membutuhkan. (Tobing, 2007: 9)

Teori Pengembangan Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing)

Probst menyebutkan bahwa kunci pertanyaan dari Knowledge Sharing adalah Who should know how much abaout what or be able to do what and to what level?How can we facilitate the sharing and distribution of knowledge? (Probst, 2000: 31-32)

Kerangka Pemikiran

Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing)Aspek-aspek Pengembangan Berbagi Pengetahuan (knowledge sharing) dalam

penelitian ini: 1. Kontributor, Peserta, Fasilitator2. Media3. Kepercayaan dan keterbukaan

Implementasi Berbagi Pengetahuan

(Knowledge Sharing) pada Perpustakaan Yayasan Pelangi

Indonesia

Interaksi Simbolik

1. Pentingnya makna bagi perilaku manusia

2. Pentingnya konsep mengenai diri

3. Hubungan antara individu dengan masyarakat

Fokus Penelitian MasalahIdentifikasi masalah penelitian ini adalah :

Bagaimana kontributor, peserta dan fasilitator melakukan Knowledge Sharing pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia?

Media apa yang digunakan dalam melakukan Knowledge Sharing pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia?

Bagaimana trust (kepercayaan) antara kontributor dan peserta dalam melakukan Knowledge Sharing pada perpustakaan lembaga penelitian Yayasan Pelangi Indonesia?

Metodologi

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan interaksi simbolik.

Subyek dan Obyek Penelitian

Subyek penelitian ini adalah para karyawan di Yayasan Pelangi Indonesia.

Obyek penelitian ini adalah Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia

Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan 4 (empat) teknik pengumpulan data, yaitu meliputi:

Observasi/Pengamatan

Wawancara/Interview

Studi Pustaka

Dokumentasi

Lokasi dan Waktu PenelitianLokasi penelitian dilakukan di Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia. Yang terletak di Jalan Wijaya V No. 14B Jakarta.

Waktu penelitian direncanakan akan dimulai pada bulan Februari 2011 hingga April 2011.

Analisis DataTeknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis model interaktif (interactive of analysis) yang dikembangkan oleh Miles dan Huberman sebagaimana yang diuraikan oleh Bungin yang terdiri dari tiga komponen analisis, yaitu:

Reduksi data (data reduction)

Penyajian data (data display) Penarikan kesimpulan dan verifikasi (conclusion

drawing & verifying)

Validitas / Keabsahan Data

Peneliti akan menggunakan teknik pemeriksaan keabsahan data sebagai berikut:

Perpanjangan keikutsertaan

Ketekunan/keajegan pengamatan

Triangulasi

Hasil PenelitianSekilas Pelangi

Pelangi adalah sebuah lembaga penelitian independent yang aktif melakukan penelitian di bidang energi, kehutanan, transportasi, polusi udara, dan perubahan iklim untuk menuju pembangunan yang berkelanjutan. Pelangi memulai debutnya di tahun 1990 sebagai “think-thank” informal untuk isu-isu pembangunan berkelanjutan dan berwawasan lingkungan bagi gerakan LSM.

Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia

Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia berdiri seiring dengan berdirinya Yayasan Pelangi Indonesia sejak tahun 1990, namun secara resmi perpustakaan didirikan pada saat Yayasan Pelangi diresmikan pada tanggal 27 Maret 1992. Perpustakaan ini memiliki tujuan untuk membantu kegiatan Yayasan Pelangi Indonesia untuk menyebarluaskan isu utama lembaga induknya yaitu isu energi, perubahan iklim, transportasi, kualitas udara dan kehutanan ketengah masyarakat dengan melalui kepustakaan yang ada di perpustakaan. Tujuan lainnya adalah untuk mengumpulkan segala macam bahan cetakan berupa buku, brosur, hasil seminar dan bahan-bahan lainnya maupun bahan non cetak yang berhubungan dengan masalah energi, perubahan iklim, transportasi, kualitas udara dan isu lingkungan hidup lainnya. Mendokumentasikan/menginventarisasi semua koleksi bahan pustaka yang ada untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Implementasi Berbagi Pengetahuan oleh Kontributor, Peserta dan Fasilitator

Kegiatan berbagi pengetahuan merupakan salah satu proses utama dari manajemen pengetahuan (knowledge management) yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu organisasi, instansi, atau perusahaan untuk berbagi pengetahuan (knowledge), teknik, pengalaman, dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan adalah tahapan disseminasi dan penyediaan pengetahuan pada saat tepat untuk karyawan yang membutuhkan. Berbagi pengetahuan dianggap sebagai hubungan atau interaksi sosial antar orang per orang yang melibatkan kontributor, peserta, dan fasilitator serta membutuhkan media sebagai sarana menyampaikan pengetahuan. Berbagi pengetahuan juga harus dilandasi dengan adanya kepercayaan (trust) antara kontributor dan peserta.

Diskusi di Pelangi

18 Januari 2011 Meningkatkan Layanan Busway Sebagai Solusi Mengatasi KemacetanTransportation Specialist dari Institute for Transportation and Development Policy (ITDP).

16 Februari 2011Optimalisasi Peranan Lembaga Swadaya MasyarakatExecutive Director Yayasan Pelangi

29 Maret 2011Konversi Minyak Tanah ke LPG: menuju Pembangunan Rendah Emisi yang BerkelanjutanDirektur Eksekutif Institute for Essential Services  Reform (IESR) dan Energy Officer World Wild Fund (WWF)

13 Juni 2011Persiapan Pelaksanaan Proyek Sustainable Tourism through Energy Efficiency with Adaptation and Mitigation Measures in Pangandaran” (STREAM)UNWTO

Media Media yang digunakan dalam berbagi pengetahuan di Yayasan Pelangi ada

dua jenis, yaitu media yang bersifat tatap muka dan media online. Media yang bersifat tatap muka contohnya adalah diskusi dan rapat. Sedangka media berbagi pengetahuan yang sifatnya online adalah website

dan Program Infokom yang terdapat di server perpustakaan. Website dan program Infokom dikelola oleh Perpustakaan Yayasan Pelangi.

Media berbagi lain seperti facebook, twitter, dan email pribadi dikelola oleh masing-masing pihak, baik kontributor dan juga peserta.

Trust / KepercayaanKepercayaan karyawan dalam berbagi pengetahuan di Perpustakaan Yayasan Pelangi belum berjalan baik, karena masih ada beberapa karyawan yang merasa bahwa berbagi pengetahuan tidak memberikan efek apa pun terhadap kinerja mereka sebagai karyawan. Hal ini terjadi di divisi lain selain bagian program dan komunikasi informasi.

Hal ini juga bisa diakibatkan oleh karena diskusi yang sering dilaksanakan hanya menyangkut isu-isu yang terkait dengan penelitian di Yayasan Pelangi. Selain itu hambatan dalam berbagi pengetahuan juga dikarenakan masih adanya karyawan yang merasa bahwa pengetahuan yang dimilikinya tidak memberikan manfaat bagi si peneriama, karena si penerima memiliki tingkat pendidikan yang lebih tinggi.

Berbagi Pengetahuan dan Interaksi Simbolik

Penjabaran interaksi simbolik ini dalam aplikasinya memberikan landasan bagaimana seorang individu dari perspektif komunikasi memberikan pengetahuannya kepada individu lain.

Berbagi pengetahuan merupakan sebuah proses komunikasi dimana seorang kontributor memberikan pengetahuan yang awalnya berasal dari informasi dan data. Informasi dan data terdiri dari simbol-simbol yang telah dibentuk oleh pikiran berdasarkan perspektif dari kontributor tersebut.

Pengetahuan tersebut kemudian disebarkan kepada masyarakat, terutama masyarakat dimana individu tersebut beraktivitas.

Masyarakat ini didalam berbagi pengetahuan disebut peserta.

Kesimpulan Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah kontributor dalam aktivitas berbagi

pengetahuan di Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia adalah para peneliti dan pihak eksternal Yayasan Pelangi yang diundang untuk memberikan pengetahuan kepada karyawan Yayasan Pelangi Indonesia. Peneliti membagi pengetahuan tacitnya melalui diskusi dan rapat, sedangkan untuk pengetahuan eksplisitnya peneliti lebih sering memberikan dalam bentuk tercetak ke Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia dan dalam bentuk digital yang langsung diserahkan ke program Infokom didalam server Perpustakaan Yayasan Pelangi. Karyawan pada bagian lain bisa dikatakan sangat jarang menjadi kontributor pada diskusi atau rapat karena umumnya tema yang diangkat bukan tema yang menjadi keahlian dari karyawan tersebut.

Peserta dalam aktivitas berbagi pengetahuan di Perpustakaan Yayasan Pelangi Indonesia tidak hanya terfokus pada internal dari Yayasan Pelangi Indonesia. Mereka adalah stakeholder, pemerintah dan masyarakat umum. Peserta yang berasal dari internal menerima pengetahuan dari mengikuti seminar, rapat, dan dari program Infokom. Sedangkan peserta yang berasal dari eksternal Yayasan Pelangi menerima pengetahuan dari website dan dari program Kampanye Pelangi.

Fasilitator dalam aktivitas berbagi pengetahuan di Yayasan Pelangi Indonesia diserahkan kepada Pustakawan. Executive Director Yayasan Pelangi menilai bahwa Pustakawan lebih tepat dalam menggerakkan aktivitas berbagi pengetahuan dan mengelola media berbagi pengetahuan.

Saran Untuk menggerakkan kontributor yang berasal dari karyawan di bagian

keuangan dan bagian umum, fasilitator harusnya membuat sebuah diskusi informal yang membahas tema-tema seputar masalah yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan. Diskusi ini diharapkan berlangsung secara konsisten dan menjadi budaya di Yayasan Pelangi Indonesia.

Pimpinan harusnya menerapkan reward and punishment dalam berbagi pengetahuan. Reward dapat berupa pujian dalam pertemuan atau rapat karyawan dan punishment yang diberikan dapat berupa notifikasi kepada karyawan yang tidak aktif sambil menanyakan apa yang menjadi hambatan bagi karyawan tersebut dalam melaksanakan berbagi pengetahuan.

Pimpinan harus selalu memantau kegiatan berbagi pengetahuan dan kalau memungkinkan turut serta berpartisipasi dalam kegiatan tersebut, tidak hanya sebatas menjadi kontributor, tetapi juga menjadi peserta.

Selesai