[semi final] buku saku kearsipan

33

Upload: others

Post on 30-Jul-2022

9 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: [semi final] Buku Saku Kearsipan
Page 2: [semi final] Buku Saku Kearsipan
Page 3: [semi final] Buku Saku Kearsipan

ii

Pengantar ...............................................

Daftar Isi ...............................................

Mengenaal Arsip ......................................

a. Pengertian Arsip ...................................

b. Jenis-jenis Arsip ...................................

c. Siklus Hidup Arsip ................................

d. Instrumen Kearsipan .............................

e. Nilai Guna ..........................................

f. Organisasi Kearsipan ..............................

Manajemen Arsip Dinamis ...........................

a. Penciptaan Arsip ..................................

b. Penggunaan Arsip .................................

Pemeliharaan Arsip ...................................

a. Pemberkasan Arsip ................................

b. Penyimpanan Arsip Aktif .......................

c. Penataan Arsip Inaktif ...........................

d. Penyimpanan Arsip ...............................

e. Alih Media Arsip ..................................

Penyusutan Arsip .....................................

a. Pemindahan Arsip .................................

b. Pemusnahan Arsip ................................

Peraturan Kearsipan .................................

i

ii

iii

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

14

15

18

19

20

21

25

27

Page 4: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Mengenal

Arsip

iii

Page 5: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Konsep ArsipBAGIAN I

PENGERTIAN ARSIP

Undang-Undang 43 Tahun 2009

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Peraturan Menteri Keuangan

Nomor 196/PMK.01/2019

Arsip kementerian keuangan adalah rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh kementerian keuangan.

1

Page 6: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Arsip

Vital

Arsip

InaktifArsip

Aktif

Konsep ArsipBAGIAN I

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip yang digunakan langsung dalam kegiatan penciptaan

arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu

Arsip Dinamis

Arsip StatisArsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna

kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangandipermanenkan oleh lembaga kearsipan

Arsip TerjagaArsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsunganhidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,

dan keselamatannya. Contoh: Kontrak Karya, dan MOU

arsip yang frekuensi

penggunaannya tinggi

dan/atau terus

menerus.

arsip yang frekuensi

penggunaannya

telah menurun.

arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan

operasional pencipta arsip,

tidak dapat diperbarui,

dan tidak tergantikan

apabila rusak atau hilang

Contoh : BPKB Kendaraan

dinas, berkas pemusnahan

arsip, berkas perorangan,

As Build Drawing,

2

Page 7: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Konsep ArsipBAGIAN I

SIKLUS HIDUP ARSIP

Penciptaan

Penggunaan

Pemeliharaan

Penyusutan

Arsip

A

B

C

D

3

Page 8: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Tata Naskah Dinas

Klasifikasi Arsip

SKKAD (Sistem Klasifikasi

dan Keamanan Akses

Arsip Dinamis)

SKKAD

(Sistem Klasifikasi dan

Keamanan Akses Arsip

Dinamis)

Klasifikasi Arsip

SKKAD

JRA

(Jadwal Retensi Arsip)Penyusutan

Arsip

INSTRUMEN KEARSIPAN

Dalam setiap tahapan siklus hidup arsip, harus mengacu

pada instrumen kearsipan yang telah tersedia, Seperti:

Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, SKKAD, dan Jadwal

Retensi Arsip (JRA).

Tahapan siklus Instrumen kearsipan

Pemberkasan

Arsip

Penciptaan

Penggunanan

4

Konsep ArsipBAGIAN I

Page 9: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Administrasi

nilai guna arsip yang kegunaannya

dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan

kedinasan unit kerja pencipta

Legal

nilai guna hukum berkaitan dengan

tanggung jawab kewenangan yang

berisikan bukti-bukti kewajiban dan

hak secara hukum

Financialnilai guna arsip yang memiliki informasi

yang menggambarkan bagaimana uang

di peroleh, dibagikan, diawasi, dan

dibelanjakan

Researchnilai guna yang terdapat pada arsipyang mengandung data ilmiah danteknologi sebagai akibat penelitianmurni maupun terapan

Evidential/kebuktianTerdiri dari jenis arsip bukti keberadaansuatu organisasi dan bukti prestasiintelektual

DokumentationInformasi yang terkandung dalam

arsip berguna bagi berbagai

penelitian dan kesejarahan

NILAI GUNA Konsep ArsipBAGIAN I

A

L

F

R

E

D

Nilai Guna Primer

Nilai guna arsip yangdidasarkan pada

kegunaan arsip bagikepentingan unit kerja

pencipta arsip

Nilai Guna Sekunder

Nilai guna arsip yangdidasarkan pada

kepentingan lembaga/instansi lain dan/ataukepentingan umum

sebagai bahan bukti danbahan pertanggungjawaban nasional

5

Page 10: [semi final] Buku Saku Kearsipan

ORGANISASI KEARSIPAN

Unit Kearsipanadalah unit organisasi pada pencipta arsip yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

penyelenggaraan kearsipan. Dalam hal ini

mengelola arsip inaktif meliputi:

- Unit Kearsipan I Biro Umum

- Unit Kearsipan II Sekretariat eselon I Kemenkeu

- Unit Kearsipan III Unit organisasi pada kantor

vertikal/UPT yang mempunyai

tugas dan fungsi mengelola arsip

Contoh

- Biro Organta ( Orgainisasi dan tata laksana)

- Pushaka ( Pusat analisis dan harmonisasi kebijakan)

:

:

:

Unit pengolah

adalah unit organisasi

pada pencipta arsip yang mempunyai tugas

dan tanggung jawab mengolah semua arsip

yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan

arsip dilingkungannya, dalam hal ini mengelola

arsip aktif

6

Konsep ArsipBAGIAN I

Page 11: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Manajemen Arsip Dinamis atau Pengelolaan

Arsip Dinamis, yaitu kegiatan mengelola arsip vital,

arsip aktif, dan arsip inaktif baik yang termasuk

dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum

dengan melakukan penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan dan penyusutan arsip.

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

7

Page 12: [semi final] Buku Saku Kearsipan

2. Pembuatan arsip, yaitu membuat naskah

dinas dengan memperharikan Tata Naskah

Dinas kemenkeu dan/atau tata naskah dinas

yang berlaku di lingkungan unit eselon I

masing-masing. Agar supaya mengacu pada

SKKAD untuk mempermudah pemberkasan.

Penciptaan Arsip

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

1. Penerimaan arsip, yaitu kegiatan menerima

naskah dinas dari instansi/unit lain.

8

Page 13: [semi final] Buku Saku Kearsipan

PENGGUNAAN ARSIP

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan

dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna

arsip yang berhak. Misalnya:

1.

2.

Permintaan fotocopy arsip

Peminjaman arsip

Penggunaan ini harus mengacu pada SKKAD

yang meliputi:

a.

b.

c.

d.

Biasa/terbuka, arsip ini dapat diakses oleh

seluruh masyarakat umum

Terbatas

Rahasia

Sangat rahasia

Hanya dapat diakses

oleh pejabat tertentu

Untuk menandai arsip yang sedang dipinjam

digantikan sementara oleh out indicator.

KELUAR

No JenisArsip

Jumlah Peminjam TanggalPinjam

TanggalKembali

KELUAR

No JenisArsip

Jumlah Peminjam TanggalPinjam

TanggalKembali

Gambar Out Guide Gambar Out Sheet/

Out Indicator

9

Page 14: [semi final] Buku Saku Kearsipan

PEMELIHARAAN ARSIPManajemen Arsip BAGIAN II

DinamisPEMELIH

ARAAN A

RSIP

Pemberkasan adalah penempatan

naskah ke dalam suatu himpunan

yang tersusun secara sistematis

dan logis sesuai dengan konteks

kegiatannya sehingga menjadi satu

berkas karena memiliki hubungan

informasi, kesamaan jenis atau

kesamaan masalah dari suatu unit

kerja.

Penataan arsip inaktif dilakukan

berdasarakan asas asal usul dan

asas aturan asli.

Penyimpanan arsip dilakukan

terhadap arsip akif dan arsip inaktif

yang sudah tercantum dalam daftar

arsip untuk menjamin keamanan

fisik dan informasi arsip selama

jangka waktu penyimpanan

berdasarkan JRA.

alihmedia dilaksanakan dengan

memperhatikan kondisi dan nilai

informasi arsip.

Pemberkasan

Arsip Aktif

Penataan

Arsip Inaktif

Alih Media

Arsip

Penyimpanan

Arsip

10

Page 15: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Pemberkasan arsipManajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Adalah kegiatan memberkaskan naskah dinas

(Surat masuk dan surat keluar) yang memiliki

kesamaan permasalahan dalam satu kesatuan

berkas Contoh:

masukkan fisik arsip dalam satu

kesatuan dengan nama file

“ Laporan Capaian Kinerja Triwulan. I”

Membuat daftar berkas dan daftar

Isi berkas sebagaimana contoh

Pemberkasan fisik Arsip

Sesuai Klasifikasi

ND permintaan laporan

capaian kinerja Tw I

Laporan Capaian

Kinerja Unit A Tw I

11

Menentukan Klasifikasi

arsip

Page 16: [semi final] Buku Saku Kearsipan

No

Unit

Pen

golah

Uraian Inform

asi

Kuru

n W

aktu

Jumlah

Ket

eran

gan

PUSHAKA

Biro S

DM

Lap

oran C

apaian

Kinerja

Pen

erim

aan C

PNS

2019

2019

1 1

- -

1 212

34

56

Daftar B

erkas Biro A

Th

. 2019

Ket

eran

gan :

Kolom 1

Kolom 2

Kolom 3

: : :

Nomor Uru

t B

erkas

Unit P

encipta Arsip

Uraian Inform

asi Singkat

Kolom 4

Kolom 5

Kolom 6

: : :

Tah

un B

erkas

Jumlah B

erkas

Ket

eran

gan T

ambah

an

12

Page 17: [semi final] Buku Saku Kearsipan

ND P

erminta

an L

ap. Ca

p.1

Kinerja T

W.1

Lapo

ran

Capa

ian

Kinerja

TW.1

ND. Usulan

Form

asi

Kep

ada Kep

men

pan

No-

58/S

j/201

9

Lap-

Ckp/

1/20

19

ND-

2/Sj/2

019

2 M

aret

2019

3 M

ei 2

019

26 N

ov’ 2019

Asli

Foto

copy

Asli

1 1 1

1 1 2

Kolom 1

Kolom 2

Kolom 3

Kolom 4

Ket

eran

gan : : : : :

Nomor Item

Arsip

Uraian R

inci Inform

asi Arsip

No

. Naskah D

inas

Tan

ggal N

askah D

inas

Kolom 5

Kolom 6

Kolom 7

Kolom 8

: : : :

Tingkat

Perkemban

gan A

rsip

Jumlah N

askah A

rsip

No. U

rut

Berkas

Ket

eran

gan T

ambah

an

Daftar Isi B

erkas Biro A

Tah

un 2

019

No

Uraian

Inform

asi

No.

Sur

atTan

ggal

Tingkat

Perke

mba

ngan

Jum

lah

Naskah

No.

Berkas

Ket

12

34

56

78

1 2 1

- - -

13

Page 18: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Arsip aktif yang tercipta dapat

disimpan dengan mnggunakan

map folder. Untuk penanda judul

dan sub judul menggunakan

guide arsip.

Kemudian dimasukkan

kedalam map gantung

Dan dapat disimpan

dalam filling cabinet

folder arsip

filling cabinet

PENYIMPANAN ARSIP AKTIFManajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Guide dan

Posisi dalam Arsip

Map Gantung

14

Page 19: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Manajemen Arsip BAGIAN II

DinamisPenataan Arsip Inaktif

Penataan arsip inaktif dilakukan melalui:

1. pengaturan fisik arsip

2. Pengolahan Informasi arsip, sehingga dapat

dimanfaatkan

3. penyusunan daftar arsip inaktif sebagai contoh

pengaturan fisik Arsip;

pengolahan informasi Arsip

penyusunan daftar Arsip Inaktif.

Penataan

Arsip

Inaktif

15

Page 20: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Penataan Arsip Inaktif oleh unit kearsipan, arsip yang

telah inaktif dari unit pengolah mengacu pada asal usul

dan aturan asli.

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Asas asal usul

merupakan asas yang digunakan sebagai acuan untuk

menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan

Pencipta Arsip, tidak dicampur dengan Arsip yang

berasal dari Pencipta Arsip yang lain sehingga Arsip

dapat melekat pada konteks penciptaanya.

Asas aturan asli

merupakan asas yang digunakan sebagai acuan untuk

menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan

ashinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan

ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan

kegiatan Pencipta Arsip.

Penataan Arsip Inaktif Pemeliharaan Arsip

16

Page 21: [semi final] Buku Saku Kearsipan

ND P

erminta

an L

ap. Ca

p.1

Kinerja T

W.1

Lapo

ran

Capa

ian

Kinerja

TW

.1

ND. Usulan

Form

asi

Kep

ada Kep

men

pan

No-

58/S

j/201

9

Lap-

Ckp/

1/20

19

ND-

2/Sj/2

019

2 M

aret

2019

3 M

ei 2

019

26 N

ov’ 2019

Asli

Foto

copy

Asli

1 1 1

1 1 2

Kolom 1

Kolom 2

Kolom 3

Kolom 4

Ket

eran

gan : : : : :

Nomor Item

Arsip

Uraian R

inci Inform

asi Arsip

No

. Naskah D

inas

Tan

ggal N

askah D

inas

Kolom 5

Kolom 6

Kolom 7

Kolom 8

: : : :

Tingkat

Perkemban

gan A

rsip

Jumlah N

askah A

rsip

No. U

rut

Berkas

Ket

eran

gan T

ambah

an

Daftar A

rsip S

ubbagian K

earsipan

Tah

un 2

020

No

Uraian

Inform

asi

No.

Sur

atTan

ggal

Tingkat

Perke

mba

ngan

Jum

lah

Naskah

No.

Berkas

Ket

12

34

56

78

1 2 1

- - -

17

Page 22: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Penyimpanan arsip inaktif

Arsip inaktif yang sudah diserahkan pada unit kearsipan

dapat disimpan di dalam boks arsip untuk kemudian

ditata pada rak arsip statis.

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Penyimpanan ArsipPemeliharaan Arsip

Contoh gambar

boks arsip kecil dan besar

Contoh Penggambaran Rak Arsip Convensional

Contoh gambar

Roll Opac

18

Books Kecil : 37 x 9 x 27 cm

Books Sedang 37 x 19x 27 cm

Page 23: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Alih Media ArsipPemeliharaan Arsip

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Alih media arsip adalah kegiatan mengubah media

penyimpanan arsip, misal dari arsip tekstual (kertas)

menjadi digital. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk

dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan

komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

Pengertian Alih Media Arsip

Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi

arsip dan nilai informasi. Arsip yang telah dialihmediakan

tetap disimpan untuk kepentingan hukum sesuai ketentuan

peraturan perundangundangan.

Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan

pencipta arsip dengan memberika tanda tertentu yang

dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih

media. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat

berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang

dialihmediakan

Alih Media

19

Page 24: [semi final] Buku Saku Kearsipan

PENYUSUTAN ARSIP

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Pemindahan Arsip

Inaktif

Pemusnahan

Arsip

Penyerahan

Arsip Statis

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip

dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah

ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki

nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga

kearsipan.

Penyusutan Arsip

Dari Unit Pengolah ke

Unit Kearsipan sesuai

jenjang Unit Kearsipan

Arsip yang telah habis

masa retensinya dan

tidak memiliki nilai guna

yang pemusnahannya

dilaksanakan sesuai

dengan ketentuan

peraturan perundang-

undangan

Penyerahan arsip yang

memiliki nilai guna

kesejarahan, telah habis

retensinya dan

berketerangan permanen

20

Page 25: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Pemindahan Arsip

Penyusutan Arsip

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

Pemindahan arsip yaitu kegiatan memindahkan arsip

yang telah habis masa retensinya berdasarkan JRA

dari UP ke UK, melalui tahapan:

pemindahan arsip yang telah

memenuhi retansi berdasarkan JRA

Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan

serta dimusnahkan ke dalam boks

pembuatan ND usul pindah ke Unit

Kearsipan dengan melampirkan daftar arsip

usul pindah sebagaimana contoh

1.

2.

3.

21

Page 26: [semi final] Buku Saku Kearsipan

For

mul

ir 1

Daf

tar

Ars

ip I

nakt

if U

sul

Pin

dah

Pad

a ...

......

No

Ars

ip

Kod

eK

lasi

fika

sida

n In

deks

Ura

ian

Info

rmas

iB

erka

s

Nom

orR

edak

si/R

egis

tras

iU

raia

n In

form

asi

Isi A

rsip

Kur

unW

aktu

Jum

lah

(Bun

del)

Tin

gkat

Per

kem

bang

anA

rsip

Ket

eran

gan

1. 2.

Ka0

41P

emus

naha

nA

rsip

*)

Pem

usna

han

Ars

ip K

anto

rP

usat

DJB

C*)

S-5

/BC

/201

1*)

S-1

4/S

J.8/

2011

*)

Usu

lan

Pem

usna

han

Ars

ipK

P D

JBC

*)

Sur

at P

erm

ohon

anP

enil

aian

Ars

ip*)

1*)

2011

*)

Asl

i*)

Asl

i*)

Bai

k*)

dst

dst

dst

Nam

a K

ota,

tan

ggal

, bul

an, t

ahun

Kep

ala

Uni

t P

engo

lah

Yan

g A

rsip

nya

Diu

sulk

an P

inda

h

Nam

a....

......

......

....

Nip

......

......

......

......

...

Ket

eren

gan

:*)

Con

toh

peng

isia

n da

ftar

ars

ip i

nakt

if u

sul

pind

ah

22

Page 27: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Atas usulan tersebut UK melakukan pengecekan

antara daftar arsip dengan fisik arsip4.

Arsip yang telah sesuai dibuatkan BA pemindahan

beserta lampiran daftar berkas usul pindah

sebagaimana contoh

5.

FORMULIR IIBERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

NOMOR BA --

Pada hari ini. ...................... tanggal .....................bulan........................tahun ...................., kami yang bertanda tangan di bawah ini:

NamaNIPJabatan

1. :::

dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Pengolah .......(Nama unit/satuan kerja).., yang sèlanjutnya disebut sebagaiPIHAK PERTAMA.

NamaNIPJabatan

2. :::

dalam hal mi bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan ..... (Namaunit/satuankerja)....., yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Menyatakan bahwa PIHAK PERTAMA telah memindahkan arsip inaktifkepada PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA telah menerima arsip inaktifsebagaimana tersebut dalam Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkanterlampir untuk disimpan di Unit Kearsipan .....(Nama unit/satuan kerja).....Demikian Berita Acara mi dibuat dengan sesungguhnya dan penuh rasatanggung jawab.

Nama kota, tanggal, bulan, tahunYang MemindahkanPIHAK PERTAMA,

Yang MenrimaPIHAK KEDUA,

Nama ..................NIP.......................

Nama ..................NIP.......................

23

Page 28: [semi final] Buku Saku Kearsipan

For

mul

ir I

II

DA

FT

AR

AR

SIP

IN

AK

TIF

YA

NG

DIP

IND

AH

KA

N P

AD

A P

AD

A ..

......

.

Kod

eK

lasi

fika

sida

n In

deks

Ura

ian

Info

rmas

iB

erka

s

Nom

orR

edak

si/R

egis

tras

iU

raia

n In

form

asi

Isi A

rsip

Kur

unW

aktu

Jum

lah

(Bun

del)

Tin

gkat

Per

kem

bang

anA

rsip

Ka0

41P

emus

naha

nA

rsip

*)

Pem

usna

han

Ars

ip K

anto

rP

usat

DJB

C*)

S-5

/BC

/201

1*)

S-1

4/S

J.8/

2011

*)

Usu

lan

Pem

usna

han

Ars

ipK

P D

JBC

*)

Sur

at P

erm

ohon

anP

enil

aian

Ars

ip*)

1*)

2011

*)

Asl

i*)

Asl

i*)

dst

dst

dst

Nam

a K

ota,

tan

ggal

, bul

an, t

ahun

Yan

g m

emin

dahk

anP

IHA

K P

ER

TA

MA

.

Nam

a....

......

.....

.....

Nip

......

......

......

.....

....

Ket

eren

gan

:*)

Con

toh

peng

isia

n da

ftar

ars

ip i

nakt

if y

ang

dipi

ndah

kan

Yan

g m

ener

ima

PIH

AK

KE

DU

A.

Nam

a....

......

......

....

Nip

......

......

......

......

...

No

Ars

ipK

eter

anga

n

1. 2.

Bai

k*)

24

Page 29: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Pemusnahan yaitu kegiatan memusnahkan arsip yang telah

tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya, tidak ada

peraturan perundang-undangan yang melarang, tidak

berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

PEMUSNAHAN ARSIP

Manajemen Arsip BAGIAN II

Dinamis

1. Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip

2. Membuat daftar arsip usul musnah

FORMULIR IV

DFTAR ARSIP USUL MUSNAH PADA.......

NO.

1.

2.

3.

4.

4.

5.

JENIS ARSIP TAHUNJUMLAH

(BUNDEL)TINGKAT

PERKEMBANGAN KETERANGAN

Pemberitahuan ImporBarang (PIB)*)

Surat PerintahPencairan Dana(SP2D) besertalampirannya *)

Surat Setoran Pajak(SSP)*)

Proses Kenaikan GajiBerkala*)

dst.*)

Jumlah*)

2001*)

1993*)

2001*)

2007*)

25*)

11*)

37*)

27*)

96*)

Asli*)

Fotocopy*)

Tembusan*)

Asli*)

Berjamur*)

Baik*)

Robek*)

TidakLengkap*)

Nama kota, tanggal,bulan,tahunKepala unit/Satuan kerja yangarsipnya diusulkan musnah

Nama....................Nip........................

25

Page 30: [semi final] Buku Saku Kearsipan

3. Mengajukan usul pemusnahan kepada menteri keungan

u.p. sekretaris jenderal secara berjenjang.

4. Penilaian oleh Panitia Pemusnahan Arsip KEMENKEU

5. Panitia Pemusnahan Arsip meminta persetujuan kepada

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

6. Panitia Pemusnahan Arsip menyiapkan konsep KMK

7. Panitia Pemusnahan Arsip melakukan pemusnahan

arsip yang minimal disaksikan 2 orang pejabat dari unit

hukum dan atau unit pengawasan di lingkungan

KEMENKEU atau Panitia Pemusnahan Arsip

KEMENKEU.

26

Page 31: [semi final] Buku Saku Kearsipan

PERATURAN KEARSIPAN

27

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 Tentang

Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keungan.

2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 682/KMK.01/2019 Tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Keuangan.

3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 983/KM.1/2015 Tentang

Tata Cara Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keungan.

4. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 769/KM.1/2010 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan.

5. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 370/KM.1/2014 Tentang

Perubahan atas Keputusan Menteri Keuangan Nomor 492/KM.1/2013

Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Jenderal

Perbendaharaan Kementerian Keuangan.

6. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 104/KM.1/2015 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Badan Kebijakan Fiskal.

7. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 621/KM.1/2016 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Pendidikan dan Pelatihan Badan

Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.

8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 103/KM.1/2015 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Jenderal Anggaran.

9. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1082/KM.1/2013 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

Page 32: [semi final] Buku Saku Kearsipan

28

PERATURAN KEARSIPAN

10. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1200/KM.1/2019 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Kekayaan Negara.

11. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 102/KM.1/2015 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Jenderal Pajak.

12. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1382/KM.1/2016 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Perimbangan Keuangan

Kementerian Keunagan.

14. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 207/KM.1/2013 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Pengawasan Inspektorat Jenderal

Kementerian Keuangan.

15. Keputusan Menteri Keuangan Nomor1192/KM.1/2017 Tentang

Jadwal Retensi Arsip Substntif Urusan Profesi Keuangan

Kementerian Keuangan.

Page 33: [semi final] Buku Saku Kearsipan

Biro Umum, Sekretariat Jenderal

Kementerian Keuangan

Telepon (021)3449230,3852143 EXT. 6534; Faksimile (021) 3852145

www.kemenkeu.go.id

Gedung Juanda II Lt. 3, Jl. Dr. Wahidin Raya No.1, Jakarta Pusat,10710

e-mail: [email protected]