RUANG LINGKUP MANAJEMEN STRATEGI

RUANG LINGKUP MANAJEMEN STRATEGIPengertian Manajemen StrategiKarakteristik Manajemen StrategiTingkatan Organisasi dan StrategiManajemen Strategi dan PerencanaanKeunggulan dan Manfaat Manajemen Strategi

PENGERTIAN MANAJEMEN STRATEGIPengertian Manajemen :Mencapai sesuatu dengan atau melalui orang lain (Terry).Fungsi Manajemen :Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerakan, Pengawasan.Tingkatan Manajemen :Top, midle dan lower manajemen.

PENGERTIAN STRATEGISecara etimologis berarti pengaturan cara/ teknik/ taktik/ kiat untuk memenangkan peperangan.Pengaturan cara dan taktik yang dirancang secara sistematik dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang terarah pada tujuan stratejik organisasi (manajemen).PENGERTIAN MANAJEMEN STRATEGISerangkaian keputusan dan tindakan mendasar yang dibuat oleh manajemen puncak dan diimplementasikan oleh seluruh jajaran organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi (Siagian).Suatu proses dimana manajemen puncak menentukan arah jangka panjang dan kinerja organisasi melalui formulasi yang cermat, implementasi yang tepat, dan evaluasi yang terus menerus atas strategi yang telah ditetapkan (Jatmiko)KEUNGGULAN MANAJEMEN STRATEGIProfitabilitasProduktifitasTeknologiKompetitifSumber daya manusiaIklim kerjaEtika & tanggung jawab sosialMANFAAT MANAJEMEN STRATEGIOrganisasi jadi dinamisPengendali sumber dayaMemperkecil perbedaan/ pertentanganSarana pengkomunikasian gagasan, kreatifitas, prakarsa, inovasi dan informasiMendorong perilaku proaktifPartisipasi dan ikut memiliki

ARTI PENTING MANAJEMEN STRATEGIDapat mendorong melaksanakan tugas pekerjaan dengan lebih baikMampu mengindentifikasi faktor-faktor yang dapat menimbulkan perubahan besar dalam organisasiDapat memperkirakan kemungkinan diterimanya usulan yang akan diajukanPROSES MANAJEMEN STRATEGIFormulasi strategiImplementasi strategiPengendalian & evaluasi strategiPROSES MANAJEMEN STRATEGIAnalisis lingkunganPerumusan visi, misi dan sasaran Analisis dan pemilihan strategiImplementasi strategiPengendalian dan evaluasi strategiANALISIS LINGKUNGANAnalisis Lingkungan internal :Menghasilkan identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi.Analisis Lingkungan eksternal :Menghasilkan identifikasi peluang dan ancaman bagi organisasi.TUJUAN ANALISIS LINGKUNGANAgar organisasi mampu memanfaatkan informasi perubahan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di masa depan.ANALISIS LINGKUNGAN INTERNALLingkungan adalah suatu kekuatan, kondisi, keadaan, peristiwa yang saling berhubungan dimana organisasi mempunyai atau tidak mempunyai kemampuan untuk mengendalikannya.Lingkungan internal adalah suatu kekuatan, keadaan, peristiwa yang saling berhubungan dimana organisasi mempunyai kemampuan atau sedikit kemampuan untuk mengendalikan.PROSES ANALISIS Membentuk suatu komite yg melibatkan wakil manajer & karyawan utk melakukan analisis & menentukan kekuatan & kelemahan organisasi.Membandingkan dgn hasil analisis eksternal.Kesimpulan atau keputusanKEKUATAN ORGANISASISumber daya & keahlian yg dimiliki organisasi lebih baik dari para pesaing.Sumber daya & skil yg dimiliki memungkinkan organisasi mampu memberikan kepuasan kepada konsumen lebih baik dari para pesaing.SUMBER DAYA ORGANISASISumber daya fisik (nampak) :Contoh : uang, mesin, gedung, perlengkapan, & manusia.Sumber daya nonfisik (tdk nampak) :Contoh : budaya organisasi, hubungan baik dgn stakeholder (pemasok, kreditur), citra yg baik.MAKNA STRATEGIS KEKUATAN & KELEMAHANKekuatan mempunyai makna strategis apabila memberikan keunggulan kompetitif dan memberikan kemampuan kepada organisasi mempertahankan posisinya.Kelemahan : dengan diketahuinya letak kelemahan, organisasi dapat melakukan alokasi ulang terhadap sumber daya yang masih lemah.

KelemahanDasarKekuatanUtamaMENGANALISA LINGKUNGAN DALAM ORGANISASI

SumberdayaOrganisasiKebijakan danStrategiHasil danDampakYang dapatDilakukanDengan baik

Pertanyaan kunci:

Bagaimana kinerja organisasi selama ini ? (penjelasan keberhasilan baik kuantitas dan kualitasnya) (deskripsi dan penilaian)Sumber daya apa saja yang dimiliki dan dapat mendukung keberhasilan organisasi ? (penjelasan kuantitas dan kualitasnya tentang staf, tenaga ahli, relawan, dana, informasi, peralatan, jaringan kerja, pengalaman keberhasilan, perangkat organisasi, dsb). (deskripsi dan penilaian)Sistem management, Kebijakan dan strategi apa yang dijalankan untuk mendayagunakan sumberdaya tersebut? (deskripsi dan penilaian)Apakah kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi ?Apakah kelemahan-kelemahan yang dimiliki organisasi ?

LEMBAR ANALISA DAN PENILAIANLINGKUNGAN INTERNAL ORGANISASI

Kinerja (Hasil dan Dampak)Uraian Sumber daya Kebijakan yg Dilakukan Kekuatan UtamaKelemahan Dasar

naANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNALLingkungan eksternal adalah suatu kekuatan, keadaan, peristiwa yg saling berhubungan dimana organisasi tidak mempunyai kemampuan atau sedikit kemampuan untuk mengendalikan.Analisis lingkungan eksternal disebut analisis peluang & ancaman organisasi, karena perubahan lingkungan eksternal merupakan sumber utama ancaman & pelunag organisasi baik dimasa sekarang maupun di masa mendatang.LINGKUNGAN EKSTERNALLingkungan eksternal makro (lingkungan umum):Meliputi : faktor ekonomi, demografi, politik, hukum, teknologi, sosial budaya, dan ekologi.Lingkungan eksternal mikro (lingkungan tugas) :Meliputi : posisi pesaing, pemasok, pelanggan/pembeli, pasar tenaga kerja, ancaman produk pengganti, ancaman produk baru.PROSES ANALISISMembentuk komiteMenentukan faktor kunci lingkungan eksternalMengambil keputusan/ kesimpulanANALISIS PELUANG & ANCAMANAncaman adalah lingkungan yg tidak menguntungkan yg dapat merugikan posisi organisasi.Peluang adalah suatu kecenderungan lingkungan yg menguntungkan yg dapat meningkatkan kinerja suatu organisasi.Dampaknegatif/ancamanseriusDampakpositif/peluangemasMENGANALISA LINGKUNGAN LUAR ORGANISASIIsu/masalahutama dankecenderungannyaAkar penyebabyangmempengaruhiisu/masalahutamaAktor-aktor kunciyang berpengaruh

Pertanyaan Diskusi:

Apa kecenderungan umum mengenai situasi dan kondisi sosial,ekonomi, politik, budaya, lingkungan yang menjadi masalah dasar ?Apakah akar penyebabnya ? termasuk kebijakan-kebijakan yang baik ditingkat lokal, nasional, dan internasional yang mempengaruhinya ?Siapakah pelaku-pelaku yang turut mempengaruhi masalah tersebut ?Adakah pengalaman-pengalaman yang berguna untuk mengatasi masalah-masalah tersebut baik pengalaman lokal, nasional dan internasional ? Siapakah pelaku-pelakunya ?Apakah ancaman-ancaman (dampak negatif) yang ditimbulkan waktu lalu, sekarang dan masa mendatang ?Apakah peluang-peluang (dampak positif) yang ditimbulkan pada waktu lalu, sekarang dan masa mendatang ?Hal mendasar apa yang harus dilakukan agar ancaman (dampak negatif) dapat diatasi ?

LEMBAR ANALISA DAN PENILAIANLINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASIIsu MasalahAkar PenyebabPelaku yg BerpengaruhAncaman yg ditimbulkanPengalaman yg Berguna

Peluang y g dpt DimanfaatkanALUR PIKIRFORMAT IDENTIFIKASI LINGKUNGAN STRATEJIKINTERNALEKSTERNALKekuatanPeluang1. SDM2. Lokasi 3. Budaya kerja1. Kondisi eko masy.2.Sosial budaya masy3.KelemahanTantangan 1. Prasana & Sarana2. Pendanaan/anggar3.1.Tuntutan perush.2.Sekolah terpadu3.FORMAT KAFINO.FAKTOR INTERNALBOBOTRATINGSKORKESIMPULANKEKUATAN123SDMLokasi Budaya kerja40253542316050105IIIIII100KELEMAHAN123Prasarana & saranaAnggaran/ pendanaan Sistem organisasi 2050302434020090IIIIIITOTAL100FORMAT KAFENOFAKTOR EKSTRENALBOBOTRATINGSKORKESIMPULANPELUANG1.2.3.Kondisi eko masyKondisi sosbud masyKebijakan pem.50104041320010120IIIIII100ANCAMAN1.2.3.Tuntutan perush.Muncul Seklh terpaduEkologi 3040303429016060IIIIIITOTAL100ANALISIS SWOTKAFI

KAFEKekuatan (Strength)Berdasar ranking1.2.3.Kelemahan (Weakness)Berdasar ranking1.2.3.Peluang (Opportunities)Berdasar ranking1.2.3.Asumsi strategi SO(kekuatan vs peluang)Pakai kekuatan utk memanfaatkan peluang.2. dstAsumsi strategi (WO)(kelemahan vs Peluang)Tanggulangi kelemahan dgn memanfaatkan peluang1. 2. ...dstTantangan (Threats)Berdasar ranking1.2.3.Asumsi strategi ST(kekuatan vs tantangan)Pakai kekuatan utk menghadapi tantangan1. .2. dstAsumsi strategi WT(kelemahan vs tantangan)Perkecil kelemahan dan hindari tantangan1. 2. .. dstURUTAN ASUMSI STRATEGI PILIHANAsumsi strategiUrutan pilihan asumsi strategiRENCANA STRATEJIKRencana stratejik meliputi penetapan tujuan, sasaran dan strateji organisasi yang berisi kebijakan, program dan kegiatan.Rencana stratejik merupakan kelanjutan dari tahap manajemen stratejik sebelumnya yaitu Faktor Kunci Keberhasilan.Faktor kunci keberhasilan dirinci menjadi beberapa tujuan, dan tiap-tiap tujuan dirinci menjadi beberapa sasaran, dan masing-masing sasaran memiliki beberapa strateji yg dituangkan dlm kebijakan, program & kegiatan.PENGERTIAN RENCANA STRATEJIKSuatu proses yg berorientasi pada hasil yg ingin dicapai selama 1 tahun sampai 5 tahun dgn memperhitungkan potensi, peluang & kendala yg ada atau mungkin timbul (Inpres No. 7 tahun 1999).Langkah awal yg harus dilakukan oleh instansi pemerintah agar mampu menjawab tuntutan lingkungan stratejik lokal, nasional & global dan tetap berada dlm tatanan sistem administrasi NKRI (Suryani,2004).Sebuah proses untuk menentukan arah dan capaian perkembangan organisasi kedepan yang didasarkan atas analisa (penilaian) keadaan masa lalu dan sekarang ( Ravik Karsidi, 2006).

MANFAAT PERENCANAN STRATEGISMaksud (tujuan dasar) organisasi menjadi lebih jelasApa yang ingin dicapai semakin realistik dan mengarah pada tujuanArah dan tujuan organisasi terkomunikasikan dengan baik diantara anggotaRasa memiliki terhadap organisasi semakin berkembangSemakin efektif dalam mendayagunakan sumberdaya yang adaMemiliki kejelasan dalam menilai setiap perkembangan/capaianKomunikasi semakin intensif dan memudahkan dalam mengembangkan mekanisme dan instrumen-instrumen yang dibutuhkan

HASIL PERENCANAAN STRATEGISRumusan kesepakatan tentang mandat/maksud utama organisasi

Rumusan kesepakatan tentang misi organisasi

Rumusan kesepakatan tentang visi organisasi

Rumusan kesepakatan tetang isu dasar dan isu strategis yang akan menjadi fokus perhatian organisasi dan tujuan akhir akhir (goal) yang ingin dicapai

Rumusan tentang strategi-strategi (tujuan strategis dan program strategis) organisasi untuk mencapai tujuan akhir

Rumusan tentang rencana-rencana tindakan (workplan) yang akan dilaksanakan organisasi

FAKTOR-FAKTOR KUNCI PERENCANAAN STRATEGIS

Proses membuat keputusan dan tindakan penting yang akan memandu agar organisasi dapat menentukan: apa yang harus dikerjakan ?; dan mengapa organisasi harus mengerjakannya ?Fokus utamanya adalah pengidentifikasian isu-isu mendasar dan pemecahannya yang menjadi perhatian utama (concern) organisasi.Lebih menekankan pada penilaian (assesment) terhadap lingkungan/faktor luar (external) dan dalam (internal) organisasiLebih mendorong pengumpulan versi (usulan) yang diidealkan dalam bentuk visi keberhasilanLebih berorientasi kepada tindakanLANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN STRATEGI

PERSIAPANAnalisa KebutuhanMembangun KomitmenPERUMUSAN ASPEK DASAR ORGANISASIAnalisa stakeholdersPerumusan mandat organisasiPerumusan MISI, VISI, NilaiPERUMUSAN ASPEK STRATEGIS ORGANISASIAnalisa lingkungan eksternalAnalisa lingkungan internalPerumusan issue strategisPenyusunan strategiPERUMUSAN ASPEK PRAKTIS/OPERASIONAL ORGANISASIRencana Kerja (Workplan)Rancana Anggaran dan PembeayaanUNSUR RENCANA STRATEJIKVisiMisiTujuanSasaranStrategiVISI Gambaran ttg masa depan yg realistik dan ingin diwujudkan dlm kurun waktu tertentu.Gambaran masa depan yg dipilih & hendak diwujudkan pd suatu saat yg ditentukan.Kondisi ideal tentang masa depan yg realistik, dapat dipercaya, meyakinkan serta mengandung daya tarik.

Ciri-ciri Pernyataan Visi yang efektif:

Mengilhami kerja-kerja organisasi;Menjadi titik dasar organisasi bergerak kedepanMembantu mengarahkan kemana arah organisasi bekerja;Membantu mengambil keputusan tantang apa yang akan dan tidak akan dilakukan organisasi;Memungkin organisasi menyusun petunjuk kerja yang benar;Membantu organisasi dalam menilai clan mengukur perkembangan dalam waktu yang panjang;Rumusan singkat, tegas, dan lugas;Mudah dipahami siapapun.MISIMisi adl tugas utama yg harus dilakukan organisasi dlm mencapai tujuan organisasi.Misi adl pernyataan mengenai hal-hal yg harus dicapai organisasi di masa mendatang olehsemua pihak yg berkepentingan dlm organisasi.Misi harus jelas menyatakan kepedulian organisasi terhadap kepentingan pelanggan maupun stakeholder.

PERNYATAAN MISI YANG EFEKTIFDapat memberikan petunjuk (direction)Ringkas/singkat dan bermaknaMudah dipahami dan dapat dikomunikasikan kepada siapapunMengandung motivasi dan membantu orang lain sepat memahami tujuan dasar organisasiMengidentifikasikan pada tujuan utama organisasi6.Mengekspresikan nilai-nilai/prinsip organisasi

TUJUAN (GOALS)Tujuan adl sesuatu (apa) yg akan dicapai/dihasilkan dlm jangka waktu satu sampai lima tahun.Tujuan merupakan bagian integral dari proses manajemen stratejik yg di dalamnya mengandung usaha utk melaksanakan suatu tindakan. Untuk itu tujuan haruslah menegaskan tentang apa (what) yg secara khusus (spesifik) harus dicapai dan kapan (when).Tujuan dapat menjadi tolok ukur untuk menilai kinerja organisasi.KRITERIA TUJUANHarus serasi & mengklarifikasi misi, visi dan nilai org.Pencapaian tujuan berkontribusi pemenuhan misi dan program org.Tujuan cenderung tidak berubah.Tujuan berjangka panjang (min 3 tahun)Harus dapat mengatasi kesenjangan antara tingkat pelayanan saat ini dgn yg diinginkan.Menggambarkan hasil program yg diinginkan.Menggambarkan arah yg jelas dari organisasi, program & sub program.Harus menantang namun realistik & dapat dicapai.

CONTOH TUJUAN YG TIDAK MEMENUHI KRITERIAMelanjutkan melayani pelanggan (tdk menantang).Memproses isian registrasi (tdk jelas maksudnya)Memproses kenaikan pangkat 200 pegawai pada tahun 2000 (sangat spesifik, jangka pendek).Tujuan yg memenuhi kriteria :Meningkatkan pelayanan perijinan dgn tepat-cepat-murah.Mempercepat pengolahan isian registrasi kelahiran.Memproses kenaikan pangkat pegawai sebanyak 25 % dari total pegawai pada setiap pelita.SASARAN (OBJECTIVES)Merupakan penggambaran hal yg ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yg diambil organisasi guna mencapai tujuan.Merupakan bagian integral tak terpisahkan dari proses perencanaan stratejik.Sasaran fokusnya pada action, yaitu kegiatan yg bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat diwujudkan.Harus menyatakan alokasi anggaran sumber-sumber yg akan mendukung pelaksanaan kegiatan. CIRI-CIRI SASARANSpecifik Measurable (dapat diukur)Aggressive & attainable (agresif & dpt dicapai)Result oriented (berorientasi hasil)Timebound (kerangka waktu singkat : harian, mingguan, bulanan)PROSES PERUMUSAN SASARANReview misi & tujuanTetapkan hasil yg diinginkanTetapkan kerangka waktu bagi pencapaian hasilMembangun akuntabilitasCONTOH TUJUAN & SASARANTujuan : Meningkatkan kemampuan membaca bagi siswa dewasa tahun X.Sasaran :periode I, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 25 %. periode II, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 30 % periode III, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 35 %.STRATEGISuatu pernyataan mengenai arah & tindakan yg diinginkan oleh organisasi di waktu yg akan datang.Strategi meliputi : kebijakan, program dan kegiatan utk melaksanakan misi organisasi.Strategi mencakup bagaimana sasaran kinerja harus dipenuhi, bagaimana suatu organisasi akan memperbaiki kinerja pelayanan dan bagaimana suatu organisasi akan melaksanakan misinya.KEBIJAKANAgar strategi dpt diterapkan perlu komitmen pimpinan terutama dlm menentukan kebijakan organisasi.Strategi menentukan garis besar/ dasar-dasar pokok pedoman pencapaian tujuan & sasaran organisasi.Untuk mencapai tujuan & sasaran organisasi maka strategi memerlukan persepsi & tekanan khusus dlm bentuk kebijakan.Kebijakan adl pedoman pelaksanaan tindakan-tindakan tertentu.PROGRAMMerupakan upaya utk implementasi strategi.Proses penentuan jumlah & jenis sumber daya yg diperlukan dlm pelaksanaan rencana.Penjabaran riil ttg langkah-langkah yg diambil utk menjabarkan kebijakan.Dpt Bersifat jangka panjang/menengah/tahunanDidasarkan pada visi, misi, tujuan, sasaran & kebijakan yg telah ditetapkan.KEGIATANMerupakan penjabaran dari program kerja operasional yg telah dibuat organisasi.Berdimensi waktu tdk lebih dari 1 tahun.Menjadi bahan utk evaluasi & perbaiki program kerja .Merupakan cerminan dari strategi konkrit organisasi utk diimplementasikan dgn sebaik-baiknya dlm rangka pencapaian tujuan & sasaran.

PENGUKURAN KINERJAPengukuran kinerja merupakan alat manajemen untuk menilai keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.Indikator kinerja adl ukuran kuantitatif/ kualitatif untuk dapat menggambarkan tingkat pencapaian sasaran dan tujuan organisasi baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai.INDIKATOR KINERJAInput (masukan) : segala sesuatu yg dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat menghasilkan keluaran yg ditentukan, misal : dana, SDM, informasi, kebijakan, dll.Output (keluaran) : sesuatu yg diharapkan langsung dicapai dari kegiatan yg berupa fisik & nonfisik.Outcomes (hasil) : segala sesuatu yg mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pd jangka menengah.Benefit (manfaat) : sesuatu yg terkait dgn tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan.Impact (dampak) : pengaruh yg ditimbulkan (+/-) pada setiap tingkatan indikator asumsi yg telah diterapkan.

CONTOH INDIKATOR KINERJAKegiatan: Penyediaan ObatGenerik utk PuskesmasIndikator Kinerja :1. Masukan: jumlah dana yg dibutuhkan.2. Keluaran: jumlah obat generic yg tersedia.3. Hasil: kualitas pengobatan lebih baik.4. Manfaat: tingkat kesembuhan pasien.5. Dampak: tingkat kesehatan masyarakat.

IMPLEMENTASI STRATEGIPelaksanaan tindakan atau aktifitas dari strategi yang dikembangkan dalam proses formulasi strategi.SISTEM PELAKSANAAN, PEMANTAUAN & PENGAWASANSistem pelaksanaan : cara (strategi) mencapai tujuan & sasaran. Strategi diperinci menjadi kebijakan, program operasional & kegiatan.Pemantauan : proses utk mengetahui adanya kesesuaian/ penyimpangan antara pelaksanaan dgn rencana dlm rangka mencapai tujuan/sasaran organiasi.Pengawasan : utk menemukan apakah informasi mengenai jalannya kegiatan/program dan keuangan telah dilakukan secara akurat & dapat dipercaya.LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP)PENGENDALIAN & EVALUASI STRATEGIMonitoring dan evaluasi proses manajemen strategi supaya terjadi kesesuaian antara saat formulasi strategi dan implementasi strategi untuk menjamin agar implementasi strategi berjalan secara tepat.