PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada

periode : KKP.2011/2012 di Semester Empat.

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK

Kelas MI.4A.12

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal ……………………

PENILAI

( …............................. )

Saran-saran dari Penilai:

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Kehadirat Allah SWT. yang telah memberikan rahmat

dan karunia-NYA kepada penulis sehingga makalah ini dapat terselesaikan

dengan baik. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada junjungan kita

Rasulullah SAW, kepada keluarga beliau, sahabat-sahabat beliau serta kita selaku

pengikut risalah beliau hingga akhir zaman. Amin.

Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah

Metode Penelitian.

Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik secara alamiah maupun secara teknik, oleh karena itu penulis

sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat membangun,

sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang.

Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih

kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun

material dalam menyelesaikan pembuatan makalah ini terutama kepada :

1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur Bina Sarana Informatika

2. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom selaku ketua Jurusan Manajemen

Informatika.

3. Ibu. Rusiyanti S.Kom, selaku dosen metode penelititan

4. Bapak Ayi, selaku KASUBAG UPTK Tamansari

5. Untuk semua teman-teman yang telah membantu Penulis dalam menyusun

laporan ini serta semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang

tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan laporan ini dapat

diselesaikan.

Semoga amal dan budi baik semua pihak mendapat pahala disisi Allah SWT.

Penulis ucapkan terimah kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah

membantu. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Bogor, 02 Juni 2012

Penulis

Kelompok

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul KKP .........................................................................................

Lembar Persetujuan dan Pengsahan KKP.......................................................

Lembar Penilaian KKP....................................................................................

Kata Pengantar.................................................................................................

Daftar isi..........................................................................................................

Daftar symbol..................................................................................................

Daftar Gambar.................................................................................................

Daftar table......................................................................................................

Daftar Lampiran..............................................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Umum................................................................................................

1.2 Maksud dan Tujuan............................................................................

1.3 Metode Penelitian...............................................................................

1.4 Ruang Lingkup...................................................................................

1.5 Sistematika Penulisan.........................................................................

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................................................

2.2 Peralatan Pendukung (tools system) .................................................

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum ................................................................................................

3.2 Sejarah UPTK ....................................................................................

3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi...................................................

3.3 Prosedur Sistem Berjalan ..................................................................

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan.......................................

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan..............................................................

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan...................................

3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran....................................

3.6 Permasalahan......................................................................................

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah .........................................................

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ........................................................................................

4.2 Saran-saran.........................................................................................

DAFTAR PUSTAKA................................................................................

DAFTAR RIWAYAT HIDUP..................................................................

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR SIMBOL

a. Simbol Data Flow Diagram (DFD)

EXTERNAL ENTITY

Simbol yang menggambarkan suatu

sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW

Simbol yang menggambarkan suatu arus data..

PROCESS

Simbol yang menggambarkan suatu proses yang sedang

berlangsung.

DATA STORE

Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan dan mengambil.

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1. Gambar III.1 Struktur Organisasi..............................................................

2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan.......................................

3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan..............................................

4. Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 1.0...................................

5. Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 3.0....................................

6. Gambar III.6 Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0....................................

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data dalam Kamus Data........................................

2. Table II.2 Notasi Struktur Data dalam Kamus Data..................................

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Pada saat ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terasa

sangat pesat dan memiliki peranan yang sangat penting serta mendesak guna

mencapai hasil kerja yang maksimal. Seiring berkembangnya era globalisasi

yang sangat pesat, komputer memiliki peranan yang sangat penting dan

merupakan salah satu sarana yang cukup menunjang informasi yang cepat,

tepat dan akurat serta dapat mengolah data dalam jumlah yang cukup besar.

Sesuai dengan perkembangannya kegunaan komputer bukan lagi dikhususkan

dalam bidang tertentu saja namun sudah dalam kehidupan sehari-hari kita pun

komputer dapat digunakan dalam segala bidang. Kehadiran teknologi ini

dimaksudkan untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan efisien, efektivitas

dan kepresisian yang lebih tinggi.

Adapun pokok bahasan yang penulis ambil adalah tentang sistem

penggajian pegawai pada sebuah kantor Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum

XXXI Kecamatan Tamansari. Oleh karena itu penulis mencoba menganalisa

“Analisa Sistem Penggajian Guru Pada Dinas Pendidikan UPTK

Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari Kabupaten Bogor”.

1.2. Maksud dan Tujuan

1.Maksud

Maksud penulis melakukan riset yaitu Sebagai pengalaman untuk menerapkan

dan memperluas wawasan pengetahuan. Di dalam kegiatan riset, membentuk

pola pikir penulis menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan yang

kongkrit.

2.Tujuan

Sedangkan tujuan dari penulisan makalah ini adalah, sebagai laporan hasil

riset dan untuk memenuhi tugas mata kuliah Metode Penelitian. Semester empat

pada program Diploma Tiga (D III) Akademi Manajemen Informatika dan

Komputer Bina Sarana Informatika Bogor (AMIK BSI Bogor) jurusan

Manajemen Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Penulis melakukan beberapa metode dalam proses pengumpulan data

agar memperoleh data yang lengkap, efektif dan juga efisien agar terciptanya

data yang relevan. Untuk memperoleh data dan informasi sebagai bahan pokok

dalam penulisan makalah ini, maka penulis menggunakan beberapa metode yang

secara garis besarnya dibagi dalam 3 metode,yaitu :

1. Metode Wawancara (Interview )

Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap

orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis atau

narasumber.

2. Metode Observasi (Observation)

Proses pengamatan objek penelitian secara langsung yang dilakukan dilapangan

pada saat melakukan riset. Penyusun melakukan pengamatan langsung ke

Instansi tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan

sistem informasi.

3. Metode Kepustakaan (LibraryResearch)

Metode ini merupakan pengumpulan data teoritis yang berasal dari buku-buku,

literatur-literatur dan catatan-catatan kuliah yang berhubungan dengan masalah

yang akan dibahas serta yang erat kaitannya dengan objek penelitian.

1.4. Ruang Lingkup

Penulisan makalah ini mengambil judul “ANALISA SISTEM

Penggajian Pada Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum XXXI Kecamatan

Tamansari Kabupaten Bogor”.

yaitu untuk mengetahui proses penggajian pegawai yang meliputi Prosedur

Pengumpulan Data-Data Pegawai,Prosedur Pengarsipan, Prosedur Pembuatan

Laporan.Hitung data absen,rekap data gaji,pembayaran gaji dan laporan

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang

ditulis didalam laporan secara global. Sistematika penulisan dibuat untuk

memberikan gambaran yang jelas untuk mempermudah pemahaman terhadap

laporan ini, yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode

penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan penjelasan mengenai teori-teori dari konsep dasar

sistem dan peralatan pendukung yang terdiri dari Diagram Alur Data

(DAD), dan Kamus Data.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisikan masalah umum, sejarah UPT Kurikulum, struktur

organisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram

flow data,

spesifikasi sistem berjalan, bentuk dokumen masukan dan keluaran,

permasalahan pokok serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan akhir dari sistem berjalan dan saran-

saran atau pemikiran yang bersifat membangun dalam pengembangannya

di masa depan.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 konsep Dasar Sistem

Pengertian sistem secara umum adalah serangkaian metode, prosedur atau

teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk satu

kesatuan yang terpadu.

Definisi menurut Gordon B. Davis (2008:1), Sistem adalah “seperangkat

unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedure yang dihimpun

menjadi satu untuk maksud dan tujuan”. Sedangkan menurut Mc. Leod (2008:1),

Sistem adalah “sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud dan tujuan

yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.

Dari definisi-definisi sistem seperti tersebut diatas dapat dikatakan bahwa

sistem terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen yang merupakan bagian yang

saling terpadu dan saling berhubungan secara erat antara yang satu dengan yang

lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur atau elemen tersebut mempunyai

bentuk yang tertentu dan saling mempengaruhi dan secara bersama-sama

mencapai satu atau beberapa maksud dan tujuan yang sama pula.

Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses.

Struktur merupakan unsur-unsur yang secara terintegrasi membentuk sistem

tersebut, sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja

dari suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja

secara efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tersebut harus saling

berkaitan antara satu dengan yang lainnya.

Model umum sebuah sistem adalah input, process dan output. Hal itu

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem

dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan informasi

yang akurat dengan mudah dan cepat. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut

:

1. komponen sistem (Component)

Suatu sistem hanya terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.

2. Batasan Sistem ( Boundary )

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang

tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Bentuk apapun yang ada diluar lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar

sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem

tersebut, dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan

dipelihara.

4. Penghubung Sistem ( Interface )

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya

disebut dengan penghubung sistem atau interface. Melalui penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke

subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem ( Input )

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat

berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

7. Pengolah Sistem ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem ( Objective )

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem

tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau

tujuan yang telah direncanakan.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

2. Tepat Waktu (Timelines)

Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang sudah using tidak mempunyai nilai lagi.

3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Berdasarkan dari tiga kualitas informasi tersebut dapat disimpulkan bahwa

informasi merupakan info yang penting bagi manajemen dalam mengambil

keputusan. Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk integrasi antara satu komponen

dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk

setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Klasifikasi sistem dapat

dikategorikan sebagai berikut :

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak nampak

secara fisik. Misalnya sistem Teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-

pemikiran hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah

sistem yang ada secara fisik, dapat dilihat atau diraba, misalnya sistem komputer.

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Machine System)

Sistem alamiah ini terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

Misalnya sistem rotasi bumi, pergantian musim dan lain-lain. Sedangkan sistem

buatan manusia merupakan sistem yang dibangun oleh manusia dengan

memanfaatkan mesin sebagai alat bantu guna menciptakan sistem tersebut.

Sistem buatan manusia ini disebut juga dengan human machine system. Sistem

informasi berbasis komputer adalah contoh dari human machine system, karena

adanya interaksi antara manusia dengan mesin.

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) & Sistem Tidak Tentu (Probabilistic

System)

Sistem yang dapat diprediksi tingkah laku masa depannya adalah deterministic,

sedangkan sistem probabilistic, tingkah laku masa depannya tidak dapat

diprediksi, karena mengandung unsur probabilistic.

d. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berhubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luar. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak

berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar.

2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)

Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum

tahap perancangan sistem. Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan

sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan juga

kesalahan selanjutnya. Proses analisa sistem dalam pengembangan sistem

informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah

dan penyusunan alternative pemecahan masalah yang timbul serta membuat

spesifikasi sistem baru.

Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan

untuk merancang sistem yang baru. Dapat disimpulkanbahwa sistem adalah

mengetahui masalah yang telah ada pada sistem sehingga dapat dilakukan

perbaikan.

A. Diagram Alus Data (Data Flow diagram)

Diagram arus data merupakan suatu model logis yang menjelaskan tentang

sistem sebagai jarinagn kerja (sub system) dari proses yang berhubungan

denagn tempat penyimpanan data serta dihubungkan pula dengan sumber data

tujuan atau bisa juga diartikan jaringan yang menggambarkan suatu

komputerisasi suatu sistem, baik sistem manual maupun campuran antara

keduanya.

1. Syarat-syarat dari DAD (Diagram Arus Data) adalah sebagai berikut :

a) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan external

entity denagn external entity lainnya secara langsung.

b) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store

dengan data store lainnya secara langsung.

c) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store

dengan data external entity yang lainnya secara langsung.

d) Setipa proses harus ada arus data (input) yang masuk dan ada juga arus

data yang keluar (output).

2. Cara membuat atau menggambarkan DAD adalah sebagai berikut :

a) Top Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail.

b) Jabarkan proses sampai denagn sedetail mungkin.

c) Pelihara konsistensi entity, proses, data flow yang terjadi dalam data

flow diagram.

d) Berikan label yang bermakna untuk tiap-tiap symbol.

3. Tahap-tahapan yang ada di dalam Diagram Arus Data adalah :

a) Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan

untuk menggambarkan keseluruhan dari sistem yang ada.

b) Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses

yang ada didalam diagram konteks, atau dengan kata lain untuk

menggambarkan secara rinci dari diagram konteks.

c) Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses

yang ada didalam diagram nol, atau dengan kata lain untuk penjabaran

secara rinci dari diagram nol.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Secara umum Kamus Data (Data Dictionary) adalah suatu katalog fakta

tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi

yang menjelaskan lebih rinci tentang Diagram Alur Data yang mencakup

proses, alur data dan penyimpanan data.

Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data

yang ada dalam DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka keterangan

lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan secara rinci

dalam kamus data. Adapun hal-hal yang harus ada dalam kamus data adalah :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada

diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di

kamus data, sehingga mereka yang membaca diagram alir data dan

memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu

di diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah pada

kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu

dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda

untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.

3. Bentuk Data

Arus data dapat yang mengalir dari satu proses ke proses yang

lainnya, data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan. Baik

laporan yang ditulis manual maupun cetakan komputer.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data berasal dan akan kemana data

menuju, keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data

sehingga memudahkan dalam mencari hubungan data dalam diagram

alur data.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat didalam

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan -

keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menujukan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu

dicatat dalam kamus data sebab mempermudah dalam

mengindentifikasikan kapan laporan atau input data dimasukan dalam

sistem, kapan proses pengerjaan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.

7. Volume

Volume perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata-

rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan

banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu,

sedangkan periode puncak menunjukan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data

yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu

bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang

dijelaskan yang disebut notasi. Notasi atau simbol yang digunakan

dibagi menjadi 2 macam, yaitu sebagai berikut :

a. Notasi tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input

maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan sebagai

berikut :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

/ Slash, sebagai tanda pembagi

_ Tanda penhubung

Sumber : Sutarbi (2004:172)

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Dimana notasi yang umum digunakan sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ Dan (and)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi atau perulangan

[ ] Pilih salah satu pilihan

I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan

@ Petunjuk (key field)

Sumber: Sutarbi (2004:172)

Kamus data dapat menjelaskan data flow diagram lebih mendetail

seperti data flow, proses, dan data store. Dalam menjelaskan arus

data, kamus data harus dapat menjelaskan rincian data yang

mengalir, volume data, tembusan, periode, control, dan keterangan

tambahan. Sedangkan dalam menjelaskan proses, kamus data harus

dapat menjelaskan lebih detail proses tersebut dan aturan – aturan

penggajian.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Pada masa ini perkembangan sistem teknologi informasi sangat pesat. Sistem

teknologi informasi biasanya diterapkan di organisasi yang dilakukan dengan

menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya

tujuan organisasi, perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Untuk

mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, organisasi harus

mengembangkan suatu sistem teknologi informasi yang memungkinkan orang-

orang mempunyai kesempatan berinteraksi dan memanfaatkan sistem teknologi

tersebut untuk membantu mencapai tujuan mereka. Pada Tugas Akhir ini akan

dibahas mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Penggajian pada

UPT Kurikulum Kec. Tamansari. Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Kurikulum merupakan pemekaran dari Kantor Kurikulum dan Kebudayaan

Kecamatan Tamansari, yang dahulu Kantor Pendidikan dan Kebudayaan tersebut

dibagi menjadi dua bagian pelayanan yaitu menangani tentang penggajian dan

tentang kesiswaan, pada saat itu masing-masing dipimpin oleh Kepala

Kurikulum dan Kepala Departemen Pendidikan. Setelah penamaannya menjadi

Unit Pelaksana Teknis Kurikulum Kecamatan Tamansari yang awalnya tugas

dari kedua pelayanan tersebut mempunyai pimpinan masing-masing, maka pada

saat ini hanya dikepalai oleh Kepala Kurikulum saja. Dengan perubahan

pelayanan tersebut menyebabkan kekomplekan tentang pengelolaan administrasi

bagi Kantor UPT Kurikulum di Kecamatan Tamansari. Hal ini dikarenakan UPT

Kurikulum tidak hanya menangani satu sekolah saja namun seluruh sekolah di

Kecamatan Tamansari serta seluruh karyawan dan pegawai yang berada di

instansi tersebut. Sekolah yang terdiri dari beberapa guru dan pegawai serta

siswa yang mempunyai jumlah yang cukup banyak, menimbulkan dampak bagi

pihak tata usaha khususnya kasi Tenaga Teknik dan Non Teknik (TTNT) di UPT

Kurikulum menjadi kerepotan dalam mengelola administrasi. Berdasarkan

penelitian yang dilakukan, Pengelolaan administrasi penggajian di Kantor UPT

Kurikulum Kecamatan Tamansari sudah menggunakan komputer sebagai alat

bantu kerja dalam pengelolaan administrasi. Tetapi baru sebatas untuk

mengetik data dan laporan. Sistem yang secara khusus menangani atau

mengelola data administrasi khususnya penggajian belum ada. selama ini

pengelolaan administrasi tersebut masih dilakukan secara manual. Meskipun ada

beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data

yang masih disimpan ke dalam bentuk buku-buku atau lembaran yang

penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberikan

informasi secara lengkap dan akurat. Misalnya bila ada petugas yang

membutuhkan data Surat Keputusan pegawai atau data-data lainnya harus

melakukan pencarian secara manual. Dengan kurang efisiennya dalam

pengelolaan administrasi tersebut, menimbulkan beberapa masalah, Baik masalah

megenai pengolahan data guru dan pegawai, pencarian data-data tidak dapat

dilakukan secara cepat, dst.

Berdasarkan perkembangan sistem informasi dewasa ini, proses atau kegiatan

yang dilakukan oleh UPT Kurikulum harus sudah mulai diarahkan pada sistem

yang terkomputerisasi yaitu pengolahan data dengan berbasis komputer. Dengan

melihat perkembangan yang ada di kantor UPT Kurikulum Kecamatan

Tamansari, serta berbagai masalah yang dihadapi maka penulis dapat melakukan

suatu penelitian dengan maksud untuk membangun sebuah sistem yang berbasis

komputerisasi yang nantinya dapat dipakai untuk menjawab semua kesulitan dan

membantu menyelesaikan masalah-masalah yang ada di Kantor UPT Kurikulum

Kecamatan Tamansari.

3.2. Sejarah UPTK

Nama instansi : DINAS PENDIDIKAN UPT KURIKULUM XXXI

Alamat : Jln.Raya Ciapus km.7

Kec. TamanSari, Kabupaten Bogor, Jawa Barat.

Tahun berdiri :1989

Kepemilikan : Pemerintah Kabupaten Bogor

Telp : (0251) 486468

UPTK juga memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :

1. Visi

Terwujudnya masyarakat Tamansari usia sekolah yang cerdas, terampil,

berbudi pekerti luhur, berbudaya, partisifatif berlandaskan iman dan taqwa.

2. Misi

a. Memberikan pelayanan pendidikan yan prima terhadap masyarakat.

b. Meningkatkan profesionalisme terhadap personal UPT Kurikulum XXXI

Kecamatan Tamansari

c. Meningkatkan mutu pendidikan, relevansi & daya saing TK/SD

d. Memfasilitasi warga untuk menyelenggarakan pendidikan TK/SD

e. Meningkatkan profesionalisme & akuntabilitasi lembaga pendidikan

TK/SD

f. Mengusahakan pengadaan sapras TK/SD

g. Menanamkan nilai-nilai keagamaan, budi pekerti, kepribadian &

kebangsaan yan kuat, Juga memiliki keterampilan serta kemampuan

sehingga dapat mengembangkan sikap toleran, gotong royong untuk

diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.

3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi

Adapun Struktur Organisasi UPT Kurikulum XXXI Kec.Tamansari Dinas

Pendidikan Kabupaten Bogor berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor

Nomor 49 tahun 2008 sebagai berikut :

Sumber: Unit Pelaksana Teknis Kurrikulum Kecamatan Tamansari

Gambar III.1 Sturktur Organisasi

Tugas dan fungsi dari organisasi UPT Kurikulum XXXI Kec.Tamansari adalah

sebagai berikut :

a. Kepala Dinas

Sebagai penyampai kebijakan bupati dan menteri pendidikan yang berkaitan

dengan kemajuan pendidikan nasional.

b. Kepala UPTK

sebagai motivator menyampaikan kebijakan dari dinas pendidikan kabupaten

dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, juga mensosialisasikan kebijakan

menteri pendidikan. Sebagai pembina kepala sekolah, sebagai unsur muspika.

c. Kasubag TU

menyetujui dan menandatangani pengajuan-pengajuan surat.

d. Pelaksana

Untuk memantau acara atau kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan

baik dalam wilayah UPTK maupun wilayah Sekolah.Dan melaksakan

kegiatan yang ada di UPTK.

e. Kepala sekolah

Mempunyai tugas sebagai menyusun perencanaaan , mengorganisasikan

kegiatan untuk mengarahkan / mengendalikan kegiatan serta

mengkoordinasikan kegiatan, mengadakan rapat pengambilan keputusan dan

mengatur proses belajar mengajar.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu

sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari pembuatan analisis sistem berjalan ini

adalah untuk mengetahui gambaran secara jelas tentang sistem yang sedang

berjalan di dalam perusahaan atau instansi terkait. Dari analisis ini juga

memungkinkan untuk mengetahui sejauh mana kekurangan dari sistem yang

sedang berjalan.

Sistem yang menjadi pembahasan dalam laporan ini adalah Anallisa

Sistem Penggajian Guru UPT Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari.

Mekanisme penggajian pada UPTK ini masih maual.

Dalam proses penggajian, terdapat beberapa prosedur yakni :

a.Prosedur Penyerahan Absen

Setiap guru harus melakukan absen kehadiran agar dapat diketahui guru yang

bersangkutan hadir atau tidaknya,dan agar dapat diketahui ketidakhadirannya

dalam tiap periode.Absen itu sendiri dilakukan oleh guru yang bersangkutan dan

tidak dapat diwakilkan.Absen akan di rekap tiap akhir periode sebelum di kirim

ke UPTK oleh Bendahara sekolah dan data absen di arsipkan.

b.Prosedur Rekap Data Gaji

Setelah data absen dikirim ke UPTK dan diterima,maka bendahara UPTK

melakukan rekap data absen.berdasarkan slip gaji bendahara membuka kembali

arsip absen dan pangkat untuk melakukan pencocokan.Apabila telah sesuai maka

data gaji akan di rekap berdasarkan dari absen,pangkat dan tunjanagan .

c. Prosedur Pembayaran Gaji

setelah dana dicairkan oleh pemerintah dan dikirim ke bendahara provinsi

berdasarkan rekening bank maka pembayaran gaji dapat dilakukan.setiap

pembayaran gaji guru akan dicatat dan diarsipkan oleh bendahara UPTK dan

data absen yang telah di rekap akan dikirim ke pemda dan gaji dapat diambil

melalui rekening bank. gaji guru dapat diambil oleh bendahara sekolah dengan

menggunakan struk kolektif lalu gaji guru dapat diambil oleh guru yang

disertakan struk gaji.

d . Prosedur Laporan

Setiap akhir periode/akhir bulan bendahara pemda mengirim laporan data absen

dan laporan data gaji berdasarkan rekap yang telah diterima dari UPTK dan juga

laporan tersebut di kirim oleh bendahara pemda ke bendahara provinsi untuk

diperiksa dan diarsipkan.

3.3.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu

prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data dari dokumennya.

Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing

menunjukan tingkatan dari suatu proses. Adapun diagram tersebut meliputi

sebagai berikut :

1. Diagram Konteks

Diagram ini menjelaskan sumber data serta tujuan data yang akan diproses

secara umum dari keseluruhan sistem penggajian guru.

2. Diagram Nol

Diagram ini menjelaskan secara menyeluruh, bertahap dan terperinci proses

penggajian guru.

3. Diagram Detail

Diagram ini menjelaskan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses

penyerahan dokumen, proses pembuatan laporan hingga diterimanya gaji.

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

LA : Lembar Absen

DG : Data Gaji

DA : Data Absen

DGR : Data Guru

LKD : Laporan Kolektif Daerah

SG : Slip Gaji

LKW : Laporan Kolektif Wilayah

Gambar III.3 Diagram Level 0 Sistem Berjalan

Keterangan :

DG: Data Gaji

DA : Data Absen

DGR : Data Guru

DRG : Data Rekap Gaji

LKW : Laporan Kolektif Wilayah

LKD : Laporan Kolektif Daerah

SG : Slip Gaji

RB : Rekening Bank

SK : Surat Keputusan

LA : Lembar Absen

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 1.0

Keterangan :

DGR : Data Guru

DA : Data Absen

LA : Lembar Absen

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 3.0

Keterangan :

DG : Data Gaji

SG : Slip Gaji

Gambar III.6 Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0

Keterangan :

DA: Data Absen

DG: Data Gaji

DRG : Data Rekap Gaji

DGR : Data Guru

LKW : Laporan Kolektif Wilayah

LKD : Laporan Kolektif Daerah

LGU : Laporan Gaji UPTK

3.4 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data sistem berjalan adalah catalog dan kebutuhan-kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analisa untuk

mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus

data sistem berjalan pada data dengan berbagai tampilan. Pembentukan analisa

kamus datapada tahap analisa dan perancangan :

1. Arus Data : Data Absen

Alias : DA

Bentuk Data : cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0-Arsip Absen guru

Penjelasan : digunakan untuk kepentingan penggajian

Periode : 1 bulan sekali

Volume : 10 Guru Setiap Sekolah

Struktur Data : Header – Isi – Footer

Header : Nama Guru-NIP-Alamat-tanda tangan kepala sekolah

Isi : Tanggal_lahir, Tempat_lahir, tahun-lahir,

Status,agama,golongan_kepegawaian,jumlah_anak(jik a sudah

menikah).

NIP : Terdiri dari 18 digit

2. Arus Data : Data Penggajian

Alias : DP

Bentuk Data : cetakan Manual

Arus Data : Bendahara-Proses 1.1-Arsip Penggajian

Penjelasan : digunakan untuk kepentingan penggajian

Periode : 1 bulan sekali

Volume : 10 Guru Setiap Sekolah

Struktur Data : Header – Isi .

Header : Nama Guru-NIP-Alamat

Isi : Tanggal_lahir, Tempat_lahir, tahun-lahir,

Status,agama,golongan_kepegawaian,jumlah_anak(jik

a sudah menikah).

NIP : Terdiri dari 18 digit

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Merupakan rangakaian dari proses yang terjadi didalam system berjalan yang

memerlukan dokumen masukan (Input) untuk mendukung berjalannya proses

agar mendapatkan dokumen keluaran (output).

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan pada penulisan dalam laporan ini adalah segala

bentuk dokumen yang masuk kedalam system penggajian dan diperuntukkan

bagi penggajian guru. Dokumen masukan merupakan dokumen-dokumen yang

akan diolah agar menghasilkan keluaran sesuai dengan yang inginakan. Adapun

dokumen tersebut adalah :

1. Nama dokumen : Data Absen

Fungsi : Sebagai Dokumen pendukung penggajian

Sumber : Bendahara Sekolah

Tujuan : Bendahara UPTK

Media : Kertas (Foto Copy)

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Proses Penggajian

Bentuk : A1

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang dihasilkan dari system ini adalah slip gaji.

Dalam setiap proses penggajian tidak mungkin terjadi kesalahan untuk

penggajian untuk penggajian yang satu dengan yang lainnya. Untuk itu

diperlukan ketelitian dalam memeriksa dokumen-dokumen pendukung. Adapun

dokumen tersebut adalah :

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Bukti Pembayaran Slip Gaji

Sumber : Dinas Pendidikan

Tujuan : Guru

Media : Kertas (Fotocopy)

Jumlah Rangkap : 1 lembar

Freakuensi : 1 Slip Gaji Berisi Semua Guru Sekolah Bersangkutan

Bentuk : B1

3.6. Permasalahan

Masih manualnya sistem berjalan yang digunakan, sehingga banyak

terjadi kekurangan disana-sini. Masalah yang dihadapi seperti :

a. Timbulnya keterlambatan pembayaran gaji guru

b . Terjadinya kekeliruan pada laporan data gaji guru

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah

a. Digunakan sistem komputerisasi pada penggajian guru dan pembagian gaji

guru dilakukan via bank dengan cara transfer agar tidak terjadi lagi

keterlambatan penerimaan gaji.

b. Untuk menyelesaikan pekerjaan diadakan informasi pengolahan data

berbasis computer agar tidak terjadi lagi kekeliruan pada laporan data gaji

guru

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Dari uraian-urian diatas kami dapat menarik kesimpulan bahwa:

1 . Sistem penggajian di UPTK kecamatan Tamansari sudah baik namun perlu

adanya perubahan agar tidak lagi terjadi keterlambatan dalam penggajian.

2 . Dalam penerimaa gaji sebaiknya diperbaiki dan dilakukan dengan system

transfer via bank

3 . Dalam pencatatan data gaji guru sudah seharusnya menggunakan

komputerisasi agar tidak ada kekeliruan dan data akan lebih mudah di update.

4.2. Saran

1. Menurut kami penggajian guru dilakukan dengan transfer via bank agar lebih

mudah dalam pengambilan gaji dengan ATM.

2. Jika dalam pencatatan data gaji masih manual maka seharusnya pencatan

dilakukan dengan system yang berbasis komputerisasi.