Rancangan StrukturOrganisasiDjamaludin Ancok

Kegunaan Struktur Organisasi Definisi: Struktur Organisasi adalah pola pekerjaan dan pengelompokan pekerjaan dalam organisasi dalam wujud struktur hubungan dala unit dan antar unit organisasi.Atribut Struktur Organisasi:Division of laborDasar untuk penyusunan unit organisasiUkuran besar kecilnya unit organisasiDelegasi otoritas.

Rancangan OrganisasiRancangan organisasi adalah struktur bagaimana pekerjaan yang harus dilakukan oleh organisasi dikelompokkan (how to do the job).

Rancangan organisasi digunakan untuk mencapai tujuan organisasi berupa keuntungan perusahaan dan kepuasan karyawan, pelanggan dan stake-holder lainnya (what to do).

Problema yang muncul adalah ketidakserasian antara how to dan what to: What to: fokus pada kepuasan karyawan dan pelanggan, efisiensi dan produktivitas.How to: fokus pada hirarki dan kekuasaan.

Organisasi perusahaan akan kalah bersaing bila terjadi kesenjangan yang besar antara what to dan how to.

Ciri Rancangan Organisasi Yang BaikRancangan organisasi yang baik harus bisa menghasilkan:-pengambilan keputusan yang cepat-komunikasi yang lancar-saling belajar antar unit (sukses dan gagal dalam bekerja)-sinergi antar unit-inovasi

Untuk memperoleh hal-hal di atas rancangan organisasi harus memiliki ciri:-ramping-tanpa batas (boundaryless)-fleksibilitas-pemberdayaan

Model Rancangan Organisasi (1)Mekanistik:1. Fungsi dibuat kaku dan terspesialisasi2. Menggunakan hirarki formal untuk koordinasi kerja3. Batasan tugas, tanggungjawab, dan metode kerja dibuat batasan yang tegas4. Sangat diwarnai Command & Control (orientasi vertikal).5. Karyawan yang dibawah bersifat menunggu instruksi atasan6. Kepatuhan dan loyalitas bawahan pada pimpinan sangat menonjol7. Hirarki sangat menentukan prestise, dan profesionalisme kurang berengaruh pada prestise.

Model Rancangan Organisasi (2)Organik:1. Merangsang karyawan memberi kontribusi gagasan2. Batasan tugas sangat fleksibel, tergantung situasi3. Komunikasi bersifat lateral4. Tidak menekankan Command & Control, tetapi menekankan sharing knowledge dan konsultasi.5. Pengembangan kualitas kerja dan inovasi lebih diutamakan dari pada kepatuhan dan loyalitas pada pimpinan6. Prestise ditentukan oleh profesionalisme, bukan oleh hirarki jabatan.

Organisasi Birokratik:

Tugas dibatasi secara pasti berdasarkan pengelompokan tugas menurut pengkotakan (departementalisasi), dan disusun menurut hirarkhi.

Struktur Organisasi PiramidalYang sangat BirokratikSangat diatur oleh peraturan dan sistim-prosedur, inovasi sangat sulit karena kebebasan dibatasi, ketidakpuasan kerja tinggi.

Struktur Organisasi Yang DatarPeraturan dan sistim-prosedur tidak terlalu berbelit-belit, inovasi lebih berkembang karena kebebasan diberikan, ketidakpuasan relatif rendah.

Organisasi FungsionalBasis Pengelompokan adalah Fungsi (Keuangan, Operasi, Riset & PengembanganOperasi, dll.

Organisasi Berbasis DivisiOrganisasi Divisonal

Organisasi MatriksOrganisasi matriks adalah organisasi yang menggabungkan dua tipe departementalisasi,satu departementalisasi ditumpangi (superimposed) dengan departementalisasi lain.

Direktur Utama

Organisasi Lintas Fungsi (Cross-functional Organization)Organisasi lintas fungsi adalah organisasi yang menggabungkan beberapa unit departementalisasi dengan unit departementalisasi lain. Organisasi berdasarkanproses dan tim kerja mandiri.

Struktur Organisasi Lintas FungsiDalam sebuah Organisasi

Cross Functional Layers

Struktur Organisasi Jaringanantar OrganisasiFirm AFirm BFirm C

Analisis JabatanAnalisis Jabatan adalah kajian sistimatik terhadap pekerjaan tentang apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dengan siapa pekerjaan dilakukan, di manapekerjaan dilakukan, alat dan perlengkapan pekerjaan dan kapan pekerjaan dilakukan

Analisis Jabatan menghasilkan:

a. Uraian tugas yang harus dilakukan oleh karyawan yang menduduki posisi kerja tertentu.

b. Persyaratan pengetahuan, k etrampilan, psikologis, dan fisik yang harus dimiliki karyawan untuk memangku posisi kerja tertentu.

Analisis jabatan hanya cocok untuk pekerjaan yang didasarkan pada penugasan indi-vidual. Bila pekerjaan dilakukan bersama-sama (team based) dan mengacu padaproses (process based) analisis jabatan harus diganti dengan istilah role responsibilities(tanggung jawab peran sebagai anggota tim kerja).

Proses dan manfaat analisis jabatanTugasTanggung jawabUraian jabatanSpesifikasi jabatanPengetahuanKetrampilanKemampuanAnalisis JabatanKewajibanPerencanaa SumberDaya ManusiaRekrutmenSeleksi KaryawanPengembanganSDMPernilaian KinerjaPenggajian dan KompensasiKeselamatan danKesehatan KerjaHubungan kerja karyawanPenelitian SDM Jalur Karir

Ringkasan dan jenis data yang dihasilkan analisis jabatanAktivitas kerja: a. Aktivitas dan proses kerja b. Catatan aktivitas kerja c. Prosedur kerja d. Tanggung jawab karyawanAktivitas karyawan: a. Tindakan yang dilakukan (spt kegiatan fisik, berkomunikasi dalam bekerja) b. Elemen gerakan kerja untuk kajian gerak dan waktu c. Kebutuhan waktu dan energi

Mesin, alat dan perlengkapan yang digunakan

Hal-hal yang terkait dengan pekerjaan: a. Pengetahuan yang diterapkan (misal berhitung) b. Material yang diproses c. Produk dan jasa yang dihasilkanKinerja: a. Kesalahan kerja yang terjadi b. Kecepatan kerja c. Kualitas kerjaKondisi kerja: a. Jadual kerja b. Insentif finansial dan non-finansial c. Kondisi lingkungan fisik tempat kerja d. Lingkungan organisasi dan sosial pekerjaan

Persyaratan personal a. Tipe kpribadian, IQ, minat dan bakat b. Tingkat pendididikan minial c. Pengalaman kerja

Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan1. Kuesioner yang diminta karyawan mengisinya2. Observasi langsung pekerjaan3. Wawancara dengan karyawan4. Catatan kerja karyawan5. Manual mesin, alat dan perlengkapan kerja6. Analis melakukan pekerjaan7. Deskripsi menurut Kamus jabatan (Dictionary of occupation)