L1

Prosedur Persiapan Perkuliahan

1. Persiapan Perkuliahan Jenjang D3 & S1

√ Staff SRSC membuat data jadwal mengajar sementara.

A. Persiapan Perkuliahan

√ IFC membuat laporan status MCL dan diberikan kepada unit – unit

terkait

B. Persiapan Rapat Perkuliahan

√ Staff pendukung membuat anggaran rapat persiapan perkuliahan

(honor transportasi dan konsumsi) dan membuat daftar dosen yang

akan diundang dengan meminta persetujuan kajur.

√ Staff pendukung memberikan undangan rapat ke dosen dan pengelola

universitas.

√ AOC Manager dan WR II bersama – sama membuat agenda rapat.

√ AOC Manager menyiapkan bahan rapat tentang kehadiran mengajar

dosen dan kehadiran perkuliahan mahasiswa dan diberikan kepada

WR II.

√ Ka Subbiro P dan U menerima berkas – berkas seperti jadwal

mengajar, daftar hadir rapat, PIN untuk dosen baru, dan berkas –

berkas lainnya dan kemudian diberikan ke dosen dari unit terkait.

√ Staff Subbiro P dan U mempersiapkan berkas – berkas yang akan

dibagikan.

L2

√ AOC Manager membuat check list persiapan rapat yang akan

dilaporkan ke WR II.

√ AOC Manager memeriksa persiapan dokumen dan peralatan 1 hari

sebelum rapat. Jika tidak sesuai, AOC Manager akan mengambil

tindakan dan kemudian Ka Subbiro P dan U akan melakukan briefing

kepada petugas yang membantu rapat. Jika sesuai, Ka Subbiro P dan

U akan melakukan briefing kepada Petugas Pembantu.

√ Rektor akan melakukan pelaksanaan rapat persiapan perkuliahan

minimal 2 minggu sebelum perkuliahan dimulai.

√ Kajur melakukan pelaksanaan rapat per jurusan pembina dosen. Staff

AOC akan membagikan berkas – berkas dosen pada rapat tersebut.

√ AOC Manager akan membuat laporan realisasi anggaran rapat dosen

dan diberikan kepada WR II untuk meminta konfirmasi persetujuan.

Jika disetujui, staff pendukung akan memberikan laporan realisasi

anggaran rapat dosen dan memberikan fotocopy daftar hadir dosen

kepada jurusan.

C. Persiapan Administrasi Perkuliahan

√ Staff Subbiro P dan U membuat form daftar hadir realisasi SAP dosen

untuk dibuatkan buku per dosen dan membuat form perubahan jadwal

3 minggu sebelum perkuliahan dimulai.

√ Staff Subbiro P dan U juga membuat daftar hadir mahasiswa minimal

3 hari sebelum perkuliahan.

L3

√ Staff Subbiro P dan U menyiapkan buku booking kuliah dan form

permohonan penggunaan ruang kuliah.

D. Persiapan Fasilitas Perkuliahan

√ Staff P dan U melakukan pemesanan tanda parkir sejumlah dosen

yang aktif kepada BM.

√ Staff P dan U dan BM akan memeriksa fasilitas semua ruang kelas

dan peralatan yang dibutuhkan perkuliahan. Jika tidak sesuai, BM dan

staff P dan U akan mengambil tindakan antisipasi. Jika sesuai, BM

dan staff P dan U akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas

perkuliahan 1 hari sebelum kuliah.

√ Staff P dan U membuat laporan pemeriksaan fasilitas dan diberikan

kepada Ka.Subbiro P dan U dan AOC Manager.

√ AOC Manager akan membuat laporan pemeriksaan akhir dan

diberikan kepada WR II.

E. Persiapan Perkuliahan MCL

√ IDC membuat jadwal on / off pelaksanaan perkuliahan MCL per

dosen dan mata kuliah & kelas (data MP dan SAP mata kuliah MCL).

√ Jika data on/off kelas tersedia, AOC Manager membuat laporan

transaksi MCL dan diberikan kepada jurusan, dekan, dan WR II. Jika

data on/off tidak tersedia, staff pendukung akan memberikan

konfirmasi jadwal on/off kepada koordinator pembuatan MP & SAP.

L4

√ Staff pendukung memasukkan data on/off pada form jadwal dan

menyimpannya dalam sisfo perkuliahan.

√ Staff Subbiro P dan U akan menggandakan dan membagikan Quick

Card kepada dosen dan staff yang terdaftar sebagai kelas MCL.

2. Persiapan Perkuliahan Pasca Sarjana

S2 Coordinator memberikan data jadwal mengajar sementara ke bagian terkait 4

minggu sebelum perkuliahan.

A. Persiapan Rapat

√ S2 Coordinator membuat buku panduan dosen 1 bulan sebelum

perkuliahan dimulai.

√ Lecturer Dev Staff akan mempersiapkan perlengkapan rapat persiapan

perkuliahan 1 bulan sebelum perkuliahan dimulai dan membuat daftar

dosen yang akan hadir pada rapat persiapan perkuliahan.

√ Dean Of BBS akan menandatangani surat undangan ke dosen yang

mengajar.

√ Lecturer Dev Staff menyampaikan undangan rapat ke dosen dan

faculty member S2 2 minggu sebelum rapat.

√ Head Of Learning Support akan memeriksa persiapan dokumen dan

peralatan rapat dalam jangka waktu 1 – 3 hari sebelum rapat. Jika

tidak sesuai, Head Of Learning Support akan mengambil tindakan

yang diperlukan. Jika sesuai, Dean of BBS akan melaksanakan rapat

perkuliahan 2 minggu sebelum perkuliahan dimulai.

L5

√ Head Of Learning Support akan membuat realisasi anggaran rapat

dosen dan meminta persetujuan operation manager. Jika disetujui,

Head of Learning Support mengirim realisasi anggaran rapat dosen ke

bagian keuangan.

√ Head Of Learning Support membuat laporan persiapan perkuliahan

dalam laporan bulanan.

B. Persiapan Bahan Ajar

√ HOS membuat materi kuliah.

√ Material Support memindai materi kuliah dan silabus.

√ Head Of Learning Support membuat laporan persiapan perkuliahan

dalam laporan bulanan.

C. Persiapan Fasilitas

√ BM memeriksa semua fasilitas semua ruang kelas dan peralatan yang

disediakan dan membuat checklist-nya 1 minggu sebelum kuliah. Jika

tidak sesuai, BM akan mengambil tindakan antisipasi. Jika sesuai, S2

Coordinator dan BM akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas 2

hari sebelum perkuliahan.

√ BM melaporkan hasil pemeriksaan ke head of ACOP.

√ Head of ACOP membuat laporan bulanan persiapan perkuliahan.

L6

D. Persiapan Administrasi Perkuliahan

√ Admin staff mencetak absensi mahasiswa 1 minggu sebelum

perkuliahan.

√ Admin staff membuat buku dosen dan menggandakan lembar daftar

hadir dosen (SAP).

√ S2 Coordinator menghubungi dosen untuk perkuliahan awal.

√ Head of ACOP membuat laporan bulanan persiapan perkuliahan.

3. Persiapan Perkuliahan BINUS International

Senior staff BI memberikan data jadwal mengajar sementara ke bagian terkait 4

minggu sebelum perkuliahan.

A. Persiapan Rapat

√ BI Coordinator membuat buku panduan dosen 1 bulan sebelum

perkuliahan dimulai.

√ Lecturer Dev Staff akan mempersiapkan perlengkapan rapat persiapan

perkuliahan 1 bulan sebelum perkuliahan dimulai dan membuat daftar

dosen yang akan hadir pada rapat persiapan perkuliahan.

√ BI Director akan menandatangani surat undangan ke dosen yang

mengajar.

√ Lecturer Dev Staff menyampaikan undangan rapat ke dosen dan

faculty member BI 2 minggu sebelum rapat.

√ Head Of Learning Support akan memeriksa persiapan dokumen dan

peralatan rapat dalam jangka waktu 1 – 3 hari sebelum rapat. Jika

tidak sesuai, Head Of Learning Support akan mengambil tindakan

L7

yang diperlukan. Jika sesuai, BI Director akan melaksanakan rapat

perkuliahan 2 minggu sebelum perkuliahan dimulai.

√ Head Of Learning Support akan membuat realisasi anggaran rapat

dosen dan meminta persetujuan operation manager. Jika disetujui,

Head of Learning Support mengirim realisasi anggaran rapat dosen ke

bagian keuangan.

√ Head Of Learning Support membuat laporan persiapan perkuliahan

dalam laporan bulanan.

B. Persiapan Bahan Ajar

√ HOS membuat materi kuliah.

√ Material Support memindai materi kuliah dan silabus.

√ Head Of Learning Support membuat laporan persiapan perkuliahan

dalam laporan bulanan.

C. Persiapan Fasilitas

√ BM memeriksa semua fasilitas semua ruang kelas dan peralatan yang

disediakan dan membuat checklist-nya 1 minggu sebelum kuliah. Jika

tidak sesuai, BM akan mengambil tindakan antisipasi. Jika sesuai,

senior staff BI dan BM akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas 2

hari sebelum perkuliahan.

√ BM melaporkan hasil pemeriksaan ke head of ACOP.

√ Head of ACOP membuat laporan bulanan persiapan perkuliahan.

L8

D. Persiapan Administrasi Perkuliahan

√ Admin staff mencetak absensi mahasiswa 1 minggu sebelum

perkuliahan.

√ Admin staff membuat buku dosen dan menggandakan lembar daftar

hadir dosen (SAP).

√ Senior staff BI menghubungi dosen untuk perkuliahan awal.

√ Head of ACOP membuat laporan bulanan persiapan perkuliahan.

L9

Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan

1. Pelaksanaan Perkuliahan Jenjang D3 & S1

AOC Manager mendapat data jadwal mengajar dari SRSC minimal 1 minggu

sebelum perkuliahan.

A. Perkuliahan Rutin

√ Staff Subbiro P dan U mempersiapkan daftar hadir mahasiswa, buku

daftar hadir dosen & realisasi SAP, spidol, kunci lemari komputer,

dan remote infocus bagi kelas yang memiliki pada waktu sebelum

perkuliahan berjalan.

√ Setiap dosen mengambil daftar hadir mahasiswa, buku daftar hadir

dosen & realisasi SAP, spidol, kunci lemari komputer, dan remote

infocus sebelum mengajar.

√ Dosen tersebut masuk ke kelas untuk melaksanakan perkuliahan.

√ Jika dosen tidak dapat hadir dan tidak digantikan dengan dosen lain,

dosen yang bersangkutan yang menentukan jadwal KP.

ọ Dosen tersebut akan mengisi formulir booking KP dan kuliah

dimajukan.

ọ Staff Subbiro P dan U mengumumkan KP sebelum perkuliahan.

ọ Jika dosen tidak hadir dan digantikan dengan dosen lain, staff

Subbiro P dan U akan memberikan konfirmasi dengan kajur

Pembina mata kuliah.

ọ Kajur akan menentukan dosen pengganti.

L10

ọ Jika dosen pengganti tersebut bersedia, dosen pengganti tersebut

akan bertindak sebagai dosen yang akan mengajar di kelas.

√ Setelah perkuliahan di kelas selesai, setiap dosen mengembalikan

daftar hadir mahasiswa, buku daftar hadir dosen & realisasi SAP,

spidol, kunci lemari komputer, dan remote infocus ke akademis.

√ Kajur akan memonitor kehadiran dosen dan mahasiswa.

√ Staff Subbiro P dan U akan memeriksa kelengkapan daftar hadir

mahasiswa dan pengisian daftar hadir & realisasi SAP serta pendataan

kehadiran mahasiswa dan dosen.

√ Ka. Subbiro P dan U mencetak laporan summary ketidak hadiran

dosen per minggu dan dikirim ke kajur, dekan, dan WR II setiap

minggu.

√ AOC Manager akan mencetak laporan summary ketidakhadiran

dosen berdasarkan gugus dan jurusan serta summary kehadiran

mahasiswa persemester dan dikirim ke jurusan, dekan, dan WR II.

√ Dosen HBA melaksanakan pemeriksaan terhadap bahan yang

diajarkan oleh dosen di dalam kelas setiap bulannya untuk verifikasi

berdasarkan buku daftar hadir & realisasi SAP.

√ Staff pendukung memproses perhitungan honor mengajar setiap

tanggal 17 atau 18 dan kemudian membuat laporan realisasi

mengajar.

√ LRC membuat surat keputusan mengajar 1 bulan setelah kuliah

berjalan.

L11

√ Staff P dan U membagikan surat keputusan mengajar yang sudah

ditandatangani oleh rektor ke dosen yang bersangkutan melalui loker

dosen pada minggu ke-8 perkuliahan.

√ Sekretariat rektorat mengarsip surat keputusan mengajar (copy) dan

surat keputusan pengangkatan (asli).

√ LRC mengarsip surat keputusan pengangkatan (copy).

B. Perkuliahan dimajukan

√ Dosen mengkonfirmasikan ke bagian pengendalian dosen untuk

memajukan tanggal kuliah rutin paling lambat 1 minggu sebelum

mengajar.

√ Dosen mengisi formulir kuliah dimajukan paling lambat 1 minggu

sebelum mengajar.

√ Subbiro P dan U memproses permohonan dosen tersebut dan meminta

persetujuan jurusan.

ọ Jika tidak disetujui jurusan, Subbiro P dan U mengumumkan

kuliah yang dimajukan batal.

ọ Subbiro P dan U memberitahukan dosen yang bersangkutan

bahwa kuliah yang dimajukan batal.

ọ Jika disetujui jurusan, dosen akan memesan ruang kuliah di

pengendalian ruang kuliah.

ọ Jika ruangan tersedia, staff Subbiro P dan U mempersiapkan

daftar hadir mahasiswa, buku daftar hadir dosen & realisasi SAP,

L12

spidol, kunci lemari komputer, dan remote infocus bagi kelas yang

memiliki.

ọ Jika ruangan tidak tersedia, Subbiro P dan U mengumumkan

kuliah yang dimajukan batal dan memberitahukan kepada dosen

yang bersangkutan.

C. Perkuliahan Pengganti

√ Dosen mengkonfirmasikan kuliah pengganti ke Subbiro P dan U serta

kajur melalui telepon, e-mail, atau mengisi form dosen berhalangan

paling lambat 1 hari sebelum mengajar.

√ Subbiro P dan U memproses status perkuliahan sesuai ketentuan.

ọ Jika tidak perlu KP, dosen yang berhalangan hadir akan

digantikan dengan dosen pengganti atas persetujuan

۞ Kajur / AOC Manager dan mengkonfirmasikannya ke Subbiro

P dan U.

ọ Jika perlu KP, dosen mengkonfirmasi jadwal KP ke bagian

pengendalian dosen 2 hari sebelum hari KP.

۞ Bagian pengendalian dosen membooking ruang kuliah di

pengendalian ruang kuliah.

۞ Bagian pengendalian dosen / ruangan mengecek ruangan yang

bisa dipakai untuk KP.

۞ Jika ruangan tersedia, dosen menginformasikan kepada

mahasiswa kapan ada KP.

۞ Dosen mengisi buku rencana KP.

L13

۞ Staff Subbiro P dan U mempersiapkan daftar hadir mahasiswa,

buku daftar hadir dosen & realisasi SAP, spidol, kunci lemari

komputer, dan remote infocus bagi kelas yang memiliki

sebelum perkuliahan berjalan.

2. Pelaksanaan Perkuliahan Pasca Sarjana

A. Perkuliahan Rutin

√ Admin staff mempersipakan daftar hadir mahasiswa dan buku daftar

hadir & realisasi SAP untuk dosen yang akan mengajar dan disusun di

atas meja counter pengendalian dosen sebelum perkuliahan tiap shift.

√ Jika dosen tidak hadir, admin staff / S2 Coordinator menerima

informasi dari dosen yang berhalangan dan membuat form dosen

berhalangan hadir.

√ Admin staff / S2 Coordinator menyampaikan ketidakhadiran dosen ke

program head.

√ Admin staff / S2 Coordinator mendapat konfirmasi dari program head

untuk dosen pengganti.

√ Admin staff / S2 Coordinator menanyakan konfirmasi dosen yang

menggantikan mengenai kesediaan mengajar.

√ Jika dosen pengganti tidak bersedia, bagian info services

mengumumkan ke mahasiswa mengenai pembatalan kelas.

√ S2 Coordinator menjadwalkan KP.

√ Info services mengumumkan KP ke mahasiswa.

L14

√ Dosen yang bersangkutan mengambil daftar hadir mahasiswa, buku

daftar hadir & realisasi SAP yang telah disediakan.

√ Dosen tersebut melaksanakan perkuliahan di kelas.

√ Setelah perkuliahan selesai, dosen yang bersangkutan mengisi daftar

hadir & realisasi SAP dan dikembalikan ke tempat semula.

√ Untuk verifikasi jasa dosen, admin staff memberikan buku daftar

hadir & realisasi SAP ke program head.

ọ Program head memeriksa bahan yang diajar dosen berdasarkan

buku daftar hadir & realisasi SAP.

ọ Program head menindaklanjuti setiap penyimpangan atau keluhan

yang diterima.

√ Untuk pelaporan kehadiran kelas, admin staff memeriksa kelengkapan

pengisian daftar hadir & realisasi SAP.

ọ Admin staff memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa

berdasarkan buku monitoring absensi dan dimasukkan ke sistem

komputer.

ọ Operation support mengirimkan rekap kehadiran dosen ke bagian

finance untuk pembayaran honor mengajar.

B. Perkuliahan Pengganti

√ Info services mengumumkan ke mahasiswa mengenai pembatalan

kelas.

√ S2 Coordinator menjadwalkan kuliah pengganti.

√ Info services mengumumkan kuliah pengganti kepada mahasiswa.

L15

C. Perkuliahan Dimajukan

√ Admin staff / S2 Coordinator menerima informasi dari dosen

mengenai perkuliahan dimajukan.

√ S2 Coordinator menjadwalkan rencana kuliah dimajukan.

√ Info services mengumumkan jadwal kuliah yang dimajukan kepada

mahasiswa.

3. Pelaksanaan Perkuliahan BINUS International

A. Perkuliahan Rutin

√ Admin staff mempersipakan daftar hadir mahasiswa dan buku daftar

hadir & realisasi SAP untuk dosen yang akan mengajar dan disusun di

atas meja counter pengendalian dosen sebelum perkuliahan tiap shift.

√ Jika dosen tidak hadir, admin staff / Senior Staff BI menerima

informasi dari dosen yang berhalangan dan membuat form dosen

berhalangan hadir.

√ Senior Staff BI menyampaikan ketidakhadiran dosen ke Head Of

School.

√ Senior Staff BI mendapat konfirmasi dari Head Of School untuk

dosen pengganti.

√ Senior Staff BI menanyakan konfirmasi dosen yang menggantikan

mengenai kesediaan mengajar.

√ Jika dosen pengganti tidak bersedia, bagian info services

mengumumkan ke mahasiswa mengenai pembatalan kelas.

L16

√ Senior Staff BI menjadwalkan KP. Info services mengumumkan KP

ke mahasiswa.

√ Dosen yang bersangkutan mengambil daftar hadir mahasiswa, buku

daftar hadir dan realisasi SAP yang telah disediakan.

√ Dosen tersebut melaksanakan perkuliahan di kelas.

√ Dosen yang bersangkutan mengisi daftar hadir dan realisasi SAP dan

dikembalikan ke tempat semula.

√ Untuk verifikasi jasa dosen, admin staff memberikan buku daftar

hadir dan realisasi SAP ke Head Of School.

ọ Head Of School memeriksa bahan yang diajar dosen berdasarkan

buku daftar hadir dan realisasi SAP.

ọ Head Of School menindaklanjuti setiap penyimpangan atau

keluhan yang diterima.

√ Untuk pelaporan kehadiran kelas, admin staff memeriksa kelengkapan

pengisian daftar hadir dan realisasi SAP.

ọ Admin staff memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa

berdasarkan buku monitoring absensi dan dimasukkan ke sistem

komputer.

ọ Operation support mengirimkan rekap kehadiran dosen ke bagian

finance untuk pembayaran honor mengajar setiap tanggal 20 tiap

bulannya.

L17

B. Perkuliahan Pengganti

√ Info services mengumumkan ke mahasiswa mengenai pembatalan

kelas.

√ Senior Staff BI menjadwalkan kuliah pengganti. Info services

mengumumkan kuliah pengganti kepada mahasiswa.

C. Perkuliahan Dimajukan

√ Admin staff / Senior Staff BI menerima informasi dari dosen

mengenai perkuliahan dimajukan.

√ Senior Staff BI menjadwalkan rencana kuliah dimajukan.

√ Info services mengumumkan jadwal kuliah yang dimajukan kepada

mahasiswa.

L18

Prosedur Pengolahan Nilai

1. Pengolahan Nilai Jenjang D3 & S1

√ Staff Subbiro Nilai Mahasiswa mencetak blanko nilai (maximal 4 minggu

setelah kuliah) lalu mendistribusikannya ke dosen.

√ Berlanjut ke prosedur pelaksanaan ujian.

√ Dosen memeriksa hasil ujian lalu menyerahkan hasil ujian dalam bentuk

disket kepada Subbiro P dan U.

√ Jika total nilai dari dosen belum sesuai, maka akan dikembalikan kepada

dosen.

√ Jika sudah,maka Staff Subbiro P dan U akan mengentri data penyerahan nilai.

√ Staff Subbiro P dan U akan mencetak tanda terima untuk dosen.

√ KA.Subbiro Nilai Mahasiswa mengirim informasi ke fakultas/jurusan

mengenai nilai yang belum masuk dan berkas ujian yang belum diambil

sesuai deadline.

√ KA Subbiro Mahasiswa melakukan tindak lanjut dari Kajur.

√ Jika tidak ada perubahan korektor, Staff Subbiro P dan U dan Nilai

Mahasiswa akan mengejar korektor lama untuk segera memasukkan nilai.

√ Jika ada, Staff Nilai Mahasiswa akan menghubungi korektor baru.

√ Ka.Subbiro Nilai Mahasiswa memberi laporan nilai masuk ke Kajur untuk

diketahui dan disetujui.

√ Jika ada ketidaksesuaian atas penilaian dosen dan terjadi pending nilai, Kajur

akan menghubungi dosen yang bersangkutan untuk koreksi ulang atau

menghubungi Kajur Pembina Matkul.

L19

√ Jika tidak, maka KA Subbiro Nilai Mahasiswa akan meminta persetujuan

Kajur.

√ Staff Subbiro Nilai Mahasiswa memposting nilai untuk BPS atau internet.

√ Staff Subbiro Nilai Mahasiswa mengirimkan email pemberitahuan ke LRI

bahwa nilai sudah diposting.

√ Staff IT Operation akan mengupload nilai ke BPS atau internet untuk

diumumkan ke mahasiswa (setiap Senin dan Kamis).

√ Jika tidak ada protes nilai, Ka Subbiro Nilai Mahasiswa akan melakukan

validasi nilai secara keseluruhan.

√ Jika ada, Staff Subbiro Layanan akan menampung seluruh keluhan

mahasiswa atas penilaian (max. 4 hari terhitung dari tanggal tayang nilai di

BPS atau internet).

√ Staff Subbiro Nilai Mahasiswa akan menyediakan berkas ujian mahasiswa

apabila terjadi protes nilai.

√ Bila dosen yang bersangkutan berhalangan, maka Kajur akan menentukan

korektor kedua untuk penilaian ini.

√ Bila tidak, Staff Subbiro Nilai Mahasiswa akan menyerahkan berkas ujian

mahasiswa beserta form protes nilai ke dosen.

√ Dosen ybs akan memeriksa kembali ujian mahasiswa yang melakukan protes

nilai.

√ Staff Subbiro Nilai Mahasiswa meminta persetujuan jurusan dan mendatakan

hasil protes nilai.

√ Ka Subbiro Nilai Mahasiswa melakukan validasi ulang atas protes nilai.

L20

√ Staff IT Operation akan kembali upload nilai ke BPS atau internet untuk

diumumkan ke mahasiswa (setiap Senin dan Kamis)

√ KA Subbiro Nilai Mahasiswa melakukan validasi nilai keseluruhan.

√ Staff Subbiro Nilai Mahasiswa akan mengirim email pemberitahuan ke LRI

bahwa protes nilai sudah ditutup.

√ Ka Subbiro Nilai Mahasiswa membuat laporan penyerahan nilai per semester

dan mengirimkannya ke Kajur.

√ Staff IT Operation akan melakukan proses perhitungan grade nilai

mahasiswa.

√ Jika bukan semester genap, Staff IT Operation akan langsung upload LHSS

ke internet.

√ Jika ya, maka Staff Subbiro Nilai Mahasiswa mencetak daftar nilai kumulatif

lalu Staff IT Operation akan upload LHSS ke internet.

√ Bila tidak terjadi kesalahan, akan berlanjut kepada Prosedur Pelaksanaan

Rapat Pra Yudisum dan Yudisium serta Prosedur Evaluasi Hasil Belajar

Mahasiswa.

√ Bila terjadi kesalahan, Staff Subbiro Layanan Mahasiswa menerima keluhan

mahasiswa apabila terdapat keluhan kesalahan perhitungan

IPS/IPK/SKS/Nilai/Grade.

√ Staff IT Operation melakukan perbaikan data LHSS / daftar nilai kumulatif.

√ Subbiro Nilai akan mencetak ulang daftar nilai kumulatif.

√ KA Subbiro Nilai Mahasiswa memberikan laporan ke Kajur mengenai

realisasi pengembalian nilai, keterlambatan nilai, summary keterlambatan dan

ketepatan memasukkan nilai.

L21

√ Kajur melakukan analisa untuk melakukan tindakan perbaikan dan

pencegahan.

2. Pengolahan Nilai Pasca Sarjana

√ Senior staff S2 mengentri bobot nilai ke sisfo nilai.

√ Operation manager bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ujian.

√ Senior staff S2 mendistribusikan softcopy nilai untuk transfer data nilai

bersama dengan pengiriman berkas ujian ke dosen.

√ Dosen memeriksa hasil ujian dan mengisi softcopy nilai.

√ Senior staff S2 mengupdate status penerimaan nilai ke program head pada

waktu H-7 sebelum deadline.

√ Senior staff S2 mengirimkan daftar dosen sebelum submit nilai ke program

head pada hari deadline.

√ Program head melakukan follow up kepada dosen yang bersangkutan.

√ Jika dosen belum submit nilai, program head akan memeriksa hasil ujian.

√ Senior staff S2 menerima nilai yang telah berisi data nilai dan hardcopy nilai

2 minggu setelah hari ujian.

√ Senior staff S2 mendata nilai dari dosen ke sisfo nilai mahasiswa.

√ Senior staff S2 membuat laporan realisasi serah nilai dan upload nilai ke web

magister.binus.ac.id.

√ Jika ada protes nilai, information services menampung segala keluhan

mahasiswa atas penilaian 1 minggu setelah nilai diumumkan.

√ Senior staff S2 menyediakan berkas ujian mahasiswa apabila terjadi protes

nilai.

L22

√ Jika dosen yang bersangkutan berhalangan, program head akan menentukan

korektor kedua untuk penilaian ujian mahasiswa yang protes nilai.

√ Korektor kedua akan berperan sebagai dosen yang memeriksa ujian

mahasiswa yang protes nilai.

√ Jika dosen yang bersangkutan tidak berhalangan, senior staff S2

menyerahkan berkas ujian mahasiswa beserta daftar nilai perubahan (protes

nilai) ke dosen yang bersangkutan.

√ Dosen yang bersangkutan memeriksa kembali ujian mahasiswa yang protes

nilai.

√ Senior staff S2 mendatakan hasil perubahan nilai (protes nilai).

√ Senior staff S2 melakukan validasi ulang atas perubahan nilai.

√ Senior staff S2 melakukan proses perhitungan grade nilai mahasiswa.

√ Senior staff S2 mencetak LHSS / daftar nilai kumulatif per semester atau

sesuai jadwal yang telah ditentukan.

√ Jika ada kesalahan, information services menerima keluhan mahasiswa

apabila terdapat keluhan kesalahan perhitungan IPK / IPS / kesalahan proses

administratif.

√ Senior staff S2 melakukan perbaikan data LHSS / transkrip nilai.

√ Information services mengirimkan LHSS / daftar nilai kumulatif mahasiswa.

√ Senior staff S2 menyiapkan laporan rekapitulasi nilai untuk diberikan kepada

Dean Of BBS.

√ Dean Of BBS akan melakukan analisa untuk melakukan tindakan perbaikan

dan pencegahan.

L23

3. Pengolahan Nilai BINUS International (BI)

√ Senior staff BI mengentri bobot nilai ke sisfo nilai.

√ Operation manager bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ujian.

√ Senior staff BI mendistribusikan softcopy nilai untuk transfer data nilai

bersama dengan pengiriman berkas ujian ke dosen.

√ Dosen memeriksa hasil ujian dan mengisi softcopy nilai.

√ Senior staff BI mengupdate status penerimaan nilai ke HOS.

√ Senior staff BI mengirimkan daftar dosen sebelum submit nilai ke HOS pada

hari deadline.

√ HOS melakukan follow up kepada dosen yang bersangkutan.

√ Jika dosen belum submit nilai, program head akan memeriksa hasil ujian.

√ Senior staff BI menerima nilai yang telah berisi data nilai dan hardcopy nilai

2 minggu setelah hari ujian.

√ Senior staff BI mendata nilai dari dosen ke sisfo nilai mahasiswa.

√ Senior staff BI membuat laporan realisasi serah nilai dan upload nilai ke web

magister.binus.ac.id.

√ Jika ada protes nilai, information services menampungsegala keluhan

mahasiswa atas penilaian 1 minggu setelah nilai diumumkan.

√ Senior staff BI menyediakan berkas ujian mahasiswa apabila terjadi protes

nilai.

√ Jika dosen yang bersangkutan berhalangan, program head akan menetukan

korektor kedua untuk penilaian ujian mahasiswa yang protes nilai.

√ Korektor kedua akan berperan sebagai dosen yang memeriksa ujian

mahasiswa yang protes nilai.

L24

√ Jika dosen yang bersangkutan tidak berhalangan, senior staff BI

menyerahkan berkas ujian mahasiswa beserta daftar nilai perubahan (protes

nilai) ke dosen yang bersangkutan.

√ Dosen yang bersangkutan memeriksa kembali ujian mahasiswa yang protes

nilai. Senior staff BI mendatakan hasil perubahan nilai (protes nilai).

√ Senior staff BI melakukan validasi ulang atas perubahan nilai. Senior staff BI

melakukan proses perhitungan grade nilai mahasiswa.

√ Senior staff BI mencetak LHSS / daftar nilai kumulatif per semester atau

sesuai jadwal yang telah ditentukan.

√ Jika ada kesalahan, information services menerima keluhan mahasiswa

apabila terdapat keluhan kesalahan perhitungan IPK / IPS / kesalahan proses

administratif.

√ Senior staff BI melakukan perbaikan data LHSS / transkrip nilai.

√ Information services mengirimkan LHSS / daftar nilai kumulatif mahasiswa.

√ Senior staff BI menyiapkan laporan rekapitulasi nilai untuk diberikan kepada

BI Director.

√ BI Director akan melakukan analisa untuk melakukan tindakan perbaikan

dan pencegahan.

L25

Prosedur Pelaksanaan Ujian

1. Pelaksanaan Ujian Jenjang D3 & S1

√ Staff registrasi mengirimkan jadwal ujian ke Subbiro P dan U dalam bentuk

lembar besar paling lambat 1 minggu sebelum ujian.

√ Staff P dan U akan menempelkan jadwal ujian di papan pengumuman di

ruang akademis 1 hari sebelum ujian.

√ Staff Subbiro P dan U juga menerima kiriman soal dan berkas jawaban

beserta tanda terimanya dari copy centre 1 hari sebelum ujian.

√ Petugas piket hadir di ruang akademis paling lambat 15 menit sebelum ujian

berlangsung.

√ Petugas piket menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi

pengawas.

√ Petugas piket mendapat konfirmasi mengenai kehadiran pengawas.

√ Jika pengawas tidak hadir, petugas piket akan mencari pengawas pengganti.

√ Setelah mendapat pengawas pengganti, pengawas tersebut akan bertindak

sebagai pengawas yang mengawasi pelaksanaan ujian mahasiswa di ruang

ujian.

√ Jika ada ralat soal, petugas piket akan mengumumkan ralat soal.

√ Petugas piket akan memeriksa informasi ralat soal pada berita acara ujian

untuk setiap ruang dan menyerahkan master ralat soal ke Ka. Subbiro P dan

U untuk diarsip.

√ Setelah ujian berakhir, pengawas mengumpulkan semua berkas ujian ke

petugas piket.

L26

√ Petugas piket akan menyerahkan berkas ujian tersebut ke dosen yang

bersangkutan.

√ Jika dosen tidak hadir, staff Subbiro P dan U akan menghubungi dosen untuk

mengambil berkas ujian.

√ Jika ada mahasiswa yang berbuat curang salama pelaksanaan ujian

berlangsung, pengawas akan menyerahkan berkas ujian dan berita acara

kepada petugas piket dan mengisi buku daftar kecurangan saat terjadi

kecurangan.

√ Petugas piket menyerahkan berkas ujian dan berita acara ujian untuk

mahasiswa yang melakukan kecurangan ke Subbiro Nilai Mahasiswa untuk

diarsip 1 hari setelah dientri.

√ Staff Subbiro P dan U membuat daftar kecurangan untuk ditempel pada

papan pengumuman kampus (Anggrek, Syahdan, dan Kijang) 1 minggu

setelah ujian.

√ Satu hari setelah ujian, staff Subbiro P dan U akan mengentri data pengawas

dan data kehadiran mahasiswa.

√ Pada akhir periode, staff pendukung akan memproses honor pengawas untuk

dosen dan staff pengawas serta membuat laporan honor.

√ AOC Manager melaporkan hasil proses pelaksanaan ujian ke WR II pada

akhir periode.

√ Petugas piket akan menyerahkan salinan berita acara dam daftar hadir

mahasiswa ke Subbiro Nilai Mahasiswa untuk pengecekan nilai 1 hari setelah

dientri.

L27

2. Pelaksanaan Ujian Pasca Sarjana

√ Senior staff S2 mengumumkan ruang dan nomor kursi dengan menempelkan

pengumumannya di depan kelas yang bersangkutan 1 hari sebelum

pelaksanaan ujian.

√ Senior staff S2 akan mengkonfirmasi pengawas yang bertugas 1 hari sebelum

pelaksanaan ujian.

√ Petugas piket berada di ruang operations paling lambat 30 menit sebelum

ujian.

√ Petugas piket menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi oleh

petugas piket.

√ Jika pengawas berhalangan hadir, petugas piket akan mencari pengawas

pengganti.

√ Setelah mendapatkan pengawas pengganti, pengawas tersebut akan bertindak

sebagai pengawas yang mengawasi pelaksanaan ujian mahasiswa di ruang

ujian.

√ Jika ada ralat soal ujian, pengawas ujian mengumukan dan mencatat di berita

acara.

√ Senior staff S2 menyerahkan ralat soal ke dosen yang mengajar mata kuliah

yang bersangkutan pada saat serah berkas ujian.

√ Jika ada mahasiswa yang berbuat curang, pengawas ujian akan

mengumumkan dan mencatat di berita acara.

√ Setelah waktu ujian berakhir, pengawas ujian mengumpulkan semua berkas

ujian.

√ Pengawas ujian menyerahkan berkas ujian ke senior staff S2.

L28

√ Senior staff S2 memeriksa jumlah berkas dan membandingkannya dengan

tanda tangan dalam daftar hadir.

√ Jika dosen hadir dan mengambil berkas ujian, senior staff S2 menyerahkan

berkas ujian beserta tanda terima ke dosen pada hari ujian.

√ Jika dosen tidak hadir dan tidak dapat mengambil berkas ujian, senior staff

S2 menyiapkan berkas ujian untuk dikirim ke dosen yang bersangkutan.

√ Senior staff S2 menghubungi kurir untuk mengambil berkas ujian (jika

diperlukan) 1 hari setelah ujian.

√ Senior staff S2 mengirim berkas ke dosen 1 hari setelah ujian.

√ Senior staff S2 mengkonfirmasi dosen untuk memastikan berkas telah sampai

2 hari setelah pengiriman.

3. Pelaksanaan Ujian BINUS International (BI)

√ Senior staff BI mengumumkan ruang dan nomor kursi dengan menempelkan

pengumumannya di depan kelas yang bersangkutan 1 hari sebelum

pelaksanaan ujian.

√ Senior staff BI akan mengkonfirmasi pengawas yang bertugas 1 hari sebelum

pelaksanaan ujian.

√ Petugas piket berada di ruang operations paling lambat 30 menit sebelum

ujian.

√ Petugas piket menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi oleh

petugas piket.

√ Jika pengawas berhalangan hadir, petugas piket akan mencari pengawas

pengganti.

L29

√ Setelah mendapatkan pengawas pengganti, pengawas tersebut akan bertindak

sebagai pengawas yang mengawasi pelaksanaan ujian mahasiswa di ruang

ujian.

√ Jika ada ralat soal ujian, pengawas ujian mengumukan dan mencatat di berita

acara.

√ Senior staff BI menyerahkan ralat soal ke dosen yang mengajar mata kuliah

yang bersangkutan pada saat serah berkas ujian.

√ Jika ada mahasiswa yang berbuat curang, pengawas ujian akan

mengumumkan dan mencatat di berita acara.

√ Setelah waktu ujian berakhir, pengawas ujian mengumpulkan semua berkas

ujian.

√ Pengawas ujian menyerahkan berkas ujian ke senior staff BI.

√ Senior staff BI memeriksa jumlah berkas dan membandingkannya dengan

tanda tangan dalam daftar hadir.

√ Jika dosen hadir dan mengambil berkas ujian, senior staff BI menyerahkan

berkas ujian beserta tanda terima ke dosen pada hari ujian.

√ Jika dosen tidak hadir dan tidak dapat mengambil berkas ujian, senior staff

BI menyiapkan berkas ujian untuk dikirim ke dosen yang bersangkutan.

√ Senior staff BI menghubungi kurir untuk mengambil berkas ujian (jika

diperlukan) 1 hari setelah ujian.

√ Senior staff BI mengirim berkas ke dosen 1 hari setelah ujian.

√ Senior staff BI mengkonfirmasi dosen untuk memastikan berkas telah sampai

2 hari setelah pengiriman.

L30

Prosedur Permintaan Penggandaan Internal Soal Ujian

√ SRSC memberikan DIJU (FM-BINUS-AA-FPU-15) kepada Sub Biro Copy

Centre 2 minggu sebelum jadwal ujian dimulai.

√ Koordinator soal ujian atau kajur memberikan MSU (FM-BINUS-AA-FPU-78)

dan DDPS (FM-BINUS-AA-FPU-32) kepada koordinator penggandaan soal

ujian 2 minggu sebelum jadwal ujian dimulai.

√ Koordinator penggandaan soal ujian akan memeriksa kesesuaian soal ujian

dengan DIJU.

• Jika tidak sesuai, KPS akan memberikan konfirmasi kepada koordinator soal

ujian yang bersangkutan.

• Jika sesuai, KPS akan mencatat tanggal penerimaan MSU pada kolom DDPS

dan memberikan tanda tangan.

√ KPS akan menyiapkan dan melengkapi form naskah ujian (FM-BINUS-AA-

FPU-81) sesuai MSU dan isi jumlah soal sesuai DIJU dan dilebihkan dua set

soal.

√ KPS akan menyerahkan MSU dan amplop naskah ujian kepada operator.

√ Operator membuat Surat Permintaan Penggandaan Dokumen (SPPD) sesuai

amplop naskah soal dan MSU.

√ Operator melakukan penggandaan dokumen sesuai dengan permintaan.

√ Operator akan memeriksa hasil penggandaan meliputi kelengkapan jumlah,

halaman, dan jumlah penggandaan.

• Jika tidak sesuai, KPS akan kembali menyerahkan MSU dan amplop naskah

ujian kepada operator.

L31

• Jika sesuai, operator memasukkan hasil penggandaan dalam amplop, disegel,

dan disimpan di dalam lemari soal ujian yang berada di area penggandaan.

Operator akan menandatangani SPPD.

√ Copy centre-support akan melakukan pelaporan copy centre berdasarkan

prosedur PR-BINUS-28-53.

√ Sub biro copy centre akan membuat tanda terima rangkap dua dengan distribusi

rangkap pertama diberikan kepada sub biro copy centre dan rangkap kedua

diberikan kepada bagian yang bertanggung jawab mengurus soal ujian (AOC).

√ Sub biro copy centre akan menyerahkan hasil penggandaan bersegel yang berisi

soal ujian dan tanda terima kepada bagian yang bertanggung jawab mengurus

soal ujian (AOC) 1 hari sebelum ujian mata kuliah yang bersangkutan.

√ Sub biro copy centre akan mengarsip tanda terima.

√ Koordinator penggandaan soal ujian akan menyerahkan kembali MSU ke

koordinator soal ujian atau memusnahkan MSU dengan membuat form

pemusnahan dokumen (FM-BINUS-AE-FSM-38) paling lambat 3 bulan setelah

ujian.

√ Sub biro copy centre akan mengarsip tanda terima/catatan pemusnahan

dokumen.

√ Koordinator penggandaan soal ujian akan melakukan monitoring atas ketepatan

dan kelengkapan soal ujian yang diterima

L32

Prosedur Proses Kerja Praktek

Dimulai dari pendaftaran mata kuliah kerja paktek melalui registrasi KRS oleh

Mahasiswa yang bersangkutan. Kemudian Ka Sub Biro Administrasi Registrasi

memberikan data mahasiswa yang mengikuti kerja praktek ke Jurusan. Selanjutnya

Jurusan mengadakan briefing kerja praktek mengenai kategori perusahaan yang layak

untuk KP dan pembagian pembimbing.

Lalu Mahasiswa yang bersangkutan melakukan pengajuan pembuatan surat

pengantar ke perusahaan melalui http://binusmaya.binus.ac.id. Kemudian Mahasiswa

yang bersangkutan apply ke Perusahaan/Lembaga/Organisasi. Jika tidak mendapatkan

lokasi kerja praktek < 1 bulan, maka Mahasiswa yang bersangkutan melakukan

pengajuan pembuatan surat pengantar ke perusahaan melalui

http://binusmaya.binus.ac.id. Jika mendapatkan lokasi KP < 1 bulan, maka Jurusan

melakukan penunjukkan dosen pembimbing untuk kerja praktek.

Selanjutnya Mahasiswa yang bersangkutan download buku KP di

http://binusmaya.binus.ac.id. Kemudian Jurusan membuat surat penunjukan

pembimbing. Lalu Mahasiswa dan Dosen Pembimbing melakukan proses pembuatan

kerja praktek dan bimbingan. Selanjutnya Mahasiswa yang bersangkutan melengkapi

buku kegiatan kerja praktek dan meminta nilai dari perusahaan. Kemudian Mahasiswa

yang bersangkutan melakukan penulisan laporan dan bimbingan. Jika terlambat, maka

mahasiswa yang bersangkutan melakukan pendaftaran mata kuliah kerja paktek melalui

registrasi KRS. Jika tidak terlambat dan tidak dengan persetujuan dosen pembimbing

dan jurusan, maka mahasiswa yang bersangkutan melakukan penulisan laporan dan

L33

bimbingan, kecuali untuk jurusan DKV, maka mahasiswa yang bersangkutan melakukan

pendaftaran mata kuliah kerja paktek melalui registrasi KRS. Jika tidak terlambat dan

dengan persetujuan Dosen Pembimbing dan Jurusan, maka Dosen Pembimbing dan

Industri memberikan penilaian atas mahasiswa yang bersangkutan dan diserahkan ke

Jurusan.

Selanjutnya Mahasiswa yang bersangkutan mengumpulkan 2 buah draft softcover

untuk Jurusan Teknik Sipil dan 1 buah draft softcover untuk Jurusan Teknik Industri,

juga nilai pembimbing ke Sub Biro Layanan Mahasiswa. Jika tidak lulus, maka

Mahasiswa yang bersangkutan melakukan pendaftaran mata kuliah kerja paktek melalui

registrasi KRS. Jika lulus, maka Mahasiswa mengumpulkan lap kerja praktek ke Sub

Biro Layanan Mahasiswa dan Dosen Pembimbing.

Lalu Ketua Jurusan membuat rekap nilai kerja praktek dan menyerahkan rekap

nilai ke Sub Biro Administrasi Registrasi untuk didatakan, kemudian Ka Sub Biro

Administrasi Registrasi mendatakan rekap nilai ke aplikasi. Selanjutnya Ka Sub Biro

Administrasi Registrasi menyerahkan rekap nilai ke Sub Biro nilai untuk divalidasi. Lalu

Ka Sub Biro Administrasi Registrasi membuat draft dosen penguji, kemudian Manager

SRSC dan Kajur memeriksa draft dosen penguji. Jika tidak sesuai, maka Ka Sub Biro

Administrasi Registrasi membuat draft dosen penguji. Jika sesuai, maka Ka Sub Biro

Administrasi Registrasi memberikan draft dosen penguji ke Dekan, WR I, dan WR II

untuk disahkan.

Selanjutnya Ka Sub Biro Administrasi Registrasi, menjadwalkan seminar KP

Mahasiswa, dan mengumumkan jadwal ujian ke Mahasiswa melalui papan penguman

layanan mahasiswa, fakultas teknik, dan internet. Kemudian Staff Sub Biro Administrasi

Registrasi membuat dan mengirim surat undangan menguji ke dosen terjadwal. Lalu

L34

Staff Sub Biro Administrasi Registrasi mengirim Laporan Kerja Praktek berdasarkan

jadwal ke Sub Biro Administrasi Registrasi dan mencetak berkas ujian pendadaran.

Selanjutnya Ka Sub Biro Administrasi Registrasi melakukan monitoring kehadiran

dosen penguji dan mencari dosen pengganti bagi yang berhalangan. Lalu Dosen Penguji

Seminar melaksanakan seminar kerja praktek. Kemudian staff Sub Biro Administrasi

Registrasi input nilai seminar kerja praktek. Jika tidak ada perbaikan, maka Mahasiswa

mengumpulkan softcover Laporan Kerja Praktek ke layanan. Jika ada perbaikan, maka

Mahasiswa dan Dosen Pembimbing melakukan perbaikan sesuai dengan waktu yang

telah ditentukan. Jika perbaikan tidak disetujui oleh pembimbing dan ketua sidang, maka

Mahasiswa dan Dosen Pembimbing melakukan perbaikan sesuai dengan waktu yang

telah ditentukan. Jika perbaikan disetujui oleh pembimbing dan ketua sidang, maka

Mahasiswa Jurusan Teknik Industri mengumpulkan softcover Laporan Kerja Praktek ke

Layanan Mahasiswa, sedangkan Mahasiswa Jurusan Teknik Sipil mengumpulkan

hardcover Laporan Kerja Praktek ke Layanan Mahasiswa.

Kemudian Ka Sub Biro Administrasi Registrasi melakukan proses honor

pembimbing. Selanjutnya Ka Sub Biro Administrasi Registrasi menghitung honor

pembimbing. Lalu SRSC Manager membuat daftar honor pembimbing dan laporan hasil

seminar ke WR II, Jurusan, dan Dekan. Jika tidak disetujui oleh Wakil Rektor II, maka

Ka Sub Biro Administrasi Registrasi menghitung honor pembimbing. Jika disetujui oleh

Wakil Rektor II, maka Sekretaris Wakil Rektor II melakukan proses honor dosen tetap

(PR-BINUS-06-09).

L35

Prosedur Proses Sidang Skripsi dan Tugas Akhir

Mahasiswa melakukan pendaftaran mata kuliah tugas akhir dan skripsi baik jalur

kelas maupun melalui registrasi KRS (pr-binus-03-01).

Untuk jalur kelas Fasilkom.

Mahasiswa membentuk kelompok skripsi. Kemudian Staff Penjadwalan Ujian

melakukan pendataan bimbingan kelas dan surat penunjukkan pembimbing sesuai

dengan kualifikasi dosen pembimbing. Mahasiswa melaksanakan bimbingan skripsi.

Kemudian mahasiswa mengumpulkan buku, softcover, dan berkas ujian pendadaran ke

Sub Biro Layanan Mahasiswa.

Tahap yang akan dilalui semua jalur skripsi.

Jika berkas tersebut tidak lengkap, maka Staff Layanan Mahasiswa menolak dan

memberitahu mahasiswa bahwa berkas tidak lengkap kemudian mahasiswa

mengumpulkan softcover dan berkas ujian pendadaran ke sub biro layanan mahasiswa

sesuai dengan waktu yang ditentukan. Jika berkasnya lengkap, maka Ka Sub

Administrasi Registrasi menjadwal ujian pendadaran mahasiswa.

Kemudian Ka Sub Biro Administrasi Registrasi membuat draft penguji. Draft

penguji tersebut diperiksa kualifikasinya oleh Manager SRSC, Kajur, dan Dekan. Jika

tidak sesuai, maka Ka Sub Administrasi Registrasi membuat draft penguji kembali. Jika

sesuai, maka Ka Sub Administrasi Registrasi memberikan daftar dosen penguji ke

Manager SRSC, Kajur, Dekan, dan WR II untuk disahkan. Kemudian Manager SRSC

mengusulkan dewan penguji sesuai daftar dosen penguji ke Kajur. Jika daftar dosen

L36

tersebut tidak disetujui oleh Kajur, maka Manager SRSC mengusulkan kembali dewan

penguji sesuai daftar dosen penguji. Jika daftar dosen tersebut disetujui, maka Staff

Penjadwalan Kuliah membuat dan mengirimkan surat undangan menguji dan

mengumumkan jadwal ujian pendadaran ke mahasiswa melalui papan pengumuman,

internet, dan BPS.

Setelah itu Staff Sub Layanan Mahasiswa mengirim softcover skripsi berdasarkan

jadwal ujian pendadaran ke Sub Biro Administrasi Registrasi. Staff Penjadwalan Ujian

mencetak berkas ujian pendadaran. Ka Sub Administrasi Registrasi memonitoring

kehadiran dosen penguji dan mencari dosen penggantti bagi yang berhalangan. Dewan

Penguji melaksanakan ujian pendadaran. Jika mahasiswa tersebut tidak lulus ujian

pendadaran, maka mahasiswa tersebut melakukan perbaikan isi dengan batas waktu

yang ditentukan dan mengumpulkan perbaikan dengan waktu yang telah ditentukan. Jika

mahasiswa tersebut lulus ujian pendadaran, maka mahasiswa melakukan perbaikan hasil

sidang dan mengumpulkan hardcover. Kemudian Ka Sub Administrasi Registrasi

memproses honor penguji dan pembimbing. Manager SRSC melaporkan hasil

pendadaran ke WR II.

Untuk jalur kelas DKV.

Mahasiswa membawa tiga topik berserta perlengkapnnya. Jika topik tersebut tidak

disetujui maka mahasiswa diminta untuk membawa tiga topic dan perlengkapannya

kembali. Dan jika topik tersebut disetujui maka mahasiswa melakukan bimbingan tugas

akhir dengan dosen pembimbing. Kemudian dosen pembimbing memberikan pra sidang

konsep kepada mahasiswa. Jika perlu perbaikan, maka pembimbing melakukan pra

L37

sidang konsep kembali. Jika tidak diperlukan perbaikan, maka pembimbing melakukan

bimbingan tugas akhir.

Kemudian pembimbing melakukan pra sidang karya visual. Jika perlu perbaikan,

maka pembimbing melakukan pra sidang karya visual kembali. Jika tidak diperlukan

adanya perbaikan dan berkasnya tidak lengkap, maka kembali ke Staff Layanan

Mahasiswa menolak dan memberitahu mahasiswa bahwa berkas tidak lengkap.

Kemudian mahasiswa mengumpulkan softcover dan berkas ujian pendadaran ke Sub

Biro Layanan Mahasiswa sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. Dan jika

berkasnya lengkap maka kembali ke penjadwalan ujian pendadaran mahasiswa (sama

seperti tahap jalur kelas fasilkom). Jika mahasiswa tersebut tidak lulus ujian pendadaran

dan mahasiswa tersebut adalah mahasiswa jurusan arsitektur/DKV, maka mahasiswa

melakukan registrasi matakuliah skripsi atau tugas akhir ke semester berikutnya. Jika

mahasiswa tersebut lulus ujian pendadaran, maka mahasiswa melakukan perbaikan hasil

sidang dan mengumpulkan hardcover. Kemudian Ka Sub Administrasi Registrasi

memproses honor penguji dan pembimbing. Manager SRSC melaporkan hasil

pendadaran ke WR II.

Untuk jalur khusus.

Kajur memeriksa registrasi KRS mahasiswa didalam aplikasi bagian jadwal

mahasiswa. jika mahasiswa tidak terdaftar maka Kajur akan melakukan penundaan

penunjukkan dosen pembimbing sampai dengan mahasiswa mendaftar KRS kemudian

memeriksa registrasi KRS mahasiswa kembali dan jika mahasiswa terdaftar maka Kajur

segera melakukan penunjukkan dosen pembimbing sesuai kualifikasi pembimbing untuk

skripsi jalur khusus. Jika dosen tidak sesuai kualifikasi, maka Kajur segera membuat

L38

memo pengecualian yang ditandatangani Dekan. Jika dosen sesuai kualifikasi, maka

Kajur membuat surat penunjukkan pembimbing dan mengirimkan SPP ke Sub Biro

Administrasi Registrasi.

Kemudian Staff Penjadwalan Kuliah mengentry data SPP. Jika data SPP tersebut

tidak valid, maka Staff Penjadwalan Ujian memberikan catatan alasan tidak valid. Jika

data tersebut valid maka Staff Penjadwalan Ujian menggandakan SPP satu lembar untuk

diberikan ke Layanan mahasiswa dan memberikan copyan SPP dan SPP yang ada note

ke Layanan Mahasiswa. Staff Penjadwalan Ujian mengirim file data SPP yang telah

dientri ke jurusan. Setelah itu mahasiswa mengambil copian SPP dilayanan mahasiswa.

Jika SPP 1 tidak asli maka Staff Layanan Mahasiswa memberikan copyan SPP ke

mahasiswa. Dan jika SPP 1 asli maka mahasiswa menyelesaikan pendingan SPP.

Kemudian Staff Layanan Mahasiswa memberikan SPP yang sudah tidak ada pendingan

ke Penjadwalan Ujian. Kemudian mahasiswa dapat melakukan bimbingan skripsi.

L39

Prosedur Persiapan Ujian S1

Staff Subbiro P&U menyiapkan formulir & berkas untuk pelaksanaan ujian. Ka.

Subbiro PU melakukan pemeriksaan kesiapan administrasi ujian fasilitas. Ka Sub Biro

PU membuat laporan pemeriksaan untuk AOC Manager. Jika sesuai, AOC Manager

akan melaporkan persiapan ujian ke WR II. Jika tidak sesuai, AOC Manager akan

melaporkan ketidaksiapan fasilitas ke BM dan ketidaksiapan soal ujian ke Kajur.

Ka.Sub Biro P&U menerima jadwal ujian dan pengawas dari SRSC dalam bentuk

softcopy dan hardcopy 2 minggu sebelum ujian. Staff sub biro nilai mahasiswa

menyiapkan disket nilai dosen dan tanda terima berkas ujian 2 minggu sebelum ujian.

Staff Subbiro Nilai Mahasiswa mengirimkan disket nilai untuk dosen & tanda terima

berkas ujian ke Subbiro P&U 1 hari sebelum ujian. Ka. Subbiro P&U membuat daftar

petugas piket ujian 1 minggu sebelum ujian.

Kelayakan Mahasiswa Mengikuti Ujian Final

Dimulai dari Senior Staff BI dan Senior Staff S2 mengeluarkan data mahasiswa

yang belum berhak mengikuti ujian dari Sistem Informasi. Lalu Senior Staff BI dan

Senior Staff S2 mengumumkan ke mahasiswa. Jika Mahasiswa tidak mengajukan

dispensasi, maka Head of Academic Operation membuat laporan persiapan ujian ke OM.

Jika Mahasiswa mengajukan dispensasi, maka Senior Staff BI dan Senior Staff S2 akan

meminta persetujuan Head of School. Jika tidak disetujui, maka Senior Staff BI dan

Senior Staff S2 memberitahukan kepada Mahasiswa bahwa ia tidak bisa mengikuti ujian.

L40

Kemudian Head of Academic Operation membuat laporan persiapan ujian ke OM.

Jika disetujui, maka Senior Staff BI dan Senior Staff S2 akan menjadwalkan ujian

Mahasiswa yang bersangkutan. Kemudian Head of Academic Operation membuat

laporan persiapan ujian ke OM.

Persiapan Administrasi Ujian

Dimulai dari Ka Sub Biro P dan U yang menerima jadwal ujian dan pengawas dari

SRSC dalam bentuk softcopy dan hardcopy. Kemudian Staff Sub Biro Nilai Mahasiswa

menyiapkan tanda terima berkas ujian. Lalu Ka Sub Biro P dan U membuat daftar

petugas piket ujian. Selanjutnya Staff Sub Biro P dan U menyiapkan formulir dan berkas

untuk pelaksanaan ujian. Kemudian Ka Sub Biro P dan U melakukan pemeriksaan

kesiapan administrasi ujian dan fasilitas (IK-BINUS-P&U-28) (IK-BINUS-P&U-29).

Lalu Ka Sub Biro P dan U membuat laporan pemeriksaan untuk AOC Manager.

Jika tidak sesuai, maka AOC Manager melaporkan ketidaksiapan ke pihak terkait (hal

yang berhubungan dengan fasilitas ke BM dan hal yang berhubungan dengan soal ujian

ke Kajur). Jika sesuai, maka AOC Manager melaporkan persiapan ujian ke Wakil

Rektor II. Selanjutnya Staff Sub Biro Nilai Mahasiswa mengirimkan disket nilai untuk

dosen dan tanda terima berkas ujian ke Sub Biro PU. Kemudian akan melakukan proses

pelaksanaan ujian (PR-BINUS-05-04).

L41

Prosedur Penyusunan Thesis Binus International

Senior Staff BI akan melakukan registrasi thesis. Senior staff BI akan melakukan

seminar thesis 2 minggu setelah registrasi. Mahasiswa menentukan topik thesis 2

minggu setelah seminar. Mahasiswa menyerahkan outline melalui info services 4

minggu setelah seminar. Jika sudah mengumpulkan, senior staff BI akan membuat rekap

outline. Senior staff BI akan mengajukan outline ke HoS dan akan menentukan dosen

pembimbing 3 hari setelah deadline. Pembimbing akan memeriksa outline mahasiswa.

Jika disetujui, HoS akan mengumumkan nama – nama pembimbing ke Senior Staff BI.

Senior Staff BI akan mengumumkan persetujuan outline ke website dan mading 3 hari

setelah mendapat konfirmasi. Kemudian, mahasiswa melakukan bimbingan thesis sesuai

kalender akademik.

Mahasiswa mengumpulkan thesis bab 1 – 3 kepada dosen pembimbing pada minggu

kedelapan perkuliahan. Pembimbing akan memeriksa dan menentukan kelayakan thesis

pada minggu kedelapan perkuliahan. HoS memberikan persetujuan kelayakan thesis

pada minggu kedelapan perkuliahan. Senior staff BI akan menerima dan mengumumkan

status kelayakan thesis. Jika mahasiswa dinilai tidak layak lebih dari dua kali,

mahasiswa mengajukan outline dengan judul yang berbeda. Jika layak, mahasiswa akan

melanjutkan bimbingan thesis finalisasi. Dua minggu setelah final, mahasiswa

mengumpulkan 4 jilid thesis softcover yang telah ditandatangani dosen pembimbing

melalui info services. Kemudian senior staff BI akan memeriksa kelengkapan softcover

serta absensi. Jika telah lengkap, senior staff BI akan membuat rekap softcover. Rekap

softcover tersebut diberikan kepada Operation Support untuk proses honor bimbingan.

HoS akan menentukan dosen penguji 1 minggu setelah kumpul softcover. Senior staff BI

L42

akan membuat jadwal sidang dengan berkoordinasi dengan dosen penguji. Senior staff

BI akan mengumumkan jadwal sidang di website 2 minggu setelah kumpul softcover.

Mahasiswa dan dewan penguji melakukan persetujuan sidang thesis sesuai jadwal. Jika

mahasiswa lulus, senior staff BI akan membuat rekapitulasi hasil sidang untuk proses

pembayaran honor sidang ke operation support dan mengentri nilai thesis.Mahasiswa

memperbaiki thesis sesuai dengan notulen sidang. Mahasiswa mengumpulkan softcopy,

hardcopy, thesis, dan syarat wisuda 2 minggu setelah sidang. Jika mahasiswa tidak lulus

kurang dari 2 kali, mahasiswa memperbaiki thesis sesuai notulen sidang. Mahasiswa

akan membayar biaya sidang ulang dan memberikan bukti pembayaran ke info services

dan diberikan kepada Senior Staff BI.

L43

Prosedur Proses Penyusunan Thesis

Senior Staff BI dan Senior Staff S2 merencanakan dan membuat kalender thesis

per periode sesuai dengan kalender akademik yang berlaku. Kemudian Senior Staff S2

mengajukan kalender thesis ke Head of Academic Operation untuk persetujuan. Jika

kalender tersebut tidak disetujui, maka Senior Staff S2 kembali merencanakan dan

membuat kalender thesis per periode sesuai dengan kalender akademik yang berlaku.

Jika kalender tersebut disetujui, maka Senior Staff BI dan Senior Staff S2

menyelenggarakan seminar thesis.

Setelah pelaksanaan seminar thesis mahasiswa BI menentukan topik dan

menyerahkan outline melalui Info Service. Jika mahasiswa tidak mengumpulkan outline,

maka mahasiswa harus melakukan registrasi thesis kembali. Jika mahasiswa

mengumpulkan outline, maka senior staff BI membuat rekap outline tersebut.

Setelah pelaksanaan seminar mahasiswa S2 mengajukan outline dan memilih

dosen pembimbing. Senior Staff BI dan Senior staff S2 memberikan atau mengajukan

outline ke HoS dan Program Head untuk penentuan pembimbing. Kemudian

pembimbing memeriksa outline tersebut. Jika pembimbing tidak setuju dengan outline

yang diajukan, maka Senior Staff BI mengajukan outline ke HoS dan menentukan

pembimbing kembali (untuk mahasiswa BI) dan Senior Staff S2 akan memberikan

outline tersebut ke Koordinator Thesis (untuk mahasiswa S2). Tetapi jika outline

tersebut disetujui maka Senior Staff BI dan Senior Staff S2 mengumumkan outline yang

telah disetujui melalui website. Kemudian Senior staff S2 mengirim jadwal bimbingan

thesis ke pembimbing melalui email dan mengumumkan jadwal bimbingan tesis ke

L44

mahasiswa melalui website. Setelah itu mahasiswa melakukan bimbingan thesis. Setelah

melakukan bimbingan thesis mahasiswa S2 mengumpulkan thesis I melalui info service

dan mahasiswa BI mengumpulkan thesis bab 1-3 ke pembimbing. Kemudian senior staff

S2 memeriksa format dan kelengkapan tesis. Jika formatnya tidak sesuai, maka

mahasiswa diminta untuk mengumpulkan tesis I kembali melalui info service. Jika

sesuai dengan format yang ditetapkan, maka Koordinator thesis mengumumkan status

kelayakan thesis.

Pembimbing dan Koordinator thesis memeriksa kelayakan dan menentukan

kelayakan thesis. Kemudian HoS memberikan persetujuan status kelayakan thesis.

Setelah itu Senior Staff BI menerima dan mengumumkan status kelayakan thesis. Jika

thesis tersebut tidak layak tidak lebih dari dua kali, maka mahasiswa harus mengulang

thesis dan melakukan bimbingan thesis kembali. Jika thesis tidak layak lebih dari dua

kali, maka mahasiswa harus mengajukan outline dengan judul yang berbeda (untuk

mahasiswa BI) dan Senior Staff S2 kembali memberikan outline dengan judul yang

berbeda tersebut ke Program head (untuk mahasiswa S2). Dan jika thesis tersebut layak

maka Senior Staff S2 mengumumkan layak thesis I ke mahasiswa S2 dan memberikan

jadwal thesis 2 ke dosen pembimbing. Kemudian mahasiswa S2 melakukan bimbingan

thesis. Untuk mahasiswa BI mereka melanjutkan bimbingan thesis finalisasi. Setelah

melakukan bimbingan thesis mahasiswa S2 mengumpulkan softcover thesis dan

mahasiswa BI mengumpulkan empat jilid thesis soft cover yang ditanda tangani

pembimbing melalui info service. Jika mahasiswa tidak mengumpulkan thesis tidak

lebih dari dua kali, maka mahasiswa mengulang thesis dan melakukan bimbingan

kembali. Jika mahasiswa tidak mengumpulkan thesis lebih dari dua kali, maka

mahasiswa mengajukan outline yang berbeda (untuk mahasiswa BI) dan Senior Staff S2

L45

kembali memberikan outline dengan judul yang berbeda tersebut ke Program Head

(untuk mahasiswa S2). Jika mahasiswa mengumpulkan thesis, maka senior staff BI

memeriksa kelengkapan soft cover serta absensi. Jika thesis tersebut tidak lengkap tidak

lebih dari dua kali, maka mahasiswa mengulang thesis. Jika tidak lengkap lebih dari dua

kali, maka mahasiswa mengajukan outline dengan judul yang berbeda. Jika lengkap,

maka senior staff BI membuat rekapitulasi softcover dan memberikan rekap softcover ke

operation support dan HoS untuk proses honor bimbingan. Kemudian HoS dan

Koordinator Thesis menentukan dewan penguji. Senior staff BI dan Senior Staff S2

membuat jadwal sidang berkoordinasi dengan Dewan Penguji dan Koordinator thesis.

Untuk mahasiswa S2, jika jadwal sidang tidak disetujui oleh pembimbing, maka

Senior Staff S2 membuat jadwal sidang kembali berkoordinasi dengan dengan

Koordinator Thesis. Jika jadwal sidang tersebut disetujui, maka Senior staff BI dan

Senior Staff S2 mengumukan jadwal sidang melalui website. Kemudian mahasiswa dan

dewan penguji melaksanankan sidang thesis. Setelah itu dewan penguji mengumumkan

hasil sidang.

Untuk mahasiswa BI, jika mahasiswa tersebut tidak lulus lebih dari dua kali, maka

mahasiswa harus mengajukan outline dengan judul yang berbeda. Jika mahasiswa

tersebut tidak lulus tidak lebih dari dua kali, maka mahasiswa tersebut harus

memperbaiki thesis sesuai dengan notulen sidang, membayar biaya sidang ulang dan

memberikan bukti pembayaran ke Info Service kemudian bagian Info Service

memberikan bukti pembayaran keuangan ke Senior Staff BI. Jika mahasiswa tersebut

lulus, maka Senior Staff BI membuat rekapitulasi hasil sidang untuk proses pembayaran

honor sidang ke Operation Support dan entri nilai thesis. Kemudian mahasiswa

L46

memperbaiki thesis sesuai notulen sidang dan mengumpulkan hardcover, soft cover

thesis, dan syarat wisuda melalui Student Service.

L47

Wawancara dengan staff Subbiro P dan U serta Subbiro Nilai

1. Siapa yang melakukan transaksi pencetakan absensi perkuliahan setiap

harinya ?

Staff entri absensi dan dibantu staff pengendalian absen.

2. Berapa banyak kelas yang ada di BINUS University ?

Secara total ada 124 kelas (dengan rincian 44 kelas kampus Syahdan, 60

kelas kampus Anggrek dan 20 kelas kampus Kijang).

3. Berapa jumlah rata-rata lembar absensi per kelas ?

Cara mencarinya dengan mengalikan jumlah masing-masing kelas di tiap

kampus dengan lembar absensi dan shift.

Contoh :

Kampus Anggrek : 60 X 3 lembar X 7 shift

Kampus Syahdan : 44 X 3 lembar X 7 shift

Kampus Kijang : 20 X 3 lembar X 7 shift

4. Berapa banyak absensi perkuliahan yang dicetak per hari ?

868 absen.

5. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencetak absensi ?

Lebih kurang 1 menit

L48

6. Berapa banyak jumlah kelas perkuliahan/mata kuliah selama 1 semester ?

3000 kelas.

7. Berapa banyak jumlah absensi ujian yang dicetak per hari dalam setengah

semester ?

800 absen

8. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untku mengentri absensi ?

Lebih kurang 1 menit.

9. Siapa yang mencetak buku Satuan Acara Perkuliahan (SAP) ?

Tidak ada staff yang mencetak,karena data sudah ada di master dan

langsung bisa di foto copy.

Kapan saja buku SAP dicetak ?

Pada saat awal perkuliahan sebanyak kelas perkuliahan yang ada dalam

satu semester.

Kira-kira berapa biaya per buku nya ?

Sekitar Rp 3.500 – Rp 4.000,00

10. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mencetak blanko nilai ?

Lebih kurang 1 menit

11. Berapa jumlah dosen yang ada di BINUS University ini ?

L49

922 dosen

12. Berapa kali blanko nilai dicetak ?

1 kali setiap semester nya sejumlah 3000 blanko nilai

13. Kapan nilai-nilai tersebut dientri ?

Maksimal 1 minggu setelah ujian. Nilai tersebut kemudian akan dibawa

ke masing-masing jurusan untuk di-approve.