proposal semnas (rev_1)

PROPOSAL SEMINAR NASIONAL INDONESIA HIJAU

BERSAMA PLN

Dilaksanakan :

16 April 2013

DISELENGGARAKAN OLEH :

Komunitas Mahasiswa Gerakan Energi Terbarukan (GET)

STT-PLN JAKARTA

Berkerjasama dengan PT. PLN (Persero) Kantor Pusat

I. PENDAHULUAN

PT. PLN Persero merupakan pemasokan dan penyaluran energi listrik

utama di Indonesia yang juga menjadi salah satu perusahaan yang dapat

meningkatkan kadar polusi dan menggunakan bahan bakar fosil yang

semakin lama semakin menipis persediaannya. Oleh karena itulah

mengapa PLN wajib mencanangkan Go Green.

Sehubungan dengan hal tersebut kami dari Komunitas Mahasiswa

Gerakan Energi Terbarukan (GET) bekerja sama dengan PT. PLN

(Persero) kantor pusat akan mengadakan beberapa rangkaian kegiatan

dalam rangka mewujudkan PLN Green ke depan dengan program-

program nyata yang membumi mulai dari sumber bahan baku ke

pelanggan yang dapat dijadikan bukti kepedulian PLN terhadap bumi ini.

Sehingga untuk mewujudkan PLN Green harus dibantu dengan unit-

unit PLN menuju Go Green mengikuti unit-unit PLN yang sudah go green.

Dengan demikian akan tercapai PLN Green yang ramah lingkungan dan

bersahabat dengan bumi.

II. TUJUAN

1. Tujuan umum

Tujuan umum acara ini adalah menanamkan kesadaran kepada

masyarakat dan pihak-pihak yang terkait dengan PLN akan pentingnya

mewujudkan PLN Green.

2. Tujuan Khusus

1. Mengurangi penggunaan bahan bakar fosil sebagai sumber bahan

baku

2. Menurunkan angka presentase polusi dan efek rumah kaca di bumi

ini

3. Mengetahui unit-unit PLN yang sudah Go Green

4. PLN mempunyai agenda yang jelas untuk menuju go green setelah

seminar ini

III. JUDUL

“Together with PLN We Care, Save and Act The Better Earth”

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Hari Pertama

Nama Kegiatan : Seminar Nasional Indonesia Hijau Bersama PLN

Hari/tanggal : Selasa, 16 April 2013

Waktu : 08.00 WIB – 16.00 WIB

Tempat : Auditorium PT. PLN (Persero) Kantor Pusat – Jakarta

V. SUSUNAN KEPANITIAAN

Terlampir

VI. Susunan Acara

Terlampir

VII. Anggaran Dana

Terlampir

VIII. Penutup

IX. Demikian proposal Seminar Nasional Indonesia Hijau Bersama PLN ini

kami sampaikan, kami mengharapkan kerja sama dan bantuan serta

partisipasi dari berbagai pihak baik secara moril dan materil demi

kelancaran serta kesuksesan pelaksanaan acara ini. Atas bantuan dan

kerja sama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.

LEMBAR PENGESAHAN

Panitia Pelaksana,

Ketua Pelaksana Sekretaris

Rince O. Simarmata Puji Lestari

Menyetujui,

Pembina Komunitas GET Ketua Umum Komunitas GET

Ir. Wahyu Sulaeman Rizky Nugraha

Mengetahui,

Ketua STT – PLN

DR. Supriadi Legino, MM MBA

Lampiran 1

Susunan Panitia

1. Pembina dan Pembimbing :

Dr. Ir. Supriadi Legino, MM, MBA (Ketua STT-PLN):

Ir. Bambang Joko Purnomo

Ir. Wahyu Sulaeman

2. Penaggung Jawab :

Rizky Nugraha ( Ketua GET )

3. Panitia Pelaksana :

Ketua : Rince Oktavia Simarmata

Koordinator Lapangan : Febrian Wenas Nurliawan

Koordinator Kesekretariatan : Puji Lestari

Koordinator Keuangan : Harakatul Tartila

Koordinator Divisi Acara : Muhammad Faizal

Koordinator Divisi Sponsor Ship : Gidion

Koordinator Divisi Keamanan : Suyudi Syam

Koordinator Humas : Irfan Zidny

Divisi Pubdekdok : Sa’dun Arif

Divisi Perlengkapan : Riza Diky Saputra

Divisi Konsumsi : Ratih

Lampiran 2

Susunan Acara

Waktu Acara Keterangan

07.00-08.00 Registrasi peserta & coffe morning Kesekretariatan

08.00-08.05 Tilawah & saritilawah Alexander

08.05-08.10 Lagu “Indonesia Raya” Elvionita

08.10-08.20Sambutan Ketua Seminar “Indonesia

Hijau bersama PLN”Rince

08.20-08.35Sambutan dan Pembukaan Ketua STT-

PLN

Dr. Ir. Supriadi Legino

MM, MBA

08.35-08.45 Video GET Rizki Nugraha Pratama

08.45-09.00 Musik Perkusi Group Perkusi

09.00-09.30Materi “Dampak Unit Pembangkitan

terhadap Lingkungan di Indonesia”

Menteri Lingkungan

Hidup Indonesia

09.30-12.30

Sesi 1 “Penggunaan Teknologi Berbasis

Energi Terbarukan pada Unit Bisnis

Pembangkitan menuju Indonesia Hijau

bersama PLN”

UBP Priok

UBP Kamojang

UBP Cirata

UBP Tanjung Jati B

12.30-13.20 IshomaKonsumsi dan

Kesekretariatan

13.20-13.40 Tarian Daerah Himaraf STT-PLN

13.40-14.10Materi “Pencapaian Indonesia Hijau

bersama PLN”

Direktur Utama PT PLN

Persero Pusat

14.10-15.40Sesi 2 “Bersama Energi Terbarukan Kita

Bisa !”

PT Benoa Energy &

Bapak Sony bersama GET

STT-PLN

15.40-15.50 Door Prize MC

15.50-16.00 Doa Alexander

Materi Seminar

1. Why PLN Must Green

Pembicara : Perwakilan dari PLTGU Tanjung Priuk dan PLTA Cirata

2. Road Map PLN Green

Pembicara : Perwakilan dari PLTP Kamojang dan PLTU Tanjung Jati B

Lampiran 3

Anggaran Dana

Pemasukan

No Deskripsi Jumlah Satuan

(Rp)

Jumlah (Rp) Total (Rp)

I Ticketing

Penjualan tiket mahasiswa

STT-PLN

200 orang 50.000,- 10.000.000,-

Penjualan tiket di luar

mahasiswa STT-PLN

25 orang 50.000,- 1.250.000,-

Penjualan tiket masyarakat

umum

25 orang 100.000,- 2.500.000,-

Penjualan tiket ke unit PLN (1

unit mak. 4 orang)

25 Unit 600.000,- 15.000.000,-

Total 28.750.000,-

Pengeluaran


(Rp)


I Kesekretariatan

Alat Tulis Kantor 300.000,-


(Rp)


Stempel warna 3 100.000,- 300.000,-

ID Card Undangan 50 10.000,- 500.000,-

ID CardPeserta 375 10.000,- 3.750.000,-

ID Card Panitia 25 10.000.- 250.000,-

Tinta Print 10 90.000,- 900.000,-

6.000.000,-

II Seminar Kit

Tas peserta seminar 450 25.000,- 1.125.000,-

Note Book + Modul 450 30.000,- 1.350.000,-

Ballpoint 450 5.000,- 225.000,-

Sertifikat 450 5.000,- 225.000,-

Door Prize 7.000.000,- 7.000.000,-

9.925.000,-

IV Peralatan

Dekorasi Seminar 1 7.000.000,- 7.000.000,-

Handy Talky 15 50.000,- 750.000,-

7.750.000,-

V Konsumsi

Peserta seminar 400 35.000,- 14.000.000,-

Undangan+VIP 50 50.000,- 2.500.000,-


(Rp)


Coffe break peserta 400 15.000.- 6.000.000,-

Cofee break undangan + VIP 50 20.000,- 1.000.000,-

23.500.000,-

VI Cinderamata

Plakat Penyaji 4 300.000,- 1.200.000,-

Plakat Moderator 2 200.000,- 400.000,-

Plakat Guest Stars 1 300.000,- 300.000,-

1.900.000,-

VII Honorarium

Penyaji 4 5.000.000,- 20.000.000,-

Moderator 2 3.000.000,- 6.000.000,-

Tarian 1 4.000.000,- 4.000.000,-

Paduan suara 1 5.000.000,- 5.000.000,-

35.000.000,-

VIII Transportasi

Motor 10 100.000,- 1.000.000,-

Komunikasi 4 70.000,- 280.000,-

1.280.000,-

IX Publikasi dan Dokumentasi


(Rp)


Pamflet (A2) 150 2.000,- 300.000,-

Poster 50 3.000,- 150.000,-

Spanduk 5x3 3 400.000,- 1.200.000,-

Ex-Banner 2 150.000,- 300.000,-

Undangan 50 10.000,- 500.000,-

Media Cetak 2.000.000,-

4.450.000,-

X Perizinan 1.500.000,-

1.500.000,-

Total 91.305.000,-

Kekurangan dana = Pengeluaran – Pemasukan

= (Rp. 91.305.000,-) – (Rp. 28.750.000,-)

= Rp. 62.555.000,-

Lampiran 4

Sponsorship

Panitia Seminar Nasional Indonesia Hijau Bersama PLN, menawarkan kerajasama

kepada perusahaan/instansi dalam bentuk sponsorship yang saling menguntungkan.

Dengan partisipasinya perusahaan/instansi tersebut akan mendapat berbagai

keuntungan, antara lain:

Sebagai sarana promosi perusahan.

Sebagai sarana sosialisasi profile perusahaan.

Sebagai bentuk kepedulian terhadap kampanye tentang peduli lingkungan.

Promosi langsung produk perusahaan.

Prinsip-prinsip kerjasama yang kami tawarkan adalah :

Fleksibel dalam menentukan perjanjian sponsorship, apabila perjanjian yang

kami tawarkan pada proposal ini dianggap kurang.

Negosiasi terbuka dalam perundingan bentuk kerjasama sehingga tidak ada

pihak yang akan dirugikan

Variatif, yang artinya pihak penyelenggara berusaha memberikan variasi atau

alternatif promosi lain bila dirasakan sponsor perlu.

Adapun bentuk-bentuk kerjasama yang kami tawarkan dibedakan menjadi

tingkatan-tingkatan, yaitu:

1. Sponsor Platinum

Sponsor platinum berlaku untuk perusahaan/instansi yang bersedia untuk

menanggung 100% atau total dari dana sponsorship yaitu Rp. 62.555.000,-.

Jika terdapat dua atau lebih perusahaan/instansi yang berminat, maka keputusan

sepenuhnya dilakukan oleh panitia. Jika sudah terpilih satu sponsor platinum, maka

panitia tidak akan menerima sponsorship yang lainya kecuali donatur atau

sumbangan yang tidak mengikat.

Hak yang diberikan kepada sponsor platinum adalah :

1. Mencantumkan logo dan nama perusahaan sebesar 100% dari promotion

space pada semua isi seminar kit, proceding, ID card, dan Plakat pembicara.

2. Mencantumkan logo dan nama perusahaan pada semua media publikasi

seminar sebesar 100% dari Promotion Space.

3. Dapat mendistribusikan brosur perusahaan bersama seminar kit pada

Seminar ketenagalistrikan.

4. Penggunaan produk perusahaan sebagai produk penunjang resmi dalam

acara.

5. Mendapatkan 3 (tiga) undangan VIPuntuk menghadiri Seminar Nasional

Ketenagalistrikan.

6. Mendapatkan sertifikat sebagai Sponsor Platinum.

7. Mendapatkan plakat penghargaan Seminar Energi Terbarukan

2. Sponsor Gold

Sponsor Gold adalah pihak yang bersedia untuk menanggung 75% dari total

dana sponsorship, yaitu sebesar Rp. 46.916.250,-.

Jika terdapat tiga atau lebih perusahaan/instansi yang berminat, maka keputusan

sepenuhnya dilakukan oleh panitia. Jika sudah terpilih satu sponsor Gold maka

panitia tidak akan menerima lagi sponsor Gold yang lain.

Hak yang diberikan kepada sponsor Gold adalah :

1. Mencantumkan logo dan nama perusahaan sebesar 75% dari Promotin

Space pada semua isi seminar kit, proceding, makalah, tanda pengenal, dan

plakat pembicara.

2. Mencantumkan logo dan nama perusahaan pada spanduk, backdrop, dan

pamflet Seminar Energi Terbarukan sebesar 75% dari Promotion Space.

3. Mendapatkan 3 (dua) undangan VIPuntuk menghadiri Seminar Nasional

Energi Terbarukan.


Seminar Nasional Ketenagalistrikan.

5. Mendapatkan sertifikat sebagai Sponsor Gold.

6. Mendapatkan plakat penghargaan Seminar NasionalEnergi Terbarukan.

7.

3. Sponsor Silver

Sponsor Silver adalah pihak yang bersedia untuk menanggung 50% dari total

dana sponsorship, yaitu sebesar Rp. 31.277.500,-. Hak yang diberikan kepada

sponsor Silver adalah :

1. Mencantumkan logo dan nama perusahaan sebesar 50% dari Promotion

Space pada semua isi seminar kit, proceding, makalahdantanda pengenal

peserta .



3. Mendapatkan 2 (satu) undangan VIPuntuk menghadiri Seminar Nasional

Energi Terbarukan.


Seminar Nasional Energi Terbarukan.

5. Mendapatkan sertifikat sebagai Sponsor Silver.

6. Mendapatkan plakat penghargaan Seminar Nasional Energi Terbarukan.

4. Sponsor Bronze

Sponsor Bronze adalah pihak yang bersedia untuk menanggung 25% dari

total dana sponsorship, yaitu sebesar Rp. 15.638.750,-. Hak yang diberikan kepada

sponsor Bronze adalah :



2. Mendapatkan 1 (satu) undangan VIP untuk menghadiri Seminar Nasional

Energi Terbarukan.

3. Mendapatkan sertifikat sebagai Sponsor Bronze.

5._Sponsor Iron

Sponsor Iron adalah pihak yang bersedia untuk menanggung 10% atau lebih

dari total dana sponsorship, yaitu sebesar Rp. 6.255.500,-. Hak yang diberikan

kepada sponsor Bronze adalah :



2. Mendapatkan 1 (satu) undangan VIP untuk menghadiri Seminar Nasional

Energi Terbarukan.

3. Mendapatkan sertifikat sebagai Sponsor Iron.

6._Sponsor Barter

Panitia juga menerima bentuk kerjasama non finansial, berupa penyediaan

sarana dan prasarana yang dibutuhkan panitia. Hak yang diberikan kepada sponsor

barter disesuaikan dengan nilai sarana/prasarana yang diberikan sponsor. Penilaian

bentuk jasa yang ditawarkan disesuaikan dengan perjanjian fleksibel yang disepakati

bersama. Bentuk barter dapat berupa :

1. Sarana transportasi dan komunikasi

2. Konsumsi

3. Dokumentasi

4. Media Iklan

5. Penyediaan seminar kit

6. dan lain-lain (dapat menyesuaikan pada saat negosiasi)

7. Donatur

Selain bentuk kerjasama formal, panitia juga menerima bantuan dalam bentuk

donatur/sumbangan. Adapun bentuk penghargaan yang panitia berikan antara lain :

1. 1 (satu) undangan VIP untuk menghadiri acara Indonesia Hijau Bersama PLN

2. Mendapatkan Sertifikat sebagai donatur atas nama pribadi/perusahaan.

Lampiran 5

Ketentuan Sponsor

I. Bentuk Penawaran Sponsor

A. Setiap perusahaan/instansi yang bersedia menjadi sponsor harus

menandatangani kontrak kerja sama sponsorship.

B. Kepastian akhir dari pihak sponsor selambat-lambatnya harus diterima panitia

pada tanggal 1 April 2013

C. Logo/Materi promotion harus diserahkan kepanitia selambat-lambatnya

tanggal 8 April 2013

D. Penentuan letak promotion space dan lokasi penempatan media publikasi

menjadi wewenang penuh panitia, kecuali jika ada perjanjian di awal.

E. Setiap pemasangan dan penyebaran media publikasi harus dengan

persetujuan panitia.

II. Cara Pembayaran

A. Pembayaran pertama (uang muka) sebesar 50% dari total yang harus

dikeluarkan/dibayarkan saat penandatanganan kontrak.

B. Pelunasan sebesar 50% lagi dibayarkan selambat-lambatnya tanggal 8 April

2013

C. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer ke rekening :

Bank Mandiri nomor rekening :

900-00-0206964-0 a/n Rince Oktaviana Simarmata

Bank BRI nomor rekening :

0949-01-047067-53-0 a/n Rince Oktaviana Simarmata

III. Pembatalan Sponsor dari Pihak Sponsor

A. Pengunduran diri sebelum tanggal 11 April 2013, 30% dari total dana yang

harus dibayar kan menjadi hak panitia.

B. Pengunduran diri setelah tanggal 12 April 2013, 50% dari total dana yang

harus dibayarkan menjadi hak panitia.

C. Pengunduran diri setelah tanggal 14 April 2013, dikenakan sanksi membayar

90% dari total dana yang harus dikeluarkan.

D. Diluar ketentuan diatas panitia berhak menentukan kebijakan lain yang telah

disepakati bersama.

E. Ketentuan-ketentuan khusus lain dapat dibuat pada saat penandatanganan

kontrak dengan kesepakatan kedua belah pihak terlebih dahulu.

IV. Pembatalan dari Pihak Panitia

A. Jika terjadi kegagalan acara karena kesalahan teknis panitia, maka 90% dana

yang telah diberikan kepanitia akan dikembalikan.

B. Jika pembatalan dilakukan karena hal selain poin 4.A diatas maka dana yang

telah diberikan kepanitia akan dikembalikan dengan penuh.

C. Ketentuan-ketentuan khusus lain dapat dibuat pada saat penandatanganan

kontrak dengan kesepakatan kedua belah pihak terlebih dahulu.

V. Ketentuan – Ketentuan lain

A. Perjanjian kontrak dapat dilakukan antar pembawa proposal sponsorship

dengan penanggungjawab pihak sponsor diatas kontrak bermaterai.

B. Panitia tidak bertanggungjawab atas kesalahan materi publikasi/logo yang

diterima panitia salah/belum selesai.

C. Panitia tidak menutup kesepakatan pihak sponsor untuk bekerjasama dalam

bentuk lain.

D. Dengan adanya sponsor Gold, Silver dan Iron maka panitia berhak untuk

mencari sponsor lain sampai kebutuhan dana terpenuhi.

E. Ketentuan lain yang belum diatur dalam proposal ini dapat dilakukan atas

kesepakatan pihak penyelenggaradan pihak sponsor.

F. Panitia dapat melakukan klaim apabila pihak sponsor menyalahi ketentuan

sponsorship.

G. Apabila dalam pelaksanaan kegiatan terjadi perselisihan, sedapat mungkin

diselesaikan secara musyawarah. Apabila tidak tercapai kata mufakat, maka

akan diselesaikan melalui pihak peradilan.

Lampiran 6

SuratPerjanjian Kerjasama

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ________________________________

Jabatan : ________________________________

Perusahaan/Instansi : ________________________________

Alamat : ________________________________

Telepon : ________________________________

Dengan ini menyatakan persetujuan untuk berpartisipasi dalam kegiatan SEMINAR

NASIONAL ENERGI TERBARUKAN yang disenggarkan oleh Gerakan Energi

Terbarukan (GET) STT-PLN. Dalam bentuk kerjasama sebagai : *

Sponsor Platinum

Sponsor Gold

Sponsor Silver

Sponsor Bronze

Sponsor Iron

Donatur

Sponsor Barter

Dengan perincian sebagai berikut :

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

__________________________

Biaya atas kerjasama tersebut sebesar Rp ______________________ Terbilang

___________________________________________________________________

____

Yang akan kami bayar dengan cara :

Lunas, pada tanggal _______________________

Sebesar Rp ______________________________

Sebagian, pada tanggal ____________________

Sebesar Rp _______________________________

Sisa pembayaran pada tanggal _____________

Sebesar Rp ________________________________

Barter, dan diserahkan selambat – lambatnya pada tanggal

_______________

Demikian kerjasama ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

___, _____________ 2013

Pihak Panitia Pihak Sponsor

___________________ _____________________

proposal semnas (rev_1)

Engineering