RANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY

PADA CV PUTRA SAKTI PERKASA

PROPOSAL SKRIPSI

JEMMY BAGOTA

[NIM]

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA

2010

i

ABSTRAK

CV Putra Sakti Perkasa adalah suatu badan usaha di Jakarta yang bergerak

di bidang usaha perakitan barang elektronik dan impor barang. Bisnis utama

mereka adalah pembelian suku cadang peralatan kipas angin dari Cina, kemudian

melakukan perakitan di Indonesia, kemudian memasarkan produk jadi ke pasar

Indonesia. Walaupun demikian, proses pencatatan persediaan material hingga

proses perakitan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengisi form-form

sederhana dan dicatat dalam sebuah buku. Sistem pembukuan keuangan juga

dilakukan secara sederhana, dan menggunakan spreadsheet sebagai alat bantu.

Hasil pengamatan yang ada menunjukkan beberapa potensi masalah yang kerap

terjadi, yaitu terjadi kesalahan hitung barang material, sehingga terjadi kelebihan

pada suatu barang dan kekurangan di barang yang lain. Masalah berikutnya adalah

ketidakcocokan antara hasil pencatatan pada buku dan jumlah barang yang

tersedia.

Dari masalah-masalah yang ada tersebut, penulis berinisiatif untuk

mengembangkan sebuah sistem informasi berbasis web untuk menyelesaikan

permasalahan yang terjadi pada kegiatan operasional tersebut. Sistem informasi

yang dikembangkan akan meliputi kegiatan operasional gudang, meliputi

pencatatan material, pencatatan produk jadi, proses masuk-keluar barang, dan

proses-proses administrasi lainnya. Sistem informasi yang dibuat tidak akan

meliputi fungsi pembukuan seperti perhitungan harga pokok barang, nilai

penyusutan barang, dan fungsi-fungsi akuntasi lainnya. Metode pengembangan

sistem informasi tersebut akan menggunakan metode berorientasi obyek.

Dengan tersedianya sistem informasi tersebut, diharapkan CV Putra Sakti

Perkasa dapat lebih mudah dalam mengelola persediaan barang, dan meperoleh

informasi lebih cepat dan akurat, serta mengurangi risiko terhadap kehilangan

data.

ii

DAFTAR ISI

ABSTRAK...............................................................................................................ii

DAFTAR ISI..........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

1.1. Latar Belakang..........................................................................................1

1.2. Masalah.....................................................................................................2

1.3. Tujuan Penulisan.......................................................................................2

1.4. Batasan Permasalahan...............................................................................2

BAB II LANDASAN TEORI..................................................................................4

2.1. Konsep Dasar Berorientasi Obyek............................................................4

2.2. Unified Modeling Language.....................................................................5

2.3. Pengertian Sistem Informasi.....................................................................6

2.4. Konsep Dasar Sistem Inventori.................................................................7

BAB III RINCIAN SOLUSI....................................................................................9

3.1. Perumusan Masalah...................................................................................9

3.2. Sistem Usulan............................................................................................9

3.3. Tujuan dan Manfaat Sistem Usulan.........................................................9

3.4. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak.................................10

BAB IV METODE PENELITIAN........................................................................11

4.1. Metode Waterfall.....................................................................................11

4.2. Tahapan Metode Penelitian.....................................................................11

BAB V JADWAL PELAKSANAN......................................................................13

5.1. Rencana Jadwal Penelitian......................................................................13

iii

BAB IPENDAHULUAN

1.

1.1. Latar Belakang

Pada era globalisasi ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

sangat pesat, apalagi informasi sekarang sangat cepat menyebar ke penjuru dunia.

Sejalan dengan hal tersebut permasalahan yang kita hadapi juga semakin

kompleks yaitu pada bidang sehari-hari. Dengan kenyataan itu kita dituntut untuk

menyelesaikan permasalahan yang ada dengan memanfaatkan kecanggihan

teknologi serta kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam memberi informasi

sehingga dalam melaksanakan pekerjaan kita akan mendapat hasil yang optimal.

Salah satunya adalah pemanfaatan teknologi komputer. Data yang berukuran

besar jika dikerjakan secara manual membutuhkan tenaga lebih dari satu orang,

maka dengan perlengkapan komputer data tersebut dapat ditangani oleh satu

orang saja, dan juga dengan penggunaan komputer akan lebih cepat dalam

penyelesaiannya. Dengan kemudahan fasilitas yang diberikan komputer akan

mempermudah dalam pembuatan dan penyampaian informasi kepada orang yang

membutuhkan.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi, data dan informasi adalah suatu hal

yang penting untuk melakukan suatu proses bisnis. Data yang valid adalah suatu

modal bagi terciptanya sebuah informasi yang sangat berguna bagi kelangsungan

sebuah kinerja perusahaan. Nilai data dalam sebuah perusahaan atau organisasi

bisa menjadi sangat mahal bila data tersebut sangat diperlukan.

CV Putra Sakti Perkasa adalah suatu badan usaha di Jakarta yang bergerak di

bidang usaha perakitan barang elektronik dan impor barang. Bisnis utama mereka

adalah pembelian suku cadang peralatan kipas angin dari Cina, kemudian

melakukan perakitan di Indonesia, kemudian memasarkan produk jadi ke pasar

Indonesia. Walaupun demikian, proses pencatatan persediaan material hingga

proses perakitan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengisi form-form

sederhana dan dicatat dalam sebuah buku. Sistem pembukuan keuangan juga

dilakukan secara sederhana, dan menggunakan spreadsheet sebagai alat bantu.

1

2

1.2. Masalah

Pada saat ini, setelah penulis melakukan penelitian pada sistem yang sudah

ada atau yang sedang berjalan, maka permasalahan yang sering terjadi dalam

proses pencatatan persediaan barang pada CV Putra Sakti Perkasa adalah sebagai

berikut :

a. Terjadinya kesalahan pencatatan data sehingga informasi yang didapat

tidak akurat

b. Pembuatan laporan yang masih secara manual sehingga lama dalam

penyajian laporan dan pengambilan keputusan oleh pimpinan.

c. Masih manualnya penyimpanan data sehingga menemui kesulitan jika

sewaktu-waktu diperlukan

Dari hambatan / masalah di atas maka perlu dicari jalan keluarnya. Salah satu

cara untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan komputer sebagai alat

bantu untuk memperbaiki sistem manual yang sedang berjalan saat ini.

Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang baru ini, maka semua kegiatan

pencatatan persediaan barang CV Putra Sakti Perkasa dapat berjalan lebih baik.

Alasan lain dilakukannya penggunaan komputer adalah semakin ketatnya

persaingan dan perkembangan yang cepat, sehingga diharapkan perusahaan /

instansi dapat bergerak lebih cepat dalam segala hal untuk membantu kelancaran

sistem yang sedang berjalan.

1.3. Tujuan Penulisan

Selain sebagai salah satu syarat untuk memperoleh persetujuan untuk

melaksanakan skripsi pada Universitas Mercubuana, penulisan proposal ini

bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai permasalahan yang dihadapi

CV Putra sakti Perkasa, dan memberikan sebuah pemecahan masalah dengan

menggunakan prinsip-prinsip ilmu manajemen sistem informasi yang selama ini

penulis pelajari.

1.4. Batasan Permasalahan

Sistem informasi yang dibuat hanya akan meliputi kegiatan-kegiatan yang

terkait dengan proses pencatatan persediaan barang secara langsung seperti

3

pencatatan jenis barang material, pencatatan jenis barang produk jadi, pencatatan

pemakaian material, dan beberapa kegiatan lainnya. Sistem yang dibuat tidak akan

meliputi fungsi pembukuan seperti perhitungan harga pokok barang, nilai

penyusutan barang, dan fungsi-fungsi akuntasi lainnya.

BAB IILANDASAN TEORI

2.

2.1. Konsep Dasar Berorientasi Obyek

Sebelumnya mari kita definisikan dulu pengertian obyek. Obyek adalah

“benda” secara fisik atau konseptual, yang dapat kita temui di sekeliling kita.

Obyek adalah riil. Contoh obyek adalah orang, hardware, software, dokumen dan

lain-lain. Setiap obyek mempunyai dua ciri, yaitu atribut (property atau data) yang

menjadi ciri khas dari suatu obyek (what they have) dan method

(behavior/function), yaitu apa yang dapat dilakukan oleh obyek (what they do).

Berrientasi Obyek (object oriented) berarti permasalahan didefinisikan

melalui istilah dari obyek yang mengkapsulasi data (atribut) dan perilaku

(behavior), yaitu melalui paradigma/pendekatan obyek. Selain object, ada

beberapa istilah yang akan membantu untuk memahami pengertian kita dalam

skripsi ini:

Class, yaitu kumpulan obyek yang sejenis. Secara lebih lugas obyek

adalah instant dari sebuah class, atau dengan pengertian lain dengan class

kita menggambarkan property dan behavior dari tipe obyek.

Inheritance, adalah penurunan atribut atau method dari suatu obyek class

ke obyek class lainnya.

Polymorphisme, berasal dari bahasa Yunani yang berarti banyak bentuk.

Dalam konsep ini memungkinkan digunakannya suatu interface yang sama

untuk memerintah suatu obyek untuk melakukan suatu aksi atau tindakan

yang mungkin secara prinsip sama tetapi secara proses berbeda. Secara

sederhana bisa juga disebut : satu interface, banyak aksi.

Metodologi adalah cara sistematis untuk mengerjakan pekerjaan analisis dan

desain. Metodologi berorientasi obyek adalah metode penyelesaian masalah

dengan menggunakan pendekatan berorientasi obyek. Metodologi berorientasi

obyek pertama kali muncul pada pertengahan tahun 1970 dan terus berkelanjutan

dikembangkan sampai saat ini. Pada tahun 1994 ada 72 lebih metode object

4

oriented. Dengan berkembang pesatnya metode ini maka masyarakat object

oriented menyadari perlunya standarisasi.

2.2. Unified Modeling Language

Pada Oktober 1994 Dr. James Rumbaugh yang mengembangkan Object

Modelling Technique (OMT) bergabung dengan perusahaan Rational Software.

Sebelumnya juga bergabung Grady Booch yang mengembangkan Object

Modelling Design (OOD). Duet mereka pada Oktober 1995 menghasilkan Unified

Method versi 0.8, yang menjadi cikal bakal dari UML (Unified Modelling

language) sebagai bahasa pemodelan standar untuk aplikasi object oriented.

Pada tahun 2002 lahir UML versi 2.0 dengan penambahan dan penggantian

diagram menjadi 13 buah diagram. Diagram-diagram ini terbagi menjadi 3

kategori :

Structural diagrams : menggambarkan elemen dari spesifikasi yang

mengabaikan waktu. Terdiri dari : Class Diagram, Object Diagram,

Component Diagram, Deployment Diagram, Composite Structure

Diagram dan Package Diagram.

Behavior diagram : menggambarkan ciri-ciri behavior/method/function

dari sebuah system atau business process. Terdiri dari : Use Case Diagram,

Activity Diagram dan State Machine Diagram.

Interaction diagram : bagian dari behavior diagram yang menggambarkan

object interactions. Terdiri dari : Communication Diagram, Interaction

Overview Diagram, Sequence Diagram dan Timing Diagram.

Karena UML sangat fleksibel, ada juga cara melihat diagram UML

berdasar kategori berikut :

Static Diagram : menunjukkan segi static dari system. Kategori ini sama

dengan structural diagram.

Dynamic Diagram : menunjukkan bagaimana system berkembang setiap

waktu. Meliputi state-machine diagram dan timing diagram.

Functional Diagram : menunjukkan detail dari perilaku (behavior) dan

algoritma bagaimana system memenuhi perilaku yang diinginkannya.

Kategori ini termasuk use case, interaction dan activity diagram.

5

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi menerima masukan data, instruksi dan mengolah data

tersebut sesuai dengan perintah untuk mengeluarkan hasilnya. Ini merupakan

sebagian dari peristiwa yang terjadi pada sistem informasi. Sistem informasi itu

sendiri mempunyai sub-sub yaitu sistem dan informasi.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam

mengambil keputusan. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertmukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. (Jogianto, 1997 : 36)

Definisi ini pada dasarnya menekankan bahwa informasi merupakan alat

untuk mengurangi ketidakpastian yang akan senantiasa dihadapi oleh seorang

manager yang memimpin organisasi atau perusahaan.

Pengertian Sistem

Dalam sebuah sistem terdapat dua pendekatan di dalam pendefinisian sistem,

yaitu yang menekankan pada prosedur dan pada komponen (elemen). Yang

dimaksud pendekatan sistem dengan menekankan pada prosedur yaitu :

Sistem adalah suatu jaringan dari kerja prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur yang lebih

menekankan pada urutan-uturan operasi.

Prosedur yaitu suatu urutan-urutan operasi klerikan atau tulis menulis yang

melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan

untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang

ada. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen yaitu elemen-

elemen atau komponen-komponen atau bagian-bagian dari suatu sistem dapat

berupa subsistem. Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah himpunan atau group

dari elemen atau komponen yang berhubungan atau saling bergantung satu sama

lain untuk mencapai tujuan tertentu.

6

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling terkait yang beroperasi untuk

mencapai sasaran dan maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur

yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal

sebagai saling melengkapi karena mempunyai satu maksud dan tujuan atau

sasaran.

Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi penerimanya. Menggambarkan seuatu kejadian-kejadian

atau event dan kesatuan kenyataan (fact dan entity) serta digunakan untuk

pengambilan keputusan.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data

tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya. Model data sistem yaitu

masukan, pengolahan dan keluaran adalah cocok bagi kasus pengolahan sistem

informasi yang paling sederhana dimana semua masukan tiba pada saat yang

bersamaan.

2.4. Konsep Dasar Sistem Inventori

Sistem inventori adalah sistem yang mengelola suatu kegiatan transaksi-

transaksi keluar masuknya barang. Manfaat dari sistem inventori adalah :

1. Menjaga agar persediaan di gudang selalu mencukupi

2. Meminimumkan biaya pemesanan dan biaya pengadaan persediaan barang

Pada dasarnya laporan inventori dimaksudkan untuk mengajukan informasi

mengenai keadaan atau kondisi stock yang ada pada saat itu, yang akan digunakan

oleh pihak yang berkepentingan sebagai pertimbangan di dalam pengambilan

keputusan.

Selain itu laporan inventori bertujuan untuk mendapatkan kualitas suatu

informasi antara lain :

Relevan

Relevansi suatu informasi harus dihubungkan dengan maksud

penggunaannya. Bila suatu informasi tidak relevan untuk keperluan para

pengambil keputusan, informasi demikian tidak ada gunanya betapa

7

kualitas terpenuhi. Dalam pertimbangan relevansi suatu informasi,

perhatian akan difokuskan pada kebutuhan pemakai dan bukan kebutuhan

pihak tertentu.

Dapat dimengerti

Informasi harus dapat dimengerti oleh pemakainya dan dinyatakan dalam

bentuk atau istilah yang disesuaikan dengan batas pengertian para

pemakainya.

Netral

Informasi diarahkan pada kebutuhan umum pemakai dan tidak tergantung

pada kebutuhan dari pihak tertentu.

Tepat waktu

Informasi harus disampaikan sedini mungkin untuk dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan ekonomi dan

untuk menghindari tertundanya keputusan tersebut.

Akurat

Informasi harus akurat, harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan jelas

maksudnya. Informasi harus akurat dari banyaknya kemungkinan terjadi

gangguan dan penyimpangan dan dapat merubah bahkan merusak

informasi tersebut.

8

BAB IIIRINCIAN SOLUSI

3.

3.1. Perumusan Masalah

Masalah-masalah yang dapat disimpulkan dari latar belakang yang telah

dibahas pada bab 1 adalah sebagai berikut:

1. CV Putra Sakti Perkasa sering mengalami ketidakcocokan antara hasil

akhir pencatatan persediaan barang dengan kondisi aktual persediaan.

2. Terjadi kesalahan perencanaan berupa ketimpangan jumlah material yang

dibutuhkan untuk produksi yang diakibatkan ketidakakuratan informasi

yang ada.

3.2. Sistem Usulan

Usulan sebagai bentuk pemecahan masalah diatas adalah dengan pembuatan

sebuah sistem informasi berbasis website dengan menggunakan prinsip-prinsip

pengembangan aplikasi berorientasi obyek.

3.3. Tujuan dan Manfaat Sistem Usulan

Tujuan utama pengembangan sistem informasi tersebut adalah untuk dapat

mengambil kesimpulan mengenai penyelesaian rumusan masalah yang dibuat

dengan prinsip-prinsip pengembangan sistem informasi yang digunakan penulis.

Manfaat yang hendak diperoleh dengan mengembangkan sistem usulan

tersebut bagi CV Putra Sakti Perkasa adalah sebagai berikut :

a. Meningkatkan akurasi pencatatan persediaan barang sehingga

memperkecil kerugian akibat kesalahan hitung.

b. Mempermudah proses pengolahan data sehingga dapat cepat membuat

laporan-laporan dengan hasil yang akurat.

c. Mengurangi resiko kesalahan yang terjadi pada sistem lama.

9

10

3.4. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Dalam setiap proses pengembangan sebuah aplikasi, ada dua komponen

penting yang selalu dibutuhkan yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Kedua

komponen ini, satu dan lainnya saling menunjang sehingga membentuk sebuah

sistem. Semua perangkat keras dan perangkat lunak yang dipakai dalam

pengembangan sistem informasi ini dapat digunakan dan berjalan dengan baik.

Namun, tidak menutup kemungkinan ada perangkat keras atau perangkat lunak

yang lebih baik yang dapat digunakan sebagai pengganti untuk membuat aplikasi

ini menjadi semakin lebih baik.

Berikut ini adalah spesifikasi perangkat lunak yang direncanakan untuk

digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi inventory:

Bahasa Pemrograman : PHP 5.0

Aplikasi Web Server : Apache HTTP Server 2.0

Database: MySQL 5.0

Sistem Operasi : Windows XP Professional

Sedangkan spesifikasi perangkat keras yang digunakan baik dalam proses

pembuatan dan pengimplementasi program adalah sebagai berikut:

Processor Intel Pentium Mobile CPU 1.6 GHz

Memory 1 GB Ram

Harddisk 80 GB

BAB IVMETODE PENELITIAN

4.

4.1. Metode Waterfall

Metode pengembangan sistem air terjun (waterfal) adalah sebuah pendekatan

kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada

tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan

pemeliharaan. Metode ini dipilih oleh penulis karena merupakan metode yang

paling cocok dalam ruang lingkup penelitian atau penulisan skripsi.

Berikut ini adalah pertimbangan-pertimbangan yang digunakan dalam

mengambil keputusan untuk menggunakan metode waterfall:

1. Anggota tim yang terlibat dalam pengembangan hanya berjumlah satu

orang.

2. Tidak ada proses iterasi siklus pengembangan.

3. Perubahan kebutuhan minimal, karena telah dilakukan pembatasan ruang

lingkup.

4.2. Tahapan Metode Penelitian

Tahapan yang ada dalam metode waterfall dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Analisa Sistem

Dalam tahapan ini, penulis akan melakukan analisa proses bisnis CV Putra

Sakti Perkasa dengan melakukan observasi dan pengumpulan data-data

sebagai contoh.

2. Desain Sistem

Dalam tahapan desain sistem, penulis akan membuat sebuah desain

meliputi desain basis-data, desain tampilan, dan desain sistem berdasarkan

hasil analisa pada tahap pertama.

3. Implementasi Sistem

Di tahapan implementasi sistem, penulis mulai melakukan penulisan kode

sistem menggunakan bahasa pemrograman sesuai dengan spesifikasi yang

telah diusulkan.

11

12

4. Operation Sistem

Pada tahap terakhir, penulis akan melakukan uji sistem dan melakukan

proses instalasi kepada CV Putra Sakti Perkasa, dan melakukan evalusasi

terhadap sistem yang telah dibuat.

BAB VJADWAL PELAKSANAN

5.

5.1. Rencana Jadwal Penelitian

Jadwal pembuatan skripsi direncanakan akan dimulai 60 hari kerja mulai dari

tanggal 3 Mei 2010 sampai dengan 30 Juli 2010. Berikut ini adalah tabel susunan

kegiatan yang akan dilaksanakan selama skripsi:

No Kegiatan Mei Juni Juli

1 Studi Literatur

2 Analisa Proses Bisnis

3 Desain Aplikasi

4 Pembuatan & Pengujian Aplikasi

5 Penyerahan Hasil Penelitian

13