TUGAS MANDIRI

PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI & MANAJEMEN CV. FAJAR MANDIRI

PROPOSAL PROYEK SISTEM INFORMASI

Oleh

JERALD (09341054)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DOSEN: AMRIZAL, S. KOM

PUTERA BATAM

2012

PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI & MANAJEMEN CV. FAJAR MANDIRI

Ringkasan Eksekutif

Dalam dunia yang makin kompetitif ini CV Fajar Mandiri ingin mengembangkan sistemnya

supaya menghasilkan sietem yang baik software maupun hardware yang mampu mendukung

kegiatan CV Fajar Mandiri dengan fitur-fiturnya.

CV Fajar Mandiri bergerak di bidang advertising. Ruang lingkup bisnis yang ada meliputi

pengerjaan reklame, mempersiapkan kebutuhan event dan segala sesuatu yang berkaitan

dengan branding PT. Djarum. CV. Fajar Mandiri sebelumnya belum memiliki sistem

informasi yang dapat mengakomodir keseluruhan kinerja perusahaan. Aktifitas sehari-hari

misalnya pembukuan dan administrasi dilakukan secara manual menggunakan perangkat

office. Hal ini dirasa tidak efektif karena rentan terjadi kesalahan atau bahkan kehilangan

datakarena data tidak diakomodir secara efektif. Serta kurang produktif karena semua

aktifitas dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi.

Proyek ini bertujuan untuk memudahkan pekerjaan operasional perusahaan misalnya dalam

manajemen keuangan perusahaan, administrasi harian, pembuatan laporan-laporan,

perencanaan kerja dan pengelolaan bisnis, pencatatan dan perawatan barang-barang dan aset,

pengawasan perusahaan dengan mudah oleh direktur

Proyek ini dilaksanakan dengan tahapan-tahapan :Tahap Inisiasi (Studi Kelayakan) Planning

Analisis, Perancangan Hardware, Desain, Construction Software, Testing, Deployment,

Pelatihan, Maintenance, Dokumentasi dan Akomodasi. Dengan jangka waktu pengerjaan

selama 3 bulan dan biaya sebesar Rp. 17.000.000.

2

PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI & MANAJEMEN CV. FAJAR MANDIRI

SULAIMAN (093410154)

Disetujui,

Tanggal 22/06/2012

Project Sponsor

AMRIZAL, S. KOM

Dosen

PUTERA BATAM

3

2012

BAB I

PENDAHULUAN

 A.Latar Belakang

CV. Fajar Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang advertising. Ruang

lingkup bisnis yang ada meliputi pengerjaan reklame, mempersiapkan kebutuhan event dan

segala sesuatu yang berkaitan dengan branding PT. Djarum.

Dengan makin berkembangnya perusahaan baik dari segi bisnis yang dilakukan maupun

pekerjaan yang dilakukan, dan makin berkembangnya teknologi informasi yang dapat

memberikan manfaat dan kemudahan yang tidak bisa didapatkan dengan cara konvensional,

maka perusahaan merasa perlu adanya suatu sistem yang dapat mengakomodir semua

aktivitas pekerjaan perusahaan. Sistem tersebut diharapkan dapat memberikan kemudahan

dalam pengerjaan tugas perusahaan, efisiensi waktu dan biaya dalam melakukan suatu

pekerjaan, keamanan dan integritas data dan informasi perusahaan,serta pada akhirnya semua

itu akan berpangkal pada meningkatnya produktifitas perusahaan dan pengambilan keputusan

berdasarkan informasi yang tersedia.

B.Ruang Lingkup Masalah

CV. Fajar Mandiri sebelumnya belum memiliki sistem informasi yang dapat mengakomodir

keseluruhan kinerja perusahaan. Aktifitas sehari-hari misalnya pembukuan dan administrasi

dilakukan secara manual menggunakan perangkat office. Hal ini dirasa tidak efektif karena

rentan terjadi kesalahan atau bahkan kehilangan datakarena data tidak diakomodir secara

efektif. Serta kurang produktif karena semua aktifitas dilakukan secara manual dan tidak

terintegrasi.

Oleh karena itu kami mencoba menghadirkan sebuah solusi untuk membuat sebuah sistem

informasi perusahaan yang dapat mengakomodir aktifitas-aktifitas tersebut. Diantaranya :-

4

 

Manajemen Gudang Online

Selama ini proses pencatatan dan pengelolaan inventaris dan gudang masih dilakukan secara

manual. Hal ini tidak efektif karena rentan terjadi kehilangan barang atau kekeliruan

pencatatan barang ketika barang keluar dari tempat

penyimpanan atau dikembalikan yang berapapun nilainya barang tersebut akan menyebabkan

kerugian bagi perusahaan. Dengan menggunakan manajemen inventaris dan barang secara

online, diharapkan pencatatan akan menjadi lebih mudah. Keluar masuknya barang akan

lebih terkontrol. Perawatan barang akan lebih mudah karena bagian gudang dapat mengetahui

kondisi barang baik itu dari segi jumlah maupun kondisi fisik dengan cepat.-

 

Administrasi

Surat Perintah Kerja yang diterima oleh Fajar Mandiri semuanya dimasukkan kedalam

pembukuan, ini bisa dimudahkan dengan adanya pengarsipan SPK oleha dministrasi agar

datanya mudah dicari dan tidak hilang atau keselip. Untuk pengadaan inventaris kantor,

selama ini hanya dengan melihat apa yang ada dikantor, tetapi akan lebih efektif apabila data

kebutuhan kantor di catat secara pastioleh administrasi agar dapat diketahui apabila ada

kebutuhan kantor yang belum terpenuhi atau harus segera dipenuhi.-

 

Keuangan

Aktifitas perusahaan tentu tidak bisa lepas dari masalah keuangan. Mulai dari pembukuan,

jurnal keuangan dan laporan keuangan secara harian, mingguan, bulanan serta tahunan.

Pencatatan keluar masuknya uang (cash flow) menjadi hal yang penting untuk dikelola dan

diatur dengan baik. Menampilkan laporan keuangan yang baik dan kredibel, akan

memudahkan perusahaan tidak hanya memonitor keuangan namun juga menentukan

kebijakan perusahaan di masa mendatang.

Perencanaan Anggaran Biaya Untuk Kegiatan dan Order Bisnis

Dalam mengerjakan suatu pekerjaan branding atau pelaksanaan event, tentunya diperlukan

persiapan-persiapan agar dalam pelaksanaannya dilapangan pekerjaan tersebut dapat berjalan

dengan baik dan sesuai tujuan. Persiapan yang ada meliputi persiapan sumber daya manusia,

biaya dan keperluan perlengkapan lainnya. Perencanaan Anggaran akan dibuat secara

otomatis. Dimana pengguna hanya perlu memasukkan kegiatan jenis apa yang akan

dibuatkan rencana anggaran biayanya,

5

 

lalu pengguna dapat merubah secara custom rencana anggaran biaya tersebut sesuai

kebutuhan di lapangan-

 

Personalia, Absensi dan Penggajian

Proses manajemen pengelolaan pegawai baik staff maupun honorer masih dilakukan secara

manual. Tidak ada pencatatan yang baku mengenai struktur organisasi yang jelas dan data

sumber daya manusia yang ada. Dengan makin berkembangnya lingkup bisnis yang dimiliki

CV. Fajar Mandiri, dibutuhkan sebuah mekanisme untuk mengatasi hal tersebut. Dan

diharapkan dari sistem ini nantinya dapat menangani pengelolaan pegawai baik itu keluar

masuk pegawai, pengelolaan data pribadi pegawai, absensi, penggajian pegawai, serta hal-hal

yang berkaitan dengan humanresource development.

 

Pengawasan Oleh Manajer dan Direktur

Direktur dan manajer perusahaan perlu memantau keseluruhan perusahaan, baik aktifitas

keuangan, pekerjaan dan pegawai. Hal ini diperlukan untuk memberikan gambaran mengenai

keadaan perusahaan secara umum agar dapat diambil keputusan dan kebijakan perusahaan

yang tepat dan cepat

C.Tujuan

Proyek Sistem ini dikembangkan dengan tujuan untuk :

1. Menghasilkan sebuah sistem baik software maupun hardware yang mampu

mendukung kegiatan operasional CV. Fajar Mandiri dengan fitur-fitur sesuai

kebutuhan yang telah didefinisikan

2. Menghasilkan sistem yang memberikan solusi otomatis dan terkomputerisasi terhadap

permasalahan dan domain bisnis yang ada.

3. Memudahkan pekerjaan operasional perusahaan misalnya dalam manajemen

keuangan perusahaan, administrasi harian, pembuatan laporan-laporan, perencanaan

kerja dan pengelolaan bisnis, pencatatan dan perawatan barang-barang dan aset,

pengawasan perusahaan dengan mudah oleh direktur

 

6

4. Memudahkan pengelolaan informasi dan data yang dapat digunakan untuk

mendapatkan informasi yang bermanfaat dan menjadi pertimbangan pengambilan

keputusan perusahaan.

7

BAB II

METODOLOGI DAN KEBUTUHAN

A.Metodologi

Metodologi merupakan sebuah panduan atau aturan dalam proses pengembangan Sistem.

Pemilihan metodologi yang tepat dapat menjaga sebuah proyek perangkat lunak tetap pada

jalurnya dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan mempertimbangkan waktu

yang tersedia, sumber daya dan resiko yang ada, pengembangan Sistem ini rencananya akan

menggunakan metodologi Waterfall. Dalam kerangka Software Project Life Cycle

Berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1. Studi Kelayakan

Melakukan studi kelayakan apakah domain permasalahan yang ada dapat dan layak

diselesaikan. Melakukan Perencanaan Kerja, serencanaan sumber daya dan biaya, analisis

dan mitigasi resiko serta penyusunan proposal dan kontrak.

2. Analisis

Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di CV. Fajar Mandiri, mengidentifikasi

fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga dapat dihasilkan sebuah kesimpulan

mengenai kebutuhan sistem baik software maupun hardware secara pasti. Output yang

dihasilkan berupa daftar kebutuhan danhasil analisisnya, serta dokumen Software

Requirement Spesification (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)

3. Desain

Melakukan desain sistem secara detail berdasarkan hasil analisis, mulai dari desain data,

desain proses aplikasi, serta desain input-output sehingga dapat memberikan gambaran

lebih detail mengenai fungsi-fungsi bisnis yang ada pada aplikasi. Output yang dihasilkan

dari fase ini berupa dokumen Software Architectural Design (Deskripsi Perancangan

Perangkat Lunak)

4. Konstruksi / Pemrograman

Pada fase ini hasil desain yang telah dibuat direalisasikan/diterjemahkan dalam bentuk

bahasa pemrograman yang nantinya akan menghasilkan perangkat lunak sesuai fungsi-

8

fungsi bisnis yang ada. Serta melakukan instalasi hardware dan jaringan yang dibutuhkan

oleh sistem yang akan berjalan nantinya .

5. Pengujian

Dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dihasilkan dari fase sebelumnya telah

benar sehingga dapat mencakup fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki. Pengujian juga

dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan sistem yang dibuat untuk

sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.

6. Pelatihan

Setelah sistem telah jadi dan selesai dikembangkan , pihak developer proyek bertanggung

jawab melatih user atau operator CV. Fajar Mandiri yang memiliki hak akses untuk

mengakses program atau aplikasi yang ada sesuai jadwal yangada. Pihak developer juga

berkewajiban memberikan informasi yang benar danterbuka sesuai ketentuan sehingga

tidak menyulitkan pengguna di kemudianhari.

7. Pemeliharaan

Proyek sistem ini tidak begitu saja selesai setelah diserah terimakan, tetapi masih

berlanjut hingga tenggat waktu yang telah disepakati sesuai kontrak untuk melakukan

pemeliharaan dan perawatan baik dari segi hardware maupun software untuk memastikan

bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersbut dapat beroperasi dengan

baik dan tidak ada kendala yang berarti.

8. Dokumentasi

Dalam proyek ini dihasilkan beberapa dokumen yang menjadi wujud pencapaian suatu

target atau selesainya suatu aktivitas. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek

yang dikembangkan sebagai referensi untuk troubleshooting bila terdapat kendala,

sebagai pedoman operasional, dsb. Dokumen yang dihasilkan antara lain. Dokumen

Software Project Plan yakni dokumen yang berisi kerangka dan perencanaan kerja, dan

perencanaan biaya dan sumber daya. Dokumen Software Requirement Spesification

(Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) yang menjadi hasil dokumentasi tahap analisis.

Dokumen Software Architecture Design (Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak) yang

menjadi hasil dokumentasi dari tahap design. Dokumen User Manual yakni panduan

9

penggunaan program. Dan dokumen Software Testing yakni dokumen yang menjadi

dokumentasi pengujian perangkat lunak pada fase pengujian

 

B. Kebutuhan

1. Kebutuhan Sistem

Software

Windows Presentation Foundation Framework

  My-SQL Database

Clear-OS

Diagram UsecaseB.

Hardware

2. Biaya

Tahap Inisiasi (Studi Kelayakan) = Rp. 2.400.000

Tahap Planning = Rp. 450.000

Tahap Analisis = Rp. 1.800.000

Tahap Perancangan Hardware = Rp. 900.000

Tahap Desain = Rp. 1.800.000

Tahap Construction Software = Rp. 6.250.000

Tahap Testing = Rp. 420.000

Tahap Deployment = Rp. 1000.000

Tahap Pelatihan = Rp. 600.000

Tahap Maintenance = Rp. 900.000

Dokumentasi dan Akomodasi = Rp. 480.000

Total Rp. 17.000.000

10

Keterangan Tambahan : Biaya Maintenance yang termasuk dalam proposal adalah

biaya maintenance pada Maintenance Awal yakni pada bulan pertama, kedua dan

ketiga. Untuk Maintenance lanjutan dikenakan biaya tambahan sesuai kesepakatan

11

C. Jadwal dan Rencana Kerja

Berikut ini adalah jadwal dan rencana kerja dari pengembangan perangkat lunak ini

keterangan Tambahan: Tahap Maintenance dibagi menjadi empat bagian yakni

1. Maintenance Bulan Pertama Dilakukan Pada bulan pertama setelah Software dan

Hardware selesai di pasang dengan jumlah delapan kali pertemuan dalam satu bulan.

2. Maintenance Bulan Kedua Dilakukan Pada bulan kedua pada tahap maintenance

Dengan jumlah empat kali pertemuan dalam satu bulan

3. Maintenance Bulan Ketiga Dilakukan Pada bulan ketiga pada tahap maintenance

dengan jumlah dua kali pertemuan dalam satu bulan.

4. Maintenance Lanjutan Maintenance lanjutan dilakukan setelah tiga bulan maintenance

sebelumnya yakni hanya pada saat CV. Fajar Mandiri membutuhkan, dan pihak

developer wajib memenuhi panggilan dan menangani masalah yang ada berkaitan

dengan sistem yang dikembangkan. Biaya yang dikenakan pada maintenance lanjutan

dihitung pada tiap kali pertemuan.

 

12

D. Sumber Daya Manusia

Untuk merealisasikan proyek ini dibutuhkan personil-personil yang tergabung dalam satu

tim pengembang perangkat lunak dengan job description masing-masing sebagaiberikut :

Project Manager : Wahyu Tri Prasetyo

Analyst software : Ekanda Susaptyo Hidayat, Teguh Jiwandana, Panaling Gotra

Desainer : Rizky Ichsan P. P, Krizal Erdiyan P, Wahyu Tri P

Hardware & Jaringan : Gigih Prio Nugroho, Gelorawan Adi N

Programmer : Arwin Luthfir R, Arief Nanda Syafrudin, Wahyu Tri Prasetyo

Ekanda Susaptyo Hidayat, Teguh Jiwandana, Panaling Gotra P.

Rizky Ichsan P. P, Krizal Erdiyan P. Gigih Prio Nugroho,

Gelorawan Adi N.

Tester : Wahyu Tri P,Rizky Ichsan P. P

13

Daftar Pustaka

http://www.google.com

http://www.wikipedia.com

14