proposal distribusi barang

Sistem Informasi

DISTRIBUSI BARANG Berbasis Open Source

PROPOSAL

PENAWARAN

Sistem Informasi Distribusi Barang 1

DAFTAR ISI

A..PENDAHULUAN ................................................................ 2

B..GAMBARAN SISTEM .........................................................4

C. JADWAL PENGERJAAN ....................................................8

D. HARGA PENAWARAN .......................................................9

E..TENTANG KAMI ...............................................................10

F. .CONTOH SCREENSHOOT ..............................................11


A. PENDAHULUAN

1. Sistem Informasi Distribusi Barang

Saat ini tidak ada sistem transaksi yang tidak membutuhkan teknologi

informasi dalam mendukung seluruh proses bisnisnya. Penggunaan teknologi

informasi khususnya komputer untuk transaksi dan pembuatan laporan

bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah seluruh kegiatan bisnis.

Sistem Informasi Distribusi Barang adalah salahsatu sistem yang

dikembangkan untuk mencatat segala transaksi dan keluar masuknya barang,

menentukan harga barang dari berbagai pembelian, serta mencetak berbagai

laporan transaksi penjualan, pembelian, stok barang, dan laporan rugi laba.

Penggunaan sistem informasi pada perusahaan distributor, akan sangat

membantu perusahaan dalam setiap transaksi penjualan dan pembelian,

karena informasi stok barang yang sebenarnya pada gudang akan dapat

diketahui dengan cepat karena setiap permintaan barang yang keluar atau

masuk juga tercatat dengan baik pada sistem database. Proses stock opname

dapat dilakukan pada akhir minggu atau akhir bulan untuk mencocokkan antara

data yang sebenarnya di gudang dengan data yang ada di komputer dari hasil

transaksi.

Sebuah perusahaan distribusi pasti juga tidak lepas dari urusan hutang

piutang dan perhitungan laba rugi. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem

informasi yang terintegrasi antara sistem pencatatan transaksi jual beli dengan

sistem keuangan yang mencatat berbagai transaksi dengan berbagai sistem

pembayaran. Bagian finance akan merekap dan membuat laporan setiap

hutang yang jatuh tempo ataupun piutang yang harus dibayarkan sesuai

dengan transaksi yang tercatat. Pada akhir periode, pihak manajemen akan

dengan mudah membuat laporan rugi laba yang mendukung fungsi manajemen

dalam mengambil keputusan berikutnya.

2. Open Source Vs Proprietary

Pembuatan sebuah sistem informasi harus juga mempertimbangkan

platform yang digunakan. Hal ini akan berpengaruh pada 3 hal yaitu biaya

pembuatan dan instlasi program, perfomansi atau kehandalan sistem, dan


kemampuan sistem informasi tersebut untuk dapat dikembangkan secara

berkelanjutan.

Penggunaan platform berbasis open source (software kode terbuka)

atau ”gratis”, akan menekan biaya pembuatan program dan pembelian

perangkat lunak pendukung terkait dengan implementasi program aplikasi.

Sebuah sistem informasi akan membutuhkan sistem operasi (operating system)

untuk menjalankan komputer, membutuhkan database management system

untuk mengelola data, dan bahasa pemrograman untuk membuat program

aplikasi. Jika komponen-komponen perangkat lunak merupakan perangkat

lunak berbasis proprietary (software kode tertutup) atau berbayar, maka akan

menambah beban biaya pengadaan sistem informasi. Sedangkan penggunaan

perangkat lunak ”bajakan” saat ini akan sangat membahayakan perusahaan

terkait dengan penerapan undang-undang hak cipta yang memberikan

ancaman hukuman kurungan dan denda yang sangat besar. Lihat kasus

hukum:

• http://www.detikinet.com/read/2009/02/24/153814/1089790/399/polisi

-belum-lirik-pengguna-software-bajakan-rumahan

• http://www.detikinet.com/read/2008/12/24/170935/1059178/399/2-

perusahaan-konstruksi-kena-razia-software-bajakan

Razia penggunaan perangkat lunak bajakan pada berbagai perusahaan

digerakkan oleh vendor software internasional dibawah kerjasama dengan BSA

(Bussiness Software Alliance) yang bertugas melakukan razia bersama polisi

pada berbagai perusahaan. Sehingga penggunaan perangkat lunak berbasis

open source selain dapat menekan biaya instalasi dan pembuatan program,

juga menimbulkan perasaan aman bagi perusahaan dari berbagai tuntutan hak

cipta.

Penggunaan perangkat lunak open source juga menjamin perfomansi

sistem secara keseluruhan, karena perangkat lunak berbasis open source

dikembangkan secara bersama-sama oleh para pakar dari berbagai lembaga

dan perusahaan internasional yang konsentrasi pada pengembangan open

source. Sehingga dijamin keamanan dan keberlanjutan pengembangan

sistemnya.


B. GAMBARAN SISTEM

Sistem informasi ini telah kami buat dan dikembangkan dibeberapa

perusahaan. Namun setiap perusahaan pasti memiliki beberapa perbedaan

aturan dan proses bisnisnya. Oleh karena itu kami siap menyesuaikan sistem

informasi ini sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan anda.

Berikut ini gambaran modul-modul yang terhubung pada sistem

informasi ini secara umum yang terdiri dari Front Office untuk pembelian dan

penjualan, Warehouse atau gudang, Back Office untuk finance dan Accounting,

serta Executive Information System yang kami tawarkan untuk pengembangan

berikutnya.

DATABASE Server System

FRONT OFFICE Purchase & Sales

BACK OFFICE Finance & Accounting

WAREHOUSE Etalase & Gudang

EXECUTIVE Information System

NEXT PROJECT


Komponen Sistem Informasi Dstribusi

No Modul Deskripsi

1 Server Database

Kehandalan sebuah sistem informasi akan sangat ditentukan oleh kualitas hardware dan software yang digunakan. Oleh karena itu pembuatan Server Database yang digunakan pada sistem informasi ini harus benar-benar baik untuk mendapatkan perfomansi akses database yang cepat dan aman. Penentuan merek dan jenis server serta sistem operasi server harus mendukung sistem pengamanan komputer terutama pada pengembangan sistem backup dan mirroring.

Sistem Server database terdiri dari 2 server yaitu Server Utama dan Server Mirror untuk menjamin reliabilitas dan keamanan database. Server Mirror berfungsi untuk mem-backup seluruh data sekaligus sebagai server cadangan apabila server utama terjadi kerusakan dan gagal beroperasi (Disaster Recovery System). Kedua server ini diletakkan pada tempat terpisah (ruangan terpisah) untuk menghindari kerusakan apabila terjadi kebakaran atau kondisi darurat lainnya. Sistem software yang kami sarankan untuk Sistem Server Database yaitu: a. Sistem Operasi

Sistem Operasi berbasis Open Source baik untuk mesin 32 bit maupun 64 bit sudah terbukti handal dengan menggunakan salahsatu distro Linux seperti CentOs (http://www.centos.org/). CentOs-5 dapat mendukung arsitektur mesin x86 and x86_64 (AMD64 dan Intel EMT64).

b. Relational Database Management System (RDBMS) PostgreSQL (Versi Terbaru 8.3.6 http://www.postgresql.org/) sebuah open database dengan kemampuan pengelolaan database yang handal dengan keamanan dan kecepatan akses untuk database skala besar.

Server Utama

Server Mirror


No Modul Deskripsi

c. Database Replication Database replikasi dibutuhkan untuk mengantisipasi gangguan sistem database dari berbagai kemungkinan seperti bencana alam, kebakaran, maupun kegagalan sistem perangkat keras lainnya. Slony-I http://slony.info/ sebuah sistem replikasi database yang berbasis open sourcei dapat diintegrasikan dengan sistem database untuk membuat replikasi database (disaster recovery). Antisipasi kegagalan sistem juga dapat diantisipasi dengan menggunakan sistem Fail Over http://linux-vserver.org/Fail-over pada perangkat server (master-slave), sehingga server mirror (slave) dapat secara otomatis berfungsi menggantikan server utama (master) jika terjadi kegagalan sistem akibat berbagai hal.

2 Front Office

Front office melayani transaksi pembelian dari supplier atau vendor dan penjualan kepada pelanggan. Setiap pengguna atau kasir harus memiliki user_id dan password untuk menjamin keamanan dan hak akses. Berikut beberapa item menu yang ada pada program aplikasi ini. a. Pembelian

i. Pesanan Pembelian ii. Daftar Pesanan Pembelian iii. Faktur Pembelian iv. Pembayaran Hutang v. Daftar Harga Supplier

b. Penjualan i. Pesanan Penjualan ii. Daftar Pesanan Penjualan iii. Faktur Penjualan iv. Tukar Tambah v. Simulasi Penjualan

c. Kasir i. Laporan Penjualan ii. Pembayaran Piutang iii. Pembayaran Tukar Tambah iv. Laporan Harian, Bulanan, atau Periodik

Seluruh sistem dapat mendukung penggunaan Barcode Reader maupun RFID (Radio Frequecy Idenfication).

3 Warehouse Bagian yang sangat penting selain transaksi penjualan dan pembelian adalah proses sirkulasi barang yang keluar dan masuk gudang maupun etalase. Penyimpanan barang pada beberapa gudang dapat diatasi dengan program ini.

a. Transaksi Gudang i. Penerimaan Barang


No Modul Deskripsi

ii. Pengiriman Barang iii. Retur Pembelian iv. Retur Penjualan v. Mutasi Stock

b. Laporan Stock i. Cetak Kartu Stock ii. Laporan Stock Akhir

4 Back Office

Seluruh aktifitas keuangan dan pelapornnya diproses oleh bagian keuangan dan accounting.

a. Finansial i. Laporan Hutang Vendor ii. Hutang Per Jatuh Tempo iii. Laporan Piutang Pelanggan iv. Piutang Per Jatuh Tempo

b. Accounting i. Entry Daftar Akun ii. Entry Kas/Bank Masuk iii. Entry Kas/Bank Keluar iv. Entry Jurnal v. Opname vi. Laporan Jurnal Harian vii. Laporan Buku Kas / Bank viii. Laporan Buku Biaya ix. Laporan Buku Besar x. Laba / Rugi xi. Neraca

5 Executive Information System

Sistem Informasi Eksekutif ini adalah modul pengembangan yang digunakan lebih lanjut oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan (Decision Support System). Modul ini dapat berisi laporan berupa:

a. Laporan Peramalan (forecasting) Kebutuhan Stock b. Laporan Insentive Sales untuk penghitungan prestasi

penjualan (bonus penjulan). c. Laporan dan program treatment untuk pelanggan

dengan memberikan pelayanan khusus bagi pelanggan potensial.

d. Laporan dan program untuk mencari supplier terbaik dengan berbagai kriteria yang ditentkan oleh pihak manajemen.

e. Laporan pemasaran untuk menganalisis potensi pemasaran berdasarkan produk, wilayah dan demografi penduduk dari wilayah pemasaran dan kompetitor.


C. JADWAL PENGERJAAN

Sistem informasi yang kami tawarkan telah tersedia dan telah digunakan

pada sebuah perusahaan penjualan komputer di Jawa Timur. Penyelesaian

pekerjaan ini tetap membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dengan

kebutuhan sistem yang digunakan. Untuk seluruh proses penyesuaian

dibutuhkan waktu 8 minggu.

Minggu No Kegiatan

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Analisa Kebutuhan

2 Desain Ulang

3 Pembuatan Program

4 Uji Coba & Perbaikan

5 Implementasi

6 Serah Terima


D. HARGA PENAWARAN

Sistem Informasi tersebut diatas kami tawarkan dengan harga

Rp.35.000.000,- (Tiga Puluh Lima Juta Rupiah) yang meliputi pembuatan

program, instalasi, dan pelatihan untuk operator dalam masa implementasi.

Masa garansi diberikan selama 6 (enam) bulan untuk maintenance

database dan program aplikasi setiap client. Lebih dari masa garansi tersebut

dapat dibuat kontrak baru untuk maintenance dan penambahan modul dengan

harga penawaran yang dapat disepakati bersama.

Berikut sistem pembayaran yang kami tawarkan dalam 3 termin,

No Termin Pembayaran % Rupiah

1 Pembayaran I Penandatanganan Kontrak

30% Rp. 10.500.000,-

2 Pembayaran II Implementasi dan Serah Terima Program

40% Rp. 14.000.000,-

3 Pembayaran III 2 Bulan Pasca Implementasi

30% Rp. 10.500.000,-

TOTAL 100% Rp. 35.000.000,-


E. TENTANG KAMI

Pimpinan Proyek

Nama : Hengki Suhartoyo, S.Kom

Alamat Kantor : Laboratorium Teknik Informatika

Fakultas Teknik – Universitas Dr. Soetomo Surabaya

Telp. 031-5944744 HP. 031-71904276, 081703311567

Proyek Sebelumnya

1. Integrated Hotel Information System pada Hotel Cendana Surabaya, tahun 2008/2009

2. Sistem Informasi Penjualan dan Akutansi pada Mitra Data Benua (Distributor Komputer & ISP) Jombang, 2008/2009

3. Implementasi RFID (Radio Frequency Identifying) untuk Absensi dan Security pada PT. PINDAD PERSERO MALANG tahun 2007

4. Pembangunan Sistem Informasi Kesehatan pada PT. Dinamika Teknologi Indonesia untuk PT. PLN tahun 2007

5. Pembangunan Sistem Informasi Property pada PT. Dinamika Teknologi Indonesia untuk OMA Property dan beberapa pengembang di JATIM tahun 2007.

6. Pembangunan Hospital Information System pada SILOAM HOSPITAL SURABAYA, tahun 2005 s/d 2007

7. Pembangunan Sistem Informasi Pendidikan untuk MAN dan MTSN di Jawa Timur pada Kanwil DEPAG JATIM tahun 2006.

8. Pembangunan Sistem Informasi Akademik pada UNIVERSITAS DR. SOETOMO SURABAYA, tahun 2004 s/d 2005.


F. CONTOH SCREENSHOOT

Tampilan Login di Awal Program Form Entry Master Gudang

Tampilan Utama Program

GO


Form Entry Data Barang

Form Transaksi Pembelian


Look up Table untuk memudahkan pencarian data

Form Entry Penjualan


Form Order Penjualan


Laporan Stock Opname

Form Posisi Stok Per Gudang

GO


Entry Jurnal

Laporan Buku Besar


Laporan Laba Rugi

Laporan Per Rekening

proposal distribusi barang

Documents