1

SISTEM DISTRIBUSI PRODUK PADA CV. SINDANGLAYAPALEMBANG MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

Juliana FatrinMayang SariMeilindawati

Jurusan Sistem InformasiSTMIK PalComTech Palembang

Abstrak

Dalam memasarkan produknya, CV. Sindanglaya hanya mengandalkan jasa salesman dan motoris

sehingga mengakibatkan penjualan yang kurang optimal. Sementara dalam pengolahan data

distribusi barang, masih ada yang menggunakan cara manual. Landasan teori yang digunakan

meliputi sistem informasi, website, distribusi, PHP, dan MySQL. Data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah

wawancara dan observsi. Analisis yang didapat dari penelitian ini adalah angka penjualan yang

cenderung menurun dan sebagian kegiatan pengolahan data distribusi yang masih menggunakan

cara manual. Untuk itu dibuat sistem distribusi produk CV. Sindanglaya Palembang yang terdiri dari

form order online, form pemesanan, form pembelian, form penjualan, form retur beli dan jual, serta

penyajian laporan. Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan angka penjualan dan membantu

pengolahan data distribusi.

Kata Kunci : Sistem, Distribusi, PHP, MySQL, Website.

PENDAHULUAN

Salah satu bentuk perkembangan teknologi pada bidang komputer adalah website.Website atau bisa juga disebut web merupakan halaman yang ditampilkan di internet yangmemuat informasi tertentu. Dengan adanya website kita bisa bersosialisasi dengan orang lain.Tidak hanya itu, pada dunia bisnis perusahaan dapat menggunakan website sebagai media untukmempromosikan produk atau jasa mereka, untuk pengolahan data perusahaan secara online,membangun branding, membangun hubungan dengan konsumen dan juga dapat memperlancarsistem pendistribusian pada perusahaan tersebut.

Teknologi sangat berpengaruh dalam bidang pekerjaan karena menggunakankomputerisasi untuk efisiensi pekerjaan. Dalam pendistribusian, teknologi digunakan untukmembuat sistem distribusi produk yang mengatur segala kegiatan distribusi mulai daripersediaan, pembelian, penjualan hingga retur. Teknologi pada sistem distribusi diterapkandalam bentuk website yang memudahkan admin melakukan pencarian informasi dan menyimpandata dalam satu sistem terpusat.

Sistem distribusi barang sebagai salah satu sistem yang dikembangkan untuk mencatattransaksi dan keluar masuknya barang, menentukan harga barang dari berbagai pembelian, sertamencetak laporan transaksi barang yang meliputi penjualan, pembelian, stok barang dan retur.Penggunaan sistem distribusi pada perusahaan akan sangat membantu perusahaan dalam setiap

2

transaksi penjualan dan pembelian baik antara produsen ke distributor maupun distributor kekonsumen. Melalui sistem distribusi ini juga perusahaan akan dapat mengetahui informasi stokbarang dengan cepat karena permintaan barang yang keluar atau masuk akan tersimpan dantercatat baik pada sistem.

CV. Sindanglaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi minumankesehatan. Adapun macam-macam produk minuman kesehatan yang distribusikan antara lainAlang Sari, Tolak Angin, Kuku Bima Energi, Kopi Jahe Sido Muncul dan sebagainya. CV.Sindanglaya mendistribusikan produknya mulai dari perusahaan yang bergerak dalam bidangbisnis yakni supermarket, franchise seperti minimarket sampai pasar tradisional hingga toko –toko atau retail yang merupakan pelanggan dari CV. Sindanglaya Palembang.

CV. Sindanglaya menerapkan sebuah sistem yaitu aplikasi DOS, dimana pengunaansistem ini telah memudahkan proses pengolahan data distribusi yang terjadi pada CV.Sindanglaya. Namun aplikasi DOS belum sepenuhnya membantu dalam pengurusan kegiatandistribusi karena dalam pengolahan datanya masih terdapat beberapa divisi yang menggunakancara manual seperti pemesanan barang/pembuatan Purchase Order (PO) dan retur barang baikpembelian maupun penjualan. Akibatnya sering terjadi keterlambatan dalam penyajian laporandan pembuatan Purchase Order (PO) karena harus menunggu daftar stok yang setiap harinyadicetak oleh bagian stok, sering terjadi kesalahan dalam penulisan, perhitungan yang kurangakurat dan kesulitan dalam pencarian data retur. Angka penjualan yang tidak menentu bahkancenderung menurun juga merupakan masalah bagi CV. Sindanglaya karena hanya mengandalkanjasa salesman. Sementara dalam dunia distribusi omset merupkan faktor terpenting yang tidakbisa diabaikan. Kesuksesan dalam penjualan sangat ditentukan oleh seberapa banyak barangyang terjual. Dengan kata lain semakin tinggi penjualan maka semakin besar keuntungan.Namun, mendongkrak penjualan bukan merupakan perkara yang mudah. Oleh karena itu penulismencoba membangun sebuah website yang selain dapat memberikan informasi bagi pelangganjuga dapat melakukan pemesanan langsung melalui website. Sehingga secara tidak langsung caraini dapat membantu peningkatan penjualan pendistribusian barang di CV. Sindanglaya.

Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis mengambil judul “ Sistem DistribusiProduk pada CV. Sindanglaya Palembang Menggunakan PHP dan MySQL “.

LANDASAN TEORI

Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:11), Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luartertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.

Menurut Fatta (2007:14), Sistem informasi merupakan sistem dengan komponen –komponen yang bekerja sama untuk mengolah data menjadi informasi.

Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatusistem dengan komponen - komponen yang saling berelasi dan berinteraksi dalam hubungannyamengolah data menjadi informasi.

3

Web (Website)

Menurut Simarmata (2010:47), Web adalah sebuah sistem dengan informasi yangdisajikan dalam bentuk teks, gambar, suara dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah serverWeb Internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks.

Menurut Hidayat (2010:2), Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulanhalaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak,animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yangmembentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkandengan jaringan-jaringan halaman.

Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa web atau website adalah sebuahsistem yang dapat mengakses informasi-informasi penting bagi penggunanya.

DistribusiMenurut Tjiptono (2008:185), Secara garis besar, pendistribusian dapat diartikan sebagai

kegiatan pemasaran yang berusaha memperlancar dan mempermudah penyampaian barang danjasa dari produsen kepada konsumen, sehingga pengunaannya sesuai dengan yang diperlukan(jenis, jumlah, harga, tampat, dan saat dibutuhkan).Dengan kata lain, proses distribusi merupakan aktivitas pemasaran yang mampu:1. Menciptakan nilai tambah produk melalui fungsi-fungsi pemasaran yang dapat

merealisasikan kegunaan/utilitas bentuk, tempat, waktu, dan kepemilikan.2. Memperlancar arus saluran pemasaran (marketing channel flow) secara fisik dan non-fisik.

Yang dimaksud dengan arus pemasaran adalah aliran kegiatan yang terjadi diantaralembaga-lembaga pemasaran yang terlibat di dalam proses pemasaran. Arus pemasarantersebut meliputi arus barang fisik, arus kepemilikan, arus informasi, arus promosi, arusnegoisasi, arus pembayaran, arus pendanaan, arus penanggungan risiko, dan aruspemesanan.

PHPMenurut Pratama (2010:9), PHP adalah kependekan dari Pretext Hyper-Processor yang

dibagun oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994. Dahulu, pada awal pengembangannya PHPdisebut sebagai kependekan dari Personal Home Page. PHP merupakan produk open sourcesehingga kita dapat mengakses source code, menggunakan, dan mengubahnya tanpa harusmembayar sepeser pun.

Menurut Anhar (2010:3), PHP ( Hypertext PreProcessor) yaitu bahasa pemrogramanweb server side yang bersifat open source. PHP adalah script yang digunakan untuk membuathalaman website yang dinamis.

Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa PHP adalah bahasapemrograman script yang digunakan untuk membuat web dinamis dan berinteraksi dengandatabase yang berfsifat open source sehingga source code dapat diakses atau di ubah oleh userserta dapat dijalankan di berbagai sistem seperti windows, Linux dan Unix.

MySQL

Menurut Pratama (2010:10), MySQL adalah suatu sistem manajemen basis datarelasional (RDMS-Relational Database Management system) yang mampu bekerja dengan cepat,

4

kokoh, dan mudah digunakan. Contoh RDBMS lain adalah Oracle, Sybase. Basis datamemungkinkan untuk menyimpan, menelusuri, mengurutkan, dan mengambil data secaraefisien. Server MySQL yang akan membantu melakukan fungsionalitas tersebut. Bahasa yangdigunakan oleh MySQL tentu saja adalah SQL- standar basis data relasional di seluruh dunia saatini.

Menurut Anhar (2010:21), MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemenbasis data SQL (Database Management System) atau DBMS seperti Oracle, MS SQL, PostagreSQL, dan lain lain.

Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa MySQL adalah software yangtergolong database server yang secara aktif memantau permintaan akses terhadap kerja samaPHP dalam membuat website.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Data Flow Diagram (DFD)Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistemyang dikembangkan.

1. Diagram KonteksDiagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran

arus data aplikasi pengolahan data pendistribusian, dapat dilihat pada gambar 1 berikut:

Gambar 1. Diagram Konteks

2. Diagram Level NolData Flow Diagram level 0 merupakan diagram yang menunjukkan semua proses

utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 2 berikut:

5

2.0Data Master

Pimpinan

Accounting

Data User User

Barang

Pelanggan

Data User

Data Barang

Data Pelanggan

3.0Data Transaksi

4.0Pembuatan

Laporan

Stok

Fakturis

Piutang

Kas Kecil

Kepala GudangPesan

Det_Pesan

Beli

Det_Beli

Jual

Det_Jual

- Laporan Barang- Laporan Pelanggan- Laporan Pembelian- Laporan Penjualan- Laporan order online- Laporan penjualan / pembelianper produk- Laporan penjualan per pelanggan

Data Pemesanan

Data Pemesanan

Data Pemesanan

Data Pemesanan

Rekap Data Pemesanan

Data Pembelian

Data Barang

Data Retur Pembelian

Data Barang

Data Pelanggan

Data Penjualan

Data Penjualan

Data Penjualan

Data Retur PenjualanData Retur Penjualan

Data Pelunasan

Data Pelunasan

Data Penjualan

Data BarangData Pelanggan

Data Pembelian

Data Penjualan

- Laporan Penagihan- Laporan penjualan

1.0Data Pemesanan

online

Pengunjung

Member

Data Pengunjung

Member

Data Pengunjung

Data Member

Data order online

Rekap Data Pemesanan

Pesanpelanggan

Det_PesanPelanggan

Data order online

Data order online

Data BarangData Barang

SalesData Sales

Data order Online

- Data User dan Password- Data Order Online

- Data Sales- Data Barang- Data Pelanggan

- Data Pembelian- Data Retur Pembelian

- Data Penjualan- Data Retur penjualan

- Data Barang- Data Pelanggan- Faktur Penjualan- Faktur Retur Penjualan

- Laporan penjualan per pelanggan

Gambar 2. Diagram Level Nol

3. Diagram Level 1Diagram level satu merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam

diagram level nol atau diagram level diatasnya.

a. Diagram Level 1 Proses 1Diagram level satu proses satu menguraikan proses pengolahan data pemesanan

online yang dapat dilihat pada gambar 3.

6

Gambar 3. Diagram Level 1 Proses 1

b. Diagram Level 1 Proses 2Diagram level satu proses satu menguraikan proses pengolahan data master yang

dapat dilihat pada gambar 4.

Gambar 4. Diagram Level 1 proses 2

c. Diagram Level 1 Proses 3Diagram level satu proses satu menguraikan proses pengolahan data transaksi

yang dapat dilihat pada gambar 5.

7

Gambar 5. Diagram Level 1 proses 3

d. Diagram Level 1 Proses 4Diagram level satu proses satu menguraikan proses pembuatan laporan yang

dapat dilihat pada gambar 6.

8

Pimpinan

4.1PPenarikan Laporan

BarangBarang Data Barang Laporan Barang

4.2PPenarikan Laporan

PelangganLaporan PelangganPelanggan Data Pelanggan

4.3PPenarikan Laporan

Pembelian

4.5PPenarikan Laporan

Penjualan

Beli

Jual

Data Pembelian

Data Penjualan

Laporan Pembelian

Laporan order online

Kas KecilLaporan Penjualan

pesanpelanggan4.4P

Penarikan Laporanorder online

Data order online

Laporan Penjualan

4.6PPenarikan Laporan

Penjualan /pembelian per

produkData Pembelian

Data Penjualan

- Laporan Pembelian / Penjualan per produk

4.7PPenarikan Laporan

Penjualan perpelanggan

PiutangData Penjualan Laporan penjualan per pelanggan

Laporan penjualan per pelanggan

Gambar 6. Diagram Level 1 proses 4

4. Entity Relationship Diagram (ERD)Diagram ERD merupakan kumpulan entitas, Skema ini menggambarkan

implementasi teknis dari sebuah model data.

9

Pelanggan Menghasilkan Jual

Mempunyai

Det_jual

Memiliki

Barang Menghasilkan

Menghasilkan

Det_pesan

Det_beli

Memiliki Pesan

Beli

Memiliki

1M

1

M

M

1

1

M

1

M

1

M

1M

Id_pelanggan

Nama

alamat

telp

Id_det_beli

Id_barang*

total

Id_beli*

jumlah retur

Id_det_jual

Id_barang*

total

Id_jual*

jumlah retur

Id_barang

Nama_barangHarga_jual

stokHarga_beli

Id_det_pesan

Id_barang*

jumlah

Id_pesan*

Id_pesan tanggal

Id_jual

Id_pelanggan*

total

retur

tanggal

status

Id_jual

total

retur

tanggalstatus

User_loginMelakukan1

Melakukan

1

1

Melakukan

1

1

Id

user

password

level

1

Sales

Menghasilkan

1

M

nama

wilayah

Id_sales

Member

id_member

nama telp

password

alamat

Det_pesanpelanggan

Mempunyai

pesanpelanggan

Mempunyai

Id_det_pesanpelanggan

Id_barang*

temp

Id_pesanpelanggan*

jumlah

Id_pesanpelanggan

Id_member*

total

tanggal

Id_sales*

email

status

1

M

1

M

Menghasilkan

1

M

Gambar 7. Entity Relationship Diagram

HASIL RANCANGAN

1. Halaman LoginHalaman input data login ini berisi form login yang dapat digunakan oleh admin

dan member untuk proses login.

Gambar 8. Halaman Login

10

2. Halaman Index AdminHalaman index admin ini berisi halaman – halaman yang dapat dimanfaatkan

admin untuk mengolah data – data distibusi yang terjadi di perusahaan.

Gambar 9. Halaman Index Admin

3. Halaman Index pengunjungHalaman index pengunjung ini berisi halaman – halaman yang dapat

dimanfaatkan pengunjung untuk mendapatkan informasi – informasi mengenai

perusahaan dan produk – produk yang didistribusikan.

Gambar 10. Halaman Index Pengunjung

11

4. Halaman Index MemberHalaman index member ini berisi menu – menu yang dapat dimanfatkan meber

untuk melihat profilnya, melakukan pemesanan dan melihat list pemesanannya.

.

Gambar 11. Halaman Index Member

5. Halaman Input Data RegistrasiHalaman ini berisi form yang harus diisi pengunjung apabila pengunjung ingin

bergabung menjadi member.

Gambar 12. Halaman Input Data Registrasi

6. Halaman Input Data Order Online / WebsiteHalaman ini bersi form pemesanan yang dapat digunakan oleh member saat mereka

ingin melakukan pemesanan barang.

12

Gambar 13. Halaman Input Data Order Online

7. Halaman Input Data PemesananHalaman ini digunakan untuk menginput data pemesanan ke supplier, menu ini

digunakan oleh pimpinan.

Gambar 14. Halaman Input Data Pemesanan

8. Halaman Input Data PembelianHalaman ini digunakan untuk menginput data pembelian dari supplier, menu ini

digunakan oleh bagian stok

13

Gambar 15. Halaman Input Data Pembelian

9. Halaman Input Data PenjualanHalaman ini digunakan untuk menginput data penjualan ke konsumen, menu ini

digunakan oleh bagian fakturis.

Gambar 16. Halaman Input Data Penjualan

14

PENUTUP

Berdasarkan dari hasil analisis yang telah dilakukan pada CV. Sindanglaya Palembang,maka penulis membuat kesimpulan sebagai berikut:1. Permasalahan yang terdapat di CV. Sindanglaya antara lain angka penjualan yang cenderung

karena hanya mengandalkan jasa salesman, dalam melakukan pencatatan data pemesanandan retur masih menggunakan cara yang ditulis tangan. Akibatnya sering terjadi kesalahandalam penulisan data, perhitungan yang kurang akurat dan kesulitan dalam pencarian data.

2. Untuk mengatasi permasalah tersebut maka diperlukan sebuah sistem website yang isinyameliputi form order online, form pemesanan, form pembelian, form penjualan, form returbeli dan jual, serta penyajian laporan.

3. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan penjualan atau income di CV. Sindanglayadengan cara memberikan informasi – informasi produk kepada pengunjung dan promo –promo untuk menarik minat pengunjung dan membantu mengatasi permasalahan manualpada kegiatan pengolahan data distribusi barang pada CV. Sindanglaya Palembang.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan BersaingPerusahaan dan Organisasi Modern. Cetakan I. Yogyakarta: Andi Offset.

Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita.

Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Yogyakarta: PT. Elex MediaKomputindo.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teoridan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Pratama, Antonius Nugraha Widhi. 2010. CodeIgniter: Cara Mudah Membangun AplikasiPHP. Jakarta: Mediakita.

Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi Offset.

Tjiptono, Fandy. 2008. Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Andi Offset.