program diploma iii perpustakaan fakultas ilmu … filepenyusunan tugas akhir ini dimaksudkan untuk...
TRANSCRIPT
Tingkat pemanfaatan koleksi pada layanan sirkulasi di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar
vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh :
Mulyono
D.1805047
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2008
i
PERSETUJUAN
Tugas Akhir ini telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji
Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Surakarta, 2005
Disetujui
Dosen Pembimbing
Daryono S.Sos NIP. 131 696 960
ii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, dan diterima untuk
memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Ahli Madya (A.Md)
Hari : ……………………..
Tanggal : ………………... 2008
Tim Penguji Tugas Akhir
Penguji I
Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131 283 612
Penguji II
Daryono S.Sos NIP. 131 696 960
Disahkan Oleh:
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dekan,
Drs. H. Supriyadi SN, SU NIP. 130 936 616
iii
HALAMAN MOTTO
Lebih baik kalah dengan membanggakan daripada menang dengan
memalukan… Mulyono
“Putau membentang Pisau kan haus”
akankah hidup kita sia-sia karena narkoba??
Jauhi Narkoba Bro...!!!!! Mulyono
Nggak ada kata damai sebelum kita mengetahui dimana letak jalan
damai itu sebenarnya berada,,, SLANK
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya ini saya persembahkan untuk :
1. Tuhan YME, yang menguasai jagat raya seisinya yaitu ALLAH SWT
2. Ayah dan Ibu yang tiada hentinya mendo’akan anaknya
3. Seluruh keluarga yang senantiasa mendukungku
4. Semua pustakawan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
5. Almamaterku, UNS tercinta
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas nikmat dan karunia-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini. Dengan judul :
TINJAUAN TENTANG PEMANFAATAN KOLEKSI PADA LAYANAN
SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA.
Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat
guna menyelesaikan kuliah dan memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada Program
Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Tugas Akhir ini tidak dapat selesai tanpa adanya bantuan, dukungan serta
bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati
penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak dan Ibu tercinta yang tiada hentinya mendoakan aku.
2. Drs. H. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret.
3. Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku ketua Program Diploma III Ilmu
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
4. Daryono, S.Sos selaku dosen pembimbing penulisan Tugas Akhir dan Dra. Sri
Urip Haryati, M.Si selaku Dosen penguji Tugas Akhir.
5. Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen Pembimbing Akademis
6. Ratna Sufiatin, SH.M.Si selaku Kepala UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
7. Seluruh karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
8. Keluarga besarku yang di Tawangmangu yang selalu mendoakan.
vi
9. Teman-teman kuliah yang selalu memberi semangat sampai terselesaikanya
Tugas Akhir ini.
Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari masih banyak kekurangan
dalam penulisan Tugas Akhir ini, untuk itu segala kritik dan saran yang sifatnya
membangun sangat diharapkan untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga
bermanfaat bagi kita semua. Amin dan terima kasih.
Surakarta, 2008
Mulyono
vii
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN PERSETUJUAN ………………………………………………….. i
HALAMAN PENGESAHAN …………………………………………………... ii
HALAMAN MOTTO …………………………………………………………… iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ………………………………………………… iv
KATA PENGANTAR …………………………………………………………... v
DAFTAR ISI …………………………………………………………………….. vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang …………………………………………………… 1
B. Tujuan ……………………………………………………………..4
C. Pelaksanaan ………………………………………………………. 5
D. Metode Pengumpulan Data ………………………………………. 5
E. Rumusan Masalah ………………………………………………... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan dan Ilmu Perpustakaan …………………7
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi ………………………………….. 9
C. Pengertian Layanan Sirkulasi …………………………………….. 10
D. Fungsi dan Tujuan Layanan Sirkulasi ……………………………. 13
E. Sistem Sirkulasi …………………………………………………... 16
F. Pemilihan Sistem …………………………………………………. 18
G. Jenis-jenis Bahan Pustaka yang di sirkulasikan………………… 19
H. Teori Kepuasan Pengguna Perpustakaan ……………………… 20
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Sejarah Singkat …………………………………………………... 22
viii
B. Gedung dan Ruang Perpustakaan ………………………………… 23
C. Koleksi …………………………………………………………… 24
D. Visi, Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta………………………………………….……………. 27
E. Struktur Organisasi….. …………………………………………… 28
F. Sumber Daya Manusia...…………………………………………... 29
G. Sumber Dana.……………………………………………………... 32
H. Sarana dan Prasarana ……………………………………………. 33
I. Layanan …………………………………………………………… 34
BAB IV PEMBAHASAN ISI
A. Analisis Masalah …………………………………………………. 40
B. Hambatan Masalah ..……………………………………………… 43
C. Pemecahan Masalah ……………………………………………. 48
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ……………………………………………………… 51
B. Saran………………………………………………………………. 52
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
ix
A. LATAR BELAKANG
Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang
dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan,
penelitian, rekreasi, pelestarian budaya bangsa serta berbagai layanan jasa lainya.
Sebuah perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu:
1. Mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang
kegiatan dan misi lembaganya serta masyarakat yang dilayani.
2. Melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan agar
tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak cepat rusak baik
karena pemakaian maupun karena usianya.
3. Menyediakan untuk siap dipergunakan dan diberdayakan (to make
available) atas seluruh sumber informasi dan koleksi yang memiliki
perpustakaan bagi para pemakainya. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11)
Perpustakaan sebagai rangkaian sejarah masa lalu merupakan hasil
budaya umat manusia yang sangat tinggi. Dengan perpustakaan harta dari masa
lalu dalam wujud karya sastra, buah pikiran, filsafat, teknologi, peristiwa-
peristiwa besar sejarah umat manusia, dan ilmu pengetahuan lainya dapat
dipelajari, dihayati serta di ungkapkan kembali pada masa sekarang. Melalui
sumber bacaan dan ilmu pengetahuan di perpustakaan kita tinggal meneruskan
dan mengembangkanya. Perpustakaan juga merupakan akar berpijak sekarang
untuk kemudian melangkah ke masa depan. Dalam kehidupan yang serba modern
dan serba cepat ini semua orang membutuhkan informasi sebagai hal yang
hakiki. Tanpa informasi dapat menyebabkan masyarakat menjadi tersisih dan
terbelakang. Disinilah peranan perpustakaan yang sangat besar.
x
Perpustakaan menjadi pusat informasi dan sumber ilmu pengetahuan yang
tidak habis-habisya untuk digali, ditimba dan dikembangkan. Melalui
perpustakaan kita dapat saling tukar-menukar informasi, dan menambah
pengetahuan untuk memajukan jaman. Apa yang terjadi di bagian dunia yang lain
dapat diikuti dan kita ketahui melalui buku, majalah, surat kabar, film, video,
jaringan internet dan komputer. Dengan perpustakaan kendala jarak dan waktu
sudah dapat teratasi, karena perpustakaan memiliki suatu teknologi informasi dan
telekomunikasi. Perpustakaan dapat memberikan bimbingan bagi kita untuk
melangkah ke masa depan.
Berdasarkan semua paparan diatas, kita berusaha untuk tidak mengulangi
kegagalan dan kesalahan. Selanjutnya mampu mempersiapkan dan menatap masa
depan yang lebih baik dan makin baik. Dengan modal ilmu pengetahuan,
pengalaman masa lampau dan perencanaan, maka kini kita mencoba mengukir
sejarah kehidupan untuk masa depan dan generasi penerus yang sejahtera.
Layanan sirkulasi merupakan unsur paling penting dalam kegiatan
perpustakaan. Betapapun besar koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan, kalau
sirkulasi dan pemakaianya tidak lancar atau sedikit saja yang memanfaatkanya,
maka kecil arti perpustakaan tersebut. Tetapi sebaliknya jika kegiatan dilakukan
oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan tersebut boleh
dikatakan baik.
Layanan sirkulasi menjadi salah satu jasa perpustakaan yang pertama dan
paling vital peranya bagi perkembangan perpustakaan. Layanan sirkulasi
merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan langsung dengan pengguna
perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi sangat mempengaruhi masalah citra
xi
perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan
bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai.
Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan
materi lainya. Maka dari itu kegiatan ini harus dilakukan dengan baik, salah
satunya dengan memberikan pelayanan yang baik kepada pemakai perpustakaan
sehingga tercipta kepuasan pemakai. Staf perpustakaan memainkan peranan
penting dalam usaha perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi pemakainya
serta jasa lainya, untuk itu dibutuhkan pustakawan-pustakawan professional yang
mampu bekerja dengan baik dan menguasai teknologi informasi.
Pustakawan professional yaitu pustakawan yang menguasai ilmu tentang
perpustakaan. Baik itu dari segi teori, praktek, maupun pengalaman. Tanpa
tenaga yang professional sulit bagi perpustakaan untuk berkembang menuju
kemajuan. Oleh karena masih banyak dibutuhkan dan kurangnya tenaga
professional di bidang perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret (FISIP UNS) Surakarta membuka program Diploma
III (DIII) Ilmu Perpustakaan. Dengan berdirinya program ini diharapkan nantinya
akan menghasilkan lulusan-lulusan yang berkualitas dan professional di bidang
perpustakaan. Sehingga kebutuhan-kebutuhan informasi yang telah dijelaskan di
atas dapat tersampaikan kepada yang membutuhkan dengan baik dan berhasil
guna. Selain itu program Diploma III Ilmu Perpustakaan FISIP UNS juga
menerapkan kurikulum wajib Praktek Kerja Lapangan (PKL) bagi setiap
mahasiswa yang telah memenuhi syarat administrasi dan teori dalam perkuliahan.
Dengan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan diharapkan mahasiswa
dapat membandingkan sejauh mana teori yang didapatkan selama kuliah untuk
diterapkan didunia kerja selama satu bulan di instansi perpustakaan yang sudah
xii
ditentukan oleh mahasiswa itu sendiri. Selain itu mahasiswa juga memperoleh
suatu pengalaman yang sangat berharga. Disamping pengalaman ketrampilan dan
kemampuan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan perpustakaan mahasiswa
juga bisa lebih tahu bagaimana kehidupan sehari-hari dunia kerja yang
sesungguhnya. Duka dan bahagia mereka kemas menjadi satu kesatuan
pengalaman dan kenangan yang tak terlupakan selama menjalani perkuliahan.
Dan yang terakhir, dengan Praktek Kerja Lapangan para mahasiswa dapat
mengumpulkan data-data dari instansi perpustakaan yang mereka tempati,
sebagai bahan untuk menyusun/ menulis Tugas Akhir (TA) perkuliahan yang
merupakan salah satu syarat kelulusan dan untuk meraih gelar Ahli Madya
(A.Md.).
B. TUJUAN
1. Untuk mengetahui bagaimana kegiatan layanan sirkulasi yang telah
diterapkan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui tingkat pemanfaatan koleksi layanan sirkulasi dengan
melihat jumlah transaksi peminjaman koleksi.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan
kegiatan layanan sirkulasi.
C. PELAKSANAAN
Tempat Praktek Kerja Lapangan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, yaitu di kampus terpadu UPN “Veteran” Yogyakarta jalan SWK 104
xiii
(lingkar utara) Condong catur Yogyakarta. Waktu pelaksanaan di mulai tanggal
11 februari s/d 20 Maret 2008.
D. METODE PENGUMPULAN DATA
a) Pengamatan (Observasi)
Metode Obsevasi adalah metode pengumpulan data dimana peneliti mencatat
informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W. Gulo:
2002: 116). Metode ini bertujuan untuk mendapatkan data-data yang konkrit
dengan melihat lansung kondisi yang ada, yaitu dengan mengumpulkan data-
data yang didapatkan langsung dari pihak UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
b) Wawancara (Interview)
Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan
responden (W Gulo: 2002: 119). Metode ini dilakukan dengan cara dialog
langsung dengan orang-orang yang berkepentingan seperti kepala unit
pelaksana teknis perpustakaan, staf perpustakaan dan para pemakai jasa
perpustakaan.
c) Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data dengan menggunakan
catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu
(W. Gulo: 2002: 123). Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
d) Studi Pustaka
xiv
Metode ini dilakukan dengan cara memanfaatkan sumber perpustakaan untuk
memperoleh data penelitianya. (Mestika Zed, 2004 : 1)
E. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang dan uraian di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahanya, sebagai berikut:
1. Sejauh mana layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta?
2. Sejauh mana tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan
UPN “Veteran” Yogyakarta?
3. Apa saja hal-hal yang menjadi hambatan dalam pemanfaatan koleksi sirkulasi
di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta?
xv
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN PERPUSTAKAAN DAN ILMU PERPUSTAKAAN
Didalam kamus istilah perpustakaan, Perpustakaan diartikan sebagai
bentuk pengumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku/ book
material dan bahan non buku/ non book materials disusun dengan sistem tertentu
diperuntukkan kepada pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya
atau pengertianya (dipelajari), tidak untuk dimiliki sebagian maupun
keseluruhan.
Tokoh ilmu perpustakaan Sulistyo Basuki berpendapat, batasan
perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu
sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya
disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan dijual.
Menurut Sulistyo Basuki definisi Ilmu Perpustakaan adalah pengetahuan
yang tersusun rapi yang menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta
fungsi metode, penyusunan, tehnik dan teori yang digunakan dalam pemberian
jasa perpustakaan.
Dalam ilmu perpustakaan ada beberapa hal yang harus dikaji, yaitu:
· Perpustakaan sebagai suatu Instisusi
· Organisasi koleksi perpustakaan
· Pengawetan bahan pustaka
· Penyebaran informasi (Sulistyo Basuki 1991 : 6)
xvi
Jadi sangatlah jelas dipaparkan bahwa baik batasan maupun definisi dan
pengkajian ilmu perpustakaan tidak hanya terlibat pada sifat teori tetapi juga pada
ilmu yang mengarah pada pemberian jasa langsung kepada penguna. Hal ini
tentunya menjadi dasar yang kuat untuk membentuk sebuah konsep mendalam
tentang arti ilmu perpustakaan itu sendiri.
Untuk dapat memahami dengan mudah tentang perpustakaan, ada
beberapa istilah yang perlu dipahami terlebih dahulu, yaitu sebagai berikut:
a. Pustaka atau Kitab, yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau
cetakan, di jilid menjadi satu agar mudah dibaca yang berjumlah sedikitnya
48 halaman. Dari kata pustaka terbentuk kata turunan, yaitu Perpustakaan,
Pustakawan, Kepustakaan, Ilmu perpustakaan dan Kepustakawanan.
b. Perpustakaan, secara konvesional yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik
tempat buku dikumpulkan, disusun menurut system tertentu untuk
kepentingan pemakai.
c. Pustakawan, yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga
sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (di Indonesia
criteria pendidikan minimal D-2 dalam bidang ilmu perpustakaan,
dokumentasi dan informasi).
d. Kepustakaan, yaitu bahan bacaan yang digunakan untuk menyusun
karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah dan sejenisnya.
e. Ilmu Perpustakaan, yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan
perpustakaan, yang cakupanya meliputi hal-hal sebagai berikut:
· Perpustakaan sebagai suatu institusi, mencakup organisasi
perpustakaan, perkembanganya, perananya dalam masyarakat, dan
sumbangan perpustakaan pada umat manusia.
xvii
· Organisasi koleksi perpustakaan, cara mengolah, menyimpan dan
system temu kembalinya (informasi).
· Pengawetan/ pelestarian koleksi perpustakaan
· Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan
masyarakat.
· Hal-hal yang berkenaan dengan perpustakaan dan jasa perpustakaan
f. Kepustakawanan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi
kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi,
pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai.
(Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11)
B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan Unit Pelaksana Teknis
(UPT) Perguruan Tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan
Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah,
merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada
khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut
dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi
penyelenggara sebuah perpustakaan.
Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi (PT) adalah:
· Memenuhi keperluan informasi mahasiswa dan dosen
· Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
· Menyediakan ruangan untuk pengguna perpustakaan
· Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif
bagi pemakai. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 19)
xviii
C. PENGERTIAN LAYANAN SIRKULASI
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “Circulation” yang berarti
perputaran, peredaran. Dalam ilmu perpustakaan Sirkulasi sering disebut bagian
peminjaman, yakni suatu pekerjaan, tugas, seksi maupun bagian di perpustakaan
yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi.namun demikian pengertian
pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan
pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna
jasa perpustakaan. Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan utama perpustakaan
yang memiliki beberapa tujuan untuk memuaskan pengguna perpustakaan.
Tujuan sirkulasi adalah agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi
seoptimal mungkin, diketahui siapa peminjam koleksi tertentu, terjaminya
pengembalian koleksi dan untuk memperoleh data kegiatan perpustakaan. (Lasa
H.S., 1995 :1)
Bagian layanan sirkulasi harus bekerja sama dengan bagian
pengembangan koleksi sehingga koleksi selalu baru dan tersedia dalam jumlah
yang memadai, karena bagian sirkulasi lebih mengetahui koleksi yang
dibutuhkan pengguna. Selain itu bagian sirkulasi juga harus bekerja sama dengan
bagian pemeliharaan dan perbaikan koleksi perpustakaan, agar koleksi lebih
efektif digunakan oleh pengguna.
Kegiatan layanan sirkulasi
a. Pendaftaran anggota perpustakaan
Salah satu tugas dibagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota
perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Untuk beberapa
perpustakaan tugas menerima anggota perpustakaan ada yang menjadi
xix
tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis
keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan. Syarat
keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda
dengan perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi
keanggotaan intern dan akstern. Anggota intern adalah anggota yang terdiri
dari orang yang berkaitan langsung dengan lembaganya. Anggota ekstern
adalah anggota yang terdiri dari orang yang tidak berkaitan langsung dengan
lembaganya.
b. Peminjaman
Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi.
Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang
dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna
meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi
yang berupa buku.
c. Pengembalian dan perpanjangan
Kegiatan pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna
telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. Kegiatan perpanjangan
adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai
kurun waktu yang ditentukan. Perpanjangan koleksi biasanya dilakukan satu
kali periode peminjaman.
d. Penagihan
Kegiatan penagihan adalah kegiatan pemberitahuan kepada peminjam untuk
meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu
peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada
setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama dilakukan tiga hari setelah
xx
keterlambatan, penagihan yang kedua dilakukan dua minggu setelah
keterlambatan, dan penagihan yang ketiga dilakukan sebulan setelah
keterlambatan. Sarana penagihan koleksi meliputi:
· Kartu penunjuk tanggal kembali, sebagai sarana pengecekan koleksi yang
sudah waktunya kembali.
· Kartu buku, yang menunjukkan identitas nomor anggota dan koleksi yang
dipinjam.
· Kartu peminjam, untuk menunjukkan identitas peminjam.
· Formulir penagihan, berisi nama dan alamat tertagih, identitas koleksi
yang dipinjam serta batas akhir waktu peminjaman.
e. Pemberian Sanksi
Sanksi adalah suatu tindakan pemberian hukuman atas orang yang melakukan
pelanggaran. Sanksi ini penting diberikan bagi pengguna yang melakukan
pelanggaran, sebagai sarana untuk mendidik pengguna agar mentaati
peraturan yang berlaku. Berat ringanya sanksi kepada pengguna tergantung
pada jenis pelanggaran yang dilakukan. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 24)
Jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain:
· Keterlambatan pengembalian koleksi
· Membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar
· Mengembalikan koleksi dalam keadaan rusak
· Menghilangkan koleksi yang dipinjam
· Melanggar peraturan perpustakaan
Jenis sanksi yang diberikan antara lain:
1) Sanksi denda, besarnya denda dditentukan oleh kebijakan perpustakaan
xxi
2) Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam koleksi dalam kurun
waktu tertentu, atau dikeluarkan dari keanggotaan perpustakaan.
f. Beres Administrasi Perpustakaan (Bebas Pustaka)
Beres administrasi perpustakaan adalah kegiatan pemeriksaan bahwa
pengguna tidak lagi mempunyai pinjaman atau denda, serta pemberian tanda
bukti bahwa pengguna bebas dan tidak mempunyai tanggungan apapun pada
perpustakaan. Adapun fungsinya untuk mencegah atau menekan
kemungkinan hilangnya koleksi.
g. Statistik
Statistik adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan
untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang
dikerjakan meliputi data pengunjung, keamggotaan, jumlah peminjam,
koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan. Fungsi statistik
adalah:
1) Menyusun laporan tahunan perpustakaan
2) Menyusun rencana kegiatan perpustakaan
3) Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan
pengguna.
4) Memperkuat alas an dalam penambahan anggaran dan tenaga.
D. FUNGSI DAN TUJUAN PELAYANAN SIRKULASI
1. Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Menurut Syuihabuddin Qalyubi dkk terdapat beberapa fungsi pelayanan
sirkulasi yaitu sebagai berikut:
a) Pengawasan pintu masukdan keluar perpustakaan
xxii
b) Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota dan pengunduran diri anggota
perpustakaan.
c) Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
d) Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti
denda.
e) Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya dan surat bebas pustaka.
f) Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku
hilang atau rusak.
g) Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman.
h) Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang
memperbarui keanggotaanya. Anggota baru, anggota yang mengundurkan
diri, pengunjung perpustakaan, statistic peminjam, statistic jumlah buku
yang dipinjam, statistic peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah
buku yang masuk daftar tendon.
i) Peminjaman antar perpustakaan
j) Pengawasan urusan penitipan tas, jas atau barang lainya milik pengunjung
perpustakaan.
k) Penugasan lainya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
(Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 221)
2. Tujuan Pelayanan sirkulasi
Jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung perpustakaan ini merupakan
bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan:
a) Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal
mungkin
xxiii
b) Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana
alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali.
c) Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan
demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
d) Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan
pemanfaatan koleksi
e) Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
(Lasa H.S, 1995 : 1)
3. Syarat
Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi para pengguna. Terlebih
perpustakaan Perguruan Tinggi yang belum memasuki era digital informasi
juga perlu memperhatikan sarana dan prasarana yang lebih memudahkan
pengguna untuk memanfaatkan jasa layananya. Layanan perpustakaan yang
ramah dan profesional juga ikut berperan dalam menumbuhkan kenyamanan
bagi pemakai, agar pemakai betah berkunjung ke perpustakaan.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka perlu diperhatikan syarat-syarat
dalam sirkulasi. Antara lain:
a) Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur. Sebab keteraturan
ini sangat membantu kelancaran tugas-tugas kepustakwanan.
b) Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak
menimbulkan masalah.
c) Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Sebab
peminjam akan lebih senang apabila dapat segera dilayani dalam waktu
yang singkat.
xxiv
d) Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan bahan
pustaka lain berisi rekaman hasil pemikiran manusia yang harus dijaga
kelestarian dan keamananya. (Lasa H.S, 1995 : 2)
E. SISTEM SIRKULASI
Untuk menghasilkan suatu hasil kerja yang maksimal dan memuaskan
pengguna, sebuah perpustakaan harus mempunyai satu kesatuan sistem yang
baik. Dengan sistem yang baik dan jelas diharapkan pengguna perpustakaan
dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik pula. Dengan adanya
sistem yang berlaku pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang
berlaku. Selain itu sistem yang baik juga akan mempermudah petugas
perpustakaan (Pustakawan) dalam memberikan pelayanan yang terbaik untuk
pengguna perpustakaan.
Ada dua macam jenis sistem yang kita temui di dalam layanan sirkulasi,
yakni sistem tertutup (Close Access) dan sistem terbuka (Open Access). Dari
kedua sistem tersebut mempunyai pengertian dan dampak masing-masing, seperti
terjelaskan dibawah ini.
1) Sistem tertutup (Close Access)
Suatu sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pengguna
mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Pengguna bisa memilih koleksi
melalui katalog dan selanjutnya selanjutnya petugas perpustakaan yang akan
mengambilkan.
Di dalam sistem tertutup (Close Access) pengunjung tidak diperkenankan
masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi
perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui
xxv
petugas yang akan mengambilkan pustaka untuk para pengunjung
(Syihabudin Qalyubi, 2003 : 25).
Keuntungan
ü Memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan lainya,
sehingga menghemat ruang untuk menyimpan koleksi.
ü Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak, karena
yang mengambil dan mengembalikan adalah petugas.
ü Faktor kehilangan dan kerusakan koleksi bisa diperkecil
ü Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi
Kerugian
ü Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman
ü Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran
dilayani bila antrian panjang).
ü Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam
ü Peminjam sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak
sesuai dengan yang dikehendaki.
ü Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah dipinjam
ü Terjadi antrian sehingga menyita banyak waktu.
Kelebihan sistem tertutup
a) Koleksi akan terjaga kerapianya
b) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan
Kelemahan sistem tertutup
a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan
b) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu
bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka.
xxvi
c) Pemakai tidak dapat browsing.
2) Sistem terbuka (Open Acces)
Suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang
koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki.
Peminjam atau pengguna disini di tuntut harus mengenal sistem
pengelompokan buku yang digunakan oleh perpustakaan itu sehingga koleksi
yang dikehendaki dapat ditemukan dengan mudah.
(Syihabudin Qalyubi, 2003 : 26).
Kelebihan
ü Pamakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga
mendapatkan pengetahuan yang beragam.
ü Tenaga yang dibutuhkan petugas tidak banyak.
Kelemahan
ü Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat
semula sehingga koleksi bercapur aduk
ü Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku
yang salah letak
ü Kehilangan koleksi relative besar. (Syihabudin Qalyubi, 2003 : 26).
F. PEMILIHAN SISTEM
Untuk menentukan sistem mana yang paling cocok, kiranya tidak ada
ketentuan yang mutlak untuk memilih salah satu sistem. Sebab suatu sistem
dianggap baik dan cocok untuk suatu perpustakaan, tetapi belum tentu cocok
untuk perpustakaan lain. Oleh karena itu sebaiknya dipilih sistem yang cocok
xxvii
dengan kondisi setempat dan lebih efisien serta sedikit menimbulkan kerugian
atau resikonya ringan.
Faktor-faktor dalam menentukan sistem layanan adalah sebagai berikut:
1. Keuntungan dan kerugian masing-masing sistem
2. Tingkat keselamatan koleksi, jenis dan sifat rentan.
3. Perbandingan jumlah petugas dan jumlah pengguna koleksi.
4. Luas gedung perpustakaan.
5. Rasio jam buka dan jumlah petugas.
6. Pengguna aktif/ anggota
G. JENIS-JENIS BAHAN PUSTAKA YANG DISIRKULASIKAN
1. Segi Jenisnya
· Buku Teks (buku penyerta dalam perkuliahan)
· Buku untuk pengembangan ilmu (buku pelengkap untuk memperkaya
pengetahuan)
· Penerbitan berkala (Majalah, journal dan surat kabar)
· Penerbitan Perguruan Tinggi (BPK, Skripsi, Tesis, Desertasi)
· Penerbitan Pemerintah (Peraturan Perundang-undangan)
· Penerbitan bukan buku (Audio Visual, tape, kaset, CD)
2. Segi Penempatanya
· Bahan pustaka umum (buku teks dan buku pengembangan ilmu)
· Bahan pustaka cadangan (Reserved collection/ buku teks dan buku
pengembangan ilmu yang jumlah kopy judulnya terbatas)
· Bahan pustaka referensi (kamus, ensiklopedi, direktori, buku laporan,
peta dll)
xxviii
· Bahan pustaka khusus (penerbitan berkala, penerbitan pemerintah,
penerbitan perguruan tinggi dan koleksi non buku)
· Bahan pustaka pesanan (book on reserve) bahan pustaka yang sudah
dipesan pemakai)
H. TEORI KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN
Untuk mengetahui kebutuhan pengguna secara tepat bukanlah suatu
pekerjaan mudah. Sebab informasiyang kita terima pada umumnya merupakan
sebagian kecil dari apa yang sebenarnya ada di dalam pikiran pemakai
perpustakaan.
Dalam memberikan strategi kepuasan pengguna perpustakaan, terdapat
tiga kunci utama. Yaitu:
1. Kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan pemakai serta
memahami tipe-tipe pemakai perpustakaan.
2. Pengembangan database yang lebih akurat, termasuk data kebutuhan dan
keinginan setiap segmen pengguna dan perubahan kondisi.
3. Pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pasar dalam
suatu kerangka strategis. (Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003: 204)
Beberapa strategi untuk memuaskan pemakai perpustakaan antara lain
sebagai berikut:
a) Strategi pemasaran yang berupa Relationship Marketing, yaitu strategi
dimana transaksi pertukaran petugas dengan pemakai perpustakaan
berkelanjutan, dalam arti tidak berakhir setelah transaksi jasa selesai.
Relationship Marketing dapat diimplementasikan dengan cara
membentuk customer database, yaitu daftar nama pemakai perpustakaan
xxix
dalam jangka panjang yang dianggap perlu dibina. Cara lain ialah dengan
melakukan Frecuency Marketing, yaitu usaha untuk mengidentifikasi,
memelihara dan meningkatkan hasil pemakai terbaik melalui hubungan
jangka panjang yang interaktif dan bernilai tambah.
b) Strategi superior Customer Service, yaitu menawarkan pelayanan yang
lebih baik daripada pesaing. Biasanya pemakai perpustakaan
mendapatkan manfaat besar dari pelayanan superior tersebut.
c) Strategi yang berintikan komitmen untuk memberikan kepuasan
pelanggan yang akan menjadi sumber dinamisme penyempurnaan mutu
produk jasa dan kinerja perpustakaan.
d) Strategi penanganan keluhan yang efisien dengan cara menyelesaikan
penanganan keluhan secara baik sehingga pemakai perpustakaan menjadi
puas.
e) Strategi peningkatan kinerja perpustakaan. (Syihabuddin Qalyubi dkk.
2003: 206)
xxx
BAB III
GAMBARAN UMUM
A. SEJARAH SINGKAT
Sejarah UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimulai dari
berdirinya APN “Veteran” Yogyakarta berdasarkan surat keputusan Menteri
Urusan Veteran Republik Indonesia nomor: 139/KPTS/1958 pada 8 oktober
1958. Setelah tiga tahun resmi berdiri, maka didirikan suatu perpustakaan untuk
mendukung kelancaran kegiatan pendidikan dengan nama Perpustakaan APN
“Veteran” Yogyakarta yang berlokasi di kampus ketandan wetan no.22
Yogyakarta.
Pada tahun 1965, berdasarkan keputusan bersama Menteri Urusan
Veteran dam Mobilisasi dan Menteri Pendidikan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan
nomor 140/KPTS/1965, APN “Veteran” ditingkatkan menjadi PTPN “Veteran”
Yogyakarta. Sejalan dengan lembaga induknya, perpustakaan juga berubah
namanya menjadi perpustakaan PTPN “Veteran” Yogyakarta. Pada tahun 1976,
perpustakaan pindah ke jalan Babarsari no.02 tambakbayan Yogyakarta.
Pada tanggal 30 Nopember 1977, berdasarkan surat keputusan
Menhankam/Pangab nomor Skep/1555/XI/1977, PTPN “Veteran” Yogyakarta
diubah menjadi UPN “Veteran” Yogyakarta. Demikian juga dengan
perpustakaanya, berubah menjadi UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
xxxi
Sejak berdiri sampai sekarang UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta telah mengalami dua belas kali masa pergantian kepemimpinan,
yaitu:
1. Oemi S. (1961 – 1964)
2. Adiani Mulyani (1964 – 1969)
3. Sadjimin, B.A. (1969 – 1974)
4. Dra. Rahayuningsih (1974 – 1981)
5. Wahid Sudarsonohadi (1981 – 1985)
6. R. Sri Widodo, B.Sc. (1985 – 1991)
7. Drs. Soepono (1991 – 1994)
8. Sadjimin, B.A. (juli 1994 – September 1994)
9. Kol. CZI. Sudrajat (September 1994 – September 1995)
10. Ir. Siti hamidah, MP (September 1995 – Agustus 1997)
11. Dra. Yuharningsih, SH.M.Si (Agustus 1997 – Januari 1997)
12. Ratna Sufiatin, SH.M.Si (Februari 2000 – Sekarang)
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
B. GEDUNG DAN RUANG PERPUSTAKAAN
UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta berlokasi di kampus terpadu
UPN “Veteran” Yogyakarta, jalan SWK 104 (lingkar utara) Condong Catur
Yogyakarta dengan menempati gedung sendiri yang terletak disamping gedung
Rektorat. Gedung perpustakaan terdiri dari tiga lantai, tetapi perpustakaan hanya
menempati lantai 1 dan lantai 2 saja dengan luas 1600 m2. Gedung perpustakaan
ini letaknya sangat strategis, dapat dijangkau dengan mudah dari semua fakultas
di UPN “Veteran” Yogyakarta maupun dari luar daerah.
xxxii
Adapun ruangan yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, adalah sebagai berikut:
1. Ruang UPT Perpustakaan
2. Ruang Sirkulasi
3. Ruang Penelusuran dan Internet
4. Ruang Administrasi
5. Ruang Pengolahan
6. Ruang Transit
7. Ruang peta rupabumi
8. Ruang Baca buku cadangan
9. Ruang Referensi
10. Ruang baca hasil penelitian, skripsi, tesis, dan Disertasi
11. Ruang fotokopy dan Administrasi
12. Ruang Bebas
13. Ruang Diskusi
14. Ruang Gudang
15. Kamar mandi
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
C. KOLEKSI
Koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
mencakup berbagai bidang, baik dalam dalam bahasa inggris maupun bahasa
Indonesia. Koleksi berasal dari pembelian, hadiah dan sumbangan. Sampai
dengan Maret 2008 koleksi yang dimiliki adalah:
xxxiii
Table 1. jumlah koleksi sampai dengan bulan Maret 2008
No Jenis Koleksi Judul/Keping/buah Eks/keping/buah
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Buku
Karya Ilmiah Dosen
Thesis
Desertasi
Laporan Kerja Praktek
Skripsi
Jurnal
Surat kabar
Majalah
SC Jurnal (CD-ROM)
CD Buku
CD Majalah
Disket Buku/Majalah
19.812
1.360
448
78
15
599
22
5
117
927
342
112
114
48.157
1.360
448
78
15
559
22
5
2.892
927
342
112
114
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Koleksi yang bisa digunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna
perpustakaan sebagai berikut:
1) Koleksi Umum
Yang dimaksud koleksi umum adalah koleksi yang berada di ruang sirkulasi
dan ruang cadangan. Terdiri dari buku-buku teks seluruh cabang ilmu dari
golongan 000 – 999 dan dapat di pinjam.
2) Koleksi Cadangan
xxxiv
Koleksi cadangan berada di ruang baca. Koleksinya sama dengan koleksi
yang ada di ruang sirkulasi tetapi koleksi cadangan lebih lengkap dan setiap
satu judul buku tersedia satu eksemplar (c.1). koleksi yang ada di ruang
cadangan adalah buku teks, laporan penelitian dosen, skripsi, tesis dan
desertasi.
3) Koleksi Referensi
Koleksi referensi yang dimiliki antara lain:
· Atlas
· Abstrak
· Kamus
· Laporan Tahunan
· Indeks
· Direktori
· Handbook
· Ensiklopedi
· Prosiding
· Jurnal
· Terbitan Pemerintah
4) Koleksi Terbitan Tahunan
Ø Surat kabar yang di langgani antara lain The Jakarta Post, Warta
Ekonomi, Bernas, Republika, Kedaulatan Rakyat dan Kontan.
Ø Majalah yang dilanggani antara lain Forum, Gatra, Buletin Jendela
Informasi, Elektro Indonesia, Trubus, Info Bisnis, Info Komputer, Jurnal
Komunikasi Indonesia, Jurnal Bisnis dan Akuntansi, OZON, Gema
Klipping Ekonomi, Gema Klipping Politik, Prisma, Manajemen Usaha
xxxv
Indonesia, Jurnal Keuangan, Jurnal Primatologi Indonesia, Media Teknik,
Duta Rimba dan Majalah Ilmiah Pembangunan.
Ø Terbitan berkala yang di terbitkan oleh Fakultas dan UPT yaitu Buletin
Perpustakaan, Agrivet, Info Kampus, Paradikma, Media Klipping, Jurnal
Fakultas Ekonomi, dan Buletin teknik Mineral.
Ø Majalah yang berasal dari hadiah antara lain Warta Pertamina, Petroleum
Engineering, OPEL, Bina Widya, Indonesia Mining Journal, Jurnal
Teknologi Industri, Jurnal Geologi dan Sumber Daya Mineral.
5) Koleksi Khusus
Koleksi khusus berupa arsip-arsip rektor. Pengelolaan arsip-arsip rektor
dimulai pada tahu 1966, bersifar rahasia dan khusus. Untuk itu tidak setiap
orang dapat menggunakan koleksi tersebut. Apabila menggunakan harus
dengan ijin orang kepercayaanya atau petugas perpustakaan yang
mengelolanya.
D. VISI, MISI DAN TUJUAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN”
YOGYAKARTA
1. Visi
Visi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah menjadi pusat
informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang berbasis elektronik dan
mampu bersaing di era globalisasi dalam rangka menunjang pelaksanaan Tri
Dharma Perguruan Tinggi.
2. Misi
Misi UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan koleksi secara terus – menerus dan berkelanjutan
xxxvi
b. Mengembangkan jenis layanan di perpustakaan sesuai dengan
perkembangan yang terjadi di era globalisasi.
c. Mengembangkan kemampuan SDM dalam rangka meningkatkan
mutu layanan kepada pemakai.
d. Memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada semua
pemakai melalui pengembangan automasi perpustakaan.
e. Mengembangkan layanan informasi secara on-line dan terintegerasi.
Sehingga dapat diakses melalui fakultas atau program studi yang
lokasinya jauh dari UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
f. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan Perguruan Tinggi lain.
3. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan mutu layanan yang
berorientasi kepada pemakai, melalui penyediaan berbagai sumber informasi
ilmu pengetahuan dan teknologi dan layanan elektronik dengan pemanfaatan
jaringan LAN (Local Area Network) maupun jaringan internet sehingga dapat
diakses dari berbagai tempat.
E. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi perpustakaan yang disusun oleh seorang atau beberapa
staf pimpinan, tidak asal tersusun namun penyusunanya harus berdasarkan
persyaratan atau asas prinsip organisasi. Struktur organisasi perpustakaan akan
menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja
di perpustakaan.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta mempunyai dua macam
struktur organisasi, yaitu:
xxxvii
1) Struktur Makro
Organisasi makro adalah penegasan dan penggambaran kedudukan
perpustakaan sebagai unit kerja dalam organisasi yang bersangkutan
(Daryanto: 1986: 14). Susunan kepengurusan dalam struktur makro ini berada
dibawah Rektor UPN “Veteran” Yogyakarta. Rektor dibantu oleh pembantu
rektor, ketua lembaga dan dekan. UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta
kepengurusanya berada dibawah pembantu rektor.
2) Struktur Mikro
Organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam,
kedudukan, scope, system dan kewenangan secara hirarki dari sub-unit kerja
yang ada dalam lingkungan perpustakaan yang kemudian tertuang dalam
bentuk struktur organisasi (Daryanto: 1986: 15). Susunan kepengurusan
dalam struktur mikro ini berada dibawah Kepala UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta, yang dibantu oleh Kepala Sub bagian tata usaha dan
Kepala Sub bagian teknik serta Kepala Sub bagian pelayanan dibantu oleh
pustakawan maupun bukan pustakawan.
F. SUMBER DAYA MANUSIA
Proses pemasukan data ke computer secara rutin dilakukan oleh tiga
orang bagian pengolahan, tapi secara khusus entri data dikerjakan oleh seluruh
pegawai perpustakaan dengan system lembur. Untuk sumber daya menusianya
diberikan pelatihan mengenai system yang digunakan pada saat ini selama dua
hari. Pelatihan diberikan oleh tim dari Universitas Negeri Yogyakarta dengan
pantauan dari tim Automasi IPB Bogor. Sumber daya yang diberikan pelatihan
tidak hanya tiga orang tersebut tetapi seluruh staff UPT Perpustakaan UPN
xxxviii
“Veteran” Yogyakarta sehingga staff UPT dapat melakukan proses pemasukan
buku.
Pegawai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki latar
belakang pendidikan yang berbeda-beda, yaitu 7 orang lulusan SLTA, 2 orang
lulusan D III Perpustakaan, 2 orang lulusan S1 dan 2 orang lulusan S2.
Tabel
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Yogyakarta
No Nama Pendidikan Terakhir Gol Jabatan
1
2
3
4
5
6
7
Ratna Sufiatin, SH.M.Si
Suninto Prabowo,SH.
Muji Isambina, S.sos
V. Juminten
Sri Lestari Kristiani, ST
Sarimin
Basir Umaryadi
S2 Perpustakaan UI
S2 Perpustakaan UGM
S2. Perpustakaan UNPAD
SLTA
TI UPN dan kursus Perp.
SLTA + Kursus Perp.
SLTA + Kursus Perp.
III/c
III/c
III/b
III/b
III/a
II/d
II/d
KA UPT
Perpustakaan
Kasubag
Pelayanan
Kasubag
Teknis
Kasubag TU
Staf
Fungsional
Pustakawan
Fungsional
Pustakawan
xxxix
8
9
10
11
12
13
Bambang Eko Sunaryo
Eko Yuli Wahyuningsih
Bugel Suryanto
Darsini, A.md
Enni Suparni, A.Md
Muhardono
SLTA + Kursus Perp.
SLTA + Kursus Perp.
SLTA + Kursus Perp.
D3 Perp. UGM
D3 Perp. UGM
SLTA + Kursus Perp.
II/d
II/d
II/d
II/d
II/d
II/d
Fungsional
Pustakawan
Fungsional
Pustakawan
Fungsional
Pustakawan
Staf
Fungsional
Pustakawan
Staf
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan Perpustakaan
Perguruan Tinggi yang memberikan pelayanan kepada:
1. Mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, yang terdiri dari beberapa fakultas,
yaitu:
a. Fakultas Teknologi Mineral, dengan jurusan:
· Teknik Geologi
· Teknik Pertambangan
· Teknik Peminyakan
· Teknik Lingkungan
b. Fakultas Teknologi Industri, dengan jurusan:
· Teknik Kimia
· Teknik Industri
xl
· Teknik Informatika
c. Fakultas Pertanian, dengan jurusan:
· Sosial Ekonomi Pertanian
· Ilmu Tanah Pertanian
· Pertanian Agronomi
d. Fakultas Ekonomi, dengan jurusan:
· Ekonomi Manajemen
· Ekonomi Pembangunan
· Ekonomi Akuntansi
e. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dengan jurusan:
· Hubungan Internasional
· Administrasi Negara
· Komunikasi Jurnalistik
f. Pasca Sarjana, dengan jurusan:
· Magister Manajemen
· Magister Teknik Pertambangan
2. Dosen UPN “Veteran” Yogyakarta
3. Staf administrasi UPN “Veteran” Yogyakarta
G. SUMBER DANA
Dana yang tersedia untuk UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
berasal dari pusat, yaitu Yayasan Kejuangan Panglima Besar Jendral Sudirman.
Dana tersebut selain digunakan untuk keperluan pengadaan koleksi juga
xli
digunakan untuk keperluan pemeliharaan dan perbaikan pustaka serta pengadaan
dan perawatan sarana prasarana perpustakaan.
H. SARANA DAN PRASARANA
Sarana dan Prasarana yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, antara lain:
1) Furniture
ü Meja pengolahan
ü Meja belajar
ü Meja Kerja dan Pelayanan
ü Meja Komputer
ü Almari Katalog
ü Almari tas (Locker)
ü Almari dan rak display kaca
ü Rak buku
ü Rak majalah dan Koran
ü Rak buku dorong
ü Filing Kabinet
ü Papan Koran
ü Papan pengumuman
ü White board
ü Hiasan dinding
2) Peralatan elektronik
ü Mesin Fotokopi
ü Komputer dan Printer
xlii
ü Mesin Ketik
ü AC
ü Kipas Angin
ü Vacuum Cleaner
ü Alat Laminating dan Scanner
3) Audio Visual
ü Tape Recorder
ü Sound system
ü Televisi
ü Speaker Komputer
4) Peralatan lain
ü Pesawat telepon
ü Pesawat Airphone
ü Jam dinding
ü Lampu penerang
ü Mobil dinas
H. LAYANAN
Layanan di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta terbagi menjadi tiga
jenis, yaitu:
1. Pelayanan Teknis
Pelayanan teknis yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta antara lain:
a. Pengadaan
xliii
Kegiatan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan dalam pengadaan bahan
pustaka adalah dengan cara pembelian, hadiah dan juga dengan
pengadaan. Hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai.
b. Pengolahan
Proses yang dilakukan dalam kegiatan pengolahan ini adalah mengolah
buku baru yang masuk ke perpustakaan, dan tahap-tahapnya meliputi:
ü Cek fisik buku
ü Klasifikasi
ü Pengecapan
ü Inventarisasi
ü Pelabelan
ü Pemberian barcode
ü Input data
c. Perawatan
Kegiatan perawatan yaitu memelihara seluruh koleksi perpustakaan
supaya tidak rusak dan memperbaiki koleksi perpustakaan yang sudah
rusak, yaitu dengan cara:
ü Pengaturan koleksi
ü Mengatur suhu udara dengan memasang AC
ü Meredam cahaya matahari yang masuk dengan cara memasang tirai
ü Membersihkan ruangan
2. Pelayanan pemakai
Dalam kegiatan pelayanan pemakai UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta membagi pelayanan ini menjadi empat layanan yaitu: pelayanan
xliv
sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan, penelusuran informasi dan
pelayanan administrasi.
a. Pelayanan sirkulasi
Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
dilakukan dengan system terbuka (Open Access) dan sudah dilakukan
menggunakan computer (Automasi). Salah satu jenis layanan di ruang
sirkulasi yaitu peminjaman dan pengembalian buku, syaratnya harus
sudah terdaftar sebagai anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, lama pinjam adalah 10 hari dan dapat diperpanjang satu kali
perpanjangan selama 10 hari, jumlah maksimal pinjam buku adalah 2
buah buku. Dan untuk lebih jelasnya, kegiatan ini akan dibahas pada bab
III.
b. Pelayanan Referensi
Layanan Referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di
perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemakai
perpustakaan. Adapun koleksi yang terdapat dalam ruangan referensi
antara lain Handbook, ensiklopedi, kamus dan buku-buku referensi lainya.
Koleksi ini hanya boleh dibaca tempat.
c. Pelayanan buku cadangan.
Koleksi yang ada di ruang koleksi Cadangan lebih lengkap apabila
dibandingkan dengan koleksi di ruang sirkulasi. Hal ini disebabkan
koleksi di ruang cadangan hanya ada satu eksemplar dari setiap koleksi
yang terdapat di dalam UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Koleksi di ruang cadangan ini hanya dipinjam pada hari jumat sore pada
pukul 16.00 – 18.30 WIB, maksimal dua buah buku dan dikembalikan
xlv
pada hari senin paling lambat pukul 10.00 WIB. Dan apabila terlambat
mengembalikan maka dikenakan denda sebesar Rp. 1000,- per buku/jam.
d. Pelayanan Koleksi di Ruang Penelitian
Koleksi yang ada di ruang penelitian ini antara lain: penelitian dosen,
tesis dan desertasi. Koleksi ini tidak dipinjamkan tetapi dapat dibaca di
tempat atau bisa juga di fotokopi pada bab satu saja, karena untuk
menghindari kerusakan dan proses penjiplakan pada bahan pustaka
tersebut.
e. Pelayanan koleksi Jurnal dan Terbitan berkala
Layanan ini meliputi layanan koleksi jurnal, majalah, bulletin dan terbitan
berkala lainya. Dan hanya boleh baca ditempat.
f. Pelayanan Penelusuran catalog melalui OPAC (On-line Public Access
Cataloging)
Data bibliografi perpustakaan dapat diakses melalui seluruh komputer
yang telah tersedia dan telah terintregasi dengan jaringan LAN di
perpustakaan.
g. Pelayanan Penelusuran Informasi
Dalam pelayanan ini ada beberapa jenis layanan yang dapat di telusuri
melalui komputer (internet) antara lain:
ü Penelusuran informasi melalui Internet
ü Penelusuran informasi PDII-LIPI berupa jurnal, Teknologi Tepat
Guna (TTG).
ü Penelusuran BEJ (Bursa Efek Jakarta)
ü Penelusuran Lewat CD-ROM mengenai jurnal ilmiah, artikel dan lain-
lain.
xlvi
ü Penelusuran berita Indonesia (Klipping Elektronik)
ü Penjualan Produk Bakosurtanal berupa peta rupabumi, peta lepas
pantai dan atlas.
3. Pelayanan Administrasi
Pelayanan administrasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta antara lain:
a. Melakukan layanan tata usaha perpustakaan yaitu dalam hal surat
menyurat dan menyimpan dokumen.
b. Mengurusi keuangan perpustakaan dan kepegawaian perpustakaan
c. Membuat laporan secara periodic tentang seluruh kegiatan perpustakaan
kepada Rektor.
d. Melayani permintaan yang berhubungan dengan penyediaan barang-
barang habis pakai untuk keperluan perpustakaan.
4. Tata tertib perpustakaan
Tata tertib yang berlaku di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
antara lain:
a) Jam layanan
Waktu layanan bagi pemakai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta yaitu:
Hari Waktu Istirahat
Senin – Kamis Pagi: 08.00 – 12.00 WIB
Sore: 13.00 – 17.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB
Jumat Pagi: 09.00 – 12.00 WIB
Sore: 13.00 – 17.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
xlvii
b) Keanggotaan
Syarat-syarat untuk menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta adalah sebagai berikut:
ü Membawa atau menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) bagi
mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta atau fotokopi skep/ mengajar/
pengangkatan bagi dosen dan karyawan,
ü Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 3000,- dan kartu berlaku
sampai 1 tahun akedemik.
ü Untuk anggota luar UPN “Veteran” Yogyakarta harus membawa surat
pengantar dari fakultas dan membayar biaya administrasi sebesar Rp.
10.000,-. Kartu ini berlaku untuk 1 tahun akademik dan hanya
digunakan sebagai kartu baca, tidak untuk meminjam bahan pustaka.
c) Sanksi
Sanksi yang diberikan kepada para pemakai UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta antara lain:
ü Keterlambatan pengembalian buku koleksi yang dipinjam dikenakan
denda sebesar Rp. 300,- per buku/hari
ü Untuk keterlambatan pengembalian buku koleksi cadangan dikenakan
dengan sebesar Rp. 1.000,- perp buku/hari.
BAB IV
xlviii
PEMBAHASAN MASALAH
A. ANALISIS MASALAH
Layanan sirkulasi sering dianggap ujung tombak bagi perpustakaan dalam
pelayananya kepada pengguna. Karena bagian layanan sirkulasi merupakan jasa
layanan yang paling sering digunakan oleh pengguna perpustakaan. Dengan kata
lain layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang langsung
berhubungan dengan pengguna perpustakaan, sehingga keberadaanya sangat
menentukan citra baik suatu perpustakaan dimata pengguna.
Dapat dikatakan bahwa layanan sirkulasi yang terdapat di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sudah cukup baik. Dilaksanakan
dengan sistem terbuka (Open Access) dan telah berbasis elektronik (Automasi),
menggunakan software perpustakaan berbasis web yang dikembangkan dari
CDS/ISIS dan dikenal dengan nama SIPRUS, serta layanan penelusuran katalog
terpasang melalui OPAC (Online Public Access Catalogue), diharapkan dapat
memberikan kepuasan tersendiri bagi pengguna perpustakaan. Dengan Open
Access pengguna dapat mencari sendiri koleksi yang mereka butuhkan, selain itu
dengan adanya OPAC pengguna dapat melakukan penelusuran bahan pustaka
secara cepat dan tepat. Tetapi ternyata dengan apa yang sudah dimiliki oleh
bagian layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
tersebut, masih muncul masalah tentang tingkat pemanfaatan koleksi yang masih
rendah. Presentase pemanfaatan koleksi masih sangat rendah jika dibandingkan
dengan jumlah anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta,
Sebagaimana terjelaskan dibawah ini.
xlix
Jika dilihat dari Subjek/bidang ilmunya, keberadaan koleksi bahan
pustaka di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sudah
bisa dikatakan lengkap, karena didalamya bahan pustaka dengan nomor
klasifikasi 001 – 999 hampir semua tersedia. Dibawah ini adalah tabel statistik
buku di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Tabel
Data statistik buku berdasarkan Subjek atau bidang ilmunya
Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun 2007
No No. Klas Subjek Jml
judul
Jml
eks.
1 001 – 099 Karya Umum 1105 2733
2 100 – 199 Filsafat 231 608
3 200 – 299 Agama 138 314
4 300 – 399 Ilmu-ilmu Sosial 4329 10583
5 400 – 499 Bahasa 177 432
6 500 – 599 Ilmu-ilmu Murni 3251 7399
7 600 – 699 Ilmu-ilmu terapan (Teknologi) 7160 18915
8 700 – 799 Kesenian dan Olahraga 109 193
9 800 – 899 Kesusastraan 134 192
10 900 – 999 Sejarah dan Geografi 452 809
Jumlah 17447 42182
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Dengan melihat data statistik di atas, memang benar jika dikatakan
koleksi sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta cukup lengkap,
walaupun sebagian dengan jumlah judul dan eksemplar yang masih sedikit.
l
Tetapi dari semua koleksi bahan pustaka tertera diatas, tingkat pemanfaatanya
cenderung masih kurang. Apabila ditinjau dari jumlah anggota UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, intensitas pengunjung ruang sirkulasi
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta masih rendah, hal ini bisa dilihat
dari data statistik peminjaman dibawah ini.
Tabel
Statistik transaksi peminjaman pada tahun 2007
di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta
Bulan pinjam buku Jumlah buku dipinjam Presentase (%)
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember
3393
3413
4233
3555
3647
2607
2908
2238
3060
2099
3500
2176
9,21
9,27
11,49
9,65
9,90
7,08
7,90
6,08
8,31
5,70
9,50
5,91
Jumlah 36829 100 %
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Dari data statistik di atas, rata-rata koleksi dipinjam perharinya adalah
102 eksemplar. Selama melakukan penelitian, rata-rata pengunjung melakukan
transaksi peminjaman bahan pustaka sebanyak jatah maksimal yaitu 2 eksemplar.
Jadi bisa disimpulkan bahwa peminjam buku perharinya tidak lebih dari 75
anggota. Jumlah tersebut mungkin masih terlalu rendah jika dibandingkan
dengan jumlah seluruh anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
li
yang mencapai kurang lebih 13000 anggota. Berikut data statistik anggota UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun 2007.
Statitik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Kategori Anggota Jumlah Anggota Presentase
Dosen UPN 218 1,67 %
Mahasiswa UPN 12.420 94,98%
Luar UPN 432 3,33%
Jumlah 13.070 100%
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Dari data riil diatas dan penelitian langsung dilapangan penulis
menyimpulkan bahwa pemanfaatan koleksi di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan
“Veteran” Yogyakarta masih rendah.
B. HAMBATAN MASALAH
1. Minat baca yang masih rendah
Peminjaman dan pengembalian merupakan layanan utama yang terdapat pada
layanan sirkulasi, perputaran bahan pustaka terletak di bagian ini. Tingkat
pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta relatif masih rendah, seperti halnya dijelaskan diatas intensitas
peminjam dengan jumlah seluruh anggota UPT Perpustakaan perbandinganya
masih sangat jauh. hal ini merupakan hambatan utama yang harus segera
diselesaikan oleh seluruh semua SDM yang ada di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta.
lii
2. Fasilitas kurang memadahi
Didalam layanan sirkulasi, fasilitas yang memadahi sangatlah penting untuk
kepentingan kelancaran pelayanan dan kepuasan pengguna perpustakaan.
Tanpa disertai fasilitas yang memadahi sulit untuk petugas dibagian layanan
sirkulasi untuk menghasilkan suatu hasil layanan yang maksimal. Selain itu
pengunjung perpustakaan Perguruan Tinggi yang notabene mayoritas
mahasiswa, sudah banyak mengetahui dan bisa membedakan mana fasilitas
yang baik dan yang kurang baik. Jika fasilitas yang disediakan tidak sesuai
dengan apa yang diharapakan, tentu saja hal ini akan mempengaruhi niat
mahasiswa selaku pengguna perpustakaan di Perguruan Tinggi untuk
memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan dengan baik.
Keadaan fasilitas yang terdapat di ruang Layanan sirkulasi di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tergolong masih kurang. Mungkin
ada beberapa fasilitas yang sudah memadahi. Tetapi selama melakukan
penelitian, penulis juga menemukan beberapa fasilitas-fasilitas yang masih
kurang. Antara lain:
a. Unit komputer penelusuran OPAC bagi pengunjung
OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan fasilitas penelusuran
koleksi yang disediakan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta. Dengan adanya OPAC pengunjung dapat secara cepat dan
tepat dalam penelusuran koleksi bahan pustaka/buku yang mereka
butuhkan. Di ruang sirkulasi terdapat 2 unit komputer untuk penelusuran.
2 unit komputer terasa masih kurang, hal ini menyebabkan sering
mengakibatkan terjadinya antrian pengunjung dalam menggunakan
OPAC. Dengan banyaknya antrian juga berakibat pengunjung kadangkala
liii
minta bantuan kepada petugas yang menyebabkan petugas menjadi
kerepotan dalam melayani pengguna, ini disebabkan karena yang semula
komputer untuk petugas hanya untuk layanan peminjaman dan
pengembalian terpaksa digunakan untuk menelusur koleksi bahan
pustaka/buku yang dibutuhkan pengunjung.
b. Spesifikasi komputer untuk petugas.
Peminjaman dan pengembalian merupakan kegiatan pokok yang terdapat
didalam layanan sirkulasi. Ini harus didukung dengan fasilitas komputer
yang “canggih”. Canggih di sini artinya bisa digunakan dengan cepat
tanpa terjadi suatu masalah-masalah yang dapat mengganggu kelancaran
dalam layanan sirkulasi. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta khusunya ruang layanan sirkulasi, terdapat 2 unit komputer
untuk petugas yang berfungsi untuk pelayanan peminjaman dan
pengembalian. 2 komputer sebenarnya sudah cukup untuk melayani
peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka, tetapi dalam
pelayananya kecepatan komputer dalam membaca data-data masuk masih
lemah. Hal ini mengakibatkan petugas kerepotan ketika terjadi antrian
dalam layanan peminjaman maupun pengembalian. Ditambah lagi dengan
keadaan sinar laser pembaca barcode yang sudah rusak mengakibatkan
petugas harus mengketik nomor barcodenya, dan ini juga salah satu
penyebab ketidaklancaran dalam pelayanan sirkulasi.
c. Meja baca untuk pengunjung
Di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta belum
disediakan fasilitas meja untuk membaca. Meja hanya tersedia di ruang
liv
referensi, dan memang disana di khususkan untuk kegiatan membaca
bukan pelayanan peminjaman dan pengembalian. Hal ini menyebabkan
tidak betahnya pengunjung datang ke ruang sirkulasi, karena mereka
harus beridiri di depan rak buku, dan tentunya juga menimbulkan
kelelahan bagi pengunjung.
3. Keadaan SDM (Tenaga Kerja)
Sumber Daya Manusia yang berkualitas merupakan faktor utama penunjang
keberhasilan pelayanan dalam layanan sirkulasi. Berkualitas disini berarti
mampu dan tahu bagaimana cara menciptakan suatu hasil layanan yang
berhasil. Dengan SDM yang berkualitas diharapkan akan menciptakan suatu
hasil kerja yang maksimal dan tentunya kepuasan bagi pengguna
perpustakaan juga akan terjaga. Sumber Daya Manusia di bagian layanan
sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ada tiga orang,
terdiri dari satu orang lulusan D3 Perpustakaan dan dua orang lulusan SMA
ditambah dengan kursus perpustakaan. Dilihat dari segi pendidikan mungkin
bisa dikatakan cukup, dalam hal pekerjaan dibidang perpustakaan mereka
juga sudah sangat mampu dan tahu bagaimana menciptakan suatu pelayanan
yang maksimal. Tapi disini permasalahanya tiga orang karyawan masih
sangat kurang. Dengan terlalu sedikitnya SDM di bagian sirkulasi
mengakibatkan karyawan memperoleh pekerjaan berat dalam melayani
pengguna perpustakaan.
4. Faktor keamanan
Keamanan koleksi dan pengunjung perpustakaan sangatlah penting dalam
kelangsungan kegiatan layanan sirkulasi. Tanpa disertai sistem keamanan
lv
yang kuat akan menyebabkan ketidaknyamanan petugas maupun pengunjung
perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sistem
keamanan yang diterapakan masih sangat jauh dari kata aman. Hal ini
terbukti masih seringnya tersiar berita kehilangan, baik kehilangan koleksi
bahan pustaka/buku maupunpun barang milik pengunjung perpustakaan.
Penyebabnya tidak lain adalah kurangnya fasilitas penunjang keamanan,
antara lain:
a) Pintu masuk dan keluar tanpa disertai alat detektor.
Pintu masuk sangatlah vital peranya untuk keamanan koleksi. Di ruang
sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta terdapat 1 pintu
masuk dan pintu keluar yang tidak diserta alat detektor. Ini
mengakibatkan sering terjadi kehilangan koleksi bahan pustaka/buku,
karena buku yang keluar tanpa melalui proses peminjaman tidak dapat
terdeteksi oleh petugas.
b) Keadaan locker barang untuk pengunjung.
Menurut tata tertib, setiap pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan
membawa tas atau jaket ke dalam ruang sirkulasi untuk menghindari
terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, disini bisa berarti hilangnya
koleksi bahan pustaka. Maka dari itu UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta menyediakan beberapa fasilitas locker untuk menyimpan
barang-barang milik pengunjung. Tapi sungguh disayangkan locker
tersebut tanpa disertai kunci pengaman. Hal tersebut mengakibatkan
sering terjadi berita kehilangan barang milik pengunjung perpustakaan.
C. PEMECAHAN MASALAH
lvi
Setiap masalah pasti ada jalan keluar untuk menyelesaikanya, dan dari
berbagai masalah-masalah diatas mungkin banyak cara untuk mengatasinya.
Disini akan diterangkan satu persatu pemecahan masalah tersebut diatas.
1. Pemanfaatan koleksi.
UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan salah satu Universitas swasta favorit
yang terdapat di propinsi DIY. Sangat di sayangkan jika dosen dan
mahasiswa-mahasiswa didalamnya tidak mampu memanfaatkan koleksi yang
terdapat di perpustakaan dengan baik. Hal ini mungkin dapat diatasi dengan
cara sebagai berikut:
a. Bimbingan Pemakai
Bimbingan pemakai dimaksudkan untuk memberikan bimbingan kepada
pemakai perpustakaan. Bimbingan pemakai ini bukan hanya ditujukan
kepada mahasiswa, tetapi juga para dosen UPN “Veteran” Yogyakarta.
Adapun bimbingan pemakai ini dimaksudkan agar pengguna mengenal
perpustakaan dan mengetahui bahwa perpustakaan merupakan sarana
untuk mendapatkan informasi-informasi yang tidak mereka dapatkan
dalam perkuliahan. Dengan bimbingan yang baik diharapkan mahasiswa
dapat mengetahui sumber informasi yang mereka butuhkan dan tentunya
mahasiswa dapat memanfaatkan koleksi yang terdapat diperpustakaan
dengan baik.
b. Promosi
Promosi layanan perpustakaan dilakukan supaya seluruh aktivitas yang
berhubungan dengan jasa perpustakaan dapat diketahui dan dipahami oleh
masyarakat sekitar yaitu mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta. Untuk
lvii
itu perpustakaan harus sering melakukan promosi guna merangsang
mahasiswa agar tertarik dan berminat dalam memanfaatkan semua jasa
layanan dan koleksi yang ada sebagai sumber belajar. Tujuan daripada
Promosi adalah, sebagai berikut:
· Memperkenalkan semua yang dimiliki Perpustakaan kepada seluruh
mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta.
· Mendorong minat baca dan mendorong mahasiswa agar
menggunakan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.
· Memperkenalkan fungsi perpustakaan kepada seluruh keluarga
besar UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Fasilitas
Fasilitas dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta
seperti dijelaskan masih kurang. Mungkin masalah tersebut dapat diatasi
dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Penyediaan paling tidak dua unit komputer tambahan untuk penelusuran
katalog OPAC, untuk mengurangi antrian ketika pengunjung melakukan
browsing.
b. Hendaknya spesifikasi komputer petugas untuk pelayanan peminjaman
dan pengembalian lebih diperbesar dan lebih baik. Hal ini untuk
menghindari masalah-masalah demi kelancaran pelayanan. Sekalian
untuk alat pembaca barcode supaya diperbarui.
c. Walaupun tidak terlalu penting mungkin keberadaan meja juga diperlukan
oleh pengguna, mungkin bisa difungsikan untuk menyeleksi dengan yakin
buku mana yang akan mereka pinjam
3. Keadaan SDM (Sumber Daya Manusia)
lviii
Untuk masalah Sumber Daya Manusia hendaknya pihak UPT Perpustakaan
UPN “Veteran” Yogyakarta menambah beberapa karyawan, untuk
meringankan pekerjaan di ruang sirkulasi. Karena ruang sirkulasi merupakan
bagian yang kerjanya berhubungan langsung dengan banyak pengguna
perpustakaan. Dengan penambahan karyawan diharapkan akan meringankan
para karyawan yang sebelumnya.
4. Keamanan koleksi dan pengunjung
Faktor keamanan sangatlah penting untuk kelancaran layanan sirkulasi.
Karena pentingnya keamanan koleksi maupun pengguna perpustakaan
keamanan tersebut harus diutamakan. Beberapa cara meningkatkan keamanan
di ruang layanan sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta,
antara lain:
a. Melengkapi pintu masuk dengan sebuah alat detektor koleksi yang keluar
dari ruang sirkulasi. Dengan begini diharapkan dapat mengurangi
presentasi kehilangan koleksi bahan pustaka.
b. Menyediakan kunci untuk locker penyimpanan barang-barang milik
pengguna perpustakaan. Dengan adanya kunci diharapkan barang milik
pengguna dapat tersimpan dengan aman dan tentu saja akan
menghapuskan semua berita kehilangan dari pengguna perpustakaan.
BAB V
PENUTUP
lix
A. KESIMPULAN
Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan penulis menyadari dan
melihat bahwa UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta cukup berhasil
dalam melayani kalangan civitas akademika. UPT Perpustakaan merupakan
bagian penting dari UPN “Veteran” Yogyakarta yang bertugas memenuhi
kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah maupun umum, melalui penyediaan
dan pengaturan koleksi, pelayanan, gedung, ruang dan peralatan untuk
kelancaran program Tri Dharma Perguruan Tinggi UPN “Veteran” Yogyakarta,
meliputi:
1. Pendidikan dan Pengajaran
2. Penelitian
3. Pengabdian kepada masyarakat
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta, penulis mengkhususkan pengamatan terhadap tingkat
pemanfaatan koleksi sirkulasi. Penulis dapat menarik beberapa kesimpulan yaitu:
a) Layanan sirkulasi merupakan ujung tombak bagi perpustakaan dalam
pelayananya kepada pengguna. Layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa
perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pengguna, sehingga
keberadaanya sangat mempengaruhi citra baik UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta dimata pengguna.
b) Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
menggunakan sistem terbuka dan telah berbasis Automasi, dikenal dengan
nama SIPRUS serta layanan penelusuran catalog terpasang melalui OPAC.
lx
c) Pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran
Yogyakarta masih rendah. Dari kurang lebih 13000 anggota, per harinya
tidak lebih dari 75 anggota yang meminjam koleksi bahan pustaka.
d) Hambatan-hambatan yang banyak mempengaruhi minimnya pemanfaatan
koleksi sirkulasi di kalangan civitas mahasiswa, antara lain: minat baca
yang masih rendah dari civitas akademika UPN “Veteran” Yogyakarta,
Fasilitas yang disediakan pada layanan sirkulasi kurang memadahi, keadaan
SDM yang masih kurang dan faktor keamanan.
e) Dari hambatan-hambatan tersebut dapat dipecahkan dengan beberapa cara,
antara lain: bimbingan pemakai, promosi, meninjau kembali dan
melengkapi semua fasilitas yang dirasa masih kurang, menambah beberapa
karyawan di bagian sirkulasi serta peninjauan kembali terhadap keamanan
koleksi ataupun barang milik pengunjung perpustakaan.
B. SARAN
Berdasarkan pembahasan masalah dan berdasarkan hasil Praktek Kerja
Lapangan (PKL) yang dilaksanakan penulis pada 11 Februari s/d 20 Maret 2008
di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, maka ada beberapa saran yang
dapat penulis sampaikan antara lain sebagai berikut:
a) Guna meningkatkan tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta hendaknya seluruh karyawan
Perpustakaan khususnya KA UPT segera melakukan tindakan-tindakan
yang sekiranya dapat mendorong semua civitas akademika UPN
“veteran” Yogyakarta untuk lebih mengenal perpustakaan dan tentu saja
lxi
memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan, khususnya bagian
sirkulasi.
b) Hambatan-hambatan yang muncul sebaiknya segera ditangani dengan
lebih sigap dan cepat. Pemecahan-pemecahan masalah yang penulis
sampaikan diharapkan dapat memberikan gambaran mudah dan masukan
untuk digunakan dengan sebaik-baiknya.
c) Untuk semua karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
khusunya bagian layanan sirkulasi, tetap semangat dalam bekerja dan jaga
kekompakan serta selalu bekerja sama dengan baik.
lxii
DAFTAR PUSTAKA
Basuki Sulistyo, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,
1991 Lasa, H.S, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan Sirkulasi Referensi,
Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1995 Lasa, H.S., Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1990 Qalyubi Syihabuddin dkk., Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jurusan
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Yogyakarta, 2003
Zed, Mestika. 2004. Metode Penelitian kepustakaan, Jakarta : Yayasan Obor
Indonesia Gulo, W. 2002. Metodologi Penelitian. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press. Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
lxiii