presentasi-5

5/12/2018 Presentasi-5 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/presentasi-5 1/31

Perencanaan PersediaanLogistik dan CadanganPenyelamatan

(Safety Stock)



Tujuan Mempelajari Materi :

Mengetahui peranan dan pentingnyapersediaan bahan dalam menunjang

proses produksi Makna dan tujuan cadangan penyelamat /

buffer stock

Menghitung persediaan bahan yang palingekonomis



Perusahaan, khususnya perusahaan manufakturmemerlukan logistik bahan baku dan bahan

mentah untuk diolah dalam proses produksi

Implikasi dari mengadakan persediaan bahanadalah timbulnya biaya-biaya yang berkaitandengan pengadaan persediaan bahan

Biaya yang timbul adalah biaya pemesanan danbiaya penyimpanan bahan baku

Dalam rangka meminimumkan biaya persediaandiperlukan suatu analisis dengan menghitungEconomic Order Quantity



Selain EOQ, untuk menghitung biayapersediaan yang minimum dihitung juga

cadangan penyelamat (safety Stock /buffer stock)



Siklus

Persediaan Barang

CGudang

BarangJadi

D

D

D

E

E

E

E

D

D

D

D

CUST

OMERS

SUPP

LIERS

Membeli Membayar

A : Raw materials, parts and componentsB : Pabrik / MesinC : Barang jadi, Barang ½ jadiD : Distribution to warehouse Agen Penjual PedagangE : Retailers

AGudangBahan di

Company



Selanjutnya petugas dapat menghitung waktuyang dibutuhkan sejak bahan baku dipesan,diproses sampai ke konsumen, Contoh :

Pengepakan di pemasok = 3 hari Waktu pengangkutan supplier ke pabrik = 10 Proses produksi = 5 Waktu pengangkutan ke gudang = 1 Penyiapan dan pengepakan di gudang = 2 Pengiriman ke wholeseller =10 Disimpan di gudang distribusi = 3 Dikirim ke retail / pengecer = 1 Diretail / pengecer = 1

Waktu yang diperlukan dari pemasok hinggaditerima konsumen = 36 hari



Kesimpulan bahwa :

Siklus produksi sejak pemesanan bahan

sampai dengan barang selesaidiproses/diproduksi hingga dikirimkan kekonsumen perlu dihitung lamanya,

dengan demikian dapat dibuat suatuschedule produksi yang tepat



Gambar : Hubungan supplier bahan-perusahaan- masyarakat-konsumen untukrencana pengadaan persediaan bahan (171)



Q

R = reorderpoint

Q/2

LT

pesan tiba

LT

pesan tiba

Kurva Penggunaan Bahan

Persediaan Maks



Pemantauan waktu dari berbagai tahapperjalanan bahan dari pemasok sampai ke

gudang selalu dilakukan seandainya polapengiriman bahan baku dari pemasok tetap jumlah dan waktunya maka perusahaandapat menentukan sistem penyediaan bahanbaku dg cara menghitung :

Persediaan maksimal Q unit dan persediaanrata=Q/2

ROP = titik pemesanan kembali Lead Time / Procurement Time



Persediaan Penyelamat (Safety Stock)

Safety stock/buffer stock tidak diperlukan jika antara penggunaan dan datangnyabahan yang dipesan selalu tepat waktu

sehingga tidak mungkin kehabisan bahan(out of stock)



Pertanyaan yang timbul !

Kapan dan dalam kondisi bagaimanasuatu perusahaan memerlukan cadanganpenyelamat (safety stock)?

Agar persediaan bahan tidak terlalubanyak atau terlalu sedikit dalam jumlahberapa banyak persediaan bahan harusdisediakan? (EOQ)



Untuk menjawab pertanyaan “Kapan suatu perusahaanmemerlukan cadangan penyelamat (safety stock)?” diperlukan keadaan sebagai berikut :

Waktu pemesanan bahan (lead time) tidak tentu seringberubah karena pengaruh berbagai hal atau faktor Jumlah pemakaian bahan untuk produksi selalu

berfluktuasi tidak dapat diramalkan secara tepat Keadaan dimana waktu pemesanan tidak menentu dan

pemakaian bahan untuk proses produksi juga sangatberfluktuasi

Ketiga keadaan tersebut dapat mengancam terjadinyakehabisan bahan digudang, oleh karena itu perluditanggulangi agar tidak terjadi kehabisan bahan denganmengadakan cadangan penyelamat (safety stock)



Terjadinya stock out harus dihindarkan karenaakan berakibat kepada

Operasi produksi tidak efisien Hubungan dengan pasar (konsumen)

terputus

Stock out dapat dihindarkan dengan :

Pembelian bahan secara darurat

Adanya cadangan penyelamat (safety stock)



Administrasi Pengelolaan PersediaanBahan dan Barang Jadi



Pengawasan Internal Persediaan Bahan dan barang

Inventory : kekayaan yang dimiliki perusahaan

Harus dikelola atas persediaan barangnya ditunjangkegiatan administrasinya dalam penerimaan danpemakaian bahan yang memadai

Pengawasan internal adalah kegiatan terpadu baikantarunit penyediaan bahan digudang, unit pemakaianbahan, unit keuangan yang keseluruhannya tidak terlepasdari struktur organisasi perusahaan

Contoh : saldo administrasi digudang harus selalu dapatdicocokkan dengan saldo fisik, kemudian saldo administrasidibuku gudang dicocokkan dengan buku ledger di bagianakuntansi



Organisasi Pengawasan

Struktur organisasi gudang merupakan bagian

integral dari keseluruhan organisasi perusahaan,dengan adanya struktur organisasi pembagian dantanggung jawab menjadi jelas, mengetahui apa yangharus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan

Dalam hal pengawasan bahwa bahan baku yangdiminta untuk keperluan produksi harus

menggunakan dokumen permintaan bahan yangdikirim ke kepala gudang, lalu ditandatangani dandisetujui kemudian dokumen permintaan dikeluarkandari gudang



TUGAS

Buatlah prosedur kegiatan aliran dokumen

dalam perusahaan (Bagian Gudang-Produksi-Akuntansi)

Prosedur Administrasi Persediaan

Jenis dokumen administrasi persediaan(logistik)



Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan

1. Mengisi formulir permintaan barang/FPB (Pihakmanajemen membuat skedul produksi apabila

skedul produksi telah disetujui bag. Produksimenyiapkan permintaan bahan/FPB

2. Mengirim FPB ke gudang dan kepala gudangmengecek dan menandatangani FPB untukmengeluarkan bahan baku

Bahan baku dikeluarkan dari gudang dengan catatan-. Bahan baku disertai copy FPB dikirim ke bag.

Produksi yang meminta bahan-. Copy FPB (dengan nilai uangnya)dikirim ke bag.

Akuntansi

-. FPM asli ditahan digudang untuk dicatat dalam

buku gudang




3. Bahan dan FPB dikirim ke unit peminta bahan :

Copy FPB yang lain dikirim ke bag. Pembukuanuntuk dicatat di ledger (buku besar) inventorymencatat bahan baku senilai yg tercantumdalam FPB tidak lagi berada di gudang tetapiberada diunit produksi untuk diproses

4. Copy FPB dikirim ke unit akuntansi dan bag.Akuntansi akan membuat jurnal berdasarkanFPB tersebut




5. Copy FPB dan bahan yang diminta unit produksidicek oleh bag. Produksi apakah sesuai dengan FPB

apabila ya petugas akan meneruskan agar diproseslebih lanjut dengan menyiapkan :

a. Kartu kerja (KK) berisi nama petugas yg

akan mengerjakan bahan tersebut dilengkapipada mesin berapa dia akan proses dan

berapa lama

b. Menyiapkan kartu tenaga kerja (KTK) dikirimke petugas yang ditunjuk untuk mengerjakan

proses produksi

c. Waktu kerja mesin : memuat mesin mana yangakan mengolah bahan dan berapa lama



Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan6. Membuat Formulir transfer barang jadi :

Apabila proses produksi selesai, barang jadisegera dikirim ke gudang barang jadi denganmenyiapkan formulir transfer barang jadi (FTJ)kemudian diterima digudang barang jadi, FTJditandatangani oleh kepala gudang setelah

diperiksa baik mutu maupun jumlah barang lalua. FTJ asli disimpan digudang untuk menjadidasar pencatatan pada buku gudang barang jadi (BGBJ)

b. Copy FTJ dikirim ke bag. Akuntansi untuk

dibukukan di buku besar persediaan barang jadi (BBPJ)




7. Kegiatan di bag. Akuntansi

-. Sehubungan dengan keg.(2), bag. Akuntansitelah mencatat biaya bahan berdasarkan

copy FPB yang telah diterimanya

-. Sehubungan dengan keg.(6), bag. Akuntansi

mencatat persediaan barang jadi (berikut nilai

biayanya)

Dari dua kegiatan tersebut akhirnya bag. Akuntansidapat menyiapkan pos persediaan untuk neraca(balance sheet) dan bahan HPP (Harga pokok

produksi) untuk laporan laba rugi (incomestatement)



Kegiatan Aliran Dokumen dalam PerusahaanDari Copy FPB yang diterima bag. Akuntansikemudian dicatat di buku besar persediaan ,

unitproduksi yang membuat KK, KTK dan WKMkemudian dikirim ke bag. Akuntansi untuk dicatatdan dicocokan dengan dokumen lain misalnya :-. KTK yang memuat jam kerja dibandingkan

dengan upah yang dibayarkan yakni aktual jam kerja dikalikan dengan standar upahnya

(apakah standar lebih besar atau lebih kecil dariaktualnya, penyimpangan akan disesuaikan /Adjusted)

-. WKM dicocokan dengan aktual jam kerjamesin

-. Laporan barang jadi dicocokan denganformulir transfer barang jadi (FTJ)



Dalam akuntansi biaya secara umumdilaksanakan hal-hal sbb :

1. Biaya bahan baku langsung (directmaterial cost) tercantum dalam FPB

2. Biaya tenaga kerja langsung (directlabor cost) tercantum dalam daftar upah

3. Biaya overhead manufaktur (semuabiaya tidak langsung), tercantum didalam bukti pembayaran lainnya



GAMBAR Siklus kegiatan antaraGudang-Produksi-Akuntansi



Prosedur Administrasi persediaan

1. Prosedur pembelian bahan dan

administrasi keuangannya2. Prosedur penerimaan bahan pesanan



Gambar Prosedur pembelian bahan danadministrasi keuangannya (219)

Secara umum prosedur pembelian bahanbaku mengikuti tahapan :1. Rencana pembelian bahan baku dimulaidari adanya permintaan pembelian bahandari bag. gudang persediaan atau dari unitproduksi. Formulir permintaan pembeliandibuat rangkap 3 :-. Asli dikirim ke bag. Unit persedian-. Copy 1 disimpan sebagai arsip gudang-. Copy 2 diserahkan ke unit lain yang

meminta bahan



2. Bagian atau unit pembelian atas dasar permintaan pembelianbahan tersebut lalu membuat order pembelian (OP). Orderpembelian ini dibuat rangkap 5 untuk maksud sbb:

-. Asli dikirim ke pemasok berdasarkantender

-. Copy ke-1 untuk bag. Akuntansi sebagai informasibahwa perusahaan sedang memesan bahan

-. Copy ke-2 diserahkan untuk bag. Gudang sebagaiinformasi bahwa perusahaan sedang memesan

barang-. Copy ke-3 diserahkan untuk bag. Yang meminta bahan sebagaiinformasi bahwa permintaannya sedang dipesan

-. Copy ke-4 untuk arsip bagian pembelian itu sendiri



Gambar Prosedur penerimaanbahan pesanan (221)

3. Prosedur penerimaan dan penyimpanan bahan : Bahan baku yangditerima dari pemasok (suplier) harus diperiksa terlebih dahulu secaraseksama dan teliti. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalammenerima bahan pesanan sbb :

-. Menerima surat pengantar pengiriman dan mencocokkannyadengan copy OP bahan yang disimpan sebelumnya dari unitpembelian

-. Memeriksa keadaan bahan secara fisik (baik jumlah maupunmutunya)

-. Menandatangani kolom tanda terima yang terdapat dalamfaktur apabila segalanya cocok dan sesuai

-. Memasukkan bahan ke gudang bahan baku-. Menyusun laporan penerimaan bahan yang kemudian dikirim ke

unit lain. Antara lain ke bag. Keuangan untuk diprosespembayaran, bag. Akuntansi untuk dibukukan ke buku besar “bahan”

presentasi-5

Documents