perencanaan kepegawaian - · pdf filemodul diklat analis kepegawaian perencanaan kepegawaian...

MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN

PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

Penulis:

1. Doyo Hadi Widodo, S.Sos, M.AP

2. Tri Priyo Sudarmanto, SH, MH

PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JAKARTA, 2014

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Didalam organisasi kita mengenal tentang beberapa manajemen diantaranya

adalah manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan,

manajemen informasi, dan tentu saja manajemen Sumber Daya Manusia (SDM).

Bila melihat dari derajat kepentingan pada hakekatnya semua manajemen

mempunyai derajat kepentingan yang sama dalam hal kontribusinya dalam

pencapaian tujuan organisasi. Manajemen SDM mempunyai peran yang sama

pentingnya dengan manajemen lainnya, terforkus pada aspek pengelolaan

sumberdaya manusianya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan fungsi manajemen SDM para ahli mempunyai pendapat yang beragam

tentang fungsi manajemen. Namun dasarnya mereka sepakat bahwa manajemen

sumberdaya manusia mempunyai fungsi untuk merencanakan sumberdaya manusia,

merekrut, menyeleksi dan memberi orientasi sumberdaya manusia, mengembangkan

sumberdaya manusia, merencanakan dan mengembangkan karir SDM, menilai

prestasi kerja, mengurus kompensasi, dan mengelola pemberhentian kerja.

Didalam merencanakan SDM yang kita kenal dengan perencanaan pegawai,

merupakan suatu fungsi manajemen yang sangat perlu untuk diperhatikan karena

perencanaan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan program kerja, bahkan

dinyatakan perencanaan pegawai mutlak perlu guna lebih menjamin agar setiap

organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh

terhadap kehidupan organisasi di masa depan. Siagian (2008 : 48) didalam

manajemen SDM menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan dasar bagi

penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam

organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja

baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan

organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan SDM,

sukar menyusun program kerja yang realistik.

2

Lebih lanjut Sondang menyatakan bahwa perencanaan pada umumnya dan

perencanaan SDM khususnya mutlak perlu guna lebih menjamin bahwa setiap

organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh

terhadap kehidupan organisasi yang bersangkutan di masa depan. Perencanaan SDM

dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan pegawai untuk organisasi akan

terpenuhi secara tetap dan tepat. Perencanaan seperti itu dapat dilakukan melalui

analisis kebutuhan pegawai. Dari uraian tersebut dapat kita tarik suatu benang merah

yaitu suatu organisasi yang memiliki prospek maju kemasa depan tidak boleh

mengabaikan kegiatan perencanan. Perencanaan SDM guna untuk mencapai

penyusunan program kerja yang realistik, dan mengisi kebutuhan pegawai

organisasi secara tetap dan tepat, sehingga pencapaian tujuan organisasi yang telah

ditetapkan tercapai secara efektif dan efisien. Melihat pentingnya atau pengaruh

perencanaan pegawai terhadap pencapaian tujuan organisasi yang demikian

siqnifikan bagi penyelenggara organisasi swasta maupun pemerintah khususnya

pengelola pegawai dan pemangku jabatan dalam bidang kepegawaian, maka materi

atau pembelajaran perencanaan pegawai diperlukan sebagai salah satu mata ajar

dalam diklat Fungsional Analis Kepegawaian.

B. Deskripsi Singkat

Modul diklat perencanaan pegawai membahas mengenai dasar hukum, pengertian,

manfaat, tujuan perencanaan pegawai dan mengitung analisis kebutuhan pegawai,

serta formasi pegawai negeri sipil. Disamping teori peserta diklat diberikan berbagai

latihan dan praktik menganalisis kebutuhan pegawai sampai dengan menentukan

formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Untuk meningkatkan pemahaman maka setiap

materi diklat diikuti oleh tugas dan/atau/latihan serta tindak lanjutnya.

C. Sasaran Diklat

Sasaran diklat fungsional analis kepegawaian adalah pegawai negeri sipil yang telah

atau akan diangkat menjadi pejabat fungsional analis kepegawaian.

3

D. Tujuan Pembelajaran

Setelah selesai mengikuti diklat ini peserta diharapkan dapat memahami formasi

PNS yang meliputi pengertian, dasar hukum, prosedur pengusulan, penetapan dan

penghitungan serta ketentuan lain yang terkait dengan penghitungan kebutuhan

pegawai.

E. Manfaat Modul

Pembelajaran ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan

dalam materi perencanaan pegawai mencakup sub materi analisis kebutuhan

pegawai yang berdasarkan norma, standar dan prosedur yang akan di gunakan

sebagai dasar dalam pengajuan formasi PNS.

F. Materi Pokok

Mengacu pada tujuan pembelajaran diatas, materi pokok untuk mata diklat ini ialah :

1. Perencanaan pegawai

a. Perencanaan pegawai

1) Pengertian Perencanaan Pegawai

2) Tujuan Perencanaan Pegawai

3) Manfaat Perencanaan Pegawai

b. Analisis Jabatan

c. Analisis Kebutuhan Pegawai

1) Pengumpulan data dan informasi

2) Mengevaluasi kebutuhan pegawai

3) Menyusun rencana realokasi pegawai

4) Menyusun rencana tambahan formasi pegawai baru

d. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam penghitungan kebutuhan PNS

1) Beban Kerja

2) Standar Kemampuan Rata-rata

3) Waktu Kerja

4) Faktor –faktor lainnya

Tata Cara Penghitungan Kebutuhan PNS

1) Analisis Persediaan PNS

4

2) Penghitungan Kebutuhan PNS

3) Peta Jabatan

2. Formasi PNS

a. Perhitungan Dengan Metode Umum

1) Pendekatan hasil

2) Pendekatan obyek kerja

3) Pendekata peralatan kerja

4) Pendekatan tugas per tugas

b. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar kebutuhan

minimum yang telah ditetapkan oleh instansi pembina

c. Penetapan Formasi

3. Petunjuk Belajar

Agar proses pembelajaran dapat berlangsung dengan lancar dan tujuan

pembelajaran tercapai dengan baik, diharapkan peserta mengikuti langkah –

langkah sebagai berikut :

a. Bacalah secara cermat dan pahami tujuan pembelajaran dalam modul ini.

b. Pelajari setiap bab secara berurutan, dimulai bab I sampai dengan bab IV

c. Kerjakan secara lengkap tugas/latihan pada setiap akhir bab.

d. Untuk memperluas wawasan, disarankan mempelajari bahan – bahan dari

sumber lain seperti tertera pada daftar pustaka diakhir modul ini

5

BAB II

PERENCANAAN PEGAWAI

A. Dasar Hukum

Didalam pelaksanaan penetapan formasi diperlukan ketentuan sebagai

petunjuk untuk menjamin kelancaran dan keseragaman yang berorientasi pada

obyektifitas dalam penetapan formasi PNS dilingkungan organisasi/instansi Negara.

Ketentuan tersebut dapat dijadikan suatu dasar hukum dalam penetapan formasi

PNS. Adapun dasar hukum formasi PNS adalah sebagai berikut :

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1984 tentang Pokok-pokok Kepegawaian,

sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan

Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan,

Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

4. Keputusan Menpan Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka

Penyusunan Formasi PNS;

5. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri

Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun

2003.

6. Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan

Analisis Jabatan.

7. Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum

Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil.

A. Analisis Kebutuhan Pegawai

Penyusunan kebutuhan pegawai atau yang sering disebut sebagai prediksi

permintaan (demand) dilingkungan organisasi baik itu organisasi pemerintah, swasta

6

atau organisasi profit, pada dasarnya disebabkan oleh berbagai alasan atau sebab-

sebab tertentu. Prediksi kebutuhan pegawai yang dilakukan dengan alasan yang

kuat, jelas dan rasional tentunya akan menghasilkan SDM yang mampu bekerja

secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi

dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. Oleh karena

itu prediksi kebutuhan pegawai harus didasari alasan yang kuat untuk memastikan

bahwa permintaan pegawai merupakan kebutuhan obyektif atau bukan disebabkan

oleh ketidakmampuan mengefektif dan efisien pegawai yang ada.

Menurut Nawawi (2008) pada suatu organisasi profit alasan atau sebab yang

paling penting dalam prediksi kebutuhan pegawai adalah kekurangan pegawai

dalam melaksanakan perencanaan bisnis, sehingga banyak kegiatan bisnis sehari-

hari tertunda atau tidak terselesaikan, yang berakibat banyak konsumen direbut oleh

organisasi/perusahaan kompetitor. Alasan yang tidak kuat sebaiknya diatasi dengan

kegiatan manajemen SDM lainnya, seperti pelatihan, pengembangan karier, mutasi

(re-placement/re-traffing), dan lain-lain. Hal ini organisasi tidak perlu menyelesai-

kan masalah bisnis yang dihadapi dengan mengangkat pegawai baru. Lebih lanjut

Nawawi mengatakan bahwa berdasarkan kondisi tersebut, berarti dalam

memberikan persetujuan terhadap perencanaan pegawai yang sudah dibuat, seorang

manajer puncak harus diyakinkan bahwa prediksi kuantitatif dan kualitatif yang

telah dilakukan memiliki alasan yang kuat untuk dilaksanakan. Dengan kata lain

manajer puncak harus meyakini bahwa perencanaan pegawai jika dilaksanakan

tidak akan menjadi pemborosan, tetapi sebaliknya akan dapat mempertahankan dan

meningkatkan efisiensi, produktivitas dan kualitas kerja.

Perencanaan pegawai akan diprediksi kebutuhan (demand) pegawai dimasa

sekarang atau pada saat bisnis yang dilakukan oleh organisasi menunjukan prospek

positif. Dalam jangka waktu pendek sekitar satu atau dua tahun yang tidak

diprediksi sebelunya, ternyata pemerintah mengeluarkan peraturan baru, yang

mempersempit peluang bisnis yang sedang dilaksanakan. Perencanaan pegawai

pada organisasi pemerintah terutama dalam hal memprediksi kebutuhan SDM PNS

dipetakan dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Dalam

memprediksi kebutuhan PNS ini harus mempertimbangkan perkembangan visi dan

misi organisasi itu sendiri, misalnya dalam hal arah perubahan visi dan misi

7

organisasi kedepan cenderung dan lebih menitik beratkan pada tugas pelayanan

maka dalam memprediksi kebutuhan PNS harus juga mempertimbangkan beberapa

kompetensi yang mendukung tugas pelayanan tersebut. Hal lain yang sering

dilupakan dalam memprediksi kebutuhan pegawai ini adalah tingkat efektif dan

efisien dari pendayagunaan PNS itu sendiri, karena itu harus dipertimbangkan

apakah PNS yang dibutuhkan itu harus bersifat permanen atau tidak, sehingga perlu

mengidentifikasi apakah kebutuhan PNS merupakan pegawai tetap, pegawai tidak

tetap (pegawai kontrak) dan atau outshorsing.

Sehubungan dengan berbagai hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa dalam

membuat perencanaan kebutuhan pegawai baik pada organisasi pemerintah ataupun

pada organisasi profit harus didasarkan pada analis kebutuhan pegawai untuk

kondisi saat ini dan kebutuhan yang akan datang baik dalam jangka waktu

menengah ataupun jangka waktu panjang. Kita sadari bahwa dalam membuat

prediksi kebutuhan pegawai sering dipengaruhi oleh faktor ekternal maupun

internal organisasi. Menurut Nawawi (2008) faktor internal organisasi adalah

kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam

melaksanakan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi

perkembangannya di masa depan. Alasan atau sebab ini harus dilihat dari segi

ketersediaan SDM, baik jumlah maupun kualitasnya yang relevan dengan bidang

bisnis sebagai pilihan organisasi/perusahaan. Dengan kata lain faktor internal

adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM di dalam

organisasi untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan

penambahan jumlah SDM.

Dari uraian penulisan ini dapat kita tarik kesimpulan bahwa perencanaan

pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu mutlak

dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan (Bab I). Hal

tersebut ditindak lanjuti dengan uraian pada bab II, dimana perencanaan pergawai

itu harus mempertimbangkan prediksi kebutuhan pegawai kedepan dan harus

berdasarkan alasan yang kuat, jelas dan rasional sehingga dapat menghasilkan

SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi

pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan

misinya. Oleh karena itu prediksi kebutuhan pegawai harus didasari alasan yang

8

kuat untuk memastikan bahwa permintaan pegawai merupakan kebutuhan obyektif

atau bukan disebabkan oleh ketidak mampuan mendayagunakan secara efektif dan

efisien pegawai yang sudah ada pada organisasi pemerintah ataupun pada

organisasi profit harus didasarkan pada analis kebutuhan pegawai untuk kondisi

saat ini dan kebutuhan yang akan datang baik dalam jangka waktu menengah

ataupun jangka waktu panjang.

B. Perencanaan Pegawai

Perencanaan Pegawai dinyatakan mutlak dilaksanakan oleh suatu organisasi

pemerintahan, dan swasta maupun organisasi profit. Uraian ini memberikan suatu

persepsi yang begitu pentingnya bagi organisasi untuk melaksanakan suatu

perencanaan pegawai. Mungkin dengan uraian tersebut pembaca akan timbul

pertanyaan yang lebih konkrit. Apa itu perencanaan pegawai ?. dan mengapa

perencanaan pegawai itu mutlak untuk dilaksanakan dalam organisasi ?

Pengertian atau definisi perencanaan pegawai dapat kita temui pada banyak

buku manajemen, administrasi maupun kepemimpinan. Hadari Nawawi dalam buku

Perencanaan SDM mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: “Perencanaan

adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, metode, anggaran, dan standar (tolok

ukur) keberhasilan suatu kegiatan”. Pengertian ini menunjukkan bahwa perencanaan

merupakan proses atau rangkaian beberapa kegiatan yang saling berhubungan dalam

memilih salah satu diantara beberapa alternatif tentang tujuan yang ingin dicapai

oleh sebuah organisasi/perusahaan. Kemudian memilih strategi dan metode untuk

mencapai tujuan tersebut. Dilanjutkan pula dengan menetapkan anggaran untuk

melaksanakan strategi dan metode tersebut, diiringi dengan memilih dan

menetapkan kriteria tolok ukur untuk menilai tingkat keberhasilan

organisasi/perusahaan dalam pencapaian tujuannya dengan mengimplementasikan

strategi dan metode yang telah dipilih sebelumnya.

Pengertian perencanaan tersebut diatas dalam perencanaan pegawai berarti di

lingkungan sebuah organisasi harus dilakukan rangkaian kegiatan menetapkan

tujuan, memilih strategi dan metode serta penyediaan anggaran untuk mendapatkan

pegawai baru yang dibutuhkan oleh organisasi. Penetapan kegiatan tersebut sebagai

perencanaan berarti kegiatan memprediksi SDM yang memiliki kemampuan yang

9

besar dalam melaksanakan program – program bisnis yang telah dirumuskan di

dalam rencana bisnis organisasi yang bersangkutan. Disamping itu perencanaan

pegawai harus dilakukan juga untuk mempertahankan pegawai yang dimiliki

organisasi yang telah menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi

terbaik untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Untuk itu perencanaan

harus dilakukan sebagai kegiatan keberhasilan organisasi dalam memprediksi

kualifikasi pegawai yang tepat guna setelah bekerja dibidangnya masing-masing.

Pengetahuan tepat guna yang sistematik itu dalam perencanaan pegawai,

membahas tentang cara atau teknik memprediksi kebutuhan pegawai yang paling

akurat, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi.

Prediksi itu dapat dilakukan dengan mempergunakan pegawai dari sumber internal

dan/atau sumber eksternal. Untuk melengkapi penulisan ini dalam pengertian

perencanaan, dapat kita cermati pendapat dari beberapa ahli SDM dalam

mendefinisikan perencanaan pegawai sebagai berikut (dalam… Irawan, 2002:30).

1. Siagian (1994), perencanaan pegawai adalah langkah-langkah tertentu yang

diambil oleh manajemen organisasi guna tersedianya tenaga yang tepat untuk

menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat, pada waktu

yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dan akan ditetapkan.

2. Tulus (1994), perencanaan pegawai adalah aktivitas yang dapat menjamin

terpenuhinya kebutuhan pegawai bagi organisasi secara konstan dan memadai

3. Handoko (1994), perencanaan pegawai adalah estimasi organisasi secara

sistematik permintaan dan penawaran tenaga kerja di waktu yang akan datang.

4. Hasibuan (1994), perencanaan pegawai adalah merencanakan tenaga kerja agar

sesuai dengan kebutuhan organisasi dan efektif serta efisien dalam membantu

terwujudnya tujuan.

5. Schuller (1992), perencanaan pegawai adalah dasar konstruksi manajemen SDM

yang meliputi perkiraan kebutuhan SDM organisasi dan perencanaan tahapan

yang memungkinkan untuk mendapatkan SDM yang dibutuhkan tersebut.

6. French (1986), perencanaan pegawai adalah proses pengkajian kebutuhan SDM

dimasa mendatang serta pembuatan perencanaan program untuk memastikan

kompetensi dan kemantapan kerja pegawai yang berkaitan tujuan organisasi.

10

Dari berbagai pengertian tentang perencanaan pegawai diatas terlihat bahwa

ada kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan yang membentuk sistem

perencanaan pegawai yang meliputi kegiatan, diantaranya:

1. Penetapan tujuan.

2. Pengambilan keputusan tentang kuantitas (jumlah) dan kualitas pegawai.

3. Mempertahankan pegawai yang memiliki kemampuan melaksanakan tugas.

4. Memilih strategi serta anggaran untuk mendapatkan pegawai baru.

5. Dan pengkajian kebutuhan sdm di masa mendatang.

Kegiatan perencanaan pegawai tersebut juga dapat diaplikasikan sebagai

bahan pertimbangan dalam perencanaan kebutuhan PNS dilingkungan organisasi

pemerintah. Hal ini terlihat dari pengertian atau definisi perencanaan PNS, yakni

kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah,

jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan

kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang

jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat

dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan perencanaan pegawai pada umumnya

dikategorikan dalam tiga tahapan, yaitu perencanaan pegawai jangka pendek,

menengah, dan panjang. Tujuan perencanaan pegawai jangka pendek (perspektif

tahunan) adalah menetapkan prediksi posisi/jabatan dan pekerjaan yang kosong satu

tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan

sebuah organisasi. Tujuan perencanaan pegawai jangka sedang/panjang (maksimal 5

tahun mendatang) adalah menetapkan prediksi permintaan pegawai agar organisasi

memiliki kemampuan dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensi

kompetitifnya. Tujuan perencanaan pegawai jangka panjang untuk memperoleh

sosok PNS yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan tugas secara profesional

dan bertanggungjawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan

pembangunan serta bersih dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN).

C. Manfaat Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai secara kategorikal mutlak untuk dilaksanakan dalam

suatu organisasi karena SDM yang dimiliki atau mungkin dimiliki selalu terbatas,

padahal tujuan yang ingin dicapai per definisi selalu tidak terbatas. Situasi

11

keterbatasan itu memberi petunjuk bahwa pegawai harus direncanakan dan

digunakan sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang semaksimal mungkin.

Manfaat perencanaan pegawai dalam organisasi diantaranya adalah :

1. Organisasi dapat memanfaatkan pegawai yang sudah ada secara lebih baik

2. Melalui perencanaan pegawai yang matang, dapat meningkatkan produktifitas

kerja pegawai yang sudah ada.

3. Organisasi dapat menentukan kebutuhan pegawai dimasa depan, baik dalam arti

jumlah dan kualifikasinya untuk berbagai jabatan dan menyelenggarakan

berbagai aktivitas.

4. Penanganan informasi ketenagakerjaan dan pemanfaatannya.

5. Sebagai dasar bagi penyusunan program bagi satuan kerja yang menangani

pegawai dalam organisasi.

Untuk melakukan penghitungan kebutuhan PNS dilakukan dengan cara

menganalisis persediaan pegawai dan menghitung kebutuhan pegawai. Persediaan

pegawai dapat dilihat dari data jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit

organisasi yang terkini. Pencatatan data persediaan pegawai menjadi bagian yang

tidak terpisahkan dari perencanaan kepegawaian secara keseluruhan. Setiap Instansi

harus menyusun perencanaan persediaan pegawai untuk kurun waktu 2 (dua) sampai

dengan 5 (lima) tahun ke depan sesuai dengan kebutuhan dan perubahan organisasi

yang selanjutnya disampaikan kepada Kepala BKN. Perkiraan persediaan pegawai

tahun berikutnya dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan

jumlah pegawai yang mencapai Batas Usia Pensiun dalam tahun yang bersangkutan.

Pengurangan pegawai di luar Batas Usia Pensiun antara lain seperti halnya mutasi,

berhenti, dan meninggal dunia sulit diramalkan, sehingga pengurangan tersebut

tidak perlu dimasukan dalam perkiraan, kecuali direncanakan dengan pasti.

Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan jabatan berdasarkan

kualifikasi, dengan tahapan sebagai berikut :

a) Menyusun daftar susunan jabatan yang meliputi nama jabatan, ikhtisar jabatan,

syarat jabatan. Adapun syarat jabatan meliputi pendidikan, pendidikan dan

pelatihan jabatan, pengalaman, keahlian, dan keterampilan. Penyusunan daftar

susunan jabatan sebagai langkah untuk menentukan persyaratan bagi calon

pemangku atau pemangku jabatan yang terkait dengan nilai kompetensinya.

12

Calon pemangku atau pemangku jabatan yang telah memenuhi kompetensi

jabatan diharapkan akan mampu melaksanakan tugas jabatan secara profesional,

efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan pegawai dalam suatu organisasi. Bagi

calon pemangku atau pemangku jabatan yang belum memenuhi persyaratan

jabatan yang dibutuhkan maka tugas organisasi atau instansi untuk melaksanakan

peningkatan kompetensi jabatan melalui pembinaan pegawai. Contoh:

DAFTAR SUSUNAN JABATAN

Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana

No Nama

Jabatan

Ikhtisar Jabatan Syarat Jabatan

Pendidikan Diklat Pengalaman Keahlian Keterampilan

1 Kabag

Organisasi

dan Tata Laksana

Melaksanakan

analisis dan

menyusun kapasitas

kelembagaan serta

ketatalaksanaan

S1 Manajemen

Pim III

Menganalisis

organisasi

Desain

Organisasi

Evaluasi

organisasi

2 Kasubbag

Organisasi

diisi sesuai

dengan yang ada

Dst Dst Dst Dst Dst

3 Penganalisis

Organisasi

Menyusun

informasi jabatan

S1 Manajemen

-

Mengumpulkan

data organisasi

- Mencatat

Permasalahan yang

dihadapi

4 Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst

b) Menyusun daftar susunan pegawai menurut jabatan terdiri atas nama jabatan dan

data pegawai. Adapun data pegawai terdiri dari nama pegawai, tahun

pengangkatan, tahun pensiun, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, pengalaman

jabatan, keahlian, dan keterampilan pegawai yang bersangkutan. Contoh:

DAFTAR SUSUNAN PEGAWAI MENURUT JABATAN


No

Nama

Jabatan

Data Pegawai

Nama Tahun

Pengang

katan

Pensiun Pendidikan Diklat Pengalaman

jabatan

Keahlian Ket

1 Kabag

Ortala

Drs

Budi

1985 2012 S1 Pim III Kabag Desain

Organ.

-

2 Kasubag Amir

SE

1980 2011 S1 Pim IV Sekretaris

3 Analisi

Organisasi

Karina,

SE

Dst Dst S1 Dst Dst Dst Dst

4 Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst

13

c) Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun dan

rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi

pegawai dalam jabatan. Contoh :

PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI

Tahun 2011 s/d 2013


No Nama

Jabatan

Pegawai Yang

Ada

Pensiun Promosi Mutasi

2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013

1 Kabag Ortala 1 1 1 1 1

2 Kasubag 1 1 1 1

3 Penganalisis

Organisasi

1 1 1 1 1

4 Penganalisis

Jabatan

1 1 1 1 1

d) Membuat perkiraan persediaan pegawai dalam waktu 2 - 5 tahun yang ditentukan

tanpa mencantumkan lagi pegawai yang pensiun. Contoh :

PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI

Tahun 2011 s/d 2013

Unit Kerja : Bagian Organisasi dan Tata Laksana No Nama Jabatan Pegawai yang ada

2010

Persediaan

2011 2012 2013

1 Kabag Ortala 1 1 1 1

2 Kasubag.... 1 1 1 1

3 Penganalisis

Organisasi

1 1 1 1

4 Penganalisis Jabatan 1 1 1 1

D. Penghitungan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil

1. Metode Penghitungan

a) Setiap instansi wajib melakukan analisis beban kerja untuk penghitungan

kebutuhan PNS yang dapat dilakukan seperti contoh berikut:

14

URAIAN TUGAS

Jabatan Pengolah Data Formasi Pada Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai

No Uraian Tugas Satuan

Hasil

Waktu

Penyelesaian

Waktu

Kerja

Efektif

Beban

Kerja

Pegawai

Yang

Dibutuhkan

Ket

1 Memeriksa data usulan

formasi yang disampaikan

Instansi Pusat dan Daerah

sudah sesuai dengan format

formulir yang ditentukan

agar data akurat

laporan/

checklist

15 menit 72 000 600 0,125

2 Menginventarisasi data

usulan formasi yang disam-

paikan oleh Instansi Pusat

dan Daerah dengan cara

mengelompokkan sesuai

dengan instansi dan jabat-

annya agar memudahkan

dalam pencarian data

Rekap

Data

30 Menit 72 000 600 0,250

3 Mengolah data usulan

formasi berdasarkan jenis

jabatan untuk membuat

bahan pertimbangan

Informasi

per jenis

jabatan

45 Menit 72 000 600 0,375

4 Memberikan informasi

yang dibutuhkan

Penganalisis Formasi

Pegawai berdasarkan data

usul formasi sebagai bahan

pembuatan kebijakan

formasi dan pertimbangan

alokasi tambahan formasi


Laporan 45 Menit 72 000 600 0,375

5 Membuat konsep pertim-

bangan Kepala BKN

mengenai alokasi

tambahan formasi pegawai


berdasarkan data usul

formasi sebagai bahan

pertimbangan teknis

Kepala BKN

Draft

Pertimban

gan

3000 Menit 72 000 1 0,042

6 Membuat laporan statistik

mingguan mengenai

formasi pegawai Instansi

Pusat dan Daerah

berdasarkan data usul

formasi untuk diserahkan

kepada atasan langsung

Laporan 60 Menit 1500 1 0,040

7 Memelihara database

formasi pegawai dengan

cara menyimpan,

memperbaharui dan

memproteksi data agar

tetap akurat dan terjaga

kerahasiaannya

Kegiatan 30 Menit 6 000 1 0,005

15

8 Melaksanakan tugas

kedinasan lain yang

diperintahkan oleh atasan

baik lisan maupun tertulis

untuk kelancaran

pelaksanaan tugas

Kegiatan 30 Menit 300 3 0,300

Jumlah 1,512

Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai yang dibutuhkan untuk

jabatan Pengolah Data Formasi pada Sub Dit. Perencanaan Formasi

Pegawai adalah sebanyak 1,512 dibulatkan ke atas menjadi 2 (dua) orang

pegawai. Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut juga dianalisis

berdasarkan sifat pekerjaan yaitu rutin, segera, penting, dan/atau rahasia

serta dilakukan analisis terhadap peralatan/teknologi yang digunakan, maka

kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut adalah 1 atau 2 orang. Maksudnya

apabila peralatan yang tersedia di unit tersebut lengkap dengan teknologi

yang modern maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 orang.

b) Penghitungan kebutuhan pejabat struktural dilakukan berdasarkan jumlah

jabatan struktural yang terdapat dalam struktur organisasi dan tata kerja yang

telah ditetapkan.

c) Untuk penghitungan kebutuhan jabatan fungsional dapat menggunakan

metode analisis kecenderungan berdasarkan indeks sebagai berikut :

1) Pegawai Negeri Sipil pada Instansi Pusat

(a) Menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan

fungsional yang tidak memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat :

(1) Unit organisasi teknis eselon IV atau eselon V paling banyak

membawahi 2 (dua) orang.

(2) Unit organisasi teknis eselon III terendah paling banyak

membawahi 4 (empat) orang.

(3) Unit organisasi kesekretariatan eselon IV atau eselon V paling

banyak membawahi 3 (tiga) orang.

(4) Unit organisasi kesekretariatan eselon III terendah paling banyak

membawahi 5 (lima) orang.

16

(b) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang

memberikan pelayanan langsung pada masyarakat dan bersifat teknis

administratif dibawah eselon IV atau eselon V paling banyak


(c) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu

dilaksanakan berdasarkan standar penghitungan yang ditetapkan oleh

instansi pembina, antara lain sebagai berikut:

(1) Agen;

(2) Diplomat;

(3) Dosen;

(4) Jaksa;

(5) Pemeriksa Bea dan Cukai;

(6) Pemeriksa Merek;

(7) Pemeriksa Pajak;

(8) Pemeriksa Paten;

(9) Pengamat Gunung Api;

(10) Pengamat Meteorologi dan Geofisika;

(11) Pengawas Farmasi dan Makanan;

(12) Pengawas Keselamatan Pelayaran;

(13) Pengendali Frekuensi Radio;

(14) Penilai Pajak Bumi dan Bangunan;

(15) Penyuluh Agama; dan

(16) Teknik Penerbangan.

d) Untuk mengetahui kebutuhan pegawai jabatan fungsional Instansi Pusat

dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

17

Indeks Kebutuhan Pegawai Jabatan Fungsional Instansi Pusat

Jenis Jabatan Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat:

a. Eselon IV atau Eselon V teknis paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah paling banyak 4 (empat) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V paling banyak 3 (tiga) orang

d. Kesekretariatan Eselon III terendah paling banyak 5 (lima) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat yang bersifat teknis

administrative

paling banyak 5 (lima) orang

3. Jabatan fungsional tertentu Ditetapkan Instansi Pembina

e) Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki karakteristik

pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh Instansi yang bersangkutan.

1) Pegawai Negeri Sipil pada Instansi Daerah

a) Menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan

fungsional yang tidak memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat :

(1) Unit organisasi teknis eselon IV atau eselon V paling banyak

membawahi 2 (dua) orang.

(2) Unit organisasi teknis eselon III terendah paling banyak


(3) Unit organisasi kesekretariatan eselon IV atau eselon V paling

banyak membawahi 5 (lima) orang.

(4) Unit organisasi kesekretariatan eselon III terendah paling banyak

membawahi 7 (tujuh) orang.

b) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang

memberikan pelayanan langsung pada masyarakat dan bersifat teknis

administratif dibawah eselon IV atau eselon V paling banyak

membawahi 7 (tujuh) orang.

2) Menghitung jumlah pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu

yang berfungsi memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat dan

18

bertugas di lapangan dilaksanakan berdasarkan standar penghitungan

yang ditetapkan oleh instansi pembina, seperti:

a) Penyuluh Pertanian;

b) Penyuluh Perikanan;

c) Penyuluh Kehutanan;

d) Penyuluh Perindustrian Dan Perdagangan;

f) Penyuluh Keluarga Berencana;

g) Penggerak Swadaya Masyarakat;

h) Pengawas Ketenagakerjaan;

i) Instruktur Ketenagakerjaan;

j) Pengantar Kerja;

k) Pengawas Bidang Pekerjaan Umum; dan

l) Jabatan lain yang bertugas di lapangan yang menjadi prioritas dengan

tetap memperhatikan karakteristik, kondisi, dan potensi daerah.

3) Untuk mengetahui kebutuhan pegawai jabatan fungsional instansi daerah

dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Indeks Kebutuhan Pegawai Jabatan Fungsional Instansi Daerah

Jenis Jabatan Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat:

a. Eselon IV atau Eselon V teknis paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah paling banyak 5 (lima) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V paling banyak 5 (lima) orang

d. Kesekretariatan Eselon III terendah paling banyak 7 (tujuh) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat yang bersifat teknis administratif

paling banyak 7 (tujuh) orang

3. Jabatan fungsional tertentu Ditetapkan Instansi Pembina

19

4) Kebutuhan tenaga guru dihitung berdasarkan Peraturan Kepala Badan

Kepegawaian Negara Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Pemberian

Pertimbangan Teknis Formasi Guru Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan

Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/ Kota sebagai berikut:

a) Kebutuhan Guru Taman Kanak-Kanak (TK). Parameter

penghitungan kebutuhan Guru TK adalah :

(1) Setiap TK mempunyai 1 (satu) orang Kepala Sekolah; dan

(2) Setiap rombongan belajar (rombel)/kelas mempunyai 1 (satu)

orang Guru.

Formula penghitungan kebutuhan Guru TK adalah sebagai

berikut :

KG = ΣK + 1 KTK

Keterangan :

KG = Kebutuhan Guru

ΣK = Jumlah Rombel/Kelas

KTK = Kepala TK

Contoh :

Pada Kabupaten X terdapat 3 (tiga) TK memiliki rombel/kelas

yang berbeda sebagai berikut:

Nama Sekolah Jumlah Rombel/Kelas

Kelas Nol Kecil Kelas Nol Besar

TK A 2 kelas 1 kelas

TK B 1 kelas 3 kelas

TK C 2 kelas 4 kelas

Jumlah 5kelas 8 kelas

20

Maka penghitungan kebutuhan Guru untuk masing-masing TK

sebagai berikut:

a. KG TK A = ΣK + 1 KTK

= 3 Guru + 1 Kepala TK

= 4 orang

b. KG TK B = ΣK + 1 KTK


= 5 orang

c. KG TK C = ΣK + 1 KTK


= 7 orang

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru TK di Kabupaten

X adalah 16 (enam belas) orang, dengan rincian sebagaimana

tersebut pada tabel di bawah:

Nam

a

Seko

lah

Ke

las

No

l

Ke

cil

Ke

las

No

l

Be

sar

Gu

ru

TK

Kep

ala

TK

Jumlah

Guru

TK

A

2

kel

as

1

kel

as

3

ora

ng

1

oran

g

4 orang

TK

B

1

kel

as

3

kel

as

4

ora

ng

1

oran

g

5 orang

TK

C

2

kel

as

4

kel

as

6

ora

ng

1

oran

g

7 orang

Juml

ah

5

kel

as

8

kel

as

13

ora

ng

3

oran

g

16 r

a

n

g

b) Kebutuhan Guru Sekolah Dasar (SD)

Parameter penghitungan kebutuhan Guru SD adalah :

a. Setiap rombel/kelas harus memiliki 1 (satu) orang Guru kelas;

21

b. Setiap SD harus memiliki 1 (satu) Kepala Sekolah; dan

c. Setiap SD harus memiliki minimal 1 (satu) Guru agama dan 1

(satu) Guru pendidikan jasmani dan kesehatan.

Dengan ketentuan:

a) Apabila SD tersebut terdapat sejumlah siswa menganut agama yang

berbeda, maka penghitungan Guru agama disesuaikan dengan kebutuhan

dan peraturan yang berlaku;

b) Untuk daerah terpencil cukup diperlukan 1 (satu) orang Guru merangkap

KS karena pada umumnya jumlah peserta didik di daerah terpencil

kurang dari 60 (enam puluh) anak untuk semua tingkatan sehingga tidak

menggunakan formula sebagaimana tersebut di bawah.

Rumus penghitungan kebutuhan Guru SD dalam 1 (satu) sekolah adalah

sebagai berikut:

KG = ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP

Keterangan :

KG = Kebutuhan Guru

ΣK = Jumlah rombel/kelas

KS = Kepala Sekolah

GA = Guru Agama

GP = Guru Penjaskes

Contoh :

Pada Kabupaten Y terdapat 3 (tiga) SD Negeri (N), yaitu SDN 1,

SDN 2, dan SDN 3. Dengan jumlah rombel/kelas masingmasing

SD sebagaimana tersebut pada tabel di bawah:

Nama

Sekolah

Rombel/Kelas

Jumlah I II III IV V VI

SDN 1 2 2 1 1 1 1 8

SDN 2 3 3 3 2 2 2 15

SDN 3 4 4 3 2 2 2 17

22

Berdasarkan jumlah rombel/kelas pada satu sekolah maka

penghitungan kebutuhan Guru SD Kabupaten Y secara rinci

sebagai berikut :

a. KG SDN 1 = ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP

= 8 + 1 + 1 + 1

= 11 orang

b. KG SDN 2 = ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP

= 15 + 1 + 1 + 1

= 18 orang

c. KG SDN 3 = ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP

= 17 + 1 + 1 + 1

= 20 orang

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru di Kabupaten Y

adalah 49 (empat puluh sembilan) orang, dengan rincian

sebagaimana tersebut pada tabel di bawah :

Nama

Sekolah

Rombel/Kelas Jumlah

Guru

Kepala

Sekolah

Jumlah G

A

Jumlah G

P I II III IV V VI

SDN 1 2 2 1 1 1 1 8 1 1 1

SDN 2 3 3 3 2 2 2 15 1 1 1

SDN 3 4 4 3 2 2 2 17 1 1 1

Jumlah 9 9 7 5 5 5 40 3 3 3

c) Kebutuhan Guru Sekolah Luar Biasa (SLB)

(1) Jenjang pendidikan SLB meliputi :

(a) Taman Kanak-Kanak-Pendidikan Khusus/Luar Biasa (TK-

PK/LB);

(b) Sekolah Dasar Luar Biasa (SDLB);

(c) Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa (SMPLB), dan

(d) Sekolah Menengah Atas Luar Biasa (SMALB).

(2) Pembagian rombel/kelas SLB berdasarkan kemampuan dan tingkat

keterbatasan masing-masing siswa terdiri dari :

(a) SLB Tunanetra (A);

23

(b) SLB Tunarungu (B);

(c) SLB Tunagrahita Ringan (C)

(d) SLB Tunagrahita Sedang(C1);

(e) SLB Tunagrahita Berat (C2);

(f) SLB Tunadaksa Ringan (D);

(g) SLB Tunadaksa Sedang (D1);

(h) SLB Tunalaras (E);

(i) SLB Tunawicara (F);

(j) SLB Tunaganda (G); dan

(k) Autis (M).

(3) Parameter penghitungan kebutuhan Guru dan siswa bedasarkan

kemampuan dan tingkat keterbatasan adalah :

(a) Tunagrahita ringan = 1:7

(b) Tunagrahita sedang, Tunarungu, Tunawicara, Tunadaksa ringan

dan Tunalaras = 1:5

(c) Tunanetra, Tunadaksa sedang, Tunaganda dan Autis Berat = 1:1

(d) Setiap jenjang pendidikan SLB harus memiliki Guru umum

dengan ketentuan penghitungan kebutuhan Guru umum

berdasarkan pada kemampuan untuk mengajar siswa adalah 3

rombongan belajar perhari.

(e) Dengan asumsi 1 rombel – 5 siswa, sehingga kemampuan Guru

dalam 1 minggu (6 hari) adalah 3 rombel X 5 siswa X 6 hari = 90

siswa.

(f) Setiap SLB harus memiliki 1 (satu) Kepala Sekolah dan Wakil

Kepala Sekolah bukan berdasarkan kemampuan dan tingkat

keterbatasan.

(g) Guru yang mengajar pada satu rombel/kelas SLB berdasarkan

kemampuan dan tingkat keterbatasan harus merangkap pada

rombel/kelas SLB berdasarkan kemampuan dan tingkat

keterbatasan yang lain.

Rumus penghitungan Kebutuhan Guru SLB untuk setiap jenjang,

mulai dari TK-PK/LB sampai dengan SMALB sebagai berikut:

24

1. Tuna Netra (A)

KG = ΣK + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI

2. Tuna Rungu (B)

KG = ΣK + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK

3. Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat

KG = ΣK + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM

4. Tuna daksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1)

KG = ΣK + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK

5. Tunalaras (E)

KG = ΣK + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON

6. Tunawicara

KG = ΣK + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI

7. Tunaganda (G)

KG = ΣK + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP

8. Autis (M)

KG = ΣK + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON

Keterangan :

KG = Kebutuhan Guru

ΣK = Jumlah kelas

GOM = Guru Orientasi dan Mobilitas

GA = Guru Agama

GP = Guru Penjasorkes

GK = Guru Ketrampilan

GBPBI = Guru Bina Persepsi Bunyi dan Irama

GBikom = Guru Bina Komunikasi

GKMD = Guru Kemampuan Merawat Diri

GBM = Guru Bina Mental

GKON = Guru Konseling (Psikologi)

GBG = Guru Bina Gerak

25

Contoh Kebutuhan Guru TK-PK/LB

Pada SLB A berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan

memiliki jumlah kelas sebagaimana tersebut pada tabel di bawah :

No Kemampuan dan Tingkat Keterbatasan Jumlah Kelas

1 Tunanetra (A) 2

2 Tunarungu (B) 1

3 Tunagrahita Ringan (C) 1

4 Tunadaksa Ringan (D) 2

Jumlah 6

Berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan serta jumlah kelas

maka penghitungan kebutuhan Guru TK-PK/LB pada SLB A adalah

sebagai berikut:

1. Tunanetra

KG = ΣK + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI

= 2 + 1GOM + 1 GA + 1GP + 1 GK + 1GBPBI

= 7 orang

2. Tunarungu

KG = ΣK + 1GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK

= 1 + 1GBikom

= 2 orang

Keterangan :

Karena GBPI, GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra

maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap pada kelas

tunarungu.

3. Tunagrahita Ringan

KG = ΣK + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM

= 1 + 1GKMD + 1GBM

= 3 orang

26

Keterangan :

Karena GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra dan

tunarungu maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap

pada kelas tunagrahita ringan.

4. Tunadaksa Ringan

KG = ΣK + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK

= 2 + 1 GBG

= 3 orang

Keterangan :

Karena GKMD, GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra

dan tunarungu dan tunagrahita ringan maka guru-guru yang

bersangkutan harus merangkap pada kelas tunadaksa ringan.

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru TK-PK/LB pada SLB

A adalah 15 (lima belas) orang ditambah 1 (satu) Kepala Sekolah

dan maksimal 4 (empat) orang Wakil Kepala Sekolah.

d) Kebutuhan Guru Bimbingan dan Konseling (BK)

Parameter penghitungan kebutuhan Guru BK adalah :

(1) Setiap SMP, SMA, dan SMK sekurang-kurangnya diperlukan 1

(satu) orang Guru BK;

(2) Setiap Guru BK wajib memberikan bimbingan dan konseling

sekurang-kurangnya 150 (seratus lima puluh) orang;

(3) Dasar penghitungan Guru BK adalah jumlah siswa seluruh sekolah

dibagi 150 (seratus lima puluh) orang siswa.

Rumus Penghitungan Kebutuhan Guru BK adalah sebagai berikut :

Keterangan :

ΣS

KG =

150

KG = Kebutuhan Guru

ΣS = Jumlah siswa

150 = Jumlah siswa yang wajib dibimbing

27

Contoh :

Di Kabupaten A terdapat 3 (tiga) SMK Negeri (N) yaitu SMKN 1,

SMKN 2, dan SMKN 3 dengan jumlah siswa masing-masing

sebagaimana tersebut pada tabel di bawah :

Nama Sekolah Jumlah Siswa

SMKN 1 425

SMKN 2 307

SMKN 3 156

Jumlah 888

Berdasarkan jumlah siswa pada masing-masing SMKN Kabupaten A

maka penghitungan kebutuhan Guru BK secara rinci sebagai berikut :

a. SMKN 1

ΣS 425

KG = = = 3 orang

150 150

b. SMKN 2

ΣS 307

KG = = = 2 orang

150 150

c. SMKN 3

ΣS 156

KG = = = 1 orang

150 150

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru BK di SMKN Kabupaten A

sebanyak 6 (enam) orang.

e) Kebutuhan Guru Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah

Atas (SMA), dan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah

28

sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 11-a sampai dengan Anak

Lampiran 11-c Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. Salah

satu contoh lampiran tersebut adalah sebagai berikut

Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP

Untuk Semua Tingkat Di Kabupaten/Kota

Mata Pelajaran : Pendidikan Agama/PPKN/Seni Budaya/ Pendidikan

Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi Dan Komunikasi

No Jumlah Rombel/Kelas Formasi Guru

1 7 – 19 1

2 20 – 31 2

3 32 – 43 3

4 44 – 55 4

5 56 – 67 5

6 68 – 79 6

7 80 – 91 7

8 . 92 – 103 8

9 104 –115 9

10 116 – 127 10

dst dst dst

5) Kebutuhan pegawai pada sarana pelayanan kesehatan milik pemerintah

merujuk pada:

a) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Rumah Sakit

Umum adalah sebagai berikut :

(1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas A, terdiri

dari Dokter Spesialis, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian,

Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis

dan Non Tenaga Kesehatan.

(2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas B

(Pendidikan), terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter

Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi,

Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan.

(4) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas B (Non

Pendidikan), terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter

29

Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi,

Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan.

(5) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas C, terdiri

dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan,

Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik,

Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan.

(6) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas D, terdiri

dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian,

Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis

dan Non Tenaga Kesehatan.

(7) Untuk menghitung standar kebutuhan minimal formasi tenaga

kesehatan di rumah sakit umum dapat dilihat dalam tabel

dibawah ini.

Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan

Rumah Sakit Umum

NO JENIS TENAGA

RS

Kelas

A

RS

Kelas

B (P)

RS

Kelas

B (NP)

RS

Kelas

C

RS

Kelas

D

1 Dokter Spesialis 304 102 36 7 -

2 Dokter Umum - 11 11 11 3

3 Dokter Gigi 6 3 3 2 1

4 Keperawatan 1240 464 200 80 16

5 Kefarmasian 24 12 12 3 1

6 Kesehatan

Masyarakat

6 3 3 2 1

7 Gizi 24 12 12 3 1

8 Keterapian Fisik 34 15 15 5 1

9 Keteknisan Medis 52 23 23 7 2

10 Non Tenaga Kesehatan

- Pengadministrasi ruang

rawat inap

- Pramusaji

- Juru masak

- Juru cuci

- Pemulasaraan jenazah

- Sopir

348 282 282 87 28

Jumlah 2038 927 597 207 54

30

b) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Rumah Sakit

Khusus adalah sebagai berikut :

(1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas A,

terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi,

Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian

Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan.

(2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas B,




(3) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas C,




(4) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas D,



Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan

(5) Untuk menghitung standar kebutuhan minimal formasi tenaga kese-

hatan di rumah sakit khusus dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.

Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan

Rumah Sakit Khusus

No Jenis Tenaga

Rs

Kelas A

Rs

Kelas B

Rs

Kelas C

Rs

Kelas D

1 Dokter Spesialis 15 10 5 3

2 Dokter Umum 1 2 2 1

3 Dokter Gigi 2 2 1 1

4 Keperawatan 72 56 32 20

5 Kefarmasian 4 2 1 1

6 Kes. Masyarakat 2 1 1 1

7 Gizi 8 6 4 2

8 Keterapian Fisik 8 7 4 3

9 Keteknisan Medis 8 7 4 3

10 Non Tenaga

Kesehatan

38 25 15 10

Jumlah 158 118 69 45

31

c) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Puskesmas dan

jaringannya adalah sebagai berikut:

(1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah

Strategis, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Bidan,

Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan.


Terpencil, terdiri dari Dokter Umum, Perawat Gigi, Perawat, Bidan,



Kepulauan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Bidan,


(4) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perkotaan, terdiri

dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non

Tenaga Kesehatan.

(5) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Pedesaan, terdiri

dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non

Tenaga Kesehatan

(6) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Daerah

Terpencil/Tertinggal/Perbatasan, terdiri dari Dokter Umum, Perawat

Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan.

(7) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Pembantu, terdiri

dari Perawat, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan.

(8) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Poliklinik Desa, terdiri dari

Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan.

d) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Puskesmas

dapat dihitung dengan menggunakan tabel di bawah ini.

32

Standar Kebutuhan Minimal Formasi

Tenaga Kesehatan Puskesmas dan Jaringannya

No Jenis Puskesmas Tenaga

Kesehatan

Tenaga Non

Kesehatan

Jumlah

1 Perawatan Daerah

Strategis

28 9 37

2 Perawatan Daerah

Terpencil

19 8 27

3 Perawatan Daerah

Kepulauan

29 9 38

4 Perkotaan 30 10 40

5 Pedesaan 18 5 23

6 Daerah Terpencil/

Tertinggal/Perbatasan

12 5 17

7 Puskesmas Pembantu 8*) 1 9

8 Poliklinik Desa 1 1 2

Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu

D. Peta Jabatan

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan struktural dan

fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling

rendah sampai dengan yang tinggi Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-

data sebagai berikut:

1. Struktur Organisasi

2. Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)

3. Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)

4. Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)

5. Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

33

Badan Kepegawaian Negara CONTOH PETA JABATAN

Rekapitulasi

Kekuatan Pegawai

Struktur Organisasi

Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban kerja

berdasarkan Tugas dan

Fungsi Unit Organisasi

Nomenklatur Fungsional

beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai

Penyusunan peta jabatan mengacu pada beban kerja unit kerja organisasi.

Beban kerja yang merupakan target kerja organisasi berlandaskan renstra dan renja

organisasi. Beban kerja inilah yang harus di laksanakan atau dicapai oleh unit

organisasi. Dalam pelaksanaan pencapaian target kerja (beban kerja), diperlukan

kegiatan –kegiatan tugas pekerjaan yang ditindak lanjuti dengan pembagian tugas –

tugas pekerjaan. Agar efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugas – tugas pekerjaan

melalui pengornisasian tugas berupa nama jabatan – jabatan yang dibutuhka. Nama

jabatan ini terdiri dari nama jabatan paling rendah sampai dengan nama jabatan yang

tinggi dalam unit kerja organisasi.

Hasil pengorganisasian (nama jabatan dan uraian tugas) dapat dijadikan

unsur untuk menganalisa kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja (ABK), yang

bertujuan untuk menghitung jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit

organisasi/pemegang jabatan, sebagaimana tertuang dalam definisinya yakni :

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis

pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara

sistematis dengan menggunakan metode tertentu.

34

ABK digunakan juga untuk memotret jumlah pegawai dalam organisasi

melalui jabatan-jabatan dalam organisasi berdasarkan beban kerja jabatan. Jumlah

pegawai yang dibutuhkan organisasi hasil ABK dapat dijadikan menjadi kebutuhan

pegawai unit kerja organisasi. Setelah kebutuhan pegawai di dapatkan perlu ditindak

lanjuti dengan membandingkan data kelembagaan, jumlah persediaan pegawai

(bezetting), sehingga diketahui hasilnya apakah organisasi tersebut termasuk

katagori yang kelebihan, sesuai, atau kekurangan pegawai. Adapun tindak lanjut

katagori organisasi yang dihasilkan dengan pembandingan hasil ABK dengan data

kelembagaan, jumlah persediaan pegawai (bezetting), sebagai berikut :

1. Organisasi yang kekurangan pegawai :

a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada

unit organisasi yang kekurangan.

b. Penarikan PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan pada instansi lain

disesuaikan dengan syarat jabatan.

c. Memberdayakan dengan cara memberikan pendidikan dan pelatihan serta

memperkaya tugas pegawai yang ada.

d. Menyusun perencanaan pengembangan pegawai.

e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan

pendekatan positive growth, dilakukan secara bertahap sesuai dengan

kemampuan keuangan negara.

2. Organisasi yang sesuai:



b. Melakukan pemetaan potensi dalam rangka mengetahui minat dan bakat

pegawai.

c. Mengangkat PNS yang menduduki jabatan fungsional umum ke dalam

jabatan fungsional tertentu sesuai dengan kebutuhan instansi dan

mengidentifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihannya.

d. Menyusun perencanaan pengembangan pegawai.


pendekatan zero growth, dilakukan secara bertahap sesuai dengan


35

3. Organisasi yang kelebihan pegawai :



b. Melakukan penilaian kinerja, penegakan disiplin PNS, dan penilaian

kompetensi untuk mengetahui PNS yang memiliki kompetensi dan

kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

c. Apabila hasil penilaian tersebut di atas menunjukan bahwa PNS yang

memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan kurang

dari jumlah yang dibutuhkan, maka dilakukan penyusunan peringkat bagi

PNS yang belum memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat

jabatan.

d. Menerapkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969 dan Peraturan

Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 sebagaimana telah dua kali diubah

terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2008 bagi PNS yang

tidak memiliki kompetensi sesuai dengan syarat jabatan sebagaimana dalam

butir 2) dan mendapat peringkat terendah dibawah jumlah pegawai yang

dibutuhkan sebagaimana dalam butir 3) dengan alternatif sebagai berikut:

1) Bagi PNS yang telah mempunyai masa kerja minimal 10 tahun dan usia

minimal 50 tahun, dapat langsung diberhentikan dengan memperoleh hak

pensiun.

2) Bagi PNS yang belum mempunyai masa kerja 10 tahun, namun telah

mencapai usia minimal 45 tahun diberikan uang tunggu selama 1 tahun

dan dapat diperpanjang sampai 5 tahun.

3) Apabila dalam masa menerima uang tunggu PNS yang bersangkutan

telah mencapai usia 50 tahun dan mempunyai masa kerja minimal 10

tahun, maka yang bersangkutan dapat diberhentikan dengan memperoleh

hak pensiun.

4) Apabila sampai berakhir masa uang tunggu, PNS yang bersangkutan:

a) Sudah mempunyai masa kerja 10 tahun tetapi belum mencapai usia

50 tahun, maka yang bersangkutan diberhentikan namun hak

36

pensiunnya baru diterima pada saat yang bersangkutan telah

mencapai usia 50 tahun.

b) Belum mempunyai masa kerja 10 tahun dan belum mencapai usia 50

tahun, dapat diberhentikan sebagai PNS tanpa memperoleh hak

pensiun.


pendekatan minus growth berdasarkan skala prioritas sesuai dengan


f. Melakukan evaluasi dan analisis organisasi yang menyangkut tugas, fungsi,

dan struktur organisasi.

E. Latihan

Pilihlah jawaban dibawah ini yang paling tepat !!!!

(b) Perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja

organisasi itu ..................... dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan

organisasi dimasa depan

(1) Tidak harus

(2) Tidak perlu

(3) Mutlak

(4) Dapat

(5) Boleh

(c) Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil dituangkan

dalam Peraturan Kepala BKN

(1) Nomor 19 Tahun 2011





(d) Perencanaan pegawai adalah aktivitas yang dapat menjamin terpenuhinya

kebutuhan pegawai bagi organisasi secara konstan dan memadai. Definisi ini

merupakan pendapat dari :

37

a. Siagian

b. Tulus

c. Handoko

d. Hasibuan

e. Schuller

(e) Perencanaan pegawai adalah proses pengkajian kebutuhan SDM di masa

mendatang serta pembuatan perencanaan program untuk memastikan

kompetensi dan kemantapan kerja pegawai yang dikaitkan dengan tujuan,

definisi ini merupakan pendapat dari

(1) Siagian

(2) Tulus

(3) Handoko

(4) Hasibuan

(5) French.

(f) Penulisan uraian tugas harus jelas, untuk itu dalam penulisannya harus

mengandung

(1) Tindak kerja (what)

(2) Proses kerja (how)

(3) Tindak kerja (what) dan Proses kerja (how)

(4) Tindak kerja (what), Proses Kerja (how), dan Tujuan (why)

(5) Proses kerja (how) dan Tujuan kerja (why)

Jawablah pertanyaan berikut ini dan uraikan

1. Uraikan hubungan perencanaan pegawai dengan visi dan misi organisasi !!

2. Apa tindak lanjut bagi organisasi yang berkatagori kelebihan pegawai ?

3. Pada Kabupaten Y terdapat 3 (tiga) SD Negeri (N), yaitu SDN 1, SDN 2, dan

SDN 3. Dengan jumlah rombel/kelas masing - masing SD sebagaimana

tersebut pada tabel di bawah:

Nama

Sekolah

Rombel/Kelas

Jumlah I II III IV V VI

SDN 1 2 2 2 2 2 2 12

38

SDN 2 3 3 3 2 2 2 15

SDN 3 4 4 3 2 2 2 17

Berdasarkan jumlah rombel/kelas sebagaimana tersebut dalam tabel, hitunglah

kebutuhan guru SD Kabupaten Y !!

c) Rangkuman

(a) Perencanaan pegawai negeri sipil adalah Kegiatan memprediksi kondisi masa

depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi

untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai

upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau

kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan

efisien.

(b)Analisis Jabatan Adalah Proses, Metode dan Tehnik untuk Mendapatkan Data

Jabatan, Mengolahnya Menjadi Informasi Jabatan, Dan Menyajikannya Untuk

Program-program Kelembagaan, Kepegawaian Serta Ketatalaksanaan, Dan

Memberikan Layanan Pemanfaatannya Bagi Pihak-pihak yang

Menggunakannya.

(c) Peta jabatan yang merupakan susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan

fungsional yang tergambar dalam suatu struktur organisasi dari tingkat paling

rendah sampai dengan tingkat paling tinggi;

(d) Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis

pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara

sistematis dengan menggunakan metode tertentu

(e) Hasil membandingkan kebutuhan pegawai dengan data kelembagaan, jumlah

persediaan pegawai (bezetting), sehingga diketahui hasilnya apakah organisasi

tersebut termasuk katagori yang kelebihan, sesuai, atau kekurangan pegawai.

(f) Perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja

organisasi itu mutlak dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi

dimasa depan, dimana perencanaan pergawai itu harus mempertimbangkan

prediksi kebutuhan pegawai kedepan dan harus berdasarkan alasan yang kuat,

jelas dan rasional sehingga dapat menghasilkan SDM yang mampu bekerja

secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi

dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya.

39

BAB III

FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

A. Pembahasan

Pasal 15 Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun

1999, disebutkan bahwa jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang

diperlukan ditetapkan dalam formasi untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis,

sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.Sejalan dengan hal tersebut dan

dalam rangka perencanaan kepegawaian secara nasional serta terpenuhinya jumlah

dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara, sesuai dengan jenis,

sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan, maka formasi Pegawai Negeri Sipil

secara nasional ditetapkan setiap tahun anggaran. Selanjutnya, berdasarkan formasi

Pegawai Negeri Sipil secara nasional tersebut ditetapkan formasi Pegawai Negeri

Sipil untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat dan Pemerintah

Daerah Propinsi/ Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan.

Penetapan dan persetujuan penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat

dan Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah dalam satu kesatuan Formasi Pegawai

Negeri Sipil secara nasional tersebut didasarkan atas usul Pejabat Pembina

Kepegawaian Pusat, Pejabat Pembina Kepegawaian Propinsi, dan Pejabat Pembina

Kepegawaian Kabupaten/Kota.Dari uraian tersebut di atas mengisyaratkan bahwa

formasi Pegawai Negeri Sipil ditetapkan setiap tahun anggaran berdasarkan atas

usul Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing satuan organisasi Negara dalam

rangka perencanaan kepegawaian secara nasional serta terpenuhinya jumlah dan

mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara sesuai dengan jenis, sifat,

dan beban kerja yang harus dilaksanakan. Dengan demikian dapat ditegaskan yang

dimaksud dengan formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan

Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk

mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil merupakan suatu proses penetapan

dalam menentukan mutu dan jumlah calon Pegawai Negeri Sipil yang akan di

rekrut yang berdasarkan dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-

40

masing satuan organisasi haruslah berdasarkan analisis kebutuhan dan penyediaan

pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan informasi

jabatan yang disusun setiap tahun anggaran. Formasi Pegawai Negeri Sipil secara

nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di

bidang pendayagunaan aparatur Negara, setelah memperhatikan pendapat Menteri

Keuangan dan pertimbangan dari Kepala BKN.

Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari :

1. Formasi Pegawai Negeri sipil Pusat

Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi

Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang

bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat

pertimbangan tertulis dari Kepala BKN.

2. Formasi Pegawai Negeri sipil Daerah

Formasi Pegawai Negeri sipil daerah untuk masing-masing satuan organisasi

Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/kota setiap tahun anggaran ditetapkan

oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari

Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara,

berdasarkan pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara

3. Penetapan dan persetujuan formasi pegawai negeri sipil pusat dan formasi

pegawai negeri sipil daerah dilakukan berdasarkan usul dari :

a. Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat

b. Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur.

1. Perhitungan Dengan Metode Umum

Perhitungan dengan metode umum adalah perhitungan untuk jabatan

fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar

kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam

jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan

uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam

menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi.

Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah

mengidentifikasi beban kerja melalui :

41

x 1 orang = x 1 orang X 1 orang

Standar

kemampuan Rata-

rata

a. Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan

hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja

dari hasil kerja jabatan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil

kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat

dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah

digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah :

Wujud hasil kerja dan satuannya

Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus

dicapai

Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh kerja

Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah :

Kebutuhan Pegawai = Beban kerja.

Standar Kemampuan rata-rata

Contoh :

Jabatan : Pengentri Data

Hasil Kerja : Data entrian

Beban Kerja/Target Hasil : 200 data entrian setiap hari

Standar kemampuan pengentrian : 30 data per hari

Perhitungannya adalah :

200 data entrian

x 1 orang = 6,67 orang

30 data entrian

dibulatkan menjadi 7 orang

b. Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam

pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban

kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh,

42

x 1 orang = x 1 orang X 1 orang

Standar

kemampuan

Rata-rata

dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien.

Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya

pasien.

Metode ini memerlukan informasi :

o Wujud objek kerja dan satuannya

o Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus

dilayani

o Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja

Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah :

Kebutuhan Pegawai = Obyek kerja

Standar Kemampuan rata-rata

Contoh :

Jabatan : Dokter

Objek Kerja : Pasien

Beban Kerja : 80 pasien per hari

Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari

80 pasien

x 1 dokter = 3,2 orang Dokter

25 pasien

dibulatkan menjadi 3 orang

c. Pendekatan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.

Metode ini digunkan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada

peralatan kerjanya. Sebagai contoh, Pengemudi beban kerjanya bergantung

pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Dalam

menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah :

o Satuan alat kerja

o Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja

o Jumlah alat kerja yang dioperasikan

43

o Rasio jumlah pegawai per jabatan per jabatan per alat kerja ( RPK )

Rumus perhitungannya adalah :

Kebutuhan Pegawai =

Contoh : Bis angkutan pegawai

Dari tabel tersebut diatas dapat kita hitung kebutuhan pegawai adalah sebagai

berikut :

Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis

Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1

Montir untuk 5 Bis

Kebutuhan Pegawai =

= 20 sopir + 20 kernet + 4 montir = 44 pegawai

d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan

Metode ini adalah metode untuk menghitung kebutuhan pegawai

pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam

artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan

untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah :

Satuan alat kerja : Bis

Jabatan yang diperlukan untuk

pengoperasian alat kerja

: Pengemudi bis

Kernet bis

Montir bis

Jumlah alat kerja yang

dioperasikan

: 20 bis

Rasio pengoperasian alat kerja : 1 Pengemudi 1 bis

1 Kernet 1 bis

1 Montir 5 bis

20 bis 20 bis 20 bis X 1 sopir + X 1 kernet + x 1 montir

1 bis 1 bis 5 bis

Peralatan kerja X 1 orang

Rasio penggunaan alat kerja

44

Σ Waktu Penyelesaian Tugas

Σ Waktu Kerja Efektif

o Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas

o Waktu penyelesaian tugas

o Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata

Rumusnya adalah :

Kebutuhan pegawai = X 1 orang

Ket. : Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT, sedangkan Waktu

Kerja Efektif disingkat WKE.

Contoh :

Jabatan : Pengadministrasi Umum

NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS S K R W P T

1 2 3 4 5

(3x4)

1 Mengetik surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit

2 Mengagenda surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit

3 Mengarsip surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit

4 Melayani tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit

5 Menyusun laporan

daftar hadir

1 laporan/hari 30 menit/lap 30 menit

6 Mengadministrasik

an kepegawaian

16 data/hari 90 menit/data 1.440 menit

7 dan seterusnya n menit

Σ WPT 2.598 + n menit

Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu kerja efektif

adalah 300 menit. Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan

Pengadministrasi Umum adalah :

2.598 + n menit x 1 orang = ....... orang

300 menit

45

2. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar kebutuhan

minimum yang telah ditetapkan oleh instansi pembina

Perhitungan menggunakan metode ini adalah perhitungan bagi jabatan

fungsional tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya telah ditetapkan

oleh instansi pembinanya. Jabatan yang telah ditetapkan standar kebutuhan

minimalnya adalah jabatan yang berada dalam kelompok tenaga kesehatan dan

tenaga pendidikan.

3. Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil

a. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah

ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan

aparatur negara berdasarkan pertimbangan tertulis kepala BKN paling

lambat bulan Juni.

b. Khusus untuk penetapan formasi PNS di luar negeri harus memperhatikan

pula pertimbangan Menteri Luar Negeri.

c. Formasi PNS Daerah ditetapkan oleh Gubernur/ Bupati/Walikota yang

bersangkutan setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang ber-

tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara berdasarkan

pertimbangan tertulis dari Kepala BKN paling lambat bulan Juli.

d. Kepala BKN dalam memberikan pertimbangan tertulis kepada MenPAN dan

RB mengenai tambahan formasi PNS setiap tahun anggaran, memperhatikan

juga kebijakan tambahan alokasi formasi PNS yang dikeluarkan setiap tahun

anggaran oleh MenPAN dan RB, prioritas tambahannya antara lain untuk :

1) Guru dan Dosen

2) Tenaga Kesehatan ( Medis/Paramedis )

3) Tenaga teknis yang mendukung peningkatan perekonomian

4) Tenaga teknis yang mampu menciptakan/ membuka lapangan kerja

baru/usaha mandiri

5) Tenaga di bidang penegakan hukum

6) Tenaga pengendalian pertumbuhan penduduk

7) Tenaga pengamanan pada lembaga pemasyara-katan

8) Tenaga teknis yang mendukung keselamatan transportasi

46

9) Jabatan fungsional tertentu lainnya sebagaimana ditetapkan dalam

Keputusan/ Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara

tentang jabatan fungsional dan angka kreditnya

10) Tenaga pada derah pemekaran, daerah sangat terpencil dan daerah

perbatasan

e. Instansi Pemerintah Pusat meliputi :

1) Kementerian Koordinator

2) Kementerian Negara

3) Lembaga Pemerintah Non Kementerian

4) Lembaga setingkat Menteri

5) Sekretariat Lembaga Negara

6) Sekretariat Lembaga Non Struktural

f. Instansi Pemerintah Daerah meliputi :

1) Provinsi

2) Kabupaten

3) Kota

g. Mekanisme usul dan penetapan formasi sebagai berikut :

h. Prosedur dan standar waktu penetapan formasi dapat dilihat pada tabel di

bawah ini :

47

i. Prosedur dan Standar Waktu Penetapan Formasi

B. Latihan

Pilihlah jawaban dibawah ini yang menurut saudara paling tepat !!!!

1. Formasi PNS Pemerintah Daerah Kabupaten ditetapkan oleh

a. Gubernur/

b. Bupati

c. Walikota

d. Menteri yang ber-tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara

e. Kepala BKN

2. Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi

Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh

a. Gubernur/

b. Bupati

c. Walikota

d. Menteri yang ber-tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara

e. Kepala BKN

PROSEDUR BATAS WAKTU

1. Dep/Lembaga pada awal tiap tahun anggaran menyusun daftar

susunan kekuatan pegawai bagi tiap unit organisasi/kantor/

satuan kerja

2. PPK, Pusat dan Daerah menyusun formasi

3. PPK Pusat mengajukan usul penetapan formasi kepada Menpan

dan BKN

4. Gubernur mengajukan usul formasi Provinsi/Kab/Kota kepada

Menpan dan Kepala BKN

5. Pertimbangan oleh Kepala BKN kepada Menpan

6. Persetujuan penetapan formasi PNS Daerah oleh Menpan

7. Persetujuan formasi tersebut disampaikan kepada Gubernur dan

Gubernur menyampaikan kepada PPK Kab/Kota

Akhir bulan Januari

Akhir bulan Februari

Akhir bulan Maret

Akhir bulan Mei

Bulan Juni

Tujuh hari setelah

persetujuan

48

3. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan

mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Apabila dalam unit kerja

pengentri data beban kerja setiap harinya 750 data entri, dan kemampuan rata –

rata pegawai 125 data entri setiap hari. Maka pegawai yang dibutuhkan adalah :

a. 10 pegawai

b. 5 pegawai

c. 6 pegawai

d. 7 pegawai

e. 8 pegawai

4. Jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan

organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu

tertentu merupakan definisi atau pengertian dari

a. Formasi Pegawai Negeri Sipil

b. Analisis Jabatan

c. Analisis Beban Kerja

d. Peta Jabatan

e. Perencanaan Pegawai

5. Formasi Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah

a. Nomor 19 Tahun 2011

b. Nomor 54 Tahun 2003

c. Nomor 12 Tahun 2011

d. Nomor 98 Tahun 2000

e. Nomor 12 Tahun 2002

C. Rangkuman

1. Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil

yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu

melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

2. Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat

dan Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah

3. Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi

Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang

49

bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat

pertimbangan tertulis dari Kepala BKN.

4. Formasi Pegawai Negeri sipil daerah untuk masing-masing satuan organisasi

Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/kota setiap tahun anggaran ditetapkan

oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari

Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara,

berdasarkan pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara

5. Instansi Pemerintah Pusat meliputi : Kementerian Koordinator, Kementerian

Negara, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Lembaga setingkat Menteri,

Sekretariat Lembaga Negara, dan Sekretariat Lembaga Non Struktural

6. Instansi Pemerintah Daerah meliputi : Provinsi, Kabupaten, dan kota

50

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Perencanaan pada umumnya dan perencanaan SDM khususnya mutlak perlu,

guna lebih menjamin bahwa setiap organisasi semakin mampu memperhitung-

kan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi yang

bersangkutan di masa depan. Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin

bahwa kebutuhan pegawai organisasi akan terpenuhi secara tepat. Perencanaan

seperti itu dapat dilakukan melalui analisis kebutuhan pegawai.

2. Perencanaan pegawai negeri sipil, yakni kegiatan memprediksi kondisi masa

depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi

untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai

upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau

kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat efektif dan efisien.

3. Perencanaan kepegawaian bertujuan untuk terpenuhinya jumlah dan mutu

Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara, sesuai dengan jenis, sifat,

dan beban kerja yang harus dilaksanakan, serta memperoleh sosok Pegawai

Negeri Sipil yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan tugas secara

profesional dan bertanggungjawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan

dan pembangunan serta bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

4. Formasi PNS adalah jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan

dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok

dalam jangka waktu tertentu.

5. Formasi PNS secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri

yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara, setelah

memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan dari Kepala

BKN.

51

B. Tindak lanjut

Berbekal pemahaman perencanaan pegawai yang mengacuh pada norma, standar,

dan prosedur Pegawai Negeri Sipil, diharapkan para peserta diklat dapat

menerapkan pengetahuan tersebut diunit kerjanya yang berdampak pada

peningkatan kinerjanya. Dukungan semua pihak mutlak diperoleh agar pelaksanaan

perencanaan pegawai berjalan dengan baik dan mencapai tujuan organisasi.

52

DAFTAR PUSTAKA

Nawawi, H Hadari (2003), Perencanaan SDM Untuk Organisasi Profit Yang

Kompetitif, Cetakan Ke 2, Gadjah Mada University Press: Yogyakarta

Irawan, Prasetya, dkk. (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia. STIA-LAN Press:

Jakarta.

Undang-undang Nomor 8 Tahun 1984 tentang Pokok-pokok Kepegawaian,

sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999;

Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan

Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil;

Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan,

Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

Keputusan Menpan Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan

Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan

Formasi PNS;

Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri

Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun

2003.

Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis

Jabatan.

Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan

Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil.

perencanaan kepegawaian - · pdf filemodul diklat analis kepegawaian perencanaan kepegawaian...

Documents