perancangan sistem informasi kpi telemarketing pada …

JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)

32

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KPI TELEMARKETING

PADA PT. BINTANG SERAGAM INDONESIA

Oleh: 1Nasril

2Siti Fauziah

Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik LP3I Jakarta

Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No, 7-9 Jakarta Pusat 10450

Telp. 021-31904598 Fax. 021-31904599

Email: [email protected]

ABSTRAK

Penilaian kinerja dalam manajemen sumber daya manusia bermanfaat untuk mengevaluasi

kinerja, mengembangkan dan memotivasi karyawan, memverifikasi bahwa karyawan

memenuhi standar kinerja, dan membantu karyawan mengelola kinerjanya, tetapi dapat

menjadi sumber kerisauan bagi karyawan dan manajer, bila terdapat ketidakpastian dan

ambiguitas dalam penilaian. Proses penilaian kinerja harus mampu mengidentifikasi

standar kinerja, mengukur kriteria penilaian, dan memberikan umpan balik bagi karyawan

mengenai hasil penilaiannya guna meningkatkan kinerja di masa depan dan memperbaiki

kinerja yang tidak sesuai dengan standar. Penilaian kinerja berdasarkan kompetensi dan

Key Performance Indicator (KPI) dirancang untuk meningkat obyektivitas penilaian

kinerja dan untuk memaksimalkan tujuan penilaian kinerja itu sendiri.

Kata Kunci : Penilaian Kinerja, Manajemen Sumber Daya Manusia, Key Performance Indicator

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Penilaian kinerja karyawan

berdasarkan Key Performance Indicator

(KPI) merupakan salah satu cara yang

digunakan untuk mengetahui sejauh

mana kualitas kerja Sumber Daya

Manusia (SDM) yang dimiliki oleh

perusahaan dan kontribusinya dalam

mencapai target perusahaan. Penilaian

kinerja ini bermanfaat baik bagi

perusahaan maupun pegawai itu sendiri.

Adanya penilaian kerja yang sesuai

dengan uraian jabatannya akan membuat

perusahaan dapat memberikan reward

berupa gaji, bonus, bahkan promosi

sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

Sistem Informasi Penilaian KPI

sangat dibutuhkan untuk mempermudah

atasan menilai kinerja karyawan. Hasil

analisis ini akan bermanfaat untuk

membuat program pengembangan SDM

secara optimum. Pada akhirnya kinerja

individu akan mencerminkan derajat

kompetisi suatu perusahaan. Sistem

Informasi Penilaian Key Performance

Indicator (KPI) pada dasarnya

merupakan faktor kunci guna

mengembangkan suatu organisasi secara

efektif dalam menentukan kebijakan.

Karena dengan adanya kebijakan atau

program yang lebih baik atas SDM yang

ada dalam organisasi akan meningkatkan

produktivitas kerja yang pada akhirnya

juga meningkatkan produktivitas

perusahaan.

Batasan Masalah

Dalam penulisan ini, penulis hanya

menitikfokuskan pada penilaian KPI

(Key Performance Indicator)


33

Telemarketing yang mana dalam hal ini

penulis hanya memperbaiki sistem

penilaian yang sudah ada berupa

Microsoft Excel menjadi sistem berbasis

web di PT. Bintang Seragam Indonesia

Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui pelaksanaan

penilaian Key Performance Indicator

(KPI) Telemarketing pada Perusahaan

PT. Bintang Seragam Indonesia.

Untuk mengetahui hambatan-

hambatan apa saja yang dihadapi dalam

pelaksanaan penilaian Key Performance

Indicator (KPI) Telemarketing pada

Perusahaan PT. Bintang Seragam

Indonesia.

TINJAUAN PUSTAKA

Perancangan

Kamus Besar Bahasa Indonesia

mengungkapkan: “Perancangan adalah

proses, perbuatan merancang;” Maka

penulis menyimpulkan bahwa,

perancangan adalah suatu proses

mengatur segala sesuatu yang

berhubungan dengan data informasi yang

akan dibutuhkan (sebelum diproses ke

tahap selanjutnya).

Sistem Informasi

Rossa A.S. & M. Shalahuddin

(2013:1) mendefinisikan Sistem bahwa

“Sistem adalah kumpulan program dalam

hal ini program yang satu ditulis untuk

memenuhi kebutuhan program lainnya”.

Romney dan Steinbart (2015:2)

mendefinisikan Sistem bahwa “Sistem

adalah kumpulan dari dua atau lebih

komponen yang saling bekerja dan

berhubungan untuk mencapai tujuan

tertentu”

Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem yang terdapat

pada sistem meliputi tujuan sistem,

batasan sistem, kontrol, input, proses,

output, dan umpan balik. Hubungan

karakteristik dalam sistem tersebut dapat

dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan

kontrol sistem akan berpengaruh pada

input, proses, dan output.

Informasi

Sri Mulyani (2016:12)

mendefinisikan Informasi bahwa :

“Informasi merupakan data yang sudah

diolah yang ditunjukan untuk seseorang,

organisai ataupun siapa saja yang

membutuhkan, Informasi akan menjadi

berguna apabila objek yang menerima

Informasi membutuhkan Informasi

tersebut”.

UML Modeling

Menurut Rosa A.S dan M.

Shalahuddin (2013:137)

mengungkapkan,

“UML (Unified Modeling Languange)

merupakan bahasa visual untuk

pemodelan dan komunikasi mengenai

sebuah sistem dengan menggunakan

diagram dan teks-teks pendukung.”

Use Case


Shalahuddin (2013:155) menjelaskan

bahwa, “Use case diagram

mendeskripsikan sebuah interaksi antara

satu atau lebih aktor dengan sistem

informasi yang akan dibuat.”

Berikut ini adalah simbol-simbol

yang terdapat pada use case diagram :


34

Tabel. 1

simbol-simbol yang terdapat dalam use case.

Activity Diagram


Shalahuddin (2013:161) menjelaskan

bahwa,

“Diagram Aktifitas atau Activity

Diagram menggambarkan workflow

(aliran kerja) atau aktifitas dari suatu

sistem atau proses bisnis atau menu yang

ada pada perangkat lunak.”

Class Diagram

Rosa A.S dan M. Shalahuddin

(2013:141) mengungkapkan:

“Diagram kelas atau class diagram

menggambarkan struktur sistem dari segi

pendefinisian kelas-kelas yang akan

dibuat untuk membangun sistem.”


35

Sequence Diagram

Rosa A.S dan M. Shalahuddin

(2013:165) mengungkapkan:

“Diagram Sekuen atau Sequence

Diagram menggambarkan kelakuan

objek pada use casedengan

mendeskripsikn waktu hidup objek dan

message yang dikirim dan diterima antar

objek.”

Sistem Manajemen Kinerja

Pengertian Kinerja

Menurut Arini T. Soemohadiwijo

(2015:10) Secara definisi , “kinerja “

(performance) adalah tingkat pencapaian

hasil kerja seseorang atau sekelompok

orang dalam organisasi dalam suatu

periode waktu tertentu, sesuai dengan

lingkup wewenang dan tanggung jawab

masing-masing dalam upaya mencapai

tujuan organisasi, dan dilakukan secara

legal, tidak melanggar hukum, dan sesuai

dengan moral dan etika.

Key performance indicator (KPI)

Key performance indicator (KPI)

atau Indikator Kinerja Utama adalah

serangkaian indikator kunci yang bersifat

terukur dan memberikan informasi sejauh

mana sasaran strategis yang dibebankan

kepada suatu organisasi sudah berhasil

dicapai. Unsur-unsur yang terdapat dalam

KPI terdiri atas tujuan strategis, indikator

kunci yang relevan dengan sasaran

strategis tersebut, sasaran yang menjadi

tolak ukur, dan kerangka waktu atau

periode berlakunya KPI tersebut.

Bahasa Pemrograman

MySQL

MySQL adalah sistem manajemen

database SQL yang bersifat open source

dan paling populer saat ini. Sistem

database MySQL mendukung beberapa

fitur seperti multithreaded, multiuser, dan

SQL database manajemen sistem

(DBMS),. Database ini dibuat untuk

keperluan sistem database yang cepat,

andal dan mudah digunakan.

XAMPP

XAMPP adalah software web

server yang bisa dipakai untuk

mengakomodasi sistem operasi yang

anda pakai (X), Apache (A), MySQL

(M), PHP (P). Perl adalah bahasa

pemrograman lain yang tidak dibahas

dibuku ini, tapi sering dipakai untuk

komunikasi antar bahasa pemrograman.

Hypertext preprocessor (PHP)

Menurut Sibero (2012) dalam

Supono & Virdiandry Putratama (2016:3)

“Personal Home Page (PHP) adalah

pemrograman (interpreter) adalah

proses penerjemahan baris sumber

menjadi kode mesin yang dimengerti

komputer secara langsung pada saat

baris kode dijalankan”

Sedangkan menurut

Kustiyahningsih (2011) dalam Supono &

Virdiandry Putratama (2016:3)

“PHP (atau resminya PHP: Hypertext

Preprocessor) adalah skrip bersifat

server side yang ditambahkan ke dalam

HTML. PHP sendiri merupakan

singkatan dari Personal Home Page

Tools. Skrip ini akan membuat suatu

aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam

HTML sehingga suatu halaman web

tidak lagi bersifat statis, namun menjadi

bersifat dinamis. Sifat server side berarti

pengerjaan kode program dilakukan di

server, baru kemudian hasilnya

dikirimkan ke browser”.

Cascading Style Sheet (CSS)

CSS merupakan kependekan dari

Cascading Style Sheet yang

memungkinkan untuk mendesain (style)

tampilan dokumen (terutama HTML)

dengan memisahkan isi dari dokumen

HTML dengan kode untuk

menampilkannya (CSS). Jika memiliki


36

banyak file HTML, hanya perlu satu file

CSS, sehingga ketika mengganti jenis

huruf pada file CSS maka semua file

HTML yang berhubungan pada file CSS

tersebut akan berubah. CSS distandari

oleh W3C (World Wide Web

Consortium). CSS dapat dipasang pada

dokumen HTML yang telah jadi.

METODE PENELITIAN

Tahapan Penelitian

Metodologi adalah kerangka

teoritis yang digunakan oleh penulis

untuk menganalisa, mengerjakan atau

mengatasi masalah yang dihadapi.

Sedangkan kerangka teoritis adalah

merupakan metode-metode ilmiah yang

akan diterapkan dalam pelaksanaan

tugas. Metode penelitian sangat penting

karena baik buruknya hasil penelitian

tergantung dari metodologi yang

digunakan. Dalam penulisan Skripsi ini

digunakan beberapa metode penelitian

sebagai sarana untuk memahami objek

masalah. Metode ini ditempuh dengan

beberapa tahap sebagai berikut.

1. Tahap Analisis Sistem

2. Tahap Desain Sistem

3. Tahap Coding

4. Tahap Debuging

5. Tahap Deploying

6. Tahap Dokumentasi

Teknik Pengumpulan Data

Didalam penelitian ini dibutuhkan

data-data pendukung yang diperoleh

dengan suatu metode pengumpulan data

yang relevan. Metode pengumpulan data

yang digunakan untuk memperoleh data-

data adalah sebagai berikut :

1. Observasi

2. Wawancara

3. Studi Pustaka

PEMBAHASAN

Sistem Berjalan

Analisa sistem berjalan merupakan

alur proses dari sistem yang sedang

berlangsung di perusahaan, yang

bertujuan untuk memudahkan dan

memperjelas keadaan pada sistem yang

sedang berlangsung dan mengetahui

hambatan apa saja yang ada di dalam

penerapan sistem berjalan pada

perusahaan tersebut.


37

Flowchart Penilaian KPI Telemarketing

Gambar

Flowchart Sistem Berjalan Penilaian KPI Telemarketing

Narasi Sistem Berjalan

Prosedur pelaksanaan penilaian

KPI Telemarketing :

1. Telemarketing melakukan absen.

2. Telemarketing bekerja sesuai dengan

job desc yang telah ditentukan.

3. Telemarketing membuat laporan

target dan progres job desc perbulan

dan diberikan ke Manager

Marketing.

4. Bagian keuangan mengambil data

absen di mesin absen

5. Bagian keuangan merekap absen

berdasarkan NIP perbulan dan

diberikan ke Manager Marketing.

6. Manager Marketing menerima

laporan job desc dari Telemarketing

dan rekap absen dari admin absen

7. Manager Marketing melakukan

penghitungan KPI dan mencetaknya

menjadi dua lembar. Lembar

pertama diberikan ke Telemarketing

dan lembar kedua diarsip sementara.

8. Lembar KPI kedua dibuat laporan

KPI perbulan dan dicetak 2 lembar.

Lembar pertama diberikan ke


38

direktur dan lembar kedua disimpan

permanen.

9. Direktur menerima laporan KPI.

Kendala Sistem Berjalan Kendala sistem yang ada pada

sistem berjalan penilaian KPI

Telemarketing yaitu sistem penyimpanan

data yang masih berantakan dan tidak

efisien, tampilan yang kurang menarik,

dan proses input data yang masih manual.

Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem yang

digunakan adalah Unified Modeling

Language (UML), terbagi menjadi empat

model diagram yaitu use case diagram,

activity diagram, sequence diagram, dan

terakhir adalah class diagram.

Use Case Diagram

Gambar

Diagram Use Case Sistem Penilaian KPI


39

Activity Diagram

Activity Diagram Login User

Gambar. Activity Diagram Login User

Activity Diagram Menambah Data Telemarketing

Gambar. Activity Diagram Menambah Data Telemarketing


40

Activity Diagram Mengubah Data Telemarketing

Gambar. Activity Diagram Mengubah Data Telemarketing

Class Diagram

Gambar. Class Diagram Sistem Informasi Penilaian KPI


41

Sequence Diagram

Sequence Diagram Login

Gambar. Sequence Diagram Login

Sequence Diagram Mengelola Data Telemarketing

Gambar. Sequence Diagram Mengelola Data Telemarketing


42

Perancangan Database

Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar. ERD Sistem Informasi Penilaian KPI

PENUTUP

Kesimpulan

Hasil dari perancangan sistem

informasi penilaian KPI (Key

Performance Indicator) telemarketing

yang telah dibuat pada bab sebelumnya,

penulis menarik kesimpulan, diantaranya:

1. Sistem yang berjalan saat ini pada

PT. Bintang Seragam Indonesia

belum memiliki teknologi sistem

informasi penilaian KPI (Key

Performance Indicator) untuk

mempermudah dalam melakukan

penilaian KPI dan pengolahan data

karyawan.

2. PT. Bintang Seragam Indonesia

melakukan penilaian KPI (Key

Performance Indicator) melalui

microsoft excel yang diisi langsung

oleh Manager.

3. Dengan adanya sistem informasi

penilaian KPI telemarketing ini,

pihak Managemen dapat lebih

cepat dan mudah melihat

perkembangan dan mengambil

keputusan untuk mendapatkan

reward, pelatihan atau sanksi atas

penilaian kinerja karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Indrajani. Database Design - Case Study

All In One. Jakarta : PT. Elex

Media Komputindo, 2015

Maniah., dan Dini Hamidin. Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi :

Pembahasan Secara Praktis

Dengan Contoh Kasus.

Yogyakarta : Penerbit

Deepublish, 2017

Muharto, dan Arisandy Ambarita.

Metode Penelitian Sistem

Informasi: Mengatasi Kesulitan

Mahasiswa Dalam Menyusun


43

Proposal Penelitian. Yogyakarta:

Penerbit Deepublish, 2016

Muslihudin, Muhamad., dan Oktafianto.

Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi Menggunakan Model

Terstruktur dan UML.

Yogyakarta : Penerbit ANDI,

2016

Soemohadiwidjojo, Arini T. Panduan

Praktis Menysusun KPI. Jakarta :

Raih Asa Sukses, 2015

Supono., dan Virdiandry Putratama.

Pemrograman Web dengan

Menggunakan PHP dan

Framework Codeigniter.

Yogyakarta : Penerbit

Deepublish, 2016

Tohari, Hamim. Analis Serta

Perancangan Sistem Informasi

Melalui Pendekatan UML.

Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2014

perancangan sistem informasi kpi telemarketing pada …

Documents