PERANCANGAN SISTEM INFORMASI CUTI KARYAWAN PADA PT. LATRADE BATAM INDONESIA

SKRIPSI

Oleh Farida

161300143

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER (STMIK) GICI BATAM 2017

ii

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI CUTI KARYAWAN PADA PT. LATRADE BATAM, INDONESIA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana

Oleh Farida

161300143

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN SISTEM INFORMATIKA DAN

KOMPUTER (STMIK) GICI BATAM

2017

iii

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul skripsi : Perancangan Sistem Informasi Cuti Karyawan pada PT.

Latrade Batam, Indonesia Giken Precision Indonesia

Nama : Farida

NIM : 161300143

Program Studi : Sistem Informasi

Institusi : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer

GICI Batam

Telah memenuhi Persyaratan Untuk Diuji Di Depan Dewan Penguji

Pada Sidang Skripsi

Batam, tgl acc

Pembimbing I Ka. Prodi. Sistem Informasi Nama pembimbing I Dedi Rahman Habibi NIDN : NIDN :

iv

HALAMAN PENGESAHAN Judul Skripsi : Perancangan Sistem Informasi Cuti Karyawan pada PT.

Latrade Batam, Indonesia

Nama Mahasiswa : Farida

NIM : 161300143

Program Studi : Sistem Informasi

Institusi : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan komputer

GICI Batam

Telah Dipertahankan Di Depan Dewan Penguji Sidang

Pada Tanggal

Dinyatakan Lulus dan Memenuhi Syarat

Batam, sidang

Penguji I Penguji II Rona Tanjung, S.Kom., M.Si Indra Firdiyansyah, S.E., M.Si NIDN : NIDN :

Diketahui Oleh Ketua Program Studi Sistem Informasi

STMIK GICI Batam

Sandy Suwandana, M.Kom NIDN :

v

HALAMAN PERNYATAAN

Nama Mahasiswa : Farida

NIM : 161300143

Judul Skripsi : Perancangan Sistem Informasi Cuti Karyawan pada

PT. Latrade Batam Indonesia

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. Skripsi ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar

akademik (ahli madya, sarjana, magister, dan/atau doktor), baik Sekolah Tinggi

Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Gici Batam maupun di

perguruan Tinggi lain kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai

acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam

daftar pustaka;

2. Skripsi ini adalah murni gagasan, rumusan, dan penelitian saya sendiri, tanpa

bantuan pihak lain, kecuali arahan pembimbing;

3. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari

terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam peryataan ini, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah

diperoleh, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma dan ketentuan yang berlaku.

Batam, Agustus 2017

Yang Membuat Pernyataan,

Farida

161300143

vi

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul Perancangan Sistem

Informasi Cuti Karyawan pada PT. Latrade Batam, Indonesia

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tanpa adanya bantuan dari berbagai

pihak, penulis akan banyak menemui kesulitan dalam penyusunan Skripsi ini. Untuk

itu Penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Kiatwansyah, selaku Ketua Pembina Yayasan Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika Batam

2. Bapak Zainul Munir, selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan

Komputer Gici Batam

3. Bapak Dedi Rahman Habibie, S.Kom., M,Kom selaku Pembimbing yang telah

mengarahkan dan membimbing penulis selama mengerjakan Skripsi ini

4. Staff Dosen dan Kai kampus karryawan STMIK Gici Batam, yang telah banyak

memberikan ilmu dan kemudahan dalam menyelesaikan Skripsi ini.

5. Ayah dan Ibu dan seluruh keluarga yang selalu memberikan doa dan dukungan

kepada penulis.

6. Teman - teman di kampus GICI terutama Anika Parhusip, sahabat baik yang

telah mengajari dan selalu meluangkan waktu buat penulis sehingga penulis

dapat menyelesaikan Skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab

itu dengan segala kerendahan hati, kritik dan saran yang bersifat membangun dari

pembaca, penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya demi kesempurnaan

Skripsi ini.

Batam, Agustus 2017

Penulis,

vi

Farida

vii

ABSTRAK

Penulisan ini membahas penerapan aplikasi cuti karyawan di PT. Latrade Batam Indonesia. Program ini dibuat dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 2008. Aplikasi cuti karyawan melayani proses updating data karyawan dan proses cuti karyawan. Berdasarkan percobaan yang dilakukan, aplikasi cuti dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam memproses data update karyawan dan pemrosesan cuti karyawan dan laporan laporan cuti dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari seperti laporan cuti karyawan, status cuti karyawan dan riwayat cuti karyawan.Penerapan cara manual untuk pengaturan data permohonan cuti memiliki beberapa kendala yang mengakibatkan kurang efisiensi dan efektifitas dalam pekerjaan, sehingga berdasarkan kondisi tersebut diperlukan sebuah sistem yang dapat membantu aktifitas pengaturan permohonan cuti karyawan, sehingga diperlukan sistem pengaturan permohonan cuti secara terkomputerisasi mulai dari aktifitas pengajuan cuti hingga proses persetujuan yang dapat dilakukan secara online.

Kata kunci : Sistem Informasi, Permohonan cuti, Karyawan

viii

ABSTRACT

This writing discusses the application of employee leave application at PT.

Latrade Batam Indonesia. This program is created using Microsoft Visual Basic 2008 software. Employee leave application is serving the process of updating employee data and employee leave process. Based on the experiments performed, leave applications can be used to meet the needs in processing employee update data and employee leave processing and leave report reports can be used for everyday purposes such as employee leave reports, employee leave position and employee leave history. The application of manual procedure for arranging the data of the leave application has several obstacles that result in less efficiency and effectiveness in the work, so based on the condition is required a system that can help the activities of the employee leave application arrangements, so the system required a computerized leave application arrangement from the activity of the filing of leave to Approval process that can be done online. Keywords: Information System, Leave Application, Employee

ix

DAFTAR ISI Judul Halaman

HALAMAN SAMPUL ................................................................................................ i

HALAMAN JUDUL .................................................................................................. ii

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................. iii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN .................................................................................... v

KATA PENGANTAR ............................................................................................... vi

ABSTRAK ................................................................................................................ vii

ABSTRACT ............................................................................................................. viii

DAFTAR ISI .............................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL .................................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ...................................................................................... 2

1.3 Batasan Masalah ........................................................................................... 3

1.4 Tujuan Penelitian .......................................................................................... 3

1.5 Manfaat Penelitian ........................................................................................ 4

1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................... 6

2.1 Pengertian Dasar Sistem Informasi .............................................................. 6

2.1.1 Pengertian Dasar Sistem ..................................................................... 6

2.1.1.1 Karakteristik Sistem ............................................................... 7

2.1.1.2 Klasifikasi Sistem .................................................................. 9

2.1.2 Pengertian Dasar Informasi .............................................................. 10

2.1.3 Pengertian Dasar Sistem Informasi .................................................. 12

x

2.1.3.1 Komponen Sistem Informasi ............................................... 13

2.1.3.2 Klasifikasi SistemInformasiberdasarkan Fungsi ................ 15

2.2 Cuti Karyawan ............................................................................................ 15

2.2.1 Manfaat dari cuti ............................................................................... 16

2.3 Alat perancangan Sistem ............................................................................ 18

2.3.1 Data Flow Diagram (DFD) ............................................................... 17

2.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................ 23

2.3.3 Flowchart ......................................................................................... 24

2.3.4 Kamus Data (Data Dictionary) ........................................................ 25

2.4 Pengenalan Basis Data ................................................................................ 27

2.4.1 Tingkatan Basis Data ........................................................................ 28

2.4.2 Model-Model Basis Data .................................................................. 29

2.5 PenelitianTerdahulu .................................................................................... 33

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .............................................................. 35

3.1 Metode Penelitian ....................................................................................... 35

3.2 Metode Pengumpulan Data......................................................................... 35

3.2Kerangka Kerja ............................................................................................ 36

3.3 GambaranUmum Perusahaan PT Latrade Batam Indonesia ...................... 39

3.2.1 Sejarah Singkat PT. Latrade Batam Indonesia ................................. 39

3.2.2 Struktur Organisasi ........................................................................... 41

BAB IV ANALISIS DAN IMPLEMENTASI ........................................................ 46

4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ....................................................... 46

4.1.1 Prosedur yang Sedang Berjalan ........................................................ 46

4.1.2 Dokumen Input ................................................................................. 51

4.1.3 Dokumen Output .............................................................................. 52

4.2 Analisis Sistem yang Diusulkan ................................................................. 53

4.3 Rancangan Basis Data ................................................................................ 58

4.3.1 Rancangan Input ............................................................................... 63

4.3.2 Perancangan Output .......................................................................... 68

4.4 Implementasi............................................................................................... 71

xi

4.4.1 Implementasi Dokumen Input AntarMuka ....................................... 71

4.4.2 Implementasi Dokumen Output AntarMuka .................................... 74

BAB V PENUTUP ................................................................................................... 78

5.1 Kesimpulan ................................................................................................. 78

5.2 Saran ........................................................................................................... 79

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol-simbol Diagram Alir Data ......................................................... 21

Tabel 2.2 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD) ......................................... 23

Tabel 2.3 Simbol Flowchart .................................................................................. 24

Tabel 2.4 Simbol Kamus Data ............................................................................... 26

Tabel 2.5 Model Relasional ................................................................................... 31

Tabel 4.1 Perancangan Laporan Data Karyawan ................................................... 68

Tabel 4.2 Perancangan Laporan Data Cuti ............................................................ 69

Tabel 4.3 Perancangan Laporan Data Atasan ........................................................ 70

Tabel 4.4 Perancangan Laporan Data Permohonan Cuti ...................................... 70

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi .............................................................. 15

Gambar 2.2 Tingkatan Basis Data ......................................................................... 29

Gambar 2.3 Model Hirarkis (Model Pohon) .......................................................... 30

Gambar 2.4 Model Jaringan (Network Model) ...................................................... 30

Gambar 3.2 Group Organisasi PT Latrade Batam Indonesia ................................. 41

Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT Latrade Batam Indonesia .............................. 41

Gambar 4.1 Diagram Arus Dokumen sistem Berjalan .......................................... 47

Gambar 4.2 Form Permohonan Cuti ..................................................................... 50

Gambar 4.3 Form Cuti ........................................................................................... 51

Gambar 4.4 Diagram Arus Dokumen Sistem yang Diusulkan .............................. 55

Gambar 4.5 Diagram Kontek yang diusulkan yang Diusulkan.............................. 56

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0 .............................................................. 57

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 0 ................................................ 57

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 01............................................... 58

Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram ............................................................. 59

Gambar 4.9 Database Relationship ....................................................................... 60

Gambar 4.10 Bentuk Tidak Normal ....................................................................... 61

Gambar 4.11 Bentuk Normal ke Satu (1NF) ......................................................... 62

Gambar 4.12 Bentuk Normal ke Satu (2NF) ......................................................... 62

Gambar 4.13 Rancangan Input Menu Login .......................................................... 63

Gambar 4.14 Rancangan menuutama .................................................................... 64

xiv

Gambar 4.15 Rancangan Input Menuutama........................................................... 64

Gambar 4.16 Rancangan Input Data Karyawan ..................................................... 65

Gambar 4.17 Rancangan Input Data Cuti .............................................................. 66

Gambar 4.18 Rancangan Input Data Atasan ......................................................... 67

Gambar 4.19 Rancangan Input Permohonan Cuti.................................................. 68

Gambar 4.20 Implementasi Menu Login ............................................................... 71

Gambar 4.21 Implementasi Menu Utama .............................................................. 72

Gambar 4.22 Implementasi Menu Master Data Karyawan .................................... 72

Gambar 4.23 Implementasi Menu Master Data Cuti ............................................. 73

Gambar 4.24 Implementasi Menu Master Data Atasan ......................................... 73

Gambar 4.25 Implementasi Menu Transaksi Data Permohonan Cuti.................... 74

Gambar 4.26 Implementasi Laporan Karyawan .................................................... 74

Gambar 4.27 Implementasi Laporan Cuti Karyawan ............................................ 75

Gambar 4.28 Implementasi Laporan Atasan .......................................................... 75

Gambar 4.29 Implementasi Laporan Permohonan Cuti ......................................... 76

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi ini telah banyak dilakukan penerapan teknologi informasi

di berbagai perusahaan dan instansi, misalnya instansi pemerintahan dan swasta. Hal

ini disebabkan karena kebutuhan akan informasi yang semakin cepat dan akurat.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem informasi

dimanfaatkan sebagai sarana peningkatan informasi. Pemanfaatan tersebut akan

mempermudah suatu pekerjaan seperti halnya pengolahan data lebih cepat, keputusan

yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan biaya. Selain itu, sistem

informasi juga dapat menjadi sarana promosi yang efesien dan sumber informasi yang

dapat diakses oleh pengguna internet yang semakin lama semakin luas. Dengan

penggunaan sistem yang terkomputerisasi akan menghasilkan keakuratan penyajian

data.

Permasalahan yang dihadapi oleh PT Latrade Batam Indonesia adalah semua

pemrosesan data khususnya pada bagian kepegawaian masih dilakukan secara manual

dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti maupun dalam pembuatan laporan

setiap bulannya masih menggunakan microsoft word maupun microsoft excell,

sehingga sering kali menghadapi permasalahan dalam kegiatan operasionalnya.

Terkadang sering terjadi kesalahan dalam penulisan pada lembaran form cuti

2

sehingga otomatis akan salah juga dalam proses inputnya di komputer sehingga

menimbulkan tuntutan pada karyawan.

Dengan melihat kondisi diatas penulis tertarik untuk membuat suatu

perancangan sistem yang terkomputerisasi dan datanya disimpan dalam suatu

database yang mampu menjawab semua kekurangan yang ada di PT Latrade

terutama pada masalah cuti karyawan.

Berdasarkan pemikiran tersebut diatas penulis melihat pada bidang ini perlu

dibangun sebuah sistem yang diharapkan mampu membantu pihak perusahaan untuk

memberikan solusi yang tepat dalam kelancaran proses pengajuan cuti karyawan

secara optimal dengan melakukan penelitian perancangan sistem informasi cuti

karyawan. Dalam penyusunan skripsi ini penulis mengambil judul “ Perancangan

Sistem Informasi Cuti Karyawan pada PT. Latrade Batam Indonesia”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka pokok

permasalahan yang ditemukan adalah :

1. Bagaimana merancang dan mengembangkan Sistem Informasi cuti karyawan?

2. Bagaimana mempermudah pencarian data berdasarkan kategori tertentu secara

cepat?

3. Bagaimana mengurangi tingkat kesalahan dalam perhitungan cuti karyawan?

4. Bagaimana Sistem Informasi dapat menghasilkan laporan cuti karyawan yang

akurat?

3

1.3 Batasan Masalah

Dalam penulisan skripsi ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas

sebagai berikut :

1. Mengenai Sistem Informasi cuti karyawan

2. Sistem Informasi ini menggunakan Visual Basic 2008

3. Perancangan database menggunakan MySQL

4. Report dibuat dengan Crystal Report

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian merupakan rumusan kalimat yang menunjukkan adanya

sesuatu hal yang diperoleh setelah kegiatan penelitian selesai. Dengan demikian, pada

dasarnya tujuan penelitian akan memberikan informasi mengenai apa yang akan

diperoleh setelah selesai penelitian. Tujuan penelitian berkaitan dengan rumusan

masalah. Adapun tujuan diadakan penelitian adalah:

1. Untuk mengetahui permasalahan yang berkaitan dengan sistem cuti karyawan PT.

Latrade Batam Indonesia.

2. Merancang sebuah sistem untuk cuti karyawan pada PT Latrade Batam Indonesia.

3. Memberikan pilihan dan solusi untuk memperbaiki permasalahan cuti dan

prosedur yang lebih luas lagi yang terjadi pada sistem tersebut agar lebih efektif

dan efesien dengan dukungan teknologi.

4. Dapat menghasilkan satu sistem perancangan informasi cuti karyawan yang

akurat, dan efisien

4

1.5 Manfaat Penelitian

Kegunaan dari hasil penelitian yang akan dilakukan, diharapkan mampu

memberikan manfaat baik kegunaan secara teoritis dan praktis yang akan dijabarkan

sebagai berikut:

1. Diharapkan dapat mengembangkan ilmu pengetahuan, khususnya tentang sistem

informasi terutama bagi akademisi yang ingin menganalisis perancangan sistem

informasi cuti karyawan.

2. Adapun hasil dari kegiatan ini dapat diabadikan sebagai tambahan literatur dan

referensi bagi penelitian yang berhubungan di masa yang akan mendatang dan

sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi perusahaan yang masih

menggunakan aplikasi manual (excel) tentang perancangan sistem informasi cuti

karyawan.

3. Dengan adanya sistem informasi cuti karyawanbahan baku ini diharapkan dapat

memberi kemudahan bagi pengguna supaya lebih efektif dan efisien dalam

mengolah data cuti karyawan, mendapatkan informasi akurat dan cepat tentang

cuti karyawan guna membuat sebuah keputusan.

1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar penelitian ini terdiri dari 5 (lima) bab dan beberapa lampiran.

Adapun setiap bab terdiri dari sub-sub bab. Berikut adalah sistematika penulisan

skripsi ini:

5

BAB I PENDAHULUAN

Pendahuluan menguraikan tentang latar belakang masalah, pemilihan judul,

perumusan masalah, batasan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Landasan teori yaitu bab yang menguraikan tentang kajian pustaka baik dari buku-

buku ilmiah, maupun sumber-sumber lain yang mendukung penelitian ini,

diantaranya mengenai teori-teori sistem informasi cuti karyawandan bahasa

pemrograman yang digunakan.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian yaitu menguraikan tentang objek penelitian, metode

pengumpulan data dan model dari metode pengembangan sistem yang digunakan.

BAB IV ANALISIS DAN IMPLEMENTASI

Bab ini menjelaskan tentang analisis sistem berjalan dan perancangan sistem baru

menggunakan visual basic net dan juga uraian tinjauan umum perusahaan tentang

perangkat lunak dan perangkat keras komputer yang digunakan.

BAB V PENUTUP

Penutup yaitu bab yang berisi kesimpulan berdasarkan uraian yang diperoleh dari

bab-bab sebelumnya dan saran yang berguna untuk pengembangan sistem lebih

lanjut.

6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Teori Pendukung

2.1.1 Pengertian Dasar Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang

dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi, Nur

Elfi Husda (2012:111). Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:43), kegiatan

pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru

untuk mengganti, memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang sudah ada.

Sehingga dapat disimpulkan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Contohnya:

sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat

lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi

atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat

terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-

subsistem saling berinterkasi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan

sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Syarat-syarat sistem:

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem

7

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari

pada elemen sistem.

5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

2.1.1.1 Karakteristik sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, Nur Elfi Husda

(2012:112). Karakteristik sistem antara lain:

1. Komponen sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-

bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara

keseluruhan.

2. Batas sistem/Ruang Lingkup Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Enviroment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat menguntungkan dan

dapat merugikan sistem tersebut.

8

4. Penghubung sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya. Keluaran (Output) dari satu subsistem akan menjadi

masukan (Input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

5. Masukan sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (Signal

Input).

6. Keluaran sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem komputer,

panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna hasil sisa

pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Contohnya bagian akuntansi yang mengolah data

transaksi menjadi laporan keuangan.

8. Sasaran sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran

merupakan hasil yang ingin dicapai oleh sistem, sehingga dapat dikatakan bahwa

suatu sistem akan berhasil bila sasaran dan tujuan dapat dicapai.

Dalam karakteristik sistem yang telah disebutkan sebelumnya, suatu sistem

memerlukan masukan (input) yang akan diproses dan akan menghasilkan

9

keluaran (Output). Salah satu input dari sebuah sistem dapat berupa informasi.

Informasi sangat penting bagi suatu sistem

2.1.1.2 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikan dari beberapa sudut pandang, Nur Elfi Husda

(2012:115) diantaranya sebagai berikut ini:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai abstrak (abstract system) dan sistem fisik

(physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-

ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang

berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem

fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalkan sistem komputer, sistem

akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi

melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dimana

melibatkan interakasi antara manusia dengan mesin, disebut dengan human-

machine system ataupun man-machine-system. Sistem informasi akuntansi

merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem

tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku

yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi

10

dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer

adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan

berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem

yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas, contoh sistem manusia.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system). Sistem tetutup merupakan sistem yang tidak berhubungan

dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini sudah ada

mekanisme pengendalian dan tanpa adanya turut campur tangan dari pihak

diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada

sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system

(secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem

yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau

subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh

lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem

pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa,

sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara

otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.1.2 Pengertian Dasar informasi

Menurut Gordon B. Davis, yang dikutip dari buku Nur Elfi Husda (2012:117)

informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi

11

sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-

keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Menurut

Raymond Mcleod, yang dikutip dari buku Nur Elfi Husda (2012:117) informasi

adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan

bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Secara umum informasi didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data

dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan

untuk pengambilan keputusan. Suatu sistem yang kurang informasi akan menjadi

luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirnya disebut dengan

istilah entropy. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak

dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu

yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu objek nyata

seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi yang berkualitas harus akurat yaitu harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak bias atau menyesatkan, tepat waktu yaitu informasi diterima pada waktu

yang tepat karena informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, dan

relevan artinya mempunyai manfaat untuk pemakainya.

12

2.1.3 Pengertian Dasar Sistem Informasi

Menurut Raymond Mcleod, yang dikutip dari buku Nur Elfi Husda

(2012:119), sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk

mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media

untuk menampilkan infomasi. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu

sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang,

fasilitas-fasilitas, teknologi media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang

ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi

rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-

kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi

untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam

pengambilan keputusan. Untuk mempermudah pekerjaan manusia, dalam hal ini

untuk menghemat waktu dan memperkecil kesalahan dalam perhitungan, sistem

informasi dikembangkan menjadi sistem informasi berbasis komputer. Informasi bisa

diperoleh dari sistem informasi (information system) atau sering disebut juga dengan

processing systems.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat sebagai berikut:

1. Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian

terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang

sesuai.

2. Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,

keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

13

3. Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu

macam operasi

4. Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan

puas terhadap sistem informasi.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah:

1. Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi

para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem

informasi secara kritis.

3. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem

informasi dan mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

5. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem

informasi dan teknologi baru untuk memperbaiki produktivitas dalam aplikasi

pengembangan dan pemeliharaan sistem.

6. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,

mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau

pelayanan mereka.

2.1.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok

bangunan (Building Block), yaitu:

14

1. Blok masukan (Input Block)

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2. Blok Model (Model Block)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data

input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan

untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang

berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara meyeluruh.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari dat yang saling berhubungan satu sama lainnya,

tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya.

6. Blok kendali (Control Block)

Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi

gangguan-gangguan terhadap sistem

15

Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi

2.1.3.2 Klasifikasi Sistem Informasi Berdasarkan Fungsi

Klasifikasi sistem informasi berdasarkan fungsi menurut Jeffrey L. Whiiten

yang dikutip dari buku Nur Elfi Husda (2012:123), terdiri dari:

1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System/TPS)

Sebuah sistem yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis.

Misalnya: pesanan, kartu absensi, pembayaran, KRS, reservasi, dll

2. Sistem informasi manajemen (Management Informartion System/MIS)

Sistem informasi yang menyediakan pelaporan yang berorientasi manajemen

berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi transaksi

3. Sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS)

Sistem informasi yang mengidentifikasi berbagai alternatif keputusan atau

menyediakan informasi untuk membantu pembuatan keputusan

4. Sistem informasi eksekutif (Executive Information System/EIS)

Sistem informasi yang diperuntukkan oleh manajer eksekutif untuk mendukung

perencanaan bisnis dan menilai performa rencana tersebut, peran para manajer

16

dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan

memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Sistem informasi manajemen yang baik adalah sistem informasi manajemen yang

mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh, artinya sistem

informasi manajemen akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta

tak terukur manfaat sistem informasi yang muncul.

2.2 Cuti karyawan

Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu

tertentu. Atau dapat juga merupakan hak bagi karyawan berupa izin tidak masuk

kerja yang dapat ditunda dalam jangka waktu tertentu apabila kepentingan

mendesak.

2.2.1 Manfaat Dari Cuti

Umumnya setiap perusahaan memberikan hak cuti untuk karyawannya yang

bisa diambil sekitar 12 kali atau lebih per tahun. Cuti tersebut bisa digunakan untuk

berbagai kepentingan seperti menikah, liburan, atau hal lain yang ingin Anda

lakukan ketika hari kerja.

Hal itu juga tertuang dalam Undang-Undang (UU) No. 13 tahun 2003 Pasal 79

ayat (2), yang menyebutkan bahwa seorang pekerja berhak mendapatkan cuti

tahunan sekurang-kurangnya 12 hari kerja. Keuntungan mengambil cuti antara lain :

17

1. Hilangkan Jenuh

Cuti dapat menghilangkan jenuh. Saat Anda merasa bosan dengan pekerjaan

sebaiknya segera ambil cuti. Jangan langsung terburu-buru memutuskan resign.

Coba ambil waktu libur untuk kembali menyegarkan pikiran Anda.

"Salah satu yang membuat baterai awet ketika di charge dalam kondisi mesin

mati, sama seperti otak, kita tidak bisa memaksanya untuk selalu bekerja setiap

waktu karena akan timbul di mana rasa jenuh, stres dan rasa sensitivitas yang

tinggi.

2. Membuat diri menjadi lebih produktif

Salah satu keuntungan mengambil hak libur di hari kerja bisa meningkatkan

produktivitas.Manfaatkan hak cuti per tahun untuk benar-benar menyegarkan

pikiran Anda. Manfaat cuti bisa membuat produktivitas semakin meningkat,

apalagi untuk pekerjaan yang membutuhkan kreativitas.

3. Mendapatkan Inspirasi Baru

Bagi seseorang yang bekerja di bidang kreatif, salah satu manfaat cuti bisa

mendapatkan inshpirasi baru. Inspirasi tersebut tentunya akan memacu semangat

Anda ketika bekerja. Oleh karena itu, tidak ada salahnya melakukan aktivitas atau

berpergian ke tempat yang belum pernah dikunjungi.

Berdasarkan Undang-Undang No.13 tahun 2003 Pasal 79 ayat (2), seorang

pekerja berhak atas cuti tahunan sekurang kurangnya 12 hari kerja.

Bagaimana ketentuannya apabila pekerja ingin mengambil cuti tahunan padahal

masa kerjanya masih kurang dari 1 tahun?. Berdasarkan Undang-undang no. 13

tahun 2003 Pasal 79 ayat (2), hanya karyawan yang sudah bekerja minimal 12

http://www.gajimu.com/main/pekerjaan-yanglayak/akhir-pekan-dan-hari-libur/cuti-tahunan/pertanyaan-mengenai-cuti-kerja-tahunan

18

bulan yang berhak mendapat cuti tahunan 12 hari. Karena itu, perusahaan

berwenang untuk menolak permintaan cuti dari karyawan yang belum genap 1

tahun bekerja. Apabila perusahaan bersedia memberikan ijin, maka disebut

sebagai “cuti di luar tanggungan” dan perusahaan dapat memotong gaji pekerja

tersebut secara pro rata sesuai dengan jumlah ketidak-hadirannya.

Tetapi disebutkan juga dalam Undang-undang tersebut bahwa pelaksanaan dari

cuti tahunan ditentukan dari Perjanjian Kerja Bersama; dan/atau Peraturan

Perusahaan; dan/atau Perjanjian Kerja. Artinya, cuti tersebut bergantung dari

kesepakatan antara karyawan dengan pengusaha. Pada situasi ini, keberadaan dan

pelaksanaan cuti bergantung pada negosiasi personal masing-masing karyawan

dengan pengusaha.

Peraturan mengenai pelaksanaan cuti baik cuti seharusnya diatur secara jelas

oleh perusahaan untuk memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai karyawan

yang boleh mengambil cuti dengan gaji tetap dibayar. Termasuk mengenai cuti

tambahan ketika karyawan tidak bisa datang bekerja karena sakit. Jadi, pada dasarnya

ini kembali pada kesepakatan antara perusahaan dengan karyawan untuk

memberlakukan cuti sakit ke dalam cuti tahunan atau tidak.

2.3 Alat Perancangan Sistem

2.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data (DAD) adalah suatu

diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data

http://www.gajimu.com/main/tips-karir/potong-gaji-2http://www.gajimu.com/main/pekerjaan-yanglayak/serikat-pekerja/perjanjian-kerja-bersama/tanya-jawab-seputar-perjanjian-kerja-bersamahttp://www.gajimu.com/main/pekerjaan-yanglayak/kontrak-kerja/kontrak-kerja/ketentuan-seputar-kontrak-kerja

19

sistem, yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika,

terstruktur dan jelas.

Data Flow Diagram atau diagram alir data adalah representasi grafik yang

menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan

sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (Output), Rosa A.S

dan M. Shalahuddin (2011:64). Data flow diagram merupakan alat bantu dalam

menggambarkan atau menjelaskan arus data. Data flow diagram ini sering juga

disebut dengan nama buble chart, buble diagram, model proses, diagram alur kerja,

atau model fungsi. Informasi yang ada di dalam perangkat lunak dimodifikasi dengan

beberapa transformasi yang dibutuhkan.

Manfaat Data flow diagram adalah:

1. Sebagai alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk

menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsinal yang

dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun

komputerisasi.

2. Salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-

fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data

yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, data flow diagram adalah alat

pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

Data Flow Diagram ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi

pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran

analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional

sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Notasi-notasi pada data flow

20

diagram menurut tehnik Yorden De Marco. yang dikutip dari buku Rosa A.S dan M.

Shalahuddin (2011:65), adalah sebagai berikut:

1. Entitas/Terminator/Kesatuan luar (External Entity)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem

dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan

(entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang, divisi, organisasi atau

sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input

atau menerima Output.

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data di data flow diagram diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir

diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Merupakan arus data yang

dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem

3. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau

komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan

arus data yang akan keluar dari proses. Proses harus memiliki masukan dan

keluaran, dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses

melalui alur data, sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh

profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

4. Simpanan Data (Data Store)

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem

komputer, arsip, atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel

21

acuan manual, agenda atau buku. Disimbolkan dengan sepasang garis horizontal

parallel.

Simbol data flow diagram terdiri dari 2 tehnik yaitu tehnik Yorden De Marco

dan tehnik Gae Sarson. Simbol-simbol data flow diagram menurut teknik Yorden De

Marco adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Simbol-simbol Diagram Alir Data

Notasi Keterangan

1. Proses Simbol proses menunjukkan transformasi dari input menjadi Output. Nama yang

diberikan pada proses biasanya kata kerja.

2. Aliran Data Simbol aliran data ini digunakan untuk menggambarkan gerakan data atau informasi

dari suatu bagian ke bagian yang lain.

3. Penyimpanan Data

Merupakan penyimpanan data berupa file

atau basis data di sistem komputer, arsip

atau catatan manual.

4. Terminator

Entity lingkungan luar dimana sistem

berkomunikasi, berupa perorangan ataupun

organisasi.

Berikut adalah tahapan-tahapan perancangan dengan menggunakan data flow

diagram:

1. Diagram Konteks

Merupakan diagram tingkat atas yang terdiri dari proses dan menggambarkan

hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses. Hubungan antar

terminator dan penyimpanan data tidak digambarkan

22

2. Diagram zero (0)

Diagram ini merupakan diagram tingkat menengah yang menggunakan proses

utama dari sebuah sistem, yang terdiri dari hubungan entitas, proses, arus data,

dan penyimpanan data.

3. Diagram Level Satu (1)

Data flow diagram level 1 digunakan untuk menggambarkan modul-modul yang

ada dalam sistem yang akan dikembangkan. Data flow diagram level 1

merupakan hasil breakdown data flow diagram level 0 yang sebelumnya sudah

dibuat.

4. Diagram level Dua, Tiga, (2,3), dan level seterusnya

Modul-modul pada data flow diagram level 1 dapat di-breakdown menjadi data

flow diagram level 2. Modul mana saja yang harus di-breakdown lebih detail

tergantung pada tingkat kedetailan modul tersebut. Apabila modul tersebut sudah

cukup detail dan rinci maka modul tersebut sudah tidak perlu untuk di-

breakdown lagi. Untuk sebuah sistem, jumlah data flow diagram level 2 sama

dengan jumlah modul pada data flow diagram level 1 yang di-breakdown. DFD

level 3 dan seterusnya merupakan breakdown dari modul pada data flow diagram

level di atasnya.

Pada satu diagram data flow diagram sebaiknya jumlah modul tidak boleh lebih

dari 20 buah. Jika lebih dari 20 buah modul, diagram akan terlihat rumit dan susah

untuk dibaca sehingga menyebabkan sistem yang dikembangkan juga menjadi rumit.

23

2.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah model konsepsual yang mendeskripsikan hubungan antara

penyimpanan (dalam DFD), Nur Elfi Husda (2012:144). ERD digunakan untuk

memodelkan struktur data hubungan antar data. Dengan ERD, model dapat diuji

dengan mengabaikan proses yang dilakukan. ERD pertama kali dideskripsikan oleh

Peter Chen yang dibuat sebagai bagian dari perangkat lunak CASE. Simbol-simbol

yang digunakan dalam ERD dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 2.2 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

Simbol Deskripsi

1. Entitas / Entity

entitas merupakan data inti yang akan

disimpan; bakal tabel pada basis data

2. Atribut

field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas

3. Atribut Kunci Primer

field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas dan digunakan sebagai

kunci akses record yang diinginkan;

biasanya berupa id

4. Atribut multinilai/multivalue

field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas yang dapat memiliki

nilai lebih dari satu

5. Relasi relasi yang menghubungkan antarentitas;

biasanya diawali dengan kata kerja

Nama_atribut

Nama_kunci primer

Nama_entity

Nama_atribut

Nama_relasi

24

6. Asosiasi / association penghubung antara relasi dan entitas dimana

di kedua ujungnya memiliki multiplicity

kemungkinan jumlah pemakaian

Kardinalitas (cardinality) adalah jumlah minimum dan maksimum

kemunculan satu entitas yang mungkin dihubungkan dengan kemunculan tunggal dari

entitas lain.

2.3.3 Flowchart

Flowchart adalah suatu alur untuk menyelesaikan masalah secara logika dengan

menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

Tabel 2.3 Simbol Flowchart

Simbol Keterangan

1. Terminator Simbol titik terminal ini digunakan untuk menunjukkan awal kegiatan atau akhir dari

suatu proses.

2. Decision

Simbol keputusan sebagai perbandingan bila

hasilnya “ya” maka arah alir akan menuju ke

suatu tempat. Sebaliknya bila “tidak” maka

akan arah alir menuju ke tempat lain.

3. Input/Output

Simbol ini digunakan untuk mewakili data

input dan menuliskan Outputnya.

4. Predefined

Simbol proses terdefinisi digunakan untuk

menunjukkan suatu operasi yang rinciannya

ditunjukkan di tempat lain

1 0..*

25

5. Page Connector

Simbol penghubung ini menunjukkan

sambungan bagan alir yang terputus dalam

halaman yang sama.

6. Looping

Simbol persiapan berfungsi untuk

mengerjakan suatu pengerjaan secara

berulang – ulang tetapi perintahnya hanya

dilakukan sekali saja.

7. Off Page Connector

Simbol ini merupakan penghubung

sambungan bagan alir bila halaman berbeda.

8. Flow Line

Berfungsi menentukan arah aliran proses.

Arah arus proses lurus keatas atau kebawah

dan kekanan atau kesamping.

9. Document

Simbol ini merupakan tempat penyimpanan

data informasi.

10. Process

Digunakan untuk mewakili suatu proses. Baik

berupa operasi perhitungan matematika,

pendefenisian variabel, pemberian nilai awal.

2.3.4 Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem

perangkat lunak sehingga masukan dan keluaran dapat dipahami secara umum

(meliki standar cara penulisan), Rosa A. S. dan M. Shalahuddin (2011:67). Kamus

data biasanya berisi:

1. Nama - nama dari data

26

2. Digunakan pada - merupakan proses-proses yang terkait data

3. Dekripsi - merupakan deskripsi data

4. Informasi tambahan – seperti tipe data, nilai data, batas nilai data, dan komponen

yang membentuk data

Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi

secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem

secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian

yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan, dan proses. Kamus data pada

DFD nanti harus dapat dipetakan dengan hasil perancangan basis data yang dilakukan

sebelumnya. Jika ada kamus data yang tidak dapat dipetakan pada tabel hasil

perancangan basis data berarti hasil perancangan basis data dengan perancangan

dengan DFD masih belum sesuai, sehingga harus ada yang diperbaiki baik

perancangan basis datanya, perancangan DFD-nya, atau keduanya.

Kamus data memiliki beberapa simbol untuk menjelaskan informasi tambahan

sebagai berikut:

Tabel 2.4 Simbol Kamus Data

Simbol Keterangan

= disusun atau terdiri dari

+ Dan

[|] baik…atau…

{}n n kali diulang/bernilai banyak

( ) data opsional

27

Lanjutan

*…* batas komentar

2.4 Pengenalan Basis Data

Istilah basis data (database) mengacu pada koleksi dari data-data yang saling

berhubungan. Menurut Chou yang dikutip daru buku Nur Elfi Husda (2012:151),

basis data adalah kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan dalam tata

cara yang khusus. Menurut James martin yang dikutip daru buku Nur Elfi Husda

(2012:151), basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara

bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu

kerangkapan data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan dan

ditampilkan kembali, dapat digunakan untuk satu atau lebih program aplikasi secara

optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang

akan menggunakannya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan,

pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.

Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses

dengan mudah dan cepat. Sehingga basis data sendiri dapat disimpulkan sebagai:

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan

sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan

mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

28

3. Kumpulan file / tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam

media penyimpanan elektronis.

2.4.1 Tingkatan Basis Data

Sebuah data pada basis data mempunyai beberapa tingkatan diantarnya

adalah:

1. Karakter (Character)

Karakter merupakan bagian data yang paling kecil, dapat berupa angka, huruf

atau karakter khusus yang membentuk suatu item data atau field.

Contoh: 1,2,3,A,B,c,d,=,>,# dan sebagainya

2. Data Item (Field)

Field merupakan representasi suatu atribut dari record yang sejenis yang

menunjukkan suatu item dari data

Contoh: nama, alamat, tanggal dan sebagainya.

3. Rekaman (Record)

Record adalah kumpulan elemen yang saling berkaitan yang menginformasikan

tentang satu entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau

informasi.

Contoh: NIM, nama, alamat, tanggal lahir.

4. File

File merupakan kumpulan dari records dalam basis data yang menggambarkan

satu kesatuan data yang sejenis.

Contoh: file mata kuliah yang berisi data tentang semua mata kuliah yang ada.

29

5. Basis Data (Database)

Merupakan kumpulan dari beberapa file atau tabel yang saling berhubungan

sehingga membentuk satu basis data

Contoh: Basis data perpustakaan, Basis data penjualan dan sebagainya.

Gambar 2.2 Tingkatan Basis Data

2.4.2 Model-Model Basis Data

Model-model basis data pada hakekatnya adalah kumpulan perangkat konseptual

untuk menggambarkan data, relasi data, makna (semantik) data, dan batasan data.

Ada sejumlah cara dalam merepresentasikan model data untuk keperluan

perancangan basis data.

Model-model basis data yang sering disebut 5 (lima) macam tipe base modelling,

atau 5 jenis database modelling:

Data item/field

database

file

Character (byte & bit)

record

30

1. Model Hirarkis (Hierarchical Model)

Biasa digunakan untuk jaringan komunikasi data yang berupa hierarchi/tree.

Dasar hirarkis basis data berusaha untuk menggambar realita dalam sebuah

organisasi ke bentuk data komputer. Lebih dikenal dengan model pohon.

Gambar 2.3 Model Hirarkis (Model Pohon)

2. Model Jaringan (Network Model)

Model data jaringan adalah pengembangan dari model data hirarkis, melihat

kekurangan dari model hirarkis tersebut. Pada model jaringan diperkenankan

bahwa sebuah child-record bisa memiliki lebih dari parent-record dan child-

record diperlukan penghubung (link atau pointer) yang bisa satu arah atau dua

arah.

Gambar 2.4 Model Jaringan (Network Model)

Dosen Dian

Pengantar Basis Data

Pemrograman C

Ruji Asri

Tian Peru Sela

Matematika 1

Rose Risa

Dosen Putra

Dosen Dian

Pengantar Basis Data

Pemrograman C

Ruji Asri

Tian Sela

Matematika 1

Rose

Dosen Putra

31

3. Model Relasional (Relational Model)

Pada model relasional, skema untuk relasi ditentukan oleh nama, nama dari tiap

field (atau atribut atau kolom), dan tipe dari tiap field. Model relasional

menggunakan kumpulan tabel-tabel untuk merepresentasikan data & relasi antar

data-data tersebut. Setiap tabel terdiri atas kolom-kolom, dan setiap kolom

mempunyai nama yang unik.

Model data relasional adalah model data yang paling banyak digunakan saat ini.

Model ini dimisalkan sebagai himpunan dari record.

Tabel 2.5 Model Relasional

Mahasiswa No NIM Nama Alamat 1 10245602 Nurhayati Batam 2 10245603 Astuti Jakarta 3 10245604 Benny Medan

4 10245605 Rindawani Bandung

5 10245606 Puput Bandung

6 10245607 Ferdiansyah Batam

Mata Kuliah

No KDMK Mata Kuliah SKS

1 KK021 Perancangan Basis Data 2

2 KD132 SIM 3

3 KU122 MI 2

Nilai

No NIM Kode Mata Kuliah MID Final

1 10245602 KK021 60 75

2 10245603 KD132 70 90

3 10245604 KU122 55 40

32

Lanjutan

4 10245605 KK131 90 80

5 10245606 KD130 75 75

6 10245607 KK137 80 0

4. Model Berorientasi Objek (Object Oriented Database Management System)

Model basis data berorientasi objek (OODBMS) menggunakan konsep-konsep

pendekatan berorientasi objek yang tidak hanya meyimpan data tapi juga operasi

terhadap data yang membentuk objek apa yang dapat dilakukan pada data yang

dikandungnya. Pengembangan basis data berorientasi objek dan realisasi untuk

mengatasi keterbatasan basis data relasional.

Menurut Bambang (2004), yang dikutip dari buku Nur Elfi Husda (2012:156),

OODBMS adalah perluasan bahasa pemrograman menjadi bahasa versi persitens.

Bahasa versi persitens ini memungkinkan pemrogram memanipulasi data secara

langsung dari bahasa pemrograman tanpa perlu melalui memanipulasi data seperti

SQL. Dengan cara ini maka terdapat integrasi lebih erat pada bahasa pemrograman

dengan basis data dibanding melalui SQL. Perluasan ini berkehendak dapat member

transparansi antara konsep-konsep kelas dan objek di bahasa pemrograman tanpa

memperdulikan keberadaan di memori ataupun di disket.

33

2.5 Penelitian Terdahulu

Berikut ini adalah penelitian yang telah di lakukan dan memiliki korelasi yang

searah dengan

a. Penelitian ini di lakukan oleh (Siti Mulyanah:2007)

Dia adalah mahasiswa Perguruan Tinggi Raharja yang membahas mengenai

“Analisa Sistem Informasi Cuti Karyawan Pada PT. SECURINDO PACKTAMA

INDONESIA cabang Metropolis Town Sequare”. System yang berjalan pada PT.

Securindo Packtama Indonesia masih memiliki kendala karena masih menggunakan

system manual, dalam penyampaian informasi dan laporan masih lambat dan

membutuhkan waktu yang cukup lama. Penelitian tersebut hanya sampai pada tahap

analisa saja.

b. Penelitian Yang Dilakukan Oleh (Egi Hermawan:2009)

Mahasiswa Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung ini

membahas mengenai “Sistem Informasi Pengajuan Cuti Pegawai di Departement

Perindustrian dan Perdagangan Agro Berbasis Visual Basic 6.0”. Penelitian ini

membahastentang permasalahan system permohonan cuti pegawai di Departemen

Perindustrian dan Perdagangan Agro cukup sering dilakukan oleh pegawai

departemen dan sampai saat ini masih menggunakan system manual sehingga

terkadang muncul berbagai macam kendala seperti ketidak cocokan data. Meninjau

hal tersebut maka penulis memberikan masukan terhadap Departemen Perindustrian

dan Perdagangan Agro dengan merancang suatu basis data dengan menggunakan

Visual Basic 6.0 dan SQL Server 7.0 pada pengolahan data permohonan pengajuan

cuti pegawai.

34

c. Penelitian ini di lakukan oleh (Muhammad Abdul Basit:2009)

Mahasiswa Perguruan Tinggi Raharja yang membahas mengenai ”Analisa

Sistem Informasi Cuti Pada Perguruan Tinggi Raharja”. Sistem yang berjalan pada

Perguruan Tinggi Raharja ini menggunakan sistem semikomputerisasi, sehingga

masih belum memudahkan mahasiswa, staff dan khususnya pegawai Perguruan

Tinggi Raharja untuk mengaksesnya. Penelitian tersebut hanya sampai pada tahap

analisa saja.

35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu cara penulis dalam menganalisis data.

Menurut Sugiyono (2012:2) menjelaskan bahwa metode penelitian pada dasarnya

merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa metode penelitian merupakan suatu

cara untuk mendapatkan data guna membantu menyelesaikan pemecahan masalah

penelitian yang dilaksanakan secara terencana sehingga dapat menghasilkan suatu

kesimpulan. Data yang dibutuhkan adalah data yang sesuai dengan masalah-masalah

yang ada dan sesuai dengan tujuan penelitian, sehingga data tersebut akan di

kumpulkan, diolah, dianalisis dan diproses lebih lanjut sesuai dengan teori-teori yang

telah dipelajari, jadi dari data tersebut akan dapat ditarik kesimpulan.

3.2 Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan sistem yang baik, tidak terlepas dari cara dan metode yang

digunakan saat melakukan proses penelitian yang mencakup keberadaan penulisan

laporan skripsi. Pada penulisan laporan ini dipergunakan beberapa metode penelitian

antara lain:

36

1. Studi Pustaka (Library Research)

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mempelajari dan meneliti

berbagai sumber bacaan yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang

dihadapi dan yang dapat digunakan sebagai dasar dalam penelitian ini, seperti buku-

buku penunjang kajian, internet, catatan-catatan maupun referensi penelitian

terdahulu.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Metode observasi yang dilakukan penulis adalah dengan cara mengamati

kegiatan atau peninjauan langsung kebagian yang berhubungan dengan kegiatan yang

menyangkut penggajian karyawan ,untuk mendapatkan gambaran yang jelas

mengenai pelaksanaan sistem yang berjalan. Kegiatan ini diperlukan guna mencari

dan mengumpulkan data yang dibutuhkan langsung dari sumbernya.

3. Wawancara (interview)

Pada penelitian kegiatan ini merupakan serangkaian tanya jawab dan

wawancara pada bagian-bagian yang berhubungan dengan masalah yang terkait,

sehingga dapat diketahui masalah-masalah yang ada yang perlu di kembangkan.

3.3 Kerangka Kerja (Frame Work)

Untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini, maka perlu adanya susunan

kerangka kerja (frame work) yang jelas tahapan-tahapannya. Kerangka kerja ini

merupakan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penyelesaian masalah yang

akan dibahas. Adapun kerangka kerja penelitian yang di gunakan seperti terlihat

Pada tabel dibawah ini :

37

Tabel 3.1 Kerangka Kerja

Berdasarkan kerangka kerja penelitian yang telah digambarkan di atas, maka

dapat diuraikan pembahasan masing-masing tahap dalam penelitian adalah sebagai

berikut :

1. Studi Literatur

Pada tahap ini dilakukan pencarian landasan-landasan teori yang diperoleh dari

berbagai buku,jurnal dan juga internet untuk melengkapi perbendaharaan konsep

dan teori, sehingga memiliki landasan dan keilmuan yang baik dan sesuai.

Kegiatan

Studi Literatur

Pengumpulan data

Analisis Sistem

Perancangan Sistem

Pembuatan Laporan

Keluaran

Data dan Informasi yang dibutuhkan

Daftar masalah yang membutuh kansolusi

Usulan Perancangan Sistem

Laporan Penelitian

Pemahaman tentang teori dan konsep

38

2. Pengumpulan Data

Pada tahap ini dilakukan proses pengumpulan data dengan metode wawancara dan

observasi untuk melakukan pengamatan dan analisa terhadap cuti karyawan pada

PT. Latrade Batam Indonesia sehingga mendapatkan data dan informasi yang

dibutuhkan oleh penulis.

3. Analisis Sistem

Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah pada sistem yang sedang berjalan.

Dengan demikian, diharapkan peneliti dapat menemukan kendala-kendala dan

permasalahan yang terjadi pada sistem cuti karyawan PT. Latrade Batam Indonesia

sehingga penulis dapat mencari solusi dari permasalahan tersebut.

4. Perancangan Sistem

Pada Tahap ini dilakukan Analisis sistem berjalan dan usulan perancangan sistem.

5. Pembuatan Laporan

Pada tahapan ini dilakukan pembuatan laporan yang disusun berdasarkan hasil

penelitian dengan menggunakan teknik pengumpulan data primer dan sekunder

sehingga menjadi laporan penelitian yang dapat memberikan gambaran secara utuh

tentang sistem yang sedang dibangun.

39

3.4 Gambaran Umum Perusahaan

3.4.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Kawasan Industri PT Latrade Batam Indonesia berdiri sejak tahun 2000 lalu,

PT Latrade Batam Indonesia yang mengelola kawasan Industri seluas kurang lebih

70 hektar berlokasi di Kelurahan Sei Binti Tanjung Uncang Kecamatan Sagulung

kota Batam, di dalamnya tergabung belasan perusahaan dari berbagai Negara maupun

perusahaan dari dalam negeri,di antaranya Singapura, Jerman, Jepang dan berbagai

Negara lainnya. Beberapa perusahaan yang berdiri di kawasan Industeri PT Latrade

Batam Indonesia, bergerak dan memproduksi berbagai jenis manufacturing.

PT Latrade Batam Indonesia selaimn membangun kawasan industry,

perusahaan PMA dari Singapore ini juga membangun bisnis industry kayu olahan

campuran serbuk kayu yang di ekspor ke berbagai Negara.

3.4.2 Logo Perusahaan

Logo merupakan salah satu unsur penting dalam perusahaan karena logo merupakan

bentuk identitas dari suatu perusahaan dan berikut ini adalah desain logo PT.

LATRADE BATAM INDONESIA

Gambar 3.1

40

3.4.3 Lokasi Perusahaan

PT. Latrade Batam Indonesia berlokasi di Kawasan Latrade Industrial Park

Blok E3 Sei Binti Tanjung Uncang Batam, Kepulauan Riau – Indonesia

3.4.4 Visi dan Misi Perusahaan

Sebuah perusahaan yang baik dan ingin maju haruslah mempunyai visi dan misi

kedepan guna mencapai tujuan dari perusahaan tersebut, adapun visi dan misi dari

PT. Latrade Batam Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Visi

Menjadi perusahaan kayu composite yang terbaik dengan produk yang berkualitas.

2. Misi

Menjadi yang terbaik yang mampu memberikan produk-produk ekspor yang

berkualitas dan peningkatan penjualan ke luar negeri maupun dalam negeri.

41

3.4.5 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah susunan struktur organisasi PT. Latrade Batam Indonesia

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Latreade Batam,

Indonesia

Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian department dari struktur

organisasi adalah sebagai berikut:

1. Presiden Direktur

a. Merencanakan dan menetapkan kebijaksanaan perusahaan untuk mencapai

tujuan jangka panjang maupun jangka pendek.

b. Memberhentikan dan mengangkat Direktur/Manajer atas persetujuan Dewan

Komisaris.

c. Menentukan sistem dan prosedur untuk dilaksanakan oleh para Manajer, mulai

dari perencanaan sampai dengan pelaporan.

PRESIDENT DIREKTUR

MARKETING

GENERAL MANAJER

MANAJER STORE MANAJER PRODUKSI MANAJER AKUNTING MANAJER HR MANAJER QA MANAJER HSE

SPV STORE SPV PRODUKSI SPV AKUNTING SPV HR SPV QA SPV HSE

DIVISI DIVISI DIVISI DIVISI DIVISI DIVISI

42

d. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan perusahaan.

2. Direktur Marketing

a. Bertugas membantu Presiden Direktur dan bertanggung jawab terhadap

kelancaran kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran.

c. Menentukan target penjualan lokal maupun ekspor.

d. Mengkoordinir survey pasar.

e. Mengamati perkembangan pasar diberbagai wilayah pemasaran.

f. Menaikan omzet penjualan.

g. Mempertanggung jawabkan terlaksananya pekerjaan-pekerjaan pengiriman

barang.

h. Membuat laporan kepada atasan.

4. General Manager

a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya

b. Mengelola operasional harian perusahaan

c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis

semua aktivitas bisnis perusahaan

d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan

e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan

f. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan

maksimal

g. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif

dan optimal

43

h. Mengelola anggaran keuangan perusahaan

i. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan

j. Membuat prosedur dan standar perusahaan

k. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi

l. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka

menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan

m. Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan

5. Faktory Manager

a. Memimpin, mengarahkan, serta mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional

di production.

b. Membuat rencana dan pengendalian produksi barang

c. Mengkoordinir pengadaan bahan baku dan mesin-mesin.

d. Mengadakan penelitian bahan baku.

e. Mengusahakan peningkatan produktivitas dan efisiensi di segala bidang.

f. Memberikan laporan secara berkala.

6. Supervisor Produksi

a. Membuat perencanaan dan permintaan semua kebutuhan untuk proses produksi

b. Mengatur, mengkoordinasi dan mengawasi semua tugas bawahannya agar

sesuai perencanaan, prosedur dan standar kerja perusahaan

c. jawab pada dalam pencapaian target produksi dan kualitas standar hasil

produksi

d. Memberi bimbingan pada bawahan agar bawahan dapat meningkatkan

kemampuannya dan melakukan penilaian kinerja bawahan

44

e. Memimpin dan mengawasi proses pelaksanaan produksi agar sesuai dengan

standar perusahaan

f. Bertanggung jawab pada ketertiban dan kedisiplinan bawahan

g. Membuat laporan kerja dan analisa permasalahan kerja yang terjadi kepada

atasan secara berkala

h. Bertanggung jawab pada kebersihan lingkungan kerja dan keselamatan kerja

bawahannya.

7. Finance dan accounting

a. Bertanggung jawab atas seluruh keuangan perusahaan yang berhubungan

dengan kegiatan ankutansi dan keuangan, serta penggunaan dana.

b. Menyusun kebijaksanaan prosedur dan program kerja bidang akuntansi,

administrasi keuangan dan pelaksanaannya, serta mengawasi dan

mengamankan seluruh harta perusahaan.

c. Mengadakan analisis biaya untuk manajemen

d. Memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi perusahaan.

Adapun tugas dari masing-masing Manager atau seksi-seksi adalah

menjalankan kegiatan rutin yang berhubungan dengan bagian yang menjadi tanggung

jawabnya, dibawah komando dari direktur masing-masing.

8. Human Resources Dept (HRD)

a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia.

Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber

daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.

45

b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP,

job description, training and development system dll.

c. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari

mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.

d. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang

dianggap perlu.

e. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang

berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental,

keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar

perusahaan.

f. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan,

perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.

g. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya

kontrak kerja.

h. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau

kebijakan perusahaan.

9. Store & Logistik

a. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengiriman produk serta administrasi

ekspor

b. Membuat laporan dan dokumen yang berkaitan dengan pengiriman barang

ekspor secara tepat dan akurat

c. Mengatur dan membuat jadwal stuffing barang

d. Mempersiapkan dokumen dokumen ekspor

46

BAB IV ANALISIS DAN IMPLEMENTASI

4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

PT. Latrade Batam Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

Industri Pellet dan komponen bahan bangunan. Sebagai salah satu perusahaan yang

sedang berkembang, PT Latrade memiliki ratusan karyawan. Dari hasil wawancara

dapat ditarik kesimpulan yaitu selama ini proses pengambilan cuti karyawan dan

penyimpanan data cuti masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel

yang tidak mempunyai Database Management System (DBMS). Dimana proses ini

belum bisa digunakan untuk membuat aplikasi basis data dengan cepat karena belum

dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas yang lengkap dan mudah digunakan

penggunaannya seperti penggunaan tombol-tombol secara otomatis, data pembuatan

laporan tidak dapat dilakukan secara otomatis, sehingga kurang efisien untuk

mengontrol cuti karyawan dan sisa cuti yang belum diambil dan memungkinkan

perbedaan antara data dengan aktual data cuti yang ada di computer. Oleh karena itu

untuk pelayanan terkait kecepatan, keakuratan, dan pengolahan data cuti tersebut,

diperlukan sebuah sistem informasi perancangan cuti karyawan yang

terkomputerisasi. Dalam perancangan sistem ini mengikuti metode Siklus Hidup

Pengembangan Sistem dan aplikasi program menggunakan Microsoft Visual Basic

Net sebagai basis datanya. Dengan dibangunnya sistem persediaan barang

terdistribusi pada PT. Latrade Batam Indonesia, diharapkan dapat membantu

karyawan yang membutuhkan informasi sisa cuti yang ada secara langsung, Hal ini

47

merupakan persoalan yang harus dibenahi dan dicari solusinya karena penting

untuk kelancaran proses pencutian karyawan untuk mempercepat proses pengambilan

dan pengecekan cuti secara cepat dan akurat.

Untuk membantu PT. Latrade dalam menangani masalah di atas khususnya

mempermudah pekerjaan bagian HRD, maka dikembangkan sistem informasi cuti

karyawan yang penyimpanan datanya secara digital sehingga akan lebih mudah

dalam pengolahan data nantinya.

Gambar 4.1. Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisa prosedur dilakukan untuk mempresentasikan aliran data dan informasi

yang sedang berjalan dalam sistem cuti karyawan pada PT. Latrade Batam Indonesia.

Dari hasil analisa sistem yang berjalan terdapat beberapa entitas yang terlibat

diantaranya:

1. Entitas bagian karyawan, entitas ini adalah bagian yang mengajukan cuti

48

2. Entitas Entitas bagian personalia/HRD, entitas ini bertugas mengontrol cuti

karyawan.

3. Entitas pimpinan, entitas ini mengetahui dan menyetujui permohonan cuti

karyawan.

Sistem Cuti di PT Latrade yang berjalan saat ini terbagi menjadi beberapa modul

diantaranya pengajuan cuti biasa, pengajuan cuti darurat, potong cuti, pembatalan

cuti.

1. Pengajuan Cuti Biasa

Pengajuan cuti biasa merupakan pengajuan cuti yang dilakukan karyawan jika sisa

cuti dalam tahun tersebut masih ada. Berikut ini beberapa proses yang terdapat

dalam proses pengajuan cuti biasa.

a. Proses Cek Sisa Cuti

Pengecekan sisa cuti dilakukan oleh karyawan sebagai dasar pengajuan cuti, jika

sisa cuti masih ada maka bisa melakukan pengajuan cuti, jika sisa cuti sudah habis

maka bagian cuti (HRD) akan memberitahukan bahwa sisa cuti sudah habis dan

disarankan menggunakan hak cuti daruratnya.

b. Proses Pengajuan Cuti

Jika hak cuti dari karyawan memenuhi atau masih ada maka tahap selanjutnya

karyawan harus mengisi form pengajuan cuti sesuai kebutuhannya.

c. Proses Persetujuan Cuti

Form pengajuan cuti yang sudah dibuat karyawan diberikan kepada atasan masing-

masing untuk ditanda tangani oleh atasan, jika disetujui oleh atasan lanjut ke

49

proses berikutnya, sedangkan jika ditolak maka pengajuan cuti tersebut dianggap

batal/hangus tanpa mengurangi sisa cuti.

d. Proses Pendataan Cuti

Form pengajuan cuti yang sudah disetujui oleh atasan selanjutnya diberikan

kepada HRD yang berada dikantor pusat untuk diarsipkan, jika karyawan tersebut

berada diluar kota maka harus mengirimkan form tersebut dalam bentuk fax atau

dalam bentuk hasil scan ke HRD kantor pusat. Selanjutnya dilakukan pendataan

terhadap form tersebut, seperti detail karyawan, tanggal cuti, alasan cuti.

Pengajuan Cuti Darurat

a. Proses pengajuan cuti darurat merupakan pengajuan cuti yang dilakukan karyawan

jika sisa cuti dalam tahun tersebut sudah habis (nol) dan mengambil hak cuti tahun

berikutnya atas dasar kepentingan yang mendesak dan kebijaksanaan perusahaan.

Berikut ini beberapa proses yang terdapat dalam proses pengajuan cuti darurat.

b. Proses Cek Sisa Cuti

Pengecekan sisa cuti darurat dilakukan oleh karyawan sebagai dasar pengajuan

cuti darurat, jika sisa cuti biasa sudah habis maka bisa melakukan pengajuan cuti

darurat, jika sisa cuti biasa masih ada maka bagian cuti (HRD) akan

memberitahukan bahwa sisa cuti tahunan masih ada dan dianjurkan menggunakan

hak cutinya.

c. Proses Pengajuan Cuti Darurat

Form pengajuan cuti darurat memiliki persetujuan khusus dari atasan sebelum

mengisinya, jika sudah diijinkan untuk melakukan cuti darurat kemudian

karyawan mengisi form pengajuan cuti darurat sesuai kepentingannya.

50

d. Proses Persetujuan Cuti Darurat

Gambar 4.2 Form Permohonan Cuti

51

Gambar 4.3 Form Cuti

4.1.2 Dokumen Input

Tujuan dari analisa input ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang

menjadi data masukan pada sistem berjalan, antara lain:

1. Data Karyawan

Merupakan data data dari karyawan yang bekerja di PT Latrade Batam Indonesia

yang mengajukan cuti. dokumen permintaan dan diberikan ke pimpinan atau

manajemen.

2. Data Cuti Karyawan

Merupakan data data permintaan karyawan yang bekerja di PT Latrade Batam

Indonesia yang mengajukan cuti. Data ini dicetak sebagai dokumen permintaan

dan diberikan ke pimpinan/manajemen.

52

3. Balancing cuti Karyawan

Merupakan data sisa cuti karyawan setelah dihitung dari tanggal masuk karyawan

tersebut dan dikurangi dengan cuti yang tersedia. Data ini di cetak sebagai

dokumen balancing cuti dan diberikan ke pimpinan/manajemen.

4.1.3 Dokumen Output

Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi

data keluaran pada sistem berjalan, antara lain:

1. Data Karyawan

Merupakan data data dari karyawan yang bekerja di PT Latrade Batam Indonesia

yang mengajukan cuti. dokumen permintaan dan diberikan ke pimpinan atau

manajemen.

2. Data Cuti Karyawan

Merupakan data data permintaan karyawan yang bekerja di PT Latrade Batam

Indonesia yang mengajukan cuti. Data ini dicetak sebagai dokumen permintaan

dan diberikan ke pimpinan/manajemen.

3. Balancing cuti Karyawan

Merupakan data sisa cuti karyawan setelah dihitung dari tanggal masuk karyawan

tersebut dan dikurangi dengan cuti yang tersedia. Data ini di cetak sebagai

dokumen balancing cuti dan diberikan ke pimpinan/manajemen.

Berikut adalah kelebihan dan kelemahan sistem yang sedang berjalan. Analisa

terhadap kelemahan sistem bertujuan untuk mengenali lebih jauh apakah sistem yang

digunakan selama ini masih layak digunakan.

53

1. Kelebihan sistem yang sedang berjalan:

a. Memiliki cara dan struktur yang jelas dalam penanganan data cuti karyawan

b. Informasi laporan cuti karyawan yang cukup jelas terperinci

c. Informasi data cuti karyawan dilakukan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan

2. Kelemahan sistem yang sedang berjalan

a. Masih lambatnya sistem berjalan dalam proses penyajian informasi cuti

karyawan kepada bagian-bagian yang membutuhkan.

b. Masih ditemukan proses manual update data cuti karyawan sehingga menemui

kesulitan jika data hilang atau human error.

c. Belum adanya laporan yang disusun secara sistematis

d. Dibutuhkan tenaga dan waktu yang tinggi dalam membuat laporan cuti

karyawan dalam periode per bulan maupun tahunan, mengingat jumlah

karyawan yang banyak.

4.2 Analisis Sistem yang Diusulkan

Perkembangan dunia Teknologi Informasi (TI) akhir-akhir ini semakin pesat.

Perkembangan tersebut membawa dampak yang besar di dalam berbagai aspek

kehidupan, misalnya untuk berkomunikasi dengan seseorang yang berada di jarak

jauh dapat dilakukan melalui internet, hal ini juga bepengaruh dalam dunia pekerjaan

yaitu menggunakan sistem komputerisasi untuk efisiensi pekerjaan. Dengan sistem

ini maka data-data dapat tersimpan dengan baik dan juga terhindar dari kelalaian

apabila dilakukan secara manual

54

Adapun solusi yang diusulkan adalah memberikan sebuah sistem aplikasi cuti

karyawan yang terintegrasi dengan bagian umum yakni: terkomputerisasi, adanya

basis data yang menyimpan data-data karyawan, Mempermudah mendapat informasi

data cuti karyawan sehingga mempermudah pihak yang membutuhkan seperti

akunting untuk menghitung gaji, dan membuat laporan cuti.

Pembangunan sistem ini dimulai dari proses pendataan data karyawan,

permintaan cuti, data atasan yang akan menyetujui cuti, karena pada saat cuti atasan

department harus mengatur orang untuk mengerjakan pekerjaan