PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

PENJUALAN PADA TOKO HEWAN PELIHARAAN

“ROBO PET SHOP YOGYAKARTA”

Naskah Publikasi

disusun oleh

Ria Piesiskawati

10.22.1234

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2013

DESIGN AND IMPLEMENTATION OF INFORMATION SYSTEM AT THE PET SHOP SALES “ROBO PET SHOP YOGYAKARTA”

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

PENJUALAN PADA TOKO HEWAN PELIHARAAN “ROBO PET SHOP YOGYAKARTA”

Ria Piesiskawati

Krisnawati Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Use of the computer as a working tool of human aid, especially as a medium for data processing, both large and small scale currently experiencing rapid growth.

Advances in information technology, as well as the needs and demands of people who want all the work and needs can be carried out safely, quickly, and accurately is one of the factors that drive many businesses to develop their business systems from manual to computerized because it would be more efficient and save time in the process, not to mention the pet store business.

Enterprises pet store (pet shop) in Yogyakarta is currently booming and promising as it is with "Robo Pet Shop", but sales still dilakuan system manually without a computerized system so that its performance has not been effective. Therefore I am interested in trying to make the sales information system on "Robo Phet Shop" to maximize its performance. And expected after the computerized sales system information collection, storage, and processing of transaction data can be performed accurately and quickly.

Keyword: Sales information system, Pet Shop, Transaction

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi di Indonesia telah banyak mengalami

kemajuan. hal ini juga diikuti dengan perkembangan bisnis penjualan. Perkembangan

bisnis penjualan tersebut berdampak langsung pada peningkatan arus transaksi yang

dilakukan perusahaan.

Kemajuan teknologi di bidang informasi, kebutuhan dan tuntutan manusia yang

menginginkan semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan aman, cepat, dan akurat

serta kecepatan dalam pelayanan menjadi salah satu faktor yang mendorong banyak

kalangan bisnis untuk mengembangkan system usaha mereka dari manual menjadi

terkomputerisasi karena akan lebih efisien dan menghemat waktu dalam pengerjaannya,

tak terkecuali dengan usaha toko hewan, “Robo Pet Shop”,

Mengingat arus transaksi pada “Robo Pet Shop”, yang semakin padat, namun

pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual dan dalam hal ini tentu kurang

dapat diandalkan sedangkan kecepatan dalam pelayanan merupakan faktor yang utama.

Kendala yang dihadapi dengan menggunakan pencatatan transaksi secara manual, yang

pertama adalah waktu. Pencatatan transaksi secara manual membutuhkan waktu yang

lama. Sedangkan yang kedua adalah tingkat akurasi atau ketelitian. Tidak dapat

dipungkiri, pencatatan transaksi secara manual rentan terhadap human error atau

kesalahan manusia. Dan untuk mengatasinya, perusahaan atau toko biasanya membuat

suatu cara kerja atau model pencatatan tertentu.

Oleh karena itu, dibutuhkan suatu aplikasi yang menggantikan pencatatan

transaksi secara manual. Aplikasi ini diharapkan dapat lebih menyingkat waktu

dibandingkan pencatatan transaksi secara manual. Di samping itu, aplikasi penjualan ini

juga diharapkan meningkatkan ketelitian dan meminimalisasi human error atau kesalahan

manusia sehingga semua pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi

dapat dilakukan secara akurat dan cepat.

Berdasarkan uraian di atas tersebut sehingga saya membuat layanan informasi

dalam bentuk aplikasi dengan judul ”Perancangan dan Implementasi Sistem

Informasi Penjualan pada Toko Hewan Peliharaan “Robo Pet Shop Yogyakarta”

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.1.2 Pengertian Informasi

Dalam konsep dasar informasi akan diuraikan mengenai pengertian dan kualitas

dari informasi.

1. Pengertian Informasi

Informasi sangat penting dalam suatu organisasi terutama bagi manajemen dalam

mengambil keputusan. “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”

2. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung tiga hal yaitu informasi harus akurat

(accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

a) Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan

menyesatkan.

b) Tepat Pada Waktunya (Timeliness)

Informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh terlambat.

Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena

informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

c) Relevan (Relevance)

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya.

2.1.3 Pengertian Sisterm Informasi

Informasi dapat diperolah dari suatu sistem Informasi (Information System).

1. Pengertian Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information System) atau disebut

juga dengan Processing Systems atau Information Generating Systems. Menurut

Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang di perlukan.

Menurut Gordon B Davis, sistem informasi adalah suatu sistem yang

menghubungkan pengguna (individu dan organisasi) dengan komputer yang

dirancang secara integrasi guna menyediakan informasi yang mendukung fungsi

operasional, manajemen, analisis serta fungsi pengambilan keputusan dalam suatu

organisasi.

2. Komponen-komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing saling

berinteraksi satu sama lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Komponen-komponen sistem informasi yaitu:

a) Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi yang dapat

berupa dokumen-dokumen dasar.

b) Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c) Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

berkualitas dan dokumentasi untuk semua tingkatan manajemen serta

semua pemakai sistem.

d) Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan

dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan

membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e) Blok Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan

lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di basis data untuk

keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

f) Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat teratasi.

2.2 Perancangan Sistem

2.2.1 Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem dapat di definisikan sebagai berikut: menurut Robert J.

Verzello atau John Reuter III Perancangan Sistem adalah tahap setelah analisis dari

siklus pengembangan sistem sebagai pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu

sistem dibentuk. Menurut John Burth dan Gary Grundnitski Perancangan sistem di

definisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan

berfungsi. Menurut George M. Scott Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu

sistem akan menyelesaikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat

keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuat

rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

2.2.2 Alur Sistem

2.2.2.1 Flowchart

Flowchart adalah suatu bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam

program atau prosedur system secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat

bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

2.2.2.2 ERD (Entity Relationship Diagram)

Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah

menggunsksn Entity Relationship Diagram (ERD). Terdapat tiga notasi dasar yang

bekerja pada model E-R yaitu : Entity sets, relationshisets, dan attributes.

2.2.2.3 DFD (Data Flow Diagram)

Menggambarkan arus data dari system informasi, baik system lama maupun

system baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

tersebut berada.

2.2.3 Basis Data

2.2.3.1 Konsep Perancangan Basis Data

Proses Perancangan Basis Data, terlepas dari masalah yang ditangani, dibagi

menjadi tiga tahapan, yaitu :

a) Perancangan Basis Data secara Konseptual merupakan upaya untuk membuat

model yang masih bersifat konsep.

b) Perancangan Basis Data secara Logis merupakan tahapan untuk memetakan model

konseptual ke model Basis Data yang akan dipakai (model relasional, model hierarkis

atau jaringan).

c) Perancangan Basis Data secara Fisis merupakan tahapan untuk menuangkan

Perancangan Basis Data yang bersifat logis menjadi Basis Data fisis yang tersimpan

pada media penyimpan eksternal (Yang spesifik terhadap DBMS yang dipakai).

2.2.3.2 Field / Atribut Kunci

Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau set field yang

dapat mewakili record.

a) Candidate Key (Kunci Kandidat / Kunci Calon)

Kunci kandidat adalah satu attribute atau satu set minimal attribute yang

mengidentifikasikan secara unik kejadian spesifik dari entity.

b) Primary Key (Kunci Primer)

Primary key adalah satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak

mengidentifikasi secara unik kejadian specifik, tapi juga dapat mewakili setiap

kejadian dari suatu entity. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key,

tetapi bias dipilih satu yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap entity yang

ada.

c) Alternate Key (Kunci Alternatif)

Alternate key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap

kali kunci alternatif dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan.

d) Foreign key (Kunci Tamu)

Foreign key adalah satu attribute (atau satu set atribut) yang melengkapi satu

relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan

pada entity anak dan sama dengan kunci primary induk direlasikan. Hubungan antara

entity dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to many relationship)

2.3 Perangkat Lunak yang digunakan

2.3.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic diciptakan pada tahun 1991 oleh Microsoft untuk menggantikan

bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code). Visual

Basic 6.0 merupakan salah satu software pembuat program aplikasi yang sangat handal

saat ini. Software ini diambil dari bahasa pemrograman yaitu Visual Basic. Bahasa

pemrograman adalah perintah-perintah yang dapat dimengerti oleh computer untuk

melakukan tugas-tugas tertentu. Beberapa kemapuan dari Visual Basic adalah dapat

membuat aplikasi berbasis Windows yang mandiri(executable), menguji

program(debugging), serta membuat obyek-obyek pembantu seperti : ActveX, Help dan

lainnya. Dalam mengembangkan aplikasi VB menggunakan pendekatan GUI(Graphical

User Interfance) untuk merancang antar muka(interfance).

2.3.2 Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang

digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.

3. Analisis

Metode analisa yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana tingkat

kelemahan dari sistem yang berlaku saat ini menggunakan metode PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ). Berikut ini adalah

penjelasannya :

a) Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja suatu perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia dan

sumber daya alat serta sarana dan prasarana yang ada pada lembaga

perusahaan. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Response Time. Troughput

adalah jumlah atau banyaknya pekerjaan yang dapat dilakukan dalam satuan

waktu tertentu. Sedangkan Response Time adalah rata-rata waktu yang tertunda

dan pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menunggu pekerjaan

tersebut.

b) Analisis Informasi (Information)

Laporan-laporan yang telah diproses akan digunakan sebagai informasi

yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.

Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi

dalam menghasilkan informasi yang bekualitas.

Kualitas suatu informasi (Quality Of Information) tergantung dari tiga hal yaitu :

1. Akurat (Accurate)

Akurat juga berarti informasi harus jelas, bebas dari kesalahan-

kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan serta mencerminkan maksudnya.

Pada sistem lama penyimpanan data maupun arsip masih kurang baik, sehingga

terkadang ada data yang hilang atau terselip maka Informasi yang

disampaikanpun kurang lengkap, kurang jelas dan kurang akurat. Dengan

adanya sistem baru semua informasi akan menjadi lebih akurat, karena transaksi

langsung dicetak dikomputer sehingga tidak perlu membuka arsip-arsip yang

tidak jelas tempat penyimpanannya.

2. Tepat waktu (Up To Date)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Pada

sistem yang lama dibutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data

atautransaksi-transaksi keuangan yang sudah dilakukan karena harus membuka

arsip dan kertas-kertas bukti transaksi yang jumlahnya tidak sedikit dengan

urutan yang membingungkan. Dengan kata lain informasi yang diperoleh tidak

tepat waktu/ tidak efektif.

Maka dengan adanya sistem baru waktu yang dibutuhkan lebih sedikit

untuk mencari data yang dibutuhkan karena hanya dengan memasukkan kode

atau tanggal langsung dapat dicari, sehingga waktu yang dibutuhkan tidak lebih

dari lima menit, informasi yang disajikan akan lebih efektif.

3. Relevan (Relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat sesuai dengan kebutuhan

pemakainya. Pada sistem lama yang terdapat pada “Toko Robo Pet Shop”

pengurutan waktu penataan arsip sering tidak sesuai dengan urutan yang benar,

maka informasi yang dapat diperoleh kurang relevan. Sedangkan dengan

pemakaian sistem baru informasi yang ditampilkan menjadi lebih relevan karena

pengurutan data lebih baik.

c) Analisis Ekonomi (Economy)

Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan

biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini

akan memberikan penghematan biaya operasional dan meningkatkan

keuntungan perusahaan.

Secara ekonomis sistem yang ada saat ini membutuhkan biaya

operasional yang tidak sedikit seperti untuk membeli peralatan tulis, buku

laporan, penyimpanan arsip, gaji karyawan “Toko Robo Pet Shop” tidak

seimbang dengan manfaat yang didapat.

d) Analisis Pengendalian (Control)

Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan,

misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan

harus dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak

diinginkan.

Dan dari hasil pengamatan dilapangan bahwa sistem pada “Toko Robo

Pet Shop” yang sedang berjalan kurang dalam segi keamanannya, karena tidak

adanya pembatasan hak akses atas informasi yang ada. Laporan-laporan dari

dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan sembarangan

dikantor, sehingga orang lain dapat dengan mudah mengakses informasi yang

ada.

e) Analisis efisien (Effisiency)

Analisis efisisensi berhubungan dengan sumber daya yang ada, guna

meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah

pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi

manusia, informasi, waktu, biaya dan peralatan.

Pemakaian waktu dan sumber daya manusia yang tidak tepat dapat

menyebabkan pemborosan. Pada sistem lama dibutuhkan waktu yang lama

untuk mengolah data-data dan pembuatan laporan.

f) Analisis Pelayanan (Service)

Layanan merupakan salah satu aspek yang sangat penting didalam

kelangsungan suatu perusahaan. Oleh karena itu layanan terhadap karyawan

harus ditingkatkan secara maksimal supaya bisnis berjalan dengan lancar.

Dalam sistem lama pelayanan terhadap karyawan masih kurang baik, karena

pada saat terjadinya penjualan, karyawan harus membuat atau menginputkan

data dua kali yaitu untuk pembuatan nota jual yang diberikan kepada konsumen

dan untuk arsip perusahaan karena dilakukan secara manual, selain itu juga data

yang dibutuhkan harus dengan cepat tersedia jika pimpinan perusahaan

membutuhkannya.

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi Basis Data

Pembuatan basis data dilakukan denga menggunakan aplikasi Microsoft access

2007.

4.2 Implementasi Interface

Menu Login

Menu Utama

4.3 Pengetesan Sistem

Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-

elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan rancangan

yang telah dibuat dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna. Ada dua

metode untuk melakukan pengetesan yaitu pengujian black box testing dan white box

testing.

4.3.1 Black Box Testing

Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan

interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan

terhadap seluruh modul yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan

kesalahan bisa dilakukan perbaikan..

4.3.2 White Box Testing

White box adalah metode pengujian desain test-case yang menggunakan

structure control desain secara prosedural untuk memperoleh test case. Karenanya

logical path (jalur logika) perangkat lunak harus ditest dengan menyediakan test case

yang akan mengerjakan kumpulan kondisi atau pengulangan secara spesifik.

4.4 Manual Instalasi dan pemeliharaan sistem

4.4.1 Manual Instalasi Program

Manual instalasi program merupakan penjelasan atau panduan tentang cara

instalasi dari program atau sistem informasi penjualan yang di peruntukan pada Toko

peliharaan “Robo Pet Shop” Yogyakarta. Cara instalasi programnya di jelaskan sebagai

berikut :

1. Klik Setup.exe

2. Setelah masuk ke jendela package installation kemudian klik ok.

3. Pilih direktori yang ada inginkan kemudian klik tombol yang bergambar

komputer untuk memulai proses instalasi.

4. Pilih grup program yang akan tampil di star menu kemudian klik tombol

continue.

5. Tunggu sampai proses instalasi selesai dan akan muncul notifikasi seperti

gambar berikut.

6. Program sudah dapat digunakan untuk proses transaksi.

4.4.2 Pemeliharaan sistem

Untuk membuat sistem yang baik maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem

yang meliputi :

a. Pemeliharaan Software

Yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan software adalah :

1. Install antivirus pada komputer

2. Lakukan scan data yang masuk ke komputer seperti flashdisk, CD dan

sebagainya.

3. Buat back up database

Tujuan menggunakan back up database adalah mencegah apabila

database mengalami kerusakan sehingga tidak terjadi kehilangan data

maka back up dilakukan secara berkala dan back up disimpan ditempat

lain.

b. Pemeliharaan Hardware

Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami

kerusakan. Pemeliharaan hardware dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Jangan matikan power listrik sampai komputer benar-benar mati,

2. Lakuka pembersihan debu secara rutin,

3. Gunakan komputer sesuai dengan kemampuan hardware, karena

hardware yang bekerja terlalu berat atau tidak sesuai akan

menyebabkan hardware mudah rusak.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari semua penjelasan dan pembahasan yang telah dipaparkan dalam penulisan

skripsi ini dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Program ini memberikan kemudahan dan sangat membantu Toko Hewan

Peliharaan “Robo Pet Shop Yogyakarta” pada khususnya dalam proses

pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi sehingga semua

transaksi dapat dilakukan secara cepat dan akurat karena dilakukan dengan

sistem yang sudah terkomputerisasi.

2. Program ini dapat menyajikan laporan setiap transaksi dengan cepat dan dapat

dicetak sehingga informasi yang diberikan sangat akurat, tepat waktu, relevan,

serta sesuai dengan apa yang dibutuhkan, sehingga dalam hal ini sangat

membantu dalam proses penyusunan laporan transaksi.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, saran-saran yang

mungkin dapat digunakan untuk pengembangan sistem yang dibuat antara lain :

1. Sistem dapat dikembangkan lebih baik lagi baik dari segi interface

maupun segi fungsional.

2. Sistem dapat di hubungkan dengan sistem pembayaran secara non

tunai (baik debit atau kredit).

DAFTAR PUSTAKA

Gordon B, Davis. 1988. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajeme., Jakarta: PT.

Gramedia. Jogiyanto HM. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kadir, Abdul. 2003. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kristanto, Harianto. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Penerbit

Andi. Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis data. Yogyakarta Penerbit

Andi. Mahsuri , Tavri D. 1989. Aanalisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta:

PT Elex Media Komputindo. Raymond McLeod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Prenhallindo.