peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN

BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA

(PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011

Oleh :

ANIN ADINDA

NIM K7407043

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana

Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus

Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu

Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

ABSTRAK

Anin Adinda. PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN

SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO)

SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu

Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2011.

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui peranan sistem informasi

sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian

Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, (2)

Mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung

pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta.

Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang

digunakan adalah metode desktiptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber

data yang digunakan terdiri dari informan, tempat atau peristiwa, dan dokumen.

Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive

sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik pengumpulan data

yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk

mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis

data menggunakan model analisis interaktif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Peranan sistem informasi sumber

daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada

PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut: (a) Sebagai sistem

pendukung operasi atau operations support system; (b) Sebagai sistem pendukung

pengambil keputusan atau decision support system. (2) Dampak sistem informasi


Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai

berikut: (a) Dampak positifnya terdiri dari: (i) Meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja karyawan bagian SDM, (ii) Informasi yang disajikan lebih cepat

dan akurat, (iii) Pengurangan biaya. (b) Dampak negatifnya berupa pengurangan

tenaga kerja.


commit to user

v

ABSTRACT

Anin Adinda. THE ROLE OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM

IN SUPPORTING THE WORK IMPLEMENTATION OF THE HUMAN

RESOURCE DIVISION EMPLOYEES IN PT. POS INDONESIA (PERSERO)

SURAKARTA 2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty

of Sebelas Maret University. June. 2011.

This research aims: (1) to find out the role of human resource information

system in supporting the work implementation of the human resource division

employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, and (2) to find out the effect

of human resource information system in supporting the work implementation of

the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta.

This study belongs to a qualitative research, while the method used was a

descriptive one with a single embedded strategy. The data sources employed

consisted of informant, place or event, and document. The sampling techniques

used were the purposive sampling and snowball sampling. Techniques of

collecting data used were interview, direct observation, and documentation. The

data validation was done using data and method triangulations. Technique of

analyzing data employed was an interactive model of analysis.

The result of research shows that: (1) the roles of human resource

information system in supporting the work implementation of the human resource

division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta are as follows: (a) as

the operations support system, (b) as the decision support system. (2) The effects


the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta

are as follows: (a) Positive effect including: (i) improving the effectiveness and

efficiency of Human Resource Division (HRD) employee‟s performance, (ii) the

information presented is quicker and more accurate, (iii) cost reduction. (b) The

negative effect includes: the reduction of labor number.


commit to user

vi

MOTTO

Sesungguhnya orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh,

mereka itu adalah sebaik-baik makhluk.

(Q.S Al Bayinah : 7)

Teruslah belajar dan janganlah pernah menyerah, walau kegagalan bisa

sewaktu-waktu menghampiri. Gagal bukan berarti mati, tapi gagal berarti

ada banyak hal yang harus diperbaiki. Lupakan kata tidak mampu dan

tidak mungkin, namun persiapkan fisik dan mental Anda untuk mencapai

kehidupan yang lebih baik.

(Penulis)

Jangan gunakan waktu dan kata-kata dengan sembrono. Karena keduanya

tidak mungkin kita ulang kembali jika telah lewat. Hidup bukanlah pacuan

melainkan suatu perjalanan dimana setiap tahap sepanjang jalannya harus

dinikmati.

(Penulis)


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Seiring rasa syukur ke hadirat Alloh SWT

Kupersembahkan karya ini teruntuk :

1. Bapak dan Ibu tercinta sebagai rasa

hormat dan baktiku

2. Kakak dan Adik tersayang

3. Sahabat, teman dan semua yang telah

memberi semangat dalam hidupku

4. Rekan-rekan PAP „07

5. Almamaterku


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Alloh SWT, karena atas rahmat

serta hidayah-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini untuk memenuhi

persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Selama penulisan skripsi ini mulai dari awal sampai akhir, banyak sekali

pihak yang membantu hingga skripsi ini terselesaikan. Untuk itu atas segala

bentuk bantuannya, disampaikan terima kasih kepada pihak yang terhormat :

1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

yang telah memberikan ijin mengadakan penelitian.

2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah

memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

3. Drs. Sutaryadi, M. Pd. selaku ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi

FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

4. Ibu Dra. Patni Ninghardjanti, M. Pd. selaku Pembimbing I yang sabar

memberikan bimbingan dan pengarahan demi terselesaikannya skripsi ini.

5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si. selaku Pembimbing II yang telah banyak

meluangkan waktu dan dengan sabar membimbing peneliti dalam

menyelesaikan skripsi ini.

6. Bapak dan Ibu Dosen Pendidikan Ekonomi BKK PAP FKIP UNS yang telah

membantu peneliti dalam pembekalan materi untuk penyusunan skripsi ini.

7. Bapak Sakiman SE, selaku Pimpinan SDM di PT Pos Indonesia (Persero)

Surakarta yang telah memberikan bantuan dan bimbingannya.

8. Seluruh karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta yang

telah membantu dalam penelitian.

9. Bapak Dodi dan bapak Yani selaku karyawan bagian IT yang telah

membantu banyak dalam penelitian.

10. Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan iringan doa, kasih sayang,

dan motivasinya sehingga skripsi ini cepat selesai.

11. Mas Yayan dan adikku Rizal terima kasih atas semangat dan doanya

sehingga skripsi ini selesai dengan tepat waktu.


commit to user

ix

12. Wahyu Tri Widodo, terima kasih atas kesabaran, perhatian dan kesetiaanmu

menghadapi sikapku. Semoga kita diberikan yang terbaik kedepannya.

13. Keluarga besar “Kuntho Society” ... Mbak Mei, Mbak Ventri, Nophie, Elisha,

Annisa, Dyan, Tatak, n Asmi makasih banget atas semangat, kebersamaan,

dan kekeluargaannya selama ini.

14. Temanku Divi, Wiwid, Naya, Novi Cilik, Mpit, Rinta, Umi...terima kasih

atas bantuan kalian selama ini.

15. Teman-teman A1 Eko „07, PAP ‟07 dan PPL Sakra „07, terima kasih atas

semuanya, banyak hal yang telah kita lalui bersama dan semuanya akan

menjadi kenangan yang indah.

16. Semua pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.

Semoga amal kebaikan semua pihak tersebut mendapat imbalan dari Alloh

SWT.

Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan maka saran

dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Peneliti harapkan skripsi

ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan para pembaca umumnya, serta

bagi perkembangan ilmu pengetahuan.

Surakarta, Juni 2011

Peneliti


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iii

HALAMAN ABSTRAK ................................................................................. iv

MOTTO .......................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................... viii

DAFTAR ISI ................................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Perumusan Masalah ........................................................................ 4

C. Tujuan Penelitian ............................................................................ 5

D. Manfaat Penelitian .......................................................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka

1. Peranan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ................... 7

2. Pelaksanaan Kerja ..................................................................... 29

B. Hasil Penelitian yang Relevan ........................................................ 37

C. Kerangka Pemikiran ........................................................................ 38

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................ 41

B. Bentuk dan Strategi Penelitian ....................................................... 41

C. Sumber Data ................................................................................... 43

D. Teknik Sampling ............................................................................ 46

E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 49

F. Validitas Data ................................................................................. 52

G. Analisis Data .................................................................................. 54


commit to user

xi

H. Prosedur Penelitian ......................................................................... 56

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian ............................................................ 59

B. Deskripsi Hasil Penelitian .............................................................. 73

C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ................ 100

BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, dan SARAN

A. Simpulan ......................................................................................... 107

B. Implikasi ......................................................................................... 109

C. Saran ............................................................................................... 110

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 112

LAMPIRAN .................................................................................................... 114


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 Model Dasar Sistem Informasi Sederhana ................................. 19

Gambar II.2. Model Dasar Sistem Informasi dengan Penyimpanan Data ...... 20

Gambar II.3 Skema Kerangka Berfikir ........................................................... 39

Gambar III.4 Komponen Analisis Data Model Interaktif .............................. 56

Gambar III.5 Skema Prosedur Penelitian ........................................................ 58


commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Jadwal Penelitian ........................................................................ 114

Lampiran 2. Struktur organisasi PT Pos Indonesia Surakarta ......................... 115

Lampiran 3. Pedoman wawancara .................................................................. 116

Lampiran 4. Field note .................................................................................... 118

Lampiran 5. Foto penelitian ............................................................................ 123

Lampiran 6. Surat Permohonan Ijin Penyusunan Skripsi ............................... 135

Lampiran 7. Surat Ijin Penyusunan Skripsi .................................................... 136

Lampiran 8. Surat Permohonan Ijin Research/Try Out .................................. 139

Lampiran 9. Surat Keterangan Observasi ....................................................... 140


commit to user

ABSTRAK

Anin Adinda. PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN

SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO)

SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu

Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2011.

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui peranan sistem informasi


Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, (2)

Mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung

pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta.

Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang

digunakan adalah metode desktiptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber

data yang digunakan terdiri dari informan, tempat atau peristiwa, dan dokumen.

Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive

sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik pengumpulan data

yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk

mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis

data menggunakan model analisis interaktif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Peranan sistem informasi sumber

daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada

PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut: (a) Sebagai sistem

pendukung operasi atau operations support system; (b) Sebagai sistem pendukung

pengambil keputusan atau decision support system. (2) Dampak sistem informasi


Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai

berikut: (a) Dampak positifnya terdiri dari: (i) Meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja karyawan bagian SDM, (ii) Informasi yang disajikan lebih cepat

dan akurat, (iii) Pengurangan biaya. (b) Dampak negatifnya berupa pengurangan

tenaga kerja.


commit to user

ABSTRACT

Anin Adinda. THE ROLE OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM

IN SUPPORTING THE WORK IMPLEMENTATION OF THE HUMAN

RESOURCE DIVISION EMPLOYEES IN PT. POS INDONESIA (PERSERO)

SURAKARTA 2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty

of Sebelas Maret University. June. 2011.

This research aims: (1) to find out the role of human resource information

system in supporting the work implementation of the human resource division

employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, and (2) to find out the effect


the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta.

This study belongs to a qualitative research, while the method used was a

descriptive one with a single embedded strategy. The data sources employed

consisted of informant, place or event, and document. The sampling techniques

used were the purposive sampling and snowball sampling. Techniques of

collecting data used were interview, direct observation, and documentation. The

data validation was done using data and method triangulations. Technique of

analyzing data employed was an interactive model of analysis.

The result of research shows that: (1) the roles of human resource

information system in supporting the work implementation of the human resource

division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta are as follows: (a) as

the operations support system, (b) as the decision support system. (2) The effects


the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta

are as follows: (a) Positive effect including: (i) improving the effectiveness and

efficiency of Human Resource Division (HRD) employee’s performance, (ii) the

information presented is quicker and more accurate, (iii) cost reduction. (b) The

negative effect includes: the reduction of labor number.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini

memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi

kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan

yang mendasar pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi. Pengambilan

uang melalui ATM (Anjungan Tunai Mandiri), transakasi melalui internet yang

dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui

fasilitas e-banking yang dapat dilakukan dari rumah, merupakan sejumlah contoh

hasil penerapan teknologi informasi. Berkat teknologi ini, berbagai kemudahan

dapat dirasakan oleh manusia. Kemajuan teknologi informasi membentuk

peradaban baru yang menjelma menjadi kebutuhan yang tidak bisa dipisahkan

dari aktifitas manusia, teknologi informasi menjadikan penyampaian informasi

dalam hitungan detik telah disampaikan dan diterima oleh penguna informasi

yang dikemas menjadi berbagai macam bentuk baik cetak, audio maupun visual.

Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat

seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, para pengguna informasi pun

juga semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.

Menurut Alter (1992) teknologi informasi adalah mencakup perangkat

keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas

pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil,

memanipulasi atau menampilkan data. Begitu juga dengan Martin (1999)

mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer

(perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan

menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk

mengirimkan informasi. Secara lebih umum Lucas (2000) menyatakan bahwa

teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk

memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.


commit to user

2

Secara garis besar, teknologi informasi dapat dikelompokkan menjadi

dua bagian : perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

Perangkat keras menyangkut pada peralatan-peralatan yang bersifat fisik, seperti

memori, printer, dan keybord. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi-

instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan

instruksi-instruksi tersebut. Mikrokomputer, komputer mainframe, pembaca

barcode, perangkat lunak pemroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja

(spreadsheet), dan peralatan komunikasi dan jaringan merupakan contoh

teknologi informasi.

Sebenarnya istilah teknologi informasi (TI) atau information technology

yang populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan

istilah dalam dunia sistem informasi (SI) atau information system. Istilah

teknologi informasi lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam

menyampaikan maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih

merupakan bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri. Teknologi informasi

khususnya komputer mulai dipergunakan untuk menyimpan dan mengolah data

informasi.

Berkembangnya sistem informasi sangat mendukung segala aktivitas

manusia dalam berbagai bidang, satu diantaranya dalam bidang perkantoran.

Suatu perkantoran dimanapun selalu bersangkutan dengan aktivitas pengolahan

informasi, baik dari segi data yang masuk kemudian dilanjutkan pada pemrosesan

data hingga menjadi informasi yang berguna bagi setiap pemakainya. Dengan

adanya sistem informasi proses pengolahan informasi tersebut menjadi lebih

mudah, singkat, dan akurat. Sehingga dapat dikatakan kemajuan teknologi,

khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap

pekerjaan kantor, yaitu pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan

cepat.

Seiring berjalannya waktu, maka di lingkungan perusahaan pun dituntut

untuk menetapkan suatu sistem yang tepat dalam mendukung kinerja organisasi.

Salah satunya adalah perusahaan memiliki sistem untuk mengumpulkan dan

memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut


commit to user

3

menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini

dinamakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resource

Information System (HRIS). Dalam suatu perusahaan yang berkapasitas besar,

HRIS mutlak dibutuhkan terlebih pada perusahaan yang memiliki jumlah

karyawan yang besar dan luas.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah software

aplikasi yang membantu manajemen pengelolaan data sumber daya manusia

secara profesional. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memiliki konsep

dasar bahwa semua data sumber daya manusia harus berbasis personal, hal ini

berarti setiap data atribut tambahan seperti istri, anak, orang tua, pendidikan,

pelatihan, penghargaan akan dikorelasikan terhadap seorang karyawan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sangat penting dalam

memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena karyawan

merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola

dengan baik. Manfaat pencatatan data karyawan berbasis personal adalah sebagai

sarana untuk menyimpan data karyawan secara sistematis, sehingga memudahkan

penemuan kembali jika diperlukan. Dengan adanya Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia, perusahaan lebih mudah dalam mendokumentasikan dan

mengelola hal-hal yang berhubungan dengan karyawan, sistem ini akan

mengurangi beban kerja Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) dalam melakukan

proses administasi.

PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta merupakan salah satu perusahaan

yang bergerak di bidang jasa. Di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta terdapat

satu bagian atau divisi yaitu Bagian SDM di mana dalam bagian tersebut

bertanggung jawab atas koordinasi, pengarahan, pelaksanaan dan pengawasan

terhadap kegiatan penyediaan kebutuhan akan karyawan sesuai dengan

persyaratan yang telah ditetapkan, termasuk peningkatan keterampilan serta

kesejahteraan karyawan. Dengan berkembangnya sistem informasi, bagian SDM

bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan. Hal ini

mencakup perekrutan, pewawancaraan dan pengujian sampai pensiunnya

karyawan. Setelah karyawan diterima, bagian SDM menyimpan catatan-catatan


commit to user

4

karyawan dan keluarganya. Berkat kemajuan sistem informasi yang didukung

oleh data yang akurat dan lebih cepat tentu sangat mendukung pelaksanaan kerja

karyawan bagian SDM.

Namun demikian, berdasarkan pengamatan peneliti dalam penerapan

aplikasi sistem informasi sumber daya manusia, masih ada beberapa kendala yaitu

pertama, sebagian besar para karyawan di Kantor Pos Surakarta tidak melaporkan

data pribadi secara lengkap. Padahal aplikasi sistem informasi sumber daya

manusia tidak bisa memproses jika input data yang dimasukkan kurang lengkap.

Kedua, adanya antivirus yang jarang diupdate menyebabkan banyak virus masuk

dalam komputer, dan terakhir kurangnya tenaga ahli di bidang komputer.

Sehubungan dengan latar belakang di atas, maka peneliti tertarik untuk

meneliti lebih dalam tentang “Peranan Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia Dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan Bagian Sumber

Daya Manusia Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta Tahun 2011”.

B. Rumusan Masalah

Masalah merupakan hambatan atau rintangan yang muncul pada suatu

bidang dan perlu dipecahkan. Suatu masalah yang muncul tidak dapat diabaikan

begitu saja, akan tetapi perlu diperhatikan dan dipertimbangkan lebih mendalam

dalam pemecahannya.

Peneliti diharapkan dalam memandang suatu masalah bukan sebagai

suatu kesulitan yang manghambat, tetapi merupakan sesuatu yang harus dicarikan

cara pemecahan masalah tersebut. Dari latar belakang masalah di atas, peneliti

memberikan perumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam

mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia

pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011 ?

2. Bagaimana dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam


pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011 ?


commit to user

5

C. Tujuan Penelitian

Menurut Suharsini Arikunto (1998:49) bahwa “Tujuan penelitian adalah

suatu rumusan kalimat yang menunjukkan adanya sesuatu hal yang diperoleh

setelah penelitian selesai”. Dalam setiap kegiatan penelitian, seseorang sudah

pasti mempunyai maksud dan tujuan yang ingin dicapai, yang telah ditetapkan

terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan penelitiannya. Adapun tujuan dari

penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam


pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011.

2. Untuk mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam


pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat menghasilkan informasi

yang rinci, akurat, dan aktual yang dapat memberikan manfaat dalam menjawab

permasalahan yang sedang diteliti. Selain diharapkan mempunyai manfaat teoritis

untuk mengembangkan ilmu lebih lanjut ataupun dalam bentuk kegunaan praktis

yang menyangkut pemecahan-pemecahan masalah yang aktual. Adapun manfaat

dari penelitian ini adalah :

1. Manfaat Teoritis

a. Untuk menambah dan memperluas ilmu pengetahuan terutama di bidang

sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan

kerja karyawan.

b. Untuk mendukung teori-teori yang sudah ada sehubungan dengan

masalah yang dibahas yaitu tentang peranan sistem informasi sumber

daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan.


commit to user

6

2. Manfaat Praktis

a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan.

b. Sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan tentang sistem

informasi sumber daya manusia dalam rangka mendukung pelaksanaan

kerja karyawan.

c. Sebagai dasar acuan dalam melaksanakan penelitian sejenis secara

mendalam.


commit to user

7

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka

1. Tinjauan tentang Peranan Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia

a. Pengertian Peranan

Setiap manusia yang menjadi bagian dari suatu masyarakat senantiasa

mempunyai status atau kedudukan yang dinamakan peran atau peranan. Status

merupakan posisi di dalam suatu sistem sosial. Sedangkan peranan adalah peri

kelakuan yang terkait pada status tersebut. Peranan (role) merupakan aspek

yang dinamis dari kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak

dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu

peranan.

Menurut Soerjono Soekanto (1995:21), peranan mencakup tiga hal yaitu :

1) Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat. Peranan dalam arti ini merupakan rangkaian peraturan-peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan kemasyarakatan.

2) Peranan adalah suatu konsep perihal apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi.

3) Peranan juga dapat dikatakan sebagai perikelakuan individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat.

Paul B. Horton dan Chester L. Hunt (1999:118) menyebutkan sebagai

berikut :

Peranan adalah perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mempunyai status. Setiap orang mungkin mempunyai sejumlah status dan diharapkan mengisi peran yang sesuai dengan status tersebut. Dalam artian tertentu, status dan peran adalah dua aspek dari gejala yang sama. Status adalah seperangkat hak dan kewajiban, peran adalah pemeranan dari perangkat kewajiban dan hak-hak tersebut.

Dengan melihat rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa

peranan lebih banyak menunjuk pada perilaku yang diharapkan dari seseorang


commit to user

8

yang mempunyai status dalam melaksanakan kewajiban dan haknya di dalam

suatu masyarakat.

b. Pengertian Sistem

1) Definisi Sistem

Lucas dalam Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M (2001:8)

mengatakan secara sederhana bahwa: “Sistem adalah kumpulan atau himpunan

dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain”.

Gordon B. Davis (1999:68) menyebutkan pengertian sistem sebagai

berikut bahwa:

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran-sasaran.

Menurut Jogiyanto (2003:34) sistem dapat diartikan sebagai berikut:

”Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya

membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Azhar

Susanto (2004:18) bahwa: “Sistem adalah kumpulan / group dari sub sistem /

bagian / komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling

berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai

satu tujuan tertentu”.

Dari beberapa pendapat di atas, maka peneliti dapat menarik kesimpulan

bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur, komponen, variabel,

objek, subsistem, elemen yang saling berkaitan satu sama lain yang menuju

pada suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

2) Elemen Sistem

Andri Kristanto (2003:3) menyebutkan bahwa elemen-elemen sistem

terdiri dari :

a) Tujuan sistem b) Batasan sistem c) Kontrol sistem


commit to user

9

d) Input e) Proses f) Output g) Umpan balik

Penjelasan untuk masing-masing elemen sistem adalah sebagai berikut :

a) Tujuan sistem

Dapat berupa tujuan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu

organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

b) Batasan sistem

Sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan

sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi,

biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi,

fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.

c) Kontrol sistem

Kontrol sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian

tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap

pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol

terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

d) Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima

seluruh masukan data, di mana masukan tersebut dapat berupa jenis data,

frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

e) Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau

memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih

berguna.

f) Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian

pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output bisa berupa laporan

grafik, diagram batang dan sebagainya.


commit to user

10

g) Umpan balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas

mengevaluasi bagian dari output yang telah dikeluarkan, di mana elemen

ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat

berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.

3) Klasifikasi Sistem

Menurut Abdul Kadir (2003:64) mengklasifikasikan sistem menjadi

beberapa bagian yaitu :

a) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka d) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Penjelasan tentang masing-masing klasifikasi sistem adalah sebagai

berikut :

a) Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya

sistem teologi yang bersisi gagasan tentang hubungan manusia dan

Tuhan. Sistem Fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat.

Misalnya sistem komputer.

b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem Deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat

diprediksi secara tepat. Misalnya sistem komputer. Sistem Probabilistik

adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung

unsur probabilitas. Misalnya sistem arisan.

c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak tertukar materi, informasi, atau

energi dengan lingkungan. Misalnya reaksi kimia dalam tabung yang

terisolasi. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan

lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Misalnya perusahaan

dagang.


commit to user

11

d) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi karena alam. Misalnya sistem

tata surya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh

manusia. Misalnya sistem komputer.

e) Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Sistem sederhana misalnya sistem sepeda. Sistem yang kompleks

misalnya otak manusia.

c. Pengertian Informasi

1) Definisi Informasi

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh

manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat

penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Sehingga terdapat

alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Apabila

kurang mendapatkan informasi, dalam kurun waktu tertentu perusahaan akan

mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada

akhirnya akan mengalami kekalahan dalam persaingan bisnis. Di samping itu,

sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah sistem informasi terlalu banyak informasi yang tidak

bermanfaat atau berarti sistem terlalu banyak data.

Memahami konsep dasar informasi sangat penting dalam mendesain

sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam

menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem

baru.

Namun sebelum menuju ke pengertian informasi, hendaknya perlu

diberikan suatu perbedaan pengertian antara data dan informasi. Karena

informasi berasal dari data. Kata data dalam bahasa Inggris berasal dari kata

datum dari bahasa Latin yang berarti fakta. Kata tersebut bersifat plural,

sebagaimana kata air, udara, dan semacamnya. Karenanya kata data akan salah

jika disebut atau ditulis dengan data-data, banyak data, dan semacamnya.


commit to user

12

Pengertian data menurut Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M,

(2001:11) ialah :

Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi.

Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:29) menyebutkan pengertian data

sebagai berikut :

Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan makna, data tidak. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

Dari berbagai pandangan di atas terdapat perbedaan yang cukup

signifikan antara data dan informasi. Data menunjuk pada fakta-fakta yang

harus diolah sedemikian rupa sehingga tidak mempunyai nilai apa-apa untuk

mengambil keputusan. Data biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud

untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (1997:28)

bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah teknik yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat

ini atau mendatang”. Menurut Jogiyanto (2001:5) yang dimaksud informasi

adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan penting bagi

yang menerimanya”. Informasi dikelompokan menjadi 3 bagian :

a) Informasi strategis, digunakan untuk mengambil untuk mengambil

keputusan jangka panjang yang mencakup informasi eksternal yaitu

rencana perluasan perusahaan, tindakan pesaing, dsb.

b) Informasi taktis, digunakan untuk mengambil keputusan jangka

menengah.


commit to user

13

c) Informasi teknis, dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari

seperti informasi persediaan, laporan harian, dsb.

Menurut Setiarso dalam Purwono dan Sri Suharmini (2006:6.19)

mendefinisikan bahwa Informasi adalah hasil dari data yang berupa masukan

(input) dari berbagai sumber, kemudian pengolahan (processing) yang berupa

sistem yang berfungsi sebagai pengolah data yang kemudian menghasilkan

informasi yang berupa keluaran-keluaran (output) yang siap disajikan bagi

pemakai. Purwono dan Sri Suharmini (2006:62) menyebutkan :

Informasi merupakan proses dari suatu cipta, karsa, dan karya manusia yang dituangkan dalam bentuk tercetak maupun noncetak yang hasilnya digunakan oleh manusia sebagai bahan rujukan atau sumber informasi dari berbagai kebutuhan, baik hanya sekedar berupa tulisan sederhana sampai ilmiah.

Mursito BM (2006:130) menyebutkan bahwa “Informasi adalah sesuatu

yang didapatkan dari membaca atau mendengar, atau dengan melihat langsung

dunia sekitar”. Sedangkan Aji Supriyatna (2005:6) mendefinisikan “Informasi

merupakan data yang telah terolah dan sifatnya menjadi data lain yang

bermanfaat”.

Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa informasi

merupakan suatu berita, data, fakta, maupun peristiwa yang sebelum disajikan

untuk digunakan pemakai diolah atau diproses terlebih dahulu, yang pada

akhirnya setelah menjadi kemasan dapat diperoleh, diakses atau ditemukan

kembali oleh pemakai yang membutuhkannya.

2) Kualitas Informasi

Dadan Umar (2001:11) dalam bukunya yang berjudul “Komputerisasi

dalam Pengambilan Keputusan” menyebutkan bahwa kualitas informasi terdiri

dari :

a) aksesibilitas b) kelengkapan c) ketelitian d) ketepatan makna e) ketepatan waktu f) kejelasan


commit to user

14

g) fleksibilitas

Penjelasan masing-masing kualitas informasi tersebut adalah sebagai

berikut :

a) Aksesibilitas

Berkaitan dengan kemudahan mendapatkan informasi. Informasi ini akan

berarti bagi si pemakai, kalau informasi tersebut mudah didapat, karena

akan berkaitan dengan aktualisasi dari nilai informasinya.

b) Kelengkapan

Berkaitan dengan kelengkapan isi informasi. Dalam hal ini, isi tidak

hanya menyangkut volume tapi juga kesesuaian dengan harapan si

pemakai.

c) Ketelitian

Berkaitan dengan tingkat kesalahan yang mengkin terjadi dalam

pelaksanaan pengolahan data menjadi informasi.

d) Ketepatan

Berkaitan dengan kesesuaian antara informasi yang dihasilkan dengan

kebutuhan si pemakai.

e) Ketepatan waktu

Informasi yang berkaitan dengan perencanaan harian, akan sangat tidak

berguna kalau disampaikan setiap duari sekali. Sebaliknya informasi

mengenai kemajuan perusahaan yang sifatnya jangka panjang tidak ada

gunanya untuk disampaikan setiap hari. Karena hal ini akan menamnbah

biaya dan isi informasinya pun tidak jauh berbeda.

f) Kejelasan

Berkaitan dengan bentuk atau format penyampaian informasi. Bagi

seorang pimpinan, informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,

histogram, atau gambar biasanya akan lebih berarti dibandingkan dengan

informasi dalam bentuk uraian kata-kata. Sebaliknya bagi pelaksana

harian di tingkat operasionalnya laporan yang bersifat deskriptif dan

terinci akan sangat membantu pekerjaannya.


commit to user

15

g) Fleksibilitas

Berkaitan dengan tingkat adaptasi dari informasi yang dihasilkan

terhadap kebutuhan berbagai keputusan yang akan diambil dan terhadap

sekelompok pengmabil keputusan yang berbeda.

Mc Leod (2001: 145) berpendapat bahwa Informasi dikatakan berkualitas

jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat pada waktunya dan lengkap.

a) Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi, maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

b) Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.

c) Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.

d) Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.

Dari beberapa pendapat di atas peneliti menarik kesimpulan bahwa

informasi dapat berguna bagi pemakainya tergantung kepada kualitas informasi

tersebut. Baik buruk kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga penentu yaitu :

a) isi informasi

b) waktu penyajian

c) bentuk informasi

Penjelasan masing-masing penentu kualitas informasi tersebut dapat

dirinci lebih lanjut sebagai berikut :

a) Isi informasi adalah berbagai hal yang dilaporkan. Isi laporan yang baik

haruslah memenuhi persyaratan berikut :


commit to user

16

(1) akurasi atau ketepatan (accuracy) yaitu ketepatan informasi dengan

objek yang diwakilinya. Lengkap bukan berarti semakin banyak

semakin baik.

(2) relevansi (relevance) yaitu kesesuaian antara informasi dengan

masalah yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut.

(3) kelengkapan (completeness) yaitu cukup tidaknya informasi jika

digunakan sebagai bahan untuk membuat keputusan.

(4) ringkas (conciseness) yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan

tanpa berlebihan.

(5) lingkup atau cakupan (scope) informasi yang disampaikan harus

dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan.

(6) kinerja informasi (performance) adalah seberapa sering informasi

dapat berguna bagi pembuat keputusan.

b) Waktu penyajian, informasi yang terlambat disajikan menjadi tidak ada

gunanya lagi. Kualitas informasi yang berhubungan dengan waktu adalah

sebagai berikut :

(1) ketepatan waktu (timeliness) adalah saat informasi disampaikan

kepada pembuat keputusan.

(2) keterkinian (currency) yaitu informasi harus benar-benar

mencerminkan keadaan paling baru.

(3) frekuensi (frequency) disampaikannya informasi kepada manajemen,

harus sesuai dengan frekuensi pembuatan keputusan oleh manajemen

(4) cakupan waktu (time period) harus sesuai dengan informasi yang

diperlukan.

c) Bentuk informasi, pemilihan bentuk informasi akan sangat

mempengaruhi keberhasilan pembaca informasi. Bentuk informasi yang

baik meliputi :

(1) kejelasan (clarity) adalah seberapa jelas dan seberapa tajam

informasi dapat dipahami oleh pembaca.


commit to user

17

(2) rincian (detail) laporan harus dapat ditampilkan atau dapat

disediakan bila diperlukan oleh pembacanya. Biasanya manajemen

hanya memerlukan informasi secara garis besar saja.

(3) urutan (order) urutan informasi, sangat menentukan kemudahan

pembaca laporan. Urutan bisa ditentukan dari urutan nama (abjad)

atau urut angka maupun tanggal.

(4) cara penyajian (presentation) bisa dilakukan dengan grafik, warna,

kata-kata, perbandingan dan sebagainya.

(5) sarana (media) pelaporan. Informasi dapat dilaporkan melalui

berbagai media misalnya email, laporan tercetak atau buku dan

sebagainya. Informasi sederhana dapat disampaikan melalui media

yang sederhana. Informasi yang rumit harus disampaikan melalui

media cetak agar bisa dibaca berulangkali dengan mudah.

d. Pengertian Sistem Informasi

1) Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem

Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System atau

CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa

embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer

merupakan bagian yang penting.

Bodnar dan Hopwood dalam Abdul Kadir (2003:11) mengatakan bahwa

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang

dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang

berguna. Simkin Mark dalam Dadan Umar (2001:3) mengatakan bahwa Sistem

informasi adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik

secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan

data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk

menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan

keputusan.


commit to user

18

Sedangkan pengertian sistem informasi menurut Jogiyanto (2003:8)

adalah sebagai berikut:

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal sebagai suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Dari beberapa pendapat di atas peneliti dapat menyimpulkan bahwa yang

dimaksud dengan sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana

yang dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang

menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat,

dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi.

Jadi jelas bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen yakni

manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, serta ada sesuatu

yang diproses yakni data menjadi informasi dan dimaksudkan untuk mencapai

suatu sasaran atau tujuan. Ide dasar menyertakan komputer menjadi salah satu

komponen sistem informasi bukan untuk mengotomatiskan semua proses,

melainkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem itu sendiri. Suatu sistem

baru dapat disebut sistem informasi bila menggunakan komputer. Suatu sistem

informasi yang tidak menggunakan komputer belum dapat disebut sistem

informasi dalam pengertian masa kini.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem

informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan

yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi

informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan

dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan

keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi

komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada

perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu


commit to user

19

sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak

komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari

sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk

menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat

lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan

dan mengendalikan pemrosesan informasi.

Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang

berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam

(Hall, 2001) yaitu : untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen, untuk

mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan untuk mendukung

kegiatan operasi perusahaan.

2) Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data

tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem

berupa : masukan, pengolahan, dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem

pengolahan informasi yang paling sederhana di mana semua masukan tiba pada

saat bersamaan.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar II.1 Model Dasar Sistem Informasi Sederhana

Model dasar sistem informasi pada gambar II.1 jarang terjadi. Fungsi

pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan

diolah dalam periode waktu sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah

penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi.

Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data

yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Setelah ditambahkan

Model Dasar Sistem Informasi

Data Pengolahan

Informasi


commit to user

20

penyimpanan data, fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data

menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model

dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan

sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan

informasi secara sendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan,

penyimpanan, pengolahan, dan keluaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat

pada gambar di bawah ini :

Gambar II.2 Model Dasar Sistem Informasi dengan PenyimpananData

3) Komponen-komponen Sistem Informasi Seperti :

Menurut Abdul Kadir (2003:70) menyebutkan bahwa komponen-

komponen sistem informasi sebagai berikut :

a) Perangkat keras (hardware), mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.

b) Perangkat lunak (software), sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c) Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d) Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

e) Basis data (database), sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

f) Jaringan komputer dan komunikasi data, sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Model Dasar Ditambah Penyimpanan Data

Keluaran Pengolahan

PenyimpananData

Masukan


commit to user

21

Sedangkan Andri Kristanto (2003:12) menyebutkan bahwa komponen

sistem informasi terdiri dari :

a) Input b) Proses c) Output d) Teknologi e) Basis data f) Kendali

Dari pendapat para ahli di atas, peneliti memberikan kesimpulan bahwa

komponen sistem informasi terdiri dari :

a) Input, merupakan semua data yang dimasukkan ke dalam sistem

informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-

dokumen, formulir-formulir, dan file-file.

b) Proses, merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input

yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya

akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima.

c) Output, merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah

diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai

penerima.

d) Teknologi, merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,

mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada tiga bagian dalam

teknologi ini yaitu perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat

manusia.

e) Basis data, merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu

dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan

akan diolah menggunakan perangkat lunak.

f) Kendali, merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem

informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami

gangguan.

Dari beberapa komponen sistem informasi yang terdiri dari perangkat

keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data,


commit to user

22

jaringan komputer, dan kendali. Dimana semua komponen tersebut fungsinya

sangat vital untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi.

4) Kualitas Sistem Informasi

a) Akurat (accurate). Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bisa

atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

b) Tepat waktu (timelines). Informasi yang disampaikan pada si penerima

tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan

mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam

pengambilan keputuasan.

c) Relevan (relevance). Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya

berbeda.

e. Peranan Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari

sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, dan sumber daya data

yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi.

Menurut O’Brien berdasarkan kegunaannya sistem informasi dapat dibedakan

menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem

penunjang manajemen perusahaan. Adapun penjelasannya, peneliti

memberikan uraiannya sebagai berikut :

1) Sebagai sistem pendukung operasi

Sebagai sistem pendukung operasi (operations support system). Maka

sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses

transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mengendalikan proses

industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta

memperbaharui database perusahaan yang pada akhirnya dapat

meningkatkan keunggulan kompetitif. Contohnya : a) mendukung

kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, manajemen

operasi, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia; b) kontributor


commit to user

23

utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas, dan

moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan

produsen; c) bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya

dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima.

2) Sebagai sistem penunjang manajemen

Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), maka

sistem informasi dapat membantu para manajer membuat keputusan

strategis lebih baik dibandingkan sebelumnya. Contohnya : a) sumber

informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan

keputusan yang lebih baik; b) bagian yang penting dalam upaya

pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat

memberikan keunggulan kompetitif perusahaan dalam bersaing secara

global; c) kesempatan pengembangan karier yang dinamis.

Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa dengan

menggunakan sistem informasi, perusahaan dapat mencapai efektivitas maupun

efesiensi proses bisnis dan dalam pengambilan keputusan manajerial yang pada

akhirnya dapat meniciptakan perusahaan adaptif dan berdaya saing tinggi di

tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Tetapi, agar diperoleh informasi yang

sesuai dengan kebutuhan manajemen maka penting bagi pihak pengembang

dan pengelola sistem informasi untuk mengetahui aktivitas pada tiap level

manajemen dan tipe keputusan terjadi disetiap level tersebut. Oleh sebab itu,

diperlukan keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif,

kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta

harapan yang realistik didalam membangun sebuah sistem informasi.

f. Pengertian Sumber Daya Manusia

1) Pengertian Sumber Daya Manusia

H. Hadari Nawawi dalam Ambar Teguh (2003:9) menyebutkan bahwa

yang dimaksudkan sebagai Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi tiga

pengertian yaitu :


commit to user

24

a) Sumber Daya Manusia adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu

organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pegawai, atau karyawan).

b) Sumber Daya Manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak

organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.

c) Sumber Daya Manusia adalah potensi yang merupakan asset dan

berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi

bisnis yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non

fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.

Sumber daya manusia non manusia terdiri atas sumber daya alamiah,

modal, mesin, teknologi, material. Kedua kategori sumber daya tersebut sama-

sama pentingnya, akan tetapi SDM merupakan faktor dominan karena satu-

satunya sumber daya yang memiliki akal, perasaan, keinginan, pengetahuan,

keterampilan dan sebagainya. Pada prinsipnya SDM adalah satu-satunya

sumber daya yang sangat menentukan organisasi. Sumber daya manusia

memiliki posisi sangat strategis dalam organisasi, artinya unsur manusia

memegang peranan penting dalam melakukan aktivitas untuk pencapaian

tujuan tertentu.

Untuk mencapai kondisi yang lebih baik maka perlu adanya Manajemen

Sumber Daya Manusia (MSDM) secara memadai sehingga terciptalah SDM

yang berkualitas, loyal dan berprestasi. MSDM adalah usaha untuk

mengerahkan dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi agar

mampu berpikir dan bertindak sebagaimana yang diinginkan oleh organisasi

2) Fungsi Bagian Sumber Daya Manusia

Fungsi Bagian Sumber Daya Manusia memiliki empat kegiatan utama :

a) Perekrutan dan penerimaan, SDM membantu karyawan baru ke dalam

perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran dll. SDM

selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah

yang mempengaruhi praktek karyawan dan menasehati manajemen untuk

menentukan kebijakan yang sesuai


commit to user

25

b) Pendidikan dan pelatihan, Selama periode kepegawaian, SDM dapat

mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan

untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan.

c) Manajemen data, SDM menyimpan database yang berhubungan dengan

karyawan dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan

informasi pemakai

d) Penghentian dan administrasi tunjangan, selama seseorang dipekerjakan

oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan seperti RS, asuransi

dll.

Sedangkan fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

merupakan basic (dasar) pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif

dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Fungsi operasional tersebut

terbagi 5 (lima), secara singkat sebagai berikut:

a) Fungsi Pengadaan

Adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi

untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan. (the

right man in the right place).

b) Fungsi Pengembangan

Adalah proses peningkatan ketrampilan teknis,teoritis,konseptual, dan

moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan

latihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa

kini maupun masa depan.

c) Fungsi Kompensasi

Adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak lansung berbentuk uang

atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa (output) yang

diberikannya kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan

layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut.

d) Fungsi Pengintegrasian

Adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan

kebutuhan karyawan, sehingga tercipta kerjasama yang serasi dan saling


commit to user

26

menguntungkan. Dimana pengintegrasian adalah hal yang penting dan

sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua aspirasi/kepentingan

yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan.

e) Fungsi Pemeliharaan

Adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik,

mental dan loyalitas karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang.

Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 ( Keselamatan

dan Kesehatan Kerja )

g. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1) Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya fisik yang

mengalir melalui perusahaan dan departemen sumber daya manusia berperan

penting dalam arus tersebut. Departemen sumber daya manusia merupakan

suatu area fungsional perusahaan yang melaksanakan fungsi staf. Jadi dapat

dikatakan semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang

menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil

perusahaan. Dan sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil

tersebut adalah sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource

Information System) atau HRIS.

Menurut Handoko (1996:237) bahwa “Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia adalah sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu

manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi”. Menurut Raymond

(1995:278) mengatakan bahwa “Sistem informasi sumber daya manusia adalah

suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan

sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi dan

melaporkan informasi itu kepada pemakai.

Dari beberapa pendapat di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah suatu program aplikasi

komputer berisikan program (sistem) tentang manajemen sumber daya manusia


commit to user

27

yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam mencapai tujuannya,

karena program aplikasi ini dapat memproses data secara akurat dan cepat pula.

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada

seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia

perusahaan. SISDM sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang

mengolah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi

komputer. SISDM mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi

fungsional lain.

Sistem informasi sumber daya manusia merupakan serangkaian proses

yang mencakup pada pengumpulan bahan, peringkasan dan penganalisaan data

berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Aktivitas-

aktivitas recruitment, seleksi pelatihan, dan pengembangan, manajer karier,

kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat

waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan.

2) Komponen Dasar Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia terbentuk dari berbagai

komponen. Setiap komponen harus berfungsi secara benar agar sistem ini

berfaedah bagi organisasi. Menurut Henry Simamora (2006:68) bahwa

Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi

sumber daya manusia, komponen-komponen tersebut adalah :

a) Fungsi masukan b) Fungsi pemeliharaan data c) Fungsi keluaran

Adapun penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai

berikut :

a) Fungsi Masukan

Fungsi masukan memasukkan informasi personalia ke dalam sistem

informasi sumber daya manusia. Fungsi ini mencakup prosedur yang

diperlukan untuk mengumpulkan data seperti siapa yang mengumpulkan

data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan dari sistem informasi

sumber daya manusia serupa dengan sistem manual. Informasi karyawan,

kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang


commit to user

28

berhubungan dengan personalia lainnya mesti dimasukkan ke dalam

sistem supaya dapat digunakan. Informasi tersebut biasanya dimasukkan

dari dokumen ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan

komputer besar. Kemampuan sistem informasi sumber daya manusia

terkoneksi dengan komputer lain menjadikannya lebih unggul daripada

sistem manual. Karena banyak informasi yang secara otomatis

dimasukkan ke dalam sistem, kesalahan kecil kemungkinannya terjadi

b) Fungsi Pemeliharaan Data

Setelah dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data

akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data

yang ada. Ketika data baru dimasukkan ke dalam sistem, sangatlah

penting untuk menyimpan data lama dalam bentuk informasi historis.

Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan

cepat.

c) Fungsi Keluaran

Fungsi yang paling nyata dari sebuah sistem informasi sumber daya

manusia adalah keluaran yang dihasilkannya. Untuk menghasilkan

keluaran yang bernilai bagi pemakai komputer, sistem informasi sumber

daya manusia harus mengolah keluaran itu, melakukan komputasi yang

diperlukan dan kemudian memformat penyajiannya dengan cara yang

dapat dimengerti oleh para pemakai.

3) Masalah Keamanan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam

pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman

terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala

kerusakan sistem.

Menurut Henry (2006:66) bahwa “Departemen SDM harus menyusun

kebijakan dan pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sistem

informasi sumber daya manusia, sehingga informasi tidak jatuh ke tangan

orang-orang yang tidak berkepentingan”.


commit to user

29

Dalam upaya menjaga keamanan dan privasi catatan sistem informasi

sumber daya manusia, cara yang dilakukan perusahaan dapat berupa :

1. Membatasi akses ke sistem informasi sumber daya manusia dengan

mengendalikan akses ke komputer dan arsip data. Ruang penyimpanan

komputer dan basis data sensitif lainnya harus dikunci. Ada baiknya files

yang berisi informasi penting diamankan dengan mengharuskan pemasukan

kata sandi (password).

2. Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan

menggunakan kata sandi dan kode khusus. Sebagai contoh, manajer

mungkin menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka basis data,

namun tidak diberikan izin untk mengakses informasi medis yang sensitif

yang ada dalam basis data tunjangan pelengkap.

3. Memberikan ijin untuk mengakses informasi karyawan hanya berdasarkan

kepentingan tertentu saja.

4. Menyusun kebijakan dan pedoman yang mengatur utilisasi informasi

karyawan dan memberitahukan kepada karyawan bagaimana kebijakan

berlaku.

5. Memungkinkan para karyawan memeriksa catatan pribadi mereka dari

waktu ke waktu sehingga mereka dapat memverifikasi akurasinya dan

membuat koreksi sekiranya diperlukan.

2. Tinjauan tentang Pelaksanaan Kerja

a. Pengertian Pekerjaan

Pekerjaan adalah sekumpulan / sekelompok tugas dan tanggung jawab

yang akan, sedang, dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu

tertentu. Istilah pekerjaan sangat erat hubungannya dengan tugas/kewajiban,

tanggung jawab dan pertanggungjawaban.

1) Tugas / kewajiban

Kewajiban merupakan satu bagian internal atau satu elemen dari suatu

pekerjaan. Tugas merupakan suatu kewajiban khusus dalam suatu

pekerjaan.


commit to user

30

2) Tanggung jawab

Tanggung jawab adalah kewajiban tenaga kerja untuk melakukan pekerjaan

dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan, keterampilan, dan

keahliannya. Tanggung jawab merupakan pekerjaan, fungsi, atau aktivitas

yang diserahkan kepada tenaga kerja untuk diselesaikan dalam jangka waktu

tertentu.

3) Pertanggungjawaban / tanggung gugat

Pertanggungjawaban merupakan pelaporan hasil akhir terhadap tanggung

jawab yang diberikan kepadanya, baik secara tertulis maupun lisan kepada

atasan yang telah memberikan/mendelegasikan wewenang sebelumnya.

b. Pengertian Efektivitas Kerja

Suatu organisasi selalu berupaya untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan itu, efektivitas kerja

karyawan sangat diperlukan karena keberhasilan suatu organisasi dalam

mencapai tujuannya sangat tergantung dari efektivitas kerja karyawan yang

bekerja di dalamnya.

Setiap usaha kerjasama selalu diarahkan untuk mencapai tujuan, sehingga

dalam melaksanakan kegiatan diusahakan untuk mewujudkannya. Sebelum

membahas pengertian efektivitas kerja, terlebih dahulu harus kita ketahui

bahwa kata efektivitas berasal dari bahasa inggris effect yang berarti akibat

atau bekas. Dari kata effect ini berkembang suatu istilah yaitu effective yang

diartikan sebagai suatu yang berakibat. Jadi bila seseorang bekerja secara

efektif, hal ini karena orang tersebut mengharapkan apa yang dikerjakannya

menghasilkan akibat yang dikehendaki.

Pada umumnya efektivitas sering dihubungkan dengan efisiensi dalam

pencapaian tujuan organisasi. Padahal suatu tujuan atau sasaran yang telah

tercapai sesuai dengan rencana dapat dikatakan efektif, tetapi belum tentu

efisien. Walaupun terjadi suatu peningkatan efektivitas dalam suatu organisasi

maka belum tentu itu efisien. Jelasnya, jika sasaran atau tujuan telah tercapai

sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya dapat dikatakan efektif. Jadi bila


commit to user

31

suatu pekerjaan itu tidak selesai sesuai waktu yang telah ditentukan, maka

dapat dikatakan tidak efektif. Efektivitas merupakan gambaran tingkat

keberhasilan atau keunggulan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan

dan adanya keterkaitan antara nilai-nilai yang bervariasi.

Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Menurut

Handoko (1997:7) bahwa “Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih

tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang

ditetapkan”. Sedangkan menurut Effendi (2003:14) efektivitas adalah

“Komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai

dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan karyawan yang

telah ditentukan. Menurut Susilo Martoyo (2000:4) pengertian efektivitas yaitu

“Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan

yang hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan

kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat

dicapai dengan hasil yang memuaskan”.

Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (1996:21) sebagai berikut:

“Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana, prasarana, dalam

jumlah tertentu secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan

sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”. Dan

menurut Jusuf Suit Almasdi (2000:90) bahwa “Efektivitas adalah ketepatan

suatu tindakan atau kesempurnaan (jaminan) hasil suatu pekerjaan itu sendiri”.

Berdasarkan pendapat di atas maka peneliti memberikan kesimpulan

bahwa Efektivitas adalah keadaan dan kemampuan berhasilnya suatu kerja

yang dilakukan oleh manusia untuk memberikan guna yang diharapkan.

Dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah orang

yang telah ditentukan. Apabila ketentuan tersebut berjalan dengan lancar, maka

tujuan yang direncanakan akan tercapai sesuai dengan yang diinginkan.

Untuk mengetahui efektif tidaknya suatu kerja terlebih dahulu harus

mengetahui jangkauan dan sasaran yang hendak dicapai pegawai dalam bekerja

atau bertindak baik secara individual maupun secara kelompok dalam suatu

organisasi. Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitalaya (2007:12) mengemukakan


commit to user

32

bahwa “Kerja adalah refleksi seseorang untuk mencari dan meningkatkan

kesejahteraan hidup bahkan bekerja dipersepsikan sebagai bentuk aktualisasi

diri”.

Menurut Hasibuan (2003:54) mengatakan “Kerja adalah sejumlah

aktivitas mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu

pekerjaan”. Sedangkan menurut As,ad (1995:46) mengatakan “Bekerja

mengandung arti melakukan suatu tugas yang diakhiri dengan buah karya yang

dapat dinikmati yang bersangkutan”. Menurut The Liang Gie (2000:108)

bahwa “Kerja adalah rangkaian aktivitas yang ditimbulkan dari aktualisasi

energi atau tenaga dalam kaitannya dengan keprofesionalan untuk mencapai

sasaran”.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa

kerja merupakan suatu usaha yang dikehendaki untuk mencapai tujuan tertentu,

dapat juga dikatakan apabila seorang karyawan yang melakukan suatu

kegiatan/aktivitas dengan menggunakan tenaga baik jasmani atau rohani untuk

mencapai sasaran. Sehingga karyawan akan melakukan kerja untuk dapat

memenuhi kebutuhannya demi kelangsungan hidupnya yang belum terpenuhi

dengan berbagai macam cara. Karyawan akan terdorong untuk melakukan

kerja agar tujuannya tercapai.

Pengertian efektivitas dan kerja telah disebutkan di atas, berikut

pengertian efektivitas kerja menurut beberapa tokoh. Schermerhorn (1998:5)

mengatakan bahwa “Efektivitas kerja adalah suatu ukuran tentang pencapaian

suatu tugas atau tujuan”. Sedangkan Sondang P. Siagian (1995:151)

mengemukakan bahwa “Efektivitas kerja sebagai penyelesaian pekerjaan tepat

pada waktunya yang telah ditetapkan artinya apakah pelaksanaan suatu tugas

dinilai baik atau tidak tergantung bilamana tugas itu dilaksanakan, dan tidak

menjawab bagaimana melaksanakannya, berapa biaya yang dikeluarkannya

untuk itu”.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka peneliti memberikan

kesimpulan bahwa efektivitas kerja adalah keberhasilan pelaksanaan seluruh


commit to user

33

program kerja yang menjadi tugas dan tanggung jawab para karyawan sehingga

mencapai hasil yang sama atau lebih besar dari sasaran yang telah ditentukan.

Untuk mengetahui tingkat efektivitas kerja karyawan harus diketahui

dahulu apa yang menjadi tujuan dalam melaksanakan kerja tersebut, yang di

dalamnya terkandung tujuan dalam melaksanakan kerja tersebut. Dengan

demikian untuk mencapai efektivitas kerja karyawan, perlu ditentukan hal yang

akan dilaksanakan, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu dan biaya

melaksanakan pekerjaan.

Menurut Sondang P. Siagian (1996:124) kriteria-kriteria efektivitas kerja

karyawan yaitu :

1. Perencanaan kerja adalah aktivitas karyawan untuk menetapkan sasaran-

sasaran yang ingin dicapai. Rencana dapat dijadikan aspek dasar sebagai

acuan untuk mengevaluasi hasil kerja. Bila hasil kerja minimal sama dengan

target yang direncanakan, maka hal ini menunjukkan efektivitas kerja

karyawan tercapai.

2. Pelaksanaan kerja adalah sebagai suatu kondisi yang kondusif, bagi

tercapainya sasaran organisasi. Dimana dalam pelaksanaan kerjanya harus

sesuai dengan pedoman kerja, prosedur kerja yang telah ditetapkan

sebelumnya, sehingga dengan hal tersebut pelaksanaan kerja tidak terjadi

hambatan yang dapat menggagalkan tercapainya suatu tujuan organisasi.

3. Hasil kerja adalah wujud akhir dari aktivitas kerja yang disesuaikan dengan

standar mutu yang telah ditetapkan. Meliputi ketepatan waktu dan ketetapan

kualitas dan kuantitas.

4. Kepuasan kerja adalah sebagai derajat positif atau negatif perasaan

seseorang mengenai tugas-tugas pekerjaannya, tatanan kerja serta hubungan

antar sesama pekerja.

5. Disiplin dan motivasi kerja, dimana disiplin itu sendiri adalah sikap atau

perilaku yang sesuai dengan peraturan baik tertulis maupun tidak tertulis.

Sedangkan motivasi kerja adalah sebagai kondisi atau energi yang

menggerakkan diri karyawan yang terarah dan tertuju untuk mencapai

tujuan organisasi perusahaan.


commit to user

34

c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja

Efektivitas kerja karyawan yang tinggi sangat diperlukan oleh organisasi

dalam rangka mencapai tujuan. Adapun manfaat dari efektifitas kerja karyawan

antara lain : para karyawan mempunyai kepuasan kerja, prestasi kerja

karyawan, adanya disiplin kerja dan kepatuhan terhadap peraturan kerja.

Dengan kondisi yang demikian lebih mudah bagi organisasi untuk

menggerakkan karyawan dalam mengolah sumber daya secara optimal.

Sebaliknya apabila efektivitas kerja karyawan rendah sulit bagi organisasi

untuk mencapai tujuan organisasi, ini dikarenakan unsur-unsur efektivitas kerja

rendah. Meskipun sumber daya dan sarana yang mendukung pelaksanaan kerja

telah tersedia namun proses pelaksanaan pekerjaan tidak akan berjalan lancar.

Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program

dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor yang dapat menentukan efektivitas

kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak dipengaruhi oleh

gaya kepemimpinan. Tugas bawahan dapat berjalan dengan baik apabila

dilakukan pemberitahuan/komunikasi tentang pendelegasian tugas/tanggung

jawab serta adanya evaluasi kerja dari pimpinan. Faktor-faktor yang

mempengaruhi efektivitas kerja karyawan dalam perusahaan :

1) Waktu

Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor

utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan maka semakin

banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas

kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.

2) Tugas

Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang

didelegasikan kepada karyawan.

3) Produktivitas

Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam

bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja karyawan yang

baik.


commit to user

35

4) Motivasi

Manajer dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan

tujuan mereka yang sensitif, misalnya masalah upah. Semakin termotivasi

karyawan untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang

dihasilkan.

5) Evaluasi kerja

Manajer memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada bawahan.

Sebaliknya bawahan harus melaksanakan tugas dengan baik dan

menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak.

6) Pengawasan

Dengan adanya pengawasan maka kinerja karyawan dapat terus terpantau

dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas.

7) Lingkungan kerja

Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh

suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang karyawan sewaktu bekerja.

8) Perlengkapan dan fasilitas

Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam

bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran

karyawan dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh

perusahaan akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam

mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan.

Sedangkan menurut Richard M. Steers (http://jurnal-

sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html; diakses

tanggal 15 Maret) ada 4 faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu :

1) Karakteristik Organisasi

Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan tehnologi organisasi yang

dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas dengan berbagai

cara. Yang dimaksud struktur adalah hubungan yang relatif tepat sifatnya,

seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya

manusia struktur meliputi bagaimana cara organisasi menyusun orang-


commit to user

36

orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan, sedangkan yang dimaksud

tehnologi adalah mekanisme suatu organisasi umtuk mengubah masukan

mentah menjadi keluaran.

2) Karakteristik Lingkungan

Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh

atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya

amat tergantung padatingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan

keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan,tingkat

rasionalisme organisasi. Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan

tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan.

3) Karakteristik Pekerja

Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh

yang paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang

akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja

merupakan sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan

semua sumber daya yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku

pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Pekerja

merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar

terhadap efektivitas, karena walaupun tehnologi yang digunakan merupakan

tehnologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik,

namun tanpa adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya.

4) Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen

Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangan

lingkungannya, maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang

sangat diperlukan demi keberhasilan organisasi di masa depan.

Dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yang

dikemukakan oleh beberapa ahli di atas, maka peneliti memberikan kesimpulan

bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja antara lain adanya

koordinasi, pengawasan, perincian tugas, pertimbangan biaya, waktu,

perlengkapan sarana, kemampuan, pemberian dukungan, ketepatan tugas, serta

lingkungan organisasi itu sendiri. Dengan memperhatikan faktor-faktor


commit to user

37

tersebut diharapkankan karyawan dapat merasa nyaman, senang, dan dapat

bertanggung jawab dalam penyelesaian pekerjaan yang telah diberikan guna

mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

B. Hasil Penelitian Yang Relevan

Untuk menunjang hasil penelitian tentang sistem informasi sumber daya

manusia yang ada di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta bagian Sumber Daya

Manusia, maka dapat diperkuat dengan adanya hasil penelitian yang relevan.

Adapun hasil penelitian tersebut adalah :

1. Hasil penelitian dari Muhammad Ridha Suaib yang berjudul “Pengaruh

Lingkungan, Perilaku, Struktur Organisasi dan Implementasi Sistem

Informasi Berbasis Komputer terhadap Kinerja Karyawan Pemerintah

Kabupaten Sorong, Papua” menyimpulkan bahwa Kinerja karyawan

pengolahan data dipengaruhi oleh lingkungan, perilaku, struktur organisasi

dan implementasi sistem informasi berbasis komputer. Sedangkan yang

berpengaruh dominan terhadap peningkatan kinerja adalah implementasi

sistem informasi berbasis komputer. Peningkatan implementasi sistem

informasi berbasis komputer yang meliputi kemudahan dalam nenyelesaikan

pekerjaan, kemudahan pengoperasian, integritas database dan kemampuan

menyediakan data untuk kepentingan eksternal organisasi akan

meningkatkan kinerja karyawan. Adapun yang berpengaruh dominan

terhadap kinerja karyawan adalah kemudahan penyelesaian pekerjaan.

2. Hasil penelitian dari M. Fitri Rahmadana dan Widho Bijaksana yang

berjudul “Pengaruh Sistem Informasi Manajemen dan Struktur Organisasi

Terhadap Efekktivitas Pengambilan Keputusan Pada Kantor Pelayanan Bea

dan Cukai Tipe A Belawan” menyimpulkan bahwa Sistem informasi

manajemen merupakan satu upaya untuk mengelola seluruh masukan

(input) berupa laporan-laporan/data yang dipergunakan oleh pihak

manajemen untuk diporses dan kemudian diambil keputusan tentang

strategi-strategi pelaksanaan operasional dalam perusahaan. Dengan sistem


commit to user

38

informasi manajemen yang baik akan memberikan pengaruh terhadap

pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan oleh para karyawan.

3. Hasil penelitian dari Suparto Darudiato yang berjudul “Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT Maju Bersama

(Studi kasus : Rekruitmen, Pelatihan, dan Penilaian Kinerja Karyawan)”

menyimpulkan bahwa dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan

dapat mengetahui semua informasi mengenai kinerja karyawan, perekrutan

karyawan, pelatihan dan pengembangan karyawan.

C. Kerangka Pemikiran

Setiap perusahaan tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak

dicapainya. Tujuan tersebut diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber

dayanya yang ada. Kendatipun berbagai sumber daya yang ada penting bagi

organisasi, satu-satunya faktor-faktor yang menunjukkan keunggulan potensial

adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya ini dikelola. Menurut

Henry Simamora (2003:4) bahwa “Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan

yaitu financial, fisik, manusia, dan kemampuan teknologi dan sistem. Di mana

seluruh unsur tersebut saling berkaitan dan diharapkan dapat mendukung

tercapainya tujuan secara optimal”. Dari faktor-faktor yang mempengaruhi

efektivitas kerja karyawan, manusia dan kemampuan teknologi dan sistem yang

paling berpengaruh terhadap pelaksanaan kerja karyawan.

Menurut S.P Hasibuan (2003:10) bahwa “ Karyawan adalah kekayaan

utama suatu perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktivitas perusahaan

tidak akan terjadi. Di mana manusia merupakan elemen dasar yang menggerakkan

dan melaksanakan aktivitas organisasi sehingga karyawan dituntut untuk berperan

aktif dengan didukung kecakapan, keterampilan, dan berprestasi agar dapat

memberikan kontribusi yang signifikan dalam mencapai tujuan organisasi.

Kemudian unsur yang tak kalah pentingnya dalam organisasi adalah kemampuan

teknologi dan sistem. Di mana teknologi dan sistem yang handal tentu akan

memberikan kontribusi dalam pelaksanaan kerja karyawan terutama dalam

kegiatan operasionalnya.


commit to user

39

Seiring kemajuan teknologi informasi yang sangat cepat mendorong setiap

perusahaan untuk bisa mengikuti perkembangan dan terus meningkatkan

kemampuannya di dalam mengelola data-data dan informasi yang dibutuhkan

sebagai tujuan utamanya. Di mana yang ditandai dengan perubahan dalam seluruh

aktivitas kerja karyawan menggunakan sistem komputerisasi

Di dalam perusahaan bagian yang mengurusi sumber daya manusia adalah

bagian SDM. Bagian SDM dalam mengelola sumber daya manusia yang

kemudian dibantu dengan penerapan atau aplikasi sistem informasi sumber daya

manusia dapat mempercepat pelaksanaan kerja karyawan.

Berkembangnya sistem informasi sumber daya manusia akan memperlancar

dalam memberikan wahana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisaan data

yang berhubungan erat dengan manajemen sumber daya manusia. Bila sistem

informasi sumber daya manusia tersebut dimaksimalkan penggunaannya, maka

akan menuntun karyawan dalam menjalankan aktivitas kerjanya atau dapat

dikatakan akan mempengaruhi pelaksanaan kerja, yang selanjutnya akan tercapai

efektivitas kerja yang menekankan pada tercapainya tujuan yang dikehendaki oleh

suatu perusahaan.

Untuk lebih jelasnya, kerangka pemikiran tersebut di atas dapat

digambarkan dalam bagan di bawah ini :

Gambar II.3 Skema Kerangka Berfikir

Bagian SDM PT Pos

Indonesia (Persero)

Surakarta

Sistem

Informasi

SDM

Pelaksanaan

Kerja

Karyawan


commit to user

40

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penelitian, untuk mendapatkan kebenaran dari suatu pengetahuan

diperlukan tata cara atau prosedur tertentu. Sebelum penelitian dilakukan, perlu

ditentukan terlebih dahulu metodologi penelitian yang digunakan. Ketepatan

dalam menentukan metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan

mengantar penelitian ke arah tujuan yang diinginkan.

Istilah metodologi sendiri terdiri dari 2 kata yaitu metodos dan logos.

Metodos artinya cara dan logos berarti ilmu. Menurut Noeng Muhadjir (2000:3)

bahwa “Metodologi penelitian membahas konsep teoritik berbagai metode,

kelebihan dan kelemahannya yang dalam karya ilmiah dilanjutkan dengan

pemilihan metode yang digunakan”.

Metodologi penelitian menurut Narbuko & Achmadi (1999:2) adalah

“Suatu cabang ilmu pengetahuan yang membicarakan atau mempersoalkan

mengenai cara-cara melaksanakan penelitian (yaitu meliputi kegiatan-kegiatan

mencari, mencatat, merumuskan, menganalisis sampai menyusun laporannya)

berdasarkan fakta-fakta atau gejala secara ilmiah”.

Sedangkan menurut Hadari Nawawi & Mimi Martini (2005:9) bahwa

“Metodologi penelitian dapat diartikan juga sebagai ilmu untuk mengungkapkan

dan menerangkan gejala-gejala alam dan gejala-gejala sosial dalam kehidupan

manusia dengan mempergunakan prosedur kerja yang sistematis, teratur, tertib

dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah”.

Dari pendapat di atas peneliti menyimpulkan bahwa metodologi

penelitian adalah suatu cara yang digunakan untuk melaksanakan penelitian

dengan mempergunakan prosedur yang sistematis berdasarkan fakta-fakta atau

gejala-gejala secara ilmiah.


commit to user

41

A. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Tempat penelitian merupakan sumber untuk mendapatkan data,

informasi, keterangan dan hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan

penelitian. Sesuai judul penelitian ini yaitu Peranan Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia Dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan Bagian Sumber

Daya Manusia Pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Dengan

pertimbangan alasan :

a) Adanya permasalahan dalam penerapan sistem informasi sumber

daya manusia yaitu beberapa karyawan tidak menyerahkan data

pribadi secara lengkap. Sehingga petugas bagian Sumber Daya

Manusia (SDM) kesulitan memasukkan input data ke dalam sistem

informasi sumber daya manusia. Adanya antivirus yang jarang

diupdate menyebabkan banyak virus masuk dalam komputer, dan

terakhir kurangnya tenaga ahli di bidang komputer.

b) Bahwa lokasi tersebut memungkinkan peneliti untuk memperoleh

sumber informasi dari pihak-pihak yang berwenang di tempat

tersebut dan bersedia memberikan keterangan serta informasi yang

diperlukan peneliti.

c) Di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta belum pernah diadakan

penelitian dengan masalah yang sama.

2. Waktu Penelitian

Penelitian berlangsung setelah usulan penelitian ini disetujui oleh

dosen pembimbing skripsi dan telah mendapat ijin dari pihak-pihak yang

berwenang. Penelitian ini berlangsung selama enam bulan yaitu bulan

Januari 2011 – bulan Juni 2011 terhitung sejak dikeluarkannya ijin

penelitian. (Jadwal penelitian terlampir).

B. Bentuk dan Strategi Penelitian

1. Bentuk Penelitian

Untuk mengkaji permasalahan penelitian secara detail dan lengkap

diperlukan suatu bentuk penelitian yang tepat. Lexi J. Moleong (2010:4)


commit to user

42

mengutip pendapat Bogdan dan Taylor yang mendefinisikan bahwa Metode

Kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif

berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang

dapat diamati. Sedangkan HB. Sutopo (2002:89) mengemukakan bahwa

“Penelitian kualitatif adalah suatu kegiatan untuk menjawab pertanyaan tentang

bagaimana dan mengapa (proses dan makna) dalam pertanyaannya meliputi

sejauh mana”.

Penelitian kualitatif merupakan satu bentuk penelitian yang

mengubah dan menganalisis suatu masalah secara non numerik. Jadi fakta

muncul dan telah diolah menjadi data, dikomunikasikan dalam laporan

berbentuk narasi sehingga hasilnya lebih mendalam sesuai dengan

ketajaman analisis peneliti. Penelitian kualitatif diarahkan pada keadaan

sewajarnya atau sebagaimana adanya sesuai dengan yang ada di lapangan.

Secara umum penelitian kualitatif menurut Nana Syaodih (2007:96)

ditujukan untuk memahami fenomena-fenomena sosial dari sudut atau

perspektif partisipan. Partisipan adalah orang-orang yang diajak

berwawancara, diobservasi, diminta memberikan data, pendapat, pemikiran,

persepsinya. Pemahaman diperoleh melalui analisis berbagai keterkaitan

dari partisipan dan melalui penguraian “pemaknaan partisipan”.

Dalam penelitian ini bentuk yang dipergunakan peneliti adalah

bentuk penelitian deskriptif kualitatif dan yang menjadi instrumen adalah

peneliti sendiri. Oleh karena itu, yang sangat diutamakan adalah

kemampuan peneliti dalam menterjemahkan data yang diperoleh dari hasil

pengumpulan data yaitu melalui wawancara dan observasi.

2. Strategi Penelitian

Dalam mengkaji permasalahan diperlukan pula suatu strategi yang tepat,

guna memperoleh data yang relevan dengan permasalahan. Strategi merupakan

dasar untuk mengamati, mengumpulkan informasi dan untuk menyajikan analisis

hasil penelitian, sekaligus akan mendukung cara menetapkan jumlah sampel atau

cuplikan serta pemilihan instrumen penelitian yang akan digunakan untuk

mengumpulkan informasi.


commit to user

43

H.B Sutopo (2002:112) mengemukakan bahwa “Dalam penelitian

kualitatif dikenal adanya studi kasus tunggal maupun studi kasus ganda. Secara

lebih jelas studi kasus tunggal maupun studi kasus ganda masih dibedakan adanya

jenis terpancang ataupun holistik penuh”. Berdasarkan pendapat tersebut

dinyatakan bahwa strategi penelitian dibedakan menjadi tiga, yaitu :

a. Tunggal terpancang yaitu penelitian tersebut terarah pada suatu karakteristik dan sudah memilih serta menemukan variabel yang menentukan yang menjadi fokus utama sebelum memasuki lapangan.

b. Ganda terpancang yaitu penelitian ini mensyaratkan adanya sasaran lebih dari satu yang memiliki perbedaan karakteristik dan sudah memilih serta menentukan variabel yang menjadi fokus utamanya sebelum memasuki lapangan.

c. Holistik penuh yaitu penelitian dalam kajiannya sama sekali tidak menentukan fokus sebelum peneliti terjun ke lapangan.

Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

strategi penelitian tunggal terpancang. Karakteristik yang dimaksud dalam

penelitian ini adalah terbatas hanya pada peranan sistem informasi sumber

daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan. Sedangkan

yang menjadi fokus utama dalam penelitian ini adalah karyawan bagian

SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta.

C. Sumber Data

Sumber data merupakan suatu sumber dimana data dapat diperoleh. Data

tidak bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Menurut HB. Sutopo (2002:22)

bahwa “Sumber data penelitian kualitatif dapat berupa manusia, peristiwa, dan

tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain. Informan adalah orang

yang dipandang mengetahui permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan

bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti”.

Menurut Lofland dalam Lexy J. Moleong (2010:157)

mengemukakan bahwa sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah

kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen

dan lain-lain.

Ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam pemilihan

sumber data penelitian kualitatif. Pertama, ketepatan pemilihan sumber data,


commit to user

44

dimana data harus diperoleh dari orang-orang dan lembaga yang tepat. Kedua,

jumlah sumber data baik kelembagaan maupun responden harus mewakili atau

representatif. Keseluruhan lembaga dan atau orang yang berada dalam lingkup

wilayah penelitian disebut populasi. Bagian dari populasi yang secara nyata

diteliti merupakan sampel. Walaupun sampel merupakan bagian dari populasi,

tetapi baik dalam karakteristik maupun jumlah sampel harus mewakili seluruh

populasi.

Dalam hal ini peneliti akan melakukan seleksi terhadap informan dengan

tujuan untuk mendapatkan informan yang benar-benar mengetahui permasalahan,

sehingga diperoleh data yang obyektif. Tempat dan peristiwa menjadi sumber

informasi karena dalam pengamatan harus sesuai dengan konteknya dan setiap

situasi sosial melibatkan, tempat, perilaku, dan aktivitasnya. Dokumen dan arsip

merupakan sumber data yang sangat penting, artinya dalam penelitian kualitatif,

terutama bila sasarannya terarah pada latar belakang masa lampau yang sangat

menarik untuk dipelajari.

Penelitian kualitatif bersifat studi kasus, temuan hasil penelitian hanya

berlaku untuk unit yang diteliti. Syarat menentukan sumber data adalah ketepatan

sumber yang digunakan baik sumber lembaga maupun orang. Sumber data

dalam penelitian ini berasal dari informan, lokasi, dan dokumen. Berikut ini

adalah keterangan singkat untuk masing-masing sumber data :

1. Informan

Dalam penelitian kualitatif orang-orang yang menjadi sumber data

disebut informan. Tidak setiap orang dalam lembaga yang diteliti menjadi

informan, sebab yang diteliti hanya informan ekspert. Menurut Nana

Syaodih (2007:285) bahwa “Informan ekspert adalah orang-orang yang

bertanggung jawab, benar-benar mengetahui, menguasai dan banyak

terlibat dalam kegiatan yang diteliti, informan ini diurutkan menurut ke-

ekspertannya dalam kegiatan atau masalah yang diteliti”.

Peneliti dan informan mempunyai posisi yang sama dan narasumber

bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi ia

lebih bisa memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia


commit to user

45

miliki. Menurut HB. Sutopo (2002:50) bahwa “Dalam penelitian kualitatif

posisi narasumber atau informan sangat penting perannya sebagai individu

yang memiliki informasi”.

Di sini informan merupakan tumpuan pengumpulan data bagi

peneliti dalam mengungkapkan permasalahan penelitian. Dalam penelitian

ini yang menjadi informan adalah sebagai berikut :

a. Pimpinan Sumber Daya Manusia

b. Karyawan bagian Sumber Daya Manusia

c. Karyawan bagian IT

Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai key informan adalah

Pimpinan Sumber Daya Manusia karena merupakan informan kunci yang

dianggap mengerti tentang permasalahan yang akan dibahas dalam

penelitian ini.

2. Lokasi dan Peristiwa

Menurut Nana Syaodih (2007:102) bahwa “Pemilihan lokasi

berkenaan dengan penentuan unit, bagian, kelompok dan tempat di mana

orang-orang terlibat di dalam kegiatan atau peristiwa yang ingin diteliti”.

Pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di

lokasi, membuat peneliti sering memperoleh informasi yang berkaitan

dengan perilaku atau peristiwa yang terjadi atau bahkan sangat berkaitan

dengan sikap dan pandangan para pelakunya. Dalam penelitian ini, tempat

yang dijadikan sumber data yaitu PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta.

Sedangkan peristiwa yang dimaksud adalah segala aktivitas yang dilakukan

oleh karyawan bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Surakarta dalam pelaksanaan kerja yang didukung oleh sistem informasi

berbasis komputer.

3. Dokumen dan Arsip

Lexy J. Moleong (2010:216) mengutip pendapat Guba dan Lincoln

mengemukakan bahwa Dokumen ialah setiap bahan tertulis maupun film

yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.


commit to user

46

Dalam penelitian ini, dokumen dan arsip yang digunakan adalah

segala bentuk arsip dan dokumen yang mempunyai hubungan dengan

permasalahan dan tujuan penelitian. Adapun arsip dan dokumen yang

digunakan adalah sejarah berdirinya perusahaan, deskripsi tugas dan

wewenang, struktur organisasi, kondisi karyawan serta dokumen lain yang

relevan.

D. Teknik Sampling

H.B Sutopo (2002:55) mengatakan bahwa “Teknik sampling atau teknik

cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau

pemilihan dalam penelitian yang mengarah pada seleksi”. Sedangkan Hadari

Nawawi (1995:152) mengemukakan bahwa :

Teknik sampling adalah cara untuk menentukan sampel yang jumlahnya sesuai dengan ukuran sampel yang akan dijadikan sumber data sesungguhnya, dengan memperhatikan sifat-sifat dan penyebaran populasi agar diperoleh sample yang representative atau benar-benar mewakili populasi.

Menurut Sugiyono (2010:81) bahwa “Pada dasarnya teknik

sampling dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu probability sampling dan

non probability sampling”. Berikut penjelasan untuk masing-masing teknik

sampling :

1. Probability Sampling

Probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang

memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota)

populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel. Teknik ini meliputi :

a. Simple Random Sampling

Pengambilan anggota sampel dari populasi dilakukan secara acak

tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Cara

demikian dilakukan bila anggota popuasi dianggap homogen.

b. Proportionate Stratified Random Sampling

Teknik ini digunakan bila populasi mempunyai anggota atau

unsur yang tidak homogen dan berstrata secara proporsional.


commit to user

47

Jumlah sampel yang diambil meliputi masing-masing strata dari

suatu populasi.

c. Dispropotionate Random Sampling

Teknik ini digunakan untuk menentukan jumlah sampel, bila

populasi berstrata tetapi kurang proporsional.

d. Cluster Sampling (Area Sampling)

Teknik sampling daerah digunakan untuk menentukansampel

bila obyek yang akan diteliti atau sumber data sangat luas.

Teknik ini sering digunakan melalui dua tahap, yaitu tahap

pertama menentukan sampel daerah dan tahap berikutnya

menentukan orang-orang yang ada pada daerah itu secara

sampling.

2. Nonprobability Sampling

Nonprobability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang

tidak memberi peluang atau kesempatan sama bagi setiap unsur

atau anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel. Teknik sampel

ini meliputi :

a. Sampling Sistematis

Teknik pengambilan sampel berdasarkan urutan dari anggota

populasi yang telah diberi nomor urut.

b. Sampling kuota

Teknik ini digunakan untuk menentukan sampel dari populasi

yang mempunyai ciri-ciri tertentu sampai jumlah (kuota) yang

diinginkan.

c. Sampling Insidental

Teknik penentuan sampel ini berdasarkan kebetulan, yaitu siapa

saja yang secara kebetulan atau insidental bertemu dengan

peneliti dapat digunakan sebagai sampel, bila dipandang orang

yang kebetulan ditemui itu cocok sebagai sumber data.

d. Sampling Purposiv


commit to user

48

Teknik ini menggunakan pertimbangan tertentu dalam

menentukan sampel.

e. Sampling Jenuh

Teknik pengambilan sampel dilakukan bila semua anggota

populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering dilakukan

apabila jumlah populasi relatif lebih kecil, kurang dari 30 orang,

atau penelitian yang ingin membuat generalisasi dnegan

kesalahan yang sangat kecil. Istilah lain sampel jenuh adalah

sensus, di mana semua anggota populais dijadikan sampel.

f. Snowball Sampling

Penentuan sampel yang mula-mula jumlahnya kecil, kemudian

membesar. Ibarat bola salju yang menggelinding yang lama-lama

menjadi besar.

Dalam penelitian ini, peneliti tidak menentukan sejumlah sampel.

Peneliti hanya menentukan informan untuk diwawancarai guna memperoleh

keterangan tentang permasalahan yang diteliti. Dalam menentukan

informan ini peneliti menggunakan teknik sampel bertujuan (purposive

sampling). Sampel purposif berbeda dengan sampel probabilitas yang

menekankan kesempatan sejumlah besar objek untuk menjadi sampel dari

populasi, sampel ini memfokuskan pada informan-informan terpilih yang

kaya dengan kasus untuk studi yang bersifat mendalam. Sebelum sampel

dipilih perlu dihimpun sejumlah informasi tentang sub-sub unit dan

informan-informan di dalam unit kasus yang akan diteliti. Untuk kemudian

peneliti memilih informan, kelompok, tempat. kegiatan, dan peristiwa yang

kaya dengan informasi.

Peneliti juga menggunakan teknik bola salju (snowball sampling).

Menurut Nana Syaodih (2007:103) bahwa “Sampel bola salju adalah

penentuan sampel dengan menggunakan partisipan lain untuk melengkapi

informasi dari partisipan yang terdahulu.

Dalam teknik ini untuk memperoleh data yang mendalam

diperlukan informan yang mengetahui permasalahan yang sedang diteliti,


commit to user

49

yaitu dengan cara menunjuk seorang informan kemudian informan yang

terpilih dapat menunjuk informan lain yang lebih tahu, sehingga akan

didapat data yang lebih lengkap.

Penarikan sampel bola salju ini mempunyai beberapa tahapan.

Tahap pertama, menentukan satu atau beberapa orang informan untuk

diwawancarai. Informan tersebut berperan sebagai titik awal penarikan

sampel. Dalam penelitian ini yang menjadi titik awal penarikan sampel atau

key informan adalah Pimpinan Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia

(Persero) Surakarta. Tahap kedua, dari informan yang pertama selanjutnya

menunjuk informan yang dirasa lebih mengetahui tentang permasalahan

yang sedang diteliti. Kemudian peneliti mewawancarai informan tersebut

dan demikian seterusnya sampai diperoleh data yang mendalam dan data

yang dikumpulkan benar-benar mendukung tercapainya tujuan penelitian.

E. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah cara khusus yang dipergunakan

untuk memperoleh data dalam penelitian. Seperti yang dikemukakan oleh

Moh. Nazir (2003:211) bahwa “Pengumpulan data adalah prosedur yang

sistematik dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Selalu ada

hubungan antara metode pengumpulan data dengan masalah penelitian yang

ingin dipecahkan”. Data yang ada sangat diperlukan dalam penelitian guna

membuktikan kebenaran suatu peristiwa atau pengetahuan karena berhasil

tidaknya suatu penelitian tergantung pada data yang objektif. Oleh karena

itu, sangat perlu diperhatikan teknik pengumpulan data yang digunakan

sebagai alat pengmabilan data.

Data dalam penelitian kualitatif bukan berupa angka, tetapi

deskriptif naratif. Kalaupun ada angka, angka tersebut dalam hubungan

suatu deskripsi. Dalam pengolahan data kualitatif tidak ada penjumlahan

data, sehingga mengarah kepada generalisasi. Sesuai dengan pendekatan


commit to user

50

kualitatif dan jenis sumber data, maka teknik pengumpulan data yang

digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini meliputi :

1. Wawancara

Dalam penelitian kualitatif, teknik wawancara merupakan salah satu cara

untuk mengumpulkan data dalam bentuk percakapan. Mardalis (2002:64)

mengemukakan bahwa “Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang

digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui

bercakap-cakap dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan

keterangan pada si peneliti”. Sedangkan Lexy J. Moleong (2010:186)

mendefinisikan bahwa “Wawancara adalah percakapan dengan maksud

tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara

(interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai

(interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu”. Menurut

Narbuko & Achmadi (1999:83) mengatakan bahwa “Wawancara adalah

proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam

mana dua orang atau lebih mantap menatap muka mendengarkan secara

langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan, wawancara adalah proses

tanya jawab secara lisan antara dua orang atau lebih dalam penelitian untuk

memperoleh keterangan yang diperlukan dengan menggunakan panduan

wawancara.

Riduwan (2009:102) menjelaskan bahwa wawancara ini digunakan

bila ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta

jumlah responden sedikit. Riduwan juga menjelaskan bahwa ada beberapa

faktor yang akan mempengaruhi arus informasi dalam wawancara, yaitu :

a. Pewawancara adalah petugas pengumpul informasi yang

diharapkan dapat menyampaikan pertanyaan dengan jelas dan

merangsang responden untuk menjawab semua pertanyaan dan

mencatat semua informasi yang dibutuhkan dengan benar.

b. Responden adalah pemberi informasi yang diharapkan dapat

menjawab semua pertanyaan dengan jelas dan lengkap. Dalam


commit to user

51

pelaksanaan wawancara, diperlukan kesediaan dari responden

untuk menjawab pertanyaan dan keselarasan antara responden dan

pewawancara.

c. Pedoman wawancara berisi tentang uraian penelitian yang biasanya

dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan agar proses wawancara

dapat berjalan dengan baik.

d. Situasi wawancara ini berhubungan dengan waktu dan tempat

wawancara. Waktu dan tempat wawancara yang tidak tepat dapat

menjadikan pewawancara merasa canggung untuk mewawancarai

dan responden pun enggan untuk menjawab pertanyaan.

Dalam penelitian ini, peneliti juga menggunakan komunikasi

langsung dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka, sehingga

informasi yang diperoleh semakin lengkap dan mendalam serta berkaitan

dengan masalah yang diteliti. Wawancara ini dilakukan dengan alat

perekam sambil peneliti sesekali mencatat hal-hal pokok.

2. Observasi Langsung

Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang utama

dalam kebanyakan penelitian kualitatif, dengan mengadakan pengamatan

langsung ke lokasi dan melaksanakan pencatatan yang sistematis mengenai

fenomena yang diamati. Observasi disebut pula dengan pengamatan meliputi

kegiatan pemusatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan seluruh

alat indera. Seperti yang dikemukakan oleh Mardalis (2002:63) bahwa :

Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu penelitian, merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya suatu rangsangan tertentu yang diinginkan, atau suatu studi yang sengaja dan sistematis tentang keadaan/fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.

Ada beberapa alasan mengapa dalam penelitian kualitatif, pengamatan

atau observasi digunakan. Guba dan Licoln yang dikutip Lexy J. Moleong

(2010:174-175) mengemukakan sebagai berikut :

a. Teknik pengamatan ini didasarkan atas pengalaman secara langsung


commit to user

52

b. Teknik pengamatan juga memungkinkan melihat dan mengamati sendiri,

kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada

keadaan sebenarnya.

c. Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa dalam situasi

yang berkaitan dengan pengetahuan proposional maupun pengetahuan

yang langsung diperoleh dari data.

d. Sering terjadi ada keraguan pada peneliti, jangan-jangan pada data yang

dijaringnya ada yang menceng atau bias.

e. Teknik pengamatan memungkinkan peneliti mampu memahami situasi-

situasi rumit

f. Dalam kasus-kasus tertentu dimana teknik komunikasi lainnya tidak

dimungkinkan, pengamatan dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat.

Menurut Guba & Lincoln dalam Lexy J. Moleong (2010:174) Teknik

pengamatan didasarkan atas pengamatan secara langsung, memungkinkan

melihat dan mengamati sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian

sebagaimana yang terjadi pada keadaan sebenarnya.

Peneliti terjun langsung ke lokasi penelitian utnuk menggali data-

data yang ada di lapangan. Pengumpulan data dengan mengadakan

pengamatan langsung ke lokasi dan melakukan pencatatan secara sistematis

mengenai fenomena yang diamati. Peneliti dalam melakukan observasi di

lokasi penelitian, mengamati secara langsung mengenai situasi dan kondisi

pelaksanaan kerja karyawan yang ada di PT Pos Indonesia (Persero)

Surakarta dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari.

3. Analisis Dokumen

Untuk melengkapi data yang diperlukan dalam penelitian ini

digunakan metode dokumentasi sebagai alat bantu dan alat penunjang.

Seperti yang diungkapkan oleh Suharsimi Arikunto (1998:236) bahwa

“Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel

yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen

rapat, legger, agenda dan sebagainya”. Menurut Lexy J. Moleong (2010:216) :


commit to user

53

“Dokumen ialah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak

dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Record adalah setiap

bahan tertulis yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan

pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting”.

Sedangkan HB. Sutopo (2002:55) mengemukakan bahwa “Dokumen dan

arsip merupakan bahan tertulis bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas”.

Mencatat dokumen menurut Yin yang dikutip oleh Lexy J. Moleong

(2010:220) disebut content analysis, maksudnya bahwa peneliti bukan

sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen atau arsip tetapi

juga tentang maknanya yang tersirat. Oleh karena itu dalam menghadapi

beragam arsip dan dokumen tertulis sebagai sumber data, peneliti harus bisa

bersikap kritis dan teliti.

F. Validitas Data

Sugiyono (2010:267) menjelaskan “Uji keabsahan data dalam

penelitian, sering hanya ditekankan pada uji validitas dan reliabilitas”.

Validitas merupakan derajad ketepatan antara data yang terjadi pada objek

penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti. Dengan

demikian data yang valid adalah data yang tidak berbeda antara data yang

dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek

penelitian. Reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi dan stabilitas

data atau temuan.

Validitas data akan menunjuk bahwa yang diamati peneliti sesuai

dengan apa yang sesungguhnya ada pada lokasi penelitian dan penjelasan

dari deskripsi permasalahan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Untuk

menganalisa data kualitatif digunakan suatu teknik yang disebut

Triangulasi. Menurut Lexy J. Moleong (2010:330) bahwa “Triangulasi

adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu

yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai

pembanding terhadap data itu”.


commit to user

54

Triangulasi menurut Patton yang dikutip oleh HB Sutopo (2008:78)

disebutkan ada empat macam triangulasi yaitu :

1. Data Triangulation (Triangulasi Data)

Trianggulasi data juga disebut trianggulasi sumber. Cara ini

mengerahkan peneliti agar dalam mengumpulkan data, peneliti wajib

menggunakan beragam sumber yang tersedia. Artinya, data yang sama

atau sejenis, akan lebih mantap kebenarannya bila digali dari berbagai

sumber data yang berbeda.

2. Investigator Triangulation (Triangulasi Peneliti)

Hasil penelitian baik data ataupun simpulan mengenai bagian

tertentu atau keseluruhannya bisa diuji validitasnya dari beberapa

peneliti.

3. Methodological Triangulation (Triangulasi Metodologis)

Jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan

mengumpulkan data sejenis tetapi dengan menggunakan teknik atau

metode pengumpulan data yang berbeda.

4. Theoritical Triangulation (Triangulasi Teori)

Trianggulasi teori dilakukan dengan menggunakan perspektif lebih dari

satu teori dalam membahas permasalahan yang dikaji dari beberapa

perspektif yang digunakan dan dapat diperoleh pandangan yang lebih

langka, tidak hanya sepihak, sehingga bisa dianalisis dan ditarik

kesimpulan yang lebih utuh dan menyeluruh.

Dalam penelitian ini digunakan uji kredibilitas yang mencakup

triangulasi data dan triangulasi metode. Dimana triangulasi data digunakan

untuk pengumpulan data sejenis dengan menggunakan berbagai sumber

data yang berbeda. Sedangkan triangulasi metode digunakan untuk

membandingkan data hasil wawancara, yaitu membandingkan apa yang ada

dalam dokumen dengan hasil observasi serta membandingkan hasil

wawancara dengan isi dokumen yang berkaitan.

G. Analisis Data


commit to user

55

Moh. Nazir (2003:419) mengatakan analisa adalah

“Mengelompokkan, membuat suatu urutan, memanipulasi serta

menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca”. Nawawi & Martini

(2005:190) mengemukakan bahwa “Analisis data dilakukan untuk

menemukan makna setiap data atau informasi, hubungannya antara satu

dengan yang lain dan memberikan tafsiran yang dapat diterima akal sehat

dalam konteks masalahnya secara keseluruhan”. Menurut Lexy J. Moleong

(2010:280) “Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan

data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan

dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data”.

Analisis data dititikberatkan pada usaha memahami kondisi

kelemahan, kekurangan, kekeliruan atau ketidaksempurnaan sebagai

masalah di lingkungan objek penelitian. Pada gilirannya analisis data

difokuskan pada usaha mengungkapkan alasan-alasan terjadinya

kekurangan atau kekeliruan utama yang menjadi masalah di lingkungan

objek penelitian. Analisis data perlu juga dilakukan untuk menemukan

konsep-konsep pemecahan masalah dari sudut pandang sumber data.

Pada penelitian kualitatif, proses analisis pada dasarnya dilakukan

secara bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data. Miles dan

Huberman dalam H.B Sutopo (2002:91) menyatakan bahwa Dalam proses

analisis terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami

oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen utama tersebut adalah reduksi

data, sajian data, penarikan kesimpulan serta verifikasinya. Berikut adalah

penjelasan dari ketiga komponen tersebut :

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang

merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

abstraksi data yang tersedia. Menurut HB Sutopo (2002:92) bahwa

“Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas,

memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak


commit to user

56

penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan

penelitian dapat dilakukan”.

2. Sajian Data

Sebagai analisis kedua, sajian data merupakan rangkaian informasi,

deskripsi dalam bentuk narasi yang disusun secara logis dan

sistematis yang mengacu pada rumusan masalah yang telah

dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian. Sajian data merupakan

deskripsi mengenai kondisi rinci untuk menceritakan dan menjawab

setiap permasalahan dalam penelitian. Sehingga akan membantu

peneliti untuk memahami dan menginterpretasikan apa yang terjadi

dan apa yang seharusnya dilakukan tersebut dengan teori-teori yang

relevan.

3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

Data yang diperoleh sejak awal penelitian sebenarnya sudah

merupakan suatu kesimpulan. Kesimpulan itu mula-mula belum

jelas dan masih bersifat sementara, kemudian meningkat sampai

pada tahap kesimpulan yang mantap, yaitu pernyataan yang telah

memiliki landasan yang kuat karena telah melalui proses analisa

data. Dengan kata lain bahwa kesimpulan akhir yang ditulis

merupakan rangkaian keadaan dari yang belum jelas kemudian

meningkat sampai pada pernyataan yang telah memiliki landasan

yang kuat dari proses analisis terhadap gejala yang ada.

Ketiga komponen tersebut berjalan bersama pada waktu kegiatan

pengumpulan data. Setelah memperoleh data, reduksi data segera dibuat

dan dengan penyajian data. Dari sajian data tersebut dapat dipergunakan

untuk menyusun kesimpulan sementara. Kesimpulan ini masih bersifat

sementara karena jika ada data baru maka kesimpulan tersebut dapat

berubah. Untuk lebih jelasnya proses analisis data dalam penelitian ini,

dapat dilihat pada gambar berikut :

Pengumpulan Data


commit to user

57

Gambar III.4. Komponen Analisis Data Model Interaktif

( Sumber : Miles dan Huberman, 1992:20 )

H. Prosedur Penelitian

Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci yang

harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar

penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat dipertanggung

jawabkan.

Prosedur penelitian dapat berupa bagan (skema) yang melukiskan

kegiatan sejak awal (persiapan) sampai dengan pembuatan laporan. Secara

garis besar kegiatan penelitian yang peneliti lakukan meliputi empat tahap

besar yakni kegiatan-kegiatan pra lapangan, kegiatan lapangan atau

pengumpulan data, analisis data dan pembuatan laporan penelitian. Dalam

penelitian ini, peneliti menggunakan prosedur atau langkah-langkah

penelitian sebagai berikut :

1. Tahap Pra Lapangan

Tahap pra lapangan ini dilakukan mulai dari pembuatan usulan

penelitian, menyusun rancangan penelitian, memilih obyek

penelitian, pencarian berkas perijinan lapangan dan menyiapkan

perlengkapan penelitian. Jadi peneliti belum terjun ke dalam lokasi

penelitian.

2. Tahap Kegiatan Lapangan

Penyajian Data Reduksi Data

Kesimpulan / Verifikasi


commit to user

58

Tahap ini dilakukan untuk menggali data yang relevan dengan

tujuan penelitian. Dalam tahap ini peneliti sudah mulai terjun ke

lapangan penelitian yakni mulai memahami latar penelitian dan

persiapan diri memasuki lapangan untuk mengumpulkan data.

3. Tahap Analisis Data

Tahap ini dilakukan setelah penggalian data dianggap cukup untuk

mendukung maksud dan tujuan penelitian. Pada tahap ini

merupakan usaha untuk menemukan tema-tema yang relevan

dengan masalah penelitian.

4. Analisis akhir

Analisis data akhir dilakukan dengan mengatur, mengurutkan, dan

mengelompokkan data agar dapat disajikan secara terperinci.

5. Penarikan kesimpulan

Tahap ini dilakukan setelah pengumpulan data dan analisis data,

sehingga dapat diperoleh suatu kesimpulan.

6. Tahap Penulisan Laporan

Tahap ini merupakan tahap akhir di mana peneliti mulai menyusun

hasil laporan yang telah disusun secara rapi dilanjutkan dengan

penggandaan laporan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

Untuk lebih memudahkan pembaca maka secara sistematis,

gambaran dari prosedur penelitian yang peneliti lakukan adalah sebagai

berikut :


commit to user

59

Gambar III.5. Skema Prosedur Penelitian

Penulisan proposal

Analisis akhir

Persiapan pelaksanaan

Pengumpulan data dan

analisis data

Penarikan kesimpulan

Penulisan laporan

Penggandaan laporan


commit to user

60

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian

1. Sejarah PT Pos Indonesia (Persero)

Menurut sejarah, kata “kantor” berasal dari kata “camptoir” yang kemudian dalam bahasa Belanda berubah menjadi “kantoor” dan dalam bahasa Indonesia menjadi “kantor”. Sedangkan kata “pos” berasal dari kata kerja Latin yaitu “ponere” kemudian berubah menjadi “posita”. Kata tersebut dalam bahasa Italia berubah menjadi “posta”, dalam bahasa Perancis berubah menjadi “poste” dan dalam bahasa Inggris, Belanda dan Jerman, kata pos berubah menjadi “post”. Pada masa pemerintahan Daendels istilah “post camptoir” menjadi “post kantoor” dan diadaptasi dalam bahasa Indonesia menjadi “kantor pos”.

Kantor Pos pertama kali didirikan pada tanggal 26 Agustus 1746 pada masa pemerintahan Gubernur Jenderal Gustaff. W Baron Van Imhof di Batavia. Tahun 1809 pada masa pemerintahan Gubernur Jenderal Daendels dibangun jalan pos raya yang terbentang dari sepanjang pantai utara Jawa dari barat sampai timur (Anyer-Panarukan) dan selesai setahun kemudian, di mana sepanjang jalan tersebut didirikan stasiun-stasiun pos pada jarak tertentu. Stasiun pos tersebut berfungsi sebagai tempat pemberhentian sementara bagi para pengantar pos serta pertukaran kuda. Perhubungan pos diselenggarakan dengan menggunakan kereta pos yang sama bentuknya dan pengantar pos (postilyon/ sais) yang menggunakan seragam biru dengan pinggiran merah.

Pada masa pemerintahan Belanda, ketentuan mengenai perhubungan dan pengangkutan pos telah diatur dan diawasi dengan ketat serta ketentuan tentang kecepatan, ketetapan dan keamanan merupakan prioritas utama dari pemerintah. Sedangkan pada masa pemerintahan Inggris, pos berubah menjadi bea porto. Surat dan tarif pos dihitung berdasarkan jarak tempuh antara kantor pos pengiriman ke kantor pos penerima.

Pada dasarnya sebuah perusahaan merupakan suatu organisasi, dari waktu ke waktu mengalami perubahan, baik perubahan jenis, bentuk maupun strukturnya. Demikian juga dengan Jasa dan Giro tidak terlepas dari perubahan. Berikut adalah uraian singkat mengenai sejarah perkembangan bentuk usaha dinas Pos Indonesia yaitu mulai dari bentuk jawatan sampai dengan persero. a. Dinas Pos Sebagai Jawatan


commit to user

61

Masa Dinas Pos sebagai jawatan berlangsung pada tahun 1864 di bawah pengawasan Directeur productieen en ciiele magazijnen. Pada tanggal 8 November 1867 Dinas Pos disatukan dengan dinas telegraph dengan nama Post en Telegraphdients. Pada tahun 1878 dibuat peraturan tentang pengangkutan pos di sepanjang jalan kereta api. Tahun 1883 pemerintah mendirikan rumah pos untuk kelancaran penyelenggaraan pos distrik. Penentuan tarif paket pos berdasarkan biaya pengangkutan, pekerjaan, jarak dan alat pengangkutnya.

b. Dinas Pos Sebagai Perusahaan ICW (Indische Comptabtinier Wet)

Dengan staadsad tahun 1906 No. 395 lahir jawatan Pos, Telegrap, dan Telepon atau jawatan PTT (Post Telegraaffend Telefoon Diensts) yang berada di bawah Departemen Lalu lintas dan Pengairan. Awalnya tujuan didirikan kantor pos hanya untuk menjamin keamanan surat-surat penduduk terutama untuk penduduk yang berdagang. Pada saat Dinas Pos sebagai Perusahaan ICW cara pengurusan dan pertanggungjawaban keuangan tunduk pada ICW. ICW tersebut diundang pertama kali dengan Staatblad tahun 1964 No. 106 kemudian diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 No. 448 dan selanjutnya telah diubah dan ditambah, terakhir kalinya dengan lembaran negara tahun 1948 No. 334 dengan perubahan terakhir ini sebutan “Indische Compatabilitief Wet” diubah dengan “Indonesiasche Compatabilitief Wet” dengan singkatan ICW.

c. Dinas Pos Sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedriaven Wet)

Status Dinas Pos sebagai ICW dianggap kurang tepat maka tahun 1931 jawatan pos telegraph dan telepon (PTT) atau ICW diubah statusnya menjadi perusahaan IBW (staatsblad tahun 1927 No. 419).

d. Dinas Pos Sebagai Perusahaan Negara

Jawatan Pos Telegraph dan telepon (PTT) menjadi perusahaan Negara yang didirikan berdasarkan Ordonansi tahun 1931. Pada tanggal 27 September 1945 didirikan Jawatan Pos, Telegraph dan Telepon Republik Indonesia (Jawatan PTT) setelah dilakukan pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari pemerintahan militer Jepang. Dalam peristiwa tersebut sekelompok anggota pemuda AMPTT gugur sehingga tanggal tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT Republik Indonesia dan diperingati sebagai Hari Bakti PTT (Hari Bakti Parpostel).

e. Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi

Berakhirnya masa perang yang terjadi di Indonesia membawa dampak pada status pos yaitu dari status jawatan menjadi pubilc corporation dan diberlakukannya UU No. 19 tahun 1960 tentang Perusahaan Negara. Berubahnya status jawatan PTT menjadi Perusahaan Negara Pos dan


commit to user

62

Telekomunikasi (PN Postel) didasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 240 tahun 1961 tentang Pendirian Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi. PN Postel dipecah menjadi dua badan usaha yang berbeda yaitu pertama, PN Pos dan Giro dan kedua, PN Telekomunikasi berdasarkan pada PP No. 29 tahun 1965 dan PP No. 30 tahun 1965.

f. Perusahaan Negara Pos dan Giro

Dengan PP No. 29 tahun 1965 (Lembaran Negara No. 62 tahun 1965), semenjak didirikan Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi hingga tahun 1965. Lapangan usaha perusahaan negara tersebut berkembang dengan cepat, baik intensif maupun ekstratif sehingga struktur organisasinya perlu ditinjau kembali agar tercapai daya guna dan daya gerak yang setinggi-tingginya (Lembaran Negara No. 62 tahun 1965). Dengan Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 didirikan Perusahaan Negara Pos yang terpisah dari Perusahaan Telekomunikasi sedangkan Perusahaan Telekomunikasi didirikan dengan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965.

g. Dinas Pos dan Giro Sebagai Perum

Dinas Pos dan Giro sebagai Perusahaan Umum berdasarkan PP No. 30 tahun 1976. Dengan PP No. 9 tahun 1978 Perusahaan Negara Pos dan Giro didirikan dengan peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965. Selanjutnya berdiri dan ditetapkan bentuk usahanya menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.

h. Perum Pos dan Giro Berdasarkan Peraturan Pemerintah

UU No. 4 tahun 1959 tentang pos dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan di masa tersebut dan masa yang akan datang, maka UU No. 6 tahun 1984 tentang Pos ditetapkan sebagai pengganti UU No. 4 tahun 1959. Adanya perubahan UU pos tersebut, maka PP No. 9 tahun 1978 diganti dengan PP No. 24 tahun 1984 tentang Pos dan giro.

i. PT Pos Indonesia (Persero)

Dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan pelayanan jasa pos dan giro yang berkualitas dan menghadapi persaingan yang semakin ketat. Maka diperlukan suatu keleluasaan dalam melaksanakan usaha dan satu-satunya pilihan yaitu dengan mengubah status badan hukum dari Perum menjadi Persero. Dengan PP No. 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk Perum menjadi Perseroan (Persero), maka tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan Giro berubah menjadi Perseroan dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).

2. Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero)


commit to user

63

Dalam pendiriannya PT Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai arah orientasi perusahaan dalam pelaksanaan operasional. Adanya visi dan misi adalah sebagai berikut :

a. Visi PT Pos Indonesia

Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan menjadi pilihan utama stakeholder domestic maupun internasional dalam mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul, profesional dan menjunjung tinggi nilai. Sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat, tumbuh dan berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.

b. Misi PT Pos Indonesia

1) Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat didukung

teknologi tepat guna dan sumber daya manusia profesional.

2) Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan

layanan pos lainnya yang memiliki tukar tambah tinggi bagi kepuasan

pelanggan.

3) Mengembangkan usaha yang memiliki daya saing baik di pasar domestik

maupun pasar luar negeri.

4) Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau

seluruh tanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat

persatuan dan kesatuan bangsa serta mempererat hubungan antar bangsa.

5) Berusaha secara terus menerus mengembangkan kualitas sumber daya

manusia yang menjunjung tinggi nilai-nilai serta memiliki kesiapan dalam

menghadapi persaingan global.

3. Lokasi PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta

PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta terletak di tengah kota Surakarta tepatnya di jalan Jenderal Sudirman No. 8 Surakarta 57100. Berdekatan dengan Balai kota Surakarta, Bank Indonesia, Telkom dan Alun-alun. PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Surakarta 57100 cukup luas terdiri dari 3 gedung. Gedung kantor ini mempunyai fasilitas-fasilitas kantor seperti pada umumnya yaitu tempat parkir, musholla, serta ruang kerja yang terdiri dari :

Lantai I : Customer service, teller service, dan processing, ruang accounting and controll unit.


commit to user

64

Lantai II : Ruang pimpinan, ruang rapat, ruang sekretaris, ruang bagian SDM dan administrasi.

Lantai III : Ruang bagian antaran dan pengolahan.

Selain sebagai Unit Pelaksana Teknis (UTP) kantor pos juga sebagai Sentral Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain :

a. Sebagai kantor pos

b. Sebagai kantor sentral distribusi

c. Sebagai kantor sentral giro tabungan

Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut di kantor pos Solo di bentuk 13 bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang Supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang Supervisor yang bertugas bergantian secara shift.

Untuk melayani masyarakat yang membutuhkan layanan jasa kantor pos, di kota Solo terdapat fasilitas sebagai berikut :

a. Kantor Pos sebanyak 1 buah

b. Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah

c. Pos keliling desa sebanyak 5 buah

d. Pos sarling sebanyak 3 buah

e. Pos desa sebanyak 2 buah

f. Agen pos sebanyak 25 buah

g. Depot BPM sebanyak 61 buah

h. Pos sekolah sebanyak 8 buah

i. Kotak pos sebanyak 786 buah

j. Tromol pos sebanyak 24 buah

k. Bis surat sebayak 109 buah

l. Loket di kantor pos pusat surat sebanyak 19 buah

m. Loket di kantor pos cabang sebanyak 64 buah

Kantor Pos Solo memiliki 22 buah kantor pos cabang yang tersebar di

setiap kecamatan dalam kota Surakarta :


commit to user

65

a. Kantor Pos Cabang Gading l. Kantor Pos Cabang Nusukan

b. Kantor Pos Cabang UNS m. Kantor Pos Cabang Semanggi

c. Kantor Pos Cabang Purwosari n. Kantor Pos Cabang Bekonang

d. Kantor Pos Cabang Ngringo o. Kantor Pos Cabang Cengklik

e. Kantor Pos Cabang Kerten p. Kantor Pos Cabang Makamhaji

f. Kantor Pos Cabang Pajang q. Kantor Pos Cabang Colomadu

g. Kantor Pos Cabang Mojosongo r. Kantor Pos Cabang Solo Baru

h. Kantor Pos Cabang Jebres s. Kantor Pos Cabang Setabelan

i. Kantor Pos Cabang Gondangrejo t. Kantor Pos Cabang Kartasura

j. Kantor Pos Cabang UMS u. Kantor Pos Cabang Solo Barat

k. Kantor Pos Cabang Jongke v. Kantor Pos Cabang Tipes

Loket kantor pos pusat Solo buka 6 hari dalam seminggu dengan jam sebagai berikut :

a. Senin – Kamis : pukul 07.00 – 19.00 WIB

b. Jumat – Sabtu : pukul 07.00 – 15.00 WIB

4. Struktur Organisasi Kantor Pos Surakarta

Struktur organisasi di PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang

Surakarta digambarkan di dalam bentuk organisasi garis. Dalam struktur

organisasi ini wewenang dari puncak yaitu Kepala Kantor Pos Indonesia

Surakarta dilimpahkan pada Wakil Kepala Kantor kemudian dilimpahkan lagi

kepada supervisor-supervisor yang menangani setiap bagian. Supervisor-

supervisor terdiri dari Supervisor SDM, Supervisor Layanan I, Supervisor

Layanan II, Supervisor Pemasaran, Supervisor Logistik, Supervisor Keuangan,

Supervisor Akuntansi, Supervisor Prioritas, Supervisor Antaran, Supervisor Paket

Pos, Supervisor Pengolahan, Supervisor Teksar (Teknologi Sarana). Sebelum ke

Supervisor-supervisor, di bawah Wakil Kepala Kantor terdapat garis yang

menghubungakan antara Branch Supervisor dengan Quality Supervisor. Antar

Supervisor dengan Supervisor yang lain tidak ada garis komando/perintah tetapi

diijinkan untuk saling berkoordinasi dengan Supervisor yang lain. Garis Komando


commit to user

66

tetap pada Kepala Kantor yang menduduki Top Manajemen/puncak teratas.

(Bagan Struktur Organisasi PT Pos Indonesia Surakarta : Terlampir)

5. Pembagian Tugas dan Kerja

a. Kepala Kantor Pos

1) Mengelola dan memimpin jalannya kegiatan yang ada di kantor pos

Surakarta agar berdaya guna dan berhasil guna.

2) Mewakili Direksi PT Pos Indonesia Surakarta dalam hubungannya

dengan pihak luar.

3) Melakukan pengawasan rutin dan pemeriksaan periodik

4) Membuat agenda rahasia.

b. Manajer Operasional

1) Mewakili kepala kantor pos apabila berhalangan dalam menjalankan

tugas dan tanggung jawab.

2) Membina hubungan yang baik antar karyawan.

3) Memberikan pengarahan yang baik kepada para manajer di bawahinya.

4) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas.

c. Supervisor Bagian Sentral Giro Gabungan

1) Mengatur kelancaran dinas di bagian sentral giro gabungan.

2) Mengawasi secara keseluruhan atas penyeleseian pekerjaan di bagian

giro.

3) bertanggung jawab penuh atas pekerjaan di bagian giro dengan

menyelesaikan administrasi dan membuat laporan pembukuannya.

d. Supervisor Bagian Pengolahan Pos

1) Mengatur proses pengolahan, pengiriman, dan penerimaan kiriman pos.

2) Mengatur pelaksanaan operasional loket sore hari.

3) Membuat dan mengirimkan data pemakaian kode pos.

e. Supervisor Bagian Pelayanan I

1) Mengelola operasional layanan cek, pos, dan giro.

2) Mengelola operasional pendapatan rekening, telepon, wartel, dan warnet.


commit to user

67

3) Mengendalikan kelancaran dinas di loket Giropos, weselpos, SOPP,

telkom, SOPP Pos dan SOPP on line lainnya.

f. Supervisor Bagian Pelayanan II

1) Mengelola dan mengendalikan pembayaran pensiun taspen dan pensiun

asabri.

2) Mengelola dan mengendalikan tabanas dan transaksi off line lainnya.

g. Supervisor Bagian Paket Pos

1) Sub bagian antaran PP/Bea Cukai

a) memeriksa paket yang datang dari luar negeri dengan cara

membukukannya.

b) memberikan bea masuk dan bea cukai untuk barang-barang tertentu.

Misalnya tembakau (rokok)

2) Sub bagian pengolahan logistik

a) mengadakan administrasi paket mulai dari penerimaan sampai

dengan pengiriman paket ke kantor tujuan.

b) melakukan pengantongan dan pengiriman paket dari dan ke kantor

pos lain.

c) melayani pengaduan dari pelanggan.

h. Supervisor Bagian UPL (Unit Pelanggan Luar)

1) Melalui manajer operasi, memerintahkan pemeriksaan kas atau

pengosongan kas KPC (Kantor Pos Cabang) sesuai rencana yang telah

ditetapkan.

2) Memeriksa kebenaran pengisian kas atau pengosongan kas besar maupun

kas kecil agar sesuai dengan pembukuan yang dilakukan.

i. Supervisor Bagian Antaran

1) Sub Bagian Persiapan Antaran

a) mempersiapkan kiriman pos yang akan dikirimkan.

b) menyediakan tas antaran untuk pengantar.

2) Sub Bagian Administrasi Antaran

a) mengolah surat-surat yang akan dikirimkan ketujuan masing-

masing.


commit to user

68

b) mempersiapkan dan membuat neraca.

j. Supervisor Bagian Teksar (Teknologi dan Sarana)

1) Mengelola semua barang peralatan kantor dan barang cetak untuk

menunjang operasional.

2) Mengelola dan mendayagunakan gedung, tanah, dan peralatan kantor.

3) Mengelola penggunaannya dan pemeliharaan aset perusahaan.

4) Mengadministrasi dan menyimpan naskah-naskah yang berkaitan dengan

aset perusahaan.

k. Supervisor Bagian SDM

1) Bertanggung jawab atas kelancaran tugas bawahan.

2) Membawahi bagian SDM dan administrasi.

3) Melakukan tatausaha kantor.

l. Supervisor Bagian Akuntansi

1) Mengawasi pemeriksaan dan pembukuan dokumen-dokumen sumber

baik transaksi penerimaan maupun pengeluaran.

2) Mengadministrasikan naskah akuntansi.

3) Mengawasi pengelolaan kas dan likuiditas kantor pos.

4) Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor pos dan wakil

kepala kantor pos.

m. Supervisor Bagian Keuangan

1) Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang dan surat berharga.

2) Mempertanggung jawabkan uang dan surat berharga.

3) Mengelola likuiditas kas.

4) Mengadministrasikan naskah-naskah yang berkaitan dengan keuangan.

n. Supervisor Bagian Pemasangan Korporat

1) Melaksanakan kegiatan pemasaran kepada instansi atau korporat

sehingga menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.

2) Mengadakan, memproses, dan mengawasi setiap adanya kerja sama

dengan pelanggan korporat atau instansi.

o. Supervisor Bagian Pemasaran Ritel


commit to user

69

1) Melaksanakan kegiatan pemasaran kepada perseorangan atau probadi

sehingga menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.

2) Mengadakan, memproses, dan mengawasi setiap adanya kegiatan

pemaran ritel.

6. Job Description Bagian SDM

a. Bagian SDM dipimpin oleh Supervisor, yang bertanggung jawab kepada Post

Master untuk selanjutnya disebut Supervisor SDM.

b. SDM mempunyai fungsi mengelola administrasi dan fungsi mengendalikan

kinerja serta pemanfaatan SDM.

c. Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam ayat 2, SDM

mempunyai tugas dan tanggung jawab :

1) Menyusun rencana kegiatan kantor.

2) Melaksanakan dan menyusun rencana kegiatan keprotokoleran kantor

pos dan Post Master.

3) Identifikasi kebutuhan atas perencanaan dan pengembangan SDM.

4) Melakukan perhitungan kebutuhan karyawan tetap dan outsource untuk

memenuhi pencapaian sasaran kantor pos.

5) Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan persetujuan Divisi

Regional VI.

6) Merencanakan program pelatihan dan pembekalan kepada karyawan

baru termasuk tenaga outsource.

7) Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam pembinaan terhadap

kedisiplinan, ketertiban, keamanan dan sikap kerja sera mental karyawan

dengan mengoptimalkan dan memberdayakan fungsi-fungsi yang ada.

8) Memelihara administrasi penggajian dan fasilitas lainnya.

9) Mengelola dan memelihara administrasi data SDM

10) Memelihara administrasi data dan pelaporan hasil penilaian kinerja

karyawan.

11) Melakukan analisis dan evaluasi kinerja karyawan kantor pos.


commit to user

70

d. Melaksanakan fungsi pembinaan SDM dan pembudayaan sikap kerja 5R di

lingkungan kerjanya.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Post Master.

f. Setiap bulan melaksanakan WASKAT dan membuat buku Laporan

Pemeriksaan Periodik.

7. Macam-macam Produk PT Pos Indonesia Surakarta

PT Pos Indonesia juga menyediakan berbagai macam produk menarik

yang ditawarkan kepada pelanggan. Produk tersebut dapat berupa produk jasa

maupun barang antara lain yaitu :

a. System Online Payment Point (SOPP)

System Online Payment Point merupakan produk utama PT Pos Indonesia

yang memberikan kemudahan prosedur pembayaran terkait dengan transaksi

keuangan. Hal itu terlihat dengan meningkatnya jumlah pengguna jasa

tersebut pada setiap tahunnya.

b. Kiriman Internasional

1) Express Post

Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan

lebih dari 200 negara dengan fasilitas track&trace.

2) EMS

EMS merupakan layanan premium PT Pos Indonesia untuk pengiriman

dokumen dan barang dagangan ke luar negeri.

3) Paket Pos Internasional

Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik paket pos internasional

udara maupun laut.

4) Wesel Pos Internasional

Layanan pengiriman uang dari dan ke 14 negara dan dapat dilayani oleh

seluruh kantor pos online wesel pos.

c. Jasa Keuangan Dengan Layanan Kelas Dunia

1) Wesel Pos Standar


commit to user

71

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan servis

level paling cepat 2 hari uang dapat diantar sampai ke rumah.

2) Wesel Pos Prima

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh dengan servis level

H+0/H+1.

3) Wesel Pos Instansi

Wesel yang secara tepat dan aman karena penerima dilengkapi dengan

pin.

4) Wesel Pos Belangganan

Pengiriman uang tujuan ke seluruh Indonesia dalam jumlah uang yang

rutin dan tetap, dan kiriman ini dapat diterima di rumah.

5) Wesel Pos Luar Negeri

Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan ke seluruh dunia

dan dengan servis H+0 dan dapat diterima disemua kantor pos jaringan.

d. Paket Pos

1) Paket Pos Biasa

Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut : darat laut

dengan berat maksimum 40 kg, udara dengan berat maksimum 30 kg.

2) Paket Pos Kilat –PPKH

Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dan ganti rugi jika

terjadi keterlambatan atau hilang.

e. Surat Pos

1) Surat Pos Biasa

Layanan pengiriman pesan secara impersif untuk semua lapisan

masyarakat.

2) Surat Pos Kilat Khusus

Kilat khusus merupakan bentuk pelayanan pengiriman surat dan barang.

Besarnya tarif berdasarkan jarak yang ditempuh yaitu disesuaikan dengan

jauh dekatnya daerah tujuan pengiriman.


commit to user

72

3) Pos Express

Pos express merupakan salah satu produk baru yang diberikan oleh PT

Pos Indonesia. Pos Express merupakan strategic business unit PT Pos

Indonesia yang dapat memberikan layanan dengan konsep premium class

service dalam pengiriman dokumen dan barang secara cepat, akurat, dan

terlacak serta didukung oleh teknologi informasi dan sumber daya

manusia yang profesional yang mengutamakan akurasi penyampaian,

timely delivery, consistant delivery, dan tarif yang kompetitif sehingga

dapat memberikan kepuasan yang maksimal kepada pelanggan.

f. Benda-benda Pos

Benda-benda pos yang tersedia yaitu perangko, kartu pos, perangko, materai,

wesel pos, amplop dll.

8. Kondisi Karyawan PT Pos Indonesia Surakarta

a. Jenis Karyawan

Karyawan PT Pos Indonesia Surakarta terdiri dari karyawan tetap dan

karyawan outsourcing.

b. Jumlah Karyawan

Sampai saat ini jumlah keseluruhan karyawan yang bekerja di PT Pos

Indonesia Surakarta adalah 280 orang, meliputi karyawan tetap 196 orang dan

karyawan outsourcing 84 orang.

c. Waktu Kerja

1) PT Pos Indonesia Surakarta menetapkan 5 hari kerja, yakni dari hari Senin

sampai hari Jumat. Khusus hari Sabtu buka untuk loket SOPP, kilat

khusus dan BPM.

2) Jam kerja untuk seluruh karyawan mulai 07.00 sampai 19.00 WIB (terdiri

dari 2 shif)

d. Cuti

Cuti merupakan hak karyawan baik karyawan tetap maupun karyawan

outsourcing. Dalam 1 tahun ada 12 hari kesempatan yang digunakan untuk

mengambil cuti.


commit to user

73

e. Hari Libur

Setiap karyawan yang bekerja di PT Pos Indonesia Surakarta berhak atas libur

resmi yang ditetapkan oleh pemerintah.

f. Fasilitas dan Jaminan Sosial

Sebagai kompensasi atas hasil kerja dari karyawan, perusahaan juga

memberikan fasilitas dan jaminan sosial untuk meningkatkan kesejahteraan

karyawan, untuk fasilitas pengobatan jika berada di RSUD Moewardi diganti

100% sesuai dengan kelasnya, sedangkan untuk RS Islam, RS Pantiwaluyo,

PKU Muhammadiyah mendapatkan ganti 80%, sedangkan di rumah sakit

swasta yang belum mengadakan kerjasama dengan Kantor Pos Surakarta

mendapatkan ganti 70% .

B. Deskripsi Hasil Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti mendeskripsikan tentang peranan sistem

informasi sumber daya manusia di PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam

mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dalam hal ini, peran sistem

informasi sumber daya manusia (SISDM) sangat penting karena akan

memberikan kemudahan serta percepatan sehingga dapat mendukung efektivitas

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM.

Berdasarkan dengan permasalahan yang diteliti, peneliti membahas

mengenai peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM di PT. Pos Indonesia (Persero)

Surakarta dan dampak apa saja yang diterima dengan penerapan aplikasi SISDM

di bagian SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Adapun deskripsi hasil

penelitian yang ada di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta pada bagian SDM

adalah sebagai berikut :

1. Gambaran Umum SISDM PT Pos Indonesia Surakarta

a. Penerapan SISDM Di PT Pos Indonesia Surakarta


commit to user

74

Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) pada hakikatnya adalah

suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan,

perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan tentang

sumber daya manusianya. PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta bagian SDM

telah menerapkan aplikasi SISDM sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan

Manajemen Pusat. Aplikasi SISDM dikembangkan dari kantor pusat PT Pos

Indonesia (Persero), dan bagian SDM di Kantor Pos Surakarta hanya tinggal

menerapkan aplikasi SISDM tersebut.

Menurut informan I pada wawancara tanggal 6 April 2011 bahwa :

”Disini penerapan aplikasi SISDM dimulai sejak tahun 2009 atas dasar

Kebijakan Manajemen Pusat. Untuk aplikasi SISDM sendiri, kita hanya tinggal

mengunduhnya dari pusat”.

Hal tersebut juga dipertegas oleh pernyataan informan II pada wawancara

tanggal 14 April 2011 sebagai berikut :

Penerapan aplikasi SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta yang

dilaksanakan sejak tahun 2009, dimaksudkan untuk mempermudah

pengolahan data administrasi yang berhubungan dengan kepegawaian

sehingga dapat disajikan secara cepat dan akurat. Kalau dulu menggunakan

teknik manual prosesnya sangat lama.

Dalam implementasinya, SISDM menggunakan sistem berbasis

komputer yang mengalami pengembangan dari waktu ke waktu. Penyebabnya

karena masih terdapat kekurangan fitur dalam SISDM yang digunakan. Setiap

versi memiliki tambahan fitur baru khususnya dalam perhitungan penggajian.

Menurut informan IV wawancara pada tanggal 6 April 2011 mengatakan

bahwa :

Dalam aplikasi SISDM selalu mengalami pengembangan dari waktu ke

waktu, di PT Pos Indonesia Surakarta telah mengalami beberapa versi, kira-


commit to user

75

kira ada 4 versi mulai dari versi 1,3; 1,4; 1.5.a; 1.5.1. Adanya perubahan

versi dikarenakan adanya penambahan kapasitas. Kalau masalah kecepatan

saya rasa sama saja, yang terutama ya adanya penambahan kapasitas.

Hal yang sama mengenai perubahan versi aplikasi SISDM juga

diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa:

“Sejak penerapan aplikasi SISDM, sudah terdapat 4 versi perubahan yaitu versi

1.3 ;1.4; 1.5.0a; 1.5.1. Sebentar lagi akan berubah lagi ke versi 1.6 tapi itu

masih dalam bentuk wacana mbak”.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 6 April 2011 peneliti juga dapat

mengungkapkan bahwa penerapan aplikasi SISDM sudah dimulai sejak tahun

2009, hal ini dapat dilihat peneliti lewat adanya surat edaran yang

mengharuskan PT Pos Indonesia menerapkan SISDM. Dan sejak 2 tahun

berjalan sudah terdapat 4 versi perubahan hal ini tampak pada adanya CD kaset

yang berisi software setiap versinya dan disimpan di ruang SDM.

Dari paparan data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan

aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia (Persero)

Surakarta sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat telah

mengalami beberapa perkembangan versi.

Dengan adanya pengembangan aplikasi SISDM di Kantor Pos Surakarta

diharapkan membantu kelancaran bagian SDM dalam pengelolaan data yang

berhubungan dengan kepegawaian, karena peran aplikasi SISDM melakukan

proses data secara cepat dan akurat. Sehingga dapat memberikan informasi

yang berkualitas kepada seluruh supervisor berkaitan dengan sumber daya

manusia perusahaan.

Agar SISDM dapat diterapkan secara optimal, maka diperlukan

komponen-komponen pendukung sistem informasi. Adapun komponen

pendukung SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta adalah sebagai berikut :

1) Hardware (Perangkat Keras)

Pada dasarnya proses pengembangan, perubahan, dan perbaikan

sistem sangat terkait dengan perlengkapan/peralatan sistem. Penggunaan


commit to user

76

perangkat keras komputer sebagai media di dalam menjalankan sistem

informasi mutlak dibutuhkan karena telah menempatkan komputer sebagai

pengolah data di dalam kedudukan yang sangat penting. Kantor Pos

Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM juga tidak lepas dari adanya

sarana penggunaan komputer tersebut. Bagian SDM sebagai pelaksana dan

pengembang dari aplikasi SISDM diharuskan memiliki berbagai sarana

pendukung.

Menurut informan IV pada wawancara tanggal 14 April 2011 yang

mengatakan bahwa : “Tanpa adanya komputer, tentu aplikasi SISDM tidak

akan berjalan. Disini kami memiliki 2 komputer yang dapat digunakan

untuk aplikasi SISDM dan semuanya dalam keadaan baik”.

Hal yang sama tentang penggunaan komputer juga diungkapkan oleh

informan II bahwa :

Komputer di bagian SDM yang berjumlah 2 itu semuanya dapat

digunakan untuk aplikasi SISDM, kami disini sebagai operator tinggal

memantau saja. Kalau ada gangguan kami bisa langsung kesana untuk

membantu memecahkan masalah yang berhubungan dengan komputer.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara

tanggal 12 April 2011 bahwa :”Tanpa adanya komputer maka penerapan

SISDM tidak akan dapat berjalan dengan lancar”.

Hal senada juga diungkapkan oleh peneliti berdasarkan observasi

tanggal 6 April 2011 bahwa dalam penerapan aplikasi SISDM di PT Pos

Indonesia Surakarta terdapat 2 komputer yang dapat digunakan dan kedua

komputer tersebut dalam keadaan baik.

Berdasarkan pernyataan dari ketiga informan diatas, dapat

disimpulkan bahwa tanpa adanya komputer maka penerapan aplikasi

SISDM tidak akan dapat berjalan dengan lancar karena semua data yang

dimasukkan akan diolah di dalam komputer.


commit to user

77

Sistem perangkat keras komputer terdiri dari empat unsur utama dan

satu unsur tambahan adalah communication link. Berikut penjelasan dari

masing-masing unsur adalah sebagai berikut :

a) Komponen alat masukan

Alat masukan adalah piranti untuk memasukkan data dan program yang

akan diproses di dalam komputer. Beberapa alat masukan diantaranya

adalah keybord, alat penunjuk (point device), dan scanner.

b) Komponen alat pemroses (Processor)

Alat pemroses adalah jantung komputer karena processor merupakan

pusat kendali dari sistem komputer. Alat pemroses tersebut adalah CPU

yang berfungsi untuk memberikan addres data dan program,

memasukkan dan mengambil data, memproses data secara arithmatic dan

logical, melaksanakan instruksi-instruksi secara berturut-turut.

c) Komponen alat keluaran (Output device)

Output device adalah piranti tempat mengeluarkan hasil proses komputer.

Pada komputer alat keluaran dapat berbentuk tampilan, cetakan, grafik,

suara, video, dan animasi. Alat output tampilan yang digunakan adalah

monitor atau layar tampilan. Alat output cetakan dapat menghasilkan

salinan kertas dari output yaitu printer. Alat output suara berupa speaker.

d) Komponen alat simpanan (storage)

Komponen alat simpanan dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu

Primary memory merupakan penyimpanan yang berhubungan langsung

dengan CPU. Primary memory yang dimiliki berupa Random Acces

Memory (RAM) bersifat informasi yang dikandungnya akan hilang bila

aliran listrik terputus. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang

mempunyai kapasitas besar dan bersifat nonvolatile untuk menyimpan

data dan program dalam kurun wwaktu yang tertentu. Simpanan yang

mempunyai ciri-ciri tersebut adalah external memory ( simpanan luar


commit to user

78

karena terletak di luar alat prosesnya). Termasuk dalam simpanan luar

adalah magnetic disk yang berupa hard disk dan diskette.

Spesifikasi hardware yang digunakan untuk pelaksanaan SISDM di

kantor Pos Surakarta bagian SDM yang berjumlah 2 komputer dengan

rincian sebagai berikut :

(1) Prosesor Pentium IV 2,4 GHz

(2) Hardisk 80GB

(3) Memory RAM 1GB

(4) Monitor 15’

(5) DVD RW

2) Software

Perangkat lunak komputer adalah komponen-komponen dalam sistem

pengolahan data yang berupa program-program untuk mengontrol kerja

sistem komputer. Fungsi perangkat lunak adalah mengidentifikasi program

komputer dan menyiapkan aplikasi program komputer sehingga tata kerja

seluruh peralatan komputer menjadi terkontrol serta mengatur dan membuat

pekerjaan yang berkaitan dengan komputer lebih efisien.

Perangkat lunak komputer yang digunakan berupa aplikasi-aplikasi

program yang pada dasarnya menggunakan window XP sebagai sistem

operasi.

Menurut informasi yang diperoleh dari informan I wawancara pada

tanggal 12 April 2011 mengatakan bahwa : “Di Kantor Pos Surakarta ini

kita tinggal mengunduh saja kalau masalah softwarenya, kami tidak

memiliki kewenangan, itu semua sudah diatur oleh pusat mbak”.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan II (wawancara pada

tanggal 18 April 2011) bahwa :

Masalah softwarenya kami sudah mengunduhnya dari pusat, kalau terjadi

sesuatu tentang software biasanya langsung pusat yang menangani kalau

kami sebagai server lokal bertindak sebagai operator tidak mampu

mengatasi.


commit to user

79

Berkaitan dengan software informan III, mengatakan bahwa :

“Software tentang aplikasi SISDM sudah merupakan kewenangan dari

pusat. Kami tidak mempunyai kewenangan dalam masalah itu mbak”.

Berdasarkan pernyataan dari informan I, II, dan III dapat disimpulkan

bahwa untuk masalah software di Kantor Pos Surakarta telah ditentukan dari

pusat Bandung, pihak Kantor Pos Surakarta tinggal menerima copiannya

dan menjalankan aplikasinya. Bagi semua karyawan PT Pos Indonesia dapat

membuka SISDM lewat internet explorer atau mozilla dengan mengakses

website http://simsdm.posindonesia.co.id

Berikut ini tampilan depan SIMSDM PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar IV.1 SISDM Pos Indonesia (Persero)

3) Brainware

Brainware adalah orang-orang yang bekerja di dalam bidang

komputer dan bidang yang berhubungan dengan komputer. Di Kantor Pos,

2 orang yang menangani bagian IT disebut sebagai operator yaitu orang-

orang yang menjaga sistem agar tetap beroperasi dalam melaksanakan

pekerjaan.

Sedangkan seorang karyawan di bagian SDM PT Pos Surakarta

bertindak sebagai user yang bertugas memasukkan data kedalam database

melalui software aplikasi yang telah disediakan.

4) Database (basis data)


commit to user

80

Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling

terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.

Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama

lain, tersimpan di simpanan luar komputer.

Menurut informan I pada wawancara tanggal 12 April 2011

mengatakan bahwa : “Data-data yang disimpan dalam database ini adalah

data karyawan tetap yang meliputi data SDM (biografi, keluarga,

pendidikan, cuti, diklat, kursus), mutasi (jabatan, pangkat dan golongan),

dan data gaji”.

Hal senada juga disampaikan oleh informan IV pada wawancara


Database disini berfungsi sebagai penyimpan data dari input data, yang

kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi SISDM dan setelah masuk

langsung diproses menjadi bank data dan sewaktu-waktu kita sudah siap

datanya.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 12 April 2011 peneliti dapat

mengemukakan bahwa database berisi segala data historis karyawan mulai

karyawan masuk sampai karyawan memasuki masa pensiun.

Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa database berisi

kelengkapan data karyawan Kantor Pos Surakarta mulai dari masuk sampai

dia pensiun. Data karyawan tersebut tersimpan dengan rapi di dalam

database bagian SDM dan sewaktu-waktu mencari mudah untuk

menemukan.

5) Jaringan

Jaringan adalah peralatan komunikasi data dimana kesemuanya

berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mendapatkan komunikasi.

Tipe jaringan yang digunakan bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta


commit to user

81

adalah sistem jaringan komputer yang menggunakan Local Area Network

(LAN).

Jaringan internet memiliki dampak yang besar terutama pada

komunikasi berbasis komputer daripada terhadap perkembangan di bidang

lainnya, dan telah menghasilkan aplikasi-aplikasi khusus, seperti internet

dan ekstranet. Secara sederhana, internet hanyalah kumpulan jaringan yang

dapat saling berhubungan. Internet bersifat umum, tiap orang yang memiliki

komputer dan akses ke media komunikasi dapat menjelajahi internet.

Menurut informan II (wawancara pada tanggal 18 April 2011) sebagai

berikut :

Sekarang komputer ini sudah dilengkapi dengan Eudora, sejenis chating

yang bisa digunakan untuk berkomunikasi dengan Devri dan kantor

cabang yang lain.

Pernyataan yang sama juga dikemukakan oleh informan III

(wawancara pada tanggal 12 April 2011) bahwa : “Adanya eudora telah

banyak membantu kami terutama ketika kami mengalami kesulitan dalam

pengolahan data. Biasanya kalau ada masalah bapak langsung menghubungi

Divre lewat eudora itu”.

Hal ini juga diperkuat oleh informan IV bahwa : “Semenjak adanya

eudora, di sini semakin mudah dalam memecahkan masalah. Dengan eudora

kami bisa berhubungan langsung dengan pusat”.


mengemukakan bahwa SISDM di PT Pos Indonesia juga dilengkapi dengan

eudora yaitu sejenis chating yang digunakan untuk berkomunikasi dengan

Kantor Pos lainnya di tingkat regional.

Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya

koneksi internet maka terdapat pula jaringan komunikasi yang dapat

langsung berhubungan dengan kantor pusat, antara lain Eudora yaitu suatu

jaringan komunikasi seperti chating tetapi hanya digunakan pada saat

berkomunikasi ke kantor pusat dan kantor-kantor cabang lainnya. Adanya


commit to user

eudora sangat membantu bagian SDM terutama pada saat mengalami

kesulitan dalam pengolahan data dengan segera dapat meminta petunjuk ke

kantor pusat.

b. Penerapan SISDM dalam

Di bagian SDM Kantor Pos Surakarta terdapat 2 kegiatan yang dilakukan

dengan menerapkan aplikasi SISDM. Kegiatan tersebut sebagai berikut :

1) Pengelolaan Administrasi Karyawan

Gambar IV.2 Pengolahan data historis karyawan

Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam

pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian.

Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan

dengan kelengkapan dari proses administrasi umum yang berhubung

dengan karyawan.

Proses awal dari pengelolaan administrasi karyawan tidak lepas dari

program pengisian Bendel Kepegawaian. Data yang digunakan sebagai

masukan database aplikasi SISDM adalah seluruh data karyawan tetap PT

Pos Indonesia (Persero) Surakar

Bendel Kepegawaian berisi ijazah Sekolah paling akhir, SKKB, daftar

riwayat hidup, Surat Keputusan Pengangkatan.

Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diungkapkan oleh informan VI

(wawancara tanggal 6 April 2011)

patokannya pada Bendel Kepegawaian...Semua mengacu dari Bendel

Kepegawaian yang didapat sejak karyawan melamar di PT Pos ini



dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja



Pengelolaan Administrasi Karyawan

Gambar IV.2 Pengolahan data historis karyawan

asarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam



dengan kelengkapan dari proses administrasi umum yang berhubung




Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Pada awal karyawan masuk di dalam


riwayat hidup, Surat Keputusan Pengangkatan.


(wawancara tanggal 6 April 2011) sebagai berikut : “Input data SISDM


Kepegawaian yang didapat sejak karyawan melamar di PT Pos ini”.

82





asarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam



dengan kelengkapan dari proses administrasi umum yang berhubungan




ta. Pada awal karyawan masuk di dalam



Input data SISDM


.


commit to user

83

Hal senada juga dikuatkan dan ditambahkan oleh pernyataan informan

I (wawancara tanggal 14 April 2011) sebagai berikut : “Yaa...kita

memasukkan data mengacu dari Bendel Kepegawaian yang berisi segala

macam data karyawan. Bendel Kepegawaian ini tersimpan dengan rapi

disini”.

Setelah karyawan masuk dan bekerja di PT Pos, selalu mengalami

perubahan baik dalam gaji maupun data historisnya. Sehingga dalam Bendel

Kepegawaian pun juga mengalami penambahan berkas-berkas lainnya. Hal

ini dipertegas oleh informan IV (wawancara tanggal 14 April 2011) tentang

penambahan berkas dalam Bendel Kepegawaian karyawan di Kantor Pos

Surakarta, sebagai berikut :

Bentuk input data untuk aplikasi SISDM adalah Bendel Kepegawaian

yang berisi daftar riwayat hidup, surat nikah, akta kelahiran anak, Surat

Pengangkatan, Surat Kenaikan Gaji mulai dari gaji pertama sampai gaji

yang diterima saat ini dan masih banyak lagi. Sedangkan jika ada

perubahan karyawan bisa langsung lapor ke bagian SDM, misalnya saja

kalau waktu melamar karyawan tersebut belum menikah setelah bekerja

di Pos menikah dan mempunyai anak maka harus segera melapor dan

menyerahkan bukti surat-suratnya misalnya Surat Nikah dan Akta

Kelahiran Anak. Jadi setiap saat Bendel Kepegawain isinya juga

mengalami perubahan. Hal ini dipergunakan untuk mempengaruhi gaji

tunjangannya dan kalau mereka tidak lapor akan ada sanksi berupa sanksi

administrasi yaitu penundaan kenaikan gaji dan tunjangan.


mengemukakan bahwa untuk input data SISDM patokannya dari Bendel

kepegawaian. Semua data karyawan mulai dari awal masuk disimpan di

dalam sini. Kalau ada karyawan yang mengalami kenaikan pangkat, maka

Surat Keputusan tentang Kenaikan Pangkat juga ada di dalam sini. Jadi

Bendel Kepegawaian ini menyimpan seluruh berkas-berkas karyawan.


commit to user

84

Dari paparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Bendel

Kepegawaian berisi data sejak karyawan melamar sampai karyawan bekerja

di PT Pos itu sendiri. Data yang ada di dalam Bendel Kepegawaian tersebut

menjadi acuan dalam aplikasi SISDM. Selanjutnya setiap terdapat

perubahan data, karyawan bisa langsung melaporkan ke bagian SDM. Kalau

terdapat perubahan dan karyawan tidak segera melaporkan, maka akan

mendapat sanksi administrasi berupa penundaan kenaikan gaji dan

tunjangan.

Disini juga terlihat bahwa dalam proses input data masih

mengandalkan kemampuan manual pegawai. Sehingga terlihat waktu awal

pemasukan data pekerjaan SDM sangat berat karena memasukkan data

seluruh karyawan satu per satu. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang

diungkapkan oleh informan IV (wawancara tanggal 12 Maret 2011) sebagai

berikut :

Memang mbak...untuk awalnya pemasukan data, pekerjaan disini sangat

berat karena kami memasukkan datanya satu per satu. Tetapi untungnya

semua data tersebut bertahap. Dan kalau data sudah masuk dalam

aplikasi SISDM, akan mudah untuk mencarinya, tinggal gunakan kode

semua sudah terlihat.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan I pada wawancara

tanggal 12 April 2011 bahwa :

Yaaa awalnya memang berat karena satu per satu data karyawan harus

dimasukkan dan itu membutuhkan ketelitian dari petugas yang

memasukkan karena bagaimanapun juga komputer hanya menerima

perintah dari orang kalau perintahnya saja sudah salah maka outputnya

pun akan salah terus. Tapi kalau datanya sudah dimasukkan dengan benar

dan komputer memprosesnya, output yang dihasilkan tentu sudah benar.

Nantinya pekerjaan kita sudah ringan mencari data karyawan tinggal

masukkan kode udah akan terlihat semua.


commit to user

85

Berdasarkan observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat

mengemukakan bahwa untuk memasukkan data SISDM, memerlukan

teknik manual yaitu data harus dimasukkan satu per satu. Sehingga

diperlukan ketelitian karena kalau salah akan mempengaruhi data karyawan

yang disimpan dalam database.

Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pada awal

pemasukan data sangat berat tapi pada akhirnya menjadi ringan karena

adanya SISDM. Dengan begitu jika sewaktu-waktu membutuhkan data

kepegawaian tinggal mencari dengan kode saja sudah muncul. Disini

terlihat adanya kolaborasi antara kemampuan personel dengan teknologi

komputasi yang digunakan dalam menjamin validitas data yang masuk ke

dalam sistem informasi sumber daya manusia. Untuk melihat data historis

pegawai yang telah diolah bagian SDM maka menu yang harus dibuka Peg

12. Berikut ini gambar yang ditampilkan dalam Peg 12 :

Gambar IV.3 Menu pegawai SISDM PT Pos Indonesia


commit to user

86

Gambar IV.4 Tampilan Peg 12

Dari data Kepegawaian yang ditampilkan dalam Peg 12 akan tampak

historis pendidikan, historis isteri, historis anak, historis kenpa/kenga,

historis mutasi, historis pelatihan, historis penilaian, historis SMKI, historis

penghargaan, historis masa tidak hadir, dan historis hukdis.

2) Sistem Penggajian

Penerapan aplikasi SISDM di bagian SDM PT Pos Indonesia

Surakarta juga membantu petugas dalam mengolah gaji. Penggajian

karyawan berdasarkan data dari Peg 12. Perhitungan gaji karyawan yaitu

karyawan menerima gaji bersih dari gaji kotor dikurangi potongan-

potongan. Potongan tersebut antara lain PPh, pensiun, taspen, THT, AMS,

Jamsostek, dana kematian, dan SPPI. Setiap tahunnya gaji karyawan akan

mengalami perubahan. Perubahan itu disebabkan karena adanya

penambahan tunjangan dan kenaikan gaji berkala. Penambahan tunjangan

disebabkan karena adanya mutasi keluarga dan kenaikan gaji berkala yang

dilakukan setiap dua tahun sekali. Untuk kenaikan pangkat di PT Pos

Indonesia berdasarkan apabila karyawan sudah dinyatakan cakap, nilainya

sudah masuk ke Personal Value. Kecakapan seorang karyawan dilihat dari

kualitas, kuantitas, dan kehadiran karyawan selama bekerja di Pos. Dari


commit to user

87

ketiga hal tersebut, nilai yang harus dicapai minimal 60 untuk dapat

dinyatakan cakap.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan IV (wawancara tanggal 14

April 2011) sebagai berikut :

Penggajian karyawan juga ditentukan atas kehadiran. Kalau karyawan

selama bekerja di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta ini rajin tidak

pernah bolos maka akan mempengaruhi kenaikan gradenya. Kecuali

kalau karyawan tersebut memang sedang melakukan cuti tahunan, cuti

besar, ataupun pegawai wanita sedang melahirkan anak ketiga maka itu

tidak dihitung bolos kerja.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan I (wawancara tanggal

12 April 2011) sebagai berikut :

Kenaikan gaji disini juga dipengaruhi oleh tunjangan gradenya. Kalau

gradenya bisa naik maka bisa menaikkan gajinya. Nilai masing-masing

karyawan dan supervisor akan divalidasi oleh kepala kantor.


mengemukakan bahwa sistem penggajian di PT Pos Indoensia Surakarta

berdasarkan Sistem Balas Jasa. Dimana gaji tersebut diberikan sesuai

kehadirannya selama bekerja di PT Pos Indonesia.

Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem

penggajian karyawan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta juga

berdasarkan sistem balas jasa yaitu gaji diberikan sesuai dengan

kehadirannya selama bekerja di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta,

kecuali karyawan yang sedang melakukan cuti tahunan, cuti besar, maupun

cuti melahirkan.

Kemudian data yang tersimpan dalam aplikasi SISDM bisa dibuka

oleh semua karyawan PT Pos yang telah mendapat izin hak login untuk

melihat apakah datanya benar-benar sudah valid dan akurat. Jika terjadi


commit to user

88

kesalahan dalam pemasukan data maka karyawan bisa langsung melapor ke

bagian SDM untuk merubahnya. Untuk melihat daftar penggajian maka

seluruh karyawan dapat melihat ke menu Kug-7. Berikut tampilan dalam

Kug 7 :

Gambar IV.5 Tampilan Kug-7

Sehubungan dengan aplikasi SISDM, telah dibentuk suatu standarisasi

tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang

telah ditetapkan. Keuntungan dari hal ini :

a) Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar

informasi menggunakan kode.

b) Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab user tidak perlu

mengingat daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua

dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.

c) Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai

dalam pengoperasiannya.

d) Setiap histori yang dimiliki oleh karyawan akan direkam selama atau

sebanyak jumlah data yang akan disimpan.

c. Hambatan yang Dialami dalam Penerapan Aplikasi SISDM

Selama adanya penerapan aplikasi SISDM, di bagian SDM Kantor Pos

Surakarta juga mengalami kendala yaitu :


commit to user

89

1) Pengisian data master karyawan yang tidak lengkap.

Beberapa karyawan terkadang tidak mengisi data pribadi secara

lengkap. Hal ini sangat membingungkan karyawan bagian SDM untuk

memasukkan ke dalam aplikasi SISDM. Data yang tidak diisi secara

lengkap membuat komputer tidak mau menyimpan.

Menurut pernyataan yang diungkapkan oleh informan I wawancara

tanggal 12 April 2011 :

Kadang-kadang ada mbak karyawan yang tidak lengkap dalam mengisi

data pribadi. Padahal data tersebut harus ada dalam aplikasi sistem

informasi sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan kami kesulitan

dalam memasukkannya. Karena komputer tidak mau menyimpan kalau

data yang harus diisi tidak lengkap.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara

tanggal 12 April 2011 bahwa : “Waktu itu ada mbak beberapa karyawan

tidak mengisi data pribadi secara lengkap, padahal itu harus dimasukkan ke

dalam aplikasi sistem informasi sumber daya manusia. Dan hal ini sangat

menghambat kerja kami”.


mengemukakan bahwa banyak juga karyawan yang tidak memberikan data

historisnya secara lengkap di dalam Bendel Kepegawaian. Misalnya dalam

daftar riwayat hidup tidak mencantumkan bahasa yang dikuasai, golongan

darah dan masih banyak lagi. Kurangnya data tentang karyawan tersebut

membuat petugas yang mengolah SISDM menjadi kesulitan.

2) Adanya antivirus yang jarang di update

Di Kantor Pos Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM tidak lepas

dari adanya antivirus yang dipergunakan. Namun, terkadang karyawan tidak

sadar bahwa antivirus yang digunakan sudah tidak update dan

mengakibatkan virus masuk dalam jaringan komputer. Kalau dibiarkan virus

tersebut akan mempengaruhi program komputer yang digunakan. Dan


commit to user

90

akhirnya membuat pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan data

menjadi terhambat, karena karyawan tidak bisa mengolah data, padahal data

harus segera diolah.

Menurut pernyataan informan I wawancara pada tanggal 27 April

2011 sebagai berikut :

Kami pernah mengalami kendala dalam penyusunan daftar Kug 7,

terpaksa kami harus memanggil bagian IT tapi kok ya masih belum bisa.

Selain itu hambatan yang pernah saya rasakan juga masalah virus. Saya

pernah mbak mengalami komputer ini terserang virus, padahal saya harus

mengolah data ini dengan segera. Hal ini sangat mengganggu pekerjaan

terutama yang berkaitan dengan aplikasi SISDM.

Hal yang sama juga dinyatakan oleh informan IV pada wawancara


Iya mbak...waktu itu bapak pernah mengalami adanya virus yang masuk

dalam komputer. Padahal data itu harus segera diolah, masuknya virus

yang masuk disebabkan oleh komputer di bagian SDM jarang

mengupdate antivirus yang ada. Biasanya kita mengandalkan bagian IT

kalau masalah itu.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan II bahwa :

“Dulu pernah komputer di bagian SDM kemasukan virus, itu membuat kami

sebagai petugas SDM yang bertugas mengolah data menjadi kesulitan”.

3) Kurangnya tenaga ahli di bidang komputer

Penggunaan sistem informasi berbasis komputer dalam penerapan

aplikasi SISDM memerlukan tenaga ahli di bidang komputer agar

pelaksanaan pengolahan data yang berbasis komputer menjadi lancar. Akan

tetapi Kantor Pos Surakarta masih mengalami beberapa keterbatasan dalam

tenaga ahli di bidang komputer.

Menurut informasi yang diungkapkan oleh informan IV pada

wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa :


commit to user

91

Bagian SDM masih kekurangan tenaga ahli di bidang komputer,

sehingga bila ada kerusakan harus minta tolong bagian IT kalau bagian

IT tidak bisa kita perlu bantuan pusat.

Hal serupa juga diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal

14 April 2011 sebagai berikut : “Sebenarnya bagian SDM sudah

mempunyai seorang tenaga ahli yang telah dibekali pelatihan tentang

SISDM. Tapi kalau karyawan tersebut sedang sakit atau ada perlu lain dan

saya juga pergi tentu akan kesulitan”.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 12 April peneliti dapat

mengemukakan bahwa di bagian SDM petugas yang memiliki keahlian di

bidang SISDM hanya 1 orang, padahal kalau seandainya petugas tersebut

tidak masuk bisa saja mengalami kesulitan dalam SISDM.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa bagian SDM di

Kantor Pos Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM masih memerlukan

tenaga ahli di bidang komputer. Sehingga diperlukan tenaga ahli komputer

lagi demi kelancaran penerapan aplikasi SISDM.

d. Upaya yang Dilakukan Untuk Mengatasi Hambatan dalam Penerapan

Aplikasi SISDM

Untuk mengatasi beberapa kendala yang dihadapi dalam aplikasi SISDM

di Kantor Pos Surakarta telah mengupayakan pemecahan masalah yang terjadi

terkait dengan penerapan aplikasi SISDM. Upaya-upaya yang dilakukan guna

mengatasi hambatan tersebut antara lain :

1) Pengisian kelengkapan identitas dari karyawan

Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengisian data, maka

karyawan harus dipanggil satu per satu ke bagian SDM untuk mengisi data

biografinya yang belum lengkap. Dengan adanya identitas yang diisi secara

lengkap akan memudahkan karyawan bagian SDM dalam mengolah data

karyawan.


commit to user

92

Menurut informan I pada wawancara tanggal 12 April 2011,

mengatakan bahwa untuk mengatasi hambatan yang ada di Kantor Pos

Surakarta guna meningkatkan efektivitas kerja karyawan dalam penggunaan

aplikasi sistem informasi sumber daya manusia meliputi :

Yaaa.. untuk mengatasi hambatan point yang (1) kami memanggil

karyawan untuk melengkapi identitas pribadinya, dengan kelengkapan

identitas tersebut nanti komputer baru bisa memprosesnya. (2) internet

disini sudah dilengkapi dengan eudora yaitu semacam chating untuk

berhubungan dengan Divre jika sewaktu-waktu kami mengalami

kesulitan dalam hal pengisian rumus. (3) kami meminta bagian IT untuk

mengupdate antivirus, sehingga komputer dapat terlindung dari virus-

virus yang akan merusak jaringan.

Mengenai keharusan melengkapi identitas diri juga diungkapkan oleh

informan IV bahwa :

Identitas diri dari setiap karyawan harus benar-benar lengkap. Kalau

tidak lengkap nanti komputer tidak mau menyimpan. Dulu pernah mbak

ada karyawan yang tidak melengkapi identitas nama sekolah di masa

SDnya, ya terpaksa kami harus memanggil karyawan tersebut untuk

melengkapinya.

Menurut informan V mengatakan bahwa : “Beberapa karyawan yang

tidak mengisi data historisnya secara lengkap, maka kami harus memanggil

satu per satu karyawan untuk mengisi datanya”.

2) Perlindungan antivirus yang otomatis

Perlindungan antivirus yang berada dalam komputer harus senantiasa

diupdate. Hal ini untuk menghindari adanya virus yang masuk dalam

komputer. Antivirus sangat perlu karena dalam suatu komputer kalau tidak

ada antivirus maka sudah dipastikan komputer tersebut memiliki virus yang

beraneka ragam.


commit to user

93

Pernyataan ini diperkuat oleh informan II pada wawancara tanggal 28

April 2011 bahwa :

Kami telah memberikan program antivirus untuk melindungi komputer

dari virus-virus yang akan merusak jaringan program di dalam komputer.

Antivirus tersebut ada yang langsung otomatis dari server dan ada juga

langsung antivirus yang diupdate setiap 2jam sekali di komputer bagian

SDM.

Hal yang sama tentang perlindungan antivirus juga dinyatakan oleh

informan III pada wawancara tanggal 18 April 2011 bahwa :

Kami sudah memberikan perlindungan antivirus di komputer bagian

SDM tersebut. Antivirus juga selalu diupdate untuk menghindari

terjadinya virus-virus yang masuk. Antivirus yang kami pakai adalah

kaspresky dan lisensi.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti juga dapat

mengemukakan bahwa untuk melindungi komputer dari virus-virus yang

masuk, bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta sudah memberikan

antivirus. Antivirus yang dipakai adalah kaspresky”.

3) Mengadakan pelatihan bagi karyawan yang belum mengerti tentang aplikasi

SISDM

Untuk mengatasi kurangnya staf yang terlatih, upaya-upaya yang

dilakukan antara lain mengadakan pelatihan komputer kepada staf karyawan

dengan cara mengirimkan dan mengikutsertakan karyawan bagian SDM

pada diklat dan seminar-seminar tentang SISDM.

Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada

wawancara tanggal 6 April 2011 sebagai berikut :

Yaaa untuk mengatasi kendala staf karyawan yang kurang terlatih dalam

bidang komputer maka diadakan pelatihan komputer, selain itu juga


commit to user

94

dilakukan pengiriman dan pengikutsertaan karyawan pada diklat dan

seminar-seminar tentang komputer.

Pernyataan ini diperkuat oleh informan IV pada wawancara tanggal 28

April 2011 bahwa :

Iya beberapa kali saya telah mengikuti pelatihan tentang komputer. Hal

itu sangat menambah ilmu saya dalam pengetahuan tentang komputer.

Apalagi di bagian SDM sudah dilengkapi dengan SISDM.

e. Sistem Pengamanan dalam Penerapan Aplikasi SISDM

Bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta memberikan perlindungan

integritas dan keamanan aplikasi SISDM, sehingga informasi pribadi karyawan

tidak akan jatuh ke tangan orang-orang yang tidak berkepentingan. Karena

pemakai tidak sah yang dapat mengakses pengolahan SISDM dapat

mendatangkan kerusakan.

Menurut informan I (wawancara tanggal 12 April 2011) sebagai berikut :

Ow...dalam aplikasi SISDM di Kantor Pos Surakarta tidak sembarangan

orang bisa membukanya, orang yang telah diberi kewenangan dari Divri

saja yang dapat membukanya. Kalau semua orang bisa membuka nanti

kalau disalahgunakan bisa berbahaya mbak karena itu menyangkut data

pribadi semua karyawan.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan III (wawancara tanggal 18

April 2011) sebagai berikut :

Karena pengolahan data melalui aplikasi SISDM ini bersifat rahasia, maka

di sini hanya bapak dan saya yang bisa membukanya yang telah diberi

kewenangan dari Divre.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan II bahwa :

“Untuk SISDM, tidak semua orang mendapatkan passwordnya. Kalau semua

orang tahu maka bisa bahaya mbak”.


commit to user

95


mengemukakan bahwa untuk mengolah data yang berhubungan dengan

SISDM diperlukan password untuk masuk dan tidak semua karyawan tahu

passwordnya. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan data yang ada dalam

SISDM.

Berdasarkan paparan di atas dapat disimpulkan bahwa PT Pos Indonesia

Surakarta untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan dalam aplikasi sistem

informasi sumber daya manusia, maka tidak semua orang dapat membuka

aplikasi sistem informasi sumber daya manusia karena untuk membukanya

sendiri dibutuhkan password yang tidak semua orang pun tahu. PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta, hanya pimpinan SDM dan satu karyawan yang

memang sudah diberi kewenangan dari Devri untuk ditugaskan mengolah data

agar bisa membuka aplikasi sistem informasi sumber daya manusia tersebut.

Selain itu, kalau ada data yang hilang, bagian SDM telah memiliki copy

dalam bentuk hardisk, yang disimpan dalam server lokal, Devri Semarang dan

di komputer pusat Bandung.

2. Peranan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan

a. Sebagai Sistem Pendukung Operasi

Sebagai sistem pendukung operasi (operations support system). Maka

sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses

transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mendukung komunikasi dan

kerja sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan yang pada

akhirnya dapat meningkatkan keunggulan kompetitif.

Menurut informan I pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai

berikut bahwa :

Semenjak adanya SISDM, proses pengolahan data karyawan di PT Pos

Indonesia Surakarta ini menjadi sangat mudah. Kalau dulu kita

menggunakan proses manual sangat lama, sekarang pekerjaan di bagian

SDM sudah lebih maju.


commit to user

96

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara


Iya mbak...penerapan SISDM telah membantu kami dalam pengolahan data

karyawan, selain itu SISDM juga sudah terhubung langsung dengan pusat.

Jadi kalau ada masalah kami bisa langsung menghubungi pusat.Ya

mengingat fungsi SISDM sendiri sebagai pengolah data dan penyimpan

data, membuat kami bisa menghemat tenaga dan waktu.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan V bahwa :

“Semenjak adanya SISDM, pekerjaan di bagian SDM menjadi semakin mudah.

Karena Sebagian besar pekerjaan sudah dikerjakan menggunakan aplikasi

SISDM”.


mengemukakan bahwa penerapan SISDM membuat pekerjaan di bagian SDM

PT Pos Indonesia Surakarta mengalami kemajuan. Karena sebagian besar

pekerjaan sudah dilakukan dengan SISDM. Pekerjaan yang dulunya dikerjakan

secara manual sekarang telah dikerjakan dengan SISDM.

Berdasarkan paparan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa

peranan SISDM sebagai penundukung operasi terbukti telah membantu

karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia dalam mengolah data yang

berhubungan dengan kepegawaian. Hal ini dikarenakan fungsi SISDM sebagai

pengolah data dan penyimpan data membuat karyawan bisa menghemat waktu

dan tenaga dalam bekerja. Fungsi SISDM sebagai pengolah data dan

penyimpan data adalah sebagai berikut :

1) Sebagai Pengolah Data

Penerapan aplikasi SISDM telah menggantikan peran manusia yang

dulunya sebagai pengolah informasi, sekarang telah digantikan oleh SISDM

sebagai pengolah data. Petugas tinggal memasukkan input data untuk SISDM,

kemudian komputer akan mengolah data tersebut menjadi informasi yang

berguna bagi pemakainya.


commit to user

97

2) Sebagai Penyimpan Data

Penerapan aplikasi SISDM juga berperan sebagai penyimpan data. Hal

ini terbukti dengan mudahnya mencari data tentang kepegawaian tanpa

memerlukan waktu yang lama dalam pencarian.

b. Sebagai Sistem Pendukung Pengambil Keputusan

Sebagai sistem pendukung keputusan (decision support system). Maka,

Sistem informasi sumber daya manusia adalah serangkaian proses yang

mencakup pada pengumpulan bahan, peringkasan, dan penganalisaan data yang

berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Aktivitas-

aktivitas rekruitmen, seleksi pelatihan dan pengembangan, manajemen karir,

kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat

waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan. SISDM dirancang untuk

membantu para manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif.

Menurut informan V pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai

berikut :

Dulu waktu kami masih menggunakan proses manual, semua pekerjaan

yang berhubungan dengan kepegawaian dilakukan sangat lama. Misalnya

kalau ada pegawai yang akan naik pangkat, kami harus memilah satu

persatu siapa saja yang akan naik pangkat terus kami memberikan laporan

kepada Divri. Itu kan gag efektif mbak, tapi sekarang dengan SISDM pihak

pusat sudah bisa memantau kondisi kepegawaian yang ada di seluruh

Indonesia, dengan begitu pimpinan bisa tahu siapa saja yang akan naik

pangkat ataupun yang akan naik gaji.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara


Ya...dahulu adanya kenaikan pangkat itu berdasarkan permintaan dari pusat.

Jadi kita diberikan formulir yang harus diiisi pegawai yang akan naik

pangkat, pegawai yang akan pensiun. Proses itu kan sangat lama mbak

karena kita harus memilahnya satu per satu. Tapi sekarang dengan adanya


commit to user

98

SISDM, Divri tidak perlu lagi mengajukan pertanyaan karena sudah bisa

melihat kondisi kepegawaiannya.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan I bahwa :

“Sekarang Divre sudah bisa memantau siapa saja yang akan naik pangkat

ataupun mutasi, kalau dulu kami mengusulkan tapi semenjak adanya SISDM

pihak Divre atau pusat bisa melihat secara otomatis”.


mengemukakan bahwa dengan kemudahan yang diberikan SISDM dalam

mengolah data karyawan maka semakin mudah juga pimpinan dalam

pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan SISDM secara otomatis dapat

dipantau langsung di Divre dan pusat.

Dari paparan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penerapan

SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia Surakarta telah

membantu pimpinan tingkat atas dalam proses pengambilan keputusan. Karena

SISDM mengelola data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi

yang berguna bagi manajemen dalam aktivitas pembuatan keputusan.

Informasi merupakan data yang telah diolah yang mempunyai makna bagi

penggunanya, SISDM juga menyajikan data secara cepat, mudah dan akurat.

Sehingga pimpinan tidak perlu lagi bertanya kepada bagian SDM tentang

kondisi kepegawaian karyawannya. Pentingnya peran informasi bagi pemimpin

adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang.

Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan

informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup

fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.

3. Dampak Penerapan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja

Dengan penerapan aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta telah memberikan beberapa dampak dalam

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dampak tersebut berupa dampak

positif dan dampak negatif yaitu :


commit to user

99

a. Dampak positif penerapan aplikasi SISDM dalam pelaksanaan kerja

karyawan bagian SDM

1) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan bagian SDM

Efektivitas kerja adalah keberhasilan pelaksanaan seluruh program kerja

yang menjadi tugas dan tanggung jawab para karyawan sehingga mencapai

hasil yang sama atau lebih besar dari sasaran yang telah ditentukan.

Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan informan IV (wawancara

tanggal 7 April 2011) sebagai berikut :

Sekarang pengerjaan pengolahan administrasi karyawan lebih mudah dan

cepat. Dulu kalau membuat surat menggunakan mesin tik manual, waktunya

cukup lama dan cukup sulit. Tapi sekarang menggunakan komputer, tinggal

ketik kemudian print, apa lagi kita sudah punya soft copy untuk semua jenis

surat. Jadi lebih cepat dan mudah.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan II (wawancara tanggal


Aplikasi SISDM, sangat membantu saya melakukan pekerjaan terutama

dalam mengolah data karyawan dan gaji. Dulu pekerjaan yang saya kerjakan

terasa begitu lama, tapi setelah penerapan SISDM lebih mudah sehingga

pekerjaan bisa cepat selesai. Jadi bisa dikatakan menghemat waktu dan

tenaga mbak...

Selain hasil wawancara di atas, peneliti juga dapat mengungkapkan hal

senada berdasarkan observasi tanggal 14 April 2011 bahwa semenjak adanya

SISDM, pekerjaan di bagian SDM menjadi semakin mudah karena sebagian

besar pekerjaan sudah dilakukan melalui SISDM. Dengan kemudahan dan

kecepatan yang didapat dari SISDM bisa menghemat waktu dan tenaga

karyawan dalam bekerja.


commit to user

100

Dari data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi

SISDM PT Pos Indonesia Surakarta, membantu petugas dalam mengolah data

administrasi karyawan. Sehingga dengan kecepatan dan kemudahan yang

diterima, telah mengefektivitaskan dan mengefisiensikan pelaksanaan kerja

karyawan di bagian SDM.

2) Informasi yang disajikan lebih cepat dan akurat

Penerapan aplikasi SISDM PT Pos Indonesia Surakarta sejak tahun 2009

terbukti sangat cepat dalam menyajikan data. Hal ini sesuai dengan yang

diungkapkan oleh informan I (wawancara tanggal 7 April 2011) sebagai

berikut :

Dulu kami ketika diberi pekerjaan yang membutuhkan pengolahan data

yang penuh ketelitian dan harus diserahkan dalam waktu yang cepat pula

sangat menguras tenaga dan pikiran kita. Tetapi sekarang dengan SISDM

semua dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat sehingga kalau ada yang

meminta datanya kita dapat segera menyajikannya.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan II (wawancara tanggal


Apa yang dikatakan Bapak benar mbak, dengan penerapan aplikasi SISDM

saya sangat mudah dan cepat dalam menyajikan data jika sewaktu-waktu

kepala kantor mengadakan pemeriksaan. Bahkan setiap karyawan sudah

bisa melihat data historisnya dengan mengakses website

simsdm.posindonesia

Menurut informan III bahwa : “Dengan SISDM, segala pekerjaan dapat

dilakukan dengan mudah dan cepat. Bahkan dalam menyajikan informasi di

bagian SDM sudah tidak memakan waktu lama kalau mau melihat misalnya

pegawai yang akan pensiun. Dengan menggunakan kode semua sudah bisa

terlihat”.


commit to user

101

Pada tanggal 18 April 2011 peneliti melakukan observasi sehingga dapat

mengemukakan bahwa dengan penerapan SISDM membantu karyawan dalam

menyajikan data secara cepat dan akurat. Hal ini terlihat pada saat peneliti

ingin melihat data yang ada dalam SISDM. Dengan cepat petugas langsung

menyajikan, hanya memasukkan kode semua sudah bisa terlihat.

Dari paparan data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan

SISDM membantu karyawan dalam menyajikan data secara cepat dan akurat.

Segala informasi yang dibutuhkan tentang kepegawaian yang ada di PT Pos

Indonesia Surakarta dapat disajikan secara cepat dan akurat. Karena tidak

memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data.

3) Mengurangi biaya operasional

Menurut informan V pada wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa:

“Semenjak adanya penerapan SISDM tentu perusahaan memperoleh

keuntungan dalam menekan biaya produksi. Biaya yang dikeluarkan menjadi

lebih sedikit daripada sebelumnya”. Menurut informan IV sebagai berikut

bahwa “Dengan penerapan SISDM yaitu munculnya teknologi baru yang

membantu petugas SDM dalam mengolah data selain menghasilkan informasi

yang cepat dan akurat juga menekan biaya produksi”.

Hal yang sama tentang pengurangan biaya operasional juga diungkapkan

oleh informan I pada wawancara tanggal 18 April 2011 bahwa :

Dahulu sebelum ada SISDM, petugas SDM banyak melakukan pekerjaan

dengan menggunakan sistem manual. Tetapi semenjak penerapan SISDM

segala pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat. Namun

demikian, di bagian SDM menjadi timbul pengurangan tenaga kerja. Hal ini

tentu mengurangi perusahaan dalam menekan pengeluaran biaya.

Berdasarkan informasi dari ketiga informan di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa Dengan adanya pengurangan tenaga kerja di bagian SDM,

maka PT Pos Indonesia Surakarta juga menekan biaya dalam hal pemberian

gaji karyawan. Semakin sedikit biaya yang dikeluarkan maka akan semakin

besar kesejahteraan yang diterima karyawan. Meskipun dengan sedikit


commit to user

102

karyawan tapi dengan penerapan SISDM bisa menghasilkan produk yang sama

bahkan lebih berkualitas daripada sebelumnya

b. Dampak negatif penerapan aplikasi SISDM dalam mendukung

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM

1) Pengurangan Tenaga Kerja

Dalam hal ini, penerapan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia

menyebabkan beberapa karyawan dimutasikan karena beberapa pekerjaan di

bagian SDM telah dilakukan dengan SISDM. Hal ini terbukti beberapa

karyawan telah dimutasikan ke bagian lain.

Menurut pernyataan yang diungkapkan oleh informan I (wawancara

tanggal 7 April 2011) sebagai berikut :

Begini mbak, semenjak adanya SISDM ini, karyawan di bagian SDM telah

mengalami pengurangan tenaga kerja. Yang dulunya dari 7 orang sekarang

menjadi 5 orang. Yang 2 kami mutasikan ke bagian lain, menggantikan

karyawan yang telah pensiun.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV (wawancara tanggal

12 April 2011) sebagai berikut : “Ow bener mbak...dulu kami mempunyai

anggota 7 orang, tapi sekarang sudah berkurang menjadi 5 orang. Itu sudah

termasuk dengan pimpinan, 1 sekretaris, dan 3 staf SDM”.

Menurut informan V bahwa : “Yaaa, sejak adanya SISDM kami sudah

mengalami pengurangan pegawai. Hal ini dikarenakan sebagian besar

pekerjaan sudah dilakukan dengan SISDM”.

Hal yang sama juga peneliti ungkapkan berdasarkan observasi tanggal 18

April 2011 bahwa di bagian SDM jumlah karyawan hanya 5 orang, setiap

karyawan sudah mendapatkan pekerjaan sendiri-sendiri.

Dari paparan data di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa adanya

pengurangan hasil wawancara tenaga kerja di bagian SDM PT Pos Indonesia


commit to user

103

Surakarta dikarenakan sebagian besar pekerjaan telah menggunakan SISDM.

Dimana SISDM dapat mengolah data secara cepat dan akurat.

C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori

Adanya perkembangan teknologi informasi yang terjadi saat ini, memaksa

semua pihak yang terlibat dalam proses produksi baik barang maupun jasa, untuk

menghadapinya. Untuk itulah penerapan sistem informasi sumber daya manusia

harus dilaksanakan secara profesional artinya dilaksanakan secara totalitas

sehingga informasi yang didapatkan cukup akurat, relevan, aktual dan cepat

didapat apabila dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Berbagai

aspek informasi sumber daya manusia mulai dari perencanaan sampai pemisahan

tenaga kerja membutuhkan pengelolaan yang tepat. Penerapan Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan, sangat berperan mendukung kegiatan

operasional Departemen Sumber Daya Manusia yang lebih efektif dan efisien.

Dalam subbab ini, dikemukakan analisis data yang berhasil dikumpulkan

peneliti, berdasarkan penelitian yang telah dilakukan. Temuan studi yang dapat

dihubungkan dengan kajian teori adalah sebagai berikut :

1. Gambaran SISDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta

a. Pelaksanaan SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta

Menurut Henry (2006:65) “Sistem informasi sumber daya manusia

adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan,

mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah

organisasi tentang SDM, aktivitas SDM, dan karakteristik organisasinya”.

Menurut Handoko (1996:237) Kemampuan perusahaan dalam memperoleh,

menyimpan, memelihara, dan menggunakan informasi personalia merupakan

faktor krusial manajemen sumber daya manusia, banyak perusahaan besar

terutama di negara-negara maju telah menyadari pentingnya pemenuhan

kebutuhan informasi personalia. Mereka mengembangkan suatu sistem


commit to user

104

informasi sumber daya manusia dengan maksud untuk meningkatkan kualitas

dan mendukung program-program personalia mereka.

SISDM yang biasanya menggunakan komputer dan teknologi canggih

lainnya untuk mengolah data dimana mencerminkan aktivitas harian sebuah

perusahaan, diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk memudahkan

proses pengambilan keputusan.

Berdasarkan teori di atas maka SISDM yang diterapkan di PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta juga dilatarbelakangi untuk memudahkan proses

pengolahan data kepegawaian sehingga dapat membantu pusat dalam proses

pengambilan keputusan. Dengan SISDM yang telah dikembangkan sejak tahun

2009 di Kantor Pos Surakarta, membantu manajer tingkat atas dalam

mengakses semua informasi yang dibutuhkan untuk keputusan-keputusan

rekruitmen, promosi, penggajian, atau pengembangan.

b. Komponen Dasar SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta

Sistem informasi sumber daya manusia terbentuk dari beberapa

komponen. Setiap komponen harus berfungsi secara benar agar sistem ini

berfaedah bagi organisasi. Pada intinya, sistem merupakan seperangkat

aktivitas yang mengambil masukan, mengubahnya ke dalam unsur yang

berguna, dan kemudian mengeluarkan unsur itu ke tempat yang dapat

dimanfaatkan.

Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan bahwa input yang

digunakan untuk fungsi masukan SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta

mengacu pada Bendel Kepegawaian. Yang nantinya akan diolah di dalam

database komputer bagian SDM. Setiap waktunya Bendel Kepegawaian ini

akan mengalami penambahan berkas. Hal ini dikarenakan karyawan yang

bekerja di PT Pos Surakarta juga mengalami perubahan, misalnya dalam hal

mutasi keluarga. Data yang telah diolah dalam database akan tersimpan secara

otomatis dan dikeluarkan dalam bentuk informasi berisi segala macam historis

pegawai. Informasi tersebut juga dapat dipakai untuk proses pengambilan

keputusan para manajer tingkat atas. Sistem komputerisasi melakukan fungsi

ini secara akurat dan cepat.


commit to user

105

Berdasarkan dari temuan studi tersebut yang dapat dihubungkan dengan

teori yakni menurut Henry Simamora (2006:69) Ada tiga komponen fungsional

yang utama dalam setiap SISDM, komponen tersebut adalah fungsi masukan,

fungsi pemeliharaan data, dan fungsi keluaran. Fungsi masukan adalah

memasukkan informasi personalia ke dalam SISDM. Setelah data dimasukkan

ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data akan memperbaharui dan

menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Ketika data baru

dimasukkan ke dalam sistem, sangatlah penting untuk menyimpan data lama

dalam bentuk informasi historis. Kemudian fungsi yang paling nyata dari

sebuah SISDM adalah keluaran yang dihasilkannya. Untuk menghasilkan

keluaran yang bernilai bagi pemakai komputer, SISDM harus mengolah

keluaran itu, melakukan komputasi yang diperlukan dan kemudian memformat

penyajiannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem

yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program yang

sangat canggih untuk melakukan ribuan komputasi dalam hitungan menit,

menampilkan grafik berwarna, dan mengirimkan hasilnya secara simultan

lewat kabel dan satelit ke komputer pribadi para pimpinan. Sehingga dapat

dianalisis bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan.

c. Sistem Keamanan dalam Aplikasi SISDM

Menurut Henry (2006:66) bahwa Departemen SDM harus menyusun

kebijakan dan pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sistem

informasi sumber daya manusia, sehingga informasi tidak jatuh ke tangan

orang-orang yang tidak berkepentingan.

Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan, sistem keamanan yang

dipakai dalam aplikasi SISDM yang digunakan di PT Pos Indonesia Surakarta

adalah dengan penggunaan password. Password hanya bisa dibuka oleh

karyawan yang telah diberikan kewenangan dari pusat. Sehingga dengan sistem

keamanan tersebut dapat menghindarkan dari orang-orang yang tidak

berkepentingan dalam memperoleh akses data karyawan.

2. Peranan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan



commit to user

106

Menurut O’Brien (2005) Sistem Pendukung Operasi memproses data

yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem

informasi untuk penunjang operasi adalah untuk memproses transaksi bisnis,

dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. Menurut

Porter (1985) bahwa agar suatu perusahaan lebih unggul dari para pesaingnya,

perusahaan harus mampu memproduksi barang atau jasa sejenis seperti yang

diproduksi oleh para pesaingnya dengan beaya yang lebih murah. Untuk dapat

mempunyai keunggulan dibandingkan perusahaan lain maka perusahaan

tersebut harus mempunyai nilai lebih dibanding dengan perusahaan lain. Hal

tersebut telah dilakukan PT Pos Indonesia (Persero) dalam mengembangkan

sebuah sistem yang berkenaan dengan kepegawaian. Dimana di dalam SISDM

merupakan suatu program aplikasi komputer yang berisikan tentang

manajemen sumber daya manusia yang dapat membantu kelancaran

perusahaan dalam mencapai tujuannya karena program aplikasi ini dapat

memproses data secara cepat dan akurat.

Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan bahwa sistem informasi

sumber daya manusia sangat berperan dalam menunjang kegiatan operasi.

Dengan penerapan SISDM kegiatan yang dilakukan terutama dalam hal

pengolahan data dan penggajian karyawan semakin mudah. Hal ini

dikarenakan sistem informasi sumber daya manusia secara otomatis sudah

mengolah data secara akurat dan cepat, petugas hanya memasukkan input

datanya, kemudian komputer akan memproses data tersebut. Sistem yang

terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan tepat. Jadi dapat

dianalisis bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan.

b. Sebagai Sistem Pendukung Keputusan

Robert L. Trewatha dan M. Gene Newport dalam Fitri (2002:4)

mengemukakan tentang makna pengambilan keputusan, adalah proses memilih

rangkaian/tindakan diantara dua macam alternatif yang ada (atau lebih) guna

mencapai pemecahan atas problema tertentu.


commit to user

107

Semua kegiatan yang dilakukan oleh dan di dalam perusahaan

memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan

menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang

melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar

perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab itu, informasi berguna untuk semua

macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi

sumber daya manusia dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan

banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu

mempermudah manajemen, membantu serta menunjang proses pengambilan

keputusan manajemen. Karena sistem informasi sumber daya manusia

menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi

sumber daya manusia tersebut dilaksanakan.

Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan, informasi

memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin

adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang.

Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan

informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup

fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.

Penerapan SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia

Surakarta telah membantu pimpinan tingkat atas dalam proses pengambilan

keputusan. Karena SISDM mengelola data sedemikian rupa sehingga

menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen dalam aktivitas

pembuatan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diolah yang

mempunyai makna bagi penggunanya, SISDM juga menyajikan data secara

cepat, mudah dan akurat. Jadi dapat dianalisis bahwa ada kesesuaian antara

teori dengan temuan studi di lapangan.


commit to user

108

3. Dampak SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan

a. Dampak Positif

Dampak positif penggunaan sistem informasi sumber daya manusia pada

PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mendukung pelaksanaan kerja

karyawan di bagian SDM adalah sebagai berikut :

1) Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Karyawan Bagian SDM

Menurut Susilo Martoyo (2000:4) pengertian efektivitas yaitu

“Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan

yang hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan

kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapt

dicapai dengan hasil yang memuaskan”. Menurut Handoko (1997:7) bahwa

“Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau

peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan”.

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja karyawan dalam

perusahaan (http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja definisi-

faktor-yang.html; diakses tanggal 15 Maret):

9) Waktu

10) Tugas

11) Produktivitas

12) Motivasi

13) Evaluasi kerja

14) Pengawasan

15) Perlengkapan dan fasilitas

16) Lingkungan kerja

Dengan penerapan sistem informasi sumber daya manusia akan

mengefektifkan kerja karyawan. Pekerjaan yang dulunya dilakukan manual

sekarang dengan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia semua dapat

dilaksanakan dengan mudah, akurat dan cepat. Kemudahan dalam mengelola

data karyawan membuat efektivitas kerja karyawan semakin meningkat

sehingga tujuan organisasi pun dapat segera tercapai. Jadi dapat disimpulkan

bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan.


commit to user

109

2) Menyajikan Data secara Cepat dan Akurat

Bahwa adanya sistem informasi sumber daya manusia dengan cepat

dapat menyajikan data yang telah diolah menjadi informasi yang berguna untuk

pengambilan keputusan. Selain itu, sistem informasi sumber daya manusia

dapat diakses dengan mudah, pengguna tinggal memasukkan username dan

password untuk membukanya.

b. Dampak Negatif :

Dampak negatif penggunaan sistem informasi sumber daya manusia pada

PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mendukung pelaksanaan kerja

karyawan di bagian SDM adalah sebagai berikut :

1) Pengurangan Tenaga Kerja

Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia terdapat

pengurangan tenaga kerja. Hal ini disebabkan karena semakin lengkapnya

aplikasi sistem informasi sumber daya manusia membuat beberapa staf

karyawan di bagian SDM mengalami pengurangan.

Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Peter Drucker

dalam Baedhowi (2007:1) bahwa Pesatnya perkembangan teknologi telah

mengubah paradigma dalam bekerja, yaitu lebih mengutamakan pola

efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan. Oleh karena itu di jaman yang serba

teknologi ini banyak kegiatan yang dulunya mengandalkan tenaga manusia

sekarang telah diambil alih oleh teknologi canggih.

Berdasarkan teori di atas, maka pengurangan tenaga kerja di bagian

SDM Kantor Pos Surakarta terjadi karena sebagian pekerjaan sudah dilakukan

dengan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia sehingga tidak

membutuhkan banyak pekerja dalam mengolah data. Banyaknya pekerja yang

menganggur menimbulkan terjadinya pengurangan tenaga kerja di bagian

SDM. Dengan penerapan sistem informasi sumber daya manusia telah

mengefektifkan kerja karyawan, yang dulunya menggunakan mesin ketik

manual sekarang dengan mudah dan cepat dilakukan dengan aplikasi sistem

informasi sumber daya manusia.


commit to user

110

BAB V

SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN

A. SIMPULAN

Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan dan analisis data yang

dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan guna menjawab perumusan masalah

dan tujuan yang telah ditetapkan dalam penelitian ini. Adapun simpulan dari

penelitian ini adalah :

1. Peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada PT Pos Indonesia (Persero)

Surakarta adalah sebagai berikut :


SISDM sebagai pendukung operasi terbukti telah membantu karyawan

bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mengolah data

yang berhubungan dengan kepegawaian. Hal ini dikarenakan fungsi SISDM

sebagai pengolah dan penyimpan data membuat karyawan bisa menghemat

waktu dan tenaga dalam bekerja. Fungsi SISDM sebagai pengolah data dan

penyimpan data adalah sebagai berikut :

3) Sebagai Pengolah Data

Penerapan aplikasi SISDM telah menggantikan peran manusia yang

dulunya sebagai pengolah data, sekarang telah digantikan oleh SISDM.

Petugas tinggal memasukkan input data untuk SISDM, kemudian

komputer akan mengolah data tersebut menjadi informasi yang berguna

bagi pemakainya.

4) Sebagai Penyimpan Data

Penerapan aplikasi SISDM juga berperan sebagai penyimpan data. Data

yang telah dimasukkan akan diolah di dalam komputer dan sudah

tersimpan secara otomatis. Hal ini terbukti dengan mudahnya mencari


commit to user

111

data tentang kepegawaian tanpa memerlukan waktu yang lama dalam

pencarian.

b. Sebagai Sistem Pendukung Pengambil Keputusan

Pentingnya peran informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil

keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang

dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat

akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak

dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.

Penerapan SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia

Surakarta telah membantu pimpinan tingkat atas dalam proses pengambilan

keputusan. Karena SISDM mengelola data sedemikian rupa sehingga

menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen dalam aktivitas

pembuatan keputusan. Informasi merupakan data yang diolah dan

mempunyai makna bagi penggunanya, SISDM juga menyajikan data secara

cepat, mudah dan akurat. Sehingga pimpinan tidak perlu lagi bertanya

kepada bagian SDM mengenai kondisi kepegawaian karyawannya.

2. Dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung


Surakarta.

Dengan penerapan aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta telah memberikan beberapa dampak dalam

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dampak tersebut berupa dampak

positif dan dampak negatif yaitu :

Dampak Positif :

a. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan bagian SDM

Penerapan aplikasi SISDM PT Pos Indonesia Surakarta, membantu petugas

dalam mengolah data kepegawaian. Pekerjaan yang dulunya dilakukan

manual sekarang dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Sehingga

dikatakan penerapan SISDM dapat mengefektifkan dan mengefisiensikan

kerja karyawan bagian SDM.


commit to user

112

b. Informasi yang disajikan lebih cepat dan akurat

Penerapan SISDM membantu karyawan dalam menyajikan data secara

cepat dan akurat. Segala informasi yang dibutuhkan tentang kepegawaian di

PT Pos Indonesia Surakarta dapat disajikan secara cepat dan akurat. Karena

tidak memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data.

c. Pengurangan biaya

Dengan adanya pengurangan tenaga kerja di bagian SDM, maka PT Pos

Indonesia Surakarta juga menekan biaya dalam hal pemberian gaji

karyawan. Semakin sedikit biaya yang dikeluarkan maka akan semakin

besar kesejahteraan yang diterima karyawan. Meskipun dengan sedikit

karyawan tapi dengan penerapan SISDM bisa menghasilkan produk yang

sama bahkan lebih berkualitas daripada sebelumnya.

Dampak Negatif :

a. Pengurangan Tenaga Kerja

Banyaknya karyawan yang menganggur menimbulkan terjadinya

pengurangan tenaga kerja di bagian SDM. Hal ini dikarenakan sebagian

besar pekerjaan telah menggunakan aplikasi SISDM. Dimana SISDM dapat

mengolah data secara cepat dan akurat, sehingga tidak membutuhkan

banyak tenaga manusia.

B. IMPLIKASI

Berdasarkan kesimpulan penelitian yang telah dikemukakan di atas,

sebagai implikasi hasil penelitian adalah sebagai berikut :

1. Penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung


Surakarta, sudah berjalan dengan baik namun hal ini perlu untuk lebih

ditingkatkan lagi karena masih adanya hambatan dalam penerapan sistem

informasi sumber daya manusia di bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero)

Surakarta. Apabila hambatan-hambatan yang timbul dalam penerapan sistem


commit to user

113

informasi sumber daya manusia tersebut dapat diatasi maka sistem informasi

sumber daya manusia akan memberikan peranan yang lebih besar lagi terhadap

peningkatan pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM.

2. Hasil penelitian ini dapat menumbuhkan kesadaran dan pemikiran bagi pihak-

pihak yang berkaitan terutama Supervisor dan karyawan bagian SDM bahwa

penerapan sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam

mendukung pelaksanaan kerja sehingga apabila Supervisor dan karyawan

bagian SDM ingin mencapai hasil yang maksimal, hendaknya tetap menjaga

kualitas bekerja dengan cara lebih meningkatkan ketrampilan dan wawasan

dalam hal aplikasi sistem informasi sumber daya manusia.

C. SARAN

Berdasarkan simpulan dari hasil penelitian yang dikemukakan pada

bagian terdahulu, maka peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan

dapat berguna bagi kemajuan PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta bagian SDM

atau pihak-pihak yang terkait dalam hal ini. Adapun saran yang disampaikan

adalah sebagai berikut :

1. Kepada Pimpinan

a. Untuk menghindari terlambatnya penyerahan data karyawan sebaiknya

pimpinan SDM memberikan sosialisasi kepada seluruh karyawan PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta untuk mengisi data historis secara lengkap

misalnya dengan memberikan suatu formulir yang harus diisi seluruh

karyawan. Dengan demikian karyawan tidak perlu dipanggil satu per satu ke

ruang SDM, karena pengisian formulir sudah dikoordinir di setiap bagian.

b. Alangkah baiknya PT Pos Indonesia Surakarta mengadakan diklat atau

pelatihan kepada seluruh karyawan bagian SDM secara rutin untuk

menambah keterampilan dan wawasan karyawan bagian SDM terutama

dalam hal penerapan sistem informasi sumber daya manusia.


commit to user

114

2. Untuk Karyawan bagian SDM

Alangkah baiknya jika karyawan bagian SDM yang sudah mengikuti pelatihan

dan pembinaan dalam hal aplikasi sistem informasi sumber daya manusia lebih

ditingkatkan lagi agar dalam penerapannya dapat mendukung pelaksanaan

kerja. Dengan mengikuti pelatihan ataupun diklat yang diadakan dari pusat

maka akan menambah keterampilan dan wawasan sehingga karyawan SDM

akan lebih banyak mengetahui manfaat dari penerapan sistem informasi

sumber daya manusia.

3. Untuk Karyawan bagian IT

Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang menghambat penerapan sistem

informasi sumber daya manusia adalah antivirus yang jarang diupdate. Oleh

sebab itu, alangkah baiknya jika bagian IT mengupdate antivirus secara rutin

setiap minggunya. Karena jika komputer mengalami kerusakan, aplikasi sistem

informasi sumber daya manusia tidak dapat berjalan dengan lancar sehingga

menghambat pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM.

peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam

Documents