1. PKP2A II LAN MAKASSAR1

2. LATAR BELAKANGPKP2A II LAN MAKASSAR Aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasiyang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomisadalah dengan menerapkan standard operatingprocedures (SOP) pada seluruh prosespenyelenggaraan administrasi pemerintahan. Standard operating procedures, penyelenggaraanadministrasi pemerintahan dapat berjalan denganpasti, berbagai bentuk penyimpangan dapatdihindari, atau bahkan meskipun terjadipenyimpangan, maka dapat ditemukanpenyebabnya.2 3. DASAR HUKUMPKP2A II LAN MAKASSAR Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentangPenyelenggaraan Pemerintahan Yang Bersih dan Bebas KKN. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang SistemPerencanaan Pembangunan Nasional. Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata CaraPeran Serta Masyarakat Dalam Penyelenggaraan Negara. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 tentang RencanaPembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2004-2009. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang PercepatanPemberantasan Korupsi. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman UmumPenyelenggaraan Pelayanan Publik..3 4. PKP2A II LAN MAKASSARTUJUAN DAN SASARAN (1) TUJUAN: untuk memberikan pedomanbagi seluruh instansi pemerintahdalam mengidentifikasi, merumuskan,menyusun, mengembangkan,memonitor serta mengevaluasistandard operating procedures (SOP)administrasi pemerintahan sesuaidengan tugas pokok dan fungsi yangdilaksanakannya.4 5. TUJUAN DAN SASARAN (2)SASARAN: Setiap instansi pemerintah sampaidengan unit yang terkecil memiliki SOP-nyamasing-masing Penyempurnaan proses penyelenggaraanpemerintahan Ketertiban dalam penyelenggaraanpemerintahan Peningkatan kualitas pelayanan kepadamasyarakatPKP2A II LAN MAKASSAR5 6. PENGERTIAN SOPPKP2A II LAN MAKASSAR Standard Operating Procedures (SOP) adl serangkaianinstruksi tertulis yg dibakukan mengenai berbagaiproses penyelenggaraan administrasi pemerintahan,bgm dan kapan harus dilakukan, dimana dan olehsiapa dilakukan. Standard Operating Procedures (SOP) adl instruksisederhana, utk menyelesaikan tugas rutin dgn cara ygpaling efektif dlm rangka memenuhi persyaratanoperasional. Secara sederhana Standard Operating Procedures(SOP) diartikan sbg penetapan tertulis mengenai apayg hrs dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.6 7. MANFAAT SOP (1)PKP2A II LAN MAKASSAR Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawaidalam menyelesaikan pekerjaan yang menjaditugasnya Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yangmungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalammelaksanakan tugas Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaantugas dan tanggungjawab individual pegawai danorganisasi secara keseluruhan Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidaktergantung pada intervensi manajemen, sehingga akanmengurangi keterlibatan pimpinan dalampelaksanaan proses sehari-hari7 8. MANFAAT SOP (2)PKP2A II LAN MAKASSARMeningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugasMenciptakan ukuran standar kinerja yang akanmemberikan pegawai cara konkrit untukmemperbaiki kinerja serta membantumengevaluasi usaha yang telah dilakukanMemastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraanpemerintahan agar dapat berlangsung dalamberbagai situasiMenjamin konsistensi pelayanan kepadamasyarakat, baik dari sisi mutu, waktu danprosedur8 9. MANFAAT SOP (3)PKP2A II LAN MAKASSARMemberikan informasi mengenai kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalammelaksanakan tugasnyaMemberikan informasi bagi upaya peningkatankompetensi pegawaiMemberikan informasi mengenai beban tugas yangdipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakantugasnyaSebagai instrumen yang dapat melindungi pegawaidari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhanmelakukan penyimpangan .9 10. MANFAAT SOP (4)PKP2A II LAN MAKASSARMenghindari tumpang tindih pelaksanaantugasMembantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahanprosedural dalam memberikanpelayananMembantu memberikan informasi yangdiperlukan dalam penyusunan standarpelayanan, sehingga sekaligus dapatmemberikan informasi bagi kinerja pelayanan10 11. PKP2A II LAN MAKASSARPRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP (1) Kemudahan dan kejelasan: Prosedur2 yg distandarkanhrs dpt dgn mudah dimengerti dan diterapkan oleh semuapegawai bahkan seseorang yg sama sekali baru dlm tugaspelaksanaan tugasnya. Efisiensi dan efektivitas: Prosedur yg distandarkan hrsmrp prosedur yg paling efisien dan efektif dlm prosespelaksanaan tugas. Keselarasan: Prosedur2 yg distandarkan hrs selaras dgnprosedur2 standar lain yg terkait. Keterukuran: Output dari prosedur yg distandarkanmengandung standar kualitas (mutu) tertentu yg dptdiukur pencapaian keberhasilannya.11 12. PKP2A II LAN MAKASSARPRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP (2) Dinamis: Prosedur yg distandarkan hrs dgn cepat dptdisesuaikan dgn kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan ygberkembang dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahan Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani):Prosedur yg distandarkan hrs mempertimbangkan kebutuhanpengguna (customers needs) shg dpt memberikan kepuasan kpdpengguna. Kepatuhan hukum: Prosedur2 yg distandarkan hrs memenuhiketentuan dan PP yang berlaku. Kepastian hukum: Prosedur yg distandarkan hrs ditetapkanoleh pimpinan sbg sebuah produk hukum yg ditaati,dilaksanakan dan menjadi instrumen utk melindungi pegawaidari kemungkinan tuntutan hukum.12 13. PKP2A II LAN MAKASSARPRINSIP-PRNSIP PELAKSANAAN SOP (1)Konsisten: SOP hrs dilaksanakan secara konsistendari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dlmkondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasipemerintahan.Komitmen: SOP hrs dilaksanakan dgn komitmenpenuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level ygpaling rendah dan tertinggi.Perbaikan berkelanjutan: Pelaksanaan SOP hrsterbuka thd penyempurnaan2 utk memperolehprosedur yg benar2 efisien dan efektif.13 14. PKP2A II LAN MAKASSARPRINSIP-PRNSIP PELAKSANAAN SOP (2) Mengikat: SOP hrs mengikat pelaksana dlm melaksanakantugasnya sesuai dgn prosedur standar yg telah ditetapkan. Seluruh unsur memiliki peran penting: Seluruh pegawaiperan2 ttt dlm setiap prosedur yg distandarkan. Jikapegawai ttt tdk melaksanakan perannya dgn baik, makaakan mengganggu keseluruhan proses, yg akhirnya jgberdampak pd proses penyelenggaraan pemerintahan. Terdokumentasi dengan baik: Seluruh prosedur yg telahdistandarkan hrs didokumentasikan dgn baik, shg dptselalu dijadikan referensi bg setiap mrk yg memerlukan.14 15. PKP2A II LAN MAKASSARSIKLUS PENYUSUNAN SOP15 16. Persiapan Membentuk Timdankelengkapannya Melakukanpelatihan-pelatihanbagianggota tim Memberitahukankepada seluruhunit tentangkegiatanpenyusunan SOPPenilaianKebutuhan Menyusunrencana tindakpenilaiankebutuhan Melakukanpenilaiankebutuhan Membuat sebuahdaftar mengenaiSOP yang akandikembangkan Membuatdokumenpenilaiankebutuhan SOPPengembangan PengumpulanInformasi danIndentifikasiAlternatif Analisis danPemilihanAlternatif Penulisan SOP Pengujian danRiviu SOP Pengesahan SOPIntegrasi dalamManajemen Perencanaanpenerapan Pemberitahuan Distribusi danaksibilitas PelatihanpemahamanMonitoring danEvaluasi Monitoring EvaluasiProses Penyusunan SOP 17. JENIS-JENIS SOP (1) SOP TEKNISPKP2A II LAN MAKASSARSOP teknis adl standar prosedur yg sangat rinci danbersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dgn sangatteliti shg tdk ada kemungkinan2 variasi lain.SOP teknis banyak digunakan pd bidang2: teknik, spt:perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaankendaraan, pengoperasian alat2, dll; kesehatan,pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien padaunit gawat darurat, medical check up, dll.Dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOPteknis dpt diterapkan pd bidang2: pemeliharaan saranadan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing),kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan2 kpdmasyarakat, kepegawaian dll.17 18. JENIS-JENIS SOP (2) SOP ADMINISTRATIFPKP2A II LAN MAKASSARSOP administratif adl standar prosedur ygdiperuntukkan bagi jenis2 pekerjaan yg bersifatadministratif.Dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahanlingkup makro, SOP administratif dpt digunakan utkproses2 perencanaan, pengganggaran, dll, atau secaragaris besar proses dlm siklus penyelenggaraanadministrasi pemerintahan.Dlm lingkup mikro, SOP administratif disusun utkproses2 administratif dlm operasional seluruh instansipemerintah, dari mulai level unit organisasi yg palingkecil sampai pd level organisasi secara utuh, dlmmenjalankan tugas pokok dan fungsinya.18 19. FORMAT SOP (1)PKP2A II LAN MAKASSARFormat terbaik SOP adl yg dpt memberikan wadahserta dapat menstransmisikan informasi ygdibutuhkan secara tepat dan memfasilitasiimplementasi SOP secara konsisten. Format SOP dptberbentuk:1. Langkah sederhana (Simple Steps)Simple steps dpt digunakan jika prosedur yg akandisusun hanya memuat sedikit kegiatan danmemerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dptdigunakan dlm situasi dimana hanya ada bbrp orgyg akan melaksanakan prosedur yg telah disusun.Dan biasanya merupakan prosedur rutin. Dlm simplesteps ini kegiatan yg akan dilaksanakan cenderungsederhana dgn proses yg pendek.19 20. FORMAT SOP (2)PKP2A II LAN MAKASSAR2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jikaprosedur yg disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkaninformasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikitpengambilan keputusan. Dlm hierarchical steps langkah2 yg telahdiidentifikasi dijabarkan kedlm sub2 langkah secara terperinci.3. Grafik (Graphic)Jika prosedur yg disusun menghendaki kegiatan yg panjang danspesifik, maka format ini dpt dipakai. Dlm format ini proses yg panjangtsb dijabarkan ke dlm sub2 proses yg lebih pendek yg hanya berisibbrp langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dlm melaksanakanprosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dlm menggambarkanprosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.20 21. FORMAT SOP (3)PKP2A II LAN MAKASSAR4. Diagram Alir (Flowcharts)Flowcharts mrp format yg biasa digunakan jikadlm SOP tsb diperlukan pengambilan keputusanyg banyak (kompleks) dan membutuhkanjawaban ya atau tidak yg akan mempengaruhisub langkah berikutnya. Format ini jugamenyediakan mekanisme yg mudah utk diikutidan dilaksanakan oleh para pegawai melaluiserangkaian langkah2 sbg hasil dari keputusan ygtelah diambil.21 22. PKP2A II LAN MAKASSAR 31/3/2009SIMBOL-SIMBOL SOP (1)22 23. PKP2A II LAN MAKASSARSIMBOL-SIMBOL SOP (2)23 24. PKP2A II LAN MAKASSARSIMBOL-SIMBOL SOP (3)24 25. PKP2A II LAN MAKASSARSIMBOL-SIMBOL SOP (4)25 26. PKP2A II LAN MAKASSARSIMBOL-SIMBOL SOP (5)26 27. PKP2A II LAN MAKASSARSIMBOL-SIMBOL SOP (6)27 28. DOKUMEN SOP (1)PKP2A II LAN MAKASSAR1. HALAMAN JUDUL (COVER)28 29. DOKUMEN SOP (2)PKP2A II LAN MAKASSAR2. KEPUTUSAN PIMPINAN KEMENTERIAN/LEMBAGA/ PEMDAKrn Dokumen SOP merupakan pedomansetiap pegawai (baik pejabat struktural,fungsional atau yg ditunjuk utkmelaksanakan satu tugas dan tanggungjawabttt), maka dokumen ini hrs memilikikekuatan hukum. Dlm halaman selanjutnyasetelah halaman judul, disajikan keputusanPimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda ttgpenetapan dokumen SOP ini.29 30. DOKUMEN SOP (3)PKP2A II LAN MAKASSAR3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOPDaftar isi ini dibutuhkan utk membantumempercepat pencarian informasi dan menulisperubahan/revisi yg dibuat utk bagian ttt dariSOP terkait. (Catatan: Pada umumnya, krnprosedur2 yg di SOP-kan akan mencakupprosedur dari seluruh unit kerja, makakemungkinan besar dokumen SOP akan sangattebal. Oleh krn itu, dokumen ini dpt dibagi kedlm beberapa bagian, yg masing2 memilikidaftar isi)30 31. DOKUMEN SOP (4)PKP2A II LAN MAKASSAR4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAANSbg sebuah dokumen yg menjadi manual, makadokumen SOP hendaknya memuat penjelasanbgm membaca dan menggunakan dokumentsb. Isi dari bagian ini antara lain mencakup :Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedurdibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan,memuat ringkasan singkat mengenai proseduryg dibuat; dan Definisi/Pengertian2 umum,memuat bbrp definisi yg terkait denganprosedur yg distandarkan.31 32. DOKUMEN SOP (5)PKP2A II LAN MAKASSAR5. STANDARD OPERATING PROCEDURESBagian ini adl bagian inti dari dokumen SOP.Utk memudahkan implementasinya,sebaiknya SOP dibagi ke dlm klasifikasi ttt,sesuai dgn kebutuhan instansi.32 33. PKP2A II LAN MAKASSARKELENGKAPAN ISI SOP (1)1. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan2. Satuan Kerja/unit kerja3. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan4. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP ini dibuat5. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi6. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan7. Pengesahan oleh pejabat yg berkompeten8. Dasar hukum, peraturan perundang2 yg mendasari prosedur9. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan prosedur ygdistandarkan dgn prosedur lain yg distandarkan10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan2 ygterjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan).Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan ygmungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketikaprosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yg ditimbulkan. Dlmhal ini dijelaskan pula bgm cara mengatasinya33 34. PKP2A II LAN MAKASSARKELENGKAPAN ISI SOP (2)11. Kualifikasi Personel, memberikan penjelasan mengenaikualifikasi pegawai yg dibutuhkan dlm melaksanakanperannya pd prosedur yg distandarkan.12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasanmengenai daftar peralatan dan perlengkapan yg dibutuhkan.13. Uraian SOP, dijelaskan langkah2 kegiatan scr terinci dansistematis dari prosedur yg distandarkan. Agar SOP ini terkaitdgn kinerja, maka setiap aktivitas hendaknyamengindikasikan mutu baku ttt, seperti: waktu yg diperlukanutk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yg diperlukan(standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadialat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) darisebuah proses benar2 memenuhi kualitas yg diharapkan,sebgma ditetapkan dlm standar pelayanan.34 35. PKP2A II LAN MAKASSARKELENGKAPAN ISI SOP (2)14. Pencatatan, memuat berbagai hal yg perlu didata dandicatat oleh setiap pegawai yg berperan dlm pelaksanaanprosedur yg telah distandarkan. Dlm kaitan ini, perlu dibuatformulir2 ttt yg akan diisi oleh setiap pegawai yg terlibat dlmproses. (Misalnya formulir yg menunjukkan perjalanan sebuahproses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atasformulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudahsesuai dgn mutu baku yg ditetapkan dlm SOP). Setiappegawai yg ikut berperan dlm proses, diwajibkan utkmencatat dan mendata apa yg sudah dilakukannya, danmemberikan pengesahan bhw langkah yg ditanganinya dptdilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan danpencatatan akan menjadi dokumen yg memberikan informasipenting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dgnbenar.35 36. PKP2A II LAN MAKASSARCONTOH FORMAT SOP (1)36SATKERNo.Tanggal DibuatTanggal DirevisiUNITTanggal DiberlakukanNama SOP 37. PKP2A II LAN MAKASSARCONTOH FORMAT SOP (2)37DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA1.2....KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN12PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN12 38. PKP2A II LAN MAKASSARCONTOH FORMAT SOP (3)38NO URAIAN KEGIATANPelaksana Mutu BakuPelaksana Ket1Pelaksana2Pelaksana3KelengkapanWaktu Output123