PENGUKURAN KINERJA BERBASIS BALANCED SCORECARD

MUSKAMAL, S.Sos, M.Si

PUSAT KAJIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR II LEMBAGA ADMINISTRASI

NEGARA MAKASSAR 2016

Pengukuran & Evaluasi

Kinerja

Perencanaan Stratejik

Pelaporan & Pertanggung

jawaban

Perencanaan Kinerja

Merupakan proses sistimatis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan & kegagalan pelaksanaan

kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran & tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi,

misi dan stratejik instansi pemerintah.Proses ini dimaksudkan untuk menilai pencapaian setiap indikator kinerja guna memberikan gambaran tentang

keberhasilan & kegagalan pencapaian tujuan & sasaranSelanjutnya dilakukan pula analisis akuntabilitas kinerja yang menggambarkan keterkaitan pencapaian kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam rangka mewujudkan sasaran, tujuan, visi & misi sebagaimana

yang ditetapkan dalam rencana stratejik.

Dasar untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan yg telah telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan visi dan misi instansi pemerintahHasil dari suatu penilaian yang sistimatik dan didasarkan pada indikator kinerjaMeliputi:

1.1. Pengukuran Kinerja Kegiatan Pengukuran Kinerja Kegiatan (PKK)(PKK)

2.2. Pengukuran Pencapaian Sasaran Pengukuran Pencapaian Sasaran (PPS)(PPS)

PENGUKURAN KINERJA MERUPAKAN SUATU KEHARUSAN KARENA:

Apa yang bisa diukur itulah yg pasti dapat dikerjakan Apabila kinerja tdk diukur maka tdk mudah membeda-

kan antara keberhasilan & kegagalan

Jika suatu keberhasilan tidak diidentifikasi maka kita tidak dapat menghargainya

Apabila keberhasilan tidak dihargai kemungkinan besar

malahan menghargai kegagalan Jika tidak mengenali keberhasilan berarti juga

tidak akan bisa belajar dari kegagalan Apabila tdk mampu mengenali kegagalan maka

kita tidak akan bisa memperbaikinya

Jika kita tdk sanggup membuktikan hasil kerja

maka publik tdk dpt memberikan dukungan

MANFAAT PENGUKURAN KINERJA

1. MENUNJUKKAN KINERJA YANG TELAH DICAPAI DAN PENINGKATAN YANG DIRENCANAKAN

2. MENJADI SALAH SATU DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

3. ALAT KOMUNIKASI4. IDENTIFIKASI KEPUASAN KONSUMEN

CARA PENGUKURANCARA PENGUKURAN KINERJA KINERJA

Membandingkan kinerja nyata dengan kinerja yang direncanakanMembandingkan kinerja nyata dengan hasil yang diharapkan

Membandingkan dengan organisasi lain yg unggul di bidang tugas yang sama dengan kegiatan yang sedang diukur (Benchmarking)Membandingkan kinerja nayata dengan standarnya

Membandingkan kinerja tahun ini dengan tahun-tahun sebelumnya

Ibrahim Hamdani

Pengukuran Kinerja Kegiatan Tahun …..

Formulir PKK

Instansi :

Program

Kegiatan % Pencapai

an Rencana

tkt capaian (target

KetUraian Indikator Kinerja Satuan

Rencana tkt capaia

n (target

)

Realisasi

1 2 3 4 5 6 7 8

Pengukuran Kinerja Kegiatan Tahun ….. Formulir PKK

Instansi : Departemen Kesehatan

Program

Kegiatan % Pencapai

an Rencana

tkt capaian (target)

KetUraian Indikator Kinerja Satua

n

Rencana tkt capaia

n (target

)

Realisasi

1 2 3 4 5 6 7 81.Peningkat

an pelayanan di Puskesmas

1)Penggantian peralatan medis yang rusak atau kurang memenuhi syarat di Puskesmas

• Masukan: Dana

• Keluaran: Jml peralatan medis

• Hasil: Kualitas pemeriksaan lebih baik

• Manfaat: Tkt kesembuhan pasien mmeningkat

• Dampak: jml orang sakit berkurang

Rp. 000

Unit

%

%

%

50.0004.000

90

90

40

45.0002.500

80

85

30

90.0062.50

88.89

94.44

125.00 Rms 2

Formulir PKKInstansi : Departemen Kesehatan

Program

Kegiatan % Pencapai

an Rencana

tkt capaian (target

KetUraian Indikator Kinerja Satua

n

Rencana tkt

capaian

(target)

Realisasi

1 2 3 4 5 6 7 8S d a 2)Penyedia

an obat generik untuk Puskesmas

• Masukan: Dana

• Keluaran: Jml obat generik yang tersedia

• Hasil: Kualitas pengobatan lebih baik

• Manfaat: Tkt kesembuhan pasien mmeningkat

• Dampak: kese-hatan masy meningkat

Rp.000Paket

%

%

%

100.000

20.000

90

90

80

80.00015.000

80

85

70

80.0075.00

88.89

94.44

87.50

2. Peningkatan kualitas Lingk……..

1)Penyuluhan lingk sehat

Rumus Perhitungan Capaian Indikator Kinerja

1. Bila semakin tinggi realisasi, menggambarkan kinerja yang semakin baikCapaian IK =

RealisasiRencanaX 100 %

2. Semakin tinggi realisasi, menunjukan semakin rendahnya kinerja

Capaian IK =Rencana–(Realisasi–Rencana)Rencana

X 100 %

Pengukuran Kinerja Kegiatan Tahun …..

Formulir PKK

Instansi : Departemen Kesehatan

Program

Kegiatan % Pencapai

an Rencana

tkt capaian (target

KetUraian Indikator Kinerja Satua

n

Rencana tkt

capaian

(target)

Realisasi

1 2 3 4 5 6 7 8

1.Peningkatan peayanan di Puskesmas

1)Penggantian peralatan medis yang rusak atau kurang memenuhi syarat di Puskesmas

• Masukan: Dana

• Keluaran: Jml peralatan medis

• Hasil: Kualitas pemeriksaan lebih baik

Rp. 000

Unit

%

50.0004.000

90

45.0002.500

80

90.0062.50

88.89

Formulir PKKInstansi : Departemen Kesehatan

Program

Kegiatan % Pencapai

an Rencana

tkt capaian (target

KetUraian Indikator Kinerja Satua

n

Rencana tkt

capaian

(target)

Realisasi

1 2 3 4 5 6 7 8

S d a 2)Penyediaan obat generik untuk Puskesmas

• Masukan: Dana

• Keluaran: Jml obat generik yang tersedia

• Hasil: Kualitas pengobatan lebih baik

Rp.000Paket

%

100.00020.000

90

80.00015.000

80

80.0075.00

88.89

2. Peningkatan kualitas Lingk……..

1)Penyuluhan lingk sehat

Formulir PPS

Pengukuran Pencapaian SasaranTahun ….

Instansi:

Sasaran Indikator Sasaran

Rencana tingkat capaian

(target)Realisasi

%Pencapaian

Rencana tingkatcapaian

Ket

1 2 3 4 5 6

Formulir PPSPengukuran Pencapaian Sasaran

Tahun …. ?Instansi: Dep. Kesehatan

Sasaran Indikator Sasaran

Rencana tingkat capaian

(target)Realisasi*)

%Pencapaian

Rencana tingkatcapaian

Ket

1 2 3 4 5 6Meningkatnya pelayanan kesehatan yang memadai bagi masy. Kurang mampu

% masy. Kurang mampu dapat memperoleh pelayanan kesehatan yang memadai

20% masy. Kurang mampu dapat memperoleh pelayanan kesehatan yang memadai

Pengukuran & Evaluasi & Analisis

Kinerja

Perencanaan Stratejik

Pelaporan & Pertanggung

jawaban

Perencanaan Kinerja

EVALUASI KINERJAEvaluasi kinerja adalah kegiatan

untuk menilai atau melihat keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi atau unit kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsi

yang dibebankan kepadanya sesuai dengan misi organisasi

EVALUASI KINERJAEVALUASI KINERJADilakukan terhadap hasil Pengukuran Kinerja Kegiatan (PKK) dan Pencapaian Sasaran (PPS)Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan dan

atau kegagalan pencapaian suatu sasaranBertujuan agar diketahui tingkat pencapaian realisasi, kemajuan dan kendala yg dijumpaiAnalisis efisiensi (perbandingan input-output)

baik untuk rencana maupun realisasiPerformance Gap serta penyebab dan

pemecahannya

Ibrahim Hamdani

TUJUAN EVALUASI KINERJAUntuk mengetahui secara pasti pencapaian hasil, kemajuan dan kendala yang dijumpai

dalam pelaksanaan program/kegiatan, selajutnya dipelajari guna perbaikan

pelaksanaan program/kegiatan di masa yad.

Fokus evaluasi kinerja ini meliputi:Evaluasi Masukan (Input)Evaluasi Proses (Process)Evaluasi Keluaran (Output)Evaluasi Hasil (Outcome)Evaluasi Dampak (Impact)

EVALUASI KINERJA EVALUASI KINERJA Membandingkan kinerja nyata dengan kinerja yang direncanakanMembandingkan kinerja nyata dengan kinerja tahun-tahun sebelumnyaMembandingkan kinerja dengan kinerja instansi lain yg unggul di bidang tugas yg sama dengan kegiatan yang sedang diukur (Benchmarking)Membandingkan kinerja nyata dengan kinerja di negara2 lain atau dengan standar internasional

KOMPONEN-KOMPONEN DALAMEVALUASI KINERJA

ANALISIS INPUT – OUTPUTANALISIS REALISASI OUTCOMES, BENEFITS, IMPACTS BAIK POSITIF DAN NEGATIFANALISIS PROSES PENCAPAIAN INDIKATOR-INDIKATOR KINERJAANALISIS KEUANGANANALISIS KEBIJAKAN

EVALUASI KINERJAEVALUASI KINERJA1.1. Evaluasi Tingkat Pencapaian Indikator Kinerja Evaluasi Tingkat Pencapaian Indikator Kinerja

KegiatanKegiatanA. Berisi penjelasan tentang hal2 yang

mempengaruhi tingkat keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan

B. Evaluasi dilakukan terhadap setiap kegiatan (IKK)

2.2. Evaluasi Tingkat EfisiensiEvaluasi Tingkat EfisiensiA. Berisi analisis tingkat efisiensi dengan cara

membandingkan antara output dengan inputB. Tingkat efisiensi digambarkan dengan memberi

data nilai output per unit yang dihasilkan

EVALUASI KINERJAEVALUASI KINERJA

3.3. Evaluasi Tingkat EfektivitasEvaluasi Tingkat EfektivitasBerisi gambaran tentang tingkat kesesuaian antara tujuan dengan hasil, manfaat atau dampak

4.4. Evaluasi Perbandingan Tingkat Pencapaian Evaluasi Perbandingan Tingkat Pencapaian KinerjaKinerjaBerisi perbandingan antara kinerja nyata dgn kinerja tahun sebelumnya

5.5. Evaluasi Pencapaian Sasaran dan TujuanEvaluasi Pencapaian Sasaran dan TujuanBerisi analisis tingkat pencapaian kegiatan dalam mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan

Ibrahim Hamdani

EVALUASI PENCAPAIAN INDIKATOR KINERJA KEGIATANKegiatan: Pembangunan Saluran Irigasi

IKK SATUAN

TARGET

REALISASI

%TINGKA

T CAPAIA

N

EVALUASI KINERJA

1 2 3 4 5 6Input:Jumlah Dana

Rupiah 250 juta

240 juta 96• Ketepatan

perencanaan teknis dan RAB

• Ketepatan waktu penyerapan anggaran

OutputTerbangun nya saluran irigasi

meter Pj: 1000Lb: 1,5

Pj: 1000Lb: 1,5

100• Ketepatan waktu

pelaksanaan• Kualitas pelaksana

baik• Pengawasan &

pengendalian efektif

Outcome:Bertambah nya luas lahan pertanian yg dapat diairi

Hektar 500 500 100• Ketepatan studi

kelayakan• Berfungsinya

saluran irigasi• Partisipaso HIPPA

EVALUASI TINGKAT EFISIENSIKegiatan: Pembangunan Saluran Irigasi

INPUT OUTPUT TINGKAT EFISIENSI1 2 3

Dana pembangunan saluran irigasi sebesar Rp. 240 juta

Terbangunnya saluran irigasi sepanjang 1.000 meter dengan lebar 1,5 meter

Bertambahnya lahan sawah yang dapat diairi seluas 500 hektar diproyeksikan dapat meningkatkan produksi padi sebanyak 3.000 ton gabah kering sawah (dengan asumsi produksi 6 ton gabah kering sawah per-ha). Nilai ouput sesuai rencana kinerja dihasilkan oleh input dana sebesar Rp. 240, sehingga terdapat penghematam anggaran Rp. 10 juta.

EVALUASI TINGKAT EFEKTIVITASKegiatan: Pembangunan Saluran Irigasi

TUJUAN DAN SASARAN

HASIL (OUTCOMES)

TINGKAT EFEKTIVITAS

1 2 3Tujuan:Peningkatan pelayanan irigasi pertanianSasaran:Meningkatnya perluasan jaringan irigasi pertanian dengan target pelayanan seluas 5.000 hektar

Bertambahnya luas lahan pertanian seluas 500 hektar

• Perluasan areal lahan pertanian yang mendapatkan pelayanan irigasi seluas 500 hektar tsb memberikan kontribusi 10% dari target pelayanan yang direncanakan

• Perluasan jaringan irigasi untuk mengairi sawah seluas 500 hektar tersebut juga dapat mengoptimalkan pemamfaatan tersedianya baku aair dari waduk Libi-Libi dengan kapasitas 200 liter per detik.

ANALISIS KINERJAANALISIS KINERJAAnalisis kinerja hakekatnya adalah analisis tentang pencapaian akuntabilitas kinerja instansi secara keseluruhanMengidentifikasi dan memilah permasalahan dan menjelaskan hasil pengukuran kinerja (kegagalan dan keberhasilan) secara mendalamAnalisis tsb meliputi keterkaitan pencapaian kinerja kegiatan dengan program, kebijakan, sasaran dan tujuan.

TUJUAN ANALISIS KINERJA

UNTUK MENGETAHUI PENCAPAIAN REALISASI, KEMAJUAAN DAN

KENDALA YANG DIJUMPAI DALAM PELAKSANAAN MISI DAPAT DINILAI DAN DIPELAJARI GUNA PERBAIKAN

PELAKSANAAN PROGRAM/KEGIATAN DI MASA YANG AKAN DATANG

Seputar pengukuran kinerja (1)Camarata & Camarata, 2000 : pengukuran kinerja

merupakan suatu konsep mapan yang harus dilakukan dalam pembaharuan hal-hal penting dalam suatu organisasi.

Nani, dkk, 1990 : sistem pengukuran kinerja dikembangkan sebagai alat monitor dan menjaga pengendalian organisasi dimana prosesnya menjamin organisasi menjalankan strategi untuk mencapai seluruh tujuan dan targetnya.

Brignall, 1992 : pengukuran kinerja adalah agen kunci dalam perubahan organisasi.

Pengembangan pengukuran kinerja dalam manajemen dipengaruhi oleh tuntutan untuk peningkatan kualitas dan pelayanan.

Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif dalam Pengukuran Kinerja (3)Isu penting yang menarik untuk didiskusikan

adalah:Adakah sebuah sistem penilaian kinerja yang

sepenuhnya kuantitatif atau sepenuhnya kualitatif? Ataukah kebanyakan sistem penilaian kinerja justru menunjukkan sinergi antara keduanya?

Bagaimana interaksi antara kedua pendekatan yang berbeda tersebut dalam proses penilaian kinerja? Metode penilaian yang seperti apa yang bisa mengoptimalkan interaksi tersebut?

Tinjau kembali metode-metode penilaian kinerja yang Anda ketahui dan kajilah masing-masing metode tersebut dalam aspek pendekatan yang digunakannya. Apakah ada modifikasi-modifikasi yang bisa Anda sarankan untuk metode-metode tertentu dalam rangka mencapai sinergi antara dua pendekatan di atas?

Kiat-Kiat Manajemen Kinerja yang Efektif Ditinjau dari Aspek Pengukuran (Bernardin et.al., 1998) Upayakan ketelitian yang setinggi mungkin dalam mendefinisikan

dan mengukur dimensi-dimensi kinerja. Definisikan kinerja dengan fokus pada hasil-hasil kerja. (outcomes)

yang dianggap penting. Ukuran-ukuran hasil kerja (outcomes) bisa didefinisikan dalam

bentuk frekuensi relatif perilaku. Definisikan dimensi-dimensi kinerja dengan cara.

mengkombinasikan fungsi-fungsi dengan aspek-aspek penilaian (kuantitas, kualitas, ketepatan waktu, efektivitas biaya, kebutuhan supervisi, atau pengaruh interpersonal).

Kaitkan dimensi-dimensi kinerja dengan tuntutan pelanggan, baik internal maupun eksternal. Dalam hal ini definisi kinerja pelanggan internal haruslah terkait dengan kepuasan pelanggan eksternal.

Masukkan pengukuran kinerja kontekstual dalam sistem manajemen kinerja.

Masukkan pengukuran kendala-kendala situasional dalam sistem manajemen kinerja, baik dari sudut pandang karyawan maupun atasan.

Isu-Isu Penting dalam Pengukuran KinerjaDefinisi Kinerja Itu SendiriMengukur Kompetensi vs Mengukur KinerjaKaitan Manajemen Kinerja dengan Strategi

PerusahaanApa yang Diukur, Perilaku atau Hasil Kerja?

Manfaat Pengukuran Kinerja1. Mengelola operasi organisasi secara

efektif dan efisien melalui pemotivasian personel secara maksimum.

2. Membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan penghargaan personel, seperti : promosi, transfer, dan pemberhentian.

3. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan personel dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan personel.

4. Menyediakan suatu dasar untuk mendistribusikan penghargaan.

33

Konsep Balanced Scorecard

Terdiri dari dua kata (1) scorecard dan (2) balanced; awalnya ditujukan untuk mengukur kinerja eksekutif secara berimbang

Saat ini dinilai sebagai alat manajemen modern untuk menciptakan keunggulan kompetitif secara berkesinambungan.

Sejarah Balanced Scorecard

Ide tentang BSC diinisiasi oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton di Harvard Business Review tahun 1992 dalam artikel berjudul “Balanced Scorecard-Measures that Drive Performance”.

Pada awalnya BSC dikembangkan sebagai sistem pengukuran kinerja yang memungkinkan para eksekutif memandang organisasi dari berbagai perspektif secara simultan.

Sejarah Balanced Scorecard

Scorecard terdiri atas tolok ukur keuangan, kepuasan pelanggan, proses internal dan kapasitas untuk belajar dan melakukan perbaikan.

Perkembangan selanjutnya, BSC dikembangkan untuk menghubungkan tolok ukur bisnis dengan strategi perusahaan. Hal tersebut dituangkan dalam artikel kedua “Putting the Balanced Scorecard to work” (1993).

Sejarah Balanced Scorecard

Dalam kajian kedua, Kaplan & Norton (1993) menjelaskan bahwa pengukuran yang efektif harus merupakan bagian yang integral dari proses manajemen. Lebih jauh lagi mereka menyarankan bahwa BSC sebagai sistem manajemen strategis dalam artikel “Using Balanced Scorecard as a strategic management system”

Balanced ScorecardA set of performance targets and results that

show an organization’s performance in meeting its responsibilities to various

stakeholders.

EmployeeEmployeeStakeholderStakeholder

GroupGroup

InvestorInvestorStakeholderStakeholder

GroupGroup

KEUNGGULAN BALANCED SCORECARD DALAM SISTEM PERENCANAAN STRATEGIK

KOMPREHENSIF

Memberikan informasi manajerial secara komprehensif

SISTEM PENGUKURAN KINERJA

40

PERSPEKTIF INOVASI DAN

PEMBELAJARAN

PERSPEKTIF BISNIS INTERNAL

KETRAMPILANMANUFAKTUR

WAKTU SIKLUSPESANAN

PERSPEKTIFKONSUMEN

PERSPEKTIFKEUANGAN

KEPUASANPELANGGAN

PERTUMBUHAN PENDAPATANPENJUALAN

PERSPEKTIF CONTOH UKURAN

HUBUNGAN SEBAB AKIBAT ANTARA UKURAN

FAKTOR KUNCI KEBERHASILANFaktor Kunci Keberhasilan ini meliputi beberapa ukuran “non keuangan” atau juga disebut “faktor kunci keberhasilan”, terdiri dari :a. Variabel Kunci yang Berfokus Pada Pelanggan1) Pemesanan2) Pesanan tertunda3) Pangsa pasar4) Kepuasan pelanggan5) Retensi pelanggan6) Loyalitas pelangganb. Varibel Kunci yang Berkaitan dengan Proses Bisnis Internal1) Utilisasi kapasitas2) Pengiriman tepat waktu3) Perputaran persediaan4) Kualitas5) Waktu siklus, rumusnya = Waktu Pemrosesan + Waktu Penyimpanan + Waktu Pemindahan + Waktu Inspeksi

41

KEUNGGULAN BALANCED SCORECARD DALAM SISTEM PERENCANAAN STRATEGIK

KOHEREN

1. Membangun relationship visi, misi, tujuan ke dalam berbagai sasaran strategis.

2. Membangun causal relationship di antara berbagai sasaran strategis

KEUNGGULAN BALANCED SCORECARD DALAM SISTEM PERENCANAAN STRATEGIK

BERIMBANG

Ada keseimbangan aspek keuangan dan non keuangan.

Aspek non keuangan merupakan aspek pemacu kinerja keuangan

KEUNGGULAN BALANCED SCORECARD DALAM SISTEM PERENCANAAN STRATEGIK

TERUKUR

IF WE CAN ACCOUNT IT……WE CAN MANAGE IT

IF WE CAN MANAGE IT……..WE CAN ACHIEVE IT

KEUNGGULAN BALANCED SCORECARD DALAM SISTEM PERENCANAAN STRATEGIK

Meningkatkan Kualitas Pengelolaan Kinerja Karyawan / Personal

Pengelolaan Kinerja Terdiri atas 5 tahap:

1. Perencanaan Kinerja yang akan dicapai

2. Penetapan peran dan kompetensi inti personal dalam mewujudkan kinerja perusahaan

3. Pendesainan sistem reward berbasis kinerja

4. Pengukuran dan penilaian kinerja personal

5. Pendistribusian penghargaan berbasis pengukuran dan penilaian kinerja personal

Perspektif KeuanganHow do we look

to the firm’s owners?

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

How can we continuallyimprove and create value?

Perspektif Proses BisnisIn which activities must we excel?

Perspektif PelangganHow do our

customers see us?

Visionand

Strategy

Perspektif pengukuran BSC

1. Keuangan2. Pelanggan3. Proses Bisnis4. Pembelajaran dan Pertumbuhan

VISIMenjadi Universitas yang unggul dalam pengembangan ilmu dan teknologi dengan berlandaskan nilai-nilai Islam untuk kemaslahatan umat

• Meningkatkan harkat manusia dalam upaya meneguhkan nilai-nilai kemanusiaan dan peradaban;

• Berperan sebagai pusat pengembangan Muhammadiyah (untuk menyejahterakan dan mencerdaskan umat);

• Mendukung pengembangan Yogyakarta sebagai wilayah yang menghargai keragaman budaya;

• Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengembangan masyarakat secara profesional;

• Mengembangkan peserta didik agar menjadi lulusan yang berakhlak mulia, berwawasan dan berkemampuan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan teknologi.

MISI