Penyusunan Personalia Organisasi

Sumber daya terpening suatu organisasi adalah suber daya manusia – orang -orang yang memberikan bakat, tenaga, kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Beberapa tugas kepemimpinan kritis menejer mencakup penarikan, penyeleksian, pembangunan dan penggunaan sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan menejemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manager melaksanakan fungsi penyusunan personalia (staffing) secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manager.

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latian, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga penempatannya sering ditempatkan sebagai bagian darifungsi pengarahan. Tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, dmana pengorganisasian mempersiapkan “kendaraan”-nya dan penyusunan personalia mengisi “pengemudi”-nya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada. Hal ini tidak perlu menjadi perdebatan, karena semua fungsi manajemen saling kait-mengait dan mempengaruhi satu dengan yang lain. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan semua manajer, baik mereka yang mengeloloa perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil.

Proses Penyusunan Personalia

Proses penyusunan personalia ( staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi yang tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam 2 tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Dan lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur didalam organisasi. Langkah-langkah proses ini mencakup :

1. Perencanaan SDM2. Penarikan3. Seleksi4. Pengenalan dan orientas5. Latihan dan pengembangan6. Penilaian pelaksanaan kerja7. Pemberian balas jasa dan penghargaan8. Perencanaan dan pengembangan karir

Perencanaan SDM Penarikan personalia yang dibutuhkan

Seleksi Pengenalan dan orientasi

Pemeliharaan kesehatan dan keselamatan

Pemberian balas jasa dan penghargaan

Perencanaan dan pengembangan karier

Penilaian pelaksanaan kerja

Latihan dan pengembangan karyawan

Perencanaan SDM

Organisasi harus berusaha untuk merencanakan kebutuhan di masa yang akan datang dan memutuskan di mana akan menemukan orang-orang yang tepat untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia : (1) penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhakn karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumalah karyawan yang dibutuhkan; (2) pemahaman pasar tenaga kerja di mana karyawan potensial ada; (3) pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penyusunan personalia dimulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi. Kemudian organisasi menentukan spesifikasi jabatan (job specifications) — jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dan ketertampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Ketiga, organisasi mengestimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa mendatang. Keempat, organisasi mempertimbangkan “persediaan” karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Akhirnya, berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhan harus ditetapkan.

Penentuan spesifikasi jabatan. Melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisa jabatan (job analysis), perusahaan menentukan keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terelibat antar setiap jabatan. Hasil analisa jabatan ini berupa dekripsi dan spesifikasi jabatan.

Deskripsi jabatan adalah pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab dan hubungan-hubungan lini (baik ke atas maupun ke bawah). Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan tertulis yang menunjukan kualitas minimum karyawan yang dapat diteriam agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik. Bagi pekerjaan-pekerjaan rutin dan tingkat manajemen rendah, sebaiknya juga dinyatakan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah seseorang menjadi “overqualified” dan muncul ketidak-puasan.

Penentuan tujuan dan rencana. Langkah berikutnya adalah memutuskan kemana organisasi akan berjalan.

Lamaran-lamaran pribadi

Organisasi buruh/karyawan

Kantor penempatan tenaga kerja

Sekolah -sekolah

Penataran

Transfer Manajer personalia

Promosi

Migrasi dan immigrasi

Perusahaan-perusahaan asing

Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan. Kemudian, harus diputuskan. Jumlah keseluruhan karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, dan berbagai keterampilan serta kemampuan yang disyaratkan.

Penentuan jumlah personalia sekarang. Setelah jumlah karyawan dimasa mendatang diketahui, manajemen harus melihat jumlah orang yang tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Penentuan kebutuhan personalia bersih. Perbedaaan (selisih) antara kebutuhan karyawan keseluruhan dan “persediaan” sekarang adalah kebutuhan bersih akan personalia yang harus dipenuhi melalui penarikan.

Penetapan kegiatan. Manajemen dapat memulai berbagai jenis program kegiatan untuk menarik dan memilih (melakukan seleksi) para karyawan setelah diketahui jumlah kebutuhan bersih akan karyawan baru. Suatu program kegiatan mencakup semua fungsi-fungsi personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan, termasuk penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pemberia balas jasa personalia.

Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia

Ada 2 kelompok sumber darimana karyawan dapat ditarik untuk mengisi jabatan tertentu — dari dalam organisasi dan dari luar.banyak organisasi menggunakan kombinasi dari kedua sumber yang ada.

Ada 3 sumber internal, yaitu melalui 1) penataran (upgrading), dimana karyawan yang memegang posisi sekarang didik, dilatih, atau dikembangkan untuk melaksanakan pekerjaan yang lebih baik sesuai permintaan keadaan tertentu; 2) pemindahan (transfering) karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhannya; dan 3) pengangkatan (promoting) karyawan dari tingkat jabatan lebih rendah ke tingkat jabatan yang lebih tinggi.

Sumber-sumber eksternal karyawan yang digunakan tergantung pada jabatan yang akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi. Sumber-sumber eksternal antara lain dari lamaran-lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor-kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, serta migrasi dan immigrasi.

Banyak perusahaan yang jugamenggunakan karyawan lepas (part-time).

Penarikan dan Seleksi Karyawan

Penarikan Personalia

Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Metoda-metoda yang digunakan untuk menarik personalia bervariasi dengan perbedaan karyawan, dalam industri yang berbeda dan dalam lokasi yang berbeda. Metoda-metodapenarikan yang biasa digunakan melputi : pengiklanan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja (employee referrals), penarikan lewat lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

Seleksi Personalia

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan sutu jabatan tertentu.

Prosedur seleksi. Berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan yang tersedia. Langkah-langka dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah :

1. Wawancara pendahuluan2. Pengumpulan data-data pribadi (biografis)3. Pengujian (testing)4. Wawancara yang lebih mendalam5. Pemeriksaan refrensi-refrensi prestasi.6. Pemeriksaan kesehatan7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor tersebut adalah :

1. Latar belakang pribadi

2. Bakat dan minat (aptitude and intrest)3. Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs)4. Kemampuan analitis dan manipulatif5. Leterampilan dan kemampuan teknik6. Kesehatan, tenaga dan stamina

Orientasi Karyawan Baru

Tahap orientasi (kadang-kadang dikenal sebagai tahap induksi) merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses yang penting karena suatu pekerjaan baru adalah sulit dan penyebab berbagai frustasi bagi karyawan baru.

Proses orientasi perlu dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana. Berhasilnya karyawan baru bergabung dengan suatu lingkungan kerja banyak bergantung pada pelaksanaan tugas para penyelia. Blia tahap seleksi tidak dibuat kesalahan biasanya proses orientasi juga tidak akan mengalami kesulitan.

Latihan dan Pengembangan Karyawan

Tujauan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil-hasil yang ditetapkan. Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakuakan dengan latihan (training) dan/atau pengembangan (development). Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian.

Pengembangan karyawan adalah penting bagi individu maupun organisasi karena kesempatan lingkungan, orang-orang didalamnya juga harus dikembangkan dan ditingkatkan. Salam kenyataannya, organisasi masih selalu harus membayar biaya pengembangan para karyawannya, walaupun organisasi tidak mempunyai program pelatihan formal. Di samping pengeluaran untuk pengembangan, organisasi harus membayar “harga” karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, absensi, keluhan, dan perputaran karyawan.

Pengembangan dbutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi.

Metoda-metoda Latihan dan Pengembangan

Metoda-metoda “on-the-job”. Metoda-metoda “on-the-job” yang biasa digunakan adalah 1) coaching, di mana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka, 2) planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda, 3) rotasi jabatan atau pemindahaan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda, 4) penugasan sementara, dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, dan 5) sistem-sistem penilaian prestasi formal.

Metoda-metoda “off-the-job”. Metoda-metoda “off-the-job” dilakukan dengan 1) program-program pengembangan eksekutif di nversitas-universitas atau lembaga pendidikan lainnya, 2) latihan

laboratorium, dimana seseorang belajar lebih sensitif (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya, dan 3) pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan dan pengembangan keseluruhan organisasi.

Pemberian Kompensasi kepada Karyawan

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.

Kompensasi adalah sangat penting bagi karyawan sebagai individu karena upah merupakan suatu ukuran nilai atau karya mereka diantara para karyawan itu sendiri.

Kompensasi juga penting bagi organisasi, karena jumlah pembayaran kepada karyawan dalam bentuk pengupahan dan balas jasa lainnya sering merupakan komponen-komponen biaya yang paling besar dan penting.

Di dalam pemberian kompensasi manajemen perlu memperhatikan prinsip “keadilan”. Para karyawan biasanya menilai keadilan pembayaran mereka melalui pembandingan beasarnya kompensasi dengan karyawan-karyawan lain. Sebagian ketidakpuasan karyawan disebabkan adanya perbedaan dalam pembayaran di antara jabatan dan individu.

Penentuan Kompensasi

Kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari 3 faktor, yaitu :

1. Kesediaan membayar2. Kemampuan membayar3. Persyaratan-persyaratan pembayaran

Bentuk-bentuk Pembayaran

Para karyawan dibayar dengan bentuk gaji tetap setiap minggu, bulan, atau tahun. D sampin itu, bentuk upah insentif(seperti bonus dan komisi) banyak dipakai pada karyawan bagian produksi dan penjualan . banyak perusahaan juga mempunyai rencana pembagian laba (profit sharing plan), di mana karyawan meneriam sejumlah persentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan

Perusahaan memperhatikan hal ini unuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan-perusahaan yang mengalam tingkat kecelakaan kerja tinggi.