PROSESPROSESPERENCANAANPERENCANAAN

OlehOleh ::JuliusJulius NursyamsiNursyamsi

DefinisiDefinisi PerencanaanPerencanaan• Pemilihan sekumpulan kegiatan dan

pemutusan selanjutnya apa yangharus dilakukan, kapan, bagaimanadan oleh siapa

PerencanaanPerencanaan yangyang baikbaikmempertimbangkanmempertimbangkan

• Kondisi mendatang• Kegiatan yang akan dilaksanakan• Periode sekarang rencana dibuat

KebutuhanKebutuhan perencanaanperencanaan beradaberadapadapada semuasemua tingkatantingkatan organisasiorganisasi

• Manajemen puncakPerncanaan jangka panjang danstrategi-strategi organisasi

• Manajemen bawahPerencanaan jangka pendek danpada kelompok kerja/unit

PerencanaanPerencanaan• Perencanaan :

Suatu proses yang tidak berakhir

Perencanaan kembali

• Perencanaan bersifat “ fleksibilitas,aktif, dinamis, berkesinambungandan kreatif “

AspekAspek pentingpenting dalamdalamperencanaanperencanaan

1. Pembuatan keputusan2. Proses pengembangan dan3. Penyeleksian sekumpulan kegiatan

untuk memecahkan masalah

JenisJenis RencanaRencana

• Organisasi menggunakan duarencana utama :1. Rencana strategic2. Rencana operasional

HierarkiHierarki RencanaRencanaDiciptakan olehpendiri, dewan direksi Penetapan MisiAtau para manajerpuncak

Manajemen puncak Tujuan Strategik Rencana Strategikdan menengah

Manajer lini- Tujuan Operasional Rencana Operasionalpertama danmenengah

LanjutanLanjutan....

Rencana operasional tumbah darirencana strategic dan pernyataan misi,terdapat empat pokok perbedaanantara rencana strategic danoperasional :1. Horison waktu2. Ruang lingkup3. Kerumitan dan dampak4. Ketidaktergantungan

TahapTahap DasarDasarPerencanaanPerencanaan

• Tahap 1:Menetapkan keadaan saat ini

• Tahap 2:Merumuskan keadaan saat ini

• Tahap 3:Mengidentifikasi segala kemudahan danhambatan

• Tahap 4:Mengembangkan rencana atauserangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

EmpatEmpat TahapTahap DasarDasarPerencanaanPerencanaan

Tahap 1 Tahap 2 Tahap3 Tahap 4

Menetapkan Merumuskan Identifikasi Pengembangan TujuanTujuan keadaan Kemudahan kegiatan

Hambatan

AlasanAlasan PerluPerlu PerencanaanPerencanaan• Protective benefits yang dihasilkan

dari pengurangan kemungkinanterjadinya kesalahan dalampembuatan keputusan

• Positive benefits dalam bentukmeningkatnya sukses pencapaiantujuan organisasi.

ManajemenManajemen sebagaisebagai reaktorreaktorpasifpasif

Manajemen

Reaksi

Reaksi

Lingkungan

Lingkungan

ManajemenManajemen sebagaisebagaidinamisdinamis,, aktifaktif,, dandan kreatifkreatif

Manajemen

Rencana

Rencana

Lingkungan

Lingkungan

ManfaatManfaat PerencanaanPerencanaan1. Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan

perubahan lingkungan2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah

utama3. Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat5. Memberikan cara pemberian perintah untuk

beroperasi6. Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai

bagian organisasi7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih

mudah dipahami8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti9. Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

KelemahanKelemahan PerencanaanPerencanaan1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan

mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi

Manajemen untuk berinisiatif dan inovasi4. Terkadang hasil terbaik diperoleh dari

penyelesaian situasi individual dan penanganansetiap masalah pada saat masalah tersebutterjadi

5. Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidakkonsisten

HubunganHubungan PerencanaanPerencanaanDenganDengan FungsiFungsi ManajemenManajemen

• Perencanaan tetap harus dilakukanoleh suatu organisasi

• Perencanaan adalah fungsi yangpaling dan da meresap ke seluruhfungsi-fungsi Manajemen ; Salingberhubung, Slaing tergantung danberinteraksi.

BagaimanaBagaimana perencanaanperencanaan dihubungkandihubungkandengandengan fungsifungsi manajemenmanajemen

Pengorganisasian

Penyusunanpersonalia

Pengarahan

Pengawasan

Perencanaan

ContohContoh hubunganhubungan ::• Proses pengaturan kerja bersama sumber

daya organisasi• Penyusunan personalia• Penerapan dan menentukan kombinasi

dari factor, kekuatan, sumber daya danhubungan mengarahkan dan memotivasikaryawan

• Pengawasan sebagai kreteria penilaianpelaksanaan kerja terhadap rencana

• Menurut Donald C. Mosley dan Paul H.Pietri : The Art Of Working With AndThrough People, 1975.

• Perencanaan dan pengawasan salingberhubungan erat ; Dalam Manajemendisebut “ Kembar Siam

• Tujuan setiap rencana adalah membantusumber daya dalam kontribusinya secarapositif terhadap pencapaian tujuan dansasaran organisasi.

SintesaSintesa RencanaRencanaRencana Rencana baru Rencana baru

(sistesa) (sistesa)

Pengawasan Pengawasan Pengawasan

ParaPara manajermanajer harusharus dapatdapatmenentukanmenentukan

• Hubungan-hubungan organisasi• Kualifikasi personalia• Bagaimana bawahan diarahkan dan• Cara pengawasan yang diterapkan

TipeTipe PerencanaanPerencanaan DanDanRencanaRencana

Proses dasar perencanaan setiap manajer sama,pada prakteknya dapat mengambil berbagaibentuk, hal ini disebabkan oleh :1. Perbedaan tipe organisasi :

Misi dan Pendekatan perencanaan berbeda2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan

tipe perencanaan yang berbeda untuk waktuyang berbeda

3. Manajer-manajer yang berlainan akanmempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

KlasifikasiKlasifikasi dasardasar rencanarencana–– rencanarencana ::

1. Bidang fungsional2. Tingkatan organisasional3. Karakteristik (sifat) rencana4. Waktu5. Unsur – unsur rencana

TipeTipe UtamaUtama RencanaRencana• Rencana strategic

Dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuanorganisasi yang lebih luas

• Rencana operasionalPenguraian lebih terperinci bagaimana rencanastrategic akan dicapaiTerdiri dari :- Rencana sekali pakai

Program, Proyek dan anggaran- Rencana tetap

Kebijaksanaan, Prosedur standard dan Aturan

FaktorFaktor WaktuWaktu dandanPerencanaanPerencanaan

• Faktor waktu sangat berpengaruhterhadap perencanaan dalam tiga hal,yaitu :

• Diperlukan untuk melaksanakanperencanaan

• Diperlukan untuk melanjutkan setiaplangkah perencanaan, diperlukan untukmendapatkan data dan menghitungsemua kemungkinan

• Jumlah atau rentangan waktu yang akandicakup dalam rencana harusdipertimbangkan.

PeriodePeriode WaktuWaktuPeriode perencanaan Tingkatan manajemen

Jangka panjang Manajemen puncak( 2 – 5 tahun atau lebih)

Jangka menengah Manajemen menengah( beberapa bulan – 3 tahun )

Jangka pendek Manajemen lini – pertama( Dari harian – 1 tahun )

PerencanaanPerencanaan StrategikStrategikdandan OperasionalOperasional

Antisipasi, menemukanpendekatan baruResiko tinggi

Berdasarkan pengalaman masalaluResiko rendah

Pemecahan masalah

Kewiraswastaan/fleksibelmengilhami perubahan radikal

Birokrasi/stabil konservatifOrganisasi kepemimpinan

Kesempatan di waktu yang akandatang

Dunia bisnis sekarangInformasi

Pengembangan potensi mendatangEfisiensi dan stabilitasHasil yang diperoleh

Lingkungan sumber daya waktumendatang

Lingkungan sumber daya waktusekarang

Batasan

Laba diwaktu mendatangLaba sekarangSasaran

Kelangsungan dan pengembanganjangka panjang

Masalah pengoperasianPusat bahasan

Perencanaan StrategikPerencanaan Operasional

• Perencanaan Strategik menurut George A.Steiner dan John B. Miner , Managementpolicy and strategy,

• Proses pemilihan tujuan organisasi ;penentuan strategic, kebijaksanaan danprogram strategic yang diperlukan untuktujuan-tujuan tersebut dan penetapanmetode yang diperlukan untuk menjaminbahwa strategic dan kebijaksanaan telahdiimplementasikan.

ProsesProses perencanaanperencanaanstrategicstrategic

1. Penentuan misi dan tujuan2. Pengembangan profil perusahaan3. Analisa lingkungan eksternal4. Analisa internal perusahaan5. Indentifikasi kesempatan dan ancaman

strategic6. Pembuatan keputusan strategic7. Pengembangan strategi perusahaan8. Implementasi strategi9. Peninjauan kembali dan evaluasi

KebaikanKebaikan perencanaanperencanaanstrategicstrategic

1. Memberikan pedoman yang konsistenbagi kegiatan –kegiatan organisasi

2. Membantu manajer mengantisipasimasalah sebelum timbul dan menanganisebelum menjadi rumit/berat.

3. Membantu manajer dalam membuatkeputusan

4. Dapat meminimalkan kemungkinankesalahan.

KelemahanKelemahan perencanaanperencanaanstrategikstrategik

1. Memerlukan investasi dalam waktu,uang dan orang yang cukup besar

2. Penetapan dan pemeliharaan suatusistem formal memerlukan banyakbiaya

3. Cenderung membatasi organisasihanya terhadap pilihan yang palingrasional dan bebas resiko

HambatanHambatan--hambatanhambatanPerencanaanPerencanaan EfektifEfektif

1. Penolakan internal para perencanaterhadap penetapan tujuan danpembuatan rencana untukmencapainya.

2. Keengganan umum para anggotaorganisasi untuk menerimaperencanaan dan rencana-rencanakarena perubahan yangditimbulkan.

PerencanaanPerencanaanHal terpenting dalam perencanaanadalah

“ Membuat tujuan “

LanjutanLanjutan……

Alasan mengapa manajer ragu atau gagal dalammenetapkan tujuan dan membuat rencana untukorganisasi/satuan kerja adalah :1. Kurang pengetahuan tentang organisasi2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara

efektif4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak

berulang5. Biaya6. Takut gagal7. Kurang percaya diri8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan

alternative.

KriteriaKriteria penilaianpenilaianefktitivitasefktitivitas rencanarencana

• Kegunaan• Ketepatan dan obyektifitas• Ruang lingkup• Efektivitas biaya• Akuntabilitas (tanggung jawab)• Ketepatan waktu

SelesaiSelesai