penyusunan distinct job profile djp.pdfjob title •desk study job profile workshop i •sosialisasi...

1

Penyusunan

Distinct Job ProfilePerusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara VII

Latar belakang

• DJP adalah alat manajemen dan dokumen formal

• DJP menjelaskan bagaimana seharusnya setiap

jabatan berperan dan berkontribusi mensukseskan

cita-cita perusahaan

• DJP adalah salah satu batu pondasi bagi penerapan

HCM System

2

© 2013 LPP. All Right Reserved

Kegunaan DJP

DJP adalah single refence document yakni

acuan tunggal yang dijadikan sebagai petunjuk

utama dalam mengelola sub-sub

pengelolaan human resource lainnya, seperti:1. Assessement,

2. Recruitment,

3. Selection and placement,

4. Orientation-training and development,

5. Performance management,

6. Career management,

7. Job evaluation,

8. Compensation and benefit

3


Perbandingan isi job desc dan DJP


Job desc.

Identitas jabatan

Fungsi jabatan

Tanggung jawab

wewenang

Distinct job desc. Job mission

Job illustration

Job dimension

Main responsibility

Key performance indicator

Main auhtority

Working environment

Inborn relationship within job

Job Requirement

Job Pprerequisite

Competency Requirement

Competence Propensity Gauge

job within Organization Chart

Job distinct manual

Misi Jabatan (job mission), merupakan pernyataan singkat dan

jelas yang terdiri dari satu sampai dua kalimat, yang bertujuan

untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di

organisasi. Misi jabatan haruslah dapat menjawab pertanyaan-

pertanyaan:

1. Apa tujuan utama diciptakannya jabatan ini bagi perusahaan?

2. Apa kontribusi spesifik jabatan tersebut pada organisasi?

3. Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan?

4. Mengapa organisasi membutuhkan jabatan tersebut?

sebagai contoh misi jabatan dari manajer pemasaran

“Memastikan berjalannya kegiatan pemasaran serta dihasilkannya

peluang-peluang bisnis dan strategi penjualan sesuai arah

kebijakan perusahaan”.

5


Job distinct manual

Ilustrasi Jabatan (Job Ilustration), terdiri dari beberapa

paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci

yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output

penting jabatannya. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam

ilustrasi jabatan adalah

1. Identifikasi aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan

pekerjaan.

2. Identifikasi output penting yang dihasilkan jabatan,

3. Laporan-laporan yang harus dibuat dan diserahkan kepada

pihak lain.

(keterkaitan peran dengan proses bisnis)

6


Job distinct manual

Dimensi Jabatan (job dimension), lingkup pekerjaan atau

besaran-besarang penting yang memberikan dampak secara

langsung maupun tidak langsung terhadap bobot suatu pekerjaan

pekerjaan.

Antara lain contohnya seperti:

1. Lingkup daerah operasi adalah regional, nasional, internasional

2. Besar nilai aset yang menjadi tanggungjawabnya

3. Jumlah jenis komoditas yang menjadi tanggungjawabnya

4. Luas areal kebun

5. Kelas kebun

6. Kapasitas produksi

7. Jumlah tenaga kerja yang dikelola

8. Jumlah relasi atau komuniaksi yang harus dijalin dengan stake

holder

7


Job distinct manual

Tanggung jawab utama (main responsibility), ringkasan dari

output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi

pemangku jabatan untuk dipenuhi


1. Memastikan pelaksanaan implementasi kegiatan/program di

lapangan berjalan dengan baik

2. Memastikan laporan-laporan kegiatan dari lapangan dan dari

mitra kerja terhimpun tepat waktu

3. Memastikan dana pendukung kegiatan di lapangan dikelola

dengan baik, efektif dan efisien sesuai dengan SOP

8


Job distinct manual

Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicator), Indikator-

indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui

tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku

jabatan


1. Produktivitas

2. Produksi

3. Rendemen

4. Ketapatan waktu laporan

5. Index CLI

(indikator kinerja/KPI dikaitkan dengan tangggung jawab utama)

9


Job distinct manual

Kewenagan Utama (main authority), hal-hal penting dan relevan

yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan

tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan

terlebih dahulu.

Contoh ilustrasi:

1. Meminta laporan

2. Menyusun rencana kegiatan/kerja

3. Mengakses data produksi harian

4. Menyusun jadwal blok panen

5. Menerbitkan surat perintah lembur

6. Menetapkan harga penjualan

7. Membina hubungan

10


Job distinct manual

Lingkungan kerja (working environment), merupakan gambaran

diskriptif dari kondisi lingkungan kerja pemangku jabatan secara

fisik.

Contoh ilustrasi;

• Bekerja dalam ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan

minimum

• Bekerja di depan komputer rata-rata 7 jam per hari

Atau

• Pemangku jabatan bekerja 50% di kantor dan 50% di lapangan

• Jam kerja : normal

• Mobilitas : travelling (50% per bulan)

11


Job distinct manual

Hubungan Kerja (inborn relationship within job), Interaksi yang

dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan

bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran

pemenuhan tanggung jawabnya.

Hubungan kerjanya dapat bersifat

• Informatif: memberikan informasi

• Konsultatif: memberikan saran dan rekomendasi

• Koordinatif: menyelaraskan/menghubungkan aktivitas kerja

• Kemitraan: penciptaan ikatan/kerjasama/hubungan penting

Sebagai contoh sifat hubungan Manajer Produksi dengan :

• Manajer pemasaran – konsultatif dan koordinatif

• Manajer keuangan – konsultatif

• Suplier– kemitraan

12


Job distinct manual

Job requirement : Job prerequisite, hal-hal harus dipenuhi selain kompetensi yang harus

dimiliki oleh pemangku jabatan

Contoh:

Sehat jasmani & rohani; Bersedia melakukan perjalanan dinas di luar

wilayah kerja; Memiliki kepedulian terhadap hubungan sosial; Tinggi

badan

Competency Requirement, merupakan kompetensi minimum yang

dipersyaratkan kepada si pemangku jabatan untuk dapat melakukan

pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan

Contoh:

HR Manager : HR management knowledge, legal, Presentation Skill,

Influencing others, dll.

13


Job distinct manual

Job requirement :

Competence Propensity Gauge, adalah hal-hal yang dapat

dijadikan ukuran bahwa seseorang memiliki kompetensi yang

disyaratkan, seperti pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti,

sertifikat yang dimiliki, benchmarking, magang, pengalaman kerja

dll.

14


Proses Penyusunan DJP

(pendampingan)

15


Pengumpulan Data

• Identifikasi Job title

• Desk study job profile

Workshop I

• Sosialisasi

• Penyusunan DJP Kandir & Distrik

Workshop II

• Penyusunan DJP Tanaman Tahunan & Semusim

Review Tim LPP

• Pengkajian ulang hasil evaluasi DJP oleh tim

Pembahasan Akhir

• Konfirmasi hasil DJP

Evaluasi Evaluasi

...hari ...hari ...hari ...hari ...hari

Penyusunan DJP pada

workshop I-II & Evaluasi

dilakukan tim PTPN VII

Tim Penyusun dan Evaluasi

16


Tim Penyusun

AKU TAN Tek Peng SDM & U

Sondang Tri Bambang Arif Sas

Yus Hidayat Ari Adniyan

Syafii Daniel Aris

Tarna Bonie Widodo

Yasir Yuraidil

Bambang S

Tim Evaluasi

WORKSHOP I

Kebun PG Krt Swt Teh

Tan 4 4 4 4

Pabrik 6 4 6 4

AKU/SDM 3 4

Distrik

Tan 2

Pabrik 2

AKU 2

SDM 2

penyusunan distinct job profile djp.pdfjob title •desk study job profile workshop i •sosialisasi...

Documents