penyelenggaraan kearsipan di lingkungan...

44
Oleh: Azmi Direktur Kearsipan Pusat, Arsip Nasional RI Disampaikan dalam Bimbingan Teknis Kearsipan di Lingkungan Universitas Air Langga (UNAIR) Surabaya, 13 September 2019 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI

Upload: others

Post on 07-Jan-2020

26 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Oleh: AzmiDirektur Kearsipan Pusat, Arsip Nasional RI

Disampaikan dalam Bimbingan Teknis Kearsipan di Lingkungan Universitas Air Langga (UNAIR)Surabaya, 13 September 2019

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI

Page 2: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PENGANTAR01

Page 3: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

MediaDefinisi

Arsip Konvesional

(Conventional Archives)

▪ Arsip Tekstual

▪ Arsip Kartografik dan

KearsitekturanARSIP DINAMIS: arsip yang masih

digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

ARSIP..?(Definisi, Fungsi, Status, dan Media)

ARSIP STATIS: arsip yang sudah tidak

digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip tetapi memiliki

nilai guna kesejarahan (historical value)

dan disimpan selamanya di lembaga

kearsipan.

Arsip Media Baru

(New Media Archives)

▪ Arsip Foto

▪ Arsip Film

▪ Arsip Microfilm

▪ Arsip Video

▪ Arsip Elektronik

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara

dan kegiatan yang menggunakan sumber dana

negara dinyatakan sebagai arsip milik negara (Psl 33/UU No. 43/2009 ttg Kearsipan)

Fungsi

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahandaerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU/43/2009 ttg Kearsipan)

Status

Page 4: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

ARSIP

DOMISTIK

INTERNASIONAL

KEBUTUHANMASA DEPAN

AKAR BUDAYA

Colective MemoryNational Identity

Organization Identity

ORGANIZATIONAL VALUECULTURAL VALUE

Soft Diplomacy Competitiveness

ProductivityTransparencyAccountibility

PERAN ARSIP

Best Choice

Legacy

Page 5: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagaitempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jangdapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabilaberbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebutoleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akanmenanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jangdapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberipelajanan kepada rakjat.”

[Soeharto, Presiden RI 1969-1998]

TERTIB ARSIP NEGARA

Page 6: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Kearsipan sebagai bagian dari proses reformasi birokrasi nasional…

”Sistem kearsipan merupakan bagian tidak terpisahkan dari pengembangan birokrasi modern melalui peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip. Berwujud tertib administrasi yang didukung dengan tata kelola arsip berbasis TIK”

Sumber:

RPJMN 2015-2019, Buku II Bab 7 Bidang Hukum dan Aparatur

Page 7: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang
Page 8: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

REFORMASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

Pedoman kearsipan

belum tersedia

Pengelolaan arsip tidak sesuai

dengan per-UU-an

Sumber daya kearsipan tidak

memadai (SDM, prasarana dan

sarana, kelembagaan, budget)

Perubahan

GERAKAN SADAR TERTIB

ARSIP(GSTA)

• Tersedianya pedoman kearsipan

PEDOMAN

• Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dgn per-UU-an

PENGELOLAAN ARSIP

• Sumber daya kearsipan memadai (SDM, prasarana dan sarana, budget)

SUMBER DAYA KEARSIPAN

Page 9: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

MANFAAT TERTIB ARSIP

Page 10: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

28 Juni 2019

02

Page 11: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Adalah keseluruhan kegiatan kearsipan dinamis di lingkungan pencipta arsip dan lembaga kearsipan meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh SDM, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Page 12: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

• Penyelenggaraan kearsipan nasional menjadi tanggung jawab Arsip Nasional RI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;

• Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi;

• Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota ;

• Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi

TANGGUNG JAWABPENYELENGGARAAN KEARSIPAN

TANGGUNG JAWAB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN(Pasal 6 UU No. 43 Tahun 2009 ttg Kearsipan)

Page 13: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatanyang dilakukan oleh perguruan tinggi (PT) sebagai penyelenggara kearsipan;

b. Menjamin ketersediaan arsip PT yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip PT yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d. Menjamin pelindungan kepentingan PT, negara, dan hak-hak pelanggan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan PT sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip PT sebagai bukti pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan administrasi dan manajemen perusahaan;

g. Menjamin keselamatan aset bergerak dan tidak bergerak PT sebagai identitas PT; dan

h. Meningkatkan kualitas pelayanan PT.

Page 14: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Model Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan

Perguruan Tinggi

PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS

PENGELOLAAN ARSIP

STATIS

DOKUMEN

DIBUAT DAN

DITERIMA

ARSIP

DINAMIS

RELIABEL,

AUTENTIK,

UTUH,

DAPAT

DIGUNAKAN

SUMBER DAYA KEARSIPAN :

SDM, PRASARANA DAN SARANA,

KELEMBAGAAN, PENDANAAN

PENETAPAN KEBIJAKAN:PER-UU-AN, PERMEN, PEREKTOR

A

D

B

EARSIP DINAMIS

YANG BERNILAI

KESEJARAHAN

ARSIP STATIS

AUTENTIK,

RELIABEL,

UTUH, DAPAT

DIGUNAKAN

ARSIP SEBAGAI

TULANG

PUNGGUNG

MANAJEMEN,

BUKTI

AKUNTABILITAS

KINERJA, ALAT

BUKTI SAH,

ARSIP SEBAGAI

MEMORI KOLEKTIF

DAN JATI DIRI

BANGSA

C

F

KONTROL

PENDUKUNG

INP

UT

OU

TP

UT

OU

TC

OM

E

PEMBINAAN

PROSES

1

2

3

4

5PERAN SERTA MASYARAKAT

Page 15: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

JENIS DAN BIDANG KEBIJAKAN KEARSIPAN

JENIS BIDANG

• Undang-undang• Peraturan Pemerintah• Peraturan Presiden• Peraturan Menteri• Peraturan Kepala Lembaga • Peraturan Rektor

• Pembinaan;• Pengelolaan arsip;• Pembangunan sistem informasi kearsipan;• Kelembagaan;• SDM;• Prasarana dan sarana;• Pelindungan dan penyelamatan arsip;• Sosialisasi kearsipan;• Kerja sama;• Pendanaan.

UU NO. 43/2009 ttgKearsipan

PP NO. 28/2012 ttgPelaksanaan UU No.

43/2009 ttg Kearsipan

Kebijakan1

Page 16: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Pembinaan2

▪ Pembinaan kearsipan bertujuan untuk meningkat mutu penyelenggaraankearsipan PT sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional kearsipan.

▪ Pembinaan kearsipan dilakukan secara berjenjang, sbb.❖ ANRI terhadap PT melalui lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT);❖ LKPT melakukan pembinaan internal terhadap:

✓ Satuan kerja rektorat, fakultas, civitas akademika, dan satuan kerja lain ✓ unit kearsipan rektorat, fakultas, civitas akademika, dan satuan kerja lain

membina satuan kerja di lingkungannya masing-masing

Page 17: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

ANRI melakukan pembinaan terhadap PT sebagai pencipta arsip tingkat pusat melalui lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT)

LKPT melakukan pembinaan terhadap rektorat, fakultas, civitas akademika, satuan kerja lain dan unit kearsipan (UK) masing-masing

UK rektorat, fakultas, civitas akademika, satuan kerja lain melakukan pembinaan terhadap satuan kerja di lingkungan masing-masing

ANRI

Lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT)

Unit kearsipan (UK) rektorat, fakultas, civitas akademika,

satuan kerja laiN

Page 18: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Penciptaan,

Pemeliharaan &

Penggunaan,

Penyusutan

Arsip

Arsip sebagai bahan

akuntabilitas kinerja dan alat

bukti yang sah

Arsip sebagai

pertanggungjawaban nasional

bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi,

Pengolahan,

Preservasi,

Akses

Arsip Statis

struktur

isikonteks

PENGELOLAANARSIP

LINGKUNGAN

Arsip Dinamis

Arsip StatisLembaga kearsipan

perguruan tinggi (LKPT)

Pencipta Arsip:

a. rektorat;

b. fakultas;

c. civitas akademika;

d. satuan kerja lain.

Revolusi Industri4.0

Revolusi Industri4.0

Aplikasi SIKD

Aplikasi SIKS

3

Page 19: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengertian:Adalah proses pengendalian arsip secara

efisien efektif sistematis

meliputi:penciptaan,

penggunaan dan pemeliharaan,

penyusutan

Menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah

Tujuan

1

2

3

2

Page 20: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Tata Naskah Dinas

Arsip Inaktif

Pengkategorian Registrasi

Distribusi

Arsip Aktif

Unit Kerja Unit Kerja

Surat Keluar

Unit Kearsipan ?

JRA

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

Arsip statis

Pindah

Serah

Musnah

Surat Masuk

Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamananan dan Akses Arsip

PENCIPTAAN ARSIP

PENGGUNAAN DANPEMELIHARAAN ARSIP

PENYUSUTAN ARSIP

Klasifikasi Arsip

Sistem Klasifikasi Keamanan

dan Akses Arsip

Publik

Pelacakan Surat

Pelacakan Berkas

Page 21: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Meliputi kegiatan pembuatan danpenerimaan arsip

Pembuatan dan penerimaan arsipdilaksanakan berdasarkan tatanaskah dinas, klasifikasi arsip, sertasistem klasifikasi keamanan danakses arsip

PENCIPTAAN ARSIP

Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan

peristiwa sebagaimana adanya, sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan

terpercaya (Psl 41 ayat (1) UU No. 43/2009)

Mandat

PENCIPTAAN ARSIP

Page 22: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Pemeliharaan arsip ameliputi pemeliharaan arsip aktif (arsipvital-arsip terjaga) dan arsip inaktif .

Pemeliharaan arsip dilakukan melalui:• pemberkasan arsip aktif;• penataan arsip inaktif;• penyimpanan arsip; dan• alih media arsip.

PEMELIHARAAN ARSIP

Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip

PEMELIHARAAN ARSIP

Page 23: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Diperuntukkan bagi kepentingan kedinasan dan layanan publik

Dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasikeamanan dan akses arsip dinamis (SKKAAD)

Ketersediaan dan autentisitas arsip menjaditanggung jawab pimpinan organisasi

Pimpinan organisasi (unit kerja-unit kearsipan)bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip bagi kepentingan kedinasan dan layanan publik.

Area Perubahan

PENGGUNAAN ARSIP

Page 24: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

KATEGORI KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

NO.LEVEL KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP

KETERANGAN

1. Biasa/ TerbukaApabila dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapunterhadap keamanan negara.

2. Terbatas

Apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapatmengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsilembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang signifikan.

3. Rahasia

Apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapatmengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampakekonomi makro.

4. Sangat RahasiaApabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapatmembahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa;

Page 25: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Pimpinan satuan kerja

bertanggungjawab atas

otentisitas arsip yg tercipta

PPID

kegiatan

kegiatan

Arsip

Arsip

Dibantu : Arsiparis,

Pranata Humas,

Pranata Komputer

disediakan

diumumkan

Alasan:politik, ekonomi, sosial, dan hankam

tertutup

Alasan pengambilan keputusan publik

Arsip

kegiatan

kegiatan

kebijakan

Organisasi

program

Fungsi dan TugasInformasi

Informasi

Informasi

terbuka

iInformasi

Informasi

Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip

Dinamis (SKKAAD)

Page 26: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PERTUMBUHAN ARSIP

Page 27: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang
Page 28: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang
Page 29: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Pemindahan arsip inaktif dariunit pengolah ke unit KearsipanNote: Buatkan dokumentasinya

Penyerahan arsip statis kepadalembaga kearsipan perguruantinggi (LKPT)Note: Buatkan dokumentasinya

SOLUSINYA...?

Pemusnahan arsip yang tidak memilikinilai gunaNote: Buatkan dokumentasinya

Jadwal Retensi Arsip (JRA)DASAR

PENYUSUTAN ARSIP:

Adalah kegiatanpenguranganjumlah arsipdengan cara:

Efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip serta penyelamatan arsip bernilai kesejarahan

TUJUAN

Page 30: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PROSES PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI LKPT

Standard deskripsi arsip statis

AKUISISI PENGOLAHAN

PRESERVASI

Preventif Kuratif

AKSES

Pedoman Akses

Arsip Permanen

Publik

Pedoman Akuisisi

Pedoman Preservasi

Arsip Statis

Verifikasi

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Prinsip keutuhan,

keamanan, dan

keselamatan arsip serta

sifat keterbukaan dan

ketertutupan arsip

Daftar, inventaris, guide arsip statis

Arsip statis, dokumentasi

serah terima arsip statis

(daftar, BA, ketetapan, dll)

Kelestarian informasi dan

fisik arsip

Rektorat, Fakultas, civitas akademika, satuan kerja lain

Penyimpanan, pemeliharaan, reproduksi (alih media),

perencanaan menghadapi bencana.

Perawatan, restorasi

Prinsip asal usul, aturan asli

Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik (offline, online),

simpul jaringan : SIKN-JIKN)

APLIKASI: Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)

Page 31: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

KEGIATAN

MEMORI HISTORIS

Konteks Pengelolaan

Arsip Statis

Nilai Guna Kesejarahan (Historical Value)

Konteks Pengelolaan Arsip Dinamis

Nilai Guna Administratif,Finansial, Hukum, Iptek MEMORI KOLEKTIF

KEBUDAYAAN MATERI

Warisan Budaya

PENGELOLAAN ARSIP DAN PENYELAMATAN WARISAN BUDAYA

MEMORI ORGANISASI

Rektorat, fakultas, civitas akademika, satuan kerja lain

Lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT)

Page 32: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PENGELOLAANARSIP DINAMIS

SDM

PRASANA DAN SARANA

ORGANISASI

PENDANAAN

• Pusat arsip/depot: ruangan/gedung untuk

mengelola arsip inaktif statis

• Unit pengolah

• Unit kearsipan

• Lembaga kearsipan

perguruan tinggi (LKPT)

Seseorang yang memiliki fungsi dan tugas mengelola arsip:

• Pejabat struktural di bidang kearsipan

• Arsiparis

• Pengelola arsip

Digunakan untuk:

• perumusan dan penyusunan kebijakan

• pembinaan kearsipan

• pengelolaan arsip

• research

• pengembangan SDM

• training

• prasarana dan sarana

• dll.

• Peralatan: rak arsip, lemari arsip, boks,, mesin

untuk mengolah, merawat, dan digitalisasi arsip,

dll.

• Aplikasi/sistem dan Jaringan informasi kearsipan

Kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang

memiliki kemandirian dan independen dala melaksanakan

fungsi dan tugasnya.

SUMBER DAYA KEARSIPAN4

Page 33: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PENGELOLAAN ARSIP DI

ERA DIGITAL03

Page 34: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

TAHAPAN REVOLUSI INDUSTRI1800 1900

Lini Masa

2000now

Penemuan Mesin

Uap mendorong

munculnya kapal

uap, kereta api,

dll

Penemuan listrik

dan assembly

line yang

meningkatkan

produksi barang

Inovasi teknologi

informasi,

komersialiasi

personal

computer, dll.

Revolusi Industri ke-4

Kegiatan

manufaktur

terintegrasi

melalui

penggunaan

teknologi internet,

wireless dan big

data secara masif

Fase periode Revolusi Industri membutuhkan masa yang semakin singkat dari waktu ke waktu

REVOLUSI INDUSTRI

Page 35: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Revolusi Digital sebagai penggerak utama perubahan...

Hasil survei Deloitte di 70 negara

dengan melibatkan 1.200 pegawai

pemerintah menunjukkan bahwa

teknologi digital telah berdampak

signifikan bagi perubahan cara dan

pola kerja pemerintah.

Sumber: Deloitte, The journey to government’s digital

transformation, 2015

REVOLUSI DIGITAL

Page 36: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

OLD BUSINESS MODEL

TRANFORMASI MODEL PENGELOLAAN ARSIP

NEW BUSINESS MODEL

Sumber: Kate Theimer, The Future of Archives is Participatory; Archives as Platform, 2014

Page 37: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Room

Screen

World

Towards Electronic

Archive Systems

The Archive Management

Have Changed

TRANSFORMASI PENGELOLAAN ARSIP

Mengelola arsip berbasis elektronik dengan menggunakan komputer dan internet sebagai alat.ANRI menbangun dan menyelenggarakan:▪ Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)▪ Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKD)▪ Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)▪ Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)

Page 38: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Mewujudkan pengelolaan arsip dinais yang efektif, efisien,

transparan, dan akuntabel

Mewujudkan pelayanan arsip yang berkualitas dan terpercaya

Mewujudkan sistem kearsipan berbasis elektronik yang terpadu

Tujuan SIKD

3

Page 39: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

SIKD(E-Archives)

Penyusutan Arsip

✓Penyusutan Arsip:

Pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.

✓Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip:

Pemberkasan dan akses arsip.

Penciptaan Arsip

✓Penciptaan Arsip:

Pembuatan dan penerimaan arsip

CAKUPAN SIKD

4

Penggunaan dan

Pemeliharaan Arsip

Page 40: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

SIKN

DATADATA

DATADATA

DATADATA

DATADATA

DATADATA

ANRI

CLOUD

SKN

Arsip Analog: Sistem Manual

Sumber informasi

E – ARSIP Sistem digital

PROGRAM PENGARUSUTAMAAN E-ARSIP

UU KIP, UU ITE, UU KEARSIPAN,

UU PELAYANAN PUBLIK,

PERPRES SPBE, SDI

E-GOV, OPEN GOV

G2G, G2B, G2C

G2G, G2B, G2C

E-GOV, OPEN GOV

E-akuisisi

E-ARSIP DALAM KERANGKA E-GOVERNMENT (E-GOV.)

K/L, PEMDA, PTN,

BUMN/D Lembaga Kearsipan

SIKN: Sistem Informasi Kearsipan Nasional

SKN : Sistem Kearsipan Nasional

JIKN: Jaringan Informasi Kearsipan Nasional

Page 41: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

Pusat Jaringan Nasional

Pusat Jaringan Provinsi

UP = Unit Pengolah, UK = Unit Kearsipan

DAFTAR

“ARSIP NASIONAL”(arsip dinamis +statis)

DAFTAR

“ARSIP PROVINSI”(arsip dinamis+statis)

DAFTAR

“ARSIP KAB/KOTA”

(arsip dinamis+statis)

DAFTAR

ARSIP DINAMIS

DAFTAR

ARSIP DINAMIS

DAFTAR

ARSIP DINAMIS

DAFTAR

ARSIP DINAMIS

DAFTAR

ARSIP DINAMIS

DAFTAR

ARSIP DINAMIS

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK

DAFTAR

ARSIP AKTIF

DAFTAR

ARSIP INAKTIF

UP UK

DAFTAR

“ARSIP PTN”

(arsip dinamis+statis)

Lembaga

Negara

SKPD

ProvinsiBUMN

BUMD

Provinsi

SKPD

Kab/Kota

BUMD

Kab/Kota

Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI)

Lembaga

Kearsipan Provinsi

Lembaga

Kearsipan

Kab/Kota

Lembaga

Kearsipan PTN

Page 42: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

SANKSI04

Page 43: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

PidanaAdmintrasi

Berupa

Pidana penjara atau denda

terhadap

Setiap orang yang:

• Dengan sengaja menguasai dan

atau memiliki arsip negara untuk

kepentingan sendiri atau orang lain

yang tidak berhak

• Dengan sengaja menyediakan

arsip dinamis kepada pengguna

yang tidak berhak

• Dengan sengaja tidak menjaga

keutuhan, keamanan, dan

keselamatan arsip negara yang

terjaga

• Dengan sengaja tidak menjaga

kerahasiaan arsip tertutup

• Dengan sengaja memusnahkan

arsip di luar prosedur yang

sebenarnya

Berupa

Teguran Tertulis, Penundaan

Kenaikan Gaji Berkala, Penundaan

Kenaikan Pangkat, Pembebasan

dari Jabatan

terhadap

• Lembaga negara, pemda,

perguruan tinggi negeri, BUMN/D

tidak menjamin akses arsip bagi

kepentingan publik

• Lembaga negara, pemda,

perguruan tinggi negeri, BUMN/D

tidak membuat tata naskah dinas,

klasifikasi arsip, JRA, sistem

klasifikasi keamanan dan akses

arsip

• Lembaga negara, pemda,

perguruan tinggi negeri, BUMN/D

tidak menyediakan arsip dinamis

bagi pengguna arsip yang berhak

Pasal 81, 82, 83, 85, 86 UU 43/2009: Kearsipan

SANKSI KEARSIPAN

Pasal 80 Ayat (1), (2), (3) UU 43/2009: Kearsipan

Page 44: PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/1.-PENYELENGGARAAN-KEARSIPAN-UNAIR.pdflembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang

TERIMA KASIHSemoga Bermanfaat ...