Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan

seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya

menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor

telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal

 .NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.

2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.

3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.

.

KODE SURAT1.      Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKepb. Surat Keterangan = SKetc. Surat Edaran = SEdd. Surat Tugas = STe. Surat Kuasa = SKf. Surat Peringatan = SPg. Surat Ijin Kegiatan = SIKh. Surat Perjanjian = SPni. Surat Undangan = Undj. Memorandum = Memk. Nota Dinas = Ndl. Pengumuman = Pengm. Surat Ketetapan = STapn. Surat Perintah = SPero. Surat Lain – lain = L

2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZb. Seminar Umum = SUc. Seminar Teknologi = ST

3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

 

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

 Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.

Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.

   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.

Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.

Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat. Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat

khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia ataurahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

420   PENDIDIKAN   .1  Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I

421   Sekolah   .1  Pra Sekolah   .2  Sekolah Dasar   .3  Sekolah Menengah   .4  Sekolah Tinggi   .5  Sekolah Kejuruan   .6  Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum   .7  Kegiatan Pelajar .71  Reuni Darmawisata .72  Pelajar Teladan .73  Resimen Mahasiswa   .8  Sekolah Pendidikan Luar Biasa   .9  PLS / Pemberantasan Buta Huruf

422   Administrasi Sekolah  .1  Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan  .2  Tahun Pelajaran  .3  Hari Libur  .4  Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP  .5  Beasiswa

423   Metode Belajar  .1  Kuliah  .2  Ceramah, Simposium  .3  Diskusi  .4  Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur  .5  Kurikulum  .6  Karya Tulis  .7  Ujian

424   Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor  Klasifikasi Disini: Guru Teladan

425   Sarana Pendidikan  .1  Gedung

  .11  Gedung Sekolah  .12  Kampus  .13  Pusat Kegiatan Mahasiswa  .2  Buku  .3  Perlengkapan Sekolah