pengukuran tingkat kematangan organisasi …ulp.pu.go.id/website/uploads/berita/files/pengukuran tk...

PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ORGANISASI ULP

Direktorat Pengembangan Profesi Deputi Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

1

Konten Isi

2

01

02

03

Pengukuran

Tingkat

Kematangan

Organisasi ULP

Latar Belakang

Teori Kematangan Organisasi

Variabel dalam Pengukuran &

Cara Pengisiannya

04 Rencana Aksi Nasional/Daerah

Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi

(RAN/D PPK) – Kelembagaan ULP

3

Latar Belakang

Arah dan Kebijakan Organisasi ULP

4

ULP berfungsi

melakukan

pemilihan

penyedia

UKPBJ melakukan fungsi :

pembinaan PBJP,

pelaksanaan PBJP &

pengelolaa SI PBJP

Untuk perluasan fungsi perlu diketahui tingkat kematangan organisasi agar dapat menentukan

posisi/level kematangan organisasi ULP yang ada, sehingga dapat disusun roadmap (peta jalan)

pengembangan organisasi ULP

5

Latar Belakang

3

2

1

Ketidakseragaman bentuk kelembagaan ULP di K/L/Pemda/I

Bentuk Kelembagaan ULP

Belum profesionalnya SDM organisasi ULP

Sumber Daya Manusia ULP

Diperlukan pengukuran dan pemetaan tingkat kapasitas dan kematangan organisasi ULP yang dijadikan target pengisian RAN/D PPK

Pengukuran Kematangan Organisasi

6

ULP

RAD

Teori Kematangan Organisasi ULP

Organisasi

Pengadaan

ULP

Teori Kematangan Organisasi

7

Dikutip dari Henry Mintzberg, Structure in Fives: Designing

Effective Organization, 1983, Hal 170.

Definisi

Gambaran tentang tingkat kematangan proses pelaksanaan aktivitas dalam organisasi yang bertujuan untuk mengukur kemampuan suatu organisasi dalam melaksanakan proses produksi

Metode

Menggunakan Capability Maturity Model (CMM)

Tujuan

Sebagai peta jalan atau kerangka kerja yang menjadi acuan untuk mencapai suatu tujuan

Sebagai suatu ukuran pengembangan sistem

Measure

Understand

Control

Improve

If you can’t measure it, you can’t understand it If you can’t understand it, you can’t control it If you can’t control it, you can’t improve it

Pemahaman Teori Capability Maturity Model (CMM)

8

5.Optimized

4.Managed

3.Defined

2.Repeatable

1. Initial

CMM model bertingkat (stages model):

• Setiap langkah dilakukan secara berjenjang, yang artinya setiap tingkat/level dapat

dicapai (bergerak naik dari satu tingkatan ke tingkatan berikutnya).

• Karakteristik proses kematangan organisasi tingkat/level dibawahnya harus sudah dilakukan secara bertahap (tanpa melewati salah satu tingkatan).

9

Tingkat Kematangan Organisasi ULP

Variabel dan Sub Variabel Dalam Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Pengadaan (ULP)

Sub Variabel Tata Laksana 1. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa 2. Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan

Penyedia 3. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan

Penyedia Barang/Jasa kepada Unit Kerja/SKPD

4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Sub Variabel Manajemen 1. Manajemen Resiko 2. Manajemen Informasi 3. Perencanaan Kegiatan 4. Pengawasan Kegiatan 5. Sarana Prasarana

Sub Variabel SDM 1. Status Kepegawaian Anggota ULP 2. Pengembangan Kompetensi 3. Kinerja Pegawai 4. Kinerja Organisasi/ULP

Sub Variabel Organisasi

1. Struktur 2. Tugas & Fungsi 3. Budaya

Variabel

4 Variabel dan 16 Sub Variabel

10

Cara Penentuan Tingkat Kematangan Organisasi

11

Sub Variabel Tata Laksana 4. Pemilihan Penyedia B/J - Level : 2 5. Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan

Penyedia - Level : 3 6. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia

B/J kepada Unit Kerja/SKPD - Level : 3 7. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan

Penyedia B/J - Level : 1

Sub Variabel Organisasi 1. Struktur - Level : 3 2. Tugas & Fungsi - Level : 3 3. Budaya - Level : 1

Sub Variabel SDM 8. Status Kepegawaian Anggota ULP - Level : 3 9. Pengembangan Kompetensi - Level : 3 10. Kinerja Pegawai - Level : 2 11. Kinerja Organisasi (ULP) - Level : 1

Organisasi

Tata Laksana

SDM

Mana

Apabila sebuah ULP A melakukan pengukuran tingkat kematangan organisasi, maka level kematangan

organisasi secara keseluruhan mengambil level kematangan terendah dari 16 sub variabel yang ada.

Contoh Kasus : ULP A, berada pada level kematangan yang beragam namun beberapa sub variabel masih berada pada level kematangan 1 (initial) sehingga secara keseluruhan level kematangan ULP A adalah pada level 1 (initial)

Penentuan Tingkat Kematangan ULP A

Sub Variabel Manajemen 12. Manajemen Resiko - Level : 1 13. Manajemen Informasi - Level : 2 14. Perencanaan Kegiatan - Level : 2 15. Pengawasan Kegiatan - Level : 2 16. Sarana Prasarana - Level : 3

LEVEL ULP A

1 (initial)

12

ULP

RAD

Variabel Dalam Pengukuran dan

Cara Pengisiannya

Variabel Dalam Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Pengadaan (ULP) - 1

13

Variabel - Organisasi

Struktur

1

Tugas dan Fungsi

2

Budaya

3

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel - Struktur Organisasi

LEVEL BUKTI DUKUNG INDIKATOR (V)

1 Permen/Perka/Peraturan Kepala Daerah tentang pembentukan ULP/UKPBJ di setiap satker/SKPD atau;

SK Panitia

2 Permen/Perka/Peraturan Kepala Daerah tentang pembentukan ULP/UKPBJ yang ex-officio/ad-hoc.

3 Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi K/L/Pemda/I atau;

Perda tentang Pembentukan ULP/UKPBJ yang struktural

4 • Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi K/L/Pemda/I atau;


• Laporan evaluasi struktur organisasi ULP/UKPBJ*

5 • Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi K/L/Pemda/I atau;


• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi struktur organisasi ULP/UKPBJ**

Belum ada

struktur

organisasi

ULP/UKPBJ

Sudah ada struktur

organisasi ULP/UKPBJ

namun belum sesuai

peraturan perundangan

Sudah ada struktur organisasi ULP/UKPBJ dan sudah sesuai

peraturan perundangan dan sudah ada evaluasi terhadap

struktur organisasi yang berbasis teknologi informasi

Sudah ada struktur organisasi ULP/UKPBJ dan sudah

sesuai peraturan perundangan dan sudah ada

evaluasi terhadap struktur organisasi

Sudah ada struktur

organisasi ULP/UKPBJ dan

sudah sesuai peraturan

perundangan

LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5

1

14

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Tugas dan Fungsi

15

LEVEL BUKTI DUKUNG INDIKATOR Checklist

(V)

1 SK Panitia atau Surat Tugas Panitia

2 • Permen/Perka/Peraturan Kepala Daerah tentang pembentukan ULP namun belum selaras dengan peraturan perundangan

• Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja ULP di tahun berjalan yang ditandatangani kepala ULP belum seimbang***

3 • Permen/Perka/Peraturan Kepala Daerah tentang pembentukan ULP sudah selaras dengan peraturan perundangan

• Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja ULP di tahun berjalan yang ditandatangani kepala ULP telah seimbang.



• Laporan monitoring dan evaluasi terkait distribusi pekerjaan (per triwulan)



• Screen-shoot dan/atau bukti lain terkait laporan monitoring dan evaluasi distribusi pekerjaan (per triwulan)

Belum ada struktur

dan uraian tugas

dan fungsi*

Tugas dan fungsi sudah

didefinisikan, namun belum

berbasis beban kerja dan

belum sesuai peraturan**.

Sudah ada pembagian tugas

dan fungsi antar unit kerja,

namun belum seimbang.

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan

dan sudah berbasis beban kerja serta

sudah sesuai peraturan. Sudah ada

pembagian tugas dan fungsi antar unit

kerja secara seimbang. Pelaksanaan

distribusi pekerjaan sudah sesuai

tugas dan fungsi masing-masing.

Distribusi pekerjaan dan monitoring

evaluasi dilakukan berbasis teknologi

informasi.

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan

dan sudah berbasis beban kerja serta

sudah sesuai peraturan. Sudah ada

pembagian tugas dan fungsi antar unit

kerja secara seimbang. Distribusi

pekerjaan sudah sesuai dengan tugas

dan fungsi masing-masing. Distribusi

pekerjaan dan monitoring evaluasi

masih dilakukan secara manual

(belum berbasis teknologi informasi).

Tugas dan fungsi sudah

didefinisikan dan sudah

berbasis beban kerja serta

sudah sesuai peraturan. Sudah

ada pembagian tugas dan

fungsi antar unit kerja secara

seimbang.


Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel - Budaya

Belum terbentuk nilai-

nilai organisasi

Sudah terbentuk nilai

organisasi namun masih belum

ada penetapan tentang nilai/

budaya organisasi

Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah

dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/

punishment) yang dilakukan menggunakan sistem berbasis

teknologi informasi

Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah

dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/

punishment) namun belum menggunakan sistem berbasis

teknologi informasi

Nilai organisasi sudah

ditetapkan dan sudah ada

program internalisasi, namun

belum ada program evaluasi

terukur dan tindak lanjut


16


(V)

1 Belum ada dokumen tentang nilai-nilai organisasi

2 Dokumen tentang nilai-nilai organisasi

3 • Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasi

• Dokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner atau media publikasi elektronik dll



• Laporan evaluasi dan tindak lanjut terkait implementasi budaya organisasi*



• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi dan tindak lanjut terkait implementasi budaya organisasi**

17


Variabel - Tata Laksana

Berdasarkan Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Procedure Administrasi Pemerintahan).

Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa

1 Penyimpanan Dokumen Asli

Pemilihan Penyedia

2 Pelayanan

Pelaksanaan Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa Kepada

Unit Kerja/SKPD

3 Penyusunan

Laporan Pelaksanaan

Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa

4

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Pemilihan Penyedia Barang/Jasa


1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang pemilihan penyedia

2 Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pemilihan penyedia yang dijadikan acuan.

3 SOP tentang pemilihan penyedia

4 • SOP tentang pemilihan penyedia

• Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP Pemilihan Penyedia**

5 • SOP tentang pemilihan penyedia

• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP Pemilihan Penyedia

Tidak ada rumusan

alur kerja tentang

pemilihan penyedia

Pedoman tata laksana

pemilihan penyedia

sudah disusun namun

belum mengikuti notasi

resmi*

Pedoman tata laksana pemilihan

penyedia sudah disusun menjadi

SOP sudah mengikuti notasi

resmi* dan sudah ada mekanisme

monitoring terhadap SOP yang

dilakukan menggunakan sistem

berbasis teknologi informasi

Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun menjadi

SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme

monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk

penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

Pedoman tata laksana pemilihan

penyedia sudah disusun menjadi

SOP sudah mengikuti notasi

resmi*


18

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Tidak ada rumusan

alur kerja tentang

penyimpanan

dokumen asli

pemilihan penyedia

barang/jasa


penyimpanan dokumen

asli pemilihan penyedia

barang/jasa sudah

disusun namun belum

mengikuti notasi resmi*


penyimpanan dokumen asli

pemilihan penyedia barang/jasa

sudah disusun menjadi SOP

sudah mengikuti notasi resmi* dan

sudah ada mekanisme monitoring

terhadap SOP yang dilakukan

menggunakan sistem berbasis

teknologi informasi

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli

pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP

sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila

ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan


penyimpanan dokumen asli

pemilihan penyedia barang/jasa


sudah mengikuti notasi resmi*



1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

2 Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

3 SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

4 • SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

• Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa**


• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

19

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit/Satuan Kerja

Tidak ada rumusan

alur kerja tentang

pelayanan

pelaksanaan pemilihan

penyedia barang/jasa


pelayanan pelaksanaan

pemilihan penyedia

barang/jasa sudah

disusun namun belum

mengikuti notasi resmi*

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia

barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem



barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta

mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak

dilaksanakan


barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti

notasi resmi*



1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2 Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

3 SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa


• Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa **

5 • SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

20

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Tidak ada rumusan

alur kerja tentang

penyusunan laporan

pelaksanaan

pemilihan penyedia

barang/jasa


penyusunan laporan

pelaksanaan pemilihan

penyedia barang/jasa

sudah disusun namun

belum mengikuti notasi

resmi*

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan

penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah

ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasis

teknologi informasi

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan

penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah

ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila

ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan


penyusunan laporan

pelaksanaan pemilihan penyedia

barang/jasa


sudah mengikuti notasi resmi*



1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2 Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

3 SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

4 • SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

• Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa**

5 • SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

21


22

Variabel – Sumber Daya Manusia

Status Kepegawaian

Anggota ULP

1 Pengembangan

Kompetensi

2 Kinerja

Pegawai

3 Kinerja

Organisasi ULP

4

23

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Status Kepegawaian Anggota ULP


(V)

1 SK Panitia Pengadaan

2 SK atau Surat Tugas menjadi anggota Pokja ULP/UKPBJ

3 Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja ULP/UKPBJ

4 • Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja ULP/UKPBJ

• Perhitungan Formasi Kebutuhan Jafung PPBJ

5 • Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja ULP/UKPBJ

• Screen-shoot dan/atau bukti lain Perhitungan Formasi Kebutuhan Jafung PPBJ

Panitia Pengadaan

Anggota Pokja ULP/UKPBJ

masih menjadi pegawai

satker/SKPD

(belum penuh waktu)

Sebagian atau seluruh anggota

Pokja ULP/UKPBJ sudah

menjadi pegawai tetap

ULP/UKPBJ dan sudah ada

monitoring evaluasi terhadap

kebutuhan Jafung PPBJ



Pokja ULP sudah menjadi

pegawai tetap ULP/UKPBJ dan

sudah ada monitoring evaluasi

terhadap kebutuhan Jafung

PPBJ*


Pokja ULP/UKPBJ sudah

menjadi pegawai tetap ULP


24

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Pengembangan Kompetensi


(V)

1 Belum ada pengembangan kompetensi pegawai

2 Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala ULP/UKPBJ

3 • Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala ULP/UKPBJ

• Dokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan


• Dokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan

• Laporan monitoring terhadap implementasi rencana pengembangan kompetensi pegawai


• Screen-shoot dan/atau bukti lain Dokumen perencanaan pengembangan dan Laporan monitoring terhadap implementasi rencana pengembangan

kompetensi pegawai

Belum ada

pengembangan

kompetensi pegawai

Sudah ada pengembangan

kompetensi pegawai namun

tidak ada pola perencanaannya


kompetensi pegawai, pola

perencanaan dan monitoring

evaluasi pengembangan kompetensi pegawai berbasis

teknologi informasi


kompetensi pegawai, pola

perencanaan dan monitoring

evaluasi pengembangan

kompetensi pegawai


kompetensi pegawai dan pola

perencanaannya namun belum

ada monitoring evaluasi

pengembangan kompetensi

pegawai


Contoh Pengembangan Kompetensi ULP KPK

25

ToT PBJ Tingkat Dasar

Teknik Pembuatan Laporan

Teknik Evaluasi Dokumen Penawaran

Pelatihan Audit Pengadaan

Pelatihan Keuangan Negara

Pelatihan Manajemen Perkantoran

Pelatihan Pembuatan HPS

Indonesia Procurement Management

Pelatihan Negotiation Skill

Pelatihan Perpajakan

Pelatihan Manajemen Proyek

Procurement Management Seminar

Sosialisasi yang diadakan LKPP

Penerapan Strategic Procurement/ Pengadaan Khusus Tanpa Tender

Dalam Sistem Pengadaan Nasional

Pelatihan Legal Drafting

Pelatihan Teknik Presentasi

E-Learning for E-Procurement

Sumber: Bahan Paparan ULP KPK

Jenis Diklat Pengembangan

26

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Kinerja Pegawai


(V)

1 Belum ada dokumen penetapan kinerja pegawai

2 Dokumen penetapan kinerja pegawai

3 Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar

4 • Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar

• Laporan monitoring evaluasi kinerja pegawai

5 • Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar

• Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi kinerja pegawai

Belum ada target

kinerja pegawai

Sudah ada target kinerja

pegawai namun belum

terstandar*


pegawai yang sesuai standar

dan sudah ada monitoring

evaluasi kinerja berbasis

teknologi informasi


pegawai yang sesuai standar

dan sudah ada monitoring

evaluasi kinerja

Sudah ada target kinerja pegawai dan sudah terstandar*


27

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel - Kinerja Organisasi/ULP


1 Belum ada dokumen penetapan kinerja ULP/UKPBJ

2 Dokumen penetapan kinerja organisasi ULP/UKPBJ

3 Dokumen penetapan kinerja organisasi ULP/UKPBJ yang sudah sesuai standar

4 • Dokumen penetapan kinerja organisasi ULP/UKPBJ yang sudah sesuai standar

• Laporan monitoring evaluasi kinerja organisasi ULP/UKPBJ

5 • Dokumen penetapan kinerja organisasi ULP/UKPBJ yang sudah sesuai standar

• Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi kinerja organisasi ULP/UKPBJ

Belum ada target

kinerja organisasi

ULP/UKPBJ/UKPBJ


organisasi ULP/UKPBJ namun

belum terstandar*


organisasi ULP/UKPBJ yang

sesuai standar dan sudah ada

monitoring evaluasi kinerja


Sudah ada target kinerja organisasi ULP/UKPBJ yang

sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja


organisasi ULP/UKPBJ dan

sudah terstandar*


No KKO Triwulan I Triwulan II Triwulan III Triwulan IV Total/Rata-Rata

Kuantitas Satuan Kuantitas Satuan Kuantitas Satuan Kuantitas Satuan Kuantitas Satuan

I PERSPEKTIF STAKEHOLDER

A. Kepuasan Layanan Internal (Mewujudkan Layanan APIK)

1. Indeks Kepuasan Layanan Pengadaan B/J - - - - - - 3.50 indeks 3,5 Indeks

B. Kepuasan Penyedia Barang dan Jasa

2. Tidak adanya sanggahan dan Penyedia B/J terkait Proses Pengadaan 80 % 80 % 80 % 80 % 80 %

C. Tingkat Akuntabilitas dalam Pengadaan B/J

3. Tidak ada temuan yang material (adanya kerugian negara) terhadap Pengadaan B/J 0 Temuan 0 Temuan 0 Temuan 0 Temuan 0 Temuan

II PERSPEKTIF INTERNAL/PROSES

A. Melaksanakan Pengadaan B/J yang Transaparan, Efektif dan Efiisien

1. % Terlaksananya Pemaketan & Pengumuman RUPBJ 100 % - - - - 100 % 100 %

2. % Ketepatan waktu Permrosesan Permintaan Pengadaan 90 % 90 % 90 % 90 % 90 %

3. % Terlaksananya dan terkoordinasinya proses pengadaan B/J (e-lelang/e-seleksi) di Bagian Pengadaan Sesuai Jadwal Pengadaan 80 % 80 % 80 % 80 % 80 %

4. % Terlaksananya Standarisasi Dokumen-Dokumen Pengadaan - - 80 % - - - - 80 %

5. % Terlaksananya Pembuatan Database Vendor & Lumbung HPS - - - - 80 % - - 80 %

6. Terlaksananya hasil pengadaan B/J dibawah nilai HPS (Menghasilkan penghematan minimal 9% terhadap HPS/Perkiraan Nilai Paket) 9 % 9 % 9 % 9 % 9 %

7. Tersampaikannya Laporan Pengadaan Tepat Waktu 80 % 80 % 80 % 80 % 80 %

8. Terlaksananya Pengadaan B/J melalui e-procurement - - - - - - 100 % 100 %

III PERSPEKTIF LEARNING AND GROWTH

A. Program Capacity Building

1. # Jumlah Pegawai yang melakukan pelanggaran berat 0 % 0 % 0 % 0 % 0 %

2. % Penyempurnaan SOP sesuai format Perkom SOP - - - - - - 100 % 100 %

3. # Hari Pelatihan - - 5 Hari - - 5 Hari 10 Hari

4. Jumlah Pelaksanaan Sharing Session - - 1 Kali - - 1 Kali 2 Kali

5. % Pelaksanaan mitigasi risiko dalam lingkup Pengadaan di ULP - - - - - - 100 % 100 %

IV PERSPEKTIF FINANCIAL

1. % Penyerapan Anggaran - - - - - - 80 % 100 %

Sumber: Bahan Paparan ULP KPK

Contoh Target Kinerja Organisasi ULP KPK

28

Variabel dalam Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Pengadaan (ULP) - 4

29

Variabel - Manajemen

Manajemen Resiko

1 Manajemen

Informasi

2 Perencanaan

Kegiatan

3 Pengawasan

Kegiatan

4 Sarana

Prasarana

5

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Manajemen Risiko


(V)

1 Belum ada dokumen analisis resiko

2 Daftar risiko pemilihan penyedia barang/jasa

3 • Daftar risiko pemilihan penyedia barang/jasa

• Rencana mitigasi risiko


• Rencana mitigasi risiko, SOP mitigasi risiko, dan Laporan monitoring evaluasi mitigasi risiko


• Rencana mitigasi risiko, SOP mitigasi risiko, dan Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi

mitigasi risiko

Belum ada manajemen

risiko dalam proses

pemilihan penyedia

barang/jasa

Sudah ada identifikasi risiko

Sudah ada identifikasi risiko

dan rencana mitigasi risiko

serta monitoring evaluasi

pelaksanaan mitigasi risiko

yang sudah berbasis teknologi

informasi

Sudah ada identifikasi risiko dan rencana mitigasi risiko serta monitoring evaluasi

pelaksanaan mitigasi risiko

Sudah ada identifikasi risiko dan

rencana mitigasi risiko


30

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Manajemen Informasi


(V)

1 -

2 Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

3 Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

SOP manajemen informasi

4 • Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

• SOP manajemen informasi dan Laporan monitoring evaluasi manajemen informasi

5 • Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

• SOP manajemen informasi dan screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring evaluasi manajemen informasi

Informasi masih

dikelola oleh masing-

masing unit atau

personil ULP

Sudah ada pembagian

kewenangan pengelolaan

informasi

Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan

informasi, SOP manajemen informasi dan sudah dilakukan monitoring evaluasi terhadap

manajemen informasi berbasis teknologi informasi

Sudah ada pembagian


informasi, SOP manajemen

informasi dan sudah dilakukan

monitoring evaluasi terhadap

manajemen informasi.

Sudah ada pembagian


informasi dan SOP manajemen

informasi


31

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Perencanaan Kegiatan


(V)

1 Tidak ada dokumen perencanaan kegiatan.

2 Dokumen perencanaan kegiatan.

3 Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

4 • Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

• Laporan evaluasi dokumen perancanaan terhadap SIRUP dan perencanaan anggaran

5 • Screen-shoot dan/atau bukti lain Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi dokumen perancanaan terhadap SIRUP dan perencanaan anggaran

Belum ada

perencanaan kegiatan

ULP

Sudah ada perencanaan

kegiatan ULP namun belum

terstandar*


kegiatan ULP yang terstandar*


dan sudah selaras dengan

kebutuhan


kegiatan ULP yang terstandar*

dan sudah selaras dengan

kebutuhan


kegiatan ULP dan sudah

terstandar*


32

33 Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator

Sub Variabel – Pengawasan Kegiatan

Belum ada

pengawasan oleh

Kepala ULP/UKPBJ

Sudah ada pengawasan oleh

Kepala ULP/UKPBJ yang

dilakukan secara insidental



sesuai dengan prosedur dan

sudah ada tindak lanjut



Kepala ULP /UKPBJ yang

sesuai dengan prosedur dan

sudah ada tindak lanjut



sesuai dengan prosedur



(V)

1 Tidak ada kegiatan atau tugas pengawasan oleh unsur Kepala ULP/UKPBJ.

2 Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala ULP/UKPBJ.

3 • Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala ULP/UKPBJ

• Prosedur pengawasan

4 • Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala ULP/UKPBJ.

• Prosedur pengawasan dan Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala ULP/UKPBJ

5 • Dokumen hasil pengawasan oleh unsur Kepala ULP/UKPBJ.

• Prosedur pengawasan dan Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala

ULP/UKPBJ

34

Pengukuran Level dan Bukti Dukung Indikator Sub Variabel – Sarana Prasarana


(V)

1 Laporan sarana dan prasarana

2 Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

3 Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

4 • Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

• Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru

5 • Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

• Screen-shoot dan/atau bukti lain pengelolaan sarana dan prasarana

• Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru

Belum memiliki

sarana dan prasarana

sendiri untuk

menunjang kegiatan

ULP/UKPBJ

Sudah memiliki sarana dan

prasarana sendiri untuk

kegiatan ULP/UKPBJ, namun

belum sesuai dengan standar

sarana dan prasarana*

Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk

kegiatan ULP/UKPBJ yang terstandar, sudah ada evaluasi

berdasarkan analisis kebutuhan terbaru dan

pengelolaannya berbasis teknologi informasi

Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk

kegiatan ULP/UKPBJ sudah sesuai dengan standar sarana dan prasarana* dan sudah ada evaluasi berdasarkan analisis

kebutuhan terbaru

Sudah memiliki sarana dan

prasarana sendiri untuk

kegiatan ULP/UKPBJ sudah

sesuai dengan standar sarana

dan prasarana*


Standar Spesialisasi Ruangan ULP

35

Ruang Kerja ULP terdiri dari: • Ruang penerima tamu (front office), • Ruang pertemuan dengan penyedia, • Ruang rapat internal, • Ruang pejabat ULP, • Ruang arsip, • Ruang kerja pegawai, • Ruang evaluasi kualifikasi/penawaran.

Standar peralatan (prasarana) kerja ULP: • Meja kursi pegawai, • Meja kursi rapat, • LCD Projector, • Perangkat komputer, • Printer, Scanner, Mesin Fotocopy • ATK, • Jaringan internet, • Alat komunikasi, • Lemari arsip.

36

ULP

RAD

Rencana Aksi Nasional/Daerah Pencegahan dan

Pemberantasan Korupsi (RAN/D PPK) –

Kelembagaan ULP

Pengertian & Dasar Hukum

37

Aksi generik pencegahan dan pemberantasan korupsi yang diinisiasi oleh LKPP dan didukung oleh K/L/I dan Pemerintah Daerah dalam hal Kelembagaan ULP

Apa itu RAN/D PPK – Kelembagaan ULP? Dasar Hukum

Instruksi Presiden Nomor 10 Tahun 2016 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi Tahun 2016 dan 2017

1

Surat Edaran Nomor 356/4429/SJ

tentang Pedoman Pelaksanaan Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi

Pemerintah Daerah Tahun 2016 dan

Tahun 2017

2

Aksi Generik PPK Untuk K/L/I dan Pemerintah Provinsi dalam RAN/D Kelembagaan

38

AKSI PENANGGUNG

JAWAB

INSTANSI

TERKAIT

KRITERIA

KEBERHASILAN

UKURAN

KEBERHASILAN

UKURAN KEBERHASILAN

(B03, B06, B09, B12) BUKTI DUKUNG

Pelaksanaan

transparansi

dan

akuntabilitas

dalam

mekanisme

pengadaan

barang dan

jasa

K/L/I dan

Pemerintah

Provinsi

Lembaga

Kebijakan

Pengadaan

Barang/

Jasa

Pemerintah

(LKPP)

Meningkatnya

pelaksanaan

transparansi dan

akuntabilitas

pengadaan

barang dan jasa

melalui e-

procurement

Terlaksananya

pengembangan

kelembagaan,

sumber daya

manusia dan tata

kelola Unit

Layanan

Pengadaan (ULP)

B03: Terpilihnya Program

Prioritas Peningkatan Kematangan

Organisasi ULP, sesuai roadmap

yang disusun di tahun 2016

B06 : Capaian Program Prioritas

yang terpilih di B03

B09: Capaian Program Prioritas


B12:

Capaian Program Prioritas

yang terpilih di B03 &

Rangkuman Capaian Tingkat

Kematangan Organisasi ULP

Tahun 2016 – 2017

B03: Laporan Daftar Program Prioritas

terpilih (Form B03)

B06 : Dokumen/data dukung masing-masing

variabel/sub variabel Program Prioritas yang

meningkat (Form B06)

B09: Dokumen/data dukung masing-masing

variabel/sub variabel Program Prioritas yang


B12 :

Dokumen/data dukung masing-masing

variabel/sub variabel Program Prioritas

yang meningkat (Form B12.1)

Rangkuman Capaian Tingkat

Kematangan Organisasi ULP Tahun 2016

- 2017 (Form B12.2)

39

Aksi Generik PPK Untuk Pemerintah Kabupaten/Kota dalam RAD Kelembagaan

AKSI PENANGGUNG

JAWAB

INSTANSI

TERKAIT

KRITERIA

KEBERHASILAN

UKURAN

KEBERHASILAN

UKURAN KEBERHASILAN

(B03, B06, B09 B12) BUKTI DUKUNG

Pelaksanaan

transparansi

dan

akuntabilitas

dalam

mekanisme

pengadaan

barang dan

jasa

Pemerintah

Kab/Kota

Lembaga

Kebijakan

Pengadaan

Barang/

Jasa

Pemerintah

(LKPP)

Meningkatnya

pelaksanaan

transparansi dan

akuntabilitas

pengadaan

barang dan jasa

melalui e-

procurement

Terlaksananya

pengembangan

kelembagaan,

sumber daya

manusia dan tata

kelola Unit

Layanan

Pengadaan (ULP)

B03: Terlaksananya self

assessement tingkat kematangan

organisasi ULP & tersusunnya

roadmap peningkatan kematangan

organisasi ULP

B06 : Terpilihnya program prioritas

peningkatan kematangan organisasi

ULP, sesuai roadmap yang disusun

pada B03

B09: Capaian program prioritas


B12:

• Capaian program prioritas yang

terpilih di B06 dan

• Rangkuman Capaian Tingkat

Kematangan Organisasi ULP

Tahun 2017

B03: Hasil self assessement tingkat

kematangan organisasi ULP & hasil

pengisian tabel ringkasan roadmap

peningkatan kematangan organisasi ULP

(Form B03.1 & B03.2)

B06 : Laporan Daftar Program Prioritas

terpilih (Form B06)

B09: Dokumen/data dukung masing-masing

variabel/sub variabel program prioritas yang


B12 :

Dokumen/data dukung masing-masing

variabel/sub variabel program prioritas

yang meningkat (Form B12.1)

Rangkuman Capaian Tingkat Kematangan

Organisas Tahun 2017 (Form B12.2)

Form Pengisian RAN/D Kelembagaan

40

Beberapa Form yang harus diisi sebagai Ukuran Keberhasilan & Bukti Dukung Oleh K/L/Pemda/I

Form B03 - Daftar Agenda Prioritas ULP K/L/I dan Pemerintah Provinsi

Lampiran 1 Form: B03

NO AGENDA PRIORITAS OUTPUT (HASIL CAPAIAN) PENANGGUNG JAWAB/ PELAKSANA VARIABEL SUB VARIABEL Target Penyelesaian

B06 B09 B12

1

Penyusunan nilai-nilai organisasi yang

dituangkan dalam dokumen (Pamflet,

Edaran, Banner, dll)

Slogan-slogan yang menggambarkan nilai

organisasi yang harus diamalkan oleh

pegawai ULP

Kepala ULP dengan dukungan/fasilitasi

dari unit kerja yang membidangi

organisasi

Organisasi Budaya √

2

3

4

5

Contoh Pengisian Form B03

41

Form B06/B09/B12.1 – Laporan Capaian Prioritas ULP K/L/I dan Pemerintah Provinsi

Lampiran 2 Form: B06/B09/B12.1 Contoh Pengisian Form B06/B09/B12.1

NO AGENDA PRIORITAS B06/B09/B12

(Sesuai dokumen B03)

TARGET

HASIL CAPAIAN BUKTI DUKUNG PENANGGUNG

JAWAB KETERANGAN

1

Penyusunan nilai-nilai organisasi

yang dituangkan dalam dokumen

(Pamflet, Edaran, Banner, dll)

Tersusunnya slogan-slogan

yang menggambarkan nilai

organisasi yang harus

diamalkan oleh pegawai ULP

Tersusunnya slogan-slogan

yang menggambarkan nilai

organisasi yang harus

diamalkan oleh pegawai ULP

Photo/copy

Standing Banner,

Surat Edaran atau

pamflet tentang

nilai-nilai organisasi

(ULP)

Kepala ULP

dengan

dukungan/fasilitasi

dari unit kerja yang

membidangi

organisasi

Kolom keterangan ini

berfungsi untuk

mejelaskan apabila hasil

capaian belum/tidak

sesuai dengan target

Agenda Prioritas atau

keterangan-keterangan

lain yang terkait

2

3

4

5

42

Form B12 – Rangkuman Laporan Capaian Tingkat Kematangan ULP K/L/I dan Pemerintah Provinsi

Lampiran 2 Form: B12.2 Contoh Pengisian Form B12.2

43

NO

KEADAAN ORGANISASI ULP

VARIABEL SUB VARIABEL

BASIS LEVEL KEMATANGAN ORGANISASI ULP

(PENCAPAIAN) LEVEL KEMATANGAN YANG DITUJU (RENCANA)

AGENDA

PRIORITAS 1 2 3 4 5

URAIAN BASIS LEVEL

KEMATANGAN 1 2 3 4 5

URAIAN LEVEL KEMATANGAN

YANG DITUJU

1 ORGANISASI

1. Struktur X

Perka LKPP No. 167 Tahun 2012

tentang Organisasi dan Tata Kerja

LKPP telah membentuk ULP menjadi

Sub Bagian Layanan Pengadaan (Unit

Kerja Eselon IV)

X

ULP LKPP akan membentuk unit kerja struktural dan

ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri/Pimpinnan

K/L atau Perda dan struktur ULP sudah menjadi

organisasi profesional (operating core adalah pejabat

fungsional PPBJ).

2. Tugas dan Fungsi

3. Budaya

2 TATA LAKSANA

1. Pemilihan Penyedia

2. Penyimpanan dokumen asli

Pemilihan Penyedia

3. Pelayanan pelaksanaan Pemilihan

Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit

kerja/SKPD

4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

3 SDM

1. Status Kepegawaian Anggota ULP

2. Pengembangan Kompetensi

3. Kinerja Pegawai

4. Kinerja Organisasi/ULP

4 MANAJEMEN

1. Manajemen Resiko

2. Manajemen Informasi

3. Perencanaan Kegiatan

4. Pengawasan Kegiatan

5. Sarana dan Prasarana

Form B03.1- Self Assessement Tingkat Kematangan Organisasi ULP Pemda Kabupaten & Kota

Lampiran 1.1 Form: B03.1 Contoh Pengisian Form B03.1

44

45

Form B03.2 - Ringkasan Roadmap Peningkatan Kapasitas/ Kematangan Organisasi ULP Pemerintah Kabupaten & Kota

Lampiran 1.2 Form: B03.2

NO

PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS/KEMATANGAN ORGANISASI ULP

VARIABEL SUB VARIABEL KEGIATAN

KRITERIA

KEBERHASILAN

(Indikator dan Bukti

Dukung)

WAKTU PELAKSANAAN DAN TAHAPAN KERJA PENANGGUNG

JAWAB /

PELAKSANA

PIHAK

TERKAIT

RENCANA

ANGGARAN 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1 ORGANISASI

1. Struktur

ULP LKPP akan membentuk

unit kerja struktural dan

ditetapkan berdasarkan

peraturan Menteri/Pimpinnan

K/L atau Perda dan struktur

ULP sudah menjadi organisasi

profesional (operating core

adalah pejabat fungsional

PPBJ).

Terbentuknya unit kerja struktural dan

ditetapkan berdasarkan peraturan

Menteri/Pimpinnan K/L atau Perda dan

struktur ULP sudah menjadi organisasi

profesional (operating core adalah

pejabat fungsional PPBJ).

4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Sekretaris ULP dan Biro

Organisasi dan Tata Laksana

serta Bagian Kepegawaian

Kemenpan RB Rp....

2. Tugas dan Fungsi

3. Budaya

2 TATA LAKSANA

1. Pemilihan Penyedia

2. Penyimpanan dokumen asli

Pemilihan Penyedia

3. Pelayanan pelaksanaan Pemilihan

Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit

kerja/SKPD

4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

3 SDM

1. Status Kepegawaian Anggota ULP

2. Pengembangan Kompetensi

3. Kinerja Pegawai

4. Kinerja Organisasi/ULP

4 MANAJEMEN

1. Manajemen Resiko

2. Manajemen Informasi

3. Perencanaan Kegiatan

4. Pengawasan Kegiatan

5. Sarana dan Prasarana

Contoh Pengisian Form B03.2

Form B06 – Daftar Agenda Prioritas ULP Pemerintah Kabupaten & Kota

Lampiran 2 Form: B06

Contoh Pengisian Form B06

46

Form B09/B12.1 – Capaian Agenda Prioritas Organisasi ULP Pemerintah Kabupaten & Kota

Lampiran 2 Form: B09/B12.1

Contoh Pengisian Form B09/B12.1

47

Form B12.2 - Rangkuman Laporan Capaian Tingkat Kematangan Pemerintah Kabupaten& Kota

Lampiran 2 Form: B12.2

Contoh Pengisian Form B12.2

48

PENILAIAN MANDIRI (SELF ASSESSEMENT) & PENYUSUNAN PETA JALAN (ROAD MAP)

TINGKAT KEMATANGAN ULP MELALUI APLIKASI

SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN

49

SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN

https://siulp.lkpp.go.id

50

https://siulp.lkpp.go.id/

Tampilan Pengisian Self Assesment & Road Map

51

Hasil Pengisian Self Assesment

52

Hasil Pengisian Road Map

53

pengukuran tingkat kematangan organisasi …ulp.pu.go.id/website/uploads/berita/files/pengukuran tk...

Documents