MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Disusun oleh Kelompok 5 :

Novaria Mahendri P. (105020107111010)

Adi Kharis M. (115020200111089)

Sansa Rizaldi Nur (115020200111100)

Lilik Choirotul Mafula (115020200111111)

Ridha Nurrahma Putri (115020200111114)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN MANAJEMEN

MALANG

2013

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis mencakup antar lain : Beberapa hal

yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik; Pentingya

pengorganisasian pesan-pesan dengan baik; Penorganisasian pesan-pesan melalui

outline. Pengorganisasian pesan-pesan yang baik mempermudah pencapaian

tujuan komunikasi.

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK

TERORGANISASI DENGAN BAIK

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan

kepada bawahannya, kadangkala tak terorganisir dengan baik. Hal tersebut dapat

menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau

hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Beberapa hal

yangmenyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik :

1. Bertele-tele

Pesan yang bertele-tele membuat pembaca memerlukan waktu yang cukup

lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

Adanya informasi yan tidak relevan, tidak penting dalam pesan-pesan yang

disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan selai membuang-buang

waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak

jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan

dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir,

adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan

yang disampaikan pada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidak lancaran

komunikasi, karena audiens sulit mengerti pesan-pesan yang disampaikan.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan pesan-pesan yang tidak

penting tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan,

ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik

pembahasan. Karena sedang membahas poin-poin yang hanya bersifat pelengkap

atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih

besar menjadi terabaikan.

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang

harus diperhatikan, yaitu :

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Manfaat menyusun pesan dengan baik :

1. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide

secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam

pesan, audiens akan mudah memahami maksud/tujuan pesan.

2. Membantu audiens menerima suatu pesan

Pengorganisasian pesan-pesan baik, disamping membantu audiens dalam

memahami maksud/tujuan pesan, sudah disusun secara logis, tapi audiens tidak

dapat menerima isi pesan tersebut. Hal tersbut kemungkinan karena gaya bahasa

yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point).

3. Menghemat waktu

Dengan menyampaikan informasi yang relevan, maka waktu audiens akan

dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran

pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak danmengerutkan dahi.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara

menyampaikannya, rasa percaya komunikator akan meningkat, dan ini

menyebabkab semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan

dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan

urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang

harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jikamateri yang disajikan lemah,

apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi

kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan

benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik

menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus

dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks

materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline

sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat

outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu

dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan

sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik,

efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu

komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan

mengerti dan memehami pola piker komunikator.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga

golongan, yaitu :

a. Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi

umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal

yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh

audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau

memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua

adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi

dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti

yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

2. Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah

selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan

urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan,

Yaitu:

a. Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan

deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti

pendukungnya.

b. Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana

bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan

singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan

presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience

terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus

dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para

audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan

yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih

baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience

positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jikareaksi audience

negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu

pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional

yang paling cocok diantara bebagai model berikut:

a. Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian

yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat

maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda

berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti

karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat

surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki

hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request).

Permintaan langsung menggunaka pendekatan langsung pada poin yang dituju.

b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para

audience mungkin akan menjadi netral sikapny ,m a terhadap pesan yang

diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi

goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan

selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience.

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-

pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi

audiencenya positif

c. Pesan-pesan bad news

Jika mareti yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti

penolakan suatu lamara, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan

pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya.

Oleh karena itu,pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak

langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad

news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan

gunakanlah bahasa yang halus.

d. Pesan-pesan persuasif

Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang

disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan

pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman

dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Komunikator

perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka

dapat memahami fakta yang ada

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memnggunakan salah satu dari

empat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih

panjang, seperti pembuatan laporan atau presentasi, diperlukan pola yang lebih

kompleks untuk menangani semakin banyaknyaimformasi yang disampaikan.

Pola-pola tersebut dapat dibedakan kategori Informasional dan kategori analitikan.

Pada umumnya laporan atau presentasi yang paling mudah adalah yang

bersifat informasional karena hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil

ditemukan. Yang termasuk kedalam kategori informasional antara lain instruksi

operasi, laporan status, deskripsi teknis dan penjabaran prosedur dalam suatu

perusahaan.

Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki suatu ide pokok,

yang selanjutnya dikembangkan kedalam subtopik-subtopik yang disusun secara

kronologis, geografis, atau berdasarkan tingkat kepentingannya.

Secara umum, lebih sulit untuk mengorganisasi laporan dan presentasi

anatikal (secara analitis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu.

Manakala tujuan komunikator adalah untuk melakukan kolaborasi dengan

audience untuk memecahkan suatu masalah, atau melakukan persuasi untuk suatu

tindakan tertentu, komunikator harus memilih rencana organisasional yang dapat

mmberikan argumen yang logis.

Rangkuman penyusunan jenis-jenis pesan ialah setiap rencana

organisasional, pembuka, body, dan penutup, mempunyai peranan penting dalam

penyampaian pesan-pesan.

Tabel berikut ini merupakan rangkuman bagaimana masing-masing jenis

pesan disusun. Masing-masing rencana organisasional, pembuka, isi dan penutup,

semuanya mempunyai peran penting dalam penyampaian pesan-pesan Anda.

Reaksi

audiens

Rencana

organisasional

Pembuka Isi Penutup

Tertarik Direct Request Mulai dengan

permintaan atau

ide pokok

Rinci/detail Rasa hormat dan

adanya tindakan

khusus

Senang Pesan rutin,

good news,

goodwill

Mulai dengan

ide pokok atau

good news

Rinci/detail Rasa hormat,

referensi ke good

news

Tidak Senang Bad news,

pernyataan netral

sebagai transisi

ke bad news

Mulai dengan

pernyataan

netral, nyatakan

bad news, dan

beri saran

positif

Beri alasan yang

rasional dan

logis

Rasa hormat

Tidak

Tertarik

Pesan persuasif Mulai dengan

pernyataan yang

mengundang

perhatian

Tumbuhkan

hasrat audiens

Perlu tindakan