5 menulis pesan bisnis

31
Chapt. 5 Menulis Pesan Bisnis Beradaptasi Dengan Penerima Pesan Menyampaikan suatu pesan kepada si penerima pesan bukanlah suatu hal yang mudah. Apabila pesan yang kita sampaikan tidak dapat di terima dengan baik oleh si penerima pesan, maka mereka cendrung kurang menaruh perhatian terhadap pesan yang kita sampaikan. Hal tersebut, dikarenakan pesan yang diterima tidak cocok bagi mereka atau pesan tersebut tidak menawarkan sesuatu yang berharga atau menarik. Bukan tugas yang mudah dalam menyampaikan suatu pesan kepada orang lain, karena kita akan dihadapkan dalam beberapa situasi yang berbeda sehingga kita harus menyampaikan suatu pesan sesuai dengan kondisi dari masing-masing situasi. Misalnya ketika kita ingin menyampaikan pesan atau informasi dalam suatu rapat atau menyampaikan berita buruk kepada seseorang. Untuk itu, dalam menyampaikan pesan, kita dituntut untuk lebih sensitif terhadap si penerima peasan, bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima, dan kendalikan gaya kita untuk mempertahankan sikap profesional. Menjadi Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima Pesan Dalam menyampaikan pesan-pesan yang sederhana pun, terkadang masih terjadi kesalahan dalam penggunaan kata-kata atau pesan tersebut kurang sensitif terhadap penerima dan tidak sesuai dengan kebutuhannya.

Upload: ahmad-dedi

Post on 31-Oct-2015

409 views

Category:

Documents


21 download

TRANSCRIPT

Page 1: 5 Menulis Pesan Bisnis

Chapt. 5

Menulis Pesan Bisnis

Beradaptasi Dengan Penerima Pesan

Menyampaikan suatu pesan kepada si penerima pesan bukanlah suatu hal yang

mudah. Apabila pesan yang kita sampaikan tidak dapat di terima dengan baik oleh si

penerima pesan, maka mereka cendrung kurang menaruh perhatian terhadap pesan yang kita

sampaikan. Hal tersebut, dikarenakan pesan yang diterima tidak cocok bagi mereka atau

pesan tersebut tidak menawarkan sesuatu yang berharga atau menarik.

Bukan tugas yang mudah dalam menyampaikan suatu pesan kepada orang lain, karena

kita akan dihadapkan dalam beberapa situasi yang berbeda sehingga kita harus

menyampaikan suatu pesan sesuai dengan kondisi dari masing-masing situasi. Misalnya

ketika kita ingin menyampaikan pesan atau informasi dalam suatu rapat atau menyampaikan

berita buruk kepada seseorang. Untuk itu, dalam menyampaikan pesan, kita dituntut untuk

lebih sensitif terhadap si penerima peasan, bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima,

dan kendalikan gaya kita untuk mempertahankan sikap profesional.

Menjadi Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima Pesan

Dalam menyampaikan pesan-pesan yang sederhana pun, terkadang masih terjadi

kesalahan dalam penggunaan kata-kata atau pesan tersebut kurang sensitif terhadap penerima

dan tidak sesuai dengan kebutuhannya.

Menggunakan Sikap Anda

Dalam memperbaiki sensitivitas penerima pesan, kita dapat mengadopsi sikap “Anda”

dengan mengganti istilah yang berkenaan dengan Anda dan perusahaan anda dengan istilah

yang berkenaan dengan penerima. Misalnya, menggunakan kata Anda atau Perusahaan Anda

dengan kata saya, milik saya, kami/kita, dan milik kami/kita.

Penggunaan kata “saya”atau “kami” mempunyai kesan mementingkan diri sendiri dan tidak

berminat pada penerima pesan. Pesan tersebut terkesan memberitahukan apa yang diinginkan

oleh pengirim pesan dan para penerima pesan diharapkan untuk menyetujuinya. Namun,

bukan berarti penggunaan kata “Anda” bisa digunakan sembarangan, karena jika kita terlalu

Page 2: 5 Menulis Pesan Bisnis

berlebihan dalam penggunaannya maka akan menciptakan kalimat-kalimat yang kaku, terlalu

terdengar antusias atau di buat-buat. Oleh karena itu, kita tetap harus menyesuaikan sikap kita

terhadap situasi atau posisi dimana kita berada.

Ada beberapa kondisi akan lebih baik untuk menghindari menggunakan kata Anda, terutama

jika ketika menggunakannya terdengar terlalu otoriter atau terlalu menuduh. Misalnya,

“Anda harus selesai mengkoreksi kelima salinan ini sebelum siang hari” menjadi “Kelima

salinan ini harus segera dikoreksi sebelum siang hari”.

Selain itu, dalam memggunakan kata “Anda”, kita harus memperhatikan juga kebijakan

organisasi kita. Dalam beberapa organisasi, sangatlah tidak sopan menyebutkan prestasi

seseorang ketika seluruh tim ikut bertanggung jawab dalam keberhasilan yang di capai,

dalam kasus seperti ini menggunakan kata kami atau kita akan lebih di hargai.

Mempertahankan Standar Etiket

Dalam menunjukkan perhatian kita pada para penerima dan untuk memperoleh rasa hormat

dari mereka adalah dengan menunjukkan etiket dalam pesan kita. Terkadang mungkin kita

mengalami perlakuan tidak sopan yang dapat menimbulkan sikap emosional di diri kita, tapi

akan lebih baiknya untuk dapat menjaga emosi dengan bersikap lebih sopan kepada pihak

penerima, sehingga kita menunjukkan perhatian pada mereka dan membantu perkembangan

lingkungan komunikasi yang lebih baik. Karena ketika kita melepaskan emosi kita, sulit

sekali dapat memperbaiki situasi dan dapat membahayakan niat baik penerima. Oleh karena

itu, tunjukkan kemampuan kita dalam berdiplomasi dengan mengendalikan emosi kita dan

berkomunikasi dengan tenang dan sopan. Bila kita mengenal dengan baik siapa penerima

pesan kita, mungkin pendekatan yang kurang formal akan lebih tepat. Namun, ketika kita

berkomunikasi dengan orang yang memiliki posisi yang lebih tinggi dari kita, atau dengan

orang di luar organisasi kita, sopan santun sangatlah di perlukan.

Ketika berkomunikasi secara tertulis kita akan lebih bersikap bijaksana di bandingkan dengan

komunikasi secara lisan. Ketika berkomunikasi secara lisan, kita dapat memperhalus suara,

atau mengekspresikan mimik wajah kita, dan melihat respon yang kita terima sehingga ketika

si penerima merasa tidak nyaman kita dapat langsung memperbaikinya. Namun, ketika

berkomunikasi secara tertulis, kita tidak tahu apakah kata-kata kita menyinggung perasaanya,

sehingga kita tidak dapat langsung memperbaikinya bahkan mungkin kita tidak akan pernah

tahu bahwa hal tersebut dapat menyinggung si penerima pesan.

Page 3: 5 Menulis Pesan Bisnis

Hal lain yang harus kita perhatikan, dengan melakukan korespondensi dengan tepat waktu.

Sebaiknya kita menjawab voice mail, pesan singkat dan e-mail dalam waktu 24 jam, serta

membalas surat biasa dalam waktu 2 atau 3 hari. Namun, jika kita membutuhkan lebih

banyak waktu berilah pesan singkat bahwa kita sedang memproses jawabannya.

Menekankan Sisi Positif

Sepanjang karier bisnis anda, anda akan menghadapi berita – berita buruk yang harus

dikomunikasikan. Namun, ada perbedaan besar antara menyampaikan berita negatif dan

menjadi negatif. Pada saat anda menyampaikan berita negatif anda harus menyampaikan

berita tersebut dengan menghindari kata – kata yang membuat pesan itu menjadi negatif.

Ketika nada pesan anda negatif, anda memberikan tekanan yang tidak perlu dan akan

menyebabkan orang lain mengambil jarak dari anda dan ide anda.

1. Mengkomunikasikan berita negatif tanpa menjadi negatif

Bila anda menghadapi situasi dimana anda harus menyampaikan berita negatif,

carilah cara untuk mengurangi pukulan atau menekankan aspek positif dari situasi tersebut.

Misalnya, anda bekerja sebagai montir di suatu bengkel. Anda tidak dapat memperbaiki

mobil pelanggan anda hari ini. Anda dapat menyampaikan berita tersebut seperti ”Mobil anda

akan selesai hari minggu, apakah anda menginginkan mobil pinjaman sampai hari itu?”

Jangan pernah menyembunyikan berita negatif, tetapi selalu mencari poin positifnya yang

akan mempererat hubungan yang baik dengan penerima pesan anda.

2. Memberikan saran dan kritik dengan memfokuskan pada apa yang dapat dilakukan

oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik.

Bila anda merasa perlu mengkritik atau membetulkan, jangan memikirkan kesalahan

orang lain. Hindari mengacu pada kegagalan, masalah, atau kekurangan. Sebagai gantinya,

fokuskan pada apa yang dapat dilakukan oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik.

Misalnya, dalam suatu perusahaan ditemukan suatu masalah pada pengendalian biaya. Cara

menyampaikan hal itu dapat seperti ”Kinerja perusahaan ini dapat diperbaiki dengan

memperketat pengendalian terhadap biaya.” Dalam hal ini, dapat memacu orang yang bekerja

di bidang itu untuk mengatasi masalah itu.

3. Menunjukkan pada para penerima pesan bagaimana mereka akan memperoleh

manfaat jika mereka memenuhi pesan anda.

Page 4: 5 Menulis Pesan Bisnis

Bila anda sedang mencoba untuk membujuk penerima pesan anda untuk membeli

suatu produk, membayar tagihan, atau melakukan pelayanan untuk anda, berilah tekanan

pada manfaat yang akan mereka terima. Seorang individu yang dapat melihat kemungkinan

adanya keuntungan pribadi akan merespon secara positif pada permintaan anda. Misalnya,

anda ingin mengajukan proposal kerja sama dengan suatu perusahaan di mana nantinya

perusahaan tersebut akan memberikan sponsor untuk acara bakti sosial anda, anda dapat

mengkomunikasikannya seperti ”Dengan menyetujui proposal kerja sama ini, anda dapat ikut

serta membantu masyarakat yang kurang mampu untuk mendapatkan pengobatan yang layak

serta santunan kepada anak – anak terlantar.”

4. Hindari kata – kata dengan konotasi negatif, gunakan eufemisme yang penuh dengan

arti.

Pada saat anda menyampaikan pesan hindarilah menggunakan kata – kata yang

mungkin menyakitkan hati atau mengganggu penerima pesan anda. Untuk kata – kata yang

mengandung konotasi tidak menyenangkan, gantilah dengan eufemisme (istilah yang lebih

halus). Anda dapat tetap jujur tanpa perlu kasar. Bahasa yang lembut tidak akan mengubah

fakta, tetapi bahasa tersebut akan membuat fakta tersebut lebih dapat diterima. Misalnya, kata

”mati” diganti ”meninggal dunia”, ”pemecatan” diganti ”pemutusan hubungan kerja”,

”barang murahan diganti ”barang ekonomis” dan sebagainya. Namun, eufemisme harus

digunakan secara wajar, tidak berlebihan kalau tidak maka eufemisme justru berakibat

ketidaksantunan, bahkan pelecehan. Misalnya, penggunaan eufemisme dengan menutupi

kenyataan yang ada, seperti yang sering dikatakan oleh para pejabat pejabat. Kata “miskin”

diganti dengan “prasejahtera”, “kelaparan” diganti dengan “busung lapar”, “penyelewengan”

diganti “kesalahan prosedur”, “ditahan” diganti “dirumahkan”, dan sebagainya. Di sini terjadi

kebohongan publik. Kebohongan itu termasuk bagian dari ketidaksantunan berbahasa.

Menggunakan Bahasa Yang Bebas Bias

Bahasa dipahami sebagai satu-satunya sarana interaksi antarmanusia. Sebagai simbol

penyampaian pesan atau pikiran, baik secara lisan maupun tertulis, bahasa sering dipakai

untuk merepresentasikan realitas sebuah gambaran dari sesuatu secara apa adanya kepada

penerima pesan. Sering kali bahasa dapat terpengaruh oleh budaya anda sendiri. Bias apa pun

yang ada pada budaya anda ada kemungkinan akan muncul dalam bahasa anda, sering kali

Page 5: 5 Menulis Pesan Bisnis

dengan cara halus sehingga anda tidak menyadarinya. Bahasa yang bebas bias menghindari

penggunaan kata dan frasa yang menggolongkan orang lain secara tidak adil dan tidak etis

dengan cara dihubungkan dengan gender, ras, etnik, umur, atau cacat. Komunikasi adalah

semua hal yang berhubungan dengan persepsi, bersikap adil, dan objektif sehingga anda

dapat membangun hubungan yang baik dengan penerima pesan.

Bias dapat terjadi dalam berbagai bentuk :

1. Bias gender, hindari penggunaan bahasa yang membeda – bedakan jenis kelamin

dengan menggunakan label yang sama untuk semua orang. Contoh : ”businessman”

menjadi ”executives”, ”foreman” menjadi ”supervisor”

2. Bias rasial atau etnik, hindari penggunaan bahasa yang mengatakan bahwa anggota

kelompok ras mempunyai karakteristik stereotip. Jadi, hindari mengidentifikasikan

seseorang dari asal usul ras atau etniknya. Contoh : menyebut seseorang seperti

Barack Obama,Presiden Amerika Serikat pertama yang berasal dari ras Afrika

Amerika, berhasil menduduki posisi nomor satu di negara Adi daya Amerika Serikat.

Seharusnya, Barack Obama berhasil menduduki posisi nomor satu di negara Adi Daya

Amerika serikat.

3. Bias umur, berhati – hatilah dengan konteks penggunaan kata yang mengacu pada

umur. Kata – kata seperti itu mengandung berbagai konotasi positif dan negatif.

Misalnya, kata ”muda” dapat mengacu pada kemudaan, tidak berpengalaman, atau

bahkan belum dewasa, tergantung bagaimana kata tersebut digunakan. Apalagi jika

anda memasukkan umur pada saat yang tidak relevan.

4. Bias cacat, hindari menyebutkan suatu keterbatasan, kelemahan fisik,

mental,pancaindera,atau emosional seseorang yang pasti menyakitkan bagi orang

tersebut. Namun, apabila anda terpaksa harus menyebutkannya, hindarilah istilah

cacat, pincang, atau terbelakang. Contoh : Para pekerja yang pincang menghadapi

banyak hambatan di tempat kerja. Kata ”pincang” dapat diganti dengan ”keterbatasan

fisik”.

Membangun Kredibilitas Anda

Untuk mempertahankan kredibilitas dengan penerima yang sudah ada atau bahkan

untuk memperbaiki kredibilitas setelah melakukan kesalahan, pertimbangkan untuk

menekankan pada karakteristik berikut ini :

Page 6: 5 Menulis Pesan Bisnis

Kejujuran

Kejujuran merupakan inti kredibilitas. Tidak peduli betapa terkenal, penting,

memesona, atau menariknya anda, bila anda tidak menceritakan hal yang benar

sebagian orang pada akhirnya akan kehilangan kepercayaan. Di sisi lain,

menunjukkan kejujuran dan integritas akan mendapat penghormatan dan kepercayaan

dari semua orang yang berkomunikasi dengan anda

Objektivitas

Para penerima menghargai kemampuan anda untuk menjauhkan diri dari situasi yang

dipengaruhi oleh perasaan dan melihat situasi semua sisi suatu isu. Mereka ingin

percaya bahwa anda memikirkan kepentingan mereka.

Kesadaran akan kebutuhan penerima

Biarkan penerima tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka. Bila

anda telah melakukan analisis penerima dengan teliti, anda akan mengetahui apa yang

menjadi perhatian penerima serta isu dan perhatian spesifik mereka dalam situasi

tertentu

Kepercayaan, ilmu pengetahuan, dan keahlian

Setiap penerima ingin memastikan bahwa pesan-pesan yang mereka terima datang

dari orang yang tahu apa yang sedang mereka bicarakan. Bila anda harus membangun

kredibilitas dengan seorang penerima baru, tempatkan diri anda pada posisi mereka

dan cobalah untuk mengidentifikasi kepercayaan apa yang paling penting bagi mereka

Dukungan

Bila penerima tidak tahu apapun tentang diri anda, anda dapat meminta bantuan

seseorang yang mereka kenal dan mereka percaya sehingga mereka akan lebih dapat

menerima pesan-pesan anda.

Kinerja

Mendemonstrasikan keterampilan komunikasi yang baik saja tidak cukup, orang perlu

tahu bahwa mereka dapat mengandalkan anda untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

Gaya komunikasi

Bila anda mendukung poin-poin pesan anda dengan bukti yang dapat dikonfirmasi

melalui pengamatan, penelitian, eksperimen, atau pengukuran, pihak penerima pesan

akan mengakui bahwa anda mempunyai bukti-bukti dan mereka akan menghormati

anda.

Page 7: 5 Menulis Pesan Bisnis

Memproyeksi Citra Perusahaan

Banyak organisasi mempunyai panduan komunikasi yang spesifik dan menunjukkan

semua hal dari nama perusahaan dengan benar sampai singkatan yang lebih disukai dan detail

tata bahasa lain. Namun demikian, mengkhususkan gaya komunikasi yang diinginkan

merupakan hal yang lebih sulit.

Mengendalikan Gaya dan Nada Anda

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu, atau impresi

keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya anda-struktur kalimat dan pembendaharaan

kata- untuk menciptakan nada yang penuh kekuatan atau objektif, personal atau formal,

penuh warna atau kering. Pilihan yang tepat bergantung pada sifat alami pesan anda dan

hubungan anda dengan para pembaca.

Menggunakan Nada Percakapan

Anda dapat mencapai nada percakapan dalam peasan anda dengan mengikuti panduan

berikut:

Hindari penggunaan bahasa yang kuno dan muluk-muluk.

Bahasa bisnis dulu bersifat jauh lebih formal dibandingkan dengan sekarang, namun

beberapa frasa kuno masih tetap bertahan. Hindari penggunaan kata bombatis,

ekspresi basi, dan kalimat-kalimat yang terlalu rumit untuk mengesankan orang lain.

Hindari menceramahi dan membual.

Ada beberapa hal yang mengganggu dibandingkan dengan orang yang berpikir bahwa

mereka mengetahui segalanya dan orang lain tidak mengetahui apapun. Bila anda

benar-benar perlu untuk mengingatkan penerima pesan anda tentang sesuatu yang

sudah jelas, cobalah untuk memberikan informasi dengan cara kasual, barangkali di

tengah-tengah paragraf, di mana hal tersebut akan terdengar sebagai komentar

sekunder daripada terdengar membuka rahasia besar. Juga, hindari membual tentang

pencapaian anda(kecuali jika penerima pesan anda juga bagian dari organisasi anda)

Hati-hatilah dengan keakraban.

Sebagian besar pesan bisnis harus menghindari keakraban, seperti berbagi informasi,

detail pribadi atau mengadopsi nada kasual dan tidak professional. Namun, ketika

anda memang mempunyai hubungan yang dekat dengan penerima, seperti berada di

Page 8: 5 Menulis Pesan Bisnis

antara anggota-anggota tim yang mempunyai hubungan yang sangat erat, nada yang

lebih akrab kadang pantas dan bahkan diharapkan.

Berhati-hatilah dengan humor.

Humor dapat menjadi alat efektif untuk menyuntikkan ketertarikan ke dalam subjek

yang kering atau mengeluarkan sengat dari berita negatif. Namun, gunakanlah humor

dengan

sangat hati-hati : humor tersebut harus dihubungkan dengan poin pembicaraan yang

sedang anda coba buat. Jangan pernah menggunakan humor dalam pesan-pesan

formal atau ketika anda sedang melakukan komunikasi antar lintas budaya. Humor

dapat dengan mudah menjadi senjata makan tuan dan mengalihkan perhatian orang

dari pesan yang sedang anda sampaikan.

Gunakan Bahasa Inggris yang Lugas

Bahasa inggris yang lugas adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi dalam

gaya sederhana dan tidak berkias sehingga penerima dapat dengan mudah memahami maksud

yang hendak disampaikan tanpa perlu membacanya berulang-ulang.

Lugas yang dimaksud adalah makna yang sesungguhnya dan mirip dengan makna

denotative dimana bertujuan untuk menyampaikan sesuatu yang bersifat factual.

Alasan mengapa pemakaian tulisan yang tidak lugas & jelas masih dipergunakan adalah :

1. Penulis yang tidak yakin tentang kemampuan menulisnya

2. Dengan tulisan yang komples diharapkan terlihat lebih impresif

3. Kurangnya perencanaan yang menyebabkan berbelit-belit dalam mencari konklusi

Oleh karena itu diperlukanlah Bahasa Inggris yang lugas dimana akan membantu dalam

menyederhanakan pesan-pesan dan interpetasi yang hendak disampaikan dalam

berkomunikasi antar budaya secara lebih jelas.

Memilih Kalimat Aktif dan Pasif

Kalimat aktif digunakan ketika subjek melaksanakan tindakan dan objek menerima

tindakan, sedangkan kalimat pasif digunakan ketika subjek menerima tindakan. Pemilihan

kalimat aktif dan pasif ini akan mempengaruhi nada dalam pesan yang hendak disampaikan .

Penggunaan kalimat aktif akan menghasilkan kalimat yang lebih pendek dan lebih kuat,

selain itu akan terlihat lebih bersemangat, padat dan lebih mudah dipahami. Sedangkan

Page 9: 5 Menulis Pesan Bisnis

penggunaan kalimat pasif akan lebih tidak praktis, tidak jelas, dan lebih panjang, namun

kalimat pasif ini dapat dipergunakan untuk menghaluskan berita buruk, atau untuk

menempatkan diri penulis di latar belakang, dan menciptakan suatu nada impersonal (yang

tidak menunjukkan subjeknya secara langsung)

Menyusun Pesan Anda

Dalam penyusunan pesan, jangan pernah ragu untuk menata ulang, menghapus,

menambah ide-ide, sepanjang tidak kehilangan arah untuk menuju pada tujuan yang dibuat

semula.

Pada konsep dasarnya biarkan kreativitas mengalir dan membuat konsep tersebut. Jika

terjadi kemacetan ide cobalah dengan lompat ke bagian lain dari dokumen tersebut, kerjakan

elemen yang bukan seperti pada bagian sebelumnya, atau dengan memberikan kesempatan

pada diri kita untuk istirahat dengan beralih pada proyek lain. Kadang-kadang semua yang

dibutuhkan adalah mulai menulis dengan tanpa rasa khawatir, dimana pada kondisi tersebut

kata-kata akan mulai mengalir, pikiran tercurah dan proses menulis lebih mudah.

Pesan-pesan yang berhasil mempunyai 3 elemen penting :

Kata-kata yang kuat

Kalimat-kalimat yang efektif

Paragraf yang koheren

Menggunakan Kata-Kata Fungsional dan Kata-Kata Isi dengan

Benar

Kata-kata dapat dibagi menjadi 2 kategori utama yaitu :

1. Kata-kata fungsional

Kata-kata ini mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti yang tidak

berubah dalam setiap konteks penggunaannya. Contohnya : kata penghubung, kata

depan, kata sandang, dam kata ganti.

2. Kata-kata Isi

Kata-kata ini bersifat multidimensi yang kemudian menjadi pokok bahasan bagi

berbagai interpretasi. Contohnya : kata benda, kata kerja, kata sifat, dan kata

keterangan.

Page 10: 5 Menulis Pesan Bisnis

Dalam Sebuah kalimat, kata-kata isi diibaratkan sebagai tembok bangunan dan

kata-kata fungsional merupakan semen yang menyatukan kata-kata tersebut. Sebagai

komunikator bisnis yang baik, kita perlu berkomunikasi secara efisien sehingga kita

perlu memilih kata-kata isi yang tepat. Namun didalam kata-kata isi tersebut bisa

memiliki 2 arti yang berbeda yaitu arti denotasi dan arti konotasi. Atau juga kata-kata

tersebut bisa bersifat abstraksi dan konkretisasi.

a. Denotasi dan Konotasi

Makna denotasi adalah makna yang sebenarnya yang sama dengan makna

lugas untuk menyampaikan sesuatu yang bersifat faktual. Makna pada kalimat yang

denotatif tidak mengalami perubahan makna. Sedangkan Makna konotasi adalah

makna yang bukan sebenarnya yang pada umumnya bersifat sindiran dan bersifat

negatif.

Contoh frase yang sering kita dengar dalam dunia bisnis dan bermakna

konotasi adalah tangan kanan. Tangan kanan disini memiliki arti denotatif yaitu orang

kepercayaan. Frase tangan kanan disini masih bersifat konotasi positif sehingga masih

dianggap baik dan cukup mudah dipahami artinya dalam dunia bisnis. Namun, dalam

makna konotasi ada juga yang bersifat negatif dan sangat perlu dihindari dalam

berkomunikasi. Contohnya adalah kata gagal. Apabila kita mengatakan bahwa

seorang mahasiswa gagal lulus ujian, arti konotatif tersebut menunjukkan bahwa

mahasiswa tersebut tidak kompeten dan di bawah standar kinerja tertentu. Hal ini bisa

berbeda jika kita mengatakan mahasiswa tersebut mendapat nilai 65%. Maka dari itu

sebaiknya dalam berkomunikasi bisnis, kita harus berhati-hati dalam penggunaan

kata-kata terutama yang mempunyai banyak interpretasi dan berbagai arti konotatif.

b. Abstraksi dan Konkretisasi

Suatu kata abstrak mengekspresikan konsep, kualitas, atau karakteristik. Contohnya

adalah mengenai kemajuan & tradisi. Sebaliknya, kata konkret berarti sesuatu yang

dapat kita sentuh dan dapat dilihat. Contohnya kursi & meja. Terkadang dalam dunia

bisnis, abstraksi diperlukan pada konsep-konsep seperti semangat kerja,

produktivitas, laba, maupun kualitas. Namun abstraksi juga bisa mengganggu dan

dapat menimbulkan banyak interpretasi apabila penggunaan katanya tidak tepat. Maka

dari itu, gunakan abstraksi untuk ide – ide yang tidak dapat dinyatakan dengan cara

lain. Contohnya kata rugi yang cukup besar diganti dengan rugi 32 juta dollar.

Page 11: 5 Menulis Pesan Bisnis

Menemukan Kata-Kata yang Dapat Dikomunikasikan

Dalam menyusun pesan bisnis, kita perlu berpikir dengan cermat untuk menemukan

kata-kata yang paling kuat untuk setiap situasi. Berikut hal-hal yang dapat dilakukan

yaitu :

Pilihlah kata-kata yang kuat

Pilihlah kata-kata yang dapat mengekspresikan pikiran dan maksud kita dengan

jelas, spesifik, dan dinamis. Kata benda dan kata kerja merupakan kata-kata yang

paling konkret dan paling sering digunakan dalam mengkomunikasikan pesan.

Kata sifat dan kata keterangan memiliki peranan jelas,namun seringnya

menggunakan kata-kata tersebut menunjukkan kelemahan dari kata benda dan

kata kerja yang kita pakai.

Pilihlah kata-kata yang dikenal

Dengan menggunakan kata-kata yang telah dikenal baik oleh kita sendiri maupun

pendengar ataupun pembaca, komunikasi pun akan berjalan dengan baik.

Hindari kata-kata klise

Kita harus berhati-hati dengan istilah dan frase umum yang akan menghilangkan

kekuatan dalam komunikasi bisnis. Sebagian besar orang menggunakan frase atau

kata-kata klise tersebut bukan untuk membuat pesan tersebut menjadi menarik

namun hanya karena mereka tidak tahu cara mengekspresikan diri.

Gunakan jargon dengan hati-hati

Jargon adalah istilah (kata atau frasa) yang hanya dipahami oleh kalangan tertentu.

Setiap lingkungan ilmuwan dan profesional memiliki jargon-jargonnya sendiri

seperti ahli hukum punya istilah tertentu yang sulit dipahami para dokter, dan

sebaliknya. Ingatlah mungkin orang yang mendengar ucapan kita ataupun

membaca tulisan kita bukanlah orang yang perpengalaman dalam bidang tertentu

sehingga mungkin tidak terlalu memahami terminologi spesifik dari suatu bidang.

Menciptakan Kalimat-Kalimat Efektif

Langkah kunci dalam menciptakan pesan-pesan yang efektif adalah agar membuat tiap

kata menjadi berarti. Pilihlah kata-kata yang memberi tekanan pada poin yang paling penting

Page 12: 5 Menulis Pesan Bisnis

dalam tiap kalimat. Komunikasi akan lebih efektif bila menyeimbangkan penggunaan

keempat jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, kompleks, dan majemuk-kompleks.

Memilih dari Empat Jenis Kalimat

Kalimat Sederhana

Kalimat ini hanya memiliki satu induk kalimat yang terdiri dari satu subjek dan satu

predikat tunggal.

Contoh : Laba meningkat di tahun lalu.

Kalimat Majemuk

Kalimat ini memiliki dua induk kalimat yang pikirannya setara dan saling

berhubungan. Atau bisa juga disebut dengan gabungan dua atau lebih kalimat

sederhana yang biasa digabungkan dengan memakai kata dan, tetapi, atau.

Contoh : Tingkat upah turun sebesar 5% dan penjualan menurun.

Kalimat Kompleks

Kalimat ini memiliki satu induk kalimat dan satu anak kalimat yang berhubungan

dengan pikiran utama serta biasanya dipisahkan oleh koma.

Contoh : Walaupun kesimpulan yang dibuat oleh Gerald perlu dipertanyakan, tim

harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama.

Kalimat Majemuk-Kompleks

Kalimat ini memiliki dua induk kalimat dan paling tidak satu anak kalimat terikat.

Contohnya : Laba meningkat di tahun lalu dan walaupun kesimpulan yang dibuat oleh

Gerald perlu dipertanyakan, tim harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan

dengan seksama.

Menggunakan Gaya Kalimat Untuk Memberi Tekanan Pada Pikiran Utama

Gaya kalimat berbeda-beda dari satu bahasa ke bahasa lain. kalimat-kalimat dalam bahasa

Jerman cenderung panjang dan kompleks, bahasa Jepang dan Cina tidak mempunyai kalimat

dalam pengertian yang sama dengan bahasa di negara barat. Bahasa Inggris memberikan

fleksibilitas dalam menyatakan dan mengembangkan gaya Anda sendiri atas apa yang ingin

Page 13: 5 Menulis Pesan Bisnis

Anda katakan. Bagi penerima pesan bisnis, kejelasan serta efisiensi lebih penting daripada

gaya bahasa sastra, jadi berusahalah untuk menggunakan kalimat yang lugas dan sederhana.

1. Bila Anda ingin menekankan ide utama atau ide kunci melalui gaya kalimat, Anda

dapat melakukannya dengan memberi porsi terbesar bagi poin utama. Gunakan

kalimat ekstra untuk menjelaskannya, seperti contoh:

Ketua dewan komisaris melakukan pemungutan suara dari para pemegang saham.

Untuk menekankan pentingnya ketua, Anda dapat menjelaskan lebih banyak

mengenai orang tersebut:

Ketua dewan komisaris, yang mempunyai banyak pengalaman dalam perjuangan

pengambilalihan perusahaan, melakukan pemungutan suara dari para pemegang

saham.

2. Cara lain adalah dengan menjadikannya subjek dari suatu kalimat. Misalnya,

penekanan ditujukan pada orang tersebut:

Saya dapat menulis surat dengan jauh lebih cepat dengan menggunakan computer.

Sementara, bila computer yang menjadi pusat perhatian:

Komputer memungkinkan saya untuk menulis surat dengan jauh lebih cepat.

3. Bila Anda ingin member tekanan pad aide, letakkan anak kalimat dependen pada

akhir kalimat (posisi paling empati) atau pada awal kalimat (posisi empati kedua).

Paling empati: komponen elektronik diproduksi di Meksiko, yang mempunyai

tingkat upah lebih rendah daripada di Amerika Serikat.

Empati: karena tingkat upah di Meksiko lebih rendah, komponen elektronik

diproduksi di sana.

Sedikit empati: Meksiko, yang mempunya tingkat upah yang lebih rendah dipilih

sebagai lokasi untuk memproduksi komponen elektronik.

Menciptakan Paragraf-Paragraf yang Koheren

Paragraf hendaknya difokuskan pada satu pokok pikiran dan menjadi penghubung

logis dalam sebuah alur pikiran yang teratur yang membentuk satu pesan lengkap. Dengan

Page 14: 5 Menulis Pesan Bisnis

mengontrol elemen-elemen dalam setiap paragraph, Anda dapat membantu pembaca untuk

memahami ide pokok dan bagaimana materi tambahan yang spesifik mendukung ide utama.

Elemen-Elemen Dalam Paragraf

Paragraf pada umumnya terdiri dari tiga elemen dasar:

Kalimat utama.

Tiap paragraf berkenaan dengan topik tunggal. Kalimat yang memperkenalkan topik

disebut kalimat utama. Dalam menulis urusan bisnis, kalimat utama biasanya dinyatakan

secara eksplisit dan sering kali menjadi kalimat pertama dalam suatu paragraf. Kalimat utama

memberi rangkuman ide umum yang akan dibahas pada sisa paragraf.

Kalimat-kalimat pendukung.

Kalimat utama perlu dijelaskan lebih jauh, dijustifikasi, atau diperluas dengan

kalimat pendukung. Kalimat pendukung harus menyediakan cukup banyak detail spesifik

agar membuat topic menjadi lebih jelas. Paragraf dikembangkan dengan baik ketika (1)

paragraph mengandung cukup banyak informasi untuk membuat kalimat utama meyakinkan

dan menarik (2) paragraph tidak mengandung kalimat tambahan yang tidak berhubungan

dengan kalimat utama.

Elemen-elemen transisional.

Paragraf yang efektif harus koheren, yaitu paragraph harus disusun dalam urutan

logis sehingga pembaca dapat memahami pikiran penulis. Koherensi dapat dicapai

menggunakan transisi yang yang menunjukkan hubungan antarparagraf dan antarkalimat

dalam paragraph. Transisi adalah kata-kata atau frasa-frasa yang mengikat ide-ide menjadi

satu. Di samping itu, transisi juga dapat memperhalus alur tulisan yang Anda buat.

Cara membuat transisi:

Menggunakan kata sambung: dan, tetapi, atau, namun, akan tetapi, selain itu, dan

lain-lain

Mengulang kata atau frasa dari paragraph atau kalimat sebelumnya: “Suatu

system harus dibangun untuk memonitor tingkat persediaan. Sistem tersebut akan

menyediakan…”

Page 15: 5 Menulis Pesan Bisnis

Menggunakan kata ganti yang mengacu pada kata benda yang digunakan

sebelumnya: “Ms. Arthur adalah kandidat utama bagi posisi presiden direktur. Ia

mempunyai kualifikasi yang luar biasa.”

Menggunakan kata yang sering berpasangan: “Mesin tersebut mempunyai output

minimum … Output maksimumnya adalah…“

Elemen transisional berfungsi sebagai pengubah suasana hati dari paragraph sebelumnya.

Contohnya:

Detail tambahan: selain itu, lebih lanjut, sebagai tambahan, di samping itu,

pertama, kedua, ketiga, akhirnya

Hubungan sebab akibat: oleh karena itu, karena, selanjutnya, sebab itu, konsekuensinya,

jadi, sebagai akibat dari, maka

Perbandingan: seperti halnya, sebagai perbandingan, demikian juga, tetap

Kontras: namun, sebaliknya, sementara itu, akan tetapi, tetapi, meskipun

demikian

Kondisi: walaupun, jika

Ilustrasi: misalnya, secara khusus, dalam hal ini, contoh

Urutan waktu: pada awalnya, setelah, ketika, sementara itu, kadang-kadang

Intensifikasi/penekanan: tentu saja, pada kenyataannya, pada setiap kejadian

Rangkuman: secara singkat, ringkasnya, untuk merangkum semuanya

Pengulangan: yaitu, dengan kata lain, sebagaimana telah saya katakan

sebelumnya

Lima Cara Mengembangkan Paragraf

Lima teknik mengembangkan sebuah paragraph yang biasa digunakan adalah ilustrasi,

perbandingan atau kontras, sebab dan akibat, klasifikasi, problem dan solusi. Anda dapat

Page 16: 5 Menulis Pesan Bisnis

menggabungkan dua atau lebih metode untuk mengembangkan suatu paragraph. Namun

dalam menggabungkan pendekatan-pendekatan tersebut, lakukanlah dengan hati-hati

sehingga Anda tidak kehilangan partway pembaca di tengah paragraf.

Menggunakan Teknologi Untuk Menyusun Dan Membentuk Pesan Anda

Sebagaimana setiap tahap dalam komunikasi bisnis, penggunaan teknologi secara

hati-hati dapat membantu menyusun dan membentuk pesan-pesan yang lebih baik dalam

waktu yan glebih singkat. Kit dapat menggunakan berbagai alat elektronik untuk menyusun

pesan-pesan : peranti lunak untuk menciptakan isi web regular yang terdiri dari kumpulan

sebagian besar situs web, web logs atau blogs untuk memperbarui isi web secara teratur,

pesan instan (IM) untuk perubahan singkat dan mendukung rapat-rapat online, dan e-mail

serta word processing untuk pesan yang lebih panjang.

Bagian berikut memberikan saran tentang mennyusun pesan-pesan e-mail yang efektif

dan menggunakan word processor yang memformat fitur agar memperoleh banyak manfaat.

Menyusun Pesan-Pesan E-Mail yang efektif

Meskipun pesan e-mail tampaaknya hanya sementara, perhatian terhadap pesan-pesan yang

detail sama pentingnya dengan tipe pesan-pesan bisnis lain yang mana pun. Saat menulis

pesan-pesan bisnis elalu mempertimbangkan beberapa poin-poin tambahan berikut :

Mengikuti Petunjuk Perusahaan – dan Akal Sehat

Banyak perusahaan yang benar-benar melatih para karyawan mereka dalam menggunakan e-

mail agar para karyawan dapat menggunakan e-mail dalam perilaku bisnis yan gbertanggung

jawab. Petunjuk penggunaan e-mail biasanya meliputi:

1. Membatasi penggunaan e-mail hanya untuk isi yang tepat. Pada beberapa

organisasi, e-mail digunakan hanya untuk berbagi informasi seperti tujuan, skedul,

penelitian, berita perusahaan, dan sebagainya. Sebuah pesan elektronik bukan media

untuk menyampaikan berita tragis atau untuk member sanksi disiplin, itu dsampaikna

pada pesan pribadi.

2. Menghindari mengirim pesan-pesan pribadi di tempat kerja. Pada insiden yang

sering terjadi, karyawan diberhentikan karena mengirim e-mail berisi pesan pribadi.

Selain itu, banyak perusahaan sekarang mengarsipkan semua e-mail, oleh karena itu

Page 17: 5 Menulis Pesan Bisnis

pesan yang dianggap merugikan perusahaan yang dikirimkan keluar di waktu yang

tidak tepat mungkin akan tersimpan dalam waktu yang lama. Tak peduli apakah pesan

tersebut berhubungan dengan pribadi atau bisnis.

3. Menghargai rantai komando perusahaan. Di beberapa perusahaan, karyawan bias

mengirimkan e-mail pada siapa saja, termasuk presiden direktur dan CEO. Namun

kebebasan tersebut harus digunakan sebaik-baiknya. Misalnya, tidak mengirimkan

keluhan langsung pada pimpinan puncak hanya karena hal tersebut mudah dilakukan.

4. Memberikan perhatian pada ‘e-mail hygiene’. E-mail hygiene merujuk pada

semua usaha yang dibuat oleh perusahaan untuk menjaga e-mail tetap bersih dan

aman dari semmua spam blocking dan proteksi virus sampai dengan menyaring isi e-

mail.

Mengatur Pesan-Pesan E-mail Anda

Bila kita merespon sebuah pertanyaan atai permintaan tentang suatu informasi,

pastikan anda memulai e-mail dengan memasukkan pertanyaan asli tersebut dalam jawaban.

Kita dapat mengatur sebagian besar paket peranti lunak e-mail agar secara otomatis

memasukkan pesan asli dari pengirim dalam jawaban e-mail kita dan meneruskannya

(forward). Atau kita dapat melakukan sendiri potong dan temple (cut and paste ) pesan

tersebut. Kita dapat menghemat waktu pembaca dengan mengedit pesan asli hanya dengan

memasukkan informasi yang secara langsung diterapkan pada jawaban kita.

Bila kita meminta informasi, kita dapat menyatakan jenis respons yang kita butuhkan

atau bahkan meminta respons tersebut ditulis di baris subjek e-mail kita. Kemudian dalam isi

pesan, bila kita menyatakan permintaan kita dalam suatu rangkaian pertanyaan yang teratur.

Terakhir, cobalah untuk membatasi e-mail hanya dlaam satu halaman di layar

monitor. Bila tidak, menulislah seperti wartawan-dimulai dengan “berita utama” dan

kemudian tambahkan detail dimulai dari yang terpenting. Dengan cara itu, bias dipastikan

bahwa poin pesan kita dapat dipahami secepat mungkin meskipun si pembaca pesan tidak

mempunyai waktu atau minat untuk membaca pesan sampai selesai.

Page 18: 5 Menulis Pesan Bisnis

Mengadaptasi Pesan-Pesan E-mail Anda

E-mail dapat bersifat informal dan kasual sama seperti percakapan antara teman-

teman lama. Sama seperti komunikasi bisnis apa pun, seberapa formal pesan yang anda buat

bergantung pada penerima dan tujuan kita. Apa pun tingkat informalitas yan gkita gunakan,

pastikan untuk memasukkan baris subjek yang informative dan membuat pesan kita bersifat

pribadi.

Membuat Baris Subjek E-mail yang efektif.

Baris subjek yang efektif merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap pesan e-

mail. Ketika penerima pesan e-mail membuka kotak masuk, mereka melihat siapa yang

mengirim pesan dan memeriksa baris subjek terlebih dahulu baru bias memutuskan pesan

mana yan gakan dibaca lebih dahulu.

Untuk menarik perhatian penerima, pastikan bahwa baris subjekbersifat informative

dan menarik. Jangan menguraikan atau mengklasifikasikan isi pesan.

BARIS Subjek TIDAK EFEKTIF BARIS Subjek EFEKTIF

Angka penjualan bulan juli Kirimkan angka penjualan bulan juli

Rapat besok Bawa laporan konsultan pada rapat hari

Jumat

Laporan Pemasaran Butuh anggaran untuk laporan

pemasaran

Parkir karyawan Skedul yang telah diperbaiki untuk

taman parkir

Laporan status mengubah bentuk bangunan gudang

telah

dijadwalkan

Bila saling bertukar e-mail dengan seseorang pada topic yang sama, pastikan untuk

memodifikasi baris subjek pesan secara periodic untuk mencerminkan isi pesan yang telah

diperbaiki. Memodifikasi baris subjek dengan setiap respon baru akan menghemat waktu

anda dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan sebuah pesan di kemudian hari.

Membuat Pesan-Pesan E-mail Anda Bersifat Pribadi. Menambah sebuah kata pembuka

pada e-mail, membuat e-mail tersebut lebih pribadi. Kata pembuka yang digunakan, apakah

Page 19: 5 Menulis Pesan Bisnis

formal atau yang lebih kasual bergantung pada penerima dan tujuan kita. Adanya kata

penutup dan tanda tangan juga membuat e-mail bersifat lebih pribadi. Bisa saja menggunakan

kata penutup yang sederhana daripada menggunakan kata penutup surat bisnis yang

tradisional.

Untuk tanda tangan, lebih mudah dengan mengetik nama pada baris yang terpisah.

Atau dapat menggunakan data tanda tangan, suatu identifikasi singkat yang meliputi nama,

nama perusahaan, alamat surat, nomor facsimile, dan kadang-kadang slogan atau label

perusahaan. Juga dapat digunakan salinan digital untuk tanda tangan, yang sudah diterima

sebagai bukti legal dalam transaksi bisnis, terutama bila disertai cap tanggal, yang secara

otomatis disisipkan oleh mail program.

Memformat Pesan-pesan E-mail Anda

System e-mail yang ada sekarang telah dilengkapi dengan beragam pilihan, misalnya

font,warna,daftar bullet, dan lain-lain. Bahkan ada juga system email yang menawarkan

format HTML sehingga dapat mengirimkan pesan-pesan yang indah dan bervariasi.

Namun,untuk urusan bisnis perlu dicermati beberapa hal dalam penulisan email

karena sebagian besar rekan bisnis kita hanya mengharapkan email dengan format dasar dan

tidak berlebihan. Ada juga system email yang tidak menerima sistem HTML sehingga pesan

tidak dapat diterima sebagaimana yang diharapkan.

Dalam komunikasi bisnis, e-mail harus dipahami dengan jelas dan mudah. Berikut

beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan email:

1. Gunakan penulisan huruf besar dengan tepat

Mengetik pesan dalam huruf besar semua dianggap berteriak dan menunjukan

ketidaksopanan,sedangkan menulis tanpa menggunakan huruf besar sama sekali

dianggap terlalu informal sebagai pesan bisnis.

2. Gunakan akronim agar hemat

Email yang baik sebaiknya singkat dan padat, untuk itu penggunaan akronim

dibutuhkan agar pesan cepat tersampaikan dan mudah dipahami. Penggunaannya juga

perlu diperhatikan agar pembaca pesan dapat memahami pesan yang ingin

disampaikan.

Page 20: 5 Menulis Pesan Bisnis

3. Gunakan emoticon dengan hati-hati

Emoticon sesekali dapat digunakan untuk mencairkan suasana agar tidak terlalu

formal. Namun perlu juga memperhatikan kepada siapa pesan ditujukan karena bila

tidak hati-hati dalam pengunaannya, kita malah akan dicap tidak professional dan

senang bermain-main.

Membentuk Dokumen Anda dengan Pengolah Kata

Style sheet

Sebagian besar sistem pengolah kata (word processor) menawarkan beberapa bentuk style

sheet yang dapat dipilih. Style sheet adalah daftar style yang telah didefinisikan

sebelumnya dalam text. Tujuannya untuk memastikan tampilannya konsisten dengan

dokumen perusahaan dan dapat menghemat waktu pemilihan desain-desain yang

beragam.

Templates

Templates digunakan untuk skala yang lebih besar, misalnya desain halaman, font yang

tersedia, dan fitur lain.

Autocompletion

Autocompletion akan memasukan blok text yang siap pakai ketika anda mengetik

beberapa huruf pertama.sistem akan menyimpan kata-kata yang pernah dipakai untuk

digunakan kembali bila diperlukan dan mengurangi salah ketik.

Autocorrection

fitur ini membantu memperbaiki kesalahan ejaan dan ketik serta mengubah teks ke dalam

symbol. Contohnya bila kita mengetik :) akan berubah menjadi .

file merge, mail merge

penggabungan dokumen-dokumen dengan membuat dokumen master yang

menggabungkan beberapa sub dokumen.

Catatan akhir, catatan kaki, indeks, dan daftar isi

Untuk memasukan catatan akhir (endnote) dan catatan kaki (footnote) terdapat program

yang dapat memberi nomer pada setiap catatan dan secara otomatis mengurutkannya

sehingga catatan yang dibuat diberi penomoran jelas dan tidak berantakan. Untuk

membuat daftar index dan daftar isi juga terdapat program yang memudahkan

pembuatannya, kita hanya perlu mengikuti box yang ditampilkan dan mengaturnya.

Wizard

Page 21: 5 Menulis Pesan Bisnis

Wizard membantu dalam proses menulis surat, resume, dan dokumen lainnya. Wizard

membantu menjadi pengingat dalam elemen-elemen yang dibutuhkan dalam dokumen.