PENGORGANISASIAN & PENGORGANISASIAN & REVISI PESAN-PESAN REVISI PESAN-PESAN

BISNISBISNIS

5th Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha

Penyebab Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

1. Bertele-tele.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan.

Bagaimana Mengorganisasi Bagaimana Mengorganisasi Pesan-Pesan Bisnis yang Baik?Pesan-Pesan Bisnis yang Baik?

Subjek & tujuan jelas.Subjek & tujuan jelas. Semua informasi berhubungan dengan Semua informasi berhubungan dengan

subjek & tujuan.subjek & tujuan. Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan

cara yang logis.cara yang logis. Semua informasi penting sudah tercakup.Semua informasi penting sudah tercakup.

Manfaat PengorganisasianYang Baik

a) Membantu audiens memahami suatu pesan (kognitif).

b) Membantu audiens menerima suatu pesan (afektif).

c) Menghemat waktu audiens.d) Mempermudah pekerjaan

komunikator.

Pengorganisasian Pesan-Pengorganisasian Pesan-Pesan Pesan

Melalui Melalui OutlineOutlineMendefinisikan

& Mengelompokkan

Ide-ide

Menentukan urutan dengan rencana

operasional

Ide Pokok

1. AlasanUmum

2. AlasanUmum

3. Alasan Umum

Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti

IDENTIFIKASI & PENGELOMPOKKAN IDE

a.a. Pendekatan Langsung (Pendekatan Langsung (Direct ApproachDirect Approach).).

b.b. Pendekatan Tidak Langsung (Pendekatan Tidak Langsung (Indirect ApproachIndirect Approach).).

Menentukan Urutan Dengan Menentukan Urutan Dengan Rencana OrganisasionalRencana Organisasional

Pendekatan Langsung Pendekatan Langsung ((Direct ApproachDirect Approach))

• ≈ pendekatan deduktif (deductive approach).

• Ide pokok bukti-bukti pendukung.• Reaksi audiens cenderung positif &

menyenangkan.

Kelebihan Kelebihan Direct ApproachDirect Approach

• Menghemat waktu pembaca.• Menetapkan bingkai berpikir yang

tepat.• Mencegah frustasi.

Pendekatan Tidak Langsung Pendekatan Tidak Langsung

((Indirect ApproachIndirect Approach)) ≈ ≈ pendekatan induktif (pendekatan induktif (inductive inductive

approachapproach).). Bukti pendukung Bukti pendukung ide pokok. ide pokok. Reaksi audiens cenderung negatif Reaksi audiens cenderung negatif

atau tidak menyenangkan.atau tidak menyenangkan.

Kelebihan Kelebihan Indirect ApproachIndirect Approach

Menghargai perasaan audiens.Menghargai perasaan audiens. Mendorong penerimaan yang baik.Mendorong penerimaan yang baik. Meminimalkan reaksi negatif.Meminimalkan reaksi negatif.

Jika Senang

JikaNetral

Jika tidakTertarik

Jika tidakSenang

JikaBermusuhan

Jika agakTertarik

PENDEKATANLANGSUNG

-----------Berita baik--------------Atau ide utama----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------

PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

-----------------------------------------------------------------------------------------------------Berita Buruk------------Atau ide utama-------------------------------------- -------------

Saudara sebagai manajer meminta Saudara sebagai manajer meminta karyawan bekerja lembur untuk memenuhi karyawan bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu yang penting.tenggat waktu yang penting.

Manajer Saudara mempromosikan Saudara Manajer Saudara mempromosikan Saudara dari staf manajer SDM menjadi wakil dari staf manajer SDM menjadi wakil manajer SDM.manajer SDM.

Saudara meminta cuti kepada bos Saudara Saudara meminta cuti kepada bos Saudara karena harus menghadiri pernikahan adik karena harus menghadiri pernikahan adik Saudara.Saudara.

DIRECT or INDIRECT APPROACH??

Rencana Organisasional

A) Direct Request Penyampaian langsung pada point yang

dituju. Dapat berupa surat maupun memo.

B) Pesan Rutin, Good News atau Goodwill

Memberikan informasi rutin.

C) Pesan Bad News Mengumumkan penolakan suatu lamaran. Merampingkan karyawan. Menurunkan pangkat.

D) Pesan Persuasif Audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-

pesan yang disampaikan.

Rencana Organisasional

Pesan Positif (Good News)

Pesan diawali dengan pembukaan yang jelas dan ringkas.

Contoh:

Departemen sumberdaya manusia menetapkan Saudara diterima sebagai staf keuangan mulai tanggal 20 Maret 2007.

Pesan Negatif (Bad News)

Urutan Pesan:1. Mengemukakan alasan penolakan agar

audiens dapat mengerti & menerimanya.

2. Memberikan alternatif yang dapat diterima.

3. Mengakhiri pesan dengan pernyataan positif.

Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain.

Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan kepada konsumen untuk mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya. Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan.

Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan kami terima tanpa noda tersebut, kami bersedia menggantinya. Oleh karena itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.

Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami dengan kualitas terbaik yang terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan nyaman dipakai.

Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap anda dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia membeli produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan datang. Bersama ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila anda membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.

PEMILIHAN ALTERNATIF ANTARA PENDEKATAN LANGSUNG & PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

Jenis

Pesan

Reaksi Audiens

Pendekatan Pembukaan Inti Pesan Penutup

Pesan rutin, kabar baik, itikad baik

Senang atau netral

Langsung Mulai dengan gagasan pokok, permintaan

Menyajikan rincian yang diperlukan

Diakhiri dengan komentar yang menyenangkan

Pesan yang kurang menggembirakan

Kurang Senang

Tidak Langsung

Awali dengan pernyataan netral & alasan penyampaian pesan

Memberikan alasan atas jawaban yg kurang menggembirakan & memberikan saran positif

Diakhiri dengan salam penutup yang bernada akrab

Pesan Persuasif

Tidak tertarik atau tidak mengharapkan

Tidak Langsung

Awali dengan ungkapan atau pertanyaan yang menarik perhatian

Membangkitkan minat audiens terhadap subjek pesan. Mengugah hasrat u/menerima

Tindakan Permintaan

REVISI REVISI PESAN-PESAN BISNISPESAN-PESAN BISNIS

REVISI REVISI PESAN-PESAN BISNISPESAN-PESAN BISNIS

Mengapa Revisi Sangat Diperlukan?

• Peninjauan ulang atau penyempurnaan untuk antisipasi kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud & tujuan pesan.

• Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan sebuah tulisan yang memuaskan pada versi pertama.

REVISI

• Keterampilan merevisi.• Memilih kata-kata yang tepat.• Membuat kalimat yang efektif.• Mengembangkan paragraf.

Keterampilan Merevisi

• Pesan bisnis ≠ pesan pribadi. • Pesan bisnis memerlukan proses

pemikiran, tenaga, & waktu yang cukup.

• Pesan bisnis: tertulis & lisan.• Memiliki persamaan & perbedaan dari:

Sisi format penulisan, Gaya penulisan, & Cara penyampaiannya.

I. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis

a) Mengevalusi Isi, Pengorganisasian & Gaya Penulisan: Baca seluruh dokumen dengan cepat

(skimming). Hal-hal yang perlu diperhatikan:

- Substansi pesan. - Pengorganisasian pesan. - Gaya penulisan.

Membuat Pesan Jelas

KISS :Keep It Short and Simple

Contoh:Samar-samar Jelas

Karyawan belum cukup disadarkan mengenai kemungkinan konsekuensi merugikan yang terkandung dalam bahan-bahan kimia ini.

Peringatkan karyawan Saudara tentang bahan kimia ini.

Membuat Pesan Ringkas

Bertele-tele Ringkas

Ada tiga hal yang ingin saya lakukan.

Saya ingin melakukan tiga hal.

b) Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan

o Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah bahasa.

o Penggunaan kapitalisasi secara tepat.o Penulisan tanda baca secara benar.o Perhatikan makna keutuhan suatu

kalimat .o Perhatikan pengulangan kata yang

tidak tepat.

c) Mengedit Format & Layout

Format & bentuk fisik penulisan:• Menarik, ditata rapi, bersih & tidak

penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas.

CONTOH

Kami bermaksud menyelenggarakan konferensi tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami juga memerlukan informasi tentang konsumsi dan kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari bandara ke hotel dan sebaliknya.

REVISIAsosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan konferensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal 25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:

1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan perkiraan tiga perempat dari peserta lebih menyukai single room)?

2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?3. Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang besar pada

tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang berkapasitas 125 orang?

4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi?Kami juga memerlukan informasi tentang menu dan harga.

5. Apakah hotel Rose Garden memiliki kendaraan yang representatif untuk antar-jemput peserta dan dari hotel/airport?

II. Pesan-Pesan Bisnis Lisan

• Disampaikan melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi, presentasi bisnis.

• Perlu kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan yang akan disampaikan.

• Perlu pengeditan yang mencakup: - Substansi pesan.

- Pengorganisasian pesan. - Gaya penulisan.

Substansi Pesan

• Apakah inti pesan telah tercantum di dalamnya?

• Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, audio, audivisual) juga sudah tercantum?

Pengorganisasian Pesan

• Pembuka.• Penyampaian substansi pesan.• Penutup.

Gaya Bahasa• Lebih menarik & dinamis daripada

tertulis.• Penyampaian yang lebih santai,

luwes & tidak monoton.

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

• Kata yang sudah familiar/dikenal.• Kata yang singkat.• Hindari kata bermakna ganda.

• Contoh:– Kacamata yang dikonsumsi untuk

berenang di kolam renang ini dirancang oleh divisi R & D di bawah pengawasan rezim Pak Yoshida, pemilik perusahaan ini.

– Revisi??

MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF

Bentuk kalimat yang dengan sadar & sengaja disusun untuk mencapai informasi yang tepat & baik.

Contoh:A man without his woman is

nothing.

Mengembangkan Paragraf

• Ilustrasi.• Komparasi.• Sebab-akibat.• Klasifikasi.• Pemecahan masalah.

Referensi

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006).

Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi

Ketiga. Jakarta: Erlangga.