menulis pesan bisnis (bagian 2)

Download Menulis Pesan Bisnis (Bagian 2)

Post on 05-Jan-2016

41 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Materi Komunikasi Bisnis tentang Menulis Pesan Bisnis bagian 2.

TRANSCRIPT

MENULIS PESAN BISNIS

Kelompok 4:Andreas Jordan Paidotua / 1406629534Bodhiprajna / 1406629420Dany Akbar /1406629396Farahiyah Adzani Wardana / 1406629742Naila / 1406629654Safinah Muchsin / 1406629755Wike Vivi A. Gulo / 1406629793

Vokasi Universitas IndonesiaDepok 14 September 2015ii

ABSTRAKDalam menulis sebuah pesan bisnis akan lebih mudah dan lebih efisien apabil kita mempunyai prosedur yang sistematis dan mudah diikuti. Pada dasarnya menulis sebuah pesan mempunya 3 fase yaitu Prewriting, Writing, dan Revising. Pada saat hendak menulis (fase Writing), ada baiknya kita melakukan riset terlebih dahulu dengan topik yang akan dibahas dalam pesan tersebut. Lalu setelah meriset, kita mengelompokkan informasi yang kita dapat tersebut, lalu menuangkannya dalam pesan. Dibutuhkan pula teknik penulisan yang tepat agar pesan tersebut efisien seperti penggunaan kalimat aktif dan pasif, koheresi paragraf, penggunaan tanda baca dan lainnya.Kata kunci:menulis; efisien; prosedur; sistematis; Prewriting; Writing; Revising; riset; mengelompokkan; menuangkan; teknik; aktif; pasif; kohersi; tanda baca.

DAFTAR ISI

AbstrakiDaftar IsiiiBAB I. Pendahuluan1I.1 Latar Belakang1I.2 Tujuan Penulisan1BAB II. Isi2II.1 Mengumpulkan Informasi dengan Penyelidikan2II.2 Mengorganisasi Pesan Bisnis5II.3 Mengelompokkan ide-ide dalam pola6II.4 Menyusun Naskah (Composing Draft)7II.5 Kalimat Efektif8BAB III. Penutup15Kesimpulan15Daftar Pustakaiii

1

BAB I. PENDAHULUAN

I. 1LATAR BELAKANGPesan secara umum dapat diartikan setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain (Effendy, 1989: 224).Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver). Oleh karena itu, dalam menulis pesan bisnis, kita harus bisa menyampaikan ide / gagasan dengan baik agar tidak terjadi salah pengertian dengan penerima pesan.Tetapi tidak jarang kita jumpai bahwa menulis sebuah pesan tidak didasari dengan dasar menulis yang baik dan tidak efektif.

I. 2TUJUAN PENULISANRingkasan ini disusun dengan tujuan :1. Mengaplikasikan fase ke 2 dari 3x3 Writing Process yaitu fase Writing2. Menjelaskan bagaimana menyusun data menjadi sebuah daftar3. Membandingkan pola langsung dan tidak langsung dari sebuah ide yang terorganisir4. Menyusun naskah pertama sebuah pesan dengan menghindari penggalan kata yang salah, tanda baca yang salah dan menggunakan kalimat aktif dan pasif secara efektif

BAB II. ISI

II. 1 MENGUMPULKAN INFORMASI DENGAN PENYELIDIKANSatu hal yang harus kita ketahui bawah menulis pesan bisnis berbeda dari yang sudah pernah kita lakukan. Dalam penulisan pesan (bukan menulis pesan bisnis), kita menulis lebih berfokus pada memperlihatkan pengetahuan kita dan mengekspresikan perasaan kita.Sebelum kita bisa memilih sebuah keputusan dalam bisnis dan menyampaikan keputusan tersebut baik dalam pesan tertulis maupun presentasi, kita harus mengumpulkan informasi dan menyusunnya terlebih dahulu. Ini merupakan salah satu fase dari 3 fase Writing Process, yaitu fase Writing. Melakukan penyelidikan / riset sebelum menulis sangatlah penting karena cara ini dapat memberikan kita informasi yang akurat dan dapat membantu kita dalam menyusun pesan tersebut. Untuk menghindari kegagalan dan ketidak-akuratan sebuah pesan, dalam melakukan penyelidikan / riset kita harus bisa menjawab pertanyaan berikut :1. Apa yang pembaca harus tahu dari topik ini?2. Apa yang pembaca mengerti dari topik pesan yang kita sampaikan?3. Bagaimana caranya agar kita dapat membuat pembaca mengerti dengan topik pesan yang kita sampaikan?4. Bagaimana apabila pembaca tidak dapat memahami topik pesan yang kita sampaikan?Ketika terdapat masalah dalam menulis sebuah pesan yang dikarenakan kurangnya informasi, kita dapat melakukan penyelidikan / riset. Kita dapat melakukan riset dengan 3 cara, yaitu :1. Formal Research Methods (Metode Riset Formal) Terkadang laporan bisnis yang panjang dan kompleks masalahnya membutuhkan riset yang sifatnya formal. Riset semacam ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, beberapa diantaranya yaitu :a. Access Electronically (Mengakses Perangkat Elektronik)Pada jaman sekarang banyak sekali informasi yang terdapat di Internet, CD, DVD, Database yang dapat diakses dari computer. b. Seach Manually (Mencari secara Manual)Cara ini dapat dilakukan seperti mencari referensi tentang topik tulisan kita di perpustakaan kampus atau perpustakaan Negara. Bahan referensi yang dapat kita cari secara manual diantaranya adalah ensiklopedia, buku buku referensi yang bersangkutan dengan topik pesan tersebut, kamus, majalah, jurnal artikel, koran, dan sebagainya.

c. Go to the Source (Mencari ke Sumber Langsung)Apabila kita ingin mendapatkan informasinya langsung dari pihak pertama (tidak melalui media seperti yang dijelaskan di point a. dan b.), maka kita harus menelusuri pemakainya. Misalnya apabila kita ingin melihat seberapa besar dampak dari suatu produk makanan apabila gula nya dikurangi hingga 60%, maka kita harus menanyai konsumen yang memakai produk tersebut dengan cara kuisioner, wawancara, focus group dan sebagainya.

d. Investigate Primary SourcesUntuk mengembangkan apa yang sudah dikemukakan pada point c, kita juga harus menelusuri narasumernya, yaitu produsen si pembuat produk makanan tersebut.

e. Conduct Scientific Experiments (Lakukan Percobaan Ilmiah) Sumber informasi lainnya adalah dengan melakukan sebuah percobaan secara ilmiah. Contoh: apabila sebuah perusahaan dapat menghasilkan produk sebanyak 1.000 unit dengan jumlah pekerja 100 (yang berarti secara rata rata 1 pekerja dapat menyelesaikan 10 unit). Apakah dengan 90 pekerja, produk yang dihasilkan lebih banyak atau lebih sedikit (secara rata rata 1 orang pekerja dapat menyelesaikan berapa unit). Hal ini tentu diperlukan sebuah percobaan, apabila dengan 90 pekerja, rata rata 1 orang pekerjanya dapat menyelesaikan 11 unit, berarti manajer bisa mendapatkan informasi bahwa lebih efektif dengan adanya 90 pekerja daripada 100 pekerja.

2. Informal Research Methods (Metode Riset Informal)Dalam aktivitas menulis pesan yang dilakukan secara rutin seperti e-mail, membuat memo, atau presentasi lisan, kita dapat mendapatkan informasi dengan melakukan riset secara informal (meriset fakta/data yang sudah ada). Ada beberapa cara dalam melakukan metode ini, yaitu :a. Lihat file yang sudah adab. Bicara dengan atasanc. Mewawancarai pembaca yang ditujukan untuk pesan tersebutd. Adakan survey secara Informal

3. Generating Ideas by Brainstorming (Mengembangkan Ide dengan Pengungkapan Pendapat)Salah satu metode yang popular dalam menyampaikan sebuah gagasan ialah Brainstorming dimana artinya dalam sebuah grup kita harus mengungkapkan pendapat yang valid disertai dengan argumen bukti yang kuat. Cara ini tentu akan memakan waktu dan tenaga yang banyak karena beberapa orang dalam grup tersebut harus disatukan terlebih dahulu pendapat mereka. Agar penyampaian pendapat dalam sebuah grup tersebut efisien, perlu diperhatikan beberapa hal seperti berikut:a. Tetapkan permasalahan dan buat sebuah agenda yang membahas secara garis besar topik permasalahan tersebutb. Buat sebuah batasan waktu agar dalam menyampaikan sebuah pendapat tidak terlalu lama / bertele telec. Dalam sebuah grup tentukan kuota ide yang harus dicapai, misal 100 ide. Tujuannya lebih ditekan kuantitasnya bukan kualitasnya. Setelah tercapai 100 ide, baru dipilih berdasarkan kualitasnyad. Berpikir dari sudut pandang laine. Mengklasifikasikan ide ide tersebut

II. 2 MENGORGANISASI PESAN BISNISSatu hal penting dalam mengatur sebuah pesan ialah mengelompokkan ide ide yang sejenis. Urutan kelompok ide ini nantinya akan membantu pembaca untuk mengerti pesan tersebut dan dapat melihat dari sudut pandang si penulis. Tidak adanya pengelompokkan ide (seperti satu ide loncat jauh ke ide lainnya) tentu akan membuat pembaca merasa bingung dan tidak melihat adanya kesinambungan antar ide tersebut. Ada 2 teknik yang dapat digunakan untuk membantu mengelompokkan data, yaitu menggunakan List and Outlines. Selain itu terdapat tips untuk memudahkan teknik mengelompokkan data yaitu:1. Menentukan topik utama dalam judul2. Membagi topik menjadi 3 sampai 5 poin utama3. Membagi komponen-komponen menjadi subpoin-subpoin4. Berusaha untuk membuat komponen-komponen terpisah dengan yang lain (tidak saling tumpang tindih)5. Jangan meletakan suatu pokok atau nomor dibawah komponen utama6. Menggunakan detail, ilustrasi, dan bukti untuk mendukung subpoin-subpoinII. 3 MENGELOMPOKKAN IDE IDE DALAM POLA Dua khas pola dalam menyajikan ide kedalam sebuah pesan bisnis yaitu pola langsung dan pola tidak langsung. Perbedaan utama antara kedua pola adalah di mana gagasan utama ditempatkan. Dalam pola langsung, gagasan utama berada di kalimat pertama, diikuti oleh rincian, penjelasan, atau bukti. Dalam pola tidak langsung, gagasan utama mengikuti rincian, penjelasan, dan bukti (gagasan utama tidak berada di kalimat pertama). Pola yang anda pilih menentukan bagaimana penonton tersebut bereaksi terhadap pesan anda.Terdapat beberapa keuntungan dan kerugian dari pola langsung dan tidak langsung, yaitu:1. Keuntungan Strategi Langsung dan Tidak Langsunga. Strategi langsungi. Menghemat waktu pembacaii. Menyusun kerangka berfikir yag sesuaiiii. Menghindari frustasiiv. Penampilan seperti bisnisb. Strategi tidak langsungi. Menghargai perasaan pembacaii. Menguranfi reaksi negatifiii. Mendorong pendengaran yang sesungguhnya