Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 1

BAB III

MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

PROSES MENULIS PESAN BISNIS• Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk

pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantorakuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsungmaupun tidak langsung berhubungan denganorganisasi kita

• Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tigalangkah dalam proses menulis yaitu:1. Merencanakan pesan bisnis,2. Menulis pesan bisnis,3. Menyelesaikan pesan

• Ketiga langkah di atas diaplikasikan padaberbagai macam pesan

PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

• Perencanaan pesan bisnis adalah proses penetapanberbagai kegiatan yang akan dilakukan sebelumpesan bisnis tersebut diluncurkan.

• Purwanto (2006:69) proses perencanaan meliputikegiatan;1. Menentukan tujuan2. Menganalisis audiens3. Menentukan ide pokok4. Menyeleksi saluran dan media

1. Menetapkan Tujuan Pesan Bisnis

• Penentuan tujuan yang jelas bagi organisasi akan dapat membantudalam proses pengambilan keputusan yang mencakup:a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan jika pesan penting dan

mempunyai pengaruh yang besar bagi organisasi sebaiknyadisampaikan.

b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens mengetahuimotif/tujuan audiens, supaya dapat menanggapinya dengan baikdan tepat.

c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan memasukkaninformasi yang tepat, sehingga isinya tidak kabur dan dapatdimengerti.

d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang digunakan media / saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesandisesuaikan dengan tujuan yang dikehendaki, dapat berupa lisanmaupun tulisan.

1. Menetapkan Tujuan Pesan Bisnis

• Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;1. Memberikan Informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang

berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.2. Melakukan Persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa

yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagimanadikehendaki.

3. Melakukan Kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorangdengan pihak lain.

• Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yangdiharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukanoleh komunikan setelah mereka menerima pesan.

Tinggi

Sedang

Rendah

TinggiSedangRendah

Kolaborasi

Persuasi

Informasi

Kendali Komunikator

Part

isip

asi A

udie

ns

Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis denganPartisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator

Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)

Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 2

Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUSMemberi Informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke

Manajer Pemasaran

Persuasi (Membujuk) Meyakinkan Manajer Pemasaran untukmengangkat karyawan baru bagianpenjualan.

Kolaborasi Membantu Departemen Personaliamengembangkan program pelatihanbagi beberapa anggota baru.

Cara Menguji Tujuan• Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis

dikatakan jelas dan bermakna apabila dapatmenjawab lima pertanyaan;1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai

akibat dari pesan yang akan dikirimkan?2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?3. Apakah waktunya tepat?4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang

tepat?5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu

pada tujuan organisasi?(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda ataubatalkan untuk mengirimkannya)

Cara Menguji Tujuan• Djoko Purwanto (2011:89), apakah suatu tujuan yang

telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perludilakukan pengujian dengan 4 (empat) pertanyaanberikut:a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis? Penyampaian ide/gagasan disesuaikan dengan kemampuan

yang dimiliki (finansial, manajerial, sumber daya, teknisoperasional).

b. Apakah Waktunya Tepat? Penyampaian ide/gagasan disesuaian dengan ketepatan waktu

(misal: waktu krisis, tidak melakukan ekspansi pabrik).

Cara Menguji Tujuanc.Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat? Penyampaian ide/gagasan yang disampaikan oleh yang

berkedudukan tinggi lebih dapat diterima, dari pada yangberkekdudukan rendah.

d.Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan OrganisasiPerusahaan? Penyampaian pesan mengacu pada tujuan organiasi secara

keseluruhan (kebijakan organisasi).

(Bila jawabannya “TIDAK”, sebaliknya di tunda ataudibatalkan penyampaiannya)

• Analisis audiens merupakan proses pemeriksaanseluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan denganaudiens / komunikan.

• Audiens bisa individu atau organisasi.

• Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiensdan memprediksi reaksinya terhadap pesan

• Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;– Mengembangkan profil audiens.– Memenuhi kebutuhan informasi audiens.– Memuaskan kebutuhan motivasional audiens.

• Metode yang dapat digunakan untuk analisis audiensadalah pengamatan / observasi, wawancara, survei.

Cara Mengembangkan Profil audiens• Menentukan ukuran dan komposisi audiens. Besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan

menentukan bentuk dan format penulisan pesan. Semakin banyak audiens, semakin beragam perilaku,

pendidikan, status, sikap.

• Mengenali audiens utama. Kenali dan pastikan orang yang paling berpengaruh atau

bertindak sebagai pengambil keputusan (posisi kunci).

• Menentukan tingkat pemahaman audiens. Memprediksi kemampuanserap audiens

• Memperkirakan reaksi audiens. Untuk menghindari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu

dilengkapi argumentasi yang didukung dengan bukti memadaidan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.

Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 3

Cara Mengembangkan Profil audiens• Hubungan Komunikator dengan Audiens. Komunikator yang belum dikenal Audiensi, Audiensi harus

diyakinkan terlebuh dahulu. Komunikaotr dengan pemampilan meyakinkan, membuat

Audien termotivasi untuk menyimak pesan yang disampaikan.Sehingga pesan tersampakan dengan baik.

MemenuhiMemenuhi KebutuhanKebutuhan InformasiInformasi

• Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampumemenuhi kebutuhan Informasi audiens:1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan

segera penuhi2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan

informasi tambahan yang relevan perlu diberikan3. Berikan semua informasi yang diperlukan4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat

dipertanggung jawabkan kebenarannya5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

dan berikan perhatian khusus.

MemenuhiMemenuhi KebutuhanKebutuhan MotivasionalMotivasional AudiensAudiens

• Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-samaseringkali gagal mengubah keyakinan atau perilakuaudiens.

• Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yangdapat dilakukan.1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat

diterima oleh audiens.• Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg

pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya padapertimbangan logika.

• Menjelaskan sebab-akibat (Misalnya: menaikkan pinjaman kebank)

2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.• Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih

diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga,menaikkan status / gengsi, suka, benci, dan lain-lain

• Setiap pesan bisnis akan bermuara pasa satu temapokok yaitu ide pokok (main idea).

• Selain ide pokok dibutuhkan juga ide pendukung(supporting idea).

• Topik dan Ide Pokok merupakan sesuatu yangberbeda

• Topik adalah subjek pesan yang lebih luas.

• Ide Pokok merupakan pernyataan tentang suatu topikyang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebutsehingga dapat diterima oleh audiens.

• Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaankomunikasi harus ringkas, langsung pada pokokpersoalan, dan memperlihatkan hasil yang akandiperoleh bila kegiatan dilakukan.

• Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:Menggali Ilham (brainstorming), yang memberikan

keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinandengan mempertimbangkan alternatif tentang tujuan, audiens,dan fakta yang ada.Beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain:Random List.

Membuat nulis ide-ide pokok dalam daftar mengenai segalasesuatu yang dipikirkan.

CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.Dengan membuat lembar kerja (worksheet) yang akanmembantu menjelaskan temuan (Findings), kesimpulan(Conclusions), dan rekomendasi (Rekomendations) yangakan diberikan.

Jurnalistic Approach.Memberikan butir yang menengenai jawaban Siapa (who),Apa (what), Kapan (when), Dimana (where), Bagaimana(how) yang akan menjelaskan ide pokok.

Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadiberulang-ulang

Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 4

• Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluranyaitu Saluran Lisan dan Saluran Tertulis.

• Saluran mana yang digunakan tergantung padatujuan pesan, waktu, formalitas dan harapanaudiensnya.

• Masing-masing saluran memiliki beberapa jenismedia yang dapat dipilh seperti; surat, suratelektronik, telepon, faximile, buletin.

Saluran Komunikasi lisan

Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:• Diperlukan umpan balik secara langsung dari

penerima• Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti• Tidak membutuhkan catatan permanen• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah

dan ekonomis• Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan

masalah dan pengambilan keputusan.

Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan

KELEBIHAN• Menyediakan umpan

balik dengan segera.

• Memungkinkan terjadinyakenyamanan berinteraksi.

• Meliputi berbagai isyaratnonverbal.

• Memungkinkan mengeks-presikan emosi dibalikpesan.

KELEMAHAN• Tidak menyediakan rekam-

an komunikasi yg dapatdibuktikan tanpa alatperekam.

• Mengurangi kendalikomunikator pada pesan

• Seringkali mengabai kankemungkinan memperbaikiatau mengedit pesan

SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS

Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:• Tidak diperlukan umpan balik secara langsung.• Pesan terperinci dan kompleks.• Memerlukan perencanaan yang seksama.• Memerlukan catatan yg permanen.• Penerima dalam jumlah yang banyak.• Penerima sulit dijangkau karena tersebar

secara geografis.• Ingin meminimalkan distorsi.

Kelebihan Dan Kelemahan Komunikasi Tertulis

Kelebihan• Memungkinkan membuat

rencana dan mengendalikanpesan.

• Meningggalkan bukti yang dapat diverifikasi

• Meminimalkan distorsipesan.

• Dapat menjangkaupenerima yang secarageografis jauh.

Kelemahan• Membutuhkan waktu untuk

umpan balik

• Kekurangan isyarat non-verbal

• Membutuhkanketerampilankhusus dlam menyiapkan, dan memproduksinya

• Membutuhkan banyaksumberdaya utk membuatdan mendistribusikannya

MEDIA

SALURAN LISAN• Percakapan tatap muka

(pidato,rapat , dll)• Telepon• Audio, TV, komputer• Teleconference• Video conference

SALURAN TERTULIS• Surat, memo, laporan

selebaran, proposal• E-mail• Telepon (SMS)• Komputer• Faks• Telegram• Pos biasa dan khusus

Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 5

Pertimbangan dalam Pemilihan Media

• Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan mediauntuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpanbalik.

• Formalitas sebuah pesan.• Keterbatasn media.

• Tujuan pengirim.• Urgensi dan biaya.

• Preferensi /harapan penerima.

Gambar : Kekayaan media

Lebih kaya

Lebih “kurus”

Dokumen tidak

beralamat

Dokumen yang

beralamat

Telepondan e-mail

Bertatapmuka

Termasuk: catatan, memo, surat, e-mail dan IM

Termasuk: percakapan, rapat,presentasi, videoconference

Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan standar

Termasuk: voice mail dan teleconference

Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)