PENGORGANISASIAN KANTOR

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung

dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti

mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh

struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun

dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan

dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system

terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik

dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi

perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan

tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu

mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen

perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun

mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tsb.

1. Pengertian Organisasi Kantor

Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:

a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat

orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi

tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,

menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

c. Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan

tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk

pembuatan keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua

jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:

1. Unsur inti adalah manusia

yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk

organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan

bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang

atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat

lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang

dimiliki secara pribadi.

Setelah organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur

kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.

Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran,

sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran

meliputi:

1. Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh

pribadi mereka.

2. Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin,

perlengkapan kantor dan komputer.

3. Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.

Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor

dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana

menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas

mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan

organisasi perkantoran merupakan tugas menejer.

PRINSIP ORGANISASI PERKANTORAN

(J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala

Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan

prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Prinsip tujuan Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi

perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis.

Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti

bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.

Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah

fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam

mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang

mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu

merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan

pekerjaannya masing-masing.

4. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas

kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan

para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas

mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang

sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung

jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor,

maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima

perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga

tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif

akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu,

pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di

waktu yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif,

jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang

menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh

pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya

pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang

disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan.

Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat

sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan

kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga

akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai

jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang

bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan

teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan

pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur

pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan

dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI

Pendiri mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth,

menyatakan bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan

manusia dan kondisi lingkungan, sekalipun bukan segala-galanya, mungkin

dapat dibenarkan pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan

mengoorganisasikan dirinya banyak dipengaruhi oleh kondisi produksi dan

perkembangan teknologi”.

SIKAP PARA AHLI MANAJEMEN TERHADAP PENGARUH TEKNOLOGI:

1. Tidak banyak menaruh minat terhadap factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick,

dan Drukcker).

2. Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi.

a. Farrow, mengatakan bahwa suatu pandangan organisasi sebagai system

teknologi memberikan kepada organisasi itu dasar yang lebih baik untuk

pemahaman dan perbandingan.

b. Dubin, menaruh perhatian besar.

c. Walker, menunjukan sinyalemennya bahwa perubahan organisasi garis

kepada organisasi garis dan staf disebabkan oleh dampak teknologi.

Memaslahatkan seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik,

seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas

organisasi dan efesiensi biaya.

Dilihat dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam

manajemen tidak terutama terletak pada latar ekonomi.

Peringatan dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam

produksi atau teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”.

Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi

perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan

bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen

perkantoran tersebut.

Jika menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti

itu (yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran

akan mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan

yang terjadi dalam teknologi.

Manajemen perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan

tradisional umumnya berjalan secara vertikal.

Artinya pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara

pemimpin dan bawahan, akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan

data dalam System Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang

sedemikian rupa sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat

horizontal”.

Teknologi informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan

kerja yang progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda

dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat.

Untuk memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan

komunikasi dengan orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis

horizontal,dan meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari

berbagai hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan.

Informasi melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis,

lamban dan mengandung biaya yang tinggi, karena itu garis-garis alternatif perlu

dibangun agar system informasi dapat bekerja dengan cepat.

Hubungan horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak

ditetapkan dalam organisasi formal, namun manakala teknologi informasi

digunakan, maka hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul,

sekalipun berdasarkan garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah

personalia kantor akan mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja

di luar rangka organisasi formal tersebut.

Para menejer yang cukup peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai

akibat yang timbul dari pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk

memadukan dua karakter yang berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara

kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi.

Ada beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang

menimbulkan konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi

seperti:

1. Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan

diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.

2. Manajemen memodifikasikan organisasi perkantoran agar dapat menetapkan

dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi

informasi.

3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun

teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh

kegiatan untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi

ketaksesuaian dan konflik diantara organisasi dan teknologi informasi

tersebut.

TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA

Teknologi dan menejemen kantorPengorganisasian kantor adalah salah satu aspek dan fungsi dari proses

menejemen kantor, maka berbicara teknologi perkantoran tidak lepas dari

manajemen kantor dalam suatu organisasi.

Suatu organisasi dalam aktifitasnya hampir dapat dipastikan tidak lepas dari

aktifitas menejerial, sejak dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan

dan pengawasan. Suatu proses manajemen kantor selalu melahirkan dokumen-

dokumen yang merupakan bagian dari bentuk hasil dari pengolahan data

menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pimpinan maupun unit-unit

organisasi, maupun pihak lain yang membutuhkan.

Dalam suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa

dokumen-dokumen maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan

pengolahannya dengan pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang

dalam perkembangannya merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena

organisasi turut berkembang dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan

kompleks, maka teknologi (khususnya teknologi perkantoran) ikut berkembang

seiring dengan meningkatnya kecerdasan manusia dalam menciptakan teknologi

modern, serta di sisi lain tuntutan kemajuan organisasi dan kebutuhan

masyarakat sendiri akan informasi.

Maka secara bertahap alat-alat konvensionalpun kemudian berkembang

semakin pesat, dengan lahirnya peralatan yang menggunakan mesin-mesin

modern. Keuntungan dari penggunaan alat-alat teknologi kantoran antara lain:

1. Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data.

2. Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan.

3. Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan

tepat.

4. Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.

5. Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih

komprehensif dan terpadu.

6. Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat

dan etos kerja.

Metode dan prosedur kerjaProses manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian

aktifitas manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem

yang saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain.

Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan

gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola

sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur.

Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan

tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah

penanganan surat masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan

sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian

kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian

berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.

Contoh lain adalah:

Sistem penjualan : Personalia, mesin, formulir, perlengkapan dan warkat.

Prosedur :Pemrosesan pesanan, pengiriman barang, akunting untuk

pengiriman, penerimaan pembayaran untuk penjualan,

penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa penjualan.

Metode :Metode adalah alat atau sarana mekanis untuk melaksanakan

setiap pekerjaan, terdiri dari:

- Pemberitahuan penerimaan pesanan

- Pemeriksaan status kredit langganan

- Persiapan faktur penjualan

- Distribusi kope faktur kepada departement pengiriman

- Pemeriksaan kope pengiriman yang dikembangkan dari

departement pengiriman

- Lengkapan faktur penjualan (biaya transport dsb)

- Distribusi kope kepada langganan departement akunting

dan berkas langganan

Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam

aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana

pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan,

dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.

Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan

metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil

kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.

Teknologi Perkantoran dalam dimensi Metode dan Prosedur Kerja Suatu aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah

rangkaian kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi

untuk suatu sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan

prosedur dan metode kerja yang baik pula.

Metode dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan

teknologi yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi

itu sendiri.

Teknologi perkantoran ditinjau dari metode dan prosedur kerja dalam suatu

organisasi kantor adalah menyesuaikan teknologi dengan metode dan prosedur

kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan dengan karakteristik kantor tersebut.

Peranan teknologi perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain:

1. Dilihat dari metode kerja :a. Menciptakan metode kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan

yang efektif dan efisien.b. Menambah efisiensi kerja kantor.c. Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan kantor dan

subsistem-subsistem pekerjaan.d. Mengadakan penghematan waktu dan biaya.e. Memeriksa pengeluaran yang sifatnya memboroskan penggunaan

pegawai dan catatan-catatan yang tidak perlu.

2. Dilihat dari prosedur kerja :a. Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan sehingga berjalan

secara efisien dalam hal waktu dan tenaga.b. Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga menghasilkan pekerjaan

tang efektif.c. Semakin sederhana (singkat).d. Semakin efisien kerja (cepat selesai).

TEKNOLOGI PERKANTORANDALAM DIMENSI SEPERANGKAT ALAT BANTU/HARDWARE

Organisasi kantor menggarap bidang penyediaan dan penggunaan seperangkat

bahan, alat inventaris,perabot, perkakas, dan mesin-mesin guna melaksanakan

kegiatan-kegiatan kantor tersebut. Seperangkat alat Bantu/hardware inilah yang

disebut dengan teknologi perkantoran.

Semakin modern suatu organisasi, akan semakin menuntut seperangkat

hardware yang modern pula. Perkembangan kemajuan teknologi perkantoran

semakin pesat, berbagai macam dana corak, bentuk serta kecanggihannya

semakin bermunculan saat ini.

Semakin berkembangnya perangkat hardware yang mendukung bidang

perkantoran ini, semakin memberikan keringanan dan kemudahan bagi manusia

di dalam melaksanakan proses aktifitas kantor dalam manajemen kantor,

sehingga perencanaan, pengorganisasian, pengolahan serta pengawasan kantor

dapat berjalan lancer, serta mampu mengolah dan memproses data menjadi

suatu informasi yang tepat, akurat dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien.

Perkembangan perangkat alat Bantu/hardware bidang perkantoranHardware kantor adalah seluruh paket atau komponen peralatan yang

membentuk suatu sistem, yang lainnya prosedur dan metode kerja, sehingga

memungkinkan kantor dapat melaksanakan aktifitasnya sesuai fungsinya.

Perkembangan perangkat hardware kantor ini lebih tampak terlihat sejak

manusia (baca: organisasi) mulai meminimalkan peran tanaga ekstra manusia

yang dikerahkan pada alat-alat manusia konvensional masih berjaya.

Jika diperinci perangkat hardware kantor ini dapat diklasifikasikan antara lain:

1. Machine activites by a person : yang termasuk di dalam klasifikasi ini

antara lain type writer, copyng machine, adding and calculating,

accounting machines.

2. Machines activated by a language : adalah mesin-mesin yang berada di

dalam suatu sistem tertentu dengan menggunakan bahasa mesin. Yang

termasuk dalam klasifikasi ini adalah unit record (Panch Card),

telecommunication machines dan komputerisasi.

Masing-masing perangkat ini pada dasarnya memiliki tugas yang sama yakni

mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang lebih akurat dan

tersistem, baik dalam suatu integrated data processing system, maupun dalam

bentuk electrical data processing system.

Setiap perngkat hardware kantor, khususnya komputer atau microprocessor

senantiasa melakukan apa yang disebut “Rekayasa dan desain ulang atas

dirinya sendiri” sehingga perangkat ini akan berkembang dan sempurna dari

generasi ke generasi.

Komputer sebagai salah satu alat Bantu/hardware dalam bidang perkantoran,

menjadi “raja” dalam suatu organisasi kantor. Seluruh proses aktifitas kantor

yang berjalan secara efektif, efisien dan tersistem, hampir tidak lepas dari

peranannya yang multiguna dan multifungsi.

Maka pekerjaan kantor yang begitu kompleks khususnya dan proses manajemen

kantor secara lebih luas, dapat diselesaikan dan dilakukan dengan waktu relatif

singkat tetapi tetap akurat, efisien, terarah dan terpadu, dengan alat bantu

komputer ini.

Teknologi perkantoran dalam dimensi seperangkat alat Bantu/hardwareTeknologi perkantoran ditinjau dari keberadaan dan pemanfaatan seperangkat

alat Bantu/hardware adalah rangkaian upaya penyediaan dan pemanfaatan

perangkat hardware yang dibutuhkan dalam seluruh aktifitas kantor, pada saat

kapanpun proses manajemen kantor berlangsung.

Penyediaan dan pemanfaatan hardware kantor di dalam suatu organisasi kantor

diarahkan sepenuhnya terhadap upaya pencapaian tujuan organisasi, terutama

tentunya dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan di dalam pembuatan

keputusan, ataupun yang di butuhkan pula oleh unit-unit organisasi dan pihak

lain yang memerlukan informasi.

Sesempurna apapun perangkat hardware kantor yang tersedia, perhatian

terhadap mekanisme kerja (system, prosedur, dan metode) serta memelihara

dan perawatan hardware, menjadi penentu efektif tidaknya proses aktifitas kantor

dapat berjalan. Untuk itu dianjurkan kepada pengguna teknologi hardware

kantor:

1. Ikutilah system prosedur dan metode kerja yang ada.

2. Berikan perawatan kepada hardware kantor yang digunakan

3. Tingkatkan kemampuan, pengetahuan dan profesionalisme, agar mampu

memanfaatkan hardware kantor secara efektif dan efisien, di samping

kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi

yang terjadi secara pesat dan semakin sempurna.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA

SIKLUS PENGOLAHAN DATAYANG DIKEMBANGKAN

KOMPONEN DARI SITEM INFORMASI

TEKNOLOGI

KONTROL

PENGETAHUAN DASAR PENGOLAHAN DATA

INPUT MODEL OUTPUT

INPUT MODEL OUTPUT

BASISDATA

INPUT MODEL OUTPUT

BASIS DATA

Dunia bisnis dewasa ini, tidak tergantung pada tujuan dan ukurannya berurusan

dengan pengolahan data tentang kegiatan perusahaanya. Hal ini dilakukan untuk

menyediakan informasi yang tepat mengenal kemajuan usahanya. Informasi tsb

sangat dibutuhkan sekali oleh manajemen dalam rangka membuat keputusan.

Keputusan para pengusaha didasarkan kepada data seperti : biaya operasi,

statistik pasar, tingkat persediaan dan faktor-faktor kuantitatif lainnya.

Kemampuan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan cepat

tentang usahanya, bermanfaat sekali untuk mempertahankan hidup perusahaan

maupun untuk menang dalam persaingan.

Data atau fakta yang telah dikumpulkan tentu saja belum bisa digunakan. Hanya

setelah data tsb diolah (diuji, dibandingkan, digolong-golongkan, dianalisa dan

disimpulkan) data tersebut baru menjadi informasi yang berguna dan bernilai

bagi manajemen.

Data informasi dan pengolahan dataSecara harfiah, kata DATA adalah bentuk jamak dari kata DATUM yang berarti

fakta. Data merupakan kumpulan fakta belum terorganisasi tetapi dapat

diorganisasi.

Pengolahan data merupakan urutan tindakan atau operasi-operasi yang

berhubungan dengan mengubah fakta/data menjadi informasi yang berguna.

Manfaat pengolahan data

1. Untuk pengambilan keputusan

Informasi yang dihasilkan oleh pengolahan data sangat berguna untuk

pengambilan keputusan perusahaan.

2. Operasi perusahaan sehari-hari

Pengolahan data berpengaruh terhadap kelancaran jalannya perusahaan

sehari-hari, karena keadaan perusahaan dapat diketahui dengan cepat, dan

pengambilan keputusan dapat dilakukan.

3. Perencanaan dan pengawasan

Informasi yang tepat akan membantu manajemen dalam membuat

perencanaan pada masa yang akan datang dan dapat mengawasi kegiatan

perusahaan dalam mencapai tujuan.

4. Memenuhi permintaan pihak luar

Pihak luar perusahaan seperti para pemegang saham, bank, kantor pajak

dan pemerintah, juga memerlukan informasi tentang keadaan perusahaan,

tergantung dari tujuan mereka masing-masing.

Sistem pengolahan data Pengolahan data pada dasarnya suatu system yang didalamnya terkait beberapa

aspek. System pengolahan data dimaksudkan sebagai tindakan-tindakan yang

terorganisasi yang melibatkan berbagai aspek seperti manusia, fasilitas dana

peralatan. Secara umum ada tiga metode yang dapat digunakan dalam system

pengolahan data.

Metode Alat yang digunakan

1. Sistem manual 1. Alat-alat tulis, seperti pensil

(Manual Data Processing)

2. Sistem mekanikal

(Mechanical Data

Processing)

3. Sistem pengolahan data

elektronik

(Elektronik Data

Processing)

dan kertas, format-format

2. Mesin jumlah, mesin ketik,

mesin hitung, cash register,

accounting mechine

3. Computer, mesin tik

elektronik, Elektronik cash

register

Tahapan pengolahan data1. Pencatatan (Recording)

Yaitu kegiatan pencatatan data ke dalam suatu format yang permanen,

misalnya dari faktur atau kuitansi ke dalam jurnal harian.

2. Pengklasifikasian (Classifyng)

Kegiatan pengelompokan data yang serupa atau mempunyai sifat-sifat

sama. Pengelompokan ini sangat bergantung kepada informasi yang

diharapkan dari data tersebut.

3. Penyusunan (Sorting)

Proses yang berhubungan dengan penyusunan atau pengurutan data

berdasarkan ciri-ciri umum. Biasanya data dapay di urutkan berdasarkan

nomor atau alfabetik. Faktur-faktur misalnya dapat diurutkan berdasarkan

tanggal terjadinya penjualan, atau wilayah penjualan.

4. Perhitungan (Calculating)

Proses ini meliputi kegiatan (tambah, kurang, bagi, kali) yang dilakukan

terhadap suatu data, menjadi hasil yang diharapkan. Pada sekumpulan

faktur penjualan, misalnya harga harus dilakukan dengan jumlah penjualan

untuk mendapatkan informasi mengenai total penjualan terhadap suatu

jenis barang.

5. Penyimpanan (Storing)

Suatu proses penyimpanan data secara teratur agar dapat digunakan pada

masa yang akan datang bila diperlukan.

6. Pengambilan data kembali (Retriving)

Pengambilan kembali data dari tempat penyimpanan untuk tujuan

pengolahan.

7. Pelaporan (Reporting)

Proses penciptaan informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi

tersebut.

8. Komunikasi (Communicating)

Penyampaian informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi

tersebut.

Tahapan-tahapan tersebut, pada sistem yang menggunakan komputer secara

umum dapat dikombinasikanmenjadi 3 bagian yaitu :

1. INPUT : Pencatatan fakta-fakta atau data ke media

KOMPUTER SEBAGAI ALAT PEMROSESAN DATA

INPUT PROSES OUTPUT

Sistem pemrosesan data mencakup fungsi-fungsi:

1. Perekaman Data (Data recording)

2. Komunikasi Data (Data communication)

3. Penyimpanan atau pengoprasian data (Data storage of filing)

4. Penulisan atau akses data

5. Pemrosesan Data (Data processing)

6. Pelaporan Data (Dta reporting)

Penggunaan komputer pada perkantoran dibagi menjadi beberapa katagori

utama yaitu:

1. Perekaman dataData diperoleh melalui fakta-fakta, infomasi-informasi yang diolah dengan

program tertentu dan hasilnya akan ke luar data yang dimaksud.

2. Akunting (General Accounting)Banyak program akunting tersedia guna membuat buku kas induk, laporan

piutang, daftar inventaris, daftar gaji, penerimaan pesanan, catatan utang

dan aplikasi akuntansi lain.

3. Aplikasi transaksi yang lain

4. Manajemen informasi komputerDigunakan untuk mengakses, memanipulasi, menampilkan kembalidata

dalam format laporan.

5. KomunikasiSebuah komputer dapat mentransmisikan data melalui saluran telepon dan

menjadi bagian dari system komunikasi.

Nilai komputer yang dihasilkan oleh pengolahan data mungkin sulit dihitung

dengan uang ataupun dengan akal pikiran. Oleh karena itu ada beberapa

manfaat yang dapat dirasakan dari penggunaan komputer, diantaranya:

a. Avaliability (dapat diperoleh), yaitu dapat diperoleh informasi yang semula

tidak dapat diperoleh misalnya data pegawai yang semula hanya menurut

nomor pegawai, dapat diperoleh pula menurut pangkat, jabatan, dsb.

b. Timeliness (ketepatan waktu)

c. Accuracy (ketelitian)

d. Completenes (kelengkapan)

e. Presentation (penyajian)

DATA DAN KOMUNIKASI DATAIstilah komunikasi data, berhubungan erat dengan pengiriman data

menggunakan sistem transmisi elektronik dari satu komputer ke terminal

tertentu. Data yang dimaksud disini adalah sinyal-sinyal elektromagnetik yang

dibangkitkan oleh sumber data yang dapat ditangkap dan dikirimkan kepada

terminal-terminal penerima. Sedangkan yang dimaksud terminal, menurut

International Telecommunications Union-Telephony adalah data terminal

equipment atau peralatan untuk terminal suatu data seperti printer, disk drive,

monitor, papan ketik, plotter, scanner dan lain sebagainya.

Di bawah ini merupakan beberapa alasan tentang dibutuhkannya suatu

teknik komunikasi data yang menghubungkan komputer yang satu dengan

komputer lain atau ke terminal tertentu.

1. Perbedaan lokasi antara lokasi transaksi dengan lokasi pengolahan data

atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga data perlu

dikirim ke lokasi pengolahan data dan di kirim lagi ke lokasi yang

membutuhkan informasi dari data tersebut.

2. Dari sisi waktu lebih efisien dan dari sisi biaya lebih murah mengirim data

lewat jalur komunikasi, lebih-lebih bila data telah diorganisasikan melalui

komputer, dibandingkan dengan cara pengiriman biasa.

3. Suatu organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data

dari suatu lokasi pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan

mengirimkan data ke lokasi pengolahan lain yang kurang atau tidak sibuk.

4. Untuk keperluan efektifitas biaya, sistem ini dapat menggunakan secara

bersama-sama alat-alat yang mahal seperti pencetak grafik atau printer

berkecepatan tinggi.

5. Memungkinkan pengembangan sistem komputer secara relatif lebih mudah

dan menyebabkan sistem menjadi lebih fleksibel.

6. Terjadinya distributed processing pada jaringan, sehingga dapat mencegah

ketergantungan pada sumber komunikasi atau komputer pusat.

Komunikasi data merupakan gabungan dua teknik yang sama sekali jauh

berbeda, yaitu pengolahan data dan telekomunikasi. Secara umum dapat

dikatakan bahwa komunikasi data memberikan fasilitas komunikasi jarak jauh

dengan sistem komputer.

ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI DATAUntuk mengkomunikasikan data dari satu lokasi ke lokasi yang lain, harus

tersedia 3 elemen utama sistem yaitu sumber data, media transmisi, dan

penerima. Jika salah satu elemen tidak ada, maka komunikasi tidak akan dapat

dilakukan.

Gambar 1.1. Tiga Elemen Utama Komunikasi Data

Berikut ini penjelasan mengenai ketiga elemen komunikasi data tersebut.

Elemen 1 : Sumber Data

MediaTransmisi

SUMBER PENERIMA

Sumber data adalah elemen yang bertugas mengirimkan informasi,

misalnya pesawat telepon, telex, terminal dan lain-lain. Tugasnya

membangkitkan berita atau informasi dan menempatkannya pada media

transmisi. Sumber pada umumnya dilengkapi dengan transmitter yang berfungsi

untuk mengubah informasi yang akan dikirimkan menjadi bentuk yang sesuai

dengan media transmisi yang digunakan, misalnya menjadi:

pulsa listrik

gelombang elektromagnet

pulsa digital seperti pada PCM (pulse code modulation)

Sebagai contoh, modem dapat berfungsi sebagai transmitter yaitu perangkat

yang bertugas untuk menyalurkan digital bitstream dari PC sebagai sumber data

menjadi sinyal analog yang dapat dikirimkan melalui jaringan telepon biasa

menuju ke tujuan pengiriman.

Elemen 2 : Media TransmisiTransmisi data merupakan proses pengiriman data dari satu sumber ke

penerima data. Beberapa media transmisi dapat digunakan channel (jalur)

transmisi atau carrier dari data yang dikirimkan, dapat berupa kabel, gelombang

elektromagnetik, dan lain-lain.

Untuk mengetahui tentang transmisi data lebih lengkap, maka perlu

diketahui beberapa hal yang berhubungan dengan proses ini. Hal-hal tersebut

menyangkut :

media transmisi

kapasitas dan tipe channel transmisi

kode transmisi yang digunakan

mode transmisi

protokol

penanganan kesalahan transmiasi

Proses pengubahan informasi menjadi bentuk yang sesuai dengan media

transmisi disebut modulasi. Bila sinyal dimodulasi, maka ia akan dapat

menempuh jarak yang jauh. Proses kebalikannya disebut demodulasi.

Media transmisi dapat berupa :

sepasang kawat (twisted pair)

kabel coaxial

kabel serat optik

gelombang elektromagnet

dan lain-lain

Secara umum, media transmisi untuk gelombang elektromagnetik dibagi menjadi

dua yaitu media transmisi guided dan unguided. Pada media guided, gelombang

dipandu untuk menuju penerima dan merambat pada suatu media yang kasat

mata seperti kabel kawat tembaga, serat optik dan sebagainya. Sedangkan

media unguided berfungsi untuk mentransmisikan data tetapi tidak bertugas

sekaligus untuk memandu atau mengarahkan transmisi. Contoh media transmisi

unguided antara lain adalah udara, atmosfir, ruang angkasa.

Elemen 3 : Penerima DataPenerima adalah alat yang menerima data atau informasi, misalnya

pesawat telepon, terminal, dan lain-lain. Penerima mempunyai alat lain yang

disebut dengan receiver yang fungsinya untuk menerima sinyal dari sistem

transmisi dan menggabungkannya ke dalam bentuk tertentu yang dapat

ditangkap dan digunakan oleh penerima.

Jika digambarkan, maka tiga elemen komunikasi data tersebut dapat

dijabarkan dalam model komunikasi sebagai berikut.

Sistem Sumber Sistem penerima

InformasiInput m

(m)

DataInput g

g(t)

SinyalDikirim

s(t)

Sinyal Diterima

r(t)

DataOutput

g(t)

InformasiOutput

(m)Gambar 1.2. Salah satu model Komunikasi Data

Informasi input, berarti sesuatu yang akan diberikan oleh sumber data yang

merupakan bentuk asli dari data. Sedangkan data input merupakan sesuatu

yang diwakili oleh fakta, konsep atau intruksi yang berbentuk sesuai dengan cara

untuk berkomunikasi.

TERMINAL KOMUNIKASI DATAKomunikasi data membutuhkan suatu perangkat terminal data atau Data

Terminal Equipment yaitu perangkat yang dapat berfungsi untuk mengirim serta

menerima data dan informasi dari tempat lain. Menurut International

Telecommunications Union Telephony yang dimaksud terminal disini adalah

peralatan untuk terminal data seperti printer, disk drive, monitor, papan ketik,

plotter, scanner dan lain sebagainya.

Terminal-terminal tersebut dapat dikatagorikan menjadi dua kelompok

berdasarkan metode pengiriman data ke jalur transmisi sebagai berikut :

a. Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi dengan

dikendalikan oleh operator manusia. Terminal model ini seperti yang

terdapat pada beberapa terminal non sinkron tanpa buffer dan sangat

tergantung pada manusia sebagai operatornya. Terminal ini kurang efektif

untuk jalur-jalur komputer yang cukup jauh.

b. Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi melalui memori

buffer (penyangga) yang dimilikinya. Jenis terminal ini lebih mahal

dibanding dengan terminal yang pertama, tetapi memungkinkan terjadinya

berbagai line sharing techniques sehingga dapat mengurangi jumlah piranti

dan jalur yang mahal.

KENDALA-KENDALA KOMUNIKASI DATA

Sumber Transmitter Mediatransmisi

Receiver Penerima

DC Gren dalam bukunya Data Communication mencatat adanya tiga

kendala pokok komunikasi data yaitu waktu tanggap system, throughput dan

faktor pengguna atau manusia.

Waktu tanggap sistemWaktu tanggap sistem merupakan ukuran kecepatan sistem dalam

memberikan tanggapan atas input data yang dimasukan. Sebagai contoh adalah

pada sistem ATM (Automatic Teller Machine). Ketika pengguna mesin ini telah

memasukan kode-kode tertentu dan mengisi jenis transaksi yang akan

dilakukan, maka sudah pasti ia mengharapkan respon yang cepat dari mesin

sehingga tujuan transaksi seperti pengambilan dan sebagainya dapat segera

tercapai.

TroughputTroughput merupakan ukuran beban dari sistem, yaitu prosentase waktu

yang diberikan untuk pengiriman data dengan melewati media transmisi tertentu.

Agar tercapai system yang efektif, maka ukuran keluaran sistem harus setinggi

mungkin sehingga dapat memaksimalkan pemakaian jalur dan terminal yang

investasinya sangat mahal.

Faktor ManusiaManusia merupakan perancang, pembuat sekaligus pengguna sistem. Faktor

manusia merupakan faktor yang sangat dominan dan menentukan lancar atau

tidaknya sistem. Untuk itu, terminal-terminal harus dapat dioperasikan semudah

mungkin sehingga mengurangi faktor kesalahan manusia dan mempertinggi

kecepatan operasi.

IMPLEMENTASI KOMUNIKASI DATA

Komunikasi data yang berkembang sekarang ini, tak lepas dari pemakaian

pemakaian perangkat komputer dalam aplikasinya. Sehingga dapat dikatakan

bahwa komunikasi data merupakan komunikasi komputer, yang dapat terjadi

antara komputer dengan komputer lain yang didukung oleh beberapa peralatan.

Perusahaan penerbangan telah lama menerapkan sistem pemesanan tiket

(ticketing) jarak jauh sehingga dapat menjamin bahwa pembeli tiket akan

mendapatkan tempat duduk di pesawat. Biro-biro perjalananpun memanfaatkan

system pemesanan tiket untuk berbagai keperluan seperti pemesanan hotel,

restoran, tiket kapal, kereta api, bis dan sebagainya.

Automatic Teller Machine (ATM) sebagai mesin pembayaran otomatis,

sudah banyak diterapkan pada Bank-Bank modern. Pemilik kartu kreditpun tidak

perlu menunggu terlalu lama ketika pihak toko akan melakukan konfirmasi dan

otorisasi dari Bank untuk mencegah adanya pemalsuan dan lain sebagainya.

Sistem jaringan komputer global yang popular saat ini adalah internet.

Fasilitas-fasilitas yang dimilikinya cukup memanjakan pemakai dalam banyak

hal. Kemudian para ilmuan dapat mempergunakan internet sebagai media

komunikasi dengan rekan-rekan sejawatnya melalui sistem konferensi komputer.

Pihak amatir juga telah memanfaatkan jaringan komputer dengan

membentuk suatu jaringan lokal yang disebut dengan fidonet. Sistem ini

memanfaatkan sarana telepon atau radio tergantung aktifitas mereka di suatu

tempat.

Kemudian muncul sistem jaringan komunikasi GMS (Global Mobile System)

yang memanfaatkan satelit untuk berkomunikasi langsung di manapun pengguna

berada, seperti pada penggunaan telepon genggam. Yang telah diuji coba

adalah melengkapi mobil dengan system GPS. Pada mobil diletakan sebuah

komputer kecil yang membentuk jaringan komunikasi dengan setelit. Komputer

tersebut akan menampilkan peta jalan di sekitar mobil berada dan memberi

tanda posisi mobil tersebut.

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DATA

Berdasarkan bentuk-bentuk penerapannya, system komunikasi data dapat

berupa Off-line Communication System atau On-line Communication System.

Sistem Komunikasi Off-LineOff-line communication system adalah suatu sistem pengiriman data melalui

fasilitas telekomunikasi dari satu lokasi ke pusat pengolahan data, tetapi data

yang dikirim tidak langsung diproses oleh CPU (Central Processing Unit).

Gambar 1.3. Sistem Komunikasi data Off-line

Pada gambar diatas juga dapat disimpulkan jenis-jenis peralatan yang

diperlukan dalam offline communication system, yaitu terminal, modem, system

komputer dan jalur komunikasi.

TerminalTerminal adalah suatu I/O device yang digunakan untuk mengirim data dan

menerima data jarak jauh dengan menggunakan fasilitas komunikasi. Peralatan

terminal ini bermacam-macam, seperti magnetic tape unit, disk drive, paper

tape,dan lain-lain.

Jalur KomunikasiJalur komunikasi adalah fasilitas komunikasi yang sering digunakan, seperti

telepon, telegraf, telex, dan dapat juga dengan fasilitas lainnya.

ModemModem adalah singkatan dari Modulator / Demodulator. Suatu alat yang

mengalihkan data dari sistem kode digital ke dalam sistem kode analog dan

sebaliknya.

Sistem komputer

TERMINAL MODEM MODEM TERMINAL SISTEM KOMPUTER

Komputer merupakan perangkat utama untuk pemrosesan data yang akan

menerima input data dari setiap terminal dan menghasilkan output yang berupa

informasi yang diinginkan oleh pengguna sistem.

Sistem komunikasi ON-LineBerbeda dengan system komunikasi offline, pada system komunikasi on-

line ini data yang dikirim melalui terminal dapat langsung diolah oleh pusat

komputer, dalam hal ini CPU.

Online communication system dapat berbentuk :

Realtime system

Batch processing system

Timesharing system

Distributed data processing system

Realtime systemSistem Real Time merupakan suatu system pengolahan data yang

membutuhkan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi. American Airlines

merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem ini. Pada system

Real Time, pengolahan data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena

sistem ini didukung dengan system operasi yang rumit dan system aplikasi yang

panjang dan kompleks.

Kemudian file induk atau master file dalam harus diupdate dan harus

tersedia setiap saat jika dipergunakan sehingga diperlukan sentralisasi dalam

pengorganisasian file agar system bisa lebih efektif dan efisien. Disamping itu,

mengingat file-file tersebut harus selalu siap sedia setiap saat jika dibutuhkan

dalam pengolahan data, maka file-file tersebut harus disimpan pada input output

device yang bisa diakses secara langsung.

Gambar 1.5. Real Time Sistem

Penggunaan sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain,

dan pemograman. Hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan

suatu bank data atau database yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya

peralatan yang digunakan sebagai database adalah magnetic disk storage,

karena dapat mengolah secara direct access (akses langsung), dan perlu

diketahui bahwa pada sistem ini menggunakan kemampuan multiprogramming,

untuk melayani berbagai macam keperluan dalam satu waktu yang sama.

Batch Processing SystemBatch Processing System merupakan teknik pengolahan data dengan

menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam

kelompok-kelompok yang disebut batch. Jadi pada dasarnya, sistem ini akan

memproses suatu data setelah data itu terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu.

Sistem tumpuk ini merupakan sistem pengolahan data yang paling tua meskipun

juga paling populer dibanding dengan sistem yang lainnya.

TERMINAL CPU

MODEM

MODEMMODEM MODEM

TERMINAL TERMINAL TERMINAL

DISK

Gambar 1.5. Batch Processing Sistem

Dalam sistem Batch ini, setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke

dalam file-file input yang bisa terbaca komputer baik berupa punch card ataupun

disk. Pendekatan system ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data

besar sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data

diolah. Model ini juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan

akses secara langsung dari waktu ke waktu melainkan adalah tingkat periode.

Misalnya laporan yang dibutuhkan dalam periode mingguan, bulanan, triwulan,

dan sebagainya.

Time Sharing SystemPada tahun 1959 Christopher Starachy, salah seorang teknokrat dunia telah

memberikan ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh CPU. Baru

pada tahun 1961, pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing

Tumpukan Data

Terminal Media

Penyimpanan

CPU

Laporan Laporan File Output

Tumpukan Data

Tumpukan Data

system dilakukan di MIT (Massachusetts Institute of Tecnology) dan diberi nama

CTSS (Compatible Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8

pemakai dengan menggunakan komputer IBM 7090.

Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh

beberapa pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan pemakai

(lihat gambar 1.6).

Gambar 1.6 Time Sharing Sistem

Salah satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam

pemakaian suatu teller terminal pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah

datang ke bank tersebut untuk menyimpan uang atau mengambil uang, maka

buku tabungannya ditempatkan pada terminal.

Distributed Data Processing SystemDistributed data processing (DDP) sistem merupakan bentuk yang sering

digunakan sekarang sebagai perkembangan dari time sharing system. DDP

sistem dapat didefinisikan sebagai suatu system komputer interaktif yang

terpencar secara geografis dan dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan

CPU DISK

TERMINAL TERMINAL TERMINAL

setiap komputer mampu memproses data secara mandiri dan mempunyai

kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam suatu system.

Gambar 1.7 DDP Sistem

Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari komputer pusat

dan mempunyai simpanan luar sendiri serta dapat melakukan pengolahan data

sendiri.

KOMPUTERPUSAT

DISK

DISKKOMPUTER

KOMPUTER TERMINAL TERMINAL

KOMPUTER

TERMINAL

DISK