pengendalian persediaan

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

(Inventory Control)

PENDAHULUAN

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu

perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory control), karena kebijakan

persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu

sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini

berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance).

Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori

yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya

kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena

tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam

gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses

keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang

yang harus dikeluarkan dari gudang.

Kesulitan – kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem

inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan

secara terkomputerisasi.

Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu

fokus penelitian yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya

persediaan merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar.

Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh

Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian

persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary

stochastic. Tang & Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan

kembali pada beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas

mengenai kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang

berdistribusi normal.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap

jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 1

proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari

pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan

dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu

yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip

ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik

persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan

membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan

timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi

karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang

tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan

atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi

pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan

persediaan, dan biaya kerusakan/kehilangan.

Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya

akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya

harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak

tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk

jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu :

1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak

mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan

memperoleh keuntungan.

2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika

kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan

kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak

ada.

3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah

menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.

Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu

biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak

penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya


tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan

penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar

muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan

Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-

sumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi

tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku

cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya

merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan

tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan.

Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi:

1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih

besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan

tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian

dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang

rendah.

2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi

permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi

berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam peramalan

penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman.

3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi

fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh

musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu

menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga

persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya

memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan.


Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis

persediaan, yaitu:

1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat,

besi) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa

diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri

untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya.

2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang

secara langsung akan dirakit.

3. Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam

proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir.

4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang /

bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu

proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk

siap menjadi produk jadi.

5. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan

telah siap di jual kepada konsumen.

Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:

1. Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu kondisi

persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang

dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya

kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi

dengan manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan

kembali sebagai anticipation stock maupun fluctuation stock. Surplus

persediaan yang dianggap berlebih dan dalam keadaan slow moving kearah

idle dapat terjebak ke dalam daerah dead stock.

Penyebab terjadinya surplus:

a. Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) yang akan datang. Sehingga

mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak.

b. Perubahan program kerja.

c. Perubahan proses produksi.

d. Pencatatan data persediaan yang kurang akurat.


e. Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock).

f. Pembelian barang yang tidak standar.

Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Transfer material, merupakan tindakan pengalihan material dari satu unit

produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang

menggunakan material yang sama.

b. Tukar tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar material

dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan

tujuan.

c. Buy back, tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor kembali

sesuai dengan harga yang disepakati.

d. Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan material

lain yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang

berlebih.

2. Dead stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah

yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali

tidak terpakai. Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang

terbuang.

Penyebab terjadinya dead stock :

a. Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga

mengurangi kualitas material.

b. Material yang sudah kadaluarsa

c. Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar

d. Kerusakan selama penyimpanan.

e. Dan lain-lain


Fungsi persediaan.

a. Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan

b. Menyesuaikan dengan jadwal produksi

c. Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga

d. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

e. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan

f. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

g. Komitmen terhadap pelanggan.

MODEL EOQ (Economic Order Quantity)

Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan

suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua.

Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan

baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak

digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini

mampu untuk menjawab pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus

dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total

(penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi

minimum.

Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis

untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian.

Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu:

1. Berapa jumlah yang harus dipesan.

2. Berapa lama waktu interval antara pesanan pertama dengan pesanan

berikutnya yang akan mendatangkan biaya minimal.

Model EOQ dapat diterapkan , apabila:

1. Permintaan produk konstan, seragam, independen dan dikatehui.

2. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan.

3. Harga perunit produk adalah konstan.

4. Biaya pemesanan per-unit pertahun (H) adalah konstan.

5. Biaya pemesanan per-pesanan (S) adalah konstan.


6. Waktu antara pesanan dilakukan dengan barang-barang diterima (Lead

Time, L) adalah konstan.

7. Tidak terjadi kekurangan bahan.

Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi

pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan.

Biaya

Biaya Total

Biaya penyimpanan Biaya

Min.

Biaya pemesanan

Kuantitas

0 Jumlah pemesanan optimal (EoQ)

Gambar 1.1 Titik EOQ

Gambar 1.2 Model EOQFormulasi dalam Economic Order Quantity


Ket: D = jumlah demand / permintaan

S = biaya pemesanan

H = biaya simpan perunit/tahun

h = % biaya simpan

c = harga barang / unit

F = frekwensi pemesanan

T = jarak tiap pesanan

d = permintaan perhari

EOQ (Q) = kuantitas

ekonomis

TC = total biaya persediaan

RoP = Reorder point

Contoh:

Diketahui

Demand (D) = 250.000 unit, hari kerja = 250 hari

Biaya penyimpanan (H) = Rp. 50,-/komp/th

Biaya pemesanan (S) = Rp. 25.000,-/ pesan

L = 10 hari

Tentukan EOQ, Reorder point, dan total biaya persediaannya!

Jawab


EOQ dengan Back order

Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat

untuk mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan

kepada klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin

permintaan pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang

pemenuhannya ditunda yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock out).

Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu

akan menyebabkan timbulnya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian

maka biaya total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan +

biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat

digambarkan sebagai berikut :

k K

k-K

Gambar 1.3 EOQ dengan back order

Keterangan : Q = tingkat persediaan

K = jumlah setiap pesanan

k = on hand inventory

K-k = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa

dipenuhi.


t

Q

Syarat EOQ dengan back order:

1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I)

2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1)

3. Setiap siklus memerlukan waktu sama

4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B)

5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan

Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan

surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi :

Ket: EOQ (Q) =

kuantitas ekonomis

I = surplus persediaan

C = jumlah yang dipesan kembali

F = frek. Pembelian

B = biaya back order

H = biaya simpan

S = biaya pesan


Model Quantity Discount

Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier)

memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam

jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan

semakin banyaknya jumlah yang dibeli.


Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off

antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak

jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di

lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat.

Asumsi dalam Quantity Discount Model

1. Permintaan Bebas (Independent Demand)

2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).

3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)

4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)

5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan

(Carrying cost depends linearly on the average level of inventory)

6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed)

7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)

Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini

dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :

D QH TC = --- S + ----- + c.D Q 2

Ket : c = harga barang

TC = total biaya persediaan, dst

Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah

pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :


1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila

jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang

dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan

jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.

2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.

3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya

totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya

(langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah.

Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai

diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.


EOQ dengan tingkat produksi terbatas (P > d)


Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah

yang lebih kecil sesuai dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli /

diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (P) yang relatif lebih besar dari

tingkat permintaan (d).

Ket: P = tingkat produksi perhari

d = tingkat permintaan perhari

DAFTAR PUSTAKA


Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management, A Life Cycle Approach, Homewood, Illionis

Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation Management, Allyn and Bacon, Massachusetts

Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis,

sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey.

Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson Education Inc., New Jersey.


pengendalian persediaan

Documents