pengarsipan dokumen pada program studi diii...
TRANSCRIPT
i
`
PENGARSIPAN DOKUMEN PADA PROGRAM STUDI DIII
KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN
WORKSHOP
Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran Dan Kesekretariatan
Oleh:
VICENTIUS GALIH S.P
15.39015.0009
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2019
PENGARSIPAN DOKUMEN PADA PROGRAM STUDI DIII
KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN
WORKSHOP
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk menempuh Proyek Akhir
Oleh:
Nama : Vicentius Galih S.P
NIM : 15.39015.0009
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2019
i
“Be Yourself”
-Vicentius Galih S.P.-
i
i
ABSTRAK
Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan adalah
sebuah institusi pendidikan yang juga memiliki banyak dokumen, yang saat itu
belum tertata dengan rapi. Untuk itu diperlukan adanya pengarsipan yang efektif
dan efisien, sehingga kapanpun dokumen dan data tersebut dibutuhkan tidak
kesulitan dalam mencarinya dan tidak terjadi kerusakan pada dokumen dan data
tersebut. Dalam melakukan pengarsipan penulis menggunakan odner untuk
menyimpan berkas atau dokumen RPS, surat pengajuan dan berkas akreditasi
dengan sistem kronologis. Permasalahan yang dihadapi oleh admin dalam
pengarsipan dokumen adalah dokumen masih belum tertata rapi dan belum
adanya label tahun pada dokumen sehingga dokumen sulit untuk ditemukan.
Permasalahan yang terjadi dapat diselesaikan dengan penerapan metode
pengarsipan menggunakan sistem kronologis untuk mempermudah pencarian
dokumen.
Maka dengan menerapkan metode sistem kronologis, dokumen lebih
tersusun dengan rapi. Sehingga melakukan pencarian lebih mudah ditemukan dan
tidak memakan waktu.
Kata kunci: Pengelolaan Dokumen, Fungsi Kearsipan, Filing, Sistem Kronologis
Filing.
ii
ABSTRACT
DIII Computerisation Office and Secretarial Department is an educational
institution that also has many documents, which at that time were not neatly
organized. For this reason, it is necessary to have an effective and efficient filing,
so that whenever documents and data are needed there is no difficulty in finding
them and no damage to the documents and data. In filing the author uses the
ordner to store Semester Learning Plan files or documents, submission letters
and accreditation files with a chronological system. The problem faced by admin
in filing documents is that the documents are still not neatly arranged and there is
no year label on the document so that documents are difficult to find.
The problems that occur can be solved by the application of manual filing
methods using the chronological system to facilitate the search for documents.
So by applying this method, the documents are more neatly arranged. So
that searching is easier to find and not time consuming.
Keywords: Document Management, Archives, Filing, Filing Chronological
System. .
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas rahmat dan kehendak Tuhan Yang Maha Esa, laporan
workshop ini telah selesai disusun dengan baik dan merupakan persyaratan untuk
mengikuti Proyek Akhir Program Studi Diploma III Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Laporan ini disusun berdasarkan hasil tugas Workshop pada Program
Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan di Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang dilaksanakan dari tanggal 12 Januari 2018
sampai dengan 23 Februari 2018. Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-
besarnya kepada:
1. Ibu yang pastinya turut mendoakan anaknya juga saudara yang memberi
dukungan dan do’a yang tidak pernah berhenti setiap waktu, untuk diberikan
kelancaran dalam menyelesaikan penulisan laporan workshop.
2. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd. sebagai Rektor Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
3. Bapak Mochammad Arifin, S.Pd., M.Si., MOS. sebagai dosen pembimbing
dalam pelaksanaan dan pembuatan laporan workshop.
4. Ibu Ayuningtyas, S.Kom., M.MT., MOS sebagai Penyelia Program Studi DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya yang mengijinkan untuk melaksanakan workshop serta
sebagai pembimbing saat melaksanakan workshop.
iv
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan yang telah membimbing dan memberikan banyak ilmu dan
wawasan kepada saya, baik dalam hal tentang materi perkuliahan maupun
pengalaman hidup.
6. Semua teman-teman Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan tahun angkatan 2015 yang tak henti membantu dan
memberikan semangat untuk menyelasaikan penulisan laporan Workshop.
7. Dan juga semua pihak yang telah membantu terlaksananya penulisan laporan
workshop ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas segala kebaikan kepada semua
pihak yang telah berkenan memberikan waktunya untuk membimbing dan
memberikan semangat, sehingga dapat mendapatkan tambahan ilmu dan
informasi.
Besar harapan agar laporan ini bisa dimanfaatkan untuk pembaca sebagai
tambahan ilmu dalam mempelajari bagaimana workshop dan cara penulisan
laporannya.
Surabaya, 04 Januari 2019
Penulis
v
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK .............................................................................................................. v
ABSTRACT ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................ 2
1.3 Batasan Masalah .......................................................................................... 2
1.4 Tujuan .......................................................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan .................................................................................. 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................... 5
2.1 Sejarah Singkat Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ............. 5
2.1.1 Visi dan Misi ...................................................................................... 9
2.1.2 Komitmen .......................................................................................... 9
2.1.3 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ................... 10
2.1.4 Makna Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ...... 10
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya ........................................................................................... 12
2.1.6 Departemen / Unit ............................................................................ 14
2.2 Gambaran Umum Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretarian (KPK). ......................................................................... 15
2.2.1 Visi & Misi Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan,
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ............................ 15
vi
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya ........................................................................................... 16
2.2.3 Struktur Organisasi DIII KPK ......................................................... 17
2.2.4 Lokasi Tempat dan Denah Ruangan Terlaksananya Workshop ...... 18
BAB III LANDASAN TEORI .............................................................................. 20
3.1 Pengertian Dokumen ................................................................................. 20
3.1.1 Macam Dokumen ............................................................................. 20
3.1.2 Pengindeksan dokumen ................................................................... 21
3.1.3 Sistem Pengindeksan Dokumen ....................................................... 22
3.2 Rencana Pembelajaran Semester (RPS) .................................................... 25
3.3 Arsip .......................................................................................................... 26
3.3.1 Pengelolaan Arsip ............................................................................ 27
3.3.2 Pengarsipan Dokumen ..................................................................... 27
3.3.3 Langkah-langkah melakukan Pengarsipan ....................................... 28
3.3.4 Sistem Pengarsipan .......................................................................... 29
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN .................................................................... 32
4.1 Kegiatan Pelaksanaan ................................................................................ 32
4.2 Metode Penulisan ...................................................................................... 32
4.3 Pembuatan Surat Penawaran Workshop. ................................................... 34
4.3.1 Flowchart Surat Penawaran .............................................................. 34
4.3.2 WorkFlow Surat Penawaran ............................................................. 35
4.4 Pembuatan Jadwal Mata Kuliah Dosen ...................................................... 36
4.5 Pengarsipan dokumen-dokumen ............................................................... 37
4.6 Deskripsi Pekerjaan Workshop Secara Khusus ......................................... 38
4.6.1 Pengeditan Rencana Pembelajaran Semester (RPS)
berdasarkan jenis Matakuliah .......................................................... 38
vii
4.6.2 Document flow Pengarsipan Dokumen RPS .................................... 40
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 42
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 42
5.2 Saran ......................................................................................................... 42
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 42
LAMPIRAN ........................................................... Error! Bookmark not defined.
BIODATA MAHASISWA .................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar Daftar Kehadiran Workshop .................... Error! Bookmark not defined.
Gambar Kartu Bimbingan Mahasiswa Workshop DIII KPK ..... Error! Bookmark
not defined.
Gambar Daftar Kegiatan Mahasiswa Workshop DIII KPK . Error! Bookmark not
defined.
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ...................... 7
Tabel 4. 1 Daftar Kegiatan selama Workshop ...................................................... 32
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ................... 10
Gambar 2. 2 Gambar Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya ........................................................................................... 15
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Bagian Penelitian Akademik dan Penelitian
Akademik ......................................................................................... 17
Gambar 2. 4 Denah Ruangan Penelitian Akademik dan Pengabdian Masyarakat
(PAPM) ............................................................................................ 18
Gambar 4. 1 Gambar Pembuatan Surat Pengajuan ............................................... 35
Gambar 4. 2 Gambar Pengarsipan dokumen-dokumen dosen .............................. 37
Gambar 4. 3 Gambar Pembuatan Rencana Pembelajaran Semester (RPS). ......... 39
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap Organisasi maupun Institusi perusahaan selalu memiliki dokumen
penting yang harus diarsipkan. Menurut Bartos (2013:110), kearsipan adalah hal-
hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip merupakan suatu proses kegiatan atau
proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah institusi pendidikan
yang mempunyai beberapa bagian, salah satunya adalah Prodi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan (DIII KPK). Prodi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan adalah bagian yang bertugas memberikan
pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas dalam mengembangkan
sumber daya manusia (SDM) yang unggul dalam bidang kesekretariatan dan
otomasi perkantoran berbasis teknologi informasi. Prodi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan mewajibkan mahasiswanya untuk terampil dalam
hal hardskill ataupun softskill. Baik praktik maupun teori, mahasiswa juga harus
bisa bersikap professional, berkepribadian, dan bermoral layaknya seorang
sekretaris di dalam dunia kerja dan siap untuk menghadapi era digital, begitu juga
dengan dosen tiap pergantian semester harus membuat Rencana Pembelajaran
Semester (RPS) untuk diserahkan kepada atasan.
2
Ada banyak dokumen yang ada di Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan (KPK). Selama ini, dokumen yang ada di Prodi DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan tidak tertata dengan rapi.
Dokumen tersebut hanya ditumpuk dan diletakkan diatas meja. Setiap kali staff
dosen mencari dokumen RPS yang di butuhkan, staff dosen tersebut harus
membongkar tumpukan dokumen – dokumen tersebut. Hal ini menyebabkan staff
dosen KPK kesulitan untuk mencari dokumen – dokumen yang dibutuhkan dan
menjadi tidak efektif dan efisien.
Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas,
dibuatlah pengarsipan manual dengan menggunakan system subject, alphabetical,
dan kronologis.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yaitu bagaimana Pengarsipan Dokumen pada DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan (DIII KPK) ?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam kegiatan workshop ini adalah sebagai berikut:
a) Pengelolaan dokumen aplikasi Microsoft Office (Dokumen surat pengajuan,
jadwal mata kuliah dosen DIII KPK, rencana pembelajaran semester).
b) Pengarsipan dokumen kegiatan menggunakan sistem subjek, abjad dan
kronologis.
1.4 Tujuan
Tujuan dalam karya workshop tersebut adalah melakukan Pengarsipan
Dokumen Pada DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Fakultas
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan workshop ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab,
yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-
pokok bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai
berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab I ini membahas mengenai permasalahan dalam pengarsipan
dokumen pada DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP
Bab II membahas tentang gambaran umum Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya, visi dan misi DIII KPK, dan struktur
organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan workshop.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab III membahas tentang landasan teori pengelolaan & pengarsipan
dokumen, pengindeksan dokumen serta sistem pengindeksan dokumen
sebagai penunjang dan pendukung dalam menyelesaikan laporan
workshop.
4
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab IV membahas hasil dan pembahasan membahas tentang uraian
tugas-tugas pembuatan Surat Penawaran Workshop ke SMA/SMK,
pembuatan Jadwal Mata Kuliah Dosen DIII KPK, serta Pengeditan
dokumen RPS.
BAB V PENUTUP
Bab V ini membahas kesimpulan dan saran dari kegiatan yang
dilakukan pada bagian DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan
5
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP
1.1 Sejarah Singkat Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Pada kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi
informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu
pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat
atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh
informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan
informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh
informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai
menyentuh kehidupan orang – orang. Penggunaan dan pemanfaatan komputer
secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah
yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola
informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk
memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.
Pemikiran tersebut maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur
dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan Informatika
Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini
ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No.
01/KPT/PB/III/1983.
6
Tokoh pendirinya pada saat itu adalah:
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,
kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan
Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.
Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program
Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984
dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis
Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status
TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi
Akademi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK
Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika
dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Kebutuhan informasi juga terus meningkat, untuk menjawab kebutuhan
tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program
studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada tanggal 20
Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM Surabaya, singkatan dari
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya
berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86,
7
7
yang sFCDelanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25
Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan
menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping
itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di
jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11
Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Sejarah
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Tanggal Keterangan
19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika
20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika
30 Maret 1986
AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STIKOM
Surabaya)
1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan /
Perbankan
1 Januari 1992
Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada 13
Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer
berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer.
1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia
12 Mei 1998
STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru
sekaligus, yaitu:
1. DIII bidang studi Sekretaris Berbasis Komputer. Pada 16
Januari 2006, berdasar surat ijin penyelenggaraan dari
DIKTI nomor: 75/D/T/2006, Program Studi Diploma III
Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern berubah nama
menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan.
2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia
3. DI bidang studi Jaringan Komputer
Juni 1999
Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi
program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta
perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi
program studi DII Multimedia.
2 September
2003
Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan dan
Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi Program Studi
DIII Komputer Grafis dan Cetak.
8
Tanggal Keterangan
3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi.
20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer
Multimedia.
8 Nopember 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi Visual
2009
Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan
Kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini, Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki 8 program
studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputer
Akuntansi
3. Program Studi S1 Sistem Komputer
4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visua
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan
8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2014
Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No
378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka STIKOM
Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan nama
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Program studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis:
1. Program Studi S1 Akuntansi
2. Program Studi S1 Manajemen
3. Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran &
Kesekretariatan
Fakultas Teknologi dan Informatika:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Komputer
3. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual
4. Program Studi S1 Desain Grafis
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
Sumber: Stikom.edu (2016)
9
2.1.1 Visi dan Misi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki visi menjadi
perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Untuk mewujudkan visi
tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya juga memiliki misi
diantaranya mengembangkan IPTEKS sesuai dengan kompetensi, membentuk
SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. Serta menciptakan corporate
yang sehat dan produktif, meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan
bermasyarakat, dan menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.1.2 Komitmen
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya mempunyai komitmen
yaitu sebagai berikut:
a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif IPTEKS sesuai
bidang kajian dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional.
c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.
e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan IPTEKS bagi masyarakat.
g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
h. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
10
2.1.3 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Logo STIKOM Surabaya awalnya berupa segitig, sejak tahun 2014
STIKOM berubah dari sekolah tinggi menjadi Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya dengan logo sebagai berikut :
Sumber: Stikom.edu (2016)
Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
2.1.4 Makna Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Berdasarkan SK No. 289/KPT-03B/VII/2014 tentang perubahan logo baru
Stikom Surabaya, penjelasan mengenai logo baru adalah sebagai berikut :
Tiga buah kubus yang bersatu membentuk satu kesatuan, melambangkan
Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian
kepada Masyarakat. Melalui Tri Dharma inilah Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya memberikan dharma baktinya kepada masyarakat.
Warna merah pada bagian luar kubus melambangkan keberanian,
sedangkan warna putih dan abu-abu pada bagian dalam melambangkan kesucian
dan kesederhanaan. Warna-warna tersebut melambangkan bahwa setiap pribadi
Sivitas Akademika Institut bersikap pemberani, namun didasari hati yang suci,
berpenampilan sederhana, dan rendah hati.
11
Sembilan bidang sisi kubus yang tampak, melambangkan sembilan
karakter individu Institut, yaitu:
1. JUJUR : Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan lurus hati sesuai dengan
peraturan yang berlaku, dan tidak menyimpang dari prinsip moralitas, serta
segala tindakan yang dilakukan dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
2. CERDAS : Kritis, kreatif, dan inovatif dalam menanggapi segala sesuatu,
senantiasa berorientasi kepada Ipteks, produktif, namun tetap rendah hati,
serta terbuka dan reflektif untuk memperbaiki kinerja sendiri.
3. PEDULI : Memiliki rasa kasih sayang terhadap sesama dan lingkungan,
bersikap toleran dan tenggang rasa, santun, cinta damai, dan suka bekerja
sama.
4. PROFESIONAL : Dalam melaksanakan setiap tugas dan kewajiban selalu
mengutamakan keahlian dan mutu dengan tetap berpegang pada etika, dan
setiap tindak tanduknya menunjukkan ciri seorang profesional.
5. TANGGUNG JAWAB : Sadar dalam bersikap dan berperilaku, serta tuntas
dalam melaksanakan tugas dan kewajiban dengan segala resikonya.
6. BERDEDIKASI : Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan penuh
pengabdian, dan rela berkorban demi tercapainya visi, misi, dan tujuan yang
telah ditetapkan.
7. TANGGUH : Pantang menyerah, andal, kukuh, dan tahan menghadapi setiap
tantangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab demi mencapai
keberhasilan.
8. TERPADU : Dalam setiap melaksanakan tugas dan kewajiban
mengutamakan team work, selalu memperhatikan koordinasi, integrasi, dan
12
sinkronisasi, dengan melakukan komunikasi yang efektif sehingga dapat
tercapai sinergi.
9. OPTIMIS : Memiliki keyakinan akan keberhasilan dalam melaksanakan
setiap tugas dan kewajiban yang diembannya.
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi
y ang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti Sentosa. Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya. Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya sendiri di bantu oleh 3 orang Wakil Rektor, yakni: a) Wakil Rektor I
(Bidang Akademik), b) Wakil Rektor II (Bidang Sumber Daya), c) Wakil Rektor
III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni).
13
Gam
bar
2.2
Str
uktu
r org
anis
asi
Inst
itut
Bis
nis
dan
Info
rmat
ika
Sti
kom
Sura
bay
a
14
2.1.6 Departemen / Unit
Dalam operasionalnya, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dibagi menjadi beberapa departemen yang masing-masing departemen
bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu. Departemen tersebut
meliputi:
a. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
b. Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika
c. Bagian Kepegawaian
d. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)
e. Administrasi Umum (AU)
f. Kemahasiswaan
g. Public Relation & Marketing
h. Keuangan
i. Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi
j. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas Instruksional
k. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
l. Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
m. Laboratorium Komputer
n. Hubungan Masyarakat
o. Perpustakaan
p. Solusi Sistem Informasi
q. Staf Ahli
r. Sekretaris Lembaga
s. Stikom Career Center dan Alumn
15
2.2 Gambaran Umum Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretarian (KPK).
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan pertama kali dibentuk
pada 12 Mei 1998 dengan nama DIII bidang studi Sekretaris Berbasis Komputer.
Pada 16 Januari 2006, berdasar surat ijin penyelenggaraan dari DIKTI nomor:
75/D/T/2006, Program Studi Diploma III Komputer Sekretari & Perkantoran
Modern berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan sampai dengan saat ini.
Bersamaan dengan perubahan bentuk Stikom Surabaya dari Sekolah
Tinggi Manajemen Informastika dan Teknik Komputer Surabaya (STIKOM
SURABAYA) menjadi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, begitu
juga Program Studi Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.
Saat ini Program Studi Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan berada dalam Fakultas Ekonomi dan Bisnis bersama dengan
Program Studi S1 Manajemen dan S1 Akuntansi.
1.2.1 Visi & Misi Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan, Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan memiliki
sebuah Visi yaitu:
VISI : Menjadi Program Studi berkualitas yang mampu menghasilkan ahli madya
dalam bidang Administrasi Perkantoran dan Kesekretariatan yang professional,
berkepribadian dan bermoral sesuai dengan kebutuhan dunia kerja serta siap untuk
menghadapi era digital.
16
Bukan hanya memiliki sebuah Visi, Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan juga memiliki sebuah Misi, yaitu :
MISI :
1. Menyelenggarakan pendidikan bidang Administrasi Perkantoran dan
Kesekretariatan yang mengacu pada Standar Nasional Perguruan Tinggi
dan kebutuhan dunia kerja
2. Mempersiapkan tenaga ahli madya bidang Administrasi Perkantoran dan
Kesekretariatan yang profesional, berkepribadian dan bermoral sesuai
dengan kebutuhan dunia kerja dan siap untuk menghadapi era digital
3. Menjalin kerjasama dengan stakeholders untuk mendukung proses
pembelajaran
4. Menyediakan lingkungan pembelajaran yang kondusif untuk membentuk
kepribadian yang memiliki komitmen tinggi untuk selalu terus belajar
1.2.2 Fungsi dan Tujuan Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Dalam menjalani proses bisnis DIII Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan memiliki fungsi dan tujuan, yaitu :
1. Menghasilkan tenaga ahli madya yang dibina oleh staff pengajar yang
sesuai dengan kompetensi serta mampu melaksanakan penelitian dan
pengabdian pada masyarakat.
2. Menghasilkan tenaga ahli madya yang:
a. Bertaqwa pada Tuhan yang maha esa, disiplin, berkepribadian
menarik dan mengembangkan intrapreneurship,
17
b. Berkompeten dibidang Administrasi Perkantoran dan
Kesekretariatan secara professional ,
c. Mampu bekerja sama, berinsiatif dan berkomunikasi dengan baik,
d. Mampu menerapkan nilai-nilai kemandirian dan keterbukaan suatu
organisasi sesuai dengan prinsip tata kelola yang baik, didukung
dengan lingkungan pembelajaran yang kondusif untuk membentuk
kepribadian yang memiliki komitmen tinggi untuk selalu terus
belajar
3. Menjalin kerjasama dengan stakeholders untuk mendukung proses
pembelajaran
2.2.3 Struktur Organisasi DIII KPK
Gambar 2.3 Stuktur Organisasi Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan.(Sumber Internal DIII KPK)
18
Pada Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
terdapat:
1. Ketua Program Studi : Bu Ayuningtyas
2. Dosen : Bu Marya Mujayana, Pak Moch. Arifin, Bu Rahayu Arya
Shintawati, Pak Rudi Santoso.
2.2.4 Lokasi Tempat dan Denah Ruangan Terlaksananya Workshop
Didalam ruangan Program Studi DIII Komputersasi Perkantoran
dan Kesekretariatan lantai 7 gedung merah Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk no. 98
Rungkut – Surabaya.
Gambar 2. 4 Denah Ruangan DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
19
Di Program studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan ini
terdapat 5 (lima) dosen yang di pimpin oleh Ibu Ayuningtyas. Ke 5 (lima) dosen
tersebut ialah Ibu Ayuningtyas, Ibu Marya Mujayana, Bapak Moch. Arifin, Ibu
Rahayu Arya Shintawati, dan Bapak Rudi Santoso.
20
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Dokumen
Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Belanda
disebut “document”, dan dalam bahasa Inggris disebut “document”. Kalau kita
mengacu ke bahasa Inggris, maka istilah document dapat merupakan kata kerja
(document) serta kata benda (document). Kata kerja “to document” berarti
menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen.
Sebagai kata benda, dokumen berarti wahana informasi, data yang terekam atau
dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar,
kesaksian, penelitian, rekreasi dan sejenisnya. Dengan demikian ada dokumen
mempunyai konotasi berbeda serta ruang lingkup yang sedikit berlainan. (Basuki,
1989)
3.1.1 Macam Dokumen
Menurut Purwono (2010:33) dokumen terdiri atas berbagai jenis dan
bermacam sifat yang dimilikinya. Dari sejarahnya, manusia menggunakan
berbagai medium untuk merekam hasil karya mereka. Maka dokumen dapat
dibagi menjadi beberapa dokumen:
1. Dokumen Primer
Dokumen yang disiapkan oleh pengarang, berisi informasi mengenai penelitian
yang dilakukan sendiri, penelitian mengenai aplikasi sebuah teori baru,
penjelasan sebuah teori dalam semua bidang ilmu pengetahuan. Yang termasuk
21
dokumen primer adalah majalah ilmiah (selanjutnya disebut majalah), laporan
penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya, kartu informasi.
2. Dokumen Sekunder
Dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen primer. Dengan kata lain
merupakan dokumen yang mengacu ke dokumen primer karena isinya
merupakan deskripsi dan informasi tentang dokumen primer. Yang termasuk
dokumen sekunder ialah bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak,
daftar isi.
3. Dokumen Tersier
Dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen
tersier mengumpulkan, menyarikan dan memindahkan informasi yang semula
ada pada dokumen sekunder dan kadang-kadang juga pada dokumen primer
kemudian diolah kembali sesuai dengan keperluan pemakai atau pembaca. Yang
termasuk dokumen tersier adalah buku ajar, direktori, panduan literatur,
bibliografi dari bibliografi.
3.1.2 Pengindeksan dokumen
Dalam kaitannya dengan temu kembali informasi, yang disebut indeks
(index) adalah suatu mekanisme fisik atau alat yang menunjukan kepada
penulusur bagian-bagian dalam “gudang” informasi yang secara potensial
relevan dengan suatu permintaan. Katalog perpustakaan adalah suatu jenis
indeks. Susunan koleksi dokumen, dapat juga dianggap sebagai sejenis indeks
karena baik katalog maupun jajaran dokumen memudahkan penelusuran dan
22
penemuan kembali dokumen. Katalog perpustakaan tentunya merupakan
penunjuk yang lebih efektif daripada susunan koleksi dokumen.
Indeks ada juga yang tidak terbatas pada suatu koleksi perpustakaan. Jenis
indeks ini biasanya dikenal dengan sebutan bibliografi atau daftar kepustakaan.
Prinsip-prinsip dalam pembentukan katalog perpustakaan juga berlaku bagi
penyusunan bibliografi. (Purwono, 2010:73)
3.1.3 Sistem Pengindeksan Dokumen
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau
bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai
tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan
penemuan kembali arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku
yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam
menemukan kembali arsip yang dibutuhkan, (Sukoco, 2007).
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen
maupun arsip, yaitu:
a. Sistem Kronologis
Menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Sistem ini
didasarkan pada urutan waktu surat atau arsip diterima atau waktu dikirim
ke luar organisasi. Dalam administrasi, tanggal dapat menunjukkan:
1. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.
2. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam sebuah surat atau dokumen
atau arsip tersebut.
23
3. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari
organisasi.
4. Saat yang menunjukkan hari, tanggal, bulan, dan tahun
berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen
atau arsip.
b. Sistem Abjad
Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan
urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari 2 jenis,
yaitu nama orang (nama – lengkap dan nama – tunggal) dan nama badan
(nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan nama organisasi).
Sistem ini juga disebut direct filing system, dimana petugas dapat langsung
menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat
bantu (indeks).
c. Sistem Subjek
Sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnya
perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat. Ada 2 macam sistem
subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem
subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). Untuk sistem
yang terdiri dari banyak subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang
dipergunakan dapat dibuat seragam.
Daftar indeks dapat dibagi menjadi 2, yaitu:
1. Daftar klasifikasi standar yang umum dipakai di seluruh dunia,
misalnya DDC (Dewey Decimal Classificarion), UDC (Universal
Decimal Classification), dan LCC (Library of Congress
24
Classification). Misalnya 000 (Umum), 300 (Ilmu Sosial), 100 (Ilmu
Filsafat), 200 (Ilmu Agama).
2. Daftar klasifikasi buatan sendiri ada dua macam:
a) Daftar klasifikasi subjek murni, yang berisi istilah-istilah subjek
tanpa disertai kode dan disusun menurut abjad.
b) Daftar klasifikasi subjek berkode, yang berisi istilah-istilah subjek
yang dilengkapi dengan kode tertentu.
d. Sistem Numerik
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga
indirect filing sistem (karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokkan masalahnya terlebih dahulu). Misalnya:
90 Perjalanan dinas
91 Perjalanan dinas direktur dan wakil direktur
92 Perjalanan dinas manajer
93 Perjalanan dinas supervisor
94 Perjalanan dinas staf ahli
Sistem numerik terdapat 3 macam:
1) Filing menurut nomor urut
2) Filing menurut dua nomor akhir (middle digit)
3) Filing menurut tiga nomor akhir (terminal digit)
25
e. Sistem Geografis
Sistem ini didasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat.
Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu:
1) Nama negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya
dikelompokkan berdasarkan negara yang bersangkutan
2) Nama wilayah administrasi negara setingkat propinsi
3) Nama wilayah administrasi khusus
4) Nama wilayah administrasi negara setingkat kabupaten
3.2 Rencana Pembelajaran Semester (RPS)
Rencana pembelajaran semester suatu mata kuliah adalah recana
pembelajaran yang disusun untuk kegiatan pembelajaran selama satu semester
guna memenuhi capaian pembelajaran lulusan yang dibebankan pada suatu mata
kuliah/modul. Rencana pembelajaran semester atau istilah lain wajib ditinjau dan
disesuaikan secara berkala dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi.
Rencana pembelajaran semester ini terdiri dari bagian-bagian berikut :
1. Analisis Instruksional
2. Deskripsi Mata Kuliah
3. Kegiatan Pembelajaran
4. Kisi-kisi Penilaian
26
3.3 Arsip
Setiap organisasi baik perusahaan maupun instansi mempunyai suatu unit
khusus yaitu dalam bidang administrasi. Kegiatan administrasi merupakan
kegiatan yang cakupannya luas, biasanya kegiatan administrasi diolah suatu unit
tersendiri yang disebut dengan Bagian Administrasi, Tata Usaha, Sekretariat,
kantor dan sebagainya. Unit-unit tersebut mengelola surat-surat yang ada didalam
kantor seperti surat masuk dan surat keluar, dokumen-dokumen penting, laporan,
dan sebagainya.Setiap pekerjaaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data
dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan
rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai dengan
kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, arsip
diolah baik secara manual maupun komputer menjadi suatu informasi yang
dipakai dasar dalam pemgambilan keputusan.
Menurut Marayati (2007:15) dalam Sayuti mengatakan warkat atau arsip
itu adalah catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat
keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa yang masih berguna
atau diperlukan sewaktu-waktu masa yang akan datang, sebagai contoh: surat,
kuitansi, faktur, pembukuan daftar gaji, data produksi, data pegawai, surat-surat
berharga dan lainnya.
Menurut Amsyah (2001:3) bahwa arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka
atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu seagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas (katu, formulir), kertas film (slide, film-
27
strip,mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas
photocopy, dan lain-lain.
3.3.1 Pengelolaan Arsip
Menurut Barthos (2013:12) Pengelolaan Pengarsipan terdiri dari :
a. Asas Sentralisasi
Pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di
satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan
oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak
banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b. Asas Desentralisasi
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit
dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang
besar / kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi
mengelola informasi khusus.
c. Asas Gabungan
Pelaksanaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dan
desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi dampak kerugian yang
terdapat pada asas sentralisasi dan desentralisasi.
3.3.2 Pengarsipan Dokumen
Menurut Ernawati (2009:89) “Pengelolaan arsip salah satu cara
menanggulangi jumlah arsip yang makin bertambah yaitu dengan menerapkan
sistem kearsipan yang tepat, mudah dan senantiasa mengadakan penyusutan
secara berkala”. Menentukan sistem kearsipan hendaknya sesuai dengan jumlah
28
arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauh mana perkembangan kantor yang
bersangkutan di masa mendatang. Salah satu sumber informasi adalah surat,
dokumen, warkat, dan arsip. Dengan demikian sumber informasi perlu di pelihara
dan di jaga dengan baik.
Menurut Lawalata (2012:136) “mengarsip atau filing merupakan bagian
kegiatan rutin atau tugas yang tidak terpisahkan dari seorang sekretaris
perusahaan oleh karena itu seorang sekretaris di tuntut harus teliti dan rapi dalam
mengelola arsip dan surat tersebut”. Kesalahan dalam mengelola arsip dan surat
dapat berakibat fatal, baik bagi dirinya sendiri maupun perusahaan tempat bekerja.
Sarana yang di perlukan dalam penyimpanan dan penataan arsip yaitu
penyimpanan arsip secara manual (manual system) dan penyimpanan arsip secara
elektronik (electronic system).
3.3.3 Langkah-langkah melakukan Pengarsipan
Penyimpanan arsip (filing) Menurut (Lawalata, 2012:150) dilakukan dengan
beberapa tahapan, sebagai berikut:
1. Penerimaan dokumen
Tahap pertama dengan penerimaan dokumen, file, atau surat. Setelah
menerima dokumen, file, atau surat sekretaris harus mencatatnya pada
catatan/buku surat masuk (incoming letter form), berikan catatan tanggal
penerimaan pada dokumen,file, atau surat tersebut dengan menggunakan
stempel penanggalan (date stamp).
2. Tindakan
Tahap kedua adalah tahap pendistribusian. Sekretaris harus
mendistribusikan dokumen, file, atau surat kepada pihak tertuju atau
29
pimpinan. Sebaiknya sekretaris tidak menunda-nunda pendistribusian
dokumen, file atau surat.
3. Menindak Lanjuti (Follow Up)
Tahap ketiga adalah tahap pengecekan. Sekretaris harus memastikan
bahwasanya pimpinan telah menerima dan membaca dokumen, file, atau
surat tersebut. Bila memungkinkan sekretaris dapat juga mengingatkan
pimpinan untuk memberikan repon terhadap dokumen, file, atau surat
yang masuk tersebut dan memastiiikan apakan dokumen, file, atau surat
tersebut telah siap untuk disimpan dan diarsip.
4. Mengumpulkan Dokumen yang Akan Diarsipkan
Tahap keempat adalah tahap pengumpulan dokumen, file, atau surat.
Setelah sekretaris memastikan dokumen, file, atau surat tersebut telah
dibaca dan direspon oleh pimpinan, sekretaris harus menaruhnya ke dalam
filing tray.
5. Melakukan Pengarsipan (Filing)
Tahap akhir adalah melakukan penyimpanan dokumen, file, atau surat
(filing). Sekretaris sebaiknya meluangkan waktu untuk melakukan
penyimpanan dokumen, file, atau surat ditengah kesibukannya agar
terhindar dari tumpukan dokumen, file, atau surat di meja kerjanya.
Tumpukan dokumen, file, atau surat yang semakin tinggi, jika tidak segera
dibereskan dapat menyebabkan dokumen hilang atau tercecer.
3.3.4 Sistem Pengarsipan
Sistem penyimpanan Menurut (Basuki, 2008:190) adalah sistem yang
dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan
30
dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana dokumen tersebut dibutuhkan.
Sistem penyimpanan surat yang dapat dipergunakan adalah sebagai
berikut:
1. Filing in Alphabetical Order (Kearsipan Berdasarkan Abjad) Filing in
alphabetical order adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan
abjad, disusun mulai A sampai dengan Z. Sistem abjad paling banyak di
gunakan oleh organisasi atau perusahaan karena merupakan sistem yang
sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen.
2. Filing by subject or category (Kearsipan Berdasarkan Subjek) Filing by
subject adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen
bersangkutan. Isi dokumen sering disebut sebagai perihal, pokok masalah,
permasalahan, pokok surat, atau subjek.
3. Filing by Places or Geographical Order (Kearsipan berdasarkan tempat atau
wilayah geografis) Filing by places/geographical order adalah sistem
penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut
nama tempat.
4. Filing by Numbers or Numerical Order (Kearsipan Berdasarkan Nomor atau
Bilangan) Filing by number/numerical order adalah sistem penyimpanan
dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-nama orang
atau badan.
5. Filing by colour (Kearsipan Berdasarkan Warna) filing by colour adalah
sistem warna di gunakan sebagai simbol atau tanda saja. Pengguna sistem
warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain misalnya
31
pengguna warna untuk guide, folder, atau pengguna warna dalam
perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan.
Memastikan bahwa anda tidak akan kehilangan dokumen arsip karena arsip
bersifat penting, rahasia dan sensitif bagi perusahaan. Oleh karena itu sekretaris
sebaiknya membuat daftar peminjaman arsip yang fungsinya mengontrol dan
mengawasi keluar masuknya arsip dari tempat penyimpanan arsip. Sekretaris
dapat membuat penyimpanan file out book yang berisi informasi mengenai :
1. Nama peminjam dan pengambil dokumen atau arsip (out name);
2. Nama dokumen atau arsip yang dipinjam (name of file or document);
3. Tanggal peminjaman (date taken out);
4. Tanggal pengembalian (date returned);
32
32
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Kegiatan Pelaksanaan
Pelaksanaan Workshop berlangsung selama 30 (tiga puluh) hari kerja 240
jam. Program Workshop yang dilaksanakan pada Program Studi DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan di Institut Bisnis dan Informatika
Surabaya yang pelaksanaannya pada :
Tanggal : 15 Januari 2018 – 26 Februari 2018
Tempat : Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Keskretariata
Peserta : Vicentius Galih Surya Perdana
NIM : 15.39015.0009
Berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama Workshop di
Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya.Tabel 4. 1 Daftar Kegiatan selama Workshop
No Pekerjaan Khusus
1 Pembuatan Surat Pengajuan Workshop ke sekolah-sekolah
menengah vokasi.
2. Membuat jadwal mata kuliah dosen DIII KPK.
Pekerjaan Umum
1 Mengedit Rencana Pembelajaran Semester (RPS).
2 Mengarsipkan dokumen Rencana Pembelajaran Semester
(RPS) berdasarkan system alphabetical dan subject.
33
4.2 Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan pembuatan laporan
Workshop di Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, adalah :
a. Studi Observasi, yaitu dengan mengamati dan mempelajari secara langsung
proses bisnis pada Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
b. Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing pada
tempat pelaksanaan Workshop di Program Studi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
c. Studi pustaka, yaitu dengan cara informasi di Perpustakaan, yaitu dengan
mencari dan membaca literatur dan buku – buku yang mendukung
penyelesaian laporan Workshop yang tersedia di perpustakaan.
d. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan Workshop selama 30
hari kerja, penulis menyusun laporan Workshop yang menjadi prasyarat dalam
menyelesaikan mata kuliah Workshop.
e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan kemajuan pembuatan
laporan workshop secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan
Workshop yang telah dilaksanakan.
34
4.3 Pembuatan Surat Pengajuan Workshop.
Para staff dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan akan
melaksanakan safari workshop di sekolah menengah atas, khususnya kejuruan.
Pelatihan yang ditawarkan oleh para staff dosen DIII Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan adalah :
1. Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) – kolaborasi ketiga aplikasi.
2. Conversation in English.
3. Public Speaking and Presentation Technique.
4. Penggunaan Search Engine.
Adapun flowchart surat pengajuan workshop bisa dilihat pada gambar di
bawah ini :
4.3.1 Flowchart Surat Pengajuan Workshop
Gambar 4.1 Document Flowchart Surat Pengajuan Workshop
35
Sebelum penawaran pelaksanaan workshop tersebut, program studi DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Keskretariatan wajib mengajukan surat
penawaran untuk memastikan apakah sekolah yang dituju setuju untuk menerima
para staff dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
melaksanakan workshop di sekolah mereka.
4.3.2 WorkFlow Surat Pengajuan Workhop
Gambar 4.2 Workflow Surat Pengajuan Workshop
36
4.4 Pembuatan Jadwal Mata Kuliah Dosen
Pembuatan Jadwal Mata Kuliah Dosen pada bagian DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel.
Menggunakan aplikasi Microsoft Excel ini untuk membuat jadwal mata kuliah
dosen tiap minggu yang mana akan lebih mudah dengan beberapa fitur table di
dalam Microsoft Excel.
Beberapa kolom yang terdapat pada tabel jadwal mata kuliah dosen tersebut
berisikan tentang nama dosen, hari, jam, nama mata kuliah yang akan diajar.
Setelah data tersebut direkap maka data tersebut di simpan dan di print agar jika
suatu saat dosen kehilangan jadwal tersebut dapat mengeprint kembali.
Pembuatan jadwal mata kuliah dosen dapat dilihat pada gambar 4.2
Gambar 4.3 Jadwal mata kuliah Dosen DIII KPK
37
4.5 Pengarsipan dokumen-dokumen
Pengarsipan dokumen ini dapat dilakukan dalam dua hal yaitu pengarsipan
manual dan pengarsipan menggunakan elektronik. Pengarsipan manual ini seperti
memasukan dokumen dosen ke ordner dan di taruh ke dalam lemari. Sedangkan
pengarsipan menggunakan elektronik yaitu meng-scan dokumen dosen lalu
disimpan ke dalam folder yang dituju dengan format yang dibutuhkan.
Pengarsipan di DIII KPK secara manual dan menggunakan sistem kronologis.
Macam dokumen yang di arsip manual pun banyak pada ordner, contoh Dokumen
Rencana Pembelajaran Semester, Dokumen Kegiatan Tahunan, Standar 1 sampai
dengan 7. Dan ada beberapa dokumen yang di arsip secara elektronik, contoh
Dokumen Rencana Pembelajaran Semester Surat Pengajuan Workshop dan
Jadwal Mata Kuliah Dosen.
Gambar 4.4 Pengarsipan dokumen-dokumen
38
4.6 Deskripsi Pekerjaan Workshop Secara Khusus
Dalam kegiatan menghadapi akreditasi kampus, mahasiswa berperan aktif
dalam pembuatan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menghadapi
akreditasi antara lain : Pembuatan Rencana Pembelajaran Semester berdasarkan
jenis mata kuliah.
4.6.1 Pengeditan Rencana Pembelajaran Semester (RPS) berdasarkan jenis
Matakuliah
Pengeditan Rencana Pembelajaran Semester ini dibuat untuk akreditasi di
program studi tiap semester, yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft
Word. Pemanfaatan aplikasi Microsoft Word ini dikarenakan pembuatan
Rencana Pembelajaran Siswa tersebut memuat data-data isi matakuliah yang
akan dibuat.
Setelah dilakukan memasukkan data-data matakuliah, kemudian data
tersebut disortir menurut jenisnya dan disimpan melalui pegarsipan elektronik
Microsoft Word lalu disimpan melalui format PDF agar jika suatu saat terjadi
kehilangan data maka terdapat data backup atau cadangan. Setelah data dosen
selesai direkap di PDF selanjutnya Rencana Pembelajaran Semester tersebut
diberikan kepada dosen yang bertanggung jawab untuk dilakukan pengecekan
ke data Rencana Pembelajaran Semester tersebut.
39
Gambar 4.5 Gambar Pembuatan Rencana Pembelajaran Semester (RPS).
40
4.6.2 Document flow Pengarsipan Dokumen RPS
Gambar 4.6 Document Flowchart Pengarsipan Rencana Pembelajaran Semester
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
41
Alur pengarsipan Dokumen Rencana Pembelajaran Semester (RPS) DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
1. Admin menerima dokumen Silabus dari Kaprodi.
2. Setelah menerima dokumen , admin membuat tabel Rencana Pembelajaran
Semester (RPS).
3. Lalu admin mengisi tabel tersebut sesuai dokumen Silabus yang telah di
terima dari Kaprodi
4. Selesai mengisi tabel, admin mencetak dokumen, lalu menyerahkan
kepada Kaprodi untuk mengecek dokumen tersebut untuk di revisi atau
tidak di revisi.
5. Jika terdapat revisi, maka kesalahan yang terdapat di dokumen tersebut di
perbaiki. Jika tidak ada revisi, maka dokumen tersebut diarsipkan
menggunakan Ordner dan di simpan kedalam lemari penyimpanan.
42
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan workshop pada bagian Prodi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan dengan terjun secara langsung pada dunia kerja,
telah banyak pengalaman dan ilmu yang bermanfaat untuk membantu saat kerja di
perusahaan setelah selesai pendidikan kuliah.
Kesimpulan yang dapat diambil selama melakukan Workshop pada bagian
Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yaitu pengarsipan
dokumen agar lebih tertata rapi dan mudah untuk dicari menggunakan cara
pengarsipan manual dengan sistem kronologis.
5.2 Saran
Setelah melakukan workshop di bagian DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Keskretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, Penulis
mengusulkan beberapa saran, yaitu:
1. Proses pengarsipan berkas-berkas supaya lebih memperhatikan penanganan
dan pemeliharaan arsip dengan baik dan sesuai dengan tata cara
pengarsipan yang diharapkan, sehingga ketika membutuhkannya sewaktu-
waktu dapat dicari dengan mudah.
2. Seharusnya ada staff administrasi yang membantu Ketua Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan dan para dosen untuk
mengelola data dan dokumen yang ada.
43
43
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, B. (2013). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Basuki, S. (2008). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Utama
Dewi, I. C. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka
Ernawati, E. (2009). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.(2017). Sejarah. Retrieved
November 2017, from http://www.stikom.edu/id/sejarah
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2017). Visi Misi. Retrieved
November 2017, from http://www.stikom.edu/id/visi-misi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (2017). Logo. Retrieved
November 2017,from http://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2017). Struktur Organisasi.
Retrieved November 2017, from http:www.stikom.edu/id/organisasi-
structure
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2017). Visi Misi. Retrieved
2017, from from http://kpk.stikom.edu/page/9/vision-mision.
Lawalata, C. F. (2012). Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang:
Akademia.
Maryati (2008). Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Unit Penerbit dan
Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Priansa, D. (2014). Kesekretarisan. Bandung: Alfabeta.
Purwono, E. (2010). Apa yang harus diketahui sistem analis. Yogyakarta: Graha
Ilmu.
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.